INTERNKONTROLLSYSTEM FOR TJENESTEYTING TIL BARN I AVLASTNINGSBOLIG I BÅTSFORD KOMMUNE Vedtatt av kommunestyret xx.xx.xxxx Kapittel 1: Definisjoner og avklaringer Avlastningsbolig: Dette er en bolig/ boeenhet som Båtsfjord kommune stiller til rådighet for barn når foreldre/ foresatte ved enkeltvedtak er innvilget avlastning av Båtsfjord kommune. Tjenesteyting ved avlastningsbolig: Avlastningen utføres av personer tilsatt av Båtsfjord kommune for å utføre denne tjenesten. Systemansvarlig: Virksomhetsleder for samordnet hjelpetjeneste er systemansvarlig for dette internkontrollsystemet for tjenesteyting til barn i avlastningsenhet. Kapittel 2: Lovkrav Sosialtjenesteloven 4-3. Hjelp til dem som ikke kan dra omsorg for seg selv. De som ikke kan dra omsorg for seg selv, eller som er helt avhengig av praktisk eller personlig hjelp for å greie dagliglivets gjøremål, har krav på hjelp etter 4-2 bokstav a-d. 4-2. De sosiale tjenester skal omfatte: b). avlastningstiltak for personer og familier som har et særlig tyngende omsorgsarbeid Forskrift om internkontroll i sosial og helsetjenesten 4. Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen. Internkontroll innebærer at den/ de ansvarlige for virksomheten skal: 1
a). beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet, samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart gå fram hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, b). sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, c). sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll, d). sørge for ar arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, e). gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/ tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten, f). skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g). utvikle, iverksette, kontrollere, evaulere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen, h). foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten. Kapittel 3: Styringssystem Dette internkontrollsystemets styringssystem er bygd opp etter samme kronologi og innhold som i internkontrollforskriftens 4 ovenfor: a). Virksomhetens hovedoppgaver, mål og organisering Båtsfjord kommune er lovpålagt å yte hjelp til de som ikke kan dra omsorg for seg selv, jfr. sosialtjenesteloven 4-3. Dette skal bl.a. omfatte avlastningstiltak for personer og familier som har et særlig tyngende omsorgsarbeid, jfr. sosialtjenesteloven 4-2 b). Mål: Avlastningstjenesten for barn har følgende to sidestilte hovedmål: - Gi nødvendig avlastning for foreldre/ foresatte som har et særlig tyngende omsorgsarbeid for sitt/ sine barn med sikte på at disse voksne skal få nødvendig hvile og restitusjon til over tid å mestre denne krevende omsorgsoppgaven - Gi barn på avlastning tilstrekkelig fysisk og psykisk trygghet, samt mulighet til kommunikasjon, sosial kontakt og utvikling ut fra det enkelte barns indviduelle behov og forutsetninger Organisering: Avlastningstjenesten er organisert som følger: 2
Rådmannen Samordnet hjelpetjeneste (virksomhetsleder) Helsestasjon Andre hjelpetjenester PPT-tjenesten Avlastningstjeneste for barn I samordnet hjelpetjenester er det ansatt en person i 30 % stilling som arbeider med å organisere og lede forskjellige hjelpetjenester, herunder støttekontakter og avlastningstjeneste for barn i avlastningsbolig. Hennes ansvar og arbeidsoppgaver framgår av vedlagte stillingsbeskrivelse, se vedlegg 1. For å kunne yte slik avlastningstjeneste for barn har Båtsfjord kommune bruk for egnede lokaler med nødvendig utstyr og tilstrekkelig kvalifisert personale: Boenheter: - Avlastningsleilighet i Helseveien, bygd til formålet. Denne er samlokalisert (i samme bygg) med PU-boliger. - Tidvis hjemmebolig tilhørende avlaster Hjemmebolig nyttes unntaksvis og etter nærmere avtale. Det påligger Båtsfjord kommune å sikre at boligen er tilstrekkelig egnet til formålet. Vedlagt følger tegninger for avlastningsleiligheten, samt tilhørende inventar- og utstyrsliste, se vedlegg 2. Tilstrekkelig kvalifisert personale: De som utfører avlastningstjeneste er ansatt i Båtsfjord kommune på en av følgende måter: - Fast ansatt i en avtalt stillings-%, med både PU- bolig og avlastningsbolig som arbeidssted - Fast ansattelse i en avtalt stillings-% med avlastningsboligen som eneste arbeidssted - Avtale som tilkallingsvikar i avlastningsboligen Vedlagt følger retningslinjer for bemanning og kompetansekrav, se vedlegg 3. Følgende tiltak skal sikre tilstrekkelig kompetanse hos de tilsatte: - Introduksjonsplan for nytilsatte; se vedlegg 4. - Kompetanseutviklingsplan for de ansatte i avlastningstjenesten, se vedlegg 5. 3
Avlasternes ansvar og arbeidsoppgaver framgår av vedlagte felles stillingsbeskrivelse, se vedlegg 6. b). Aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten En slik oversikt framgår av vedlegg 7. c). Sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll Følgende tiltak skal sikre tilstrekkelig kompetanse hos de tilsatte: - Introduksjonsplan for nytilsatte; se vedlegg 4. - Kompetanseutviklingsplan for de ansatte i avlastningstjenesten, se vedlegg 5. - Bekreftelse på at den enkelte tilsatte i avlastningstjenesten kjenner til virksomhetens internkontrollsystem, se vedlegg 8. d). Sørge for ar arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes Leder for avlastningstjenesten skal sørge for at det minst fire ganger i året holdes personalmøte for de tilsatte i avlastningstjenesten, jfr. prosedyre for dette i Båtsfjord kommunes interkontrollsystem for HMS. Se vedlegg 9. De tilsatte i avlastningstjenesten skal pgså delta i kommunens årlige medarbeiderundersøkelse med tilhørende etterarbeid, se vedlegg 10. De skal også medvirke i utarbeidelse av kompetanseutviklingsplaner for de ansatte, samt i årlig evaluering av virksomhetens internkontrollsystem. Dette bør inngå som en del av personalmøtene. De skal også delta aktivt i avvikshåndteringen knyttet til interkontrollsystemet, se kapittel 3 g). nedenfor. e). Gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/ tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten, Leder for avlastningstjenesten skal sørge for at kommunen minst fire ganger i året avholder møte med foreldre/ foresatte hvor tjenesten til det enkelte barn evalueres. Dette kan med fordel inngå som en del av et ansvarsgruppemøte hvor andre kommunale tjenesteytere deltar PPT, helsestasjon, lege, etc.). Barnet kan delta dersom foreldre/ foresatte ønsker det. 4
Ved oppstart av avlastningstjeneste for det enkelte barn skal foreldre/ foresatte involveres på beste måte i planlegging av både innholdet i tjenesten og den nødvendige opplæringen av de tilsatte. f). Skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav Det er her snakk om å foreta en risiko- og sårbarhetsanalyse med sikte på å avdekke de mest sannsynlige og samtidig mest kritiske områdene når det gjelder svikt eller mangel. Dette er derfor en gjennomgang som må gjøres jevnlig på nytt. Ved tilsyn fra helsetilsynet i Finnmark våren 2009 ble det i henhold til rapporten etter tilsynet avdekket følgende avvik: Båtsfjord kommune har ikke planer og styringssystem for tjenestene som ytes i avlastningsboligen. Kommunens manglende system medfører fare for svikt i forhold til medikamenthåndtering, fysisk tilrettelegging, kommunikasjon, sosial kontakt og fritidsaktiviteter. På denne bakgrunn er det utarbeidet dokumentasjon på rutiner vedrørende: - Plan for innholdet i avlastningstjenesten for det enkelte barn, se vedlegg 11. Her skal det bl.a. tas hensyn til: o Fysisk tilrettelegging, herunder pleie- og omsorgsbehov som daglig personlig hygiene og toalettbesøk o Kommunikasjon o Fritidsaktivitet, sosial kontakt og håndtering av adferdsvansker. - Rutine for medikamenthåndtering, se vedlegg 12. - Rutine for observasjon og håndtering av akutt skade/ sykdom, se vedlegg 13. g). Utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen Vedlagt følger rutine for avvikshåndtering, se vedlegg 14. For øvrig vises det til kap. 2, h). h). Foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten. Systemansvarlig skal sørge for en årlig gjennomgang av internkontrollsysmet, se vedlegg 15. Deretter innkaller systemansvarlig følgende personer til i fellesskap å evaulere systemet: Rådmann 5
Leder for avlastningstjenesten Leder PU Referat fra møtet referes for kultur- og oppvekststyret og helse- og omsorgsstyret. Kapittel 4: Oversikt over tilhørende dokumentasjon Vedlegg 1: Stillingsbeskrivelse for leder for avlastningstjenesten Vedlegg 2: Tegninger for avlastningsleiligheten, samt tilhørende inventar- og utstyrsliste Vedlegg 3: Retningslinjer for bemanning og kompetansekrav for tilsatte i avlastningstjenesten Vedlegg 4: Introduksjonsplan for nytilsatte Vedlegg 5: Kompetanseutviklingsplan for de tilsatte i avlastningstjenesten Vedlegg 6: Stillingsbeskrivelse for tilsatte i avlastningstjenesten Vedlegg 7: Oversikt over aktuelle lover og forskrifter Vedlegg 8: Bekreftelse på at den enkelte tilsatte i avlastningstjenesten kjenner til virksomhetens internkontrollsystem Vedlegg 9: Prosedyre for personalmøter i Båtsfjord kommune Vedlegg 10: Prosedyre for gjennomføring av årlig medarbeiderundersøkelse i Båtsfjord kommune Vedlegg 11: Planskjema for innholdet i avlastningstjenesten for det enkelte barn Vedlegg 12: Rutine for medikamenthåndtering Vedlegg 13: Rutine for observasjon og håndtering av akutt skade/ sykdom Vedlegg 14: Rutine for avvikshåndtering Vedlegg 15: Rutine for årlig gjennomgang av internkontrollsysmet Vedlegg 16: Rutine for innhenting av politiattast Vedlegg 17: Taushetserklæring 6