AREMARK KOMMUNE ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Telefon: 69 19 96 00 e-post: post@aremark.kommune.no 1798 AREMARK MØTEINNKALLING Formannskapet innkalles til møte på Rådhuset torsdag 02.06.2016 kl. 17:00 Vararepresentanter møter kun ved spesiell innkalling. Orientering fra Aremark menighetsråd/kirkelig fellesråd ved leder Berit Rødseth og kirkeverge Jan P. Vaaler. Orientering fra omsorgsutvalgets leder Øivind Strand. Rådmannen legger fram sin innstilling i kommunereformsaken. SAKSLISTE: GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA FORRIGE MØTE Sak nr. Tittel 29/16 AREMARK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2015 30/16 REGNSKAPSKONTROLL 2016 - TERTIALRAPPORT 1/2016 31/16 FINANSFORVALTNINGEN PR 30.04.2016 32/16 BUDSJETTJUSTERINGER ETTER 1. TERTIAL 2016 GRUNNGITTE SPØRSMÅL ETTER 20 I REGLEMENT FOR UTVALG. FORESPØRSLER Aremark, 26.05.2016 Geir Aarbu (sign.) Ordfører 1
Sak 29/16 AREMARK KOMMUNES ÅRSREGNSKAP OG ÅRSBERETNING FOR 2015 Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 16/84 210// Sektor: ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Saksbehandler: MIE Sak nr.: Utvalg Møtedato 29/16 Formannskapet 02.06.2016 / Kommunestyret 16.06.2016 Rådmannens innstilling: 1. Aremark kommunes årsregnskap for 2015 fastsettes som fremlagt. 2. Aremark kommunes årsberetning for 2015 tas til etterretning. 3. Regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) i driftsregnskapet for 2015, kr 408 331,79 benyttes til avsetning til disposisjonsfond, kto. 15400.9200.880/2.5600.001. 4. Investeringsregnskapet er avlagt med et udisponert beløp på kr 3 861 721,76. 5. Udisponert beløp i investeringsregnskapet kr 3 861 721,76 benyttes til avsetning til ubundet investeringsfond kto. 05480.9200.880/2.5300.001. Vedlegg: Utskrift av Kontrollutvalgets behandling av Uttalelse til Aremark kommunes årsregnskap for 2015 av 03.05.16. Revisjonsberetning for 2015 fra Indre Østfold Kommunerevisjon IKS datert 24.04.16 Oppsummering av utført arbeid ved regnskapsavleggelsen 2015 fra Indre Østfold Kommunerevisjon IKS datert 26.04.16 Aremark kommunes regnskap 2015 (eget vedlegg) Rådmannens årsberetning 2015 (eget vedlegg) Saksopplysninger: Aremark kommunes regnskap og årsberetning for 2015 har vært gjennom de nødvendige behandlingene både av revisjonen og i kontrollutvalget. Vurdering: Ut fra de uttalelsene som har kommet som et resultat av behandlingene av revisjonen og i kontrollutvalget innstiller rådmannen på at det fremlagte regnskapet for 2015 fastsettes og at årsberetningen tas til etterretning. 2
Sak 29/16 Driftsregnskapet ble avsluttet med et regnskapsmessig mindreforbruk (overskudd) på kr 408 331,79 Netto driftsresultat for 2015 er på kr 663 277,59. Aremark kommunes investeringsregnskap ble avsluttet med et udisponert beløp på kr 3 861 721,76. Årsaken til udisponerte beløpet i investeringsregnskapet er sammensatt. Nedenfor vises en oversikt over resultat pr investering i 2015: "Resultat pr investering" 2015 Skogeiendommer - Bøenskogen (4 801 937,40) Bøensætre (1 608 668,60) Kommunale tomtefelt (130 054,00) Hytte Branäs (2 158 615,00) Aremark skole 3 027 446,30 Furulund 487 224,80 Avløp og rensing 928 538,14 Egenkapitalinnskudd/aksjer 298 783,00 Startlån formidlingslån/utlån 95 561,00 Sum (3 861 721,76) Udisponert i investeringsregnskapet (3 861 721,76) Differanse - Rådmannen foreslår at udisponert beløp kr 3 861 721,76 disponeres ved avsetning til ubundet investeringsfond. 3
Indre Østfold Kontrollutvalgssekretariat IKS Aremark kommune v/ kommunestyret Deres referanse Vår referanse Klassering Dato 2016/4795-8-82407/2016-CASSTO 510/118 03.05.2016 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2015 for Aremark kommune I henhold til forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, avgir kontrollutvalget uttalelse til årsregnskapet til kommunestyret, før det endelig vedtas i kommunestyre. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse er sendt formannskapet. Kontrollutvalget har i møte 3. mai 2016 behandlet årsregnskapet 2015 for Aremark kommune. Grunnlaget for behandlingen har vært kommunens årsregnskap, rådmannens årsberetning, revisjonsberetningen og revisjonsbrevet. I tillegg har ansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget avgir herved følgende uttalelse til kommunestyret: Avleggelsen av årsregnskap og årsberetning er gjennomført til rett tid og i samsvar med lov og forskrifter. Revisjonsberetningen er avlagt 24.04.2016, og dermed ikke innen frist. Revisor har avlagt en revisjonsberetning uten forbehold. Kommunens årsregnskap 2015 viser kr 96 604 245,42 til fordeling drift. Kommunens driftsregnskap 2015 er avlagt med et positivt netto driftsresultat på kr 663 277,59 og et regnskapsmessig mindreforbruk på kr 408 331,79. Kontrollutvalget merker seg at kommunens netto driftsresultat i 2015 utgjør 0,49 % av driftsinntekter. Fylkesmannens anbefalte nivå er minimum + 1,75 % over tid for å opprettholde kommunens formue. Kontrollutvalget har etter forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner 8, påsett at det ikke foreligger åpne revisjonsmerknader. Kontrollutvalget anmoder om at revisjonsbrevet «Oppsummering av utført arbeid ved regnskapsavleggelsen 2015» datert 26.04.2016, følger saken til kommunestyret og ber kommunestyret spesielt merke seg følgende punkter i brevet: o Selvkost kommunale betalingstjenester indirekte kostnader: Revisjonen har foretatt en gjennomgang av selvkost på kommunale betalingstjenester. Det er kontrollert at selvkostområdene er behandlet riktig. Pr. 31.12.2015 innehar kommunen et fond på selvkostområdet knyttet til renovasjon kr 198 416. Fond knyttet til vann kr 261 644. Det er i 2015 underdekning på feiing og avløp, mens det er overskudd på vann, slam og renovasjon. Aremark kommune har foretatt vesentlige investeringer i Indre Østfold kontrollutvalgssekretariat IKS Besøks- og Postadresse: Industriveien 6. 1890 Rakkestad Org.nr.: 987 424 354 E-postadresse: iokus@fredrikstad.kommune.no Webadresse: www.iokus.no Mobil: 908 55 384 Bankkonto: 1050 14 16733 4
Saksnummer 2016/4795-82407/2016 2015 knyttet til VAR-området. Revisjonen følger løpende opp VAR-området i Aremark kommune videre. o o o Merverdiavgiftskompensasjon: Revisjonen har kontrollert 6 terminer for kompensasjon for merverdiavgift i 2015. De feil og mangler som har blitt avdekket, har blitt korrigert. Det er for 2015 mottatt totalt en mva-refusjon på kr 4 325 424. Rådmannens årsberetning: Revisjonen finner rådmannens årsberetning konsistent med avlagt årsregnskap for 2015. Budsjettoppfølging: Revisjonen anser budsjettdokumentet til Aremark kommune å være tilfredsstillende i henhold til lov og forskrift. Vi viser til revisors brev for mer utfyllende informasjon om punktene ovenfor. Kontrollutvalget har ingen ytterligere bemerkning til årsregnskapet 2015 for Aremark kommune og slutter seg til revisors beretning av 24. april 2016. 03.05.2016 Harald Nilsen Leder av kontrollutvalget Kopi til eksterne mottakere: Formannskapet 5
6
7
8
9
10
Sak 30/16 REGNSKAPSKONTROLL 2016 - TERTIALRAPPORT 1/2016 Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 16/307 212// Sektor: ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Saksbehandler: MIE Sak nr.: Utvalg Møtedato 30/16 Formannskapet 02.06.2016 / Kommunestyret 16.06.2016 Rådmannens innstilling: Tertialrapport 1/2016 for perioden 01.01.16 30.04.16 tas til etterretning. Vedlegg: Tertialrapport 1/2016. Saksopplysninger: I følge forskrift om årsbudsjett 10 skal rådmannen gjennom budsjettåret legge fram rapporter for kommunestyret som viser utviklingen i inntekter og innbetalinger og utgifter og utbetalinger i henhold til det vedtatte årsbudsjett. Uttrykket gjennom året og rapporter angir at slik rapportering skal skje med jevne mellomrom og minimum to ganger pr. år i tillegg til behandlingen av årsregnskapet. Regnskapet er nå ajourført for perioden 01.01.16 30.04.16. Det er behandlet i alt 19 saker i kommunestyret pr 30.04.16, der alle saker er effektuert/igangsatt. Vurdering: Innholdet i sakens vedlegg vil bli presentert av administrasjonen i møtet. Rådmannen innstiller på at tertialrapporten for 1. tertial 2016 tas til etterretning. 11
12
13
14
15
16
17
18
Sak 31/16 FINANSFORVALTNINGEN PR 30.04.2016 Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 16/317 250// Sektor: ORGANISASJONS- OG ØKONOMISTABEN Saksbehandler: MGU Sak nr.: Utvalg Møtedato 31/16 Formannskapet 02.06.2016 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: Aremark kommunes finansforvaltning pr. 30.04.16 tas til etterretning. Vedlegg: Ingen. Saksopplysninger: Aremark kommunestyre vedtok eget finansreglement 16.09.10, sak 28/10. Reglementet er vedtatt med hjemmel i forskrift om finansforvaltning i kommuner og fylkeskommuner som trådte i kraft 01.07.10. Formålet med reglementet er at kommunen skal forvalte sine midler slik at tilfredsstillende avkastning oppnås, uten at det innebærer vesentlig finansiell risiko, og under hensyn til at kommunen skal ha midler til å dekke sine betalingsforpliktelser ved forfall. Reglementer legger opp til at rådmannen skal rapportere vedr. finansforvaltningen i kommunen i forbindelse med tertialrapporteringen og årsrapporteringen. Pr. 30.04.2016 hadde Aremark kommune plassert sine finansielle aktiva slik: 30.04.2013 30.04.2014 30.04.2015 30.04.2016 Beløp Beløp Beløp Beløp, % Innskudd hos hovedbankforbindelse: Marker Sparebank 11 438 262,44 10 846 768,58 13 506 577,05 17 787 962,87 57,23 % 2,00 % Andre banker: Berg Sparebank 3 176 317,81 13 125 425,07 13 525 643,04 2 831 590,66 9,11 % 1,15 % Eidsberg Sparebank - - 25 057 821,79 5 595 250,75 18,00 % 1,30 % Halden Sparebank 92,00 93,43 10 025 521,92 158 392,69 0,51 % 1,00 % KLP - - 10 011 506,00 4 707 323,00 15,15 % 1,45 % Samlet plasseringer 14 614 672,25 23 972 287,08 72 127 069,80 31 080 519,97 100,00 % Kommunen har ikke plassert noen av sine midler i aksjer/obligasjoner eller andre verdipapirer for å oppnå avkastning. Betingelser pr. 30.04.16 19
Sak 31/16 Pr. 30.04.2016 hadde Aremark kommune plassert sine finansielle passiva slik: Lån til investeringer: 30.04.2013 30.04.2014 30.04.2015 30.04.2016 Beløp Beløp Beløp Beløp % Husbanken 9 942 371,00 9 454 069,00 8 957 076,00 (8 438 102,26) 8,30 % Betingelser pr. 30.04.16 Flytende: 1,670 Fast: 1,084, 2,084 og 2,089 Kommunalbanken 26 754 790,00 25 904 870,00 51 312 570,00 (49 655 390,00) Flytende: 1,650 og 1,720 48,85 % Fast: 2,490 KLP 17 074 372,00 16 617 808,00 41 161 244,00 (39 767 180,00) Flytende: 2,600 39,12 % Fast: 2,400 og 2,440 Lån til viderutlån: Husbanken 2 829 156,00 2 436 326,00 4 121 000,00 (3 792 155,00) 3,73 % Flytende: 1,670 og 1,673 Samlet innlån 56 600 689,00 54 413 073,00 105 551 890,00 (101 652 827,26) 100,00 % Største enkeltlån er tatt opp fra Kommunalbanken og KLP til VA-utbygging og rehabilitering av Aremark skole, på hhv kr 26 590 000 og kr 25 000 000. Disse låneopptakene ble utført i 2014. Kommunen har ikke rentebytteavtaler eller finansiell leasing. Vurdering: Rådmannen innstiller på at finansforvaltningen pr. 30.04.16 tas til etterretning. 20
Sak 32/16 BUDSJETTJUSTERINGER ETTER 1. TERTIAL 2016 Styre/råd/utvalg Arkivsak nr. Arkiv Formannskapet 16/320 153// Sektor: RÅDMANN Saksbehandler: JFO Sak nr.: Utvalg Møtedato 32/16 Formannskapet 02.06.2016 / Kommunestyret Rådmannens innstilling: 1. Budsjettpost 13500.1125.325 «Kjøp av tjenester til andre kommuner» reduseres med kr. 250.000,- som overføres til budsjettpost 10204.3310.253 «Vikarlønn sykefravær». 2. Budsjettpost 19050.9100.870 «Utbytte» reduseres med kr. 860.000,- som dekkes med reduksjon av budsjettpost 14701.1125.325 «Tilskudd næringsfond» med kr. 500.000,- og reduksjon av budsjettpost 10100.2410.385 «Fast lønn» med kr. 360.000,-. Vedlegg: Ingen. Saksopplysninger: Formannskapet vedtok i sitt møte 21.04.2016, sak 12/16 (RAMMEOMRÅDE 33 PLEIE OG OMSORG - ØKONOMISK RAPPORT PR. 29.02.16): 1. Rapporten tas til orientering. 2. Omorganiseringen vedr. bruk av vakant stilling som konsulent/saksbehandler tas til orientering. 3. Rådmannen fremmer ved behandling av tertialrapporten for 1. tertial forslag om å redusere budsjettposten «Kjøp av tjenester til andre kommuner» under ansvar 1125 Næringsutvikling med kr. 250.000 og øke vikarbudsjettet på ansvar 3310 tilsvarende. Formannskapet vedtok i sitt møte 12.05.2016, 27/16 (RAPPORT FRA RÅDMANNEN - KONSEKVENSER AV MANGLENDE UTBYTTE FRA ØSTFOLD ENERGI 2016): 1. Rapporten tas til orientering. 2. Rådmannen fremmer sak vedr. omorganisering til Administrasjonsutvalgets møte 2. juni 2016. 3. Rådmannen fremmer, ved behandlingen av tertialrapporten for 1. tertial 2016, forslag til reduksjoner i driften slik at inntektssvikten på kr. 860.000 tilknyttet manglende utbytte dekkes inn i 2016. Saken fremmes med utgangspunkt i disse to sakene. Vurdering: Vurdering fremgår av de to overnevnte formannskapsaker, samt av sak til Administrasjonsutvalgets møte 02.06.2016 der utvalgets vedtak blir fremlagt i møte. 21