Møteinnkalling Bø kontrollutval Dato: 25.01.2017 kl. 12:00 Møtestad: Bø kommunehus Arkivsak: 17/00014 Arkivkode: 033 Forfall meldas til sekretær for kontrollutvalet på eller e-post alexander.etsy.jensen@temark.no eller tlf. 91 82 75 45. Vara møter bare etter eiga innkalling. I tillegg møter følgende: Ass. Rådmann Terje Kili, sak 1/17 kl. 12:00 Sakskart Side Møteinnkalling 1/17 17/00014-1 Godkjenning av møteinnkalling 25.01.17 3 Møteprotokoll 1/17 17/00014-2 Godkjenning av protokoll frå møte 09.11.16 4 Saker til behandling 1/17 16/10000-7 Forvaltningsrevisjon - Bruk av fagdatasystemet profil i pleie og omsorg 5 2/17 17/00131-1 Årsmelding 2016 frå kontrollutvalet i Bø kommune 8 3/17 17/00127-2 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor 9 4/17 17/00021-1 Orientering frå revisjonen i møte 25.01.17 10 5/17 17/00027-1 Referatsaker 25.01.17 11 6/17 17/00034-1 Eventuelt 25.01.17 12 1
Sakene vert også lagt ut på www.temark.no Arendal, 18.01.2017 For Arne Storhaug Kontrollutvalsleiar Alexander Etsy Jensen (sign.) Sekretær for kontrollutvalet 2
Møteinnkalling 1/17 Godkjenning av møteinnkalling 25.01.17 Arkivsak-dok. 17/00014-1 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 1/17 Møteinnkalling 25.01.17 godkjennast. Vedlegg: Møteinnkalling 25.01.17 3
Møteprotokoll 1/17 Godkjenning av protokoll frå møte 09.11.16 Arkivsak-dok. 17/00014-2 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 1/17 Protokoll frå møte 09.11.16 godkjennast. Vedlegg 1: Protokoll 09.11.16 Vedlegg til sak Protokoll Bø kontrollutval 09.11.p 4
Saker til behandling 1/17 Forvaltningsrevisjon - Bruk av fagdatasystemet profil i pleie og omsorg Arkivsak-dok. 16/10000-7 Arkivkode. 217 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 1/17 Forvaltningsrevisjon - Bruk av fagdatasystemet profil i pleie og omsorg Kontrollutvalet tar forvaltningsrevisjonsrapporten om «Pleie og omsorg Sektorens bruk av fagdatasystemet Profil» til orientering. Kontrollutvalet tilrår kommunestyret å gjere følgjande vedtak: Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapporten «Pleie og omsorg Sektorens bruk av fagdatasystemet Profil» til orientering og ber om at føljande tiltak gjennomførast basert på revisors tilrådingar: sørgje for at roller, ansvar og praksis i større grad blir skriftleggjort, sikre at feil som blir oppdaga i Profil blir retta gjennomføre fleire tiltak for å rydde i tiltaksstrukturen, gjere tiltak som sikrar at alle tilsette har tilgang til Profil når dei startar i jobben. sikre at tilsette har tilstrekkeleg kompetanse i bruk av Profil og sikre ei god oppfølging av innføringa av mobil omsorg og andre nye tiltak. Rådmann bes gje kontrollutvalet ei skriftleg tilbakemelding innan utgangen av august 2017 om korleis rapporten blir følgt opp. Bakgrunn for saka: Forvaltningsrevisjonen er bestilt av kontrollutvalet i Bø i sak 10/16. Vinklinga i prosjektet er basert på innspel frå rådmann. Forvaltningsrevisjonen er gjennomført i tråd med godkjent prosjektplan. Saksopplysningar: Revisjonen har undersøkt følgjande problemstillingar: I kva grad har kommunen treft tiltak for å sikre at tilsette nyttar Profil? I kva grad er Profil nytta som eit ressursstyringsverktøy i pleie og omsorg? Revisjonskriteria i denne forvaltningsrevisjonen er henta frå helse og omsorgstenesteloven, internkontrollforskrift i helsetenesten, kvalitetsforskrift for pleie- og omsorgstjenestene og forskrift om pasientjournal Problemstilling to har ikkje revisjonskriterier. 5
Revisjonen har ikkje vurdert kvaliteten på tenestene eller om kommunens bruk av Profil er dekkande for å etterleve krav gitt etter helse- og omsorgstenesteloven, arbeidsmiljøloven eller personopplysningsloven. Knyta til den første problemstillinga konkludera rapporten med at kommunen har treft fleire tiltak som kan auke bruken og betre kvaliteten i bruken av Profil: Etablering av Midt Telemark Profil kompetansegruppe, nye journalansvarlege med klarare ansvar knytt til journalansvar og innføring av mobil omsorg i heimetenester og psykisk helse. Nokre av desse tiltaka er relativt nye, så effekt vil ikkje være synleg før i 2017. Det går vidare fram av rapporten at det framleis er behov for tiltak for å betre bruken av Profil: Revisjonen hevdar at Bø kommune manglar skriftlege rutinar for bruk av Profil og systematiske vurderingar av og rutinar for kva som skal registrerast. Det er i liten grad utarbeidd stillingsomtalar for tilsette med nøkkelroller som skal sikre at tilsette nyttar Profil. Det går også fram av rapporten at ikkje alle som utfører helsetenester har tilgang til Profil. Revisjonen konkludera med at kommunen har utfordringar knytt til effektiv bruk av Profil. Mange tilsette rapporterer om vanskar med å finne informasjon og å finne rett stad for å registrere aktivitetar, m.m. Vi har også funne at tilsette ikkje alltid journalfører informasjon. Tidspress og datavanskar er hovudårsak, men vanskar grunna uryddig oppbygning av systemet er også oppgitt som årsak til manglande registrering. Det går fram av rapporten at kommunen har eit samarbeid med Midt Telemark IKT om opplæring i bruk av Profil. Kommunen har svak systematisk tilnærming til opplæringstiltak for å betre bruken av Profil. Ein har liten oversikt over og kontroll med kven av dei tilsette som har fått opplæring og når den sist vart gitt. Knyta til den andre problemstillinga konkludera rapporten med at tre av dei fire avdelingane revisjonen har undersøkt har i liten grad tatt i bruk Profil som eit ressursstyringsverktøy. Fleire avdelingsleiarar gir uttrykk for at dei manglar kunnskap om korleis dei tar ut statistikk. Det går vidare fram av rapporten at bruken og kvaliteten på talmaterialet er størst i heimetenester og det er frå 2. tertial 2016 blitt nytta tal frå avdelinga til ressursstyring. Generelt meiner ein i kommunen at registreringane blir betre og betre, og at grunnlaget for Profil som ressursstyringsverktøy såleis aukar. Det går fram av rapporten at kommunen nylig har sett i gang fleire tiltak som truleg vil få innverknad på tilsette sin bruk av Profil. Truleg ville ein tilsvarande undersøking om eit år ha gitt betre tilbakemelding på bruken av Profil, både kvalitativt og kvantitativt. Uavhengig av denne effekten meiner revisjonen at kommunen bør: sørgje for at roller, ansvar og praksis i større grad blir skriftleggjort, sikre at feil som blir oppdaga i Profil blir retta gjennomføre fleire tiltak for å rydde i tiltaksstrukturen, gjere tiltak som sikrar at alle tilsette har tilgang til Profil når dei startar i jobben. sikre at tilsette har tilstrekkeleg kompetanse i bruk av Profil og sikre ei god oppfølging av innføringa av mobil omsorg og andre nye tiltak. Forvaltningsrevisor Geir Kastet Dahle legg fram rapporten i møtet. 6
Vurdering frå sekretariatet: Revisjonen gir som ledd i sitt oppdrag anbefalingar for kommunen. Kontrollutvalet har derimot innstillingsrett til kommunestyret i slike sakar, og det er difor naturleg å formulera anbefalingane til vedtaksform for kommunestyret. Det er i tillegg naturlig for kontrollutvalet å be om ein oppfølging av korleis anbefalingane blir følgde og om det gir betre praksis (læring i organisasjonen). Sekretariatet finner at det er godt samsvar mellom kontrollutvalets bestilling og forvaltningsrevisjonsrapporten, og mellom revisors vurdering og konklusjonar/anbefalingar. Sekretariatet tilrår kontrollutvalet å ta rapporten til orientering og sende den vidare til kommunestyret for endeleg behandling, med kontrollutvalets tilråding. Vedlegg 2: - Forvaltningsrevisjon Pleie og omsorg Sektorens bruk av fagdatasystemet Profil Vedlegg til sak Forvaltningsrevisjo n Pleie og omsorg 7
2/17 Årsmelding 2016 frå kontrollutvalet i Bø kommune Arkivsak-dok. 17/00131-1 Arkivkode. 004 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 2/17 Tilråding til kommunestyret: Kommunestyret godkjenner «Årsmelding 2016 frå kontrollutvalet i Bø kommune» Saksopplysningar: Kontrollutvalet skal informere kommunestyret om sitt arbeid i medhald av Kommunelova 77 punkt 6. Dette gjerast gjennom å leggje fram årsmelding for aktiviteten i kontrollutvalet. Årsmeldinga skal saman med møte- og arbeidsplanen for same periode gi kommunestyret ein mogligheit til å følgje med på om dei vedteke planar, oppgåver og målsetningar blir følgde opp. Utkast til årsmelding for 2016 blir lagt fram for godkjenning i utvalet, som så sendar den endelege årsmeldinga vidare til kommunestyret. Vedlegg 3: - Årsmelding 2016 frå kontrollutvalet i Bø kommune Vedlegg til sak Årsmelding 2016 - Kontrollutvalet Bø.p 8
3/17 Revisors egenvurdering av uavhengighet - Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor Arkivsak-dok. 17/00127-2 Arkivkode. 210 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 3/17 Kontrollutvalet tek eigenvurderinga til etterretning. Bakgrunn for saka: Kommunelova 79 og revisjonsforskrifta stiller krav til at revisor skal ha god vandel, vere uavhengig og objektiv. Saksopplysningar: Etter revisjonsforskrifta 15 skal oppdragsansvarleg revisor kvart år, og elles ved behov, gi ei skriftleg eigenvurdering til kontrollutvalet om si uavhengige og objektive stilling. Kirsti Torbjørnson er oppdragsansvarleg revisor for forvaltningsrevisjonsprosjekt som Telemark kommunerevisjon IKS gjennomfører i Bø kommune. Torbjørnson si eigenvurdering av om ho er uavhengig og objektiv ligg ved saka. Vurdering frå sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknadar til eigenvurderinga. Vedlegg 4: - Eigenvurdering - Oppdragsansvarleg forvaltningsrevisor Vedlegg til sak Revisors egenvurdering av ua 9
4/17 Orientering frå revisjonen i møte 25.01.17 Arkivsak-dok. 17/00021-1 Arkivkode. 210 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 4/17 Saka takast til vitande. Bakgrunn for saka: Kontrollutvalet har eit ansvar for å sjå til at det blir gjennomført revisjon i kommunen. For å halde seg orientert om det pågåande revisjonsarbeidet i kommunen, orienterer revisor kontrollutvalet gjennom året. Saksopplysningar: Oppdragsrevisor Birgitte Bøen vil orientere om føljande i møte: 1. Laupande revisjon 2. Oppfølging - Revisor har undersøkt investeringar i knytt til bustader for flyktningar. Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 10
5/17 Referatsaker 25.01.17 Arkivsak-dok. 17/00027-1 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 5/17 Saka vert teken til vitande. Saksopplysningar: 1. Innkommen post Ingen innkommen post. 2. Saker handsama i kommunestyret: Ingen sakar. 3. Dagsaktuelle saker 4. Neste møte 05.04.17 kl. 12:00 Vedlegg: Skriv inn vedlegg her 11
6/17 Eventuelt 25.01.17 Arkivsak-dok. 17/00034-1 Arkivkode. 033 1 Bø kontrollutval 25.01.2017 6/17 Klikk her for å skrive inn tekst. 12