KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av Operasjonell leasing av biler til Hjemmetjenesten, Oppdal kommune 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 3 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 3 1.5 Kunngjøring... 3 1.6 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 4 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 4 2.2 Taushetsplikt... 4 2.3 Forbehold og avvik... 5 2.4 Vedståelsesfrist... 5 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 5 2.6 Tilleggsopplysninger... 5 3 Kvalifikasjonskrav... 6 3.1 Obligatoriske krav... 6 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 6 4 TILDELINGSKRITERIER... 6 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 7 5.1 Innlevering av tilbud... 7 5.2 Tilbudets utforming... 7 6 Vedlegg... 8 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Oppdal kommune ligger i Sør-Trøndelag fylke og har ca 6850 innbyggere. Kommunen har flat struktur og er administrativt inndelt i 14 enheter. Hjemmetjenesten er en av enhetene og ledes av enhetsleder som rapporterer direkte til rådmannen. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Enhetsleder Lill Wangberg Oppdal kommune, hjemmetjenesten Bjerkehagen 3 7340 Oppdal lill.wangberg@oppdal.kommune.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Hjemmetjenesten har behov for å lease 7 personbiler med 4 hjustrekk, fortrinnsvis til bruk i hjemmesykepleien. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt - Kravspesifikasjon. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Prisskjema 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se www.doffin.no 3
1.6 Viktige datoer Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 22.09.2015 Frist for å levere tilbud 13.10.2015 Tilbudsåpning 14.10.2015 Tilbudets vedståelsesfrist 31.12.2015 kl: 12:00 Meddelelse om tildeling 21.10.2015 Kontraktsinngåelse 02.11.2015 Levering av biler oppstart av kontrakt Uke 1, 2016 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØS-terskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 4
2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Operasjonell leasing biler til Hjemmetjenesten og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr e-post. 5
3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til betaling av skatt, arbeidsavgift og merverdiavgift. Skatteattest skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra tilbudsfristens utløp. Dokumentasjonskrav Skatteattest Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert. Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Pris (en samlet vurdering av alle økonomiske forhold ved leveranse og kontrakt) Bilens funksjonalitet og egnethet Servicenivå og aktuelle tilleggstjenester (en samlet vurdering av de tilbudte tilleggstjenestene som kan bidra til forenkling av hjemmetjenestens bilhold) Leverandørens kontraktsvilkår (en samlet vurdering av leverandørens rutiner og metoder for drift av og kontraktsavslutning på de aktuelle bilene) Kriteriene står i prioritert rekkefølge. 6
5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Oppdal kommune Postmottak Inge Krokanns veg 7340 Oppdal Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør og tydelig merket med: Tilbud Operasjonell leasing biler, Hjemmetjenesten v/ Lill Wangberg Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. 5.2 Tilbudets utforming Det bes om at tilbudet utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Ved levering av et komplett tilbud skal det følge med et tilbudsbrev som skal være datert og signert av bemyndiget person, og hvor det tydelig skal fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Vedlagt skatteattest og firmaattest Videre skal tilbudsbrevet inneholde en beskrivelse av følgende; Tilbudets renteprinsipp(er) Rentebetingelser for det aktuelle tilbudet Eventuelle forbehold med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet fremkommer 7
Hvorvidt aktuelle gebyrer er inkludert i månedsleien eller kommer i tillegg til denne (etableringsgebyr, tinglysningsgebyr, termingebyr eller lignende). Videre skal det beskrives hvordan eventuelle gebyrer belastes, d.v.s. hvorvidt disse er inkludert i månedsleien eller belastes separat. Eventuelle gebyrer skal også fylles inn separat i prisskjemaet og hvilke type gebyr som belastes spesifiseres i kommentarfeltet på prisskjemaet Garantert leveringstid d.v.s. tidsrom fra bestilling til levering Kontrakt og kontraktsvilkår Forslag til kontrakt og kontraktsvilkår skal følge som separat vedlegg til leverandørens tilbud. Kontrakten skal bl.a. inneholde en beskrivelse av; Leverandørens rutiner/prosedyrer/metoder ved tilbakelevering av bilen ved utløp av leasingperioden herunder partenes rettigheter og forpliktelser Leverandørens definisjoner av hhv normal og unormal slitasje og hvorledes leverandøren med referanse til nevnte slitasjedefinisjoner kalkulerer den økonomiske belastningen overfor Oppdal kommune ved eventuell unormal slitasje Tilbud om tilleggstjenester (opsjoner) Leverandørens tilleggstjenester (opsjoner for Oppdal kommune) kan enten beskrives i selve tilbudsbrevet eller i et eget vedlegg til tilbudet. Prisen for hver enkelt tilbudt tjeneste skal skrives inn i prisskjemaet (vedlegg 2). Prisskjema Det skal fylles ut ett prisskjema (vedlegg 2) for hver enkelt tilbud på biler og ett skjema for hver enkelt leasingperiode (dersom leverandøren ønsker å tilby flere leasingperioder). Alle priser skal fylles ut eks. mva. Prisskjemaet gir muligheter for å tilføye kommentarer til hvert enkeltelement eller prising dersom dette er ønskelig. Til informasjon Bilene vil bli forsikret gjennom Oppdal kommune sin leverandør av forsikringstjenester. 6 Vedlegg Kravspesifikasjon Prisskjema 8
Vedlegg 1 Kravspesifikasjon for anskaffelse av operasjonell leasing av 7 stk personbiler til Hjemmetjenesten i Oppdal kommune 1. Biltype og utstyr Bilene skal hovedsakelig disponeres til persontransport, og det stilles følgende krav til bilens egnethet til dette formålet. Funksjonsbeskrivelse; Personbil Enten manuelt eller automatisk gearsystem Fortrinnsvis ønskes bensin-drift. Det kan leveres tilbud på hybrid eller el-bil hvis de for øvrig fyller resten av kravene. 4WD Komplette vinterhjul med pigger Gummimatter 2. Brosjyrer på tilbudt bil Tilbyder skal legge ved brosjyre/beskrivelse på tilbudte biler. 3. Kjørelengde ved leasing Basert på informasjon knyttet til dagens leasingkontrakt antas årlig kjørelengde å bli gjennomsnittlig 20 000 km. pr. år. 4. Leasingperiode Oppdal kommune ønsker i utgangspunktet å lease bilen for en periode på 4 år, og leverandøren skal uansett levere tilbud på denne perioden. Dog åpnes for adgang til at leverandøren også kan levere tilbud på alternative leasingperioder, og dersom han ønsker dette må han fylle ut ett prisskjema for hver enkelt periode. 5. Renteprinsipp og rentebetingelser Leverandøren skal i tilbudsbrevet redegjøre for renteprinsippet og rentebetingelsene i det aktuelle tilbudet. Ved beregning av månedlig leie som fylles inn i prisskjemaet legges de forannevnte betingelser til grunn. 9
6. Bilene skal leveres på Oppdal 7. Tjenester som skal inngå i månedsleien ved leasing Foruten renter/avskrivninger skal følgende tjenester inngå i månedsleien; Årsavgift Service og vedlikeholdskostnader (inkl. slitedeler, væsker o.l.) utført i henhold til instruksjonsbokens og servicebokens anvisninger av serviceintervaller) Dekkslitasje (supplering/erstatning ved utslitte dekk i leasingperioden inkl. samtlige kostnader for omlegg) For punktene om service og dekkslitasje gjelder: Tjenestene må utføres lokalt eller ved hente- og bringetjeneste, henting og levering på Oppdal. Dette gjelder også ved eventuelle garantireparasjoner og lignende som leverandør krever utført. Aktuelle tilleggstjenester (opsjoner) Dekktjenester i form av lokal sesonglagring og sesongomlegg av dekk 8. Forholdet til overkjøring og underkjøring målt mot tilbudets maksimalkjørelengde Leverandøren skal i prisskjemaet fylle inn de tilbudte satser for både over- og underkjøring av maksimalkjørelengden for den enkelte leasingperiode. 10
Vedlegg 2 Prisskjema ved anskaffelse av operasjonell leasing av 7 stk personbiler til hjemmetjenesten i Oppdal kommune. Tilbyder/leverandør (navn); Tilbudte biler (bilmerke/type/modellbetegnelse); Leasingperiode; Maksimal kjørelengde i leasingperioden; Leverende bilforhandler (navn og adresse); Spesifikasjoner Pris/beløp Kommentarer Månedsleie bil og utstyr (ref. til kravspekkets pkt. 4) Investert kontraktsverdi for bil og utstyr (grunnlag for avskrivning) Gebyrer (type gebyr og belastningsmodell beskrives i kommentarfeltet) Restverdi i kontrakten (gjeldende for bil og utstyr) Månedlige service- og vedlikeholdskostnader, (ref. til kravspesifikasjonen pkt. 7) Sats for overkjøring pr. km. Sats for underkjøring pr. km. Månedlige dekkostnader (ref. til kravspesifikasjonen pkt. 7) Opsjon: Pris for lokalt utført sesonglagring og omlegg av dekk/felg 11