200301165-45 STYREPROTOKOLL Styremøte mandag 12. september 2005 Trondheim Til stede: Styreleder Karl Arne Utgård Styremedlem Kjersti Graver Styremedlem Ole Henrik Magga, deltok til midt i sak 44 Styremedlem Turid Moldenæs Styremedlem Anne Nordmo Styremedlem Kirsti Ramberg Styremedlem Magne Reiten Styremedlem Helge Aarseth, deltok til midt i sak 47 Forfall: Styremedlem Jan Fougner og varamedlem Svein Tømmerdal hadde forfall. Til stede fra administrasjonen: Direktør Knut Sæther Avdelingsdirektør Gjermund Rønning deltok under sakene 41-49 Avdelingsdirektør Willy Nesset deltok under sak 48 og 49 Avdelingsdirektør Erling Moe deltok under sak 41 og 42 Seniorrådgiver Jann Ola Berget deltok under sak 45 Seniorrådgiver Merethe B. Ranum deltok under sak 48 Sted: Domstoladministrasjonens lokaler i Trondheim Tid: Kl. 10.00-16.00.
DA STY05 styremøte05 protokoll Side 2 av 7 Sak 41/05 Godkjenning og underskriving av protokollen fra styremøtet 20. juni 2005 Doculive 200301165-44 Protokollen fra styremøtet 20. juni 2005 ble godkjent og underskrevet av de styremedlemmene som var til stede på møtet 20. juni 2005. Sak 42/05 Direktøren orienterer Med grunnlag i skriftlige notat orienterte administrasjonen om følgende: Regnskap pr. 31. august 2005 og budsjettrevisjon for tilbakeholdte midler i 2005 Det ble orientert om regnskap pr. 31. august 2005 for domstolene samt budsjettområder som krever budsjettrevisjon. Budsjettsituasjonen er under kontroll. Regnskap kapittel 411 Domstoladministrasjonen pr. 31. august 2005 Det ble orientert om regnskapet for DA pr. 31. august 2005. Budsjettsituasjonen er under kontroll. Domstolenes saksavvikling pr. første halvår 2005 Det ble orientert om saksavviklingen for første og andre instans samt restansenedarbeidingsprosjektene. Det ble gjort oppmerksom på skrivefeil på side 1 i saksfremlegget, i den tekstlige delen under første tabell: Saksbehandlingstiden har ligget konstant på ca. 0,6 mnd,. Sykefravær andre kvartal 2005 Domstoladministrasjonen Sykefraværsstatistikk for DA pr. andre kvartal 2005 ble fremlagt. Orientering om studietur til Strasbourg 28. og 29. juni 2004 Følgende ble protokollert etter orientering fra styremøtet 18. mai 2005: I forkant av orienteringssakene ga direktøren styret en orientering om Strasbourg -saken, som har vært i media den siste uken. Direktøren opplyste at han vil utarbeide en rapport til styret om turen. Styret tok dette til etterretning. Styret understreket at Domstoladministrasjonen generelt må utvise stor varsomhet med å delta på reiser og arrangementer sammen med leverandører. I styremøtet la direktøren frem en skriftlig rapport om turen. Styret drøftet saken uten administrasjonens tilstedeværelse. Styret tar direktørens redegjørelse til etterretning. Styret konstaterer at utgiftene til reisen for DAs representanter ble dekt av DA, umiddelbart etter reisen. Styret har merket seg at direktøren har uttalt at det ikke må herske tvil om at DA og domstolene har et helt uavhengig forhold til leverandører, og at det ikke må kunne stilles spørsmål om bindinger til enkelte leverandører. Direktøren har videre uttalt at han er enig med styret i at det må utvises stor grad av varsomhet i kontakten med leverandører, og at han derfor vil sørge for at DA har en restriktiv praksis i slike saker.
DA STY05 styremøte05 protokoll Side 3 av 7 Vedtakssaker Sak 43/05 Valg av nestleder i styret Styreleder uttalte at han ikke så noen grunn til å lage et eget arbeidsutvalg, men at styret burde velge nestleder slik det har vært gjort til nå. Helge Aarseth velges som nestleder frem til 1. august 2007. Sak 44/05 Organisering av styrearbeid, fastsettelse av datoer og endring av styreinstruks Direktøren fremla på oppdrag fra styreleder besluttede møtedatoer og steder for 2005, forslag til møtedatoer og steder for styremøtene i 2006, samt forslag til endringer i styreinstruks. Direktøren fremmet følgende forslag til vedtak: 1. Møtedatoer og møtesteder for 2006 vedtas som foreslått. 2. Endringer i styreinstruks for Domstoladministrasjonens styre vedtas som foreslått. 1. Møtedatoer for 2005 opprettsholdes som tidligere fastlagt. i. Det holdes møte og middag med styret i Den norske Dommerforening mandag 17. oktober fra kl. 17.00, etter styremøtet samme dag. ii. Det gjennomføres arbeidsmiddag for styret/administrasjonen om kvelden søndag 13. november i forbindelse med styremøtet mandag 14. november. iii. Det nåværende styret avholder middag for tidligere leder og nestleder i styret or tidligere og nåværende styre om kvelden søndag 11. desember i forbindelse med styremøtet mandag 12. desember. 2. Styremøtene i 2006 holdes som følgende: - mandag 30. januar, Trondheim - mandag 13. mars, Haugesund, Karmsund tingrett - mandag 24. april, Trondheim - onsdag 7. juni, Tromsø. Møtet gjennomføres i tilknytning til Domstolledermøtet og dommermøtet 2006. Varamedlemmene innkalles. - mandag 11. september, Trondheim - mandag 16. oktober, Trondheim - mandag 13. november, Førde, Fjordane tingrett - mandag 11. desember, Trondheim Merknad: De foreslåtte datoene passet for alle tilstedeværende. 3. Møtetidspunkt blir som hovedregel fra kl. 10.30 til kl. 16.30. 4. Endringer i styreinstruks for Domstoladministrasjonens styre vedtas som foreslått, likevel slik at i 8 første ledd tredje setning strykes ordene: gi sine kommentarer og. Det gjøres to endringer i tillegg: 6 følgende ordlyd: Styremøtene ledes av styrelederen og ved hans forfall av nestlederen (om slik er valgt). Dersom verken styrelederen eller nestlederen er til stede, velger styret en møteleder blant de tilstedeværende styremedlemmene. 7 første ledd tredje punktum får slik ordlyd: Ved stemmelikhet har møtelederen dobbeltstemme.
DA STY05 styremøte05 protokoll Side 4 av 7 Styreleder orienterte styret om at han tar sikte på å trekke inn varamedlem Tine Kari Nordengen til avlastning for seg gjennom en del praktiske gjøremål og arbeid med tilrettelegging, og at han derfor også vil kalle henne inn til en del ekstra styremøter. Det var ikke merknader til dette. Styreleder orienterte om at han tar sikte på at styret fordelt på mindre grupper skal besøke domstolsadministrasjonene i eksempelvis Danmark, Nederland og Irland for å lære litt om hvorledes styrene der arbeider. Det var ikke merknader til dette. Sak 45/05 Sluttbehandling av økonomiplan 2006-2011 Direktøren fremla forslag til økonomiplan for domstolene 2006-2011. Planen er bearbeidet og justert i tråd med styrets tilbakemelding på styremøtet 20. juni 2005, sak 35. I orienteringen la han blant annet til grunn: Det totale ressursbehovet og prioritering av lokalprosjekter ble gjennomgått. Under gjennomgangen ble det fremhevet at vurderingene i økonomiplanen i hovedsak baseres på saksavvikling, bemanning, bygnings- og utstyrsmessige ressursbehov, informasjons- og kommunikasjonsteknologi, vedtatte reformer i de alminnelige domstolene (omstillingsutgifter for struktur og tinglysing), opplæring, kompetanseutvikling og tvisteloven. Kommentarer som ble fremhevet i forhold til Jordskifterettene, nytt kapittel 413 (tidligere kapittel 1145), var: ingen mål for saksavviklingstider, ingen modeller for sammenheng mellom sakstilgang og bemanningsbehov, mangler fullstendig gjennomgang av lokaler og bygningsmessige forhold (det legges til grunn at disse stort sett er tilfredsstillende), oppgradering av IKT til domstolenes plattform i 2005-2006 og grundigere analyser og vurderinger i forhold til økonomiplan 2007-2012. Styret slutter seg til den fremlagte økonomiplanen. Sak 46/05 Økonomiinstruks for domstolene Direktøren ga følgende orientering: Da DA ble opprettet, ble det valgt, i påvente av nytt regelverk, å videreføre økonomiinstruksene for domstolene slik de forelå fra Justisdepartementet. Dette førte til at domstolene i første instans, lagmannsrettene og Høyesterett hadde hver sin økonomiinstruks å forholde seg til. Nytt Reglement for økonomistyring i staten, samt utfyllende Bestemmelser om Økonomistyring i staten trådte i kraft 1. januar 2004. Det ble da funnet hensiktsmessig å utarbeide en felles økonomiinstruks for alle domstolene. Økonomiinstruksen gjelder ikke for DA, men en egen instruks er under utarbeidelse. Økonomiinstruksen gjelder ikke jordskifterettene. Bakgrunnen er at økonomiforvaltningen pr. dags dato i jordskifterettene er svært forskjellig fra økonomiforvaltningen i domstolene. Seksjon for jordskifte jobber med å utarbeide en instruks for jordskifterettene som skal gjelde fra 1. januar 2006.
DA STY05 styremøte05 protokoll Side 5 av 7 Direktøren fremmet følgende forslag til vedtak: Økonomiinstruksen vedtas og gjøres gjeldende fra 1. oktober 2005. Direktøren gis fullmakt til å revidere og godkjenne fremtidige endringer i økonomiinstruksen. Økonomiinstruksen vedtas og gjøres gjeldende fra 1. oktober 2005. Direktøren gis fullmakt til å revidere og godkjenne fremtidige endringer i økonomiinstruksen. Prinsipielle endringer skal vedtas av styret. Sak 47/05 Pilotprosjekt Romsdal samlokalisering domstolene og jordskifterettene Doculive 200300767 DAs styre behandlet ovennevnte sak i møte den 20. juni 2005, og fattet følgende vedtak i sak 38/05: Saken utsettes og behandles på et senere møte hvor det redegjøres for konsekvenser for andre lokalprosjekt. Direktøren ga følgende orientering: Det er to forhold som vil spille inn ved en vurdering av Romsdalsprosjektets konsekvenser for andre lokalprosjekter; 1. Kapasitetsmessig vil Romsdalsprosjektet kunne gjennomføres med en antatt ferdigstillelse i løpet av 2008, uten at dette får konsekvenser for fremdriften på de øvrige lokalprosjektene. 2. Kostnadene relatert til lokalbehov utløst av strukturendringene dekkes i sin helhet utenfor rammen. Kostnadene ved et eventuelt pilotprosjekt i Romsdal må imidlertid dekkes innenfor rammen. Kostnadsmessig vil Romsdalsprosjektet dermed ikke ha noen betydning for de lokalsaker som har sammenheng med strukturendringene. Pilotprosjektet for samlokalisering av Romsdal tingrett, Frostating lagmannsrett, Romsdal jordskifterett og Frostating jordskifte overrett gis prioritet. Det tas sikte på ferdigstillelse av nytt tinghus i løpet av 2008. Sak 48/05 Strukturendring Vest-Telemark Doculive 200500669 Styret uttalte i møtet den 20. juni 2005 at Strukturprosjektet skulle se nærmere på strukturendringene i Telemark fylke, nærmere bestemt Vest-Telemark tingrett. Strukturprosjektets utredning ble sendt på høring til Vest-Telemark, Tinn og Heddal, Skien og Porsgrunn, Kragerø, Nedre Telemark tingretter, Agder lagmannsrett, hovedtillitsvalgte i Parat og Norsk tjenestemannslag og leder av Den norske Dommerforening 23. august 2005. Høringsfrist ble satt til 8. september 2005. En oppsummering av høringsuttalelsene og nytt forslag til vedtak ble fremlagt i styremøtet.
DA STY05 styremøte05 protokoll Side 6 av 7 1. Styret slutter seg til forslaget om en sammenslåing av Vest-Telemark tingrett og den nye Aust-Telemark tingrett. 2. Styret ber administrasjonen arbeide videre med en utredning med tanke på om Notodden, Seljord eller Bø skal velges som kontorsted for den nye domstolen Øvre Telemark. 3. Styret ser ikke grunn til å gjøre endringer i den vedtatte domstolsstrukturen hva gjelder den nye Nedre Telemark tingrett. Nome kommune vurderes i sammenheng med valg av kontorsted for Øvre Telemark tingrett. Sak 49/05 Hospiteringsordning for dommere Direktøren ga følgende orientering: Hospiteringsordning for dommere skal være et tiltak for kompetanseheving og økt kompetanseoverføring mellom domstolen, dommere og DA. DA har et betydelig behov for dommerfaglig kompetanse både i sin løpende virksomhet og i forhold til mer spesielle oppdrag; regelverksutvikling, internasjonalt samarbeid, prosjektarbeid, i høringssaker og deltakelse i utvalg. I tillegg er det behov for forskningsarbeid på det juridiske området. Orienteringssaker 1) Det iverksettes en hospiteringsordning i Domstoladministrasjonen i henhold til ovennevnte retningslinjer. 2) Ordningen iverksettes omgående. Sak 50/05 Sak 51/05 Dommerlønn unntatt offentlighet, 6 nr. 2a Doculive 200300208 LOK-prosjektet Doculive 200400079 Direktøren orienterte: LOK-prosjektet skal avsluttes innen utgangen av 2005. DA vil i løpet av høsten 2005 motta konkrete forslag og initiativ fra LOK-prosjektet. Innhold og form i rapportene varierer, og behandlingen må tilpasses dette. Innholdsmessig er det sammenheng mellom enkelte av rapportene, noe som tilsier en samlet behandling. Flere av tiltakene vil ha en ikke ubetydelig kostnadsramme. Gitt domstolenes ressurssituasjon, er det avgjørende for DA å foreta en vurdering av tiltakene i forhold til fremdrift og hvilken prioritet de skal ha. 1. Rapporter og forslag av klar prinsipiell karakter, bør behandles av DAs styre som vedtakssak, etter en eventuell forutgående høring i domstolene og/eller relevante organer. 2. Rapporter og forslag som ikke har klare prinsipielle sider, men som kan få budsjettmessige konsekvenser av en viss størrelse, vil bli vurdert ved behandlingen av budsjettfordelingen til domstolene. 3. Rapporter som har form av å være situasjonsbeskrivelse og oppfordringer til å iverksette endringstiltak innenfor dagens lov- og regelverk, legges frem for styret til orientering.
DA STY05 styremøte05 protokoll Side 7 av 7 Styret legger i utgangspunkt til grunn administrasjonens forslag vedrørende behandlingen av rapportene fra LOK-prosjektet. Alle forslag og rapporter sendes til styreleder, som foretar en vurdering av hva som bør behandles av styret. Sak 52/05 Sak 53/05 Enhetsinformasjon fra ISAK Saken utsettes. Eventuelt Etiske retningslinjer for dommere Administrasjonen orienterte om saksgangen knyttet til utarbeidelsen av etiske retningslinjer for dommere. Direktøren fremmer sak for styret 17. oktober 2005 om videre fremdrift. Protokollen godkjent: Karl Arne Utgård Kjersti Graver Ole Henrik Magga Turid Moldenæs Anne Nordmo Kirsti Ramberg Magne Reiten Helge Aarseth Protokollen sett: Jan Fougner