RAPPORT OM EVALUERING AV DELEGERINGSREGLEMENTET Avgitt av oppnevnt arbeidsgruppe, den 26.05.2014
BAKGRUNN I forbindelse med behandlingen av sak om fastsetting av nytt delegeringsreglement for Søndre Land kommune, gjorde kommunestyret i møte 19.11.2012 som sak 82/12 følgende vedtak: 1. Kommunestyret vedtar forslaget til nytt delegeringsreglement for Søndre Land kommune i henhold til vedlegg 1. Det nye delegeringsreglementet trer i kraft per 01.01.2013. 2. Klagenemnda for sosialsaker avvikles per 01.01.2013 og formannskapet blir ny klageinstans. Valget av medlemmer/varamedlemmer til klagenemnda som ble vedtatt i det konstituerende kommunestyremøtet 17.10.2011 med etterfølgende suppleringsvalg annulleres, og de berørte representantene underrettes. 3. Likestillings- og inkluderingsutvalget avvikles per 01.01.2013 og oppgavene/funksjonen overføres til partsammensatt utvalg. Valget av medlemmer/varamedlemmer som ble vedtatt i det konstituerende kommunestyremøtet 17.10.2011 annulleres, og de berørte representantene underrettes. 4. Forhandlingsutvalget for gjennomføring av lokale lønnsforhandlinger på vegne av Søndre Land kommune som arbeidsgiver består av ordfører og to representanter utpekt av rådmannen. Endringen av sammensettingen trer i kraft per 01.01.2013. Valget av medlemmer/varamedlemmer som ble vedtatt i det konstituerende kommunestyremøtet 17.10.2011 annulleres, og de berørte representantene underrettes. 5. Det fremmes sak om evaluering av det nye delegeringsreglementet innen 01.07.2014. OPPNEVNING AV ARBEIDSGRUPPE FOR GJENNOMFØRING AV EVALUERINGEN Formannskapet hadde i møte den 05.03.14, saksnr 25/14, til behandling sak om opplegg for evaluering av delegeringsreglementet, og det ble gjort følgende vedtak: 1. Til å gjennomføre den forutsatte evalueringen av det nye delegeringsreglementet, vedtar formannskapet å oppnevne den samme arbeidsgruppen som utarbeidet forslaget til det nye delegeringsreglementet. De hovedtillitsvalgte inviteres til å utpeke to representanter i arbeidsgruppen som sist. Den oppnevnte arbeidsgruppen har bestått av følgende: Terje Odden (ordfører) Rune Selj (varaordfører) Erik Bjørnsveen (formannskapsmedlem) Nils Hesthagen (rådmann) Kari Marie Hammerstad (hovedtillitsvalgt Delta) Randi Kristin Pettersen (hovedtillitsvalgt Utdanningsforbundet) Knut Viset (kontorsjef/sekretær) Det har vært gjennomført tre møter i arbeidsgruppen. Side 1
MANDAT I formannskapets møte 05.03.2014, sak 25/14, ble det gjort vedtak om følgende mandat: 2. Arbeidsgruppen gis følgende mandat for å gjennomføre evalueringen: a) Foreta en vurdering om målsettingen for det nye delegeringsreglementet er oppnådd, jfr. mandatet for det opprinnelige delprosjektet. b) Evaluere avvikling av klagenemnda, likestillings- og inkluderingsutvalget, samt endringer i sammensettingen av forhandlingsutvalget, jfr. vedtakets pkt. 2, 3 og 4 i k-sak 82/12. c) Evaluere formannskapets rolle som arbeidsgiver med ansvar for å utarbeide en lokal lønnspolitikk som grunnlag for gjennomføring av lokale lønnsforhandlinger, og om forhandlingsutvalget rapportering til formannskapet. d) Evaluere rapporteringsrutinene på administrasjonens bruk av delegert myndighet. e) Å foreta en gjennomgang av selve reglementet med tanke på å rette opp eventuelle feil og mangler, samt forslag på eventuelle realitetsendringer. 3. Arbeidsgruppen gis i oppdrag å utarbeide en rapport om den gjennomførte evalueringen med forslag på eventuelle endringer innen 26.05.2014. Arbeidsgruppen vedtok å gjennomføre evalueringen på følgende måte relatert til de aktuelle punktene i mandatet: Mandatets pkt. a): De politiske partiene og fagforeningene inviteres til å komme med innspill/synspunkter på om målsettingen for det nye delegeringsreglementet anses som oppnådd med en svarfrist innen 16.04.2014. Sekretæren bes om å sende ut brev innen utgangen av uken, Kari Marie og Randi sørger for å videredistribuere dette til de øvrige fagforeningene. Mandatets pkt. b c): Evalueres direkte i regi av arbeidsgruppen selv. Mandatets pkt. d e): Det foretas en administrativ evalueringsprosess (via kommunalsjefene) med en svarfrist innen 12.05.2014 Kommunestyret holdes orientert om gjennomføring og status via orienteringer direkte i møtene fremover. Det er ikke kommet noen innspill verken fra de politiske partiene eller fagforeningene. Side 2
ARBEIDSGRUPPENS EVALUERING Arbeidsgruppen har foretatt følgende evaluering av de aktuelle punktene i mandatet: Ad pkt. a - Foreta en vurdering om målsettingen for det nye delegeringsreglementet er oppnådd, jfr. mandatet for det opprinnelige delprosjektet. I kommunestyresak 82/12 er det gjort nærmere rede for bakgrunnen og formålet med det nye delegeringsreglementet: I forbindelse med kommunestyrets behandling av forprosjektrapporten til saken om organisasjonsgjennomgang i møte den 30.01.2012, sak 4/12, ble det vedtatt å gjennomføre et omstillingsprogram i et hovedprosjekt bestående av 10 delprosjekter slik disse er foreslått i notat nr. 5 av 15.12.2011. Som ett av de 10 delprosjektene, ble det vedtatt igangsatt et delprosjekt som omhandler Politisk ledelse og delegering (delprosjekt nr. 2). Det er fastsatt følgende mål og mandat for delprosjektet: Styringsgruppa oppnevner ei prosjektgruppe som skal gå gjennom og evaluere kommunens delegeringsreglement med sikte på at den politiske styringen av kommunen kjennetegnes av en tydelig delegerende politisk ledelse av kommunen. Hovedregelen skal være at de politiske organene skal behandle alle saker av overordna og prinsipiell karakter, mens enkeltsaker i all hovedsak skal delegeres til rådmannen. Delegeringsreglementet skal gjøre det mulig å begrense antall formannskapsmøter til 10 12 per år, og antall kommunestyremøter til 8 per år. I kapittel 2 Formål i selve delegeringreglementet, er det fastsatt følgende målsettinger: Avlaste kommunestyret fra å måtte behandle enhver sak som i utgangspunktet er kommunestyrets ansvar. Best mulig tjenester til befolkningen. Klargjøring av ansvar og myndighet Effektiv, rasjonell og riktig saksbehandling Når det gjelder målsettingen om at delegeringsreglementet skal gjøre det mulig å begrense antall formannskapsmøter til 10 12 per år og antall kommunestyremøter til 8 per år (jfr. også målsettingen om å oppnå en effektiv, rasjonell og riktig saksbehandling), har arbeidsgruppen har foretatt en kartlegging som viser følgende resultat (herunder også det økonomiske omstillingsmålet): Det ble gjennomført 8 kommunestyremøter i 2013 mot 9 møter i 2012 Det ble gjennomført 14 formannskapsmøter i 2014 mot 12 møter i 2012 Antall kommunestyresaker og formannskapssaker er nærmest halvert i 2013 sammenlignet med 2012 Side 3
Utgifter til gjennomføring av møter i kommunestyret og formannskapet er redusert med ca kr 230.000 fra 2012 til 2013 (noe som også antas å ha en sammenheng med innføring av papirløse møter og revidert godtgjøringsreglement) Etter arbeidsgruppens vurdering, anses målsettingen for det nye delegeringsreglementet å være oppnådd dette både med tanke på: at den politiske styringen av kommunen kjennetegnes av en tydelig delegerende politisk ledelse at hovedregelen er at de politiske organene behandler saker av overordnet og prinsipiell karakter, mens enkeltsaker i all hovedsak er delegert til rådmannen og at målsettingen om å redusere antall møter/saker, samt reduserte møteutgifter er oppnådd (jfr. statusoversikten som ble utdelt i arbeidsgruppens møte 19.03.2014). For øvrig ble det vist til fastsatte målsettinger i kap. 2 Formål i selve delegeringsreglementet som også anses som oppnådd. Under drøftingen av spørsmålet om målsettingen for det nye delegeringsreglementet er oppnådd, ble det påpekt at det fra flere hold synes å være en oppfatning om at administrasjonen/rådmannen har for mye makt og at kommunestyret i større grad bør ta tilbake makten selv. Arbeidsgruppen mener at en slik oppfatning mest sannsynlig skyldes andre årsaker enn selve delegeringsreglementet, men mener likevel at dette også bør være tema i forbindelse med evalueringen av reglementet. Etter arbeidsgruppens vurdering handler dette mye om behov for klargjøring av roller mellom de politiske organene og administrasjonen å gjøre. Arbeidsgruppen er derfor enige om å foreslå følgende tiltak for å tydeliggjøre rollen mellom politikere/kommunestyret og administrasjonen/rådmannen: Tydeliggjøre formannskapets rolle overfor kommunestyret ved at det er formannskapet ved ordfører som skal forsvare og begrunne innstillingen og saksutredningen fra formannskapets behandling. Alle henvendelser og spørsmål fra kommunestyrets representanter bør i hovedsak rettes til ordfører, og at ordfører overlater til rådmannen å gjøre rede for spørsmål/supplerende opplysninger. Gjennomføre punktet i revidert reglement for kommunestyret om at varaordføreren sitter ved dirigentbordet for på den måten synliggjøre rollen til den politiske ledelsen, samt vurdere den øvrige organiseringen/plasseringen av dagens funksjoner ved dirigentbordet. Mer aktiv markedsføring av målsettingen og prinsippene i delegeringsreglementet (hjemmesiden, i de politiske foraene og innen administrasjonen). Bruke saken om evalueringen av delegeringsreglementet som utgangspunkt. Avslutningsvis under drøftingen av dette punktet, ble det fra arbeidsgruppens side påpekt følgende temaer som er viktig for at delegeringsreglementet skal fungere etter intensjonene: Side 4
Rapportering til formannskapet om evt. saker som er drøftet mellom rådmann og ordfører om tvilstilfeller av om en sak anses som å være av politisk karakter Rapportering på status/framdrift vedr. gjennomføring av politiske vedtak i overordnede/større/prinsipielle saker (gjennom bruk av årshjul) Rapportering av administrasjonens overordnede virksomhetsplan, herunder status/framdrift i pågående saker (årshjul). Ad pkt. b - Evaluere avvikling av klagenemnda, likestillings- og inkluderingsutvalget, samt endringer i sammensettingen av forhandlingsutvalget, jfr. vedtakets pkt. 2, 3 og 4 i k-sak 82/12. Arbeidsgruppen er enig om følgende vurderinger: En kan ikke se at det er fremkommet noen erfaringer eller opplysninger som tilsier at verken avviklingen av den særskilte klagenemnda eller likestillings- og inkluderingsutvalget har hatt noen negativ effekt. Arbeidsgruppen tolker dette slik at endringen med at formannskapet har overtatt funksjonen som klageinstans i sosiale saker, og at funksjonen til likestillings- og inkluderingsutvalget er overført til partssammensattutvalg, har fungert etter intensjonen og finner derfor ikke grunnlag til å foreslå noen endringer på dette punktet. Selv om det kan anføres prinsipielle motforestillinger til at forhandlingsutvalget fortsatt skal ha en politisk oppnevnt representant, er arbeidsgruppen likevel enig i at en ikke finner grunnlag til å foreslå noen endringer i sammensettingen av forhandlingsutvalget. Dette også vurdert utfra at det har gått så vidt kort tid siden endringen ble innført. Fra de hovedtillitsvalgte ble det imidlertid påpekt at det er behov for en klargjøring/bedre informasjon om hvem som rådmannen har utpekt som de to øvrige arbeidsgiverrepresentantene i forhandlingsutvalget. Ad pkt c - Evaluere formannskapets rolle som arbeidsgiver med ansvar for å utarbeide en lokal lønnspolitikk som grunnlag for gjennomføring av lokale lønnsforhandlinger, og om forhandlingsutvalget rapportering til formannskap et. Arbeidsgruppen er enig om følgende vurderinger: Da det hittil ikke har vært utarbeidet sak om revidert lokal lønnspolitikk (lønnspolitisk handlingsplan), så er det vanskelig å foreta noen evaluering om formannskapets rolle som arbeidsgiver avgrenset til dette spørsmålet. Formannskapet har hittil kun behandlet KS debatthefte som grunnlag for hovedtariffoppgjøret i 2014. Arbeidsgruppen legger til grunn at formannskapet får seg forelagt sak om revidering av lønnspolitisk handlingsplan som grunnlag for evt. lokale lønnsforhandlinger til høsten så snart den nye hovedtariffavtalen blir godkjent. Arbeidsgruppen anbefaler at det blir utarbeidet en egen framdriftsplan (årshjul) som involverer formannskapets rolle som arbeidsgiver. Når det gjelder forhandlingsutvalgets rapportering til formannskapet, så anbefaler arbeidsgruppen at det innføres en rapporteringsrutine som referatsak til formannskapet med bakgrunn i evalueringen av gjennomføring av lokale forhandlinger som skjer i partssammensattutvalg. Side 5
Ad pkt. d - Evaluere rapporteringsrutinene på administrasjonens bruk av delegert myndighet. Det er lagt til grunn følgende rapporteringsrutiner på administrasjonens bruk av delegert myndighet: Bruk av delegert myndighet i forvaltningssaker (gjennom bruk av egen mal og rutiner i kommunens elektroniske sak/arkivsystem) skal rapporteres fortløpende som referatsaker til formannskapet med angivelse av om søknaden er innvilget eller avslått. Bruk av delegert myndighet vedr. søknader på tildeling av tjenester (hentet fra de aktuelle fagsystemene) skal presenteres summarisk i tabellform i tilknytning til tertialrapporteringen. Status: Rapporteringsrutinen vedr bruk av delegert myndighet i forvaltningssaker praktiseres kun på enkelte områder. Rapporteringsrutinen vedr. bruk av delegert myndighet på søknader om tildeling av tjenester har så langt ikke blitt fulgt opp. Arbeidsgruppens vurderinger og forslag: Arbeidsgruppen er enig i de rapporteringsrutinene som administrasjonen har lagt til grunn, og forutsetter at rutinene blir etterfulgt som forutsatt. Arbeidsgruppen er kjent med at rutinene for bruk av delegert myndighet i forvaltningssaker vil bli innskjerpet, og at det i den forbindelse er under arbeid forbedringer av maler m.v. Videre har arbeidsgruppen fått opplyst at det arbeides med å få utarbeidet maler og opplegg for rapportering av søknader på tjenester i tilknytning til tertialrapporteringen, og at dette forventes å skulle skje per 1. tertialrapport for 2014. Ad pkt e - Å foreta en gjennomgang av selve reglementet med tanke på å rette opp eventuelle feil og mangler, samt forslag på eventuelle realitetsendringer. Det er gjennomført en intern prosess innen administrasjonen (innenfor hvert av kommunalområdene) hvor en har bedt om at det blir foretatt en kvalitetssikring både med tanke på om alle lover/lovbestemmelser m.v. er fanget opp og med riktig benevnelse/henvisning, samt med tanke på forslag på evt. realitetsendringer. Det er kommet innspill på endringer/rettinger av noen feil og mangler (gjelder bl.a. noen presiseringer i plan- og bygningsloven, samt opplæringsloven), men det er ikke kommet noen forslag på realitetsendringer. Arbeidsgruppens vurderinger og forslag. Arbeidsgruppen har ingen innvendinger til de foreslåtte endringene knyttet til aktuelle lovbestemmelser. Arbeidsgruppen har heller ingen forslag på realitetsendringer, og fremlegger da forslag på revidert delegeringsreglement med opprettinger av aktuelle feil og mangler som er markert med rød skrift i dokumentet. Side 6
OPPSUMMERING OG KONKLUSJON MED ANBEFALINGER Med henvisning til mandatet, vil arbeidsgruppen oppsummere følgende konklusjoner og forslag presentert etter de aktuelle punktene: a) Foreta en vurdering om målsettingen for det nye delegeringsreglementet er oppnådd, jfr. mandatet for det opprinnelige delprosjektet. Målsettingen for det nye delegeringsreglementet vurderes som oppnådd Arbeidsgruppen vil likevel foreslå følgende tiltak for å tydeliggjøre rollen mellom kommunestyret og rådmannen: Tydeliggjøre formannskapets rolle overfor kommunestyret ved at det er formannskapet ved ordfører som skal forsvare og begrunne innstillingen og saksutredningen fra formannskapets behandling. Alle henvendelser og spørsmål fra kommunestyrets representanter bør i hovedsak rettes til ordfører, og at ordfører overlater til rådmannen å gjøre rede for spørsmål/supplerende opplysninger. Gjennomføre punktet i revidert reglement for kommunestyret om at varaordføreren sitter ved dirigentbordet for på den måten synliggjøre rollen til den politiske ledelsen, samt vurdere den øvrige organiseringen/plasseringen av dagens funksjoner ved dirigentbordet. Mer aktiv markedsføring av målsettingen og prinsippene i delegeringsreglementet (hjemmesiden, i de politiske foraene og innen administrasjonen). Bruke saken om evalueringen av delegeringsreglementet som utgangspunkt. For at delegeringsreglementet skal fungere etter intensjonene, foreslår arbeidsgruppen videre følgende tiltak: Rapportering til formannskapet om evt. saker som er drøftet mellom rådmann og ordfører om tvilstilfeller av om en sak anses som å være av politisk karakter Rapportering på status/framdrift vedr. gjennomføring av politiske vedtak i overordnede/større/prinsipielle saker (gjennom bruk av årshjul) Rapportering av administrasjonens overordnede virksomhetsplan, herunder status/framdrift i pågående saker (årshjul). b) Evaluere avvikling av klagenemnda, likestillings- og inkluderingsutvalget, samt endringer i sammensettingen av forhandlingsutvalget, jfr. vedtakets pkt. 2, 3 og 4 i k-sak 82/12. Arbeidsgruppen vurderer at endringene har fungert etter intensjonen og foreslår derfor ingen tiltak på dette punktet. c) Evaluere formannskapets rolle som arbeidsgiver med ansvar for å utarbeide en lokal lønnspolitikk som grunnlag for gjennomføring av lokale lønnsforhandlinger, og om forhandlingsutvalget rapportering til formannskapet. Side 7
Arbeidsgruppen legger til grunn at formannskapet får seg forelagt sak om revidering av lønnspolitisk handlingsplan som grunnlag for evt. lokale lønnsforhandlinger til høsten så snart den nye hovedtariffavtalen blir godkjent. Arbeidsgruppen anbefaler at det blir utarbeidet en egen framdriftsplan (årshjul) som involverer formannskapets rolle som arbeidsgiver. Når det gjelder forhandlingsutvalgets rapportering til formannskapet, så anbefaler arbeidsgruppen at det innføres en rapporteringsrutine som referatsak til formannskapet med bakgrunn i evalueringen av gjennomføring av lokale forhandlinger som skjer i partssammensattutvalg. d) Evaluere rapporteringsrutinene på administrasjonens bruk av delegert myndighet. Arbeidsgruppen er enig i de rapporteringsrutinene som administrasjonen har lagt til grunn, og forutsetter at rutinene blir etterfulgt som forutsatt. e) Å foreta en gjennomgang av selve reglementet med tanke på å rette opp eventuelle feil og mangler, samt forslag på eventuelle realitetsendringer. Arbeidsgruppen har ingen forslag på realitetsendringer, og fremlegger da forslag på revidert delegeringsreglement med opprettinger av aktuelle feil og mangler som er markert med rød skrift i dokumentet. Side 8