Til høringsinstansene ved HiOA - Fakulteter, SPS og SVA - Avdelinger i Fellesadministrasjonen - Studieadministrativt lederforum - Studentparlamentet - Tjenestemannsorganisasjonene - Hovedverneombudet : Dato 01.04.2014 Vår ref.: Saksbehandler: Marianne Brattland Deres ref.: 67 23 00 00, marianne.brattland@hioa.no HØRING OM FORSLAG TIL FORNYELSE AV DET STUDIEADMINISTRATIVE ARBEIDET VED HØGSKOLEN I OSLO OG AKERSHUS BAKGRUNN I styresak 25/2011 om «Forslag til organisering av det administrative arbeidet», ble tre premisser lagt til grunn for forslaget som ble vedtatt i styret. Disse tre premissene er at administrasjonen skal tilby brukerorienterte, effektive og robuste tjenester. I tillegg ble det vektlagt at det skulle utvikles felles administrative tjenester for å bidra til å bygge én høgskole på vei mot universitet. I styresaken ble det også lagt premisser for delegasjon av myndighet mellom nivåene i organisasjonen, og oppgavefordeling som følge av dette. Utvikling og implementering av dette er fortsatt i arbeid gjennom blant annet OUprogrammet. I styresaken er det også påpekt at de administrative tjenestene øker i kompleksitet, og at det i stadig økende grad er behov for spesialistkompetanse. I dette ligger også premisser for likebehandling av studentene og god forvaltning av et omfattende regelverk. Dette innebærer at det er økte behov for å organisere de administrative tjenestene etter funksjon og ikke etter geografi. Dette ble lagt til grunn da styret fikk seg forelagt forslag om endret organisering av studieseksjonen på Fakultet for helsefag, sak 17/2013. Styret ønsket imidlertid ikke å fatte vedtak i saken da, men så behovet for en ekstern vurdering av de foreslåtte modellene. Med utgangspunkt i premissene som ligger til grunn for dagens administrative organisering, så rektor og direktør imidlertid behov for å se på hele det studieadministrative området samlet. Noe som innebærer både å definere tjenesteeierskap, tjenestene, fordeling av oppgaver mellom fakultetsadministrasjonene og fellesadministrasjonen, samhandlingsmodeller samt organisasjonsstruktur. Høgskolen i Oslo og Akershus Postadresse: Pb. 4 St. Olavs plass, 0130 OSLO Besøksadresse: Pilestredet 46, Telefon: 67 23 50 00, postmottak@hioa.no, www.hioa.no
PROSJEKTET «FORNYELSE AV STUDIEADMINISTRASJONEN» Studieadministrasjonen er en sentral og viktig del av HiOA som har ansvaret for å forvalte studieadministrative tjenester til høyskolens 16 500 studenter. Tjenestetilbudet er omfattende. Det er totalt 205 årsverk som bidrar til dagens løsning (ca. 150 årsverk fordelt på 4 fakultet og ca. 55 årsverk i fellesadministrasjonen). Målt i kompleksitet, størrelse og antall brukere av tjenestene skiller studieadministrasjonen seg fra de øvrige fellestjenestene som HR, økonomi og FoU som primært er tjenester rettet mot ansatte. HiOA har en ambisjon om å bli universitet og om å øke antall studieplasser i strategiperioden. Samtidig opplever vi at det er utfordrende å nå de strategiske målene vi har satt oss på utdanningsfeltet. På oppdrag fra rektor og høgskoledirektør har PwC utarbeidet et forslag til organisering av det studieadministrative området. Oppdraget ble etablert som et prosjekt under tittelen «Fornyelse av studieadministrasjonen». Utgangspunktet for prosjektet «Fornyelsen av studieadministrasjonen» har vært et ønske og en ambisjon om et økt brukerperspektiv for det studieadministrative arbeidet. Studentenes og fakultetenes perspektiver er derfor vært tillagt stor vekt. Ønske om bedre tilgjengelighet og kvalitet på de studieadministrative tjenestene gjennom økt digitalisering ligger også som premisser for arbeidet med prosjektet. Statens digitaliseringsstrategi «På nett med innbyggerne» legger til grunn at nettbaserte tjenester skal være hovedregelen for forvaltningens kommunikasjon med innbyggere og næringsliv, og at den statlige forvaltningen så langt det er mulig, skal være tilgjengelig på nett. Digitalisering er derfor lagt inn som et hovedmoment i arbeidet med «Fornyelsen av studieadministrasjonen». Videre er det lagt til grunn Regjeringens forventning om mindre byråkrati, forenkling av regelverk og arbeidsrutiner i alle offentlige virksomheter. Styringsgruppen Det ble etablert en styringsgruppe for prosjektet sammensatt av tilsatte og tre representanter fra Tjenestemannsorganisasjonene. Styringsgruppen har bestått av Høgskoledirektør Ann Elisabeth Wedø, Prorektor Olgunn Ransedokken, Prodekan utdanning Ingrid Narum (HF), Fakultetsdirektør Marja Lundell (SAM), Studentparlamentet Philip Stampe, Anne Drag Tidemand-Fossum (SAM), Forskerforbundet, Liv Ingunn Bråten (HF), Parat og Sølve Heikki Paulsen (LUI), NTL. Med utgangspunkt i forslag utarbeidet av Studieadministrativt lederforum besluttet styringsgruppen at det skulle nedsettes arbeidsgrupper for følgende tjenester: Internasjonalisering Timeplan Alumni Studentforvaltning Digital eksamen Min side for studenter Informasjon, veiledning og karriere Digital semesterkvittering Programplaner Analyse og kvalitetsutvikling Høgskolen i Oslo og Akershus side 2
Tjeneste er ulike i kompleksitet og omfang og er derfor behandlet ulikt. Noen tjenester har hatt arbeidsgrupper med bred involvering, mens andre tjenester som for eksempel digital semesterkvittering har vært håndtert av en mindre gruppe. Forslaget fra PwC ble presentert for styringsgruppen på møtet den 14/3-14 som sluttet seg til hovedtrekkene i modellen. Det var særlig innføring av et 4. ledernivå på store fakultet, speiling av organiseringen av fellesadministrasjonen og fakultet og behovet for stedlig ledelse på Kjeller som ble problematisert. Målsettinger for prosjektet Informasjon og tilgjengelighet: Studentene skal ha tilgang til tjenester «døgnet rundt», og informasjonen tilpasses studentene og tilsatte i større grad Fleksibilitet: Studentene og ansatte skal i større grad kunne gjøre valg via selvbetjening Effektivitet: Studieadministrasjonen skal drives mer effektivt med høy grad av automatisering, nye arbeidsformer og annen arbeidsdeling Sikkerhet og kvalitet: Pålitelighet, korrekt og lik behandling er grunnleggende, også i den fremtidige studentforvaltningen Økt kunnskap om studenter og studier: Økt kunnskap som grunnlag for beslutninger Oppdraget som ble gitt til PwC var som følger Gjennomføre en nåsituasjonsanalyse, kartlegge arbeidsprosesser og evaluere studieadministrative tjenester Analysere dagens organisering og hvordan arbeidsprosessene gjennomføres samt bruk av teknologi. Analysere om dagens løsninger imøtekommer brukernes behov. Kartlegge arbeidsdelingen mellom studieadministrasjonen i fellesadministrasjonen og på fakultetene. Anbefale ny løsning til organisering og arbeidsdeling mellom studieadministrasjonen i fellesadministrasjonen og på fakultet. Kunnskapsgrunnlaget PwC har tatt utgangspunkt i styresaken om Administrativ organisering ved HiOA som ble vedtatt i forbindelse med fusjonen. De har også hatt tilgang til kartleggingen av administrative arbeidsprosesser som ble utført i forbindelse med fusjonen, relevante LAU-rapportert og har også selv foretatt kartlegginger for HiOA i forbindelse med Risikoanalyseprosjektet, Analyse av masterporteføljen og Sammenslåingen av AFI og NOVA. Til prosjektet «Fornyelse av studieadministrasjonen» har PwC gjennomført om lag 50 intervjuer, 20 workshops og spørreundersøkelser. Kort oppsummering av hovedtrekkene En av de aller tydeligste tilbakemeldingene i prosjektet er behovet for bedre samarbeid og samhandling mellom fellesadministrasjonen og fakultetene. Utvikling av strategi, tjenester og regelverk skal og må skje i et tett og godt samarbeid mellom fellesadministrasjonen, fakultetene og brukerne. Medarbeidere og ledere signaliserer også at driftsoppgaver er krevende og opptar store deler av tiden og at det dermed blir for lite rom til utviklingsarbeid. Forslaget til organisering av det studieadministrative området som følger Høgskolen i Oslo og Akershus side 3
vedlagt vektlegger derfor tjenesteeierskap, tjenesteorientering og -utvikling, fordeling av oppgaver mellom fakultetsadministrasjonene og fellesadministrasjonen, samhandlingsmodeller samt organisasjonsstruktur. PwCs analyse av de studieadministrative områdene viser at dagens tjenestetilbud er preget av: Manglende digitale løsninger for god brukerkontakt og effektive prosesser Uklar rolle- og ansvarsfordeling mellom fakultetene og fellesadministrasjonen Potensiale for økt standardisering av de studieadministrative tjenestene - like oppgaver løses ulikt Driftsoppgaver tar mesteparten av de ansattes tid og det er lite fokus på utvikling PwC poengterer at en forutsetning for at HiOA skal lykkes med å nå sin målsetninger i fornyelsesprosjektet forutsetter det blant annet at de studieadministrative tjenestene må ha tjenesteeiere med et klart og tydelig ansvar og mandat. Tjenesteeier og yter må samarbeide tett om utvikling og implementering av tjenestene. Videre forutsettes det at man forplikter seg til å følge strukturer for samarbeid, roller og ansvar for fellesløsninger. HØRINGEN Høringsinstansene bes om å uttale seg om hovedspørsmålene i forslaget til PwC. Dette omfatter: Vurdere forslag til samhandlingsmodell og arbeidsdeling mellom studieseksjonen i fellesadministrasjonen og studieadministrasjonen på fakultet. Vurdere forslag til organisering av studieadministrasjonen i fellesadministrasjonen.. Vurdere forslag til organisering av det studieadministrative området på fakultet. NB! PwCs anbefalinger knyttet til flytting av 1. linjetjenesten er nyttige innspill som vil tas med i en videre prosess og sees i sammenheng med strategisk campusutvikling, fornyelse av studieadministrasjonen og en helhetlig vurdering av HIOAs førstelinjetjenester. Flytting av dagens 1.linjetjeneste er således ikke en del av denne høringen. Høgskolen i Oslo og Akershus side 4
Høringsfrist og styrebehandling Selv om det har vært mange involvert i denne prosessen er det viktig å legge til rette for en bred høringsprosess blant medarbeiderne i de ulike seksjonene og seksjonssjefene på fakultet og i fellesadministrasjonen. Fakultetsdirektørene har ansvaret for gjennomføringen av høringsprosessen på sitt fakultet og studiedirektør for prosessen i Fellesadministrasjonen. For Avdeling for studier, utdanningskvalitet og internasjonalisering i Fellesadministrasjonen legges det opp til en felles høring på tvers av seksjoner ledet av Forskningsdirektør Kari Kjenndalen. Studieadministrativt lederforum som har vært en ressursgruppe for prosjektet bes om å komme med en egen høringsuttalelse. PwC og/eller studiedirektør bistår gjerne med en presentasjon av hovedtrekkene i prosjektet dersom det er ønskelig. Ta kontakt med studiedirektør for avtale. Frist for høringsuttalelser til utredningen er tirsdag 20. mai 2014, kl. 12.00. Uttalelser bes oversendt administrasjonen på e-post til studiedirektør marianne.brattland@hioa.no. Høringsuttalelsen legges frem for Styringsgruppen for prosjektet den 22. mai 2014. Tjenestemannsorganisasjonen vil bli holdt løpende orientert. HiOAs styre skal etter planen behandle denne saken i styremøtet 11. juni 2014. Lykke til med høringsarbeidet! Med vennlig hilsen Ann Elisabeth Wedø Høgskoledirektør Marianne Brattland Studiedirektør Vedlegg: PWCs rapport med Forslag til organisering av det studieadministrative arbeidet Styresak 25/2011 om Forslag til organisering av det administrative arbeidet Delrapporter fra prosjektet publiseres løpende på den studieadministrative bloggen Høgskolen i Oslo og Akershus side 5