Fitjar kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Kommunestyresalen, Fitjar rådhus Dato: 28.09.2016 Tidspunkt: 10:00 13:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Svein Malvin Marås Leiar FRP Gro Rydland Nestleiar SP Geirmund Aga Medlem H Rune Helland Medlem KRF Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Ingen varamedlemmer møtte Merknader Rune Mork Levåg var innkalla som varamedlem men melde forfall same dag pga sjukdom. Andre som møtte: Navn Inger Johanne Solberg Kari Gåsemyr Trond Salmo Kari Nygard Stilling Rekneskapsrevisor Deloitte til og med PS 33/16 Forvaltningsrevisor Deloitte til og med PS 33/16 Økonomisjef i PS 25/16, RS 13/16 og 15/16 Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune i heile møtet Svein Malvin Marås utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 23/16 PS 24/16 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og saksliste Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte PS 25/16 PS 26/16 PS 27/16 PS 28/16 PS 29/16 Orienteringssak om rutinar for startlån til bustader i Fitjar kommune Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune Deloitte presenterer revisjonsplan for 2016 og rekneskapsrevisjonen så langt Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 - Prosessmøte nr. 2 Overordna analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Prosessmøte nr. 2 2014/71 2016/99 2016/63 2015/202 2015/203 PS 30/16 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2017 2016/36 PS 31/16 Referatsaker RS 11/16 Utdrag frå møteprotokoll kommunestyret 22.06.16 2016/9 RS 12/16 RS 13/16 RS 14/16 Særutskrift med vedtak etter forvaltningsrevisjon av barnevernstenesta i Stord kommune Rekneskapsoversyn for budsjett kontroll- og tilsynsarbeid aug. 2016 Revidert nasjonalbudsjett 2016 og kommuneopplegget for 2017 2015/202 2016/36 2016/19 RS 15/16 Finansforvaltningsrapport 2. tertial 2016 2016/63 RS 16/16 Selskapsoversikt 2015 2015/203 PS 32/16 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/204 PS 33/16 PS 34/16 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fitjar kommune 2014/34 2
PS 23/16 Godkjenning av innkalling og saksliste To referatsaker er ettersendt Finansforvaltningsrapport 2. tertial 2016 og Selskapsoversikt 2015. Desse vert å ta opp under PS 31/16. Det kom ellers ingen merknader til innkalling eller sakliste Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 24/16 Godkjenning av møteprotokoll frå forrige møte Det kom ingen merknader til møteprotokoll frå kontrollutvalsmøte 11.05.16. Protokoll frå kontrollutvalsmøte 11.05.16 vart samrøystes godkjent. PS 25/16 Orienteringssak om rutinar for startlån til bustader i Fitjar kommune Kontrollutvalet tek informasjonen om startlån til orientering. Økonomisjef Trond Salmo, som er sakshansamar for ordning med startlån, orienterte om rutinane. Kommunen forvaltar startlån på vegne av Husbanken og handsamar søknader innanfor tildelt ramme. Kontrollutvalet kom med spørsmål og kommentarar, som vart svara på. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek informasjonen om startlån til orientering. PS 26/16 Vurdering av om Deloitte er uavhengig i høve til Fitjar kommune Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. Kontrollutvalet hadde ingen merknader til vurdering av uavhengighet som Deloitte har lagt fram. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar uavhengighetserklæringa frå ansvarleg revisor Else Holst-Larsen vedr. om Deloitte AS er uavhengig i høve Fitjar kommune, til etterretning. PS 27/16 Deloitte presenterer revisjonsplan for 2016 og rekneskapsrevisjonen så langt Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2016 frå 3
Deloitte AS til orientering. Inger Johanne Solberg frå Deloitte presenterte revisjonsplan for 2016. Kontrollutvalet drøfta planen, men det kom ikkje forslag til endringar. vart samrøystes vedteke Kontrollutvalet tar revisjonsplanen og informasjonen om rekneskapsrevisjonen så langt i 2016 frå Deloitte AS til orientering. PS 28/16 Overordna analyse og plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2020 - Prosessmøte nr. 2 forvaltningsrevisjon så langt til orientering. 2. Endeleg forslag til plan for forvaltningsrevisjon skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og sakstilfanget vert å sende sekretariatet seinast innan... Forvaltningsrevisor Kari Gåsemyr frå Deloitte leia prosessmøte 2 med kontrollutvalet i samband med prioritering av prosjekt som skal leggjast inn i forslag til plan for forvaltningsrevisjon. vart samrøystes vedteke. forvaltningsrevisjon så langt til orientering. 2. Endeleg forslag til plan for forvaltningsrevisjon skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og sakstilfanget vert å sende sekretariatet seinast innan 10.10.2016. PS 29/16 Overordna analyse og plan for selskapskontroll for perioden 2016-2020 - Prosessmøte nr. 2 selskapskontroll så langt til orientering. 2. Endeleg forslag til plan for selskapskontroll skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og sakstilfanget vert å sende sekretariatet seinast innan... Forvaltningsrevisor Kari Gåsemyr frå Deloitte leia prosessmøte 2 med kontrollutvalet i samband med prioritering av prosjekt som skal leggjast inn i forslag til plan for selskapskontroll. vart samrøystes vedteke. selskapskontroll så langt til orientering. 2. Endeleg forslag til plan for selskapskontroll skal handsamast i neste møte i kontrollutvalet og sakstilfanget vert å sende sekretariatet seinast innan 10.10.2016. 4
PS 30/16 Framlegg til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeid for 2017 Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget slik det ligg føre. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2017. Framlegg til budsjett vart gjennomgått og drøfta. Sekretariatet opplyste at kostander med å gjennomføra arbeid med konkurranseutsetting av revisjonstenester i 2017, ikkje er kome med i budsjettframlegget. Kontrollutvalet drøfta dette, og ønskte at desse kostnadane skal leggast til post / konto 12702 Andre konsulenttenester / ekstra tiltaksmidlar. Teksten her skal endrast, slik at det syner kva posten er tenkt nytta til. Det vart og vedteke å gjera ein liten endring i konto vedr. abonnement. Med desse endringane vart taldelen av budsjettframlegget vedteke, og det vart fatta samrøystes vedtak. Kontrollutvalet godkjenner budsjettforslaget med endringar gjort i møte. Budsjettforslaget skal følgja sak med budsjettarbeid fram til handsaming i kommunestyret. Kommunestyret gjer endeleg vedtak om budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet for 2017. PS 31/16 Referatsaker Referatsakene vart gjennomgått og kommentert. 2 av referatsaker var ettersendt (RS 14/16 og RS 15/16). RS 12/16 Særutskrift med vedtak etter forvaltningsrevisjon av barnevernstenesta i Stord kommune. Kontrollutvalet ber om at det vert planlagt ei orienteringssak i starten av 2017 om Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste, som og omfattar korleis det vert arbeidd med oppfølging av dei tilrådingane som kjem fram i rapporten. RS 15/16 Finansforvaltningsrapport 2. tertial 2016. Økonomisjef Trond Salmo orienterte om finansforvaltningsrapporten og sa og litt om skatteinngangen per august 2016. Det vart fatta samrøystes vedtak. Det skal planleggast orienteringssak om Sunnhordland Interkommunale Barnevernsteneste i eit av møta våren 2017. Referatsakene ellers vert teke til orientering. PS 32/16 Gjennomgang av møteprotokollar Forslag til innstilling/vedtak Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og nokre av sakene vart kommentert. Korleis ein skal følgja opp møteprotokollar frå viltnemnda, vert å ta opp når det er valgt nytt medlem til kontrollutvalet. Det var ellers ingen saker ein ville be om meir informasjon om på noverande tidspunkt. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. 5
PS 33/16 Eventuelt 1. Kontrollutvalet fastsette møtedato for neste møte i utvalet til onsdag 26. oktober 2016. Møtestart vert sett til kl. 14.30, og det vert planlagt at møtet kan haldast på Øvrebygda skule. 2. Kontrollutvalet ber om at sekretariatet på ny tek kontakt med ordførar og admninistrasjon om gjennomføring av kurs i regi av Deloitte, forslag om tema «Offentleglova». 3. I høve bortgangene til Ove Gjerde sende kontrollutvalet blomehelsing. Utvalsleiar la fram takkehelsing frå familien i høve dette. 1. Kontrollutvalet sitt neste møte (ekstramøte) vert 26.10.16 kl 14.30. Det vert planlagt å halda møtet ipå Øvrebygda skule. 2. Utvalet ber sekretariatet om å ta ny kontakt med ordførar og administrasjon om det er aktuelt å gjennomføra kurs i regi av Deloitte. Forslag til tema er «offentleglova». PS 34/16 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Fitjar kommune 1. Det skal gjennomførast ny konkurranse av revisjonstenester for Fitjar kommune med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå 01.07.2017. 2. Kontrollutvalet ønskjer at arbeidet relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester vert samordna med andre kommunar som skal gjennomføra slik prosess nå. 3. Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. 4. Bistand omfattar: utarbeiding av utkast til kravsspesifikasjon utkast til konkurransegrunnlag kunngjering protokollføring evaluering av innkomne tilbod varsel om tildeling utarbeiding av utkast til kontrakt, deltaking i naudsynte samrådingsmøter og deltaking i aktuelle møter i kontrollutvalet og kommunestyret. 5. Arbeid knytt til evnt. klage vert å avtala særskilt. Saka vart gjennomgått og drøfta. vart samrøystes vedteke. 1. Det skal gjennomførast ny konkurranse av revisjonstenester for Fitjar kommune med sikte på at ny kontraktsperiode skal gjelda frå 01.07.2017. 2. Kontrollutvalet ønskjer at arbeidet relatert til konkurranseutsetting av revisjonstenester vert samordna med andre kommunar som skal gjennomføra slik prosess nå. 3. Kontrollutvalet vil be sekretariatet om å bistå seg i prosessen. 4. Bistand omfattar: utarbeiding av utkast til kravsspesifikasjon utkast til konkurransegrunnlag kunngjering protokollføring evaluering av innkomne tilbod varsel om tildeling utarbeiding av utkast til kontrakt, deltaking i naudsynte samrådingsmøter og deltaking i aktuelle møter i kontrollutvalet og kommunestyret. 5. Arbeid knytt til evnt. klage vert å avtala særskilt. 6