Bestilling fra komiteen: Hvordan informeres befolkningen generelt og skolene, elevene og foreldrene spesielt om vedlikeholdssituasjonen? Ved: Informasjonsdirektør Eva Hille i Bergen kommune
Informasjonsstrategi Informere først dem som er direkte berørt! Skole og foreldre skal kunne lese om skolen sin på skolens og kommunens nettsider, samtidig som informasjonen offentliggjøres. Skolene skal i størst mulig grad informere sine elever, ansatte og foresatte - de kjenner sin målgruppe best. Lytte til informasjonsbehov fra dem som er direkte berørt. Seksjon informasjon bistår og tilrettelegger.
Informasjon til befolkningen Hovedgrepet har vært å etablere egne temasider på kommunens internettsider om inneklimasituasjonen i bergensskolen. All relevant informasjon og dokumentasjon knyttet til oppfølgingen av Arbeidstilsynets tilsyn er blitt publisert her. På grunn av sakens omfang, har det blitt store mengder informasjon som det er utfordrende å presentere på en mest mulig enkel måte. www.bergen.kommune/inneklima
Eksempel på hvordan vi jobber: Informasjon om byrådets handlingsplan for 13 skoler, offentlig 2. mai kl. 11.00 Like før pressekonferansen starter blir rektorene kontaktet av kommunaldirektør på telefon (etter avtale) på de tre mest berørte skolene. Hun orienterer om innhold og informasjonsplan.
Eksempel (forts.) Seksjon informasjon har utarbeidet informasjon til nettsider og eposter til skolene. I det pressekonferansen starter sender BBS egen epost til hver av disse skolene med informasjon og lenke til nettsak som skolen kan bruke i sin informasjon. anbefaling til skolen om å gjøre informasjonen kjent på skolens nettside, gi informasjon til FAU og bruke eventuelle andre kanaler som ranselpost og epost til foresatte. tilbud om bistand fra Seksjon informasjon til å legge informasjon på skolens nettside.
Eksempel (forts.) Samtidig sendes epost til de 10 andre skolene som omfattes av handlingsplanen. Informasjon og lenke til nettsak som de kan bruke på skolens nettside. anbefaling til skolen om å gjøre handlingsplanen kjent på skolens nettside og informere FAU. BBS kontakter skolene på telefon for å sikre at informasjonen er mottatt.
Stor oppmerksomhet om vedlikehold Utfordrende og massiv oppmerksomhet om stort og smått knyttet til vedlikeholds situasjonen i skolen. Minst 585 artikler om skolevedlikehold de siste to år i regional og lokalaviser. Befolkningen må sies å være godt informert om at Bergen kommune har utfordringer på dette området. Informasjonen har gått direktegjennom aktiv bruk av kommunens egne kanaler og indirektegjennom medienes kanaler. Informasjonsarbeidet har tatt utgangspunkt i tiltakene som måtte gjøres etter Arbeidstilsynets tilsyn.
Arbeidet opp mot pressen Bistå pressen med å komme i kontakt med fagpersoner som kan svare på spørsmål. Bistå med å finne frem til opplysninger og dokumenter som omhandler inneklimaproblematikk og vedlikehold. Utarbeide nettsider som pressen også har kunnet nyttiggjøre seg av. Utsendelse av pressemeldinger og tilrettelegge for pressekonferanser.
Tilgang fra hovedsiden Fast menypunkt på aktuelle skolesider
Noen fakta om inneklimasidene Inneholder oppdatert status for det som skal gjøres med den enkelte skole for å få inneklimaet godkjent. Viktige meldinger om endringer i status og fremdrift. Samtlige tilstandsrapporter for skolene. Det er publisert 27 tilstandsrapporter med vedlegg. Til nå er det publisert over 70 artikler Det er publisert 17 tilsynsrapporter fra Etat for helsetjenester Historikk over politisk behandling.
Besøkt av 10.000 10.000 besøkende har vært innom inneklimasidene siden oppstart januar 2012. Størst interesse for innholdet i egen organisasjon. 6 av 10 besøkende kommer fra Bergen kommune. Det lenkes opp til disse sidene fra nettsidene til de 13 skolene hvor det er utarbeidet handlingsplaner. Pressen lenker også opp til sidene i forbindelse med offentliggjøring av nye tilstandskartlegginger o.l. Fylkesmannen i Hordaland har også lenke til sidene fra egen side om tilsyn med elevers arbeidsmiljø.
Flere artikler i magasinet Bergenseren Flere artikler i «Bergenseren» som omhandler tilstanden på skolebyggene og hva er gjort og som skal gjøres med dem. Fortelle om løsninger og aktiviteter for å gi et nyansert bilde av utfordringene ved skolebyggene. Bergenseren distribueres i posten til alle husstander og bedrifter i Bergen kommune. Opplag 123.000. I artiklene blir det også henvist til inneklimasidene: www.bergen.kommune.no/inneklima
Kommunens Facebook-side 3 300 følgere Hensikt: Dialog med bergenserne. Informere om at det finnes info om inneklimasaken for bergensskolen på nettsidene til Bergen kommune.
Utfordringer på informasjon: Stort omfang skoler, lærere og elever Komplekse utbyggingsprosjekter med mange aktører hvor uforutsette ting kan dukke opp Korrekt og forståelig informasjon Tid til kvalitetssikring
Følger informasjonsstrategien Informere først de som er direkte berørt! Skole og foreldre skal kunne lese om skolen sin på skolen og kommunens nettsider, samtidig som informasjonen offentliggjøres. Skolene skal i størst mulig grad informere sine elever, ansatte og foresatte - de kjenner sin målgruppe best. Lytte til informasjonsbehov fra dem som er direkte berørt. Seksjon informasjon bistår og tilrettelegger.