Rapport FUBE Delprosjekt 6. Forberede iverksetting av et felles avhendingsprosjekt

Rapport FUBE Delprosjekt 6 Forberede iverksetting av et felles avhendingsprosjekt

Prosjektinformasjon Innsatsområde Innsatsområde Bygg og eiendom Prosjekt Delprosjekt 6 Fase Prosjekteier Atle Brynestad Prosjektleder Steinar Frydenlund Del-prosjektleder Birger Stamsø Dokumentinformasjon Versjon Versjon Dato Utarbeidet av Kommentarer 0.5 23.05.2011 Prosjektgruppa 0.6 23.08.2011 Prosjektgruppa Godkjenning Versjon Dato Godkjent av Kommentarer 1.0 27.10.2011 Atle Brynestad 2

Sammendrag og hovedkonklusjoner Rapporten Forberede iverksetting av et felles avhendingsprosjekt er en oppfølging av styresak 048-2010 i, og er basert på et prosjektmandat gitt av Forum for utvikling av byggog eiendom i Helse Sør-Øst i møte 27.08.2010. I henhold til mandatet skal det vurderes og beskrives hvordan avhendingskompetansen i foretaksgruppen kan styrkes for å bidra til størst mulige arealgevinster, og å bidra til styrking av foretakenes omstillingsprosesser. Prosjektgruppen har valgt å utforme rapporten med en høy grad av operativitet og brukervennlighet. På en slik måte kan produktet fungere som en håndbok for avhending av eiendom. I forlengelsen av rapporten (håndboken) har arbeidsgruppen også valgt å komplementere denne ved utarbeidelse av følgende forslag til rutiner og vedlegg: Rutine for innledende arbeider (forut for avhending) Rutine for avhending -salg Rutine for etterarbeid Oversikt over lover og forskrifter. Disse rutinene bygger i stor grad på etablerte rutiner fra Skifte Eiendom, tilpasset og korrigert for særskilte krav i-, og erfaringer for spesialisthelsetjenesten. Rapporten beskriver selve salgsprosessen, med fullmakter og føringer, og forslag til utfyllende rutiner, dokumentasjonskrav og rapportering, og vil ha funksjon av et oppslagsverk. Rutinene er utarbeidet med det formål å gi en oppskrift/veiledning for fremgangsmåten i prosesser i planleggings- og forberedelsesfasen, i selve salgsprosessen, og etter avhending er gjennomført. Disse komplementeres ved at det gis en kortfattet oversikt over relevant lovverk som kan berøre en avhendingsprosess. En av målsetningene har vært å gjennom dette behandle hele avhendingsprosessen, fra de aller første innledende arbeider starter, og frem til prosessen er avsluttet. Drøftelsen av oppgavefordelingen mellom foretak og sentralt ledd (RHF/felles) baseres på vurdering av kritisk volum, som tilsier at større salg, med komplekse prosesser, i hovedsak bør legges sentralt, siden dette normalt krever kompetanse og erfaring som ikke bør bygges opp eller vedlikeholdes lokalt. Utarbeidelse og forvalting av veiledere, rutiner og sjekklister, og støtte og veiledning i bruk dem, er også vurdert som en oppgave som best kan ivaretas som en felles /sentralisert oppgave. I tilknytning til systemforvaltning av et sentralt kvalitetssystem, vil det også kreve noe sentral kapasitet for å holde oversikt / database over innmeldte, pågående og gjennomførte avhendingssaker. Arbeidsgruppen peker dessuten på at det kan være behov for å ha en sentral bestiller- og styringskompetanse som kan bistå foretakene. Arbeidsgruppen mener videre at avhendingskompetanse knyttet til strategiske vurderinger (økonomiske, markedsmessige, juridiske, etc.) bør ligge sentralt, og tilbys foretakene for deres saksforberedelse. For alle salg over 10 mill. må det foretas en konkret vurdering av om salget skal gjennomføres lokalt eller sentralt. Det legges til grunn at det fortsatt skal benyttes eksterne meklere ved salg av avklarte objekter i det åpne markedet. Når det gjelder forholdet mellom etablering av permanent salgsorganisasjon og ad hoc-organisering for å dekke de større salgsprosessene, mener arbeidsgruppen at ad hoc-organisering både 3

inneholder inneffektive elementer knyttet til beslutningsprosesser og beslutningsunderlag, kunnskap og prosessmåretting, informasjonsinnhenting og etablering av rutiner med liten gjenbrukseffekt, samt at prosjektorganisasjoner ofte lekker kompetanse og kapasitet mot slutten av prosjektperioden. Alternativet er å ha en sentral kompetanse, som kan benyttes over tid til å gjennomføre ulike avhendingsprosesser, og da evt. suppleres med innleid/innkjøpt ekstern kompetanse ved behov. Grunnbemanningen vil da bygge opp systemer og kunnskap samt sikre overføring av erfaringer og kunnskap til nye avhendinger. En sentral enhet/kompetanse vurderes av gruppen som den beste løsningen. Prosjektgruppen viser i denne forbindelsen også til Forsvarets erfaringer med opprettelsen og utviklingen av Skifte Eiendom. Når det gjelder arealeffektivisering anbefaler prosjektgruppen at denne måles som summen av netto endring i samlet arealbruk og endring i produksjon, målt etter omforente metoder og parametre som benyttes i foretaksgruppens øvrige rapportering og styring på produksjon. 4

Innholdsfortegnelse 1 Innledning... 6 1.1 Rapportens form og innhold... 6 1.2 Mandat... 6 1.3 Prosjektets medlemmer... 7 1.4 Møteplan... 7 2 Beslutningsprosess og krav til dokumentasjon... 8 2.1 Innledning... 8 2.2 Salg av foretaksgruppens faste eiendommer... 8 2.3 Salg av sykehusvirksomhet... 9 2.4 Forhåndsinnmelding av planlagte salg... 9 3 Føringer for salg av fast eiendom... 10 3.1 Generelle begrensninger - aktuelle lover og forskrifter... 10 3.2 Regjeringens eierpolitikk... 10 3.3 Føringer gitt i foretaks- og styremøter... 10 3.4 Føringer i tilknytning til det enkelte salg... 12 3.5 Fullmakter... 12 4 Grunnlag for salg... 12 4.1 Virksomhetsstrategi / Utviklingsplan... 12 4.2 Tilstand/ egnethet/ tilpasningsdyktighet... 13 4.3 Krav til arealeffektivisering... 13 5 Optimalisering av salgsobjektene... 14 5.1 As is salg... 14 5.2 Utviklingssalg... 14 5.3 Direkte salg versus åpent salg... 14 5.4 Salg med tilbakeleie... 15 5.5 Salgstidspunkt... 15 6 Verdifastsettelse... 15 6.1 Takst... 15 7 Rutiner... 16 7.1 Rutiner for salg... 16 8 Oppgavefordeling... 16 8.1 Dagens oppgavefordeling... 16 8.2 Foreslått oppgavefordeling... 17 8.3 Registrering... 18 9 Kompetanse... 19 9.1 Kompetanse... 19 9.2 Personkompetanse... 19 9.3 Systemkompetanse... 20 10 Avhendingsprosjekt kontra permanent avhendingsorganisasjon... 21 10.1 Grensesnitt mot andre prosesser... 21 10.2 Ad hoc kontra permanent organisasjon... 21 11 Måloppnåelse... 21 11.1 Kriterier... 21 11.2 Langsiktige gevinster... 22 11.3 Kortsiktige gevinster... 22 5

Innledning 1.1 Rapportens form og innhold Prosjektgruppen har valgt å gi rapporten en form og et innhold som gjør at den, sammen med de vedlagte rutinene, kan brukes som en håndbok for avhending. Dette har bl.a. medført at den er tilstrebet å være konsis og konkluderende framfor drøftende og vurderende. Begrunnelser for anbefalingene vil framgå dirkete i de aktuelle kapitlene, dvs. kap. 8, 9 og 10. 1.2 Mandat Dette delprosjektet er en oppfølging av styresak 048-2010 i, og inngår i en samling av 11 delprosjekter opprettet av Forum for utvikling av bygg og eiendom (FUBE). De overordnede målsettingene for delprosjektene er 10 % arealeffektivisering og 10 % kostnadseffektivisering, og er vedtatt av styret i Helse Sør-Øst. Prosjektmandat er vedtatt i Forum for utvikling av bygg- og eiendom i Helse Sør-Øst i møte 27.08.2010. Formålet med delprosjektet er beskrevet slik i mandatet: Et felles avhendingsprosjekt kan lede til større arealgevinster på basis av salg og omstrukturering enn det som til nå har blitt oppnådd gjennom mindre og sporadiske salg. Bakgrunnen for dette forslaget er at den omfattende avhendingen som følger av de store organisatoriske og virksomhetsmessige endringene som gjennomføres i Helse Sør-Øst, krever en form for spisskompetanse som det vil være uhensiktsmessig å bygge opp i det enkelte helseforetak. Det ligger vel til rette for at en slik kompetanse kan benyttes av flere helseforetak, og det er gunstig at disse prosessene blir drevet ensartet under felles ledelse, med god kommunikasjon mot myndigheter og andre interessenter. I dette arbeidet forutsettes det dessuten også at det etableres gode og relevante målemetoder, som gir grunnlag for analyser knyttet til måloppnåelse for arealeffektivisering. Prosjektet er en oppfølging av styresak 048-2010 i. Omfang og leveranser er beskrevet slik i mandatet: Alternativsvurderinger Det skal vurderes og beskrives hvordan avhendingskompetansen i foretaksgruppen kan styrkes for å bidra til størst mulige arealgevinster, og til styrking av foretakenes omstillingsprosesser. I dette må det vurderes: Hvordan avhendingsprosessene best kan bidra til størst mulig salgsinntekter.. Krav til kompetanse i et fagmiljø for avhending i Helse Sør-Øst. Avgrensning mellom sentrale oppgaver og oppgaver på foretaksnivå. Hvilke krav og rutiner som skal stilles til forberedelse og gjennomføring av salg. Prosjektet skal forutsette at de strategiske vurderingene og bestemmelse av salgsobjekter ved salg tilligger helseforetakene. Prosjektet skal ikke behandle inntekts/tapsføringer eller likviditetsmessige konsekvenser av salget. Rollebeskrivelse. 6

Det skal lages: Beskrivelse av roller bestiller, tjenesteyter, bruker. Leveranse Rapport med beskrivelse av krav til en felles avhendingskompetanse, hvilke organisatoriske tilpasninger som bør gjennomføres, og med tilhørende tidsplan for implementering. 1.3 Prosjektets medlemmer Medlemmer av FUBE har meldt inn kandidater til delprosjektet. Person Funksjon HF/Selskap Birger Stamsø (prosjektleder) Prosjektsjef Bygg og Eiendom, HSØ RHF Tina Elisabeth Ravn Juridisk rådgiver/advokat Juridisk avdeling HSØ RHF Elin Synnøve Berggren Forvaltningssjef Oslo universitetssykehus HF Alf Nyrud Eiendomssjef Sykehuset Østfold HF Tom Darre Lybeck Spesialrådgiver Vestre Viken HF Svein Øverland Konserntillitsvalgt Fagforbundet/HSØ RHF Jørgen Løvdal Brukerrepresentant Brukerutvalget/HSØ RHF Tod Faye-Schøll Seksjonssjef / Prosjektstøtte Forsvarsbygg Tabell 1 viser medlemmer i prosjektgruppa 1.4 Møteplan Prosjektgruppa har hatt 8 møter i perioden 15. januar tom 24. juni 2011. Møtedato 05.01.2011 24.01.2011 14.02.2011 10.03.2011 04.04.2011 28.04.2011 24.05.2011 23.06.2011 Tabell 2 viser oversikt over møtene som er avholdt 7

2 Beslutningsprosess og krav til dokumentasjon 2.1 Innledning Virksomheten til Helse Sør-Øst er basert på lover og forskrifter, med særlig vekt på helseforetaksloven, spesialisthelsetjenesteloven og pasientrettighetsloven. Rammene for virksomheten er nærmere definert i vedtekter og avtaler. Føringer blir gitt i årlige oppdrags- og bestillerdokument, og i foretaksprotokoller. 2.2 Salg av foretaksgruppens faste eiendommer Salg av foretaksgruppens faste eiendommer reguleres av helseforetaksloven 31 og vedtektene til og det enkelte Helseforetak 2.2.1 Salg av eiendom verdsatt til kr 10 mill. eller mindre HF styre Styret i helseforetakene har fullmakt til å beslutte salg av fast eiendom verdsatt til kr 10 mill. eller mindre, forutsatt at ikke andre lover, bestemmelser eller rettigheter er til hinder for dette. Verdien for hele eiendommen, eller det som skal avhendes og som hører naturlig sammen, er grunnlag for beløpsgrensen. 2.2.2 Salg av eiendom verdsatt til over kr 10 mill. HF styre RHF styre RHF Foretaksmøte HF Foretaksmøte Vedtak om salg av eiendommer verdsatt til over kr 10 mill. treffes av fortaksmøtet i Helse Sør-Øst RHF etter forslag fra styret. Når foretaksmøtet i det aktuelle Helseforetak skal fatte vedtak etter denne bestemmelsen, skal saken først behandles i styret i HF og RHF, før det behandles i foretaksmøte til RHF, og til slutt i det aktuelle HF sitt foretaksmøte. Til grunn for verdsettelsen legges markedsverdi fastsatt i samsvar med punkt 6.1 nedenfor. 2.2.3 Krav til dokumentasjon Alle opplysninger som skal registreres i henhold til pkt. 8.4.1 Avklaringer i forhold til interessenter, ansatte og ansattes organisasjoner. Avklaringer i forhold til eventuelle heftelser og øvrige rettighetshavere, jf. pkt. 3.2. Krav i styrende dokumenter (foretaksprotokoller, styrevedtak i regionale foretak, etc.), jf. pkt. 3.4. 8

2.3 Salg av sykehusvirksomhet Det følger av vedtektenes 9 (RHF) at vedtak om salg av sykehusvirksomhet skal treffes av foretaksmøtet, jf. Helseforetaksloven 32. Sykehusvirksomhet kan ikke selges uten Stortingets samtykke, jf Helseforetaksloven 32. Styret skal oversende eventuelle saker med forslag om salg av hele eller deler av et helseforetaks virksomhet innenfor spesialhelsetjenesten, eller tjenester som står i naturlig sammenheng med spesialhelsetjenesten, til departementet, - slik at saken kan forelegges for Stortinget, jf. Helseforetaksloven 32. (RHF vedtekter 10) Med sykehusvirksomhet menes sykehus i drift. Sykehus er virksomheter som er godkjent i henhold til spesialisthelsetjenesteloven 4-1. Bestemmelsen regulerer salg av den delen av sykehuset som har kliniske funksjoner samt medisinske og andre helsefaglige servicefunksjoner. Dersom saken vurderes å være slik at; den er av vesentlig betydning for foretakets virksomhet, den er av vesentlig betydning for løsning av fastsatte målsetninger og oppgaver, saken antas å ha prinsipielle sider av betydning, eller saken antas å ha vesentlige samfunnsmessige virkninger, jf Helseforetaksloven 30, skal saken behandles i styret i HF og RHF, før det behandles i foretaksmøte til RHF, Til slutt stadfestes saken i det aktuelle Helseforetaks foretaksmøte. Saken følger de samme beslutningslinjer som for salg av fast eiendom verdsatt til over kr 10 mill. Hvilke saker foretaksmøte i RHF skal fatte vedtak i etter denne bestemmelse, kan det også fastsettes nærmere bestemmelser om i vedtektene. (p.t. ikke gjort spesielt for riving og sikring) Saker av vesentlig betydning og saker som antas å ha prinsipielle sider eller vesentlige samfunnsmessige virkninger (som nevnt i punktene ovenfor) følger således denne beslutningsprosessen: HF styre RHF styre RHF Foretaksmøte HF Foretaksmøte Øvrige saker følger denne beslutningsprosessen: HF styre 2.4 Forhåndsinnmelding av planlagte salg Planlagte salg i et budsjettår skal behandles i den ordinære budsjettprosessen, og meldes særskilt til. Følgende opplysninger må registreres: Navn på virksomheten/institusjonen 9

Adresse Tomteareal Bebyggelsens bruttoareal (BTA) Ved boligsalg: Antall leiligheter/enheter Vernestatus Antatt salgspris Nærmere rutiner for slik forhåndsinnmelding vil bli utarbeidet. 3 Føringer for salg av fast eiendom 3.1 Generelle begrensninger - aktuelle lover og forskrifter Rutinebeskrivelsene i Avhendingsrutinene skal sikre at foretaksgruppen handler i samsvar med gjeldende lover og forskrifter. Som en ekstra støtte er denne veiledningen utarbeidet med sikte på så langt som mulig å samle alle relevante lover og forskrifter på ett sted. Veiledningen kan imidlertid ikke erstatte juridisk kompetanse i et prosjekt, og gir bare en oversikt over aktuelle lover og forskrifter. For opplysninger om hjemmelsforhold, rettighetsspørsmål heftelser mv. må grunnboken sjekkes. Dette skal gjøres ved ethvert salg. Etter omstendighetene kan det også være grunn til å undersøke om det foreligger ikke tinglyste heftelser, rettigheter og lignende, som derved ikke vil fremgå av grunnboken. For eksempel kontraktsrettslige bindinger som kan tenkes å følge eiendommen fra tidligere overdragelser. 3.2 Regjeringens eierpolitikk Dokumentet Regjeringens eierpolitikk er forankret i Stortingets behandling av St.meld.nr 13 (2006-2007) Et aktivt og langsiktig eierskap. Her legges det til grunn at styret og ledelsen i Helseforetakene er kjent med forventninger og krav som følger av regjeringens eierskapspolitikk. Dette må ivaretas. 3.3 Føringer gitt i foretaks- og styremøter Alle overordnede føringer og styringsbudskap gitt til i oppdrags- og bestiller dokumenter og i foretaksprotokoller gjelder også for Helseforetakene. Dette følger av oppdrags- og bestillerdokumentet til det enkelte Helseforetak. I tillegg gjelder også krav gitt i, eller som følge av, styrevedtak i. Oversikt over de til enhver tid gjeldende føringer kan finnes i: (søkbar database som vi anbefaler at man oppretter) I dette kapitelet følger en oversikt over hvilke føringer som er gitt p.t: 10

Protokoller fra foretaksmøter finnes på: http://www.regjeringen.no/nb/dep/hod/tema/sykehus/styringsdokumenter/protokoller-forforetakene/foretaksmoter.html?id=443318 Protokoller fra styremøter finnes for øvrig på hjemmesiden til. For at disse hensyn og føringer som det pekes på i det følgende skal kunne ivaretas i tilstrekkelig grad, må det gjøres på et tidlig stadium i en salgsprosess. Det vises til vedlagte rutine for innledende arbeider (forut for avhending). 3.3.1 Generelt Det skal foretas en aktiv forvaltning av bygg- og eiendomsmassen. Ved vurdering av resultatoppnåelse skal det ses bort fra engangseffekter, herunder gevinst og tap ved salg av fast eiendom. Salgsinntekter vil inngå i departementets samlede vurdering av sitt framtidige behov for langsiktige lån. 3.3.2 Hensynet til de ansatte Salg av personalboliger skal gjøres på en måte som ivaretar hensynet til de ansatte på en tilfredsstillende måte. 3.3.3 Opprettholdelse av barnehageplasser Helseforetakene skal søke å finne løsninger som gjøre at de ikke bidrar til at antall barnehageplasser reduseres i kommuner der det er bruk for dem for å nå målet om full barnehagedekning. 3.3.4 Salg til høystbydende Eiendommen skal selges til høystbydende dvs. til markedsverdi. 3.3.5 Samhandlingsreformen Der det er aktuelt skal det, i nær dialog med aktuelle kommuner, gjøres særskilte vurderinger av om eiendommen kan være egnet til bruk i forhold til de forslag som vil komme/er kommet i samhandlingsreformen. Dette må skje på et tidlig nok tidspunkt til å muliggjøre dialog omkring prosessen og bruk av eiendommen. 3.3.6 Informasjon til kommuner og fylkeskommuner Berørte kommuner og fylkeskommuner skal informeres om alle salg av eiendom, uavhengig av vurderinger i forhold til samhandlingstiltak. Dette må skje på et tidlig nok tidspunkt til å muliggjøre dialog omkring prosessen og bruk av eiendommen, jf rutine Før avhending. 3.3.7 Forholdet til Landsvernplanen for helsesektoren 11

Ved avhending av eiendom som er omfattet av landsverneplanen, skal det sikres formelt vem gjennom forskrift eller lokal reguleringsplan før eiendommen går ut av spesialisthelsetjenestens eie. All avhending av eiendom som er omfattet av landsverneplanen, skal rapporteres til felles database. 3.3.8 Disponering av eventuell salgsgevinst Frigjorte midler ved salg skal benyttes til nedbetaling av gjeld eller investeringer i varige verdier. Tillegg fra styresak 093-2009 i : Frigjort likviditet ved salg av eiendom skal kunne benyttes til investeringer. Investeringer i varige driftsmidler, enten til oppgradering av gjenværende bygningsmasse eller investering innen kjernevirksomheten, skal godkjennes av. 3.4 Føringer i tilknytning til det enkelte salg I det enkelte tilfelle skal det vurderes konkret om en eiendom skal selges med forbehold om at dersom denne omreguleres innen en viss tidsfrist slik at verdien øker, skal en andel av verdistigningen tilfalle de aktuelle Helseforetak. Øvrige krav kan også knyttes til det enkelte salg. 3.5 Fullmakter 3.5.1 Styrevedtak Administrerende direktør i det respektive helseforetak bør ha egne fullmakter delegert gjennom eget styrevedtak, - for hvordan avhendingsprosessen skal gjennomføres. Fullmaktene for gjennomføring kan være generelle eller særskilt fastsatt i tilknytning til den konkrete sak. Det presiseres i denne forbindelseat det ikke kan gis generelle fullmakter til å selge fast eiendom. 4 Grunnlag for salg Vurderingstemaer som gjennomgås forut for salg. Se rutine for innledende arbeider (forut for salg). 4.1 Virksomhetsstrategi / Utviklingsplan Avhending av fast eiendom er ett av flere virkemidler for gjennomføring av virksomhetsstrategier og eiendomsstrategier. Dette må ses i forhold til den regionale eiendomsstrategien. 4.1.1 Den regionale eiendomsstrategien Hovedmålene i den regionale eiendomsstrategien er definert i fem målformuleringer: 1) Sørge for at byggene er funksjonelle for pasientbehandlingen, og at eiendomsmassen utvikles og tilpasses i tråd med endrede behov innen pasientbehandlingen. 2) Bidra til å redusere negative påvirkninger på klima og miljø, og utvikle en praksis for etisk handel. 12

3) Ivareta lover og forskrifter, herunder krav til universell utforming 1. 4) Arbeide med kontinuerlig forbedring for å effektivere eiendomsdriften og oppnå en effektiv arealbruk. a) I løpet av 2015, oppnå en kostnadseffektivisering innen forvaltning og drift for eiendomsområdet på 10% i forhold til 2010-nivået. b) I løpet av 2015, oppnå en samlet arealeffektivisering på 10% for foretaksgruppen i forhold til 2010-nivået. 5) Bedre tilstandsgraden slik at det enkelte bygg eller bygningskompleks har en minimumstilstand relatert til teknisk tilstand etter norsk standard. a) På sikt skal det tilstrebes å fjerne vedlikeholdsetterslepet, dvs. å oppnå en gjennomsnittlig tilstandsklasse 2 på 1,0. b) Ingen enkeltelement i byggene skal ha tilstandsklasse 3. Kjernevirksomheten vil være grunnleggende for eiendomsbehovet. Eventuell overdekning eller uhensiktsmessig bygningsmasse selges. 4.2 Tilstand/ egnethet/ tilpasningsdyktighet Tilstandsvurderinger er utført for den vesentligste del av bygningsmassen i foretaksgruppen. Gjennomførte kartlegginger av tilstandsgrader, bygningenes tilpasningsdyktighet, funksjon og egnethet vil også kunne identifisere potensielle avhendingsobjekter. I dette inngår også planer for hvilke bygg som ikke lengre skal inngå i helseforetakenes eiendomsportefølje, jf oppdrags- og bestillerdokument fra RHF til HF. Samme webverktøyet er brukt av alle helseforetakene i Helse Sør-Øst. Kartleggingen er utført på dekomponert nivå for bygg og tekniske anlegg. I samme registrering er det også kartlagt egnethet (fysiske forhold og elastisitet). Status viser at foretaksgruppen er på god vei til lik og god tilstandsvurdering. Disse sammen med en strategisk vurdering og prioritering av bruken vil ev. konkludere med objekter for avvikling og /eller avhending. For ytterligere informasjon henvises til sluttrapporten for FUBE delprosjekt 07 Vedlikeholdsplaner og tilstandsvurderinger. 4.3 Krav til arealeffektivisering Det skal arbeides med kontinuerlig forbedring for å effektivisere eiendomsvirksomheten og oppnå en effektiv arealbruk: Areal effektiviseringens viktigste oppgave er å legge til rette for optimal produksjon i kjernevirksomheten, dvs. best og mest effektiv pasientbehandling, forskning og undervisning. 1 Produkter, byggverk og uteområder som er i alminnelig bruk skal utformes slik at alle mennesker skal kunne bruke dem på en likestilt måte så langt det er mulig, uten spesielle tilpasninger eller hjelpemidler. 2 Teknisk tilstand på bygget iht. Norsk standard. 13

5 Optimalisering av salgsobjektene 5.1 As is salg Dette er den vanligste salgsformen. Fordelen er blant annet rask realisasjon, reduserte driftsutgifter og lav risiko for ansvar for selger for mangler som oppdages i ettertid, men lavere salgsverdi. 5.2 Utviklingssalg Det bør gjennomføres en kost- nyttevurdering av om en eventuell omregulering før eiendommen selges. Alternativt kan man synliggjøre potensialet eiendommen vil ha i markedet i markedsføringen, dersom eiendommen omreguleres til et ikke offentlig formål. Et slikt potensial bør i så tilfelle innarbeides i salgsprospektet. Hvordan oppnå høyest mulig salgsgevinst Før en eiendom legges ut for salg, må det vurderes hvor langt man skal gå i å utvikle den, før avhendelse finner sted. Reguleringsformålet, grad av utnytting, med mer er forhold som har stor innvirkning på prisen. Sykehuseiendom er normalt regulert til offentlig formål. Ny eier vil ofte utvikle eiendommen til et annet reguleringsformål. Dersom dette ikke er avklart før salgstidspunktet,vil det være en usikkerhet/risiko knyttet til utviklingsmuligheten for eiendommen. Denne risikoen vil kunne speile seg i salgsprisen i negativ retning. På den annen side er en reguleringsprosess ressurs- og tidkrevende. Helseforetakene har sjelden kompetanse eller ressurser til å forestå denne prosessen i egenregi. For hvert enkelt salg må det vurderes om; (i)eiendommen skal selges som den er, og videre overlate reguleringsarbeidet og -risikoen til kjøper, eller(ii)om helseforetaket skal besørgeeiendommen omregulert med reguleringsformål og tillatt utnytting før salg. Dette må vurderes konkret i hvert enkelt tilfelle. Der hvor eiendommen selges uten omregulering kan det være et alternativ å utarbeide en mulighetsstudie av salgsobjektet. God kommunikasjon med reguleringsmyndighetene i denne prosessen vil gi gode signaler om både formål og grad av utnytting. Det anbefales at mulighetsstudiet holdes på et relativt enkelt og overordnet nivå, og kun utvikles så langt at de vesentligste usikkerhetsfaktorene reduseres. Dette vil normalt være reguleringsformål, mulig utnyttelse og eventuelle krav om bidrag til offentlig infrastruktur, jf pkt 3.5.1. 5.3 Direkte salg versus åpent salg ESAs retningslinjer for statsstøtte, kapitel 18B Salg av offentlig eiendom og bygninger, skisserer to alternative salgsprosedyrer som skal sikre at salg skjer på kommersielle vilkår og følgelig ikke innebærer elementer av statsstøtte. Ved usikkerhet rundt statsstøtteproblematikk må juridisk kompetanse konsulteres. Med åpent salg menes salg som har skjedd til markedspris, og som er gjennomført på bakgrunn av en åpen og tilstrekkelig utlyst budrunde som det ikke er knyttet vilkår til, og at det høyeste eller eneste tilbud blir valgt. Med direkte salg menes salg direkte til en kjøper etter nærmere avtale, hvor salgsobjektet ikke har vært kunngjort på det åpne markedet og det ikke har funnet sted noen forutgående budrunde. Hovedregelen for salg av eiendom i Helse Sør-Øst skal være åpent salg. 14

Direkte salg kan bare skje i følgende tilfelle, og fremgangsmåten som er beskrevet i rutinene må da følges: A. til fylkeskommune eller kommune dersom disse har meldt interesse/behov gjennom avklaringsprosessen, B. når kun et mindre antall kjøpere er aktuelle, eller C. når eiendommen har liten verdi. Øvrige salg skal skje som åpent salg 5.4 Salg med tilbakeleie Salg med langvarig tilbakeleie kan komme i konflikt med forbudet mot finansiell leasing, jf. økonomireglementet til. Kortvarig tilbakeleie kan vurderes. I slike tilfeller anbefales det at juridisk kompetanse konsulteres. 5.5 Salgstidspunkt Før en eiendom legges ut i markedet bør man foreta en markedsanalyse, hvor tidspunkt for realisering inngår som ett av flere punkter. 6 Verdifastsettelse 6.1 Takst Før en eiendom skal selges, skal verdivurdering gjennomføres i tråd med føringene som er beskrevet i punkt 5.3 ovenfor, direkte salg versus åpent salg. For salg av eiendom verdsatt til over kr 10 mill. eller ved direkte salg, skal en eiendom takseres av offentlig godkjent takstmann. Taksen skal være basert på ordinære markedsindikatorer og verdsettingsstandarder. Der det foreligger flere takster skal normalt gjennomsnittet legges til grunn, så fremst dette vurderes til å kunne være markedsverdien. Ved store avvik i takstene må det vurderes konkret i det enkelte tilfelle hvordan verdifastsettelsen skal gjennomføres. Ved direkte salg er det begrenset adgang til å selge til annen pris enn takst (forutsatt at denne avspeiler markedsprisen). Bare unntaksvis og dersom man ikke lykkes med å selge til takst kan man innrømme kjøper en rabatt på inntil 5%. Dette følger av ESAs retningslinjer for statsstøtte. Juridisk kompetanse bør konsulteres dersom det er usikkerhet mht. statsstøtteproblematikk. Ved åpent salg må eiendommer som selges til næringsformål, eller kan tenkes brukt til næring, ha vært kunngjort flere ganger i markedet i minimum 2 måneder, før bud under takst kan godtas. Aksept av bud under takst for slike eiendommer må vurderes av juridisk avdeling i HSØ RHF. 15

7 Rutiner 7.1 Rutiner for salg 7.1.1 Før avhending (innledende arbeider) Rutine som går igjennom tiltak forut for en salgsprosess. Salg er virkemiddel for gjennomføring av virksomhetsstrategi. Innstilling gjøres av helseforetakets administrerende direktør som velger hvilke eiendommer som skal selges. Det sikres forankring i eget styre og. 7.1.2 Avhending - Salg Direkte salg: Hjemmelsoverføring eller overføring av andre rettigheter ved salg, gave, makeskifte m.v. uten at eiendommen har vært lagt ut til budrunde og kunngjort i det åpne markedet. Direkte salg kan skje til fylkeskommune eller kommune dersom disse har meldt interesse/behov gjennom avklaringsprosessen, når kun et mindre antall kjøpere er aktuelle, eller når eiendommen har liten verdi., ref. pkt. 5.3. Det er viktig å være oppmerksom på de spesielle forhold knyttet til statsstøtteproblematikk som gjør seg gjeldende ved direkte salg, og som fremgår av rutinene samt denne rapportens punkt 5,3 og 6.1. Åpent salg: Salg som skjer i det åpne markedet etter forutgående kunngjøring og budrunde, uten begrensninger på hvem som kan melde seg som interessenter. Salget skal videre normalt gjøres via eiendomsmegler. Eiendommer som selges til næringsformål, eller kan tenkes brukt til næring, skal normalt kunngjøres flere ganger over en periode på minimum 2 mnd forut for salg. Eventuelle unntak fra denne tidsfristen må avklares med juridisk avdeling i HSØ RHF i forhold til ESAs retningslinjer i det enkelte tilfelle. 7.1.3 Etterarbeider Rutine som går igjennom tiltak i etterkant av en salgs- eller riveprosess. Etter at salget er avsluttet, overtagelsesprotokoll er ferdigstilt og skjøtet tinglyst, kan man vurdere å innkalle til evalueringsmøte med prosjektdeltakerne, inkludert megler, dersom salget skjedde gjennom denne. Ved salg gjennomført av HF, bør RHF være med på evalueringsmøtet. Formålet med møtet er å ta vare på/videreføre erfaringer fra det konkrete salgsprosjektet. Etter salg av formålsbygg skal megler overlevere liste over interessentene som viste interesse for eiendommen. 8 Oppgavefordeling 8.1 Dagens oppgavefordeling Alle salg foregår i utgangspunktet lokalt, dvs. i helseforetakene. 16

Foretakene benytter eiendomsmeklere til salg i markedet, --åpent salg. Ved direktesalg, normalt til kommuner er bildet mer sammensatt: o og enkelte helseforetak gjennomfører hele prosessen i egen regi. o Noen helseforetak benytter ekstern bistand til deler av prosessen, primært de juridiske/avtalemessige elementene. Meklerprovisjonene varierer fra under 1% til ca. 2,5%, avhengig av inngåtte avtaler og objektstørrelse. Helse Sør- Øst RHF har sentrale rammeavtaler som kan benyttes til både til faglig bistand i salgsprosesser og selve salgsprosessen av større objekter. I tillegg har flere foretak egne rammeavtaler med eiendomsmeklere. 8.2 Foreslått oppgavefordeling 8.2.1 Desentralt (HF) De forberedende vurderinger knyttet til behov for arealer er en del av foretakenes strategiske ansvar, og må derfor ligge på foretaksnivå, evt. med støtte fra sentral enhet (se over). Det er foretakene som fremmer forslag om hvorvidt salg av eiendom skal gjennomføres som en del av deres eiendomsstrategi eller ikke. Beslutning og gjennomføring av salg av eiendommer under eller lik kr 10 mill ligger på helseforetaksnivå. Se nærmere om beslutningsmyndighet i kapitel 2. 8.2.2 Sentralt (RHF/felles) Oppgaver som krever et nødvendig kritisk volum for å kunne gjennomføres med tilstrekkelig kompetanse, må sentraliseres. Større salg, med komplekse prosesser, bør i hovedsak legges sentralt, siden dette normalt krever kompetanse og erfaring som det ikke er hensiktmessig å bygge opp eller vedlikeholdes lokalt. Selv om det er mulig å kjøpe inn kompetanse av et HF for større og/eller kompliserte enkeltsalg, gir dette lite kompetanseoppbygging og gjenbruksverdi i foretaksgruppen, og det er derfor viktig at slike salg gjennomføres sentralt også der mye av kompetansen kjøpes inn for å opprettholde nødvendig innkjøps- og styringskompetanse. Avhendingskompetanse knyttet til strategiske vurderinger (økonomiske, markedsmessige, juridiske, etc.) bør ligge sentralt, og tilbys foretakene for deres saksforberedelse (se under). For alle salg over 10 Mill.skal det foretas en konkret vurdering om salget skal gjennomføres lokalt eller sentralt. Utarbeidelse og vedlikehold av rutiner, verktøy etc. er også oppgaver som best kan ivaretas og oppfølges sentralt. 8.2.3 Ekstern bistand Ved åpent salg i markedet av avklarte objekter bør selve salgsprosessen fortsatt i hovedsak skje via eiendomsmekler. Øvrige forhold ivaretas av lokal eller sentral enhet i foretaksgruppen. 17

Ved direkte salg, normalt til kommuner, bør hele salgsprosessen kunne gjennomføres i egen regi. Dette bør skje sentralt, alternativt lokalt med sentral bistand, som besørger at alle krav til formell fremgangsmåte og øvrige juridiske forhold ivaretas. Ved utviklingssalg (ref. kap.5.2) vil det normalt være behov for ekstern fagbistand til bl.a. mulighetsstudier og utarbeidelse av reguleringsplaner. Ut over dette kan det også være behov for ekstern bistand til juridiske avklaringer, og til spesialistoppgaver som ikke trengs i vanlig drift, ref. kap. 10.2. Forut for eventuell innhenting av ekstern juridisk bistand, skal alltid juridisk avdeling i RHF konsulteres, da denne primært forutsettes å inneha slik kompetanse. 8.3 Registrering 8.3.1 Hvilke oppgaver som skal registreres Alle salg av eiendom uansett størrelse skal registreres, med følgende opplysninger: Navn på virksomheten/institusjonen Type eiendom, etter Norsk Standard NS 3457 Virksomheten i eiendommen. Matrikkelnr. (Gnr/bnr.) og GAB-nr. Evt. bedriftsnr. Adresse Tomteareal Bebyggelsens bruttoareal (BTA) Ved boligsalg: Antall leiligheter/enheter Takst, med energimerking og tilstandsrapport. Vernestatus Reguleringsstatus Heftelser og andre eventuelle rettighetsforhold Oppnådd salgspris Alle opplyninger som listet over skal kunne aggregeres til et sentralt eiendomsregister på regionalt nivå. Ut over dette skal det i beslutningsunderlaget/styresaken bl.a. framgå: Strategiske forhold knyttet til salget. Føringer gitt i fortaksprotokoller. Andre føringer. Dokumentasjon ift. informasjon til tillitsvalgte om salg. 18

Alle opplysninger, med unntak av oppnådd salgspris, skal foreligge før salget fremmes for beslutning i eget styre. 8.3.2 Hvor ligger/legges opplysninger/dokumenter Alle eiendomsopplysninger som nevnt over skal være tilgjengelige både på foretaks- og regionalt nivå. Alle opplysningene skal være offentlig tilgjengelige, og må ligge i, eller knyttes opp mot, de respektive arkivsystemene på foretaks- og regionalt nivå. 8.3.3 Presentasjon/tilgjengelighet/lagring/oppdatering Tigjengeligheten skal i utgangspunktet være gjennom sak-/arkivsystemene, men kan også ligge i databaser knyttet til FDV-systemene. 9 Kompetanse 9.1 Kompetanse Forskjellige hensyn vil være aktuelle ved vurdering avkompetansebehov - og fordeling mellom RHF og HF - for eksempel: Skal prinsippet om Laveste Effektive Beslutningsnivå følges? Kostnadseffektivitet i avhendinger egen breddekompetanse og ekstern kompetanse på smale deloppgaver? Hensynet til Interessenthåndtering (Kommuner, statlige organer, friluftsinteresser, frivillige organisasjoner osv). Alt som skal gjøres likt (i HSØ) taler for sentralisering. Dette gjelder rutiner, og kompetanse til å etablere og støtte andre (HF) i rutinene. Det samme gjelder oppgaver hvor foretakene i utgangspunktet ikke har tilstrekkelig kritisk masse dvs. at det ikke er tilstrekkelig volum av salgssaker til å opprettholde en tilstrekkelig kompetanse. Verktøykassens hensikt er bl.a. å gi støtte/hjelp lokalt. 9.2 Personkompetanse Kompetanse for å utarbeide prosessrutiner børe finnes sentralt i samarbeid med lokale ressurser. ( Jf FUBE 11). RHF fokuserer kompetansen mot å støtte lokale utførere av avhendingsoppdrag. HF benytter rutinene så langt de passer i de enkelte avhendingsoppdrag. HF skal ha kompetanse til å gjennomføre 1) og styre oppdragene lokalt. 9.2.1 Gjennomføring: A. Planlegge B. Anskaffe og følge opp ekstern bistand (megler etc) 19

C. Egeninnsats (iht. egne ressurser og kompetanse) D. Rapportere 9.2.2 RHF Som rådgiver for personell i de enkelte HF bør det i RHFet finnes juridisk kompetanse, spesialisert på eiendomsjuridiske forhold. Mye av det operative arbeidet kan løses av ansatte i det enkelte HF ved hjelp av gode felles prosedyrer og rutiner. Offentlige eiendommer har imidlertid ofte uklare hjemmels- og eierforhold og ikke alltid like klare grenser, har servitutter, osv. Dokumentasjonen kan også være mangelfull, vanskelig tilgjengelig, ikke eksisterende osv. Variasjonene er store fra eiendom til eiendom. Å kunne håndtere dette er sentralt i alle avhendingsprosesser. God kvalitetssikring av forberedelser og klargjøring av eiendommer som skal selges, samt gode salgsprosesser, vil betale seg ved lavere risiko for klager, ulemper og problemer etter at eiendommene er overlevert til nye eiere. Klager og avdekking av problemer i etterkant av et salg bør minimaliseres i størst mulig grad både med tanke påkostander, omdømmemessig hensyn og rent praktisk, ved at personell blir bundet opp i oppdrag/prosesser som kunne vært avsluttet eller unngått fullstendig. Sentral juridisk kompetanse vil kunne ivareta dette. Denne kompetansen bør finnes ved juridisk avdeling på RHF. Systemforvaltningskompetanse for å drive og vedlikeholde et sentralt kvalitetssystem (eksempel: Skifte Eiendoms Skiftenøkkel) må ligge sentralt. Et slikt system krever kontinuerlig oppdatering så det hele tiden består av siste versjon av vedtatte rutiner, prosedyrer, lover og forskrifter. I tilknytning til et slikt system kreves det en sentral kapasitet for å holde oversikt / database over innmeldte, pågående og gjennomførte avhendingssaker. Ut over rapportering til, og oppfølging av spørsmål fra, eier (HOD), kan en database fungere som informasjonssentral og kontaktpunkt mellom ansatte i HF-ene som arbeider med operative oppgaver. I tillegg er bestiller- og styringskompetanse svært varierende på de ulike helseforetakene. Det er derfor behov for å ha en sentral ressurs som kan gå inn i en slik rolle ved behov, eller være veileder for foretakene. 9.2.3 HF For å gjennomføre og styre oppdragene lokalt, må det finnes en tilstrekkelig eiendomsforvalterkompetanse. Som et minimum må det kunne lages en gjennomføringsplan og utarbeides/sammenstilles nødvendig beslutningsgrunnlag til bruk i HF/RHF, anskaffes ekstern bistand til gjennomføring, samt styre eksterne og interne bidragsytere. Denne type kompetanse ligger i skjæringspunktet mellom forvaltning, markedsføring / analyse og prosjektledelse. 9.3 Systemkompetanse 9.3.1 Veiledere/sjekklister mv Systemkompetanse bygges ved utarbeidelse av veiledere, rutiner og sjekklister, systematisk akkumulering og systematisering av dokumentert informasjon og systematisk tilbakeføring av erfaringer. 20

Det må også vurderes om dette skal inngå i et overordnet og evt. sertifisert KS-system. 10 Avhendingsprosjekt kontra permanent avhendingsorganisasjon 10.1 Grensesnitt mot andre prosesser Avhendinger inngår ofte i større strukturelle prosesser, med utgangspunkt i virksomhetsendringer. Eksempler på dette på overordnet nivå er endringene i sykehusområder, samhandlingsreformen, etc. På neste nivå vil strukturelle prosesser omfatte konkrete endringer i måten tjenestene blir utført. Salgsprosesser har dermed også avhengigheter mot organisasjonsprosesser, investeringsprosesser og byggeprosesser. 10.2 Ad hoc kontra permanent organisasjon Mange salgsprosesser, og særlig de større, vil være tidsavgrensede, og knyttet til større organisasjonsendringer og virksomhetsendringer, og/eller til større investeringsprosjekter. Slike tidsavgrensede avhendingsprosesser krever dermed en kompetanse som må etableres eller kjøpes inn, og avvikles etter gjennomført prosess. Alternativet er å ha en sentral kompetanse, som kan benyttes over tid til å gjennomføre ulike avhendingsprosesser, og da evt. suppleres med innleid/innkjøpt ekstern kompetanse. Grunnbemanningen vil da bygge opp systemer og kunnskap samt sikre overføring av erfaringer og kunnskap til nye avhendinger. Eksempel på viktigheten av dette er bl.a. Forsvarets erfaringer med opprettelsen og utviklingen av Skifte Eiendom. En sentral kapasitet må ikke være så stor at den ikke kan utnyttes effektivt over tid. Spesielle topper, eller prosjekt kan bemannes opp gjennom en prosjektorganisasjon. Spesialistkompetanse som ikke trengs i vanlig drift sikres gjennom rammeavtale, men følges opp av medarbeidere i egen organisasjon (kompetanseoverføring). Prosjektorganisasjoner lekker ofte kompetanse og kapasitet mot slutten av prosjektperioden vanskelig å ferdigstille til rett tid og kvalitet. Ad hoc-prosesser med utgangspunkt i foretakenes egne organisasjoner, vil foruten å måtte bygge opp og ned kompetanse, eller kjøpe den inn, dessuten ofte inneholde mange ineffektive elementer. Dette kan være knyttet til unødig ressursbruk som har utgangspunkt i usikkerhet knyttet til beslutningsprosesser og beslutningsunderlag, manglende kunnskap, lite målrettede prosesser, informasjonsinnhenting, etablering av rutiner med liten gjenbrukseffekt, mm. 11 Måloppnåelse 11.1 Kriterier Arealeffektivisering 21

I henhold til vedtatt strategi for eiendomsområdet innen helse Sør-Øst RHF skal det i perioden 2010-2015 oppnås en arealeffektivisering på min. 10 %. Denne måles som summen av netto endring i samlet arealbruk og endring i produksjon. Endringen i produksjon skal måles etter omforente metoder og parametre som benyttes i foretaksgruppens øvrige rapportering og styring på produksjon. Salg eller riving er blant virkemidlene for arealeffektivisering. Profesjonalisering Dette er vanskelig å måle, men kan være knyttet til bl.a. Bedre strukturell og personlig kompetanse. Bedre eiendomsforvaltning. Bedre saksbehandling og prosesser, med mer transparens. At våre samarbeidspartnere (kommuner etc.) opplever oss som dyktigere, mer forutsigbare og enhetlige. Bedre service overfor, og mellom, foretakene. 11.2 Langsiktige gevinster Det langsiktige målet ved salg og riving er å oppnå en hensiktsmessig struktur på eiendomsporteføljen, som understøtter virksomhetens strategiske og operative mål. Eiendommer som ikke kan vedlikeholdes på en regningssvarende måte, og som ikke inngår i foretaksgruppens langsiktige planer, skal søkes solgt eller revet. Det er ikke nødvendigvis foretaksgruppens oppgave å eie og drifte bygg som ikke er formålsbygg, og som andre kan eie og drive mer hensiktsmessig og på en mer regningsvarende måte (for eksempel boliger, barnehager, generelle kontorer, etc.), jf dog pkt 5.3. Gjennom en styrking av kompetansen knyttet til avhending oppnås også bedre kunnskap omkring eiendomsporteføljen, herunder status om juridiske forhold knyttet til eiendomsmassen. 11.3 Kortsiktige gevinster Bidra til målsetningen med enn arealeffektivisering på 10 % innen foretaksgruppen. Oppnå økt kompetanse og profesjonalisering rundt avhending i foretaksgruppen. Økt fokus på strukturen i foretaksgruppens eiendomsportefølje. Vedlegg: Rutine for innledende arbeider (forut for salg) Rutine for salg Rutine for etterarbeid Oversikt over lover og forskrifter 22