Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Meldal kommune Arkivsak: 12/167 Møtedato/tid: 21.11.2012, kl. 08:30 Møtested: Sentrumsbygget, møterom 1 Deltagere: Atle-Ingar Kjelstad, leder Odd Aa, nestleder Stig-Erik Olsen Tove Krokdal Kjellrun Orre Rådmann Ingjerd Astad-Steen, Inge Storås Revisjon Midt-Norge. Forfall: Kopi: 1.vara, Ordfører, Rådmann, Revisjon Midt-Norge Sakliste 041/12 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 17.10.2012 042/12 Status for revidering av kommuneregnskapet for 2012 043/12 Orientering fra rådmannen 044/12 Oppfølging av politiske vedtak per november 2012 045/12 Referatsaker 046/12 Møteplan for kontrollutvalget 2013 047/12 Eventuelt 048/12 Godkjenning av protokoll fra dagens kontrollutvalgsmøte 21.11.2012 Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Jan-Åge Sneve Gundersen på telefon 486 00 014, eller e-post: jan.age.gundersen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, 15.11.2012 Atle-Ingar Kjelstad (sign.) Leder av kontrollutvalget Jan-Åge Sneve Gundersen(Sign.) Rådgiver, KonSek Side 1 av1

Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 17.10.2012 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune 21.11.2012 041/12 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/167-1 Protokollen godkjennes. Vedlegg MELD 17.10.2012 Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. Protokollen er tidligere utsendt til utvalget.

Møteprotokoll - Kontrollutvalget i Meldal kommune Møtedato/tid: 17.10.2012 kl. 08:30 11:30 Møtested: Møtende medlemmer: Forfall: Møtende varamedlemmer: Andre møtende: Sentrumsbygget Atle-Ingar Kjelstad, leder Odd Aa, nestleder Tove Krokdal Kjellrun Orre Stig-Erik Olsen Saker til behandling: 031/12-040/12 Arkivsak: 12/127 Anne Gråberg Revisjon Midt-Norge, Jan-Åge Sneve Gundersen KonSek. NB! Møteprotokollen godkjennes i kontrollutvalgets neste møte Saksliste 031/12 Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 13.juni 2012 032/12 Forvaltningsrevisjon fravær/nærvær - prosjektplan 033/12 Selskapskontroll Meldal næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS 034/12 Deltagelse i selskapskontroll - Trønderenergi 035/12 Oppfølging av politiske vedtak per oktober 2012 036/12 Budsjettkontroll kontrollutvalget per oktober 2012 037/12 Forslag til økonomiplan 2013-2016 og budsjett 2013 for kontrollutvalget i Meldal kommune 038/12 Rullering av møteplan 2012 039/12 Referatsaker 040/12 Eventuelt

Sak 031/12 - Godkjenning av møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 13.juni 2012 Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 Protokollen godkjennes. Protokoll 031/12 Vedtak: Protokollen godkjennes. Sak 032/12 - Forvaltningsrevisjon fravær/nærvær - prosjektplan Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering. Protokoll Anne Gråberg fra Revisjon Midt-Norge orienterte kort rundt prosjektplanen og besvarte spørsmål fra utvalget. 032/12 Vedtak: Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering. Sak 033/12 - Selskapskontroll Meldal næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 1. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Meldal kommune 2012-2013 og bestilling av selskapskontroll til praktiseringen av kommunens eierstyring på Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS i sak 029/12 og bevilger 30 timer i tillegg til prosjektet fra opprinnelig bestilling. 2. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ny total ressursramme på inntil 95 timer.

Protokoll Innstillingen enstemmig vedtatt. 033/12 Vedtak: 1. Kontrollutvalget viser til Plan for selskapskontroll for Meldal kommune 2012-2013 og bestilling av selskapskontroll til praktiseringen av kommunens eierstyring på Meldal Næringssenter AS og Meldal Miljøanlegg AS i sak 029/12 og bevilger 30 timer i tillegg til prosjektet fra opprinnelig bestilling. 2. Selskapskontrollen gjennomføres innenfor en ny total ressursramme på inntil 95 timer. Sak 034/12 - Deltagelse i selskapskontroll - Trønderenergi Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 Kontrollutvalget ønsker å delta i et eventuelt samarbeid om selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes å utarbeide en skisse til bestilling av et slikt prosjekt i samarbeid med andre aktuelle aktører. Protokoll Innstillingen enstemmig vedtatt. 034/12 Vedtak: Kontrollutvalget ønsker å delta i et eventuelt samarbeid om selskapskontroll med eierstyring og nettvirksomhet i Trønderenergi. Sekretariatet bes å utarbeide en skisse til bestilling av et slikt prosjekt i samarbeid med andre aktuelle aktører. Sak 035/12 - Oppfølging av politiske vedtak per oktober 2012 Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging. Protokoll Sak 78/11 Budsjett for 2012, punkt 13 ble tatt opp og bedt om å se nærmere på. Omforent forslag, nytt punkt 2 i tillegg til innstillingen: «2. Kontrollutvalget ber om en orientering av rådmannen rundt sak 78/11 og utredning om behovet for og merkostnadene med utvidet sesong for svømmehallen.»

Innstilling enstemmig vedtatt med omforent forslag: 035/12 Vedtak: 1. Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging. 2. Kontrollutvalget ber om en orientering av rådmannen rundt sak 78/11 og utredning om behovet for og merkostnadene med utvidet sesong for svømmehallen Sak 036/12 - Budsjettkontroll kontrollutvalget per oktober 2012 Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Protokoll Innstillingen enstemmig vedtatt. 036/12 Vedtak: Kontrollutvalget tar saken til orientering. Sak 037/12 - Forslag til økonomiplan 2013-2016 og budsjett 2013 for kontrollutvalget i Meldal kommune Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2013-2016 og budsjett for 2013 med en netto ramme på kr. 1.003.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas. Protokoll Innstillingen enstemmig vedtatt. 037/12 Vedtak: Kontrollutvalget oversender saken til kommunestyret og tilrår at kommunestyret fatter følgende vedtak: Kontrollutvalgets forslag til økonomiplan for 2013-2016 og budsjett for 2013 med en netto ramme på kr. 1.003.000, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget, vedtas.

Sak 038/12 - Rullering av møteplan 2012 Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 Kontrollutvalget vedtar møteplan for høsten 2012, slik forelagt for behandling i saken i møtet. Oktober November Desember Kommunestyret 4. 1. 6. Formannskapet 4/17. 20./27. Kontrollutvalget 17. 21. Protokoll Innstillingen enstemmig vedtatt. 038/12 Vedtak: Kontrollutvalget vedtar møteplan for høsten 2012, slik forelagt for behandling i saken i møtet. Oktober November Desember Kommunestyret 4. 1. 6. Formannskapet 4/17. 20./27. Kontrollutvalget 17. 21. Sak 039/12 - Referatsaker Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 Referatsakene tas til orientering Protokoll Referatsakene ble kort presentert i møtet. 039/12 Vedtak: Referatsakene tas til orientering.

Sak 040/12 - Eventuelt Saken behandlet i Møtedato Kontrollutvalget i Meldal kommune 17.10.2012 Saken legges fram uten innstilling. Protokoll Det ble tatt opp at det er for enkelte en utfordring å forholde seg til sakspapirer fra de forskjellige utvalgene via nye tekniske løsninger. 040/12 Vedtak: Ingen.

Status for revidering av kommuneregnskapet for 2012 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune 21.11.2012 042/12 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 216 Arkivsaknr.: 12/70-4 Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget er tillagt et tilsynsansvar gjennom kommuneloven og tilhørende forskrifter for regnskapsrevisjonen. Se også kontrollutvalgsbokens kap.9 side 119 når det gjelder regnskapsrevisjon. Boka er utlevert til faste medlemmer, samt tilgjengelig på KonSek sine hjemmesider: www.konsek.no Inge Storås, ansvarlig regnskapsrevisor for Meldal kommune vil orientere i møtet. Nedenfor gjengis kontrollutvalgets oppgaver knyttet til regnskapsrevisjon, slik de fremgår av kontrollutvalgsforskriften. Kap. 4. Kontrollutvalgets oppgaver ved regnskapsrevisjon 6. Regnskapsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens eller fylkeskommunens årsregnskap og kommunale eller fylkeskommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. 7. Uttalelse om årsregnskapet Når kontrollutvalget er blitt forelagt revisjonsberetningen fra revisor, skal utvalget avgi uttalelse om årsregnskapet før det vedtas av kommunestyret eller fylkestinget. Uttalelsen avgis til kommunestyret eller fylkestinget. Kopi av uttalelsen skal være formannskapet/kommunerådet eller fylkesutvalget/fylkesrådet i hende tidsnok til at det kan tas hensyn til den før dette organet avgir innstilling om årsregnskapet til kommunestyret/fylkestinget. 8. Oppfølging av revisjonsmerknader Når revisor påpeker forhold i årsregnskapet, jf. forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner 4, skal kontrollutvalget påse at dette blir fulgt opp. Det skal også rapporteres om tidligere saker som etter utvalgets mening ikke er blitt fulgt opp på en tilfredsstillende måte. Kontrollutvalget skal gi rapport til kommunestyret eller fylkestinget om hvordan kommunestyrets eller fylkestingets merknader er blitt fulgt opp. Som det fremgår av 6 skal kontrollutvalget holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet. Oppdragsansvarlig revisor for kommuneregnskapet vil gi en muntlig orientering om status i revisjonsarbeidet og svare på eventuelle spørsmål fra kontrollutvalget.

Orientering fra rådmannen Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune 21.11.2012 043/12 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/167-4 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Saksutredning Kontrollutvalgets leder ba i forkant av møtet på vegne av utvalget om en orientering fra rådmannen blir gitt angående barnevernstjenester for Meldal kommune i vertskommunesamarbeidet med Orkdal kommune. Samt orientere rundt de utfordringer og kritikk som er skissert i media den siste tiden. I sak 035/12 i sist møte kom kontrollutvalget til følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging. 2. Kontrollutvalget ber om en orientering av rådmannen rundt sak 78/11 og utredning om behovet for og merkostnadene med utvidet sesong for svømmehallen.

Oppfølging av politiske vedtak per november 2012 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune 21.11.2012 044/12 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/26-5 Kontrollutvalget tar framlagt informasjon til etterretning. På bakgrunn av saksframstilling og kontrollutvalgets innspill i møtet vedtas plan for videre oppfølging. Vedlegg Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak per 12_11_2012 Saksliste kommunestyremøte 1_11_2012 Saksutredning I henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven skal kontrollutvalget føre tilsyn med den kommunale forvaltningen på kommunestyrets vegne. Ansvaret for iverksettelse av vedtak fattet av folkevalgte organer ligger til rådmannen. Dette fremgår av kommuneloven 23 2. ledd. Selv om ansvaret for oppfølgingen tilligger rådmannen, vil kontrollutvalget i tillegg ha til oppgave å påse at vedtak blir iverksatt, dette ligger i kontrollutvalgets generelle tilsynsansvar. Som et ledd i vedtaksoppfølgingen fremlegges oppdatert oversikt over saker til overvåkning av kontrollutvalget og forslag til nye saker fra de siste møter i kommunestyre og formannskap som kan være aktuelle. Oversikten danner et grunnlag for drøftinger i kontrollutvalgets møte, med sikte på å vurdere om det er saker utvalget ønsker fulgt opp

Kontrollutvalgets oppfølging av politiske vedtak per 12.11.2012 Kommunestyrets møte 7. oktober 2010 Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging KS- 073/2010 Utredning av samfunnsutviklingen ved endret skolestruktur Med bakgrunn i kommunestyrevedtak 055/09 iverksetter Meldal kommune en utredning av samfunnsutviklingen ved ny skolestruktur Følgende prosess gjennomføres: Oktober 2010: Utarbeidelse av mandat for samfunnsutredningen. Formannskapet får i oppdrag å vedta mandatet. November/desember 2010: Anbudsforespørsel ekstern ressurs bistand til rådmannen for å gjennomføre samfunnsutredningen. Vedtatte mandat danner grunnlag for forespørselen. Januar/juni 2011: Utredningsperiode. Det legges vekt på sterk involvering av ulike aktører i lokalsamfunnet. August 2011: Rådmannen legger fram forslag til handlingsplan for politisk behandling. Dette på bakgrunn av utredningen som er gjennomført Dialogprosjekt Nye tider, nye tanker. igangsatt. Fortsatt oppfølging(nov11). Rådmannen får ansvar for gjennomføringen. Det fastsettes en økonomisk ramme på kr 200 000 til ekstern bistand i prosessen. Midlene dekkes ved bruk av disposisjonsfond. Kommunestyrets møte 23. juni 2011 Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging KS- 019/2011 Forvaltningsrevisjonsrapport omdømme og omdømmebygging 3. Kommunestyret ber rådmannen om på komme tilbake med en vurdering av behovet for en strategi og konkrete målsettinger i forbindelse med rullering av Kommuneplanens samfunnsdel Følg med at dette blir behandlet.

Kommunestyrets møte 25. august 2011 Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging KS-31/2011 Samhandlingsreformen i Orkdalsregionen (SiO) forslag til framtidig samarbeid 5. SiO videreføres inntil 1 mnd etter at permanent driftsorganisasjon er på plass (tentativ 1. juli 2012). Fram til 31.12.2011 finansieres dette innenfor dagens finansielle ramme. KU holdes orientert. Erstatter oppfølging av KS- 18/2010 Fra 01.01.2012 setter kommunene samlet av kr 2.000.000 av tildelte samhandlingsmidler til prosjekt ut 2012. Rådmannskollegiet i SiO gis mandat til å foreslå egnet finansiell fordelingsnøkkel og presentere dette for styringsgruppen 7. Som styringsstruktur for SiO etableres vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd etter kommunelovens 28 c. Valg av vertskommune(r) avgjøres i den videre prosessen. KU har blitt informert på status og framdrift i møte i 2012. Beholdes på oppfølgingsliste. 8. En videre deltakelse i en etableringsfase i SiO forutsetter at kommunene deltar i hele samarbeidet. Dette forhindrer allikevel ikke lokale tilpassninger i et etablert samarbeid, for eksempel gjeldende praksis i LiO. KS-30/2011 Tjenestesamarbeid og folkevalgt styring i Orkdalsregionen Meldal kommune ønsker å delta i et forpliktende samarbeid om nye fellestjenester i Orkdalsregionen, i samsvar med det innstillinga fra arbeidsutvalget datert 17 juni 2011 beskriver. KU holdes orientert Det skal utarbeides forslag til konkrete samarbeidsavtaler, som trenger godkjenning av departementet og skal vedtas i kommunene før 1. januar 2012. Forslag til delegering av myndighet fra kommunene til interkommunale folkevalgte organer legges fram til behandling samtidig med samarbeidsavtale

Kommunestyrets møte 16.desember 2010 Sak Tittel Vedtak / komm Til oppfølging KS-084/10 Handlingsprogram med økonomiplan for 2011-2014 bed budsjett for 2011 (utdrag pkt 6 og 7 i vedtaket) 6. Følgende investeringstiltak iverksettes i økonomiplanperioden: (KUN UTDRAG FRA TABELLEN-JÅG) Tiltak Ø 2011 Ø 2012 Ø 2013 Ø 2014 11-046-4 Ny adkomst og utvielse nærinsarr. Meldal Næringssenter 3 000 000 Inn til oppfølging etter KUmøte 8.februar i sak 007/12. Rådmannen orienterer rundt saken i KU-møte 25.april. (Tabellen viser netto kostnad ekskl. m.v.a. ) 7. Finansiering av investeringstiltak i 2011 gjøres som følger: Kontrollutvalgets møte 13.06.2012 Orientering fra rådmannen vedr. Jordhusmoen. Tiltak 11-046-4 Ny adk.og utv.nærinsarr. Meldal Næringsse. Finansieringsfor m Ø 2011 Ø 2012 Ø 2013 Ø 2014 Bruk av lån -3 000 000 Saken beholdes på oppfølging til gjennomført, og tilbakerapportert. (Tabellen viser netto finansiering ekskl. m.v.a. kompensasjon) 13. Rådmannen gis fullmakt til mindre, tekniske justeringer av budsjettet

Meldal kommune Kommunestyret Møtested: Kommunestyresalen Møtetid: 1.11.2012, kl.19.00 Saksliste Saksnr Sakstittel 062/12 12/688 Tertialrapport for 2.tertial 2012 063/12 11/115 Organisasjonen Landsbyen Søknad om dekning av utgifter i forbindelse med Storåsfestivalen 2012 064/12 10/4 Etablering av SiO samhandlingsenhet 065/12 10/4 Vertskommuneavtalen for SiO Samhandlingsenhet og Legevaktsamarbeidet i Orkdalsregionen vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. 066/12 12/1119 Søknad om opprettelse av fastlegehjemmel 067/12 12/679 Revidering av delegeringsreglement i Meldal kommune 068/12 12/1070 Søknad om fritak fra politiske verv fram til januar 2013 Unntatt offentlighet. (Hjemmelsgrunnlag og behandling mangler.)

Referatsaker Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune 21.11.2012 045/12 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/167-5 Referatsakene tas til orientering Vedlegg Brev fra IKS er ikke internt einfo 15-2012 Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget Kraftig fall i tallet på nye KOFA Kan ikke tvinges til offentlighet Foretakene forvalter milliardbeløp Kommunale selskaper verdt en halv billion Jeg jobber i kommunen - kan jeg vedta budsjettet Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: 1. Brev fra IKS er ikke internt 2. Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget 3. Andre referatsaker til utvalgets informasjon

Brev fra IKS er ikke internt Når kommunen mottar et dokument fra et interkommunalt selskap, kan det aldri unntas som internt, fastslår Fylkesmannen i Telemark. 1. november 2012-10:54 (Oppdatert: 1. november 2012-12:53 ) Av Vegard Venli NRK Telemark krevde innsyn i et utkast til en granskingsrapport vedrørende Skien lufthavn AS. Rapportutkastet var sendt fra det interkommunale selskapet Telemark kommunerevisjon til Skien kommune for eventuelle kommentarer. Kommunen avslo innsynskravet fra NRK, med henvisning til offentlighetsloven 14: «Eit organ kan gjere unntak frå innsyn for dokument som organet har utarbeidet for si eiga interne saksførebuing». Fylkesmannen i Telemark fastslår at dokumenter aldri kan unntas etter denne bestemmelsen, når de kommer fra et selvstendig rettssubjekt: «Slike skal aldri regnes som del av kommunen. Dette gjelder uavhengig av hvilken tilknytning selskapet for øvrig måtte ha til kommunen. Korrespondanse mellom en kommune og et slikt selvstendig rettssubjekt vil aldri kunne holdes utenom innsyn etter offentlighetsloven 14», fastslår Fylkesmannen. To regler om intern saksbehandling Offentlighetsloven inneholder to unntaksbestemmelser som åpner for å hemmeligholde interne dokumenter. Foruten 14 som gjelder organinterne dokumenter, åpner 15 på visse betingelser for å unnta dokumenter som er innhentet utenfra til bruk i kommunens interne saksbehandling. Men heller ikke denne bestemmelsen kunne blitt brukt til å unnta utkastet til revisjonsrapporten som et internt dokument. Begrunnelsen er at kommunerevisjonen, som selvstendig rettssubjekt, ikke er underordnet kommunen administrativt. «Det vil ikke kunne foreligge noe over- eller underordningsforhold mellom en kommune og et selvstendig rettssubjekt», fastslår Fylkesmannen. Dette prinsippet ble understreket med dagens offentlighetslov, som kom i 2009. Her fastslås at dokumenter fra eller til en kommunal enhet ikke kan unntas som internt, dersom dokumentet omhandler et område der enheten har selvstendig avgjørelsesmyndighet. Må vurdere saken på nytt

Fylkesmannens første avgjørelse i saken kom i begynnelsen av oktober. Fylkesmannen opphevet da Skien kommunes vedtak i saken, og ba om at innsynskravet ble behandlet på nytt. I den forbindelse minner Fylkesmannen om regelen om meroffentlighet i offentlighetsloven 11: «Når det er høve til å gjere unntak frå innsyn, skal organet likevel vurdere å gi heilt eller delvis innsyn. Organet bør gi innsyn dersom omsynet til offentleg innsyn veg tyngre enn behovet for unntak». Etter en ny behandling unntok kommunen igjen dokumentet, denne gang med hjemmel i 5 om utsatt innsyn. Nå har Fylkesmannen konkludert med at også anvendelsen av denne bestemmelsen var ugyldig, og har nå vedtatt at granskingsrapporten må offentliggjøres.

einfo 12/15 - Revisors taushetsplikt i åpne møter i kontrollutvalget NKRF har i einfo 10/11 orientert om Kommunal- og regionaldepartementets tolking av kommuneloven (koml.) 78 nr. 7 i brev hit 9. april 2010. Vi har ment at den strenge tolkingen som det er gitt uttrykk for der, skaper problemer for revisjonene, bl.a. når revisor deltar i åpne møter i kontrollutvalgene. På denne bakgrunn har vi i brev 20. desember 2010 til departementet gjort framlegg om at koml. 78 nr. 7 blir opphevd og erstattet med en ny 78b, bygd på tilsvarende bestemmelser i loven om Riksrevisjonen. Vi har ikke fått svar fra departementet på denne henvendelsen. Departementet har kommet inn på spørsmålet i Prop. 119 L for 2011-2012 om Endringar i kommunelova m.m. (eigenkontroll mv.). Her refererer departementet at noen høringsinstanser har gitt uttrykk for at taushetsplikten innebærer at møtene i kontrollutvalgene må holdes for lukkede dører for at revisjonen skal kunne gi informasjon til kontrollutvalget. Deretter viser det bl.a. til følgende uttalelse i en tidligere proposisjon (Ot.prp. nr. 70 for 2002-2003 s. 108): Taushetsplikten gjelder ikke dersom det å gjøre opplysningene kjent, er en del av de oppgavene som revisor skal gjøre. Taushetsplikten vil derfor ikke være til hinder for at revisor rapporterer til og kommuniserer med kommunens kontrollutvalg. Det sies i denne proposisjonen ikke noe om hva som vil være situasjonen dersom kontrollutvalgets møte holdes for åpne dører. Etter å ha sitert det som er nevnt i forrige avsnitt, konkluderer imidlertid departementet omtalen i Prop. 119 L slik: Departementet kan etter dette ikkje sjå at lova 78 nr. 7 er til hinder for at revisor uttalar seg i eit ope møte i kontrollutvalet. Så vidt vi kan forstå, mener departementet at dette vil gjelde uavhengig av om framlegget i proposisjonen om åpne møter i kontrollutvalget blir vedtatt. Departementet knytter altså sitt standpunkt til de oppgavene revisor skal gjøre. Vi legger til grunn at disse omfatter å møte i kontrollutvalget og i visse tilfelle å møte i kommunestyret, mens taushetsplikten vil gjelde for møter i andre organer som f. eks. formannskapet. Det er omdiskutert i hvilken grad andre taushetspliktbestemmelser gjelder side om side med taushetspliktbestemmelsen i koml. 78 nr. 7. Inntil det eventuelt måtte bli tatt en avgjørelse i motsatt retning av et kompetent organ, legger vi til grunn at taushetsplikten etter forvaltningsloven 13 gjelder. Oslo, 6. november 2012 Norges Kommunerevisorforbund Bernt Frydenberg Juridisk rådgiver Norges Kommunerevisorforbund på vakt for fellesskapets verdier Postadresse: Besøksadresse: Telefon: 23 23 97 00 Org.nr.: 975 450 694 Postboks 1417 Vika Munkedamsveien 3B, 3. etg. E-post: post@nkrf.no Kontonr.: 1450.12.70424 0115 OSLO Web: www.nkrf.no

Kraftig fall i tallet på nye KOFA-saker Publisert 23. October 2012 09:00 Etter at gebyret for behandling av vanlige klagesaker i KOFA ble nær tidoblet tidligere i år, har antallet saker som kommer inn til klagenemnda falt kraftig. Det viser klagenemndas egen statistikk. Saksbehandlingstiden for vanlige klagesaker ligger på godt og vel ett år drøye ti måneder for de gebyrsakene som fortsatt ligger til behandling fra den tiden da KOFA også avgjorde slike. Andelen brudd på regelverket i de sakene som kommer til nemndsbehandling, ligger for tiden stabilt på to av tre. Fra 1. juli i år ble gebyret for å få en klage behandlet i KOFA øket fra 860 kroner til 8000 kroner, samtidig som det ble innført et gebyr på 1000 kroner også for å få behandlet en klage som gjelder påstått ulovlig direktekjøp. Gebyrsaker som oppstår etter samme dato skal behandles i domstolene, ikke lenger i klagenemnda. Nemnda inntok dermed rollen som et rådgivende organ. Statistikken viser at tilgangen på klagesaker falt som en sten fra innføringen av gebyrene. Bare én gebyrsak er innkommet. Det skjedde i juli, der det for øvrig kom inn ni vanlige saker. I juli i fjor kom det inn 23 saker, hvorav fem gebyrsaker. Så kom august i år med fem nye klagesaker samme måned året før 21, hvorav to gebyrsaker. I september i år ble det registrert åtte nye saker, mens det i september i fjor kom 29. Ni av de sistnevnte var gebyrsaker. Tre uker ute i oktober sto telleverket i år på ti, hvorav en gebyrsak. Oktober i fjor endte på 34 saker, hvorav ni gebyrsaker. Prognose Det er fortsatt et godt stykke igjen til året er omme, men en prognose viser at dersom tilstrømningen de tre siste månedene blir den samme som snittet i de ni første, ender KOFA på 250 klagesaker. Legger man imidlertid snittet i de tre siste månedene til grunn for prognosen, ender klageantallet for 2012 på om lag 210-215. I 2010 kom det til sammen inn 407 saker, i 2011 332. I 2008 ble «sluttresultatet» 216 innkomne saker. Bare 2006 og 2007 lå tallet lavere. I september avgjorde klagenemnda like mange saker som september året før, i august litt i underkant, mens juli-tallene for i år viser seks avgjorte. I juli 2011 gjorde man ferdig 13. Pr. 22. oktober var det 315 saker til behandling, hvorav 227 rådgivende saker, sju prioriterte slike, en prioritert gebyrsak og 80 vanlige gebyrsaker.

2 av 3 er brudd på reglene Dersom man ser på de sakene som har vært i behandling i nemnda denne høsten, dvs. etter 1. juli, er det en forbløffende stabilitet og et interessant sammenfall: Både i fjor og i år har 67 prosent av sakene endt med brudd på regelverket. Det gjelder september og augustmånedene. I de to julimånedene var det forskjell 80 prosent i år og 75 prosent i 2011. Imidlertid er tallene ganske små, slik at konstateringene må ses i lys av det. Statistikken for alle måneder hittil i 2012 viser på sin side at andelen brudd på regelverket av samtlige nemndbehandlede saker nettopp ligger på nær 67 prosent. Saksbehandlingstiden for vanlig rådgivende saker ligger nå (pr. 22. oktober) på 441 dager, for gebyrsakene på 304 dager, og de prioriterte sakene begge kategorier, 73 dager.

Kan ikke tvinges til offentlighet Justisdepartementets lovavdeling bekrefter at Fylkesmannen mangler sanksjonsmidler overfor kommunale organ som tviholder på dokumenter, i strid med offentlighetslovens regler. 24. oktober 2012-9:22 (Oppdatert: 24. oktober 2012-9:24 ) Av Vegard Venli Fakta Dette er saken: Innsynssaker skal avgjøres raskt, normalt innen få arbeidsdager Offentlighetsloven pålegger kommunale organer å sende innsynsklager til fylkesmannen som klageinstans På tross av lovens krav kan likevel ikke Fylkesmannen legge makt bak kravet Kommunal-rapport.no lister i dag opp flere saker som illustrerer problematikken «Det er så uhørt at det er få som tenker at det er mulig» Nils Øy, Norsk redaktørforening Offentlighetslovens klageordning skal sikre rask og forsvarlig behandling av krav om innsyn i offentlige dokumenter: Fylkesmannen er klageinstans for innsynsavslag fattet av kommunale organ Klagen skal forberedes og avgjøres uten «ugrunnet opphold» Innsynskrav som ikke er behandlet innen fem arbeidsdager, skal regnes som et innsynsavslag som kan påklages Det siste kulepunktet var nytt med den nye offentlighetsloven som kom i 2009. «Uten ein slik regel kan klageretten bli illusorisk: den som har krevd innsyn får aldri noko avslag å klage på», påpekte departementet i forarbeidene til loven. Der går det også fram at de fleste innsynssaker bør kunne avgjøres innen få arbeidsdager. Treneres i flere måneder Men selv med den nye regelen, har Kommunal-rapport.no det siste året rapportert om en rekke enkeltsaker som illustrerer at klagene likevel ikke avgjøres så raskt som Stortinget har fastsatt. Her er noen av dem: Oslo brukte syv måneder på å avgjøre innsynssak Bærum brukte fem måneder på å sende fra seg saken Boligstiftelse tviholdt på dokumenter i ti måneder Ruter nekter å gi hemmelig rapport til Fylkesmannen Fylkesmannen ga opp å få dokument fra Hafslund Nett

Nylig avviste Sivilombudsmannen en klage fra Kommunal-rapport.no, på sen saksbehandling. Vi klagde til Ruter på et innsynsavslag i juni, men ennå er ikke det hemmeligholdte dokumentet i saken tilsendt Fylkesmannen for klagebehandling. Sivilombudsmannen vil ikke ta i saken. «Ettersom den underliggende saken fremdeles er til behandling, er det ikke funnet grunn til å foreta ytterligere undersøkelser i denne saken nå», skriver Sivilombudsmannen. Fylkesmannen sendte saken tilbake til ny behandling i selskapet i midten av september. Ruter antyder nå at saken blir ferdigbehandlet mot slutten av oktober. Selv mener selskapet at dette er innenfor offentlighetslovens frister, fordi den aktuelle innsynssaken har vært kompliser Kan bare spørre, og håpe På generelt grunnlag har Fylkesmannen i Oslo og Akershus tidligere opplyst at de ikke har tvangsmidler overfor kommunale organ som bryter offentlighetsloven, ved å unnlate å sende fra seg dokumenter unntatt offentlighet til klagebehandling. Den eneste måten vi kan følge opp slike saker på, er å anmode kommunen om å oversende saksdokumentene, uttalte direktør for juridisk avdeling, Merethe Helstad i september. Nå bekrefter også Justisdepartementets lovavdeling at fylkesmennene mangler sanksjonsmidler. Den eneste bestemmelsen om tvang i offentlighetsloven, knytter seg til de tilfellene der Fylkesmannen har vedtatt at det skal gis innsyn, men der underinstansen likevel ikke vil offentliggjøre dokumentene. Disse sakene kan tas til tingretten, som kan ilegge løpende tvangsmulkt dersom det kommunale organet fortsatt nekter å gi innsyn, opplyser lovrådgiver Ole Knut Løstegaard ved Justisdepartementets lovavdeling. Derimot vil ikke tvangsbestemmelsen gjelde for de tilfeller der underinstansen saboterer klageprosessen, ved å unnlate å sende fra seg saksdokumentene. En klager kan bare gå til tingretten når Fylkesmannen har besluttet at organet skal gi innsyn. Det er ikke fastsatt noen andre regler i offentleglova om sanksjoner ved brudd på loven, bekrefter Løstegaard overfor Kommunal-rapport.no. Enkeltpersoner kan anmeldes

Advokat Harald Hove ledet lovutvalget som foreslo den nye offentlighetsloven, og er vel kjent med problemstillingen. For ett år siden opplyste han til Kommunal-rapport.no at han kjenner til flere kommuner som lar være å sende fra seg dokumenter til Fylkesmannen, slik at innsynsspørsmålet ikke blir avgjort. En av tingene man bør se nærmere på er om loven i større grad bør inneholde tvangsmidler, slik at organer ikke gis anledning til å obstruere klagesystemet, tok han til orde for i fjor. Generalsekretær Nils Øy i Norsk Redaktørforening deltok i det samme lovutvalget, og reagerer på hvordan loven slår ut: Hvis det norske samfunn er slik innrettet at hvem som helst kan sette seg ned og sabotere at innsynssaken kommer videre, hjelper det ikke å ha en offentlighetslov, sier Øy. Han tror årsaken til at offentlighetsloven ikke inneholder flere sanksjonsmidler, bunner i forvaltningstradisjoner hos lovgiverne. Man tror jo ikke at det finnes institusjoner i den norske forvaltningen som nekter å følge denne typen pålegg. Det er så uhørt at det er få som tenker at det er mulig. Nils Øy påpeker at selv om fylkesmannen ikke har sanksjonsmidler, har den som krever innsyn anledning til å politianmelde offentlige tjenestemenn for tjenesteforsømmelse etter straffeloven.

Foretakene forvalter milliardbeløp Offentlig tilgjengelig informasjon røper at de kommunale foretakene forvalter flere titall milliarder kroner. Flere styreledere er positive til å åpne styremøtene for allmennheten. 19. oktober 2012-13:40 (Oppdatert: 19. oktober 2012-13:49 ) Av Vegard Venli Som Kommunal-Rapport.no skriver i dag, vil styremøtene i 222 kommunale foretak gå for åpne dører, dersom et lovforslag om dette blir vedtatt i Stortinget. Brønnøysundregistrene opplyser at de kommunale foretakene ikke er pålagt å rapportere inn sine regnskapstall, ettersom disse uansett inngår i kommuneregnskapet. 74 kommunale foretak har levert regnskapstall, og Statistisk sentralbyrå har på vår forespørsel sammenstilt og utlevert dette. De 74 selskapene hadde i 2011 en samlet driftsinntekt på 1,9 milliarder kroner og forvalter eiendeler på 19,4 milliarder kroner. Se oversikt over selskapene nederst i saken. Vi har kontaktet fire av de kommunale selskapene på lista som hadde høyest driftsinntekt i 2011. Samtlige er positive til lovendringen, som innebærer at styremøtene i foretakene vil gå for åpne dører. Suldal elverk KF, styreleder Odd Otvedt: Det vil være uproblematisk for oss. Dersom det dukker opp enkeltsaker som kan lukkes med hjemmel i lovverket, vil vi gjøre det. Men utover det formelle med lukkingen av møtet, vil dette ikke ha noe å si for oss. Sandefjord bredbånd KF, styreleder Geir Ustgård: Det er for så vidt ikke noe problem, adgangen til å unnta visse saker fra offentlighet vil fortsatt være til stede. Jeg tror nok uansett ikke det vil bli behov for å leie større lokaler som følge av lovendringen. Kristiansand parkeringsselskap KF, styreleder Aase Gerd Paulsen: Vi har i grunnen praktisert åpne styremøter lenge. Jeg har vært styreleder i fem år og styremedlem i fire år før det og kan ikke huske at vi har nektet noen å være til stede, dersom de ønsket det. Lovendringen innebærer ingen stor praktisk forskjell for oss. Oslo havn KF, kommunikasjonsrådgiver Trude Thingelstad: Oslo Havn har tidligere hatt åpne styremøter, men har siden vi ble kommunalt foretak i 2004 hatt våre møter lukket. Vi forholder oss selvfølgelig til de rammebetingelser og eventuelle endringer som gjelder for vår virksomhet. Vi er for åpenhet og våre styresaker har lenge blitt lagt ut på nett.

Kommunale selskaper verdt en halv billion Aldri før har kommunene eid flere selskaper. I fjor hadde de til sammen en omsetning på 137 milliarder kroner. 31. oktober 2012-8:11 Av Hanne Nordhagen Karlsen Selskapene ivaretar vesentlige samfunnsoppgaver og representerer enorme fellesverdier, fastslår direktør Bjørg Ravlo Rydsaa i KS Bedrift. Tusenvis 2.547 selskaper er registrert som kommunale selskaper hos Statistisk sentralbyrå. Langt de fleste er organisert som aksjeselskaper, men med på lista er også kommunale foretak og interkommunale selskaper. Kommunal-Rapport.no vil gjennom en serie artikler de neste ukene se nærmere på de kommunale selskapene. Selskapene eier verdier for nær en halv billion kroner eller mer nøyaktig: 455 milliarder kroner. Av dette er 171 milliarder egenkapital og 284 milliarder gjeld. Det omsettes for i alt 137 milliarder kroner, og totalt sitter selskapene igjen med et resultat på 12,3 milliarder kroner før skatt, viser regnskapstallene for 2011, som Kommunal-Rapport.no har fått fra Proff Forvalt. Noe av dette går tilbake til eierkommunene i form av utbytte. De aller største selskapene har milliardomsetning, mens snaut 700 av dem ikke hadde omsetning i det hele tatt i 2011. Store samfunnsoppgaver Direktør Bjørg Ravlo Rydsaa i KS Bedrift er ikke overrasket over antallet eller størrelsen på verdiene som forvaltes i kommunale selskaper. KS Bedrift organiserer rundt 500 av disse selskapene. Også i deres medlemsmasse er det aksjeselskapene som dominerer. Det tror direktør Bjørg Ravlo Rydsaa er en god strategi. Jo mer forretningsdrift og jo mindre forvaltning, desto mer fornuftig er det å organisere virksomheten som aksjeselskaper. Dersom risikoen i et selskap er høy, er det den mest ansvarlige måten å organisere virksomheten på, for å begrense tap og belastning på kommunekassa. Tallene bekrefter at det er svært viktig at kommunene er profesjonelle eiere, mener Rydsaa. At svært mange av disse selskapene også ivaretar viktige samfunnsoppgaver og infrastruktur, som kraftproduksjon og havner, stiller krav til at kommunene må ta ansvar for eierskapet og ha et bevisst forhold til det.

Rydsaa synes derimot ikke det er en god idé å bruke aksjeselskapformen dersom årsaken er å unndra virksomheten fra offentlighetsloven. Vi anbefaler meroffentlighet og at virksomhetene er så åpne som mulig, med unntak for personal- og forretningsanliggender. Sistnevnte kan jo gjøres offentlig senere, når det ikke lenger utgjør noen fare for forretningsdriften. Strategi for styring Direktøren i KS Bedrift sier at en av de største utfordringene kommunene som eiere står overfor når det gjelder selskapene, er nettopp å være eiere. Hun anbefaler at kommunene utarbeider gjennomtenkte selskapsstrategier for selskapene de eier, og at de sørger for å velge styrer som er sammensatt av personer med riktig kompetanse. Noen kan for eksempel ha politisk kompetanse, andre bransjeerfaring, noen kan ha kompetanse innenfor logistikk. Det viktige når et styre skal velges, er å se på hva slags kompetanse selskapet trenger for å lede selskapet i den retningen eierne ønsker. Rydsaa mener dette er blitt bedre de senere årene, men at det likevel fortsatt ikke er helt uvanlig å se en del Tordenskjolds soldater i styrene. For å få et profesjonelt styre, anbefaler hun at eierne nedsetter en valgkomité for å sikre en god sammensetning. Mindre lønnsomme enn før Tallene viser at de kommunale selskapene driver svært lønnsomt. Både i 2009 og 2010 var resultat etter skatt på over 14 prosent. Fortjenesten ble imidlertid dårligere i fjor, og marginen etter skatt falt til «bare» 9 prosent. Det er registrert kommunale selskaper med adresser i 374 kommuner. Hvor selskapet er plassert har imidlertid ikke nødvendigvis noe med eierforholdet å gjøre. Oslo og Kristiansand har suverent flest kommunale selskaper lokalisert i sin kommune, langt foran Bergen, Drammen og Trondheim.

Kommunale selskaper 2011 Fylke Antall Inntekter Resultat Etter skatt Egenkapital Gjeld Eiendeler Akershus 75 5.4 0.6-0.6 8.4 9.2 17.6 Aust-Agder 58 2.0 0.2 0.1 2.6 4.8 7.3 Buskerud 153 7.3 1.3 1.0 10.5 22.1 32.5 Finnmark 81 2.9 0.2 0.2 2.1 2.2 4.2 Hedmark 103 4.4 0.0 0.9 10.3 12.9 23.2 Hordaland 176 15.3 3.0 1.9 12.1 36.2 48.4 Møre og Romsdal 188 6.9 0.6 0.3 5.5 13.4 18.9 Nord-Trøndelag 93 5.0 1.0 0.3 5.2 16.8 21.9 Nordland 216 7.4 1.2 0.8 11.3 10.0 21.3 Oppland 110 7.1 2.1 0.9 15.2 11.0 26.2 Oslo 139 28.2 3.9 2.0 40.9 54.8 95.8 Rogaland 100 11.0 1.9 0.7 8.5 25.0 33.4 Sogn og Fjordane 113 4.6 0.6 0.3 6.1 12.0 18.1 Sør-Trøndelag 112 5.9 0.9 0.8 10.3 8.8 19.1 Telemark 85 1.6 0.1 0.0 1.8 2.0 3.9 Troms 98 3.7 0.9 0.6 7.0 10.2 17.1 Vest-Agder 173 12.9 1.5 1.6 7.8 20.3 28.0 Vestfold 40 1.5 0.1 0.0 0.6 1.3 1.9 Østfold 70 4.2 1.5 0.6 5.0 11.1 16.2 Tabellen viser selskaper med omsetning i 2011, driftsinntekter, driftsresultat, årsresultat etter skatt, egenkapital, gjeld og eiendeler. Kilde: Proff Forvalt. Alle tall i milliarder kroner.

Jeg jobber i kommunen kan jeg vedta budsjettet? Spørsmålet om kommunestyremedlemmer er inhabile i budsjettbehandlingen, dukker opp i flere kommuner hver eneste høst. 9. november 2012-15:32 (Oppdatert: 9. november 2012-15:32 ) Av Ole Petter Pedersen ØKONOMIBLOGGEN Økonomiredaktør Ole Petter Pedersen skriver hver tirsdag og fredag Økonomibloggen på Kommunal-Rapport.no. Pedersen har skrevet om kommuneøkonomi i mange år og har blant annet gitt ut bøkene Kommuneøkonomi for journalister og Førstehjelp for lokalpolitikere. Selv om den ansatte skal behandle nedleggingen av sitt eget tjenestested i budsjettet, vil det normalt ikke være nok til å være inhabil Et spørsmål som gjerne dukker opp når krangelen står om budsjettet, er om kommunalt ansatte kan være med på vedtaket. Kanskje sitter rektor for en nedleggingstruet skole i kommunestyret eller en hjelpepleier i hjemmetjenesten. Men selv om den ansatte skal behandle nedleggingen av sitt eget tjenestested i budsjettet, vil det normalt ikke være nok til å være inhabil. At tjenestestedet forsvinner har ikke direkte betydning vedkommendes ansettelsesforhold, og det vil vanligvis ikke være en avgjørelse som vedkommer den ansatte politiker alene. Unntaket er hvis vedkommende har vært sterkt involvert i utformingen av det endelige budsjettforslaget fra administrasjonen. Bernt, Hove og Overå i boka Kommunalrett (2002, s. 448) legger imidlertid vekt på at det da er snakk om at man må ha vært tungt inne i prosessen, det holder ikke at man har spilt inn forslag til budsjettet fra en enkelt enhet eller etat. Årsaken til at det skal svært mye til for å være inhabil i budsjettsaker er at det ville begrenset manges mulighet til å være med i lokalpolitikken, om det skulle settes så strenge habilitetskrav i så overordnede saker. I behandlingen av økonomiplan, kommuneplan og regional planstrategi/plan er det de samme, mindre strenge kravene til habilitet. Dette framkommer av kommunelovens 40.3.b: Kommunalt og fylkeskommunalt ansatte som i denne egenskap har medvirket ved tilretteleggelsen av grunnlaget for en avgjørelse, eller ved tidligere avgjørelse i samme sak, skal alltid anses som inhabile når saken behandles i folkevalgt organ. Ved behandling av årsbudsjett, økonomiplan, kommuneplan, regional planstrategi og regional plan gjelder ikke første punktum. Legg merke til at lovteksten ikke har med reguleringsplan i listen over saker som er unntatt de vanlige habilitetsreglene. Husk dette til budsjettdebatten starter!

Møteplan for kontrollutvalget 2013 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune 21.11.2012 046/12 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 11/281-21 Kontrollutvalget vedtar følgende møteplan for 1. halvår 2012: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget 13. 26. 5. Kontrollutvalgets leder gis gullmakt til å endre møteplanen, dersom dette skulle vise seg nødvendig. Saksutredning For å kunne planlegge å gjennomføre kontroll- og tilsynsarbeidet på en best mulig måte er det nødvendig å fastsette en møteplan for kontrollutvalget. Kontrollutvalgets møter vil fungere som milepæler, både for gjennomføring og presentasjon av revisjonsarbeid for kontrollutvalget, og for oppgaver som er sterkere knyttet til kontrollutvalgets egen virksomhet. Kontrollutvalget kan i tilknytning til saken diskutere tema for de enkelte møter, dersom det er ønskelig. Sekretariatet har ut fra erfaringer fra tidligere år, samt lovpålagte oppgaver, lagt inn noen foreløpige stikkord. I budsjettet for 2013 har kontrollutvalget budsjettert med å gjennomføre 6 møter i 2013, og det er naturlig å avvikle 3 på våren og 3 på høsten. Kontrollutvalgets møteplan bør tilpasses møteplanen for kommunestyret. Da møteplan for kommunestyret enda ikke foreligger, blir derfor ikke dette tatt hensyn til, men at dette kan rulleres på et senere møte. Utvalget kan løpende gjennom året, vurdere om det er behov for endringer. Det har også vært et tema og ha utvalgsmøter utenfor rådhuset og ut i enheter i kommunen. Dette for å være synlig for ansatte i kommunen, innbyggere og for å kunne få mer informasjon om kommunens virksomhet. Dette kan utvalget ta opp til diskusjon i møtet og bestemme eventuelt hvor det kan være ønskelig å legge møtene hen, og i hvilket omfang man ser for seg slike besøk. Med bakgrunn i forventninger om saker så langt så kan følgende møteplan antydes for 2013: Januar Februar Mars April Mai Juni Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget 13. 26. 5. Juli August September Oktober November Desember

Kommunestyret Formannskapet Kontrollutvalget 13.februar 2013 På møte i februar vil kontrollutvalgets årsmelding for kontroll- og tilsynsfunksjonen i 2012 legges frem. Kontrollutvalget kan vurdere igangsetting av ett forvaltningsrevisjonsprosjekt, og det er mulig at en sak på igangsetting av en felles selskapskontroll kan foreligge. En bør også ta hensyn til at det kan være noen som ønsker å delta på kontrollutvalgskonferansen i Norges kommunerevisorsforening den 6-7.februar. 26. april 2013 I henhold til forskrift om revisjon skal revisor avgi sin revisjonsberetning innen 15. april, så fremt årsregnskapet er rettidig avlagt. I så fall vil behandlingen av årsregnskapet, med avgivelse av kontrollutvalgets uttalelse bli en viktig sak på møtet i april. Det er også viktig at dette avpasses i forhold til når saken skal opp i kommunestyret, og slik sett kan dette være en fordelaktig dato. 5. juni 2013 For å følge opp tilsynsarbeidet og for å planlegge resten av året, vil det være hensiktsmessig å avvikle et møte før sommeren. Forvaltningsrevisjonsprosjekt vil kunne være bestilt og igangsatt, og det vil være naturlig å få en foreløpig informasjon om gangen i prosjektet. Det kan også være hensiktmessig å planlegge og se nærmere på informasjon rundt ny overordnet analyse for kommunen mot utarbeidelsen av en ny plan for forvaltningsrevisjon 2013-2014. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler at kontrollutvalget avvikler 3 møter første halvår 2013. Videre foreslås det ikke en konkret møteplan for resten av 2013, da en møteplan for andre utvalg og kommunestyret ikke foreligge. Forslag til møteplan fremgår av kontrollutvalgssekretariatets innstilling.

Eventuelt Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune 21.11.2012 047/12 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/167-2 Saken legges fram uten innstilling.

Godkjenning av protokoll fra dagens kontrollutvalgsmøte 21.11.2012 Saken behandles i Møtedato Saksnr Kontrollutvalget i Meldal kommune 21.11.2012 048/12 Saksbehandler: Jan-Åge Sneve Gundersen Arkivkode: 033 Arkivsaknr.: 12/167-3 Protokoll fra gjennomført møte er gjennomgått i møtet og godkjent. Saksutredning Kontrollutvalget kom til i sitt forrige møte 17.10.2012 at det var ønskelig å gjennomgå protokoll og få denne godkjent, før den sendes ut i etterkant av møtet. Kontrollutvalget ba sekretariatet om å sørge for dette er gjennomførbart. Protokollen gjennomgås på slutten av møtet for dagens møte, og godkjennes før møtet heves.