KONTROLLUTVALET I SOGNDAL KOMMUNE ÅRSMELDING 2013 UTKAST

KONTROLLUTVALET I SOGNDAL KOMMUNE ÅRSMELDING 2013 UTKAST

Innleiing Kommunelova (KL) kapittel 12 omhandlar internt tilsyn og kontroll samt revisjon. Kommunestyret har det øvste tilsynsansvaret med den kommunale forvaltninga, jfr. KL 76. Kommunestyret vel eit kontrollutvalet til å stå føre det løpande tilsynet med den kommunale forvaltninga, jfr. KL 77. I det politiske organisasjonskartet er kontrollutvalet direkte underlagt kommunestyret og dette medfører at kontrollutvalet har ein uavhengig ståstad i høve til andre politiske og administrative organ. Det er berre kommunestyret som kan instruere kontrollutvalet. Etter kommunevalet i september 2011 valde kommunestyret følgjande kontrollutval for perioden 2011-2015: Kvamme Claus Leiar H/V Skjeldestad Bjørn Nestleiar AP/SP/Krf Kleiven Reidun Fimreite Medlem AP/SP/Krf Lille-Homb Kai Medlem AP/SP/Krf Lie Kristine Medlem FrP Bjørn Skjeldestad er også representert i kommunestyret. Varamedlemmar: Skjeret Britt 1. vara AP Myrvold Heidi 2. vara SV Sønstegaard Astrid 3. vara Krf Bøyum Anders 4. vara SP Rimeslaatten Bjørg 1. vara V Reppen Marit 2. vara H Kvåle Jan Erik 3. vara V Fodnes Kjell 1. vara FrP Navarsete Ellen 2. vara FrP Kontrollutvalet sitt formål Kontrollutvalet sitt hovudmål er å medverke til at kommunen sine oppgåver vert løyste på ein best mogleg måte i samsvar med gjeldande lover og forskrifter. Kontrollutvalet sine oppgåver er heimla direkte i kommunelova kapittel 12 og i forskrift om kontrollutval fastsett av Kommunal og regionaldepartementet. Både lov og forskrift har vore gjennom ei endring, og gjeldande regelverk trådde i kraft 1.7.2004. Denne lovendringa førte til at oppgåver vart presisert. Kontrollutvalet fekk nye oppgåver, til dømes selskapskontroll. Lovendringa medførte og ein endring i organisering av kontrollutvalet sitt arbeid.

Oppgåvene til kontrollutvalet er i forskrifta delt inn i 5 kapittel: 1 Kapittel 3: Alminnelege reglar om kontrollutvalet sitt ansvar og oppgåver 2 Kapittel 4: Kontrollutvalet sine oppgåver ved rekneskapsrevisjon 3 Kapittel 5: Kontrollutvalet sine oppgåver ved forvaltningsrevisjon 4 Kapittel 6: Selskapskontroll 5 Kapittel 7: Særlege oppgåver for kontrollutvalet Tilsyn og kontroll er såleis todelt, der den eine oppgåva rettar seg mot tilsyn med forvaltninga i kommunen, og den andre oppgåva rettar seg mot utføring av revisjonsoppgåvene. Endringane i organiseringa har og medført eit klårare skilje mellom bestilling og utføring av revisjonstenester. Sogn og Fjordane Revisjon IKS Sogndal kommune har ved etablering av Sogn og Fjordane Revisjon IKS (SF Revisjon IKS) forplikta seg til å kjøpe sitt behov for finansielle revisjonstenester av dette selskapet. SF Revisjon er eit interkommunalt selskap der Sogndal kommune har ein eigarandel på 9 %. Resten av kommunane i Sogn regionråd (med unntak av Aurland) og Sogn og Fjordane fylkeskommune er og medeigarar i selskapet. Selskapet har vore i drift sidan 01.01.2005. Kommunen forpliktar seg i følgje selskapsavtalen til å kjøpe tenester vedkomande finansiell revisjon og selskapskontroll av SF Revisjon IKS. Forvaltningsrevisjon skal kjøpast i marknaden. Sogn og Fjordane Fylkeskommune varsla utmelding av SF Revisjon IKS i august 2012. På bakgrunn av dette varsla og dei fleste andre eigarkommunane utmelding. I november 2012 vart representantskapet samde om utkast til ny selskapsavtale. Dette medførte at ingen av kommunane meldte seg ut per 31.12.12. Endringa av selskapsavtalen vart godkjent av kommunestyret i Sogndal i februar 2013. Lærdal kommune har varsla utmelding frå revisjonsordninga. Denne utmeldinga vil vere gjeldande frå 1.1.2015. Sekretariat for kontrollutvala I 2008 gjorde kommunestyret vedtak om å inngå avtale om sekretariatsfunksjon med PricewaterhouseCoopers (PwC) med verknad frå 1.1.2009. Avtalen vart forlenga i 2010 og var gjeldande ut 2012. Alle kommunane i Sogn regionråd samt Høyanger er og med i dette samarbeidet. Det vart i 2013 inngått ny avtale som gjeld fram til 01.03.2017. Den nye avtalen vart godkjent av kommunestyret i februar 2013. Det går fram av gjeldande avtale om felles sekretariatsfunksjon at det skal haldast kontaktmøte mellom alle leiarane i kontrollutvala og sekretariatet ein gong i året. I 2013 vart det gjennomført kontaktmøte i november. Eit viktig føremål på møta er å finne forhold som kontrollutvala kan samarbeide om og i tillegg vere eit forum for erfaringsutveksling. Elles har ein hatt oppe tema som erfaringar med gjennomførte forvaltningsrevisjonsprosjekt og drøfting av rammeavtale for forvaltningsrevisjon. Det er vidare gjennomført 5 ordinære møter i kontrollutvalet, samt 1 ekstra møte i samband med gjennomgang av forvaltningsrevisjonsrapporten.

Dei viktigaste sakene i 2013 I 2013 blei det halde 6 møte i kontrollutvalet, og det blei gjort vedtak i til saman 19 saker. Dei viktigaste sakene har vore: Årsrekneskapen 2013 for Sogndal kommune Kontrollutvalet handsama i sak 8/13 kontrollutvalet si fråsegn til årsrekneskapen for 2012. Fråsegna vart lagt ved saka til kommunestyret, og sendt som kopi til formannskapet. Årsmelding for kontrollutvalet for 2012 Kontrollutvalet har som sak 4/13 handsama årsmeldinga for 2012 for kontrollutvalet i Sogndal kommune. Årsmeldinga vart sendt over til kommunestyret til orientering. Kontrollutvalet har i 2013 gått gjennom tertialrapportane som er framlagt av kommunen og konstaterer at kommunen har god økonomisk styring og kontroll over verksemda si. Kontrollutvalet har fulgt opp avvik i tilsynsrapport frå fylkesmannen frå tilsyn med kommunal beredskapsplikt og bedt om tilbakemelding når avvika er lukka Kontrollutvalet har bede administrasjonen om ei rekke orienteringar gjennom året. Kontrollutvalet har mellom anna fått: - orientering om status på arbeidet med samhandlingsreforma i kommunen - orientering om status på beredskapssituasjonen - orientering om gjennomførte brukarundersøkingar og medarbeidarundersøkinga som vart gjennomført på nyåret 2013 - orientering om status på oppfølging av tilrådingane som kom etter forvaltningsrevisjonen knytt til spesialundervisning i 2010 Gjennomført forvaltningsrevisjon knytt til årsaker til avvik mot budsjett og KOSTRA-tal for Pleie og omsorg. Kontrollutvalet handsama i sak 16/2013 forvaltningsrevisjonsrapporten frå Deloitte. Rapporten kom med ei rekke tilrådingar som kontrollutvalet slutta seg til. Forvaltningsrevisjonsrapporten vart sendt over til kommunestyret som har vedteke at tilrådingane i forvaltningsrevisjonsrapporten skal følgjast opp og vurderast nærare i det vidare arbeidet med økonomistyringa av pleie- og omsorgstenesta i kommunen. Kontrollutvalet vil fylgje opp status på området hausten 2014. Budsjett for 2014 Kontrollutvalet handsama i sak 14/13 budsjettframlegg for 2014 på kontroll- og tilsynsområdet i kommunen. Budsjettframlegget var delt i tre delar; kontrollutvalet, sekretariatet og kjøp av revisjonstenester knytt til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Kontrollutvalet sitt vedtak vart sendt over til kommunestyret til vidare politisk handsaming. Endeleg budsjett på kontroll- og tilsynsområdet vart redusert i forhold til innstillinga frå kontrollutvalet. For øvrige saker viser kontrollutvalet til møtebøkene

Andre forhold Leiar Claus Kvamme og medlem Bjørn Skjeldestad deltok på kontrollutvalskonferansen på Gardermoen 6. og 7. februar 2013. Kontrollutvalet sendte ein utsending, Claus Kvamme, til årskonferansen og årsmøtet til forum for kontroll og tilsyn i på Gardermoen 5. og 6 juni 2013. Deltaking på slike konferansar er viktige for å fylgje med i utviklinga innanfor kontroll og tilsyn med kommunal sektor.