Styrets sammensetning Årsberetning Byåsen Idrettslag 1.1.2016-31.12.2016 Leder: Leif Lande Styremedlemmer : Even Myhre (nestleder), Olav Røset, Marit Størset, Iren Hansen, Susann Erikson samt avdelingsledere : Eirik Lerim Håndball bredde Torbjørn Mæhlumsveen Langrenn Olav Lysklett Fotball bredde Olav Hansen Hopp/kombinert Roger Gelleim Allidrett Harald Storrønning - Orientering Roald Nyborg - Friidrett Torgeir Jensen Trim Nedlagt Teaterlag Ingen - Volleyball Valgkomité : Revisorer: Allrevisjon Kjell Eide Kontrollkomité: Bjørn Johnsen Torbjørn Solem Even Myhre (AU) er også medlem av idrettsrådet i Trondheim I tillegg har ledere for de idrettslag som allianseidrettslaget organiserer, møterett på hovedstyrets møter. Disse idrettslagene er Byåsen Kvinnefotball, Byåsen Toppfotball, Byåsen Håndball Elite. Videre har en representant for pensjonistgruppa møterett. Egil Berg har møtt i denne perioden. Styrets arbeid Styremøter I perioden er det avholdt 3 hovedstyremøter samt 7 AU-møter i 2016. AU-møtene ble holdt 12.1, 16.2, 13.4., 9.5., 24.8., 18:10. og 29.11. Hovedstyremøtene ble holdt 1.3., 31.5. og 4.10.. Årmøte ble holdt 21.4. I tillegg var avdelingsledere og ansatte invitert til middag rett før jul. 10 stk hadde anledning til å delta. Arbeidsfordeling i AU (særskilt oppfølging av avdelinger i ( )): Leif Lande: Økonomi, medlemsreg., overordnet planer, Uglahallen. Even Myhre: Toppidrett, kontakt mot allianselagene, anlegg (orienteing, hopp/komb) Iren Hansen : Klubbhåndbok, Uglahallen (fotball, allidrett) Olav Røset : Basistrening, klubbhåndbok (friidrett, håndball) Marit Støset : Hallfordeling,(langrenn, trim) Susann Eriksson : Barneidrett Det har i 2016 vært behov for særmøter mellom AU og håndball bredde tidlig på året.
Spesielle oppgaver Klubbhåndbok Arbeidet med denne fortsetter. Ny revisjon lagt på hjemmesida våren 2016 og en revisjon vil også komme sommeren 2017. Markering 95 års jubileum : I forbindelse med Byåsens 95 års jubileum ble det arrangert fest på Lian 30.10.2016. Ca. 80 personer deltok. Det ble delt ut æresbevisninger til en rekke personer : Gullmedaljer, sølvmedaljer og æresmedlemskap. Skiavdelingens utmerkelse «Den Gylne ski» ble også delt ut. Guri Solem og Torbjørn Solem satt i æresbevisningskomiteen. Æresmedlemskap ble tildelt : Espen Aursand,Arnulf Nordgård, Roald Olsen og Leif Lande. Oversikt over tildelte æresbevisninger finnes på hjemmesida www.byasen.no Byåsenavisa : Klubbavisa fortsetter å komme ut. Målet er 4-5 nr. pr år i format på 24 sider som distribueres til medlemmene. Det er O-avdelinga som står for distribusjonen. I 2016 ble det utgitt 4 nummer. Ungdomsstyre : Ungdomsstyret ble etablert i 2013, men er ikke lenger aktivt. Vi søker nå i stedet å få to ungdomsrepresentanter inn i AU/ hovedlaget. Dette lyktes ikke i 2016, men det jobbes nå godt med å få dette til i 2017. Alle avdelinger som jobber med ungdomsidrett vil bli oppfordret til (og kanskje pålagt) å ta inn en ungdomsrepresentant i sine styrer. Hjemmeside og medlemsregister : Hjemmesida byasen.no er godt besøkt. Vi prøver å fokusere på arrangement og på aktivitet i avdelingene. Vi tar sikte på 1-3 nyheter hver uke. Det er i 2016 flytte alle medlemmene over på norsk idretts felles database, Min Idrett. Medlemsregister administreres via Klubbadmin. All fakturering av medlems- og treningsavgift gjøres nå fra Klubbadmin som en prøveordning i 2017. Alle avdelinger skal være registrert med en medlemsansvarlig i styret. Økonomisystemer : En spesiell situasjon oppstod i 2016 da vårt regnskapsfirma gjennom mange år gikk konkurs i slutten av november. Dette har skapt en del ekstra arbeid for mange. Vi valgte til slutt å engasjere firma Creto AS som nå kjører regnskap for alle avdelinger med unntak av orientering. Fotball innførte ved årskiftet 2016/17 ny rutine for lagsregnskap, dvs. at lagene her egne bankkonti og egne økonomiansvarlige. Dette har en periode fungert greit for håndball. Bruk av betalingssystemer via telefon (mcash og Vipps) har blitt tatt i bruk. Det er nok en del utfordringer med hastighet og rapporteringssystemer i denne typen betalinger. Men en får tro dette bedres ganske raskt. Kontanter blir det nok mindre og mindre bruk av. Myra nærmiljøanlegg : Arbeidet nærmer seg slutten. Det gjenstår dekke på friidrettsbanen. Når dette kan skaffes er usikkert. Frist for å få de siste spillemidlene går ut i 2017, det vil være en risiko for at vi må
tilbakebetale forskudd mottatt fra Trondheim kommune på kr. 50.000 hvis vi ikke finner en løsning på dekket på 60 m friidrettsbane. I 2017 planlegges litt oppgradering av gressbakker, maling av huset utvendig og akustiske tiltak invendig. Håndball ivaretar hovedrenhold, men ellers er det leietakere som står for vasking. Hallprosjekter på Byåsen : Det ble i 2015 gjort vedtak om å avsette kr. 200.000 til skisseprosjekt for ny Uglahall. Pengene ble ikke benyttet i 2015, men i 2016. Arkitekt Svein Skibnes tegnet en flott hall med plass til både Byåsen IL og B30. Samt utvidelse av skole og ny ungdomsklubb. Det var mange positive møter med reguleringsmyndighetene våren 2016, men kommunens administrasjon stoppet planene i påvente av politisk avklaring om hvilke avtaler som skulle inngås med idrettslag generelt. Dette ble avklart tidlig høst 2016 og på en for idretten positiv måte. Det strides fortsatt om hvem som skal bygge hallen. Administrasjonen vil avvente skolebruksplan og vil at kommunen skal bygge hallen sammen med en utvidelse av Ugla skole. Politikerne er skeptisk til om dette skjer innen rimelig tid og vil helst at Byåsen IL skal bygge hallen på tilsvarende måte som andre idrettslag har fått anledning til. St.Olavsloppet AS : Byåsen IL eier ca 20 % av St.Olofsloppet AS. I juni 2016 vil vi få ansvar for innkomst i Trondheim. Granåsen Aktivum AS : Byåsen IL eier 7 % av selskapet. Selskapet er et arrangørselskap for World Cup. Leif Lande er Byåsens representant i styret med Roald Olsen som varamann. Det har vært en diskusjon med eierne om det selskapet skal omstruktureres og oppkapitaliseres. Dette vil medføre at nye eiere kun blir Sør-Trøndelag skikrets og Norges skiforbundet. Trolig vil Byåsen IL gå ut av selskapet i løpet av 2017. Rutinerbeskrivelser og internkontroll Det er laget maler for avdelingene og anleggene. Noen avdelinger har tilsvarende løsninger som AU foreslår, men internkontrollsystem på suppleres på noen anlegg og for flere aktviteter på anlegg. Viktig sak som må forfølges videre. Ansatte Byåsen IL har hatt følgende administrativt ansatte i 2015: Jarle Saghaug, Heidi Lysholm, Toril Olsvik (60%). Det har ikke vært skader eller sykdomfravær av betydning blant de ansatte. Høsten 2016 sa Heidi opp sin stilling. Januar 2017 sa også Jarle opp sin stilling. Dette gir oss mulighet til å omstrukturere noe på arbeidsoppgavene, forhåpentligvis spare kostnader for idrettslaget. Kjønnskvotering. Byåsen ILs arbeidsutvalg har 50% kvinner og 50% menn. NSF s lov krever at dette også følges i alle styrer og utvalg. Mange av avdelingsstyrene har ikke ivaretatt dette. AU må gjennomgå dette med de nye styrene som velges i 2017, evt. søke om dispensasjo til NIF. Ytre Miljø Byåsen IL har ikke aktivitet som forurenser det ytre miljø Sportslig aktivitet For aktivitet i den enkelte idrett vises til de enkelte idrettenes rapporter.
Vurdering av aktivitet i forhold til mål For de enkelte avdelingers mål vises til rapporter fremlagt på avdelingens årsmøter. Avdelingens representanter på årsmøtet anmodes om å si litt om aktiviteten i avdelingen. Hovedlaget v/au mener å ha fulgt opp de vedtak som ble gjort på årsmøtet i 2016. Økonomi Idrettslagets økonomi og egenkapital er god og det virker som alle avdelinger har kontroll på sin virksomhet. Regnskap og balanse fremlegges som egen sak på årsmøtet. Samlet resultat for hele laget er for 2016 er et underskudd ca. kr. 44.000 (2015 var overskuddet ca. 2 mill). Hvis vi holder avskrivningene utenfor, er overskuddet ca.kr. 287.000. Med så stort overskudd i 2015 er det naturlig at noe av pengene går til ekstra ordinære tiltak i 2016. Bl.a. har fotball kjøpt inn mer utstyr og fått økt avskrivning pga ekstra nedbetaling av lån. Hovedlaget har investert i arkitekttegninger for Uglahallen, i samsvar med vedtak på årsmøtet i 2015, og feiring av jubileumsåret kostet litt ekstra i æresbevisninger og jubileumsfest. Pr. 31.12.2016 hadde idrettslaget ca. 1 mill. i banklån som betjenes av fotballavdelingen. Medlemstall for 2016 Aktivitets tall i henhold til idrettsregistreringen : Kjønn Kvinner Menn Totaler Alderstrinn 0-5 6-12 13-19 20-25 26-0-5 6-12 13-19 20-25 26- (6-19 år) Fotball 128 52 20 50 272 150 45 100 817 (602) Håndball 201 209 41 62 92 44 10 48 707 (546) Langrenn 30 66 33 4 26 30 137 60 7 63 456 (296) Hopp/kombinert 10 2 0 0 6 10 30 11 6 30 105 (42) Friidrett 5 30 14 3 4 5 16 14 6 15 112 (74) Orientering 0 11 17 4 24 0 24 14 3 48 134 (66) Allidrett 40 20 0 0 0 50 30 0 0 0 140 Volleyball 0 0 0 0 0 0 1 1 Trim 40 30 70 Bandy 0 1 1 Aldergruppen 20-25 omfatter også elitelagene i lagidrettene og aktive i individuelle idretter. Aldergruppen 26- omfatter trenere / oppmenn, ikke detaljert registrert da ikke alle er medlemmer. Noen trenere er også med i gruppe 20-25 år. Aktivitetsstøtte gis pga. grunnlag av medlemmer mellom 6 og 20 år. Totalt antall medlemmer ca. 2500.
Revisors beretning 1 Fremlegges på årsmøtet. Kontrollkomiteens beretning 2 Legges frem på årsmøtet. Hovedstyret i Byåsen IL v/leif Lande Trondheim 25.4.2017 Underskrifter : 1 Klubben må ha revisor uansett, men klubber med en omsetning på over kr 5 000 000,- må ha en profesjonell registrert/statsautorisert revisor. 2 Kontrollkomiteens oppgaver står definert i NIFs lov 2-18.