KONTROLLUTVALGET I LUND KOMMUNE PROTOKOLL Utvalg: Kontrollutvalget i Lund Møtenr.: 1-2014 Møtedato: 05.03.2014 Utvalgssaksnr.: 1/14-7/14 Disse møtte: Arne Skobba Bodil Heskestad Rolf Audun Moen Karl Andreas Moen Sonja Surdal Forfall / varamedlemmer: Ingen Andre til stede: Økonomisjef Tor Inge Moi, Lund kommune (sak 2/14) Forvaltningsrevisor Mette Aamodt, Rogaland Revisjon IKS (sak 3/14) Revisor Edith Sætrevik, Rogaland Revisjon IKS Daglig leder Wencke S. Olsen, Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Side Saker til behandling 1/14 13/00045-9 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 20. november 2013 2 2/14 13/00250-3 Orientering fra administrasjonen - innkjøp 2 3/14 14/00015-3 Forvaltningsrevisjonsrapport: Vedlikehold 3 4/14 13/00186-14 Årsplan for 2014, kontrollutvalget i Lund 4 5/14 13/00186-13 Årsmelding 2013 - kontrollutvalget i Lund 4 6/14 13/00247-12 Kontrollutvalget regnskap pr. 3. tertial - årsregnskap 2013 5 7/14 13/00046-14 Statusoversikt pr. mars 2014 5 Referat-/meldingssaker 1/14 13/00120-11 KST FR: Økonomistyring og intern kontroll 6 2/14 13/00171-7 Målsettinger og strategier 2012-2015 6
3/14 13/00067-25 KST : Søknad fra Klepp om opptak som deltaker med fast samarbeidsavtale 6 4/14 13/00290-8 Ku Lund, økt timeantall bestilling 5 Eventuelt Mottatt sak fra styringsgruppa for folkehelse. Ny leder i NAV kontrollutvalget ønsker ny orientering på et senere tidspunkt Kontrollutvalget ønsker en orientering fra adm. om tilstander på bygg og vurderinger for mulig salg Innkallingen ble godkjent uten merknader. 1/14 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte den 20. november 2013 Kontrollutvalget i Lund godkjenner protokollen fra møtet den 20. november 2013. Kontrollutvalget i Lund godkjenner protokollen fra møtet den 20. november 2013. 2/14 Orientering fra administrasjonen - innkjøp Kontrollutvalget i Lund tar redegjørelsen fra innkjøpsansvarlig i Lund kommune til orientering. Økonomisjef Tor Inge Moi orienterte om Lund kommunes innkjøpssamarbeid.
Kontrollutvalget i Lund tar redegjørelsen fra innkjøpsansvarlig i Lund kommune til orientering. 3/14 Forvaltningsrevisjonsrapport: Vedlikehold Kommunestyret i Lund tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten ang. vedlikehold/eiendomsforvaltning til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen, som bes om å ta ytterligere stilling til utarbeiding av vedlikeholdsstrategi salg av eldre kommunale boliger forbedring av KOSTRA-rapporteringen Kontrollutvalget ber om tilbakemelding på oppfølging av disse anbefalingene ca. 6 måneder etter at rapporten er vedtatt i kommunestyret. Forvaltningsrevisor Mette Aamodt orienterte. Karl Andreas Moen foreslo følgende nytt forslag til vedtak: Kommunestyret i Lund tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten ang. vedlikehold/eiendomsforvaltning til etterretning. Arne Skobba foreslo følgende forslag til vedtak: Kommunestyret i Lund tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten ang. vedlikehold/eiendomsforvaltning til etterretning. Rapporten oversendes rådmannen, som bes om å utarbeide en vedlikeholdsstrategi slik at man styrker politisk forankring, kommunikasjon og felles forståelse for vedlikeholdsstrategi og vedlikeholdsarbeid påskynde arbeidet med hensiktsmessigheten av salg av eldre kommunale boliger Kommunestyret anbefaler en grundigere gjennomgang av bygningenes kvalitet med fokus på miljørettet helsevern og brukernes arbeidssituasjon Kontrollutvalget ber om tilbakemelding på oppfølging av disse anbefalingene ca. 6 måneder etter at rapporten er vedtatt i kommunestyret. Kontrollutvalget stemte over Arne Skobbas forslag til vedtak. Dette fikk 1 stemme og falt. Det ble deretter stemt over Karl Andreas Moens forslag til vedtak. Dette ble vedtatt med 4 mot 1 stemme.
Kommunestyret i Lund tar den framlagte forvaltningsrevisjonsrapporten ang. vedlikehold/eiendomsforvaltning til etterretning. 4/14 Årsplan for 2014, kontrollutvalget i Lund Kontrollutvalget i Lund vedtar den framlagte årsplanen for 2014. Planen oversendes kommunestyret i Lund til orientering. Kontrollutvalget påpekte enkelte endringer/presiseringer vedr. årets forvaltningsrevisjon i årshjulet på siste side. Sekretariatet retter opp dette før saken videresendes. Kontrollutvalget i Lund vedtar den framlagte årsplanen for 2014. Planen oversendes kommunestyret i Lund til orientering. 5/14 Årsmelding 2013 - kontrollutvalget i Lund Kontrollutvalget i Lund godkjenner den framlagte årsmeldingen for 2014. Årsmeldingen videresendes kommunestyret i Lund til orientering. Kontrollutvalget presiserte at det ikke har vært deltagelse på konferanser i 2013. slik at dette endres av sekretariatet før årsmeldingen videresendes. Kontrollutvalget i Lund godkjenner den framlagte årsmeldingen for 2014. Årsmeldingen videresendes kommunestyret i Lund til orientering.
6/14 Kontrollutvalget regnskap pr. 3. tertial - årsregnskap 2013 Kontrollutvalget i Lund tar årsregnskap 2013 for budsjettområdet Kontroll og tilsyn til etterretning. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å avklare enkelte poster i regnskapet. «Etterretning» endres til «orientering» Forslag til vedtak ble enstemmig vedtatt med denne endringen. Kontrollutvalget i Lund tar årsregnskap 2013 for budsjettområdet Kontroll og tilsyn til orientering. 7/14 Statusoversikt pr. mars 2014 Kontrollutvalget i Lund tar statusoversikt pr. mars 2014 til orientering. Kontrollutvalget i Lund tar statusoversikt pr. mars 2014 til orientering. EKSTRASAK ETTER AT MØTET VAR AVHOLDT, VEDTATT 07.03.2014: 8/14 Mottatt sak til kontrollutvalget fra Styringsgruppa for folkehelse Kontrollutvalget i Lund kan ikke se at vedtaket er i strid med hovedformålet i tildelingskriteriene, eller at gruppas medlemmer har vært inhabile i forbindelse med behandling av saken, jfr. saksutredningen. Dersom det ønskes en bindende juridisk vurdering, må dette gjøres ved å kontakte kommuneadvokat/evt.be sekretariatet eller revisor om å kjøpe juridisk bistand. Denne saken ble ettersendt etter at møtet var avholdt, og er behandlet i møte ved skriftlig saksbehandling, jfr. Kommunelovens 30.2.
Alle medlemmene ga siin tilsutning til forslag til vedtak, som ble enstemmig vedtatt. Kontrollutvalget i Lund kan ikke se at vedtaket er i strid med hovedformålet i tildelingskriteriene, eller at gruppas medlemmer har vært inhabile i forbindelse med behandling av saken, jfr. saksutredningen. Dersom det ønskes en bindende juridisk vurdering, må dette gjøres ved å kontakte kommuneadvokat/evt. be sekretariatet eller revisor om å kjøpe juridisk bistand. [Lagre] Referat-/meldingssaker: 1/14 KST FR: Økonomistyring og intern kontroll, oppfølging Kontrollutvalget tar saken til etterretning og merker seg at ikke alle vedtatte anbefalinger er gjennomført i rådmannens tilbakemelding 2/14 Målsettinger og strategier 2012-2015, Rogaland Revisjon IKS Kontrollutvalget tar saken til orientering 3/14 KST : Søknad fra Klepp om opptaker som deltaker med fast samarbeidsavtale i Rogaland Kontrollutvalgssekretariat Kontrollutvalget tar saken til orientering 4/14 Ku Lund, økt timeantall bestilling Kontrollutvalget ønsker å la ferdigstilling av prosjektet utstå til 2015 av budsjettmessige årsaker EVENTUELT: Ny leder i NAV kontrollutvalget ønsker ny orientering på et senere tidspunkt Kontrollutvalget ønsker en orientering fra adm. om tilstander på bygg og vurderinger for mulig salg Mottatt sak fra styringsgruppa for folkehelse. o Sekretariatet legger fram en sak knyttet til denne henvendelsen som oversendes utvalget på e-post til godkjenning før den videresendes kommunen.
Underskrifter Vi stadfester med underskriftene våre at det som er ført i protokollen, er i samsvar med det som ble vedtatt på møtet Leder av kontrollutvalget Sekretær for kontrollutvalget Dette dokumentet er elektronisk godkjent og trenger ikke signatur