AURLAND KOMMUNE Sakspapir Saksnr. Utval Møtedato 007/15 Formannskapet 29.01.2015 007/15 Kommunestyret 12.02.2015 Arkivsaknr.: Arkiv Sakshandsamar Dato 14/638-15/326 K1-024 Jan Olav Åsarmoen Møller 57 63 29 73 16.01.2015 Kommunestruktur - prosjektplan for sonderingsfasen Rådmannen si tilråding: 29.01.2015 Formannskapet FS-007/15 Vedtak: Samrøystes 12.02.2015 Kommunestyret Framlegget frå formannskapet vart samrøystes vedteke KS-007/15 Vedtak: 1
Samrøystes Vedlegg: Prosjektplan - sonderingsfasen Aktuelle lover, forskrifter, avtalar m.m. - Sak om overordna organisering av arbeidet fram mot endeleg vedtak om kommunestruktur. Saksopplysningar I sak om overordna organsiering fram mot endeleg vedtak av kommunestruktur er det lagt opp til inndeling i ulike faser. Kvar fase skal avsluttast med vedtak som har betydning for vidare arbeid. Denne saka gjeld prosjektplan for den første fasen, sonderingsfasen. Sonderingsalternativ til no: 1. Sogn Regionråd har i møte 5 desember vedteke å gjennomføre ei felles utgreiing for kommunane i Sogn. 2. Voss, Vik, Aurland, Vaksdal, Ulvik og Granvin kommunar har hatt møte 9 desember. Voss kommune tek initiativ til å gjennomføre ei utgreiing. 3. Frå Årdal kommune ligg det i brev dagsett 22.12.2014 føre invitasjon til møte om utgreiing om mogleg samanslåing mellom kommunane Årdal, Lærdal og Aurland. 4. Aurland kommune har vedteke å greie ut alternativet om å halde fram som no. Sonderingsfasen er den første fasen i ein samanslåingsprosess, der det vert klarlagt kva slags samanslåingsalternativ som det er ønskje om å utgreie og sjå nærare på. Kommunestyret gjer vedtak om kva alternativ som skal utgreiiast og kva som skal vera utgreiinga sitt innhald. Allereie på dette tidspunktet kan det vera aktuelt å involvera innbyggjarane for å få synspunkt på aktuelle alternativ, utgreiingstema og kva som innbyggjarane er opptekne av å få svar på i høve med utgreiingsarbeidet. I denne fasen er det viktig å få til ein god start på prosessen. Dette inneber å skaffe oversikt over kor kommunen sjølv står og å kartleggja dei viktigaste utfordringane. Lokalt eigarskap til denne delen av prosessen vil leggje eit grunnlag, både blant kommunestyrerepresentantane, tilsette og blant innbyggjarar, for ein mest mogeleg 2
felles oppfatning av saka. Det må sikrast medverknad gjennom heile prosessen. Det er viktig å utvikla tillit, gjensidig forståing, identitet, eigarskap og felles engasjement for framtidig utvikling. I denne fasen klårgjer kommunen kven som er aktuelle partnarar og sonderar nok til at det er grunnlag for å ta avgjerd om kven me eventuelt skal gå vidare med. Når kommunestyret tek avgjerd om kva for alternativ ein skal gå vidare med, er det også viktig at kommunestyret har klåre oppfatningar om kvifor det er ynskjeleg med ein større kommune og kva ein vil oppnå. Dette er peika på i sak om overordna organisering av arbeidet. Oppnår ein betre tenestetilbod? Sterkare fagmiljø? Bli meir attraktiv kommune som tiltrekkjer seg fleire arbeidsplassar? Betre infrastruktur i regionen? Større slagkraft regionalt og nasjonalt? Større politisk sjølvstyre? Ved val av samanslåingspartnarar er det viktig at kommunen er klar over eigne sterke og svake sider. Då er det lettare å gå inn i ei vurdering av korleis ein kan bli sterkare saman. Økonomiske konsekvensar Vedtak av prosjektplan er grunnlag for å kunne søke om midlar til utgreiingsarbeidet. Vurdering Det er utarbeidd eit framlegg til prosjektplan der det er teke omsyn til dei tema som er nemnt ovanfor. Det er fastsett mål for kva ein vil oppnå i perioden. Her er det teke stilling til kva som må gjerast for å sikre medverknad og kommunikasjon. Som nemnt i sak om overordna organsiering av arbeidet fram mot vedtak om kommunstruktur vert det lagt opp til tre grendamøter, på Aurlandsvangen, i Flåm og Gudvangen. I tillegg vert det lagt opp til ein arbeidsdag på folkevalddag der det vert gjennomført SWOT-analysar(Sterke sider, Svake sider, Moglegheitar og Truslar) som vil vera ein måte å få fram fleire aspekt. Blanta anna ynskjer ein å få fram no situasjonen, eigne sterke og svake sider, få fram moglegheitsbilete, risikovurdering, samt skape dialog og eigarskap i kommunestyret. 3
I sak om overordna organisering av arbeidet er det framlegg om å organisera arbeidet som eit prosjekt. Prosjekteigar er kommunestyret, styringsgruppe er formannskapet. Sonderingsfasen har mest politisk element, der det handlar mykje om kjensler og kulturell identitet. Det er difor viktig og naturleg at ordførar er prosjektansvarleg og representerar kommunen i styringsgrupper med andre ordførarar, samt handterar media. Rådmannen er saksutgreiiar og prosjektleiar. Det er viktig å nå ut til alle innbyggjarane. I tillegg til grendamøtene, bør lag og organisasjonar, fagforeiningar, næringsliv, ungdomslag, eldreråd, råd for funksjonshemma og andre instansar i kommunen inviterast til å medverke og spele inn til arbeidet. I samband med sonderingsfasen er det laga ein framdriftsplan for eventuell gjennomføring av samanslåingsprosessen. I første omgang vert dette grovmaska, enkel og oversiktleg. Prosjektplanen er viktig å få på plass som eit overordna styringsdokument som hjelp til gjennomføring av arbeidet. Tidsskjemaet er stramt. Tid og godt samarbeid med dei aktuelle samanslåingskommunane er både risikofaktorar og suksesskriteria. Det er laga ein enkel kommunikasjonsplan. I eit ferskt KS FoU-prosjekt vert erfaringar frå nokon av dei norske kommunesamanslåingane som har funne stad etter 1994, samt erfaringar frå Danmark og Finland studert. Prosjektet er utført av Deloitte. Basert på ein gjennomgang av åtte gjennomførte kommunesamanslåingar og to planlagde samanslåingar sidan 1994, peikar Deloitte på fire viktige føresetnadar for gode arbeidsgjevarprosessar, som kan vera viktig å ta med seg allereie i sonderingsfasen, fase 1. 1. Det er viktig med ein ambisiøs og tydeleg leiing dette gjeld både politisk og administrativ leiing. Ein kommunesamanslåing er ikkje eit mål i seg sjølv, men heller eit virkemiddel for å oppnå nokon mål, og desse må kommuniserast. 2. For det andre må involverte aktørar og organ ha tydelege roller og mandat. Dette vil bidra til ein tydeleg rollefordeling mellom politisk og administrativt nivå, og gje sentrale aktørar mynde og fullmakt til å ta naudsynte avgjerder. 3. Nytenking og rausheit er også stikkord i ein samanslåingsprosess. I sonderingar og drøftingar med representantar for andre kommunar, vil det vera naudsynt å kunne tenke nytt. Dette gjeld særleg for politisk leiing, t.d i drøftingar av spørsmål om kommunenavn og lokalisering av kommunesenter og administrasjon. 4. Det er ein føresetnad med ein medverkande og open tilnærming. Brei 4
medverknad i prosessen, herunder å sikre arbeidstkarens rett til å vera med å bestemme via tillitsvalde, vert gjennomgåande som ein suksessfaktor frå informantane i prosjektet. Samtlege tilsette får i praksis ein ny arbeidsgjevar ved ein samanslåing, men erfaring syner at dei største endringane kan ventast å røre ved leiarar og administrativt tilsette i kommunane. Erfaringa syner at eit kriteria for suksess for å lykkast med store omstillingsprosessar som regel er medverknad av dei tillitsvalde so tidleg som råd. I tillegg er det viktig å informera dei tilsette direkte gjennom heile prosessen. Etter rådmannen si vurdering ligg det til rette for at kommunestyret sluttar seg til prosjektplan for sonderingsfasen slik den ligg føre. 5