Ås kommune MØTEINNKALLING Hovedutvalg for oppvekst og kultur Møtetid: 21.01.2015 kl. 18:30 Møtested: Ås kulturhus, Store salong Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken er unntatt offentlighet, eller møtet lukkes iht. lovverk. Møtedokumenter ligger til gjennomsyn på rådmannskontoret, servicetorget, bibliotekene, og www.as.kommune.no. Saksliste Side Informasjon fra rådmann Informasjon fra leder og eventuelt Referatsaker Delegerte vedtak Saker til behandling 1/15 Forskrift om reglement for orden og oppførsel i Ås-skolen 3 2/15 Valg av representanter til prosjektgruppe for evaluering av kulturområdet 7 3/15 Follo barne- og ungdomsskole 9 Ås, 13.01.2015 Olav Østerås leder Eventuelt forfall eller inhabilitet meldes på tlf. 64 96 20 07 eller e-post politisk.sekretariat@as.kommune.no v/jan Einbu. Vi sender personlig svar på forfall mottatt i e-post. Hvis du ikke får svar innen rimelig tid, må forfall meldes på telefon til sekretariatet. Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. 15/00140
Informasjon fra rådmann Informasjon fra leder og eventuelt Referatsaker 1. Søknad om fritak fra kommunale verv - Marianne Semner (H), K-sak 90/14 av 19.11.2014. 2. Referat fra samarbeidsutvalgsmøte i Solbergtunet barnehage, 07.11.2014. 3. Innkalling til samarbeidsutvalgsmøte i Frydenhaug barnehage, 09.12.2014. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21.01.2015 Side 2 av 13
Saker til behandling HOK-1/15 Forskrift om reglement for orden og oppførsel i Ås-skolen Saksbehandler: Helen Ohnstad Saksnr.: 14/04287-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 1/15 21.01.2015 Rådmannens innstilling: Forskrift om reglement for orden og oppførsel i Ås-skolen (vedlegg) godkjennes med virkning fra 21.01. 2015. Ås, 5.01. 2015 Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Vedlegg: Kommunal forskrift om reglement for orden og oppførsel i Ås-skolen Vedtak i saken sendes til: Rådmannen Oppvekst- og kultursjefen Kommunale skoler i Ås Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21.01.2015 Side 3 av 13
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Rådmannen ønsker at skolene i Ås skal ha et felles overordnet kommunalt reglement for orden og oppførsel. Det vil da være enklere å skape felles holdninger og lik praksis i skolene når det gjelder vurdering av elevenes orden og oppførsel. Det vil også gi elevene like retningslinjer på hvorledes elevene skal ha det, hva elevene kan og ikke kan gjøre på skolen, og hva som skjer dersom reglene brytes. Tilnærmelsesvis like hendelser skal gi mest mulige like reaksjoner, uansett hvilken skole i kommunen eleven går på. Rådmannen ønsker også at den enkelte skole gir en utdypende og praktisk konkretisering av den kommunale forskrift om reglement for orden og oppførsel slik at hver skole i kommunen utarbeider egne regler. Dette for å gi den enkelte skole mulighet til å tilpasse det kommunale reglementet til lokale forhold og særegenheter. Det følger av opplæringsloven 2-9 at ordensreglementet skal være en forskrift. Når kommunen delegerer myndighet til skolene - ved rektor - til å gi utfyllende regler, må også skolens regler være en forskrift og behandles i tråd med forvaltningslovens regler. Skolenes ordensreglement omtales som «Regler for orden og oppførsel på (navn) skole». Fakta i saken: Alle elever har rett til et godt skolemiljø som fremmer helse, trivsel og læring. Et ordensreglement med klare og gode regler for oppførsel på skolen, kan være et viktig virkemiddel for å oppnå et godt miljø for elevene. Ordensreglementet skal inneholde regler om rettigheter og plikter til eleven så langt de ikke er fastsatt i lov eller på annen måte. Reglementet skal inneholde regler om atferd, regler om hvilke tiltak som skal brukes mot elever som bryter reglementet (sanksjoner, refsing) og regler om framgangsmåte når slike saker skal behandles, jf. opplæringsloven 2-9. Ordensreglementet skal inneholde regler om elevenes atferd både på skolen og den skal også inneholde regler som regulerer atferd utenfor skolen, så lenge det dreier seg om forhold som har direkte sammenheng med skolegangen. Dette kan for eksempel være på skoleveien, NOU 1995: 18 punkt 30.2.2., og på turer og arrangementer. Når det gjelder mobbing eller andre krenkelser vil grensene mellom skole og fritid kunne utviskes, jf. Udir-8-2014. Det gjelder også for mobbing som skjer i det digitale rom. Selv om krenkelsene skjer utenfor skolens område og utenfor skoletiden, vil disse kunne sanksjoneres etter skolens ordensreglement dersom de har sterk nok tilknytning til skolen og skolemiljøet. Dette kan for eksempel være trusler som har direkte betydning for elevenes skolehverdag. Elevenes fritid utover dette kan ikke være en del av ordensreglementets virkeområde. SFO og leksehjelp er ikke en del av skoletiden, og vil derfor ikke omfattes av skolens ordensreglement. SFO skal ha egen vedtekt, og bør opprette sitt eget Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21.01.2015 Side 4 av 13
ordensreglement. Opplæringslovens kapittel 9a om skolemiljøet gjelder også for SFO. Det bør også utarbeides egne regler for leksehjelp. I tillegg plikter kommunen for at elevene har et godt psykososialt miljø også på leksehjelp, jf. Forskrift opplæringsloven 1A-1. Skolene kan ikke benytte andre sanksjoner enn de som er tatt med i ordensreglementet. Refsingstiltaket må stå i rimelig forhold til det aktuelle bruddet på reglementet. I Ås er det i dag ikke et overordnet felles reglement for orden og oppførsel for skolene. Den enkelte skole har egne reglement hvor noen av reglene samsvarer for flere skoler, men det er òg en del ulikheter. Det har også variert i praksis med hensyn til revideringen av gjeldende reglement. Ordlyden på utkastet for forskrift for ordensreglement er med hensikt valgt kort. Rådmannen ønsker at skolene skal lage egne utfyllende regler og praktisk konkretisering av den kommunale forskriften for reglement for orden og oppførsel. Dette gir skolene fleksibilitet til å tilpasse reglementet til lokale forhold. Rådmannen ønsker en praksis hvor skolenes regler for orden og oppførsel skal ha årlig gjennomgang/revidering i råd og utvalg. Den overordnede kommunale forskriften for orden og oppførsel foreslås å bli lagt fram til revidering én gang under hver periode for hovedutvalget for oppvekst og kultur. Ordensreglementet er en forskrift etter forvaltningsloven 2, jf. forvaltningsloven 2. Ved utarbeidelsen av forskriften skal berørte parter gis anledning til å uttale seg, jf. forvaltningsloven 37. Utkastet til forskriften har vært til høring høsten 2014 på samtlige skoler i alle samarbeidsutvalgene, samarbeidsmiljøutvalgene, foreldresamarbeidsutvalgene, elevrådene og hos de ansatte. Alle berørte parter har dermed fått muligheten til å uttale seg. Uttalelsene har blitt tatt til etterretning og noen er innarbeidet i utkastet. Andre uttalelser fra høringsrunden bør bli innarbeidet i de lokale reglene for orden og oppførsel. Vurdering: Rådmannens forslag til innstilling vil sikre lik behandling av elever i Ås med hensyn til vurderingen av orden og oppførsel. Økonomiske konsekvenser: Forslaget vil ikke gi noen økonomiske konsekvenser. Alternativer: Skolene i Ås beholder dagens ordensreglement for den enkelte skole, men med revidering av gjeldende reglement og i samsvar med opplæringslovens 2-9 og forvaltningslovens 2. Dette kan medføre ulik praktisering i vurdering av elevenes orden og oppførsel. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21.01.2015 Side 5 av 13
Konklusjon med begrunnelse: Rådmannen anbefaler et overordnet ordens- og oppførselsreglement for grunnskolene i Ås for å sikre likebehandling av elevene. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: 21.01.2015 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21.01.2015 Side 6 av 13
HOK-2/15 Valg av representanter til prosjektgruppe for evaluering av kulturområdet Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 14/04335-1 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 2/15 21.01.2015 Rådmannens innstilling: HOK utnevner følgende 2 representanter til prosjektgruppen for gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold: 1.... 2. Ås, 09.01.2015 Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Hovedutvalget for oppvekst og kultur Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalget for oppvekst og kultur Vedlegg: Prosjektplan for gjennomgang av kulturområdet våren 2015 Vedtak i saken sendes til: Alexander Krogh Plur Ellen Benestad Emil Schmidt Arne Hågensen Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21.01.2015 Side 7 av 13
SAKSUTREDNING: Sammendrag: Hovedutvalget for oppvekst- og kultur utnevner 2 representanter til å sitte i prosjektgruppen for gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Fakta i saken: I handlingsprogrammet for 2015 som ble vedtatt 10.12.2014 står følgende: Gjennomgang av hele kulturområdet når det gjelder organisering og innhold. Hva er det ønskelig at kulturområdet skal være i Ås? Hvilke kulturaktiviteter kan utføres av frivillige?(s.34 Handlingsprogrammet) Evaluere kulturhuset når det gjelder organisering, bruken, innholdet og det tekniske. (Side 39 Handlingsprogrammet) Det opprettes en prosjektgruppe som består av 3 fra administrasjonen, 1 tillitsvalgt og 2 politikere. Prosjektets oppstart er 28. januar, og prosjektet skal være avsluttet før 1. mai 2015. Prosjektrapporten vil bli behandlet i politiske utvalg i mai/juni. Det er utarbeidet en prosjektplan som ligger vedlagt, og ekstern prosjektleder er engasjert. Kan vedtaket påklages? Nei Ikrafttredelse av vedtaket: 28.1.2015 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21.01.2015 Side 8 av 13
HOK-3/15 Follo barne- og ungdomsskole Saksbehandler: Ellen Benestad Saksnr.: 15/00117-2 Behandlingsrekkefølge Møtedato 1 Hovedutvalg for oppvekst og kultur 3/15 21.01.2015 2 Formannskapet 3/15 28.01.2015 3 Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Det gjennomføres et helhetlig forprosjekt i 2015 med ramme 1,0 mill. kr. Ås kommunes andel av forprosjektet, kr 139 344, finansieres ved investeringsmidler som ble vedtatt i forbindelse med budsjett 2015.. 2. Det skal forprosjekteres rehabilitering av gymbygget, rehabilitering og ombygging av både administrasjonsbygget og undervisnings- og møteroms arealer i nytt påbygg til gymbygget. Kostnader og tempoplan for gjennomføring skal kvalitetssikres. 3. Ny sak fremmes for eierkommunene når forprosjektet er gjennomført. 4. Det skal planlegges for at rehabilitering, ombygging og nybygging kan gjennomføres i 2016. 5. Eierkommunene skal godtgjøres for deres andel av mva.-refusjonen. 6. Ski kommune er ansvarshavende og byggherre. 7. Kostnadene med det samlede prosjektet, inklusive forprosjekt, anslås til ca. 31,0 mill. kr. Kostnaden fordeles på eierkommunene i henhold til eierandelene i Eierskapsavtalen. Ås, 12.01.2015 Trine Christensen Rådmann Ellen Benestad Oppvekst- og kultursjef Avgjørelsesmyndighet: Kommunestyret Behandlingsrekkefølge: Hovedutvalg for oppvekst og kultur Formannskapet Kommunestyret Vedlegg: (separat trykk/nettbrett: -Vedlegg til flere utvalg, vår 2015) Vedlegg A Prisestimat, Vedlegg B Underlag for prisestimat, Vedlegg C Utkast til romprogram, Vedlegg D Milepælsplan Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21.01.2015 Side 9 av 13
Vedtak i saken sendes til: Ås kommune v/oppvekst og kultursjef Ski kommune v/kommunalsjef Kjell-Arne Ekeberg SAKSUTREDNING: Ingress/hovedbudskap: Follo barne- og ungdomsskole (FBU) har behov for økte bevilgninger til rehabilitering og ombygging av eksisterende bygg og for økt kapasitet ved nybygg. FBU har i flere år hatt utilfredsstillende arealer til gruppe-, møte-, arbeids- og lagerrom. Deler av bygningsmassen er nedslitt og bærer preg av utilstrekkelig vedlikehold og av manglende oppgradering over lengre tid. Gymbygget har et kritisk rehabiliteringsbehov. Saksopplysninger: Det vises til FBUs eierskapsavtale 7.1 og 7.2. 7. Bygningsmassen 7.1 Eierforholdene Kommunene eier bygningene med slik fordeling av eierandeler som angitt i 3.3. 7.2 Vedlikehold og oppgradering av bygningsmassen Vedlikeholdsutgifter dekkes over driftsbudsjettet og av eventuelt disposisjonsfond, Jfr.8.1.3. og 8.1.5. Ved behov for standardheving av investeringsmessig karakter og andre investeringer i bygningsmassen, fremmer vertskommunen egen sak for eierkommunene. Forslag til slike investeringer må kommunestyrene i eierkommune ta stilling til. FBU har i flere år slitt med utilstrekkelige arealer til gruppe-, møte-, arbeids- og lagerrom. Dette har vært forsøkt løst midlertidig med noe ombygging. Deler av bygningsmassen er nedslitt. Den bærer preg av utilstrekkelig vedlikehold og oppgradering over lengre tid. Dette gjelder i særlig grad gymbygget med garderobe- og dusjanlegg. I 2014 ble utvendig hovedtak på dette bygget byttet, som en akutt vedlikeholds sak på grunn av lekkasjer. Andre deler av taket har vært reparert tidligere av samme årsak. Utvendig panel bærer preg av råte. Inngangsdører er ikke mulig å tilpasse dagens krav til framkommelighet for rullestolbrukere og kravet til universell utforming. Personer som benytter rullestol, er helt avhengige av andres hjelp for å komme seg inn og ut av bygget. Garderobe og dusjanlegget er svært nedslitt, uhygienisk og lite tidsmessig. Om vinteren er garderobene kalde, fordi vindfanget ikke er stort nok til å kunne fungere som sluse inn mot dette arealet. Ventilasjonsanlegget er såpass slitt at det slås av så snart det ikke er elever. Dette for å spare både vifter og motor fra å gå helt i stykker. Ventilasjonsanlegget var anbefalt utskiftet ved siste kontroll, våren 2014. Skolen har imidlertid ikke økonomi til å rehabilitere anlegget innenfor ordinært driftsbudsjett. Det ansees som kritisk å få gjort noe med dette bygget snarest mulig. Dermed unngår man å måtte stenge bygget og for deretter å måtte rehabilitere utover det som foreslås her. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21.01.2015 Side 10 av 13
FBU har i de seinere årene fått stadig flere elever innenfor autismespekteret. Spesielt disse elevene trenger å være i små grupper og i rolige omgivelser. Dette fordrer lydisolering av rom, fordi flere av elevene utagerer med høyt lydnivå. Undervisningsrommene i administrasjonsbygget har dårlig lydisolering mellom seg. Det er for stor lydgjennomgang fra spesialrom for musikk og rom for og fra kunst- og håndverksrom, som ligger inntil vanlig klasserom. Skolen har etter søknad fra hjemkommunene også tatt inn elever med cerebral parese og annen fysisk funksjonsnedsettelse i tillegg til redusert kognitiv kapasitet. Disse elevene benytter rullestol av forskjellig type, avhengig av aktivitet og sted. I tillegg benyttes ulikt utstyr både for strekking, uteaktiviteter og læring. Skolen har svært begrenset lagerplass til slikt utstyr. Utstyret bør, i følge leverandør, ikke lagres på kaldtlager med variabel temperatur, da tekstiler lett vil få jordslag med fare for mugg- og soppangrep. Skolen har kun ett møterom. I skoletiden er dette den eneste muligheten for møter med foreldre/foresatte og øvrige samarbeidspartnere. Alle elevene ved skolen har individuell opplæringsplan (IOP). Mange har også individuell plan (IP), der IOP en inngår. I forbindelse med dette arbeidet, arrangeres det ca. to møter pr. elev pr. semester, altså ca 160 møter pr. skoleår. I tillegg kommer andre møter som avholdes, så som ordinære utviklingssamtaler, samarbeidsmøter med foreldre/foresatte og andre samarbeidspartnere. Ved å få et påbygg til gymsalbygget, vil noen av rommene i administrasjonsbygget frigjøres til både lager og andre rombehov som skolen har. Skolen har nå ca 50 ansatte. Det er tatt i bruk alt av rom for å dekke behov for arbeidsplasser for personalet. Likevel er dette ikke tilfredsstillende lokaliteter slik som arealene framstår nå. Skolen har ikke andre egnede rom enn gymsalen for å kunne samle alle ansatte, som f.eks. på fellesmøter og planleggingsdager. Både Arbeidstilsynet og hovedverneombudet var for et par år tilbake inne i forbindelse med arbeidsmiljøtiltak. Arbeidslivssenteret har også vært brukt. Nevnte instanser har påpekt mangler ved bygningsmassen. Gjennom medarbeiderundersøkelser de siste fire årene, har det kommet fram stigende misnøye med de fysiske arbeidsforholdene. Kostandene ved forprosjektet er anslått av UnionConsult til ca. 1, 062 mill. kroner. Byggeprosjektet er foreløpig anslått til totalt ca. 30 mill. kr. på basis av antall kvadratmeter og gjengs markedspris. Det tas forbehold om utfallet av detaljprosjektering og tilbud fra entreprenører. Prosjektering i 2015 vil gi sikrere økonomiske anslag for egen sak våren 2015 om rehabilitering og om- og påbygging i 2016-17. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21.01.2015 Side 11 av 13
Vurdering: Rådmannen vurderer at FBU trenger mere tidsmessige og bedre vedlikeholdte lokaler, både for elever og ansatte. Rådmannen mener det derfor er nødvendig med investeringsmidler til om- og påbygging. For å få til et nøkternt byggeprosjekt, vurderer rådmannen det som hensiktsmessig at det først blir gjort et grundig forarbeid. Et slikt forprosjekt vil benyttes ved utforming av en egen sak til eierkommunene våren 2015, og dernest som anbudsgrunnlag. Økonomiske konsekvenser: 1. Follo barne- og ungdomsskole får tildelt 1 millioner kroner i 2015 til forprosjektering, fordelt andelsmessig på eierkommunene. Kostnader i forbindelse med prosjektering fram til rammesøknad er hentet fra UnionConsults estimat datert 31.10.2013. (710 t). Det legges til grunn til sammen 1 000 timer inkludert tid til administrasjon av prosjektet. Ås kommunes andel av forprosjektet, kr 139 344, finansieres ved bruk av investeringsmidler. Det ble satt av kr 100.000 til forprosjektet i forbindelse med investeringsbudsjettet for 2015. Det mangler derfor kr 39.344 som det må finnes dekning for. 2. På bakgrunn av forprosjektet, vil det fremmes ny sak for eierkommunene våren 2015. Dette som grunnlag for forslag til avsetning i investeringsbudsjettene for 2016 i eierkommunene. 3. Kostnadene er inkludert merverdiavgift, som vil avregnes ved regnskapsavslutningen og refunderes eierkommunene - i samsvar med den enkelte kommunes investeringsbidrag. Kommune Eierandel/ skoleplasser Forprosjektmidler 2015 Anslag, investeringsmidler 2016 Ski kommune 14 243 852 6 870 906 Oppegård 12 209 016 5 889 348 kommune Nesodden 8 139 344 3 926 232 kommune Ås kommune 8 139 344 3 926 232 Frogn kommune 7 121 926 3 435 450 Vestby 7 121 926 3 435 450 kommune Enebakk 5 87 090 2 453 895 kommune Sum 61 1 062 498 29 937 513 Ås kommune har i budsjettet for 2015 satt av kr 100.000 til forprosjektet og kr 3.900.000 i 2016 til rehabilitering og påbygging. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21.01.2015 Side 12 av 13
Konklusjon: Rådmannen foreslår at Follo barne- og ungdomsskole for budsjettåret 2015 tildeles 1,0 millioner kroner, fordelt andelsmessig på eierkommunene. Midlene benyttes i 2015 til å forprosjektere en kritisk nødvendig rehabilitering av - og påbygging - til gymbygget i 2016 og ombygging av administrasjonsbygget i 2017. Forprosjektet gir grunnlag for en egen sak i eierkommunene med forslag til avsetning i investeringsbudsjettene for 2016. Kostnadene dekkes andelsmessig av eierkommunene, som vist i tabellen Alle summer er inklusive moms, som refunderes eierkommunene. Ski kommune står som byggherre. Hovedutvalg for oppvekst og kultur 21.01.2015 Side 13 av 13