16/3333-2 Konkurransegrunnlag ANSKAFFELSE AV VINTERVEDLIKEHOLD KOMMUNALE VEIER 2016-2020 August 2016 Vedlegg: - Oversikt over roder og prisskjema med kartvedlegg. - Instruks vintervedlikehold av kommunale veier og plasser 2016-2020 - Utkast til k ontrakt
1.1 Oppdragsgiver Hemne kommune v/rådmannen. Kommunen ligger i Sør - Trøndelag på grensen til Møre og Romsdal fylke, og har ca 4.200 innbyggere. Administrasjonsstedet er Kyrksæterøra med ca 2.700 innbyggere. 1.2 Kunngjøring/annonsering Konkurransen kunngjøres i Doffin, på Hemne kommune sine internettsider samt i lokalavisene Søvesten og Sør - Trøndelag. 1.3 Anskaffelsens formål Formålet med anskaffelsen er at den skal bidra til at Hemne kommune til enhver tid har et forsvarlig vintervedlikehold på kommunale veier og plasser. 1.4 Anskaffelsens gjelder Anskaffel sen omfatter vintervedlikehold i form av brøyting og strøing av kommunale veier og plasser. 1.5 Antall leverandører Det er ingen begrensning på antall leverandører som får delta i konkurransen, ei heller hvor mange leverandører det skal inngås kontrakt med. 1.6 Kontraktens varighet Kontrakt om vintervedlikehold går fra perioden 15.10. 2016 30.05.2020. 1.7 Anskaffelsens omfang Anskaffels en har en anslått verdi på NOK 6 mill eks mva for avtaleperioden. 1.8 Gjennomføring av konkurransen 1.8.1 Regelverk ifm offentlige anskafelse Anskaffelsen er omfattet av LOA og FOA. del I og II I 1.8.2 Konkurranseform Konkurranseform er åpen anbudsk onkurranse i henhold til FOA 14-1 (1), jf. 4-2, bokstav a. Dette innebærer at alle interesserte leverandører kan gi tilbud. Leverandørene må innlevere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert, samtidig som de leve rer tilbudet. Det er ikke tillatt å forhandle på grunnlag av de innleverte tilbud. 1.9 Leverandørens kontaktperson Tilbyder skal oppgi navn, adresse, telefon og e - postadresse til tilbyderens primære kontaktperson. 1.10 Oppdragsgi vers kontaktperson Enhetsleder Teknisk, Landbruk og Miljø Magne Jøran Belsvik. Hemne kommune Epost: magne.belsvik@hemne.kommune.no Telefon: 72460324 Mobil: 41333 353
1.11 Tilleggsopplysninger Dersom tilbyder finner at konkurransegrunnl aget ikke gir tilstrekkelig informasjon, oppfordres tilbyder til å rette en skriftlig forespørsel per epost til oppdragsgivers kontaktperson. Slik f orespørsel kan r ettes til oppdragsgiver inntil 7 dager før leveringsfristens utløp. Alle som har meddelt s in interesse i å delta i konkurransen, vil få ti lsendt informasjon på lik linje gjennom epost. 1.12 Rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget. Innen leveringsfristens utløp har oppdragsgiverett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er av vesentlig karakter. Disse skal umiddelbart legges ut gjennom meldingssystemet i Doffin, samt sendes ut på epost t il alle de som har meddelt sin interesse i å delta i konkurransen. Dersom rettelsene, suppleringeneller endringene kommer så sent at det er vanskelig for tilbydere å ta hensyn til dette i tilbudet, vil det fastsettes en forholdsmessig forlengelse av lev eringsfristen. 1.13 Spesielle bestemmelser Forskrift om lønns - og arbeidsvilkår i off. kontrakter gjelder og det vises spesielt til 5 som omtaler krav til kontrakts klausul om lønns - og arbeidsvilkår. Egenerklæring vil bli krevd av den valgte leverandør 2 KRAV TIL TILBUDET 2.1 Tilbudets utforming og levering 1. Tilbudsbrev skal være signert av ansvarlig representant for leverandøren, Tilbudet skal inneholde all etterspurt dokumentasjon. Tilbyder må nøye gjennomgå konkurransegrunnlaget med tilhørende vedlegg og redegjøre for, og besvare de spørsmål som er stilt. 2. Tilbudet skal sendes eller levers i lukket forsendelse, og skal tydelig merkes «Tilbud Vintervedlikehold 2016-2020 Hemne kommune». Post -/leveringsadresser «Hemne kommune, Postmottak, Trondheimsveien 1, 7200 Kyrksæterøra» 3. Dersom tilbyder mener tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal det i samme forsendelse/leveranse vedlegges en kopi, som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. 4. Tilbudet med tilhørende dokumentasjon skal leveres på norsk. Fremlagte attester skal være på et skandinavisk språk eller engelsk. Korrespondanse i avtaleperioden skal foregå på norsk. 2.2 Tilbudsfrist Tilbud skal være mottatt av oppdragsgiver innen: 22. 09.2016 kl 1200. Denne fristen er satt for å etterkomme bestemmelse ne om minimum frist til anskaffelser iht Forskrift om offentlige anskaffelser del III. For sent innkomne tilbud vil bli avvist.
2.3 Alternative tilbud/deltilbud Alternative tilbud tillates ikke. T ilbyder kan levere priser på flere roder. Det påhviler leverandøren å sørge for at det er mulig å kombinere de rodene det gis tilbud på. Ved tildeling av flere roder, vil det ikke bli kompensert for eventuell transportetappe mellom roder, dette må leverandøren prise i sitt tilbud. 2.4 Forbehold Dersom leverandøre n tar forbehold mot deler av det samlede ko nkurransegrunnlaget, skal dette klart framgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik ska l være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 20-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 20-13. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse - eller k ontraktsbestemmelse r. 2.5 Offentlighet For allmennhetens innsyn i tilbud og anskaffelsesprotokoll gjelder Lov om rett til innsyn i dokumenter i offentlig virksomhet (Offentleglova). Protokollen og innkommende tilbud vil være skjermet for offentlig innsyn frem ti l l e verandøren er valgt. Deretter er disse tilbudsdokumentene offentlig tilgjengelig, med unntak for opplysninger ih t Offentleglova 23, jfr. Forvaltningsloven 19b. Dersom tilbyder mener tilbudet inneholder forretningshemmeligheter, skal det leveres ytterl igere en kopi som er sladdet for taushetsbelagte opplysninger. Ved begjæring om innsyn, skal oppdragsgiver uavhengig av dette, vurdere hvorvidt opplysninger er av en slik art at oppdragsgiver plikter å unndra dem for offentlighet. 2.6 Taushetsplikt Oppdragsg iver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts - og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forv altningsloven 13. 2.7 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 30.10.2016 kl 1200
3 KONKURRANSEGRUNNLAGET 3.1 Tilbudsmateriell Konkurransegrunnlag med oppgitte vedlegg Utlysning i Doffinbasen 3.2 Kvalifikasjonskrav Kvalifikasjonskrav 1. Leverandøren skal ha økonomisk soliditet til å gjennomføre konkurransen. Leverandørens kreditt - rating skal være på minimum B eller tilsvarende karakteren Kreditt mot sikkerhet 2. Leverandøren skal være et lovlig etablert foretak 3. Leverandøren skal ha ordnede forhold mht skatt og merverdiavgift Dokumentasjonskrav Hemne kommune vil selv innhente k redittvu rdering/rating fra Bisnode. Firmaattest sk al lever e s sammen med tilbudet Skatteattest (ikke eldre enn 6 mnd) Merverdiavgift attest (ikke eldre enn 6 mnd) (Skatt- og mva - attest må foreligge senest innen tilbudsfristens utløp!) Utenlandske leverandører skal fremlegge attest fra tilsvarende myndigheter i det land de er registrert avgiftspliktige. Dersom myndighetene i aktuelle land ikke utsteder slike atteste r, må leverandøren fremlegge en signert egenerklæring vedrørende om det foreligger restanse på skatt og eventuelt størrelsen på denne. 4. Leverandøren skal ha god gjennomføringsevne Dersom firmaet er et enkeltmannsforetak, uten andre fast ansatte som kan gjennomføre kontraktsarbeider ved leverandørens eget fravær, skal det dokumenteres med signert avtale, at leverandøren har avtale med annet foretak/person om er villig til å påta seg oppdraget i perioder der leverandøren selv er forhindret fra å gjennomføre kontraktarbeidene. 3.3 Underleverandører D et stilles krav om at leverandøren opplyser i tilbudet hvor stor del av kontrakten som eventuelt skal tildeles underleverandører, samt hvilk e underleverandører han foreslår. Opplysningene får ikke virkning for hovedleverandørens kontrakt ansvar.
3.4 Manglende dokumentasjon Foreligger ikke den etterspurte dokumentasjon kan tilbudet bli avvist. 3.5 Prisjustering Oppgitt pris er per 01. 10.2016 og står fast fram til 30.09.2017. Deretter reguleres prisen en gang årlig, første gang 01. 10.2017 med endring i konsumprisindeksen. Basis for prisreguleri ng er konsumprisindeks per 01.08.2016. 3.6 Forhandlinger Det er ikke tillatt med forhandlinger. 4 T ILDELINGSKRITERIER 4.1 Generelt Kommunen vil inngå kontrakt om vintervedlikehold av den enkelte rode med de leverandørene som er kvalifiserte iht kvalifikasjonskriteriene, og som har levert lavest pris på de enkelte rodene. 5 FRAMDRIFT (KAN BLI ENDRET ) Kunngjøring i DOFFIN 04.08.2016 Tilbudsfrist 22.09. 2016 kl 1200 Evaluering og tildeling 23.09.2016 Karensperiode 10 dager Kontraktsinngåelse Uke 40