Årsmøte 2011 Midtunhaugen Velforening Mandag 31. januar kl 1930 Sted: Midtun Barnehage (Midtunhaugen 179) Viser til utsendt innkallelse til årsmøtet 8. januar 2011. Saksliste: 1. Åpning av møtet med valg av referent og ordstyrer 2. Godkjenning av årsmøteinnkalling 3. Årsberetning 4. Regnskap og revisjon 2010 5. Innkomne saker 6. Fastsettelse av kontingent 2011 7. Budsjett 2011 8. Valg av styre, revisorer og ny valgkomité Vedlegg: Årsberetning Regnskap 2010 Revisorberetning 2010 Innkomne saker med styrets innstilling Kontingent for 2011 Budsjett 2011 Kandidater til nytt styre, revisorer og valgkomité Vedtekter for Midtunhaugen Velforening Vel møtt! Hilsen Styret
Årsberetning 2010 Styret i Midtunhaugen Velforening har bestått av følgende personer i 2010: Trond Havelin, Midtunhaugen 122, leder Mette Herstein Monsen, Midtunhaugen 110, nestleder Irene Thorsnes, Midtunhaugen nr. 51, kasserer Kari Dalland, Midtunhaugen 73, Sekretær til og med 6. april 2010 Liv Sverdrup, Midtunhaugen 200 Varamedlemmer til styret: Audhild Kårdal, Midtunhaugen 198 Torgeir Jensen, Midtunhaugen 128 Da Kari Dalland så seg nødt til å trekke seg fra styret i mars, ble Audhild Kårdal trukket inn i styret fra 6. april 2010. De viktigste sakene som styret har arbeidet med i 2009 er: Bjørketrær til sjenanse for beboerne i rekken nr. 184 190. Det ble vedtatt på årsmøte i 2010 at det fortrinnsvis skulle undersøkes om trærne kunne beskjæres. Styret har leid inn en trepleier som har kuttet trærne slik at de ikke er til sjenanse for naboene. Dette er likevel en jobb som må følges opp av fremtidige styrer slik at ikke trærne vokser slik til igjen. Fjerning av hekk ved utkjørsel fra parkeringsplass nedenfor rekken nr. 33-43 Det ble vedtatt (sak 3) at hekkene skulle fjernes og erstattes med lavtvoksende busker eller gress, samt at en skulle flytte de høytvoksende vekstene (rododendron mm) til nedre voll på nedre lekeplass (benkeforslag). Styret har vært opptatt av å beholde litt av hekkene for å sikre støyskjerming for beboere samt hindre innsyn fra hovedvei. Nattland Hage og Anlegg AS har fjernet noe beplantning som var dødt, beskåret det som skulle stå, samt flyttet vekster til nedre voll på nedre lekeplass og til plenen foran beboerne i rekken nr. 108-112. Noen av de fjernete sibirkornellene ble flyttet til utsiden av innhegning for bosspann nedenfor nr. 137. Brøyting På grunn av en del misnøye rundt manglende brøyting har styret i perioden hatt kontakt med Nattland Hage og Anlegg AS for reforhandling av brøytekontraktene. Dette arbeidet er i gang, men ikke fullført. Det nye styret vil jobbe videre med denne saken. Brøyteutgiftene utgjør en stadig større del av budsjettet, grunnet de svært snørike vintrene her vest. I 2010 utgjorde denne utgiftsposten rundt 35 % av budsjettet (herunder ligger også 4 nye strøkasser m/innhold).
Fjerning av papircontainer I henhold til benkeforslag på årsmøte har BIR fjernet de to gjenstående papircontainerne, da dette medførte mye rot og søppel. Hvis der er noen som ennå ikke har skaffet seg eget papirspann så vil vi oppfordre dem til å kontakte BIR på telefon 815 33 030. Det er mulig å få 120 liter og 240 liter. De er gratis og tømmes torsdag hver 4.uke. Kjøring og parkering på gang- og tilførselsveier, fellesareal Årsmøtet ga det neste styret fullmakt til å avgjøre om det skulle settes opp skilt med innkjøring forbudt, unntatt for varelevering, og/eller fysisk hindring for å unngå unødig kjøring og parkering på velforeningens arealer. Styret ønsker å fortsette dette arbeidet i 2011 for å bedre vilkårene spesielt for barn som bør kunne ferdes trygt på disse områdene. Merking av parkeringsplasser nedenfor 33-43 Parkeringsplassene på området nedenfor 33-43 er blitt merket opp i tråd med vedtaket på sist årsmøte. Styret har og behandlet ønske fra en av beboerne om at noen av plassene blir merket opp som nummererte plasser for enkelte beboere. Dette har styret ansett som lite ønskelig, da vi ikke vil privatisere deler av velforeningens område og at det er viktig å beholde de gjesteplasser som finnes i området. Styret bestreber seg på at alle beboerne skal behandles likt i forhold til dette og vil kartlegge hva situasjonen er for hele boområdet. Det ble på årsmøtet ytret ønske om at arbeidet skulle utføres på dugnad. Men på bakgrunn av liten oppslutning på tidligere dugnader, hadde styret ikke kapasitet til å organisere dette som dugnad med det arbeidet det ville medføre. Nattland Hage og Anlegg AS (forkortet til NH) har utført dette arbeidet. Nedre lekeplass Styret har fulgt opp planen som ble vedtatt på årsmøte i 2010 for utvikling av nedre lekeplass til natur-lekeplass og friområde uten fargerike lekestativ. Følgende punkter ble på årsmøte i 2010 vedtatt utført: 1. Sprøytet mot ugress. Utført av NH. 2. Sette opp balanseapparat Junior Spica, beregnet for aldersgruppen 2-6 år, Apparatet ble kjøpt inn til midtre lekeplass, men det ble ikke stor nok sikkerhetssone (Ø3,4 m) til apparatet der. Dette apparatet er ikke satt opp da manglet deler og ikke var av den ønskete kvalitet. 3. Fullføre plenlegging gjensto ca 60 kvm. Dette er utført av NH. 4. Plantet hekk på platåkant i forlengelse av oppsatt gjerde. Har plantet, men ser at noen av buskene er knekket. Må utbedres til våren.
5. Skråning mot platå: Plante busker som både vil se fint ut og samtidig forhindre erosjon. Dette er utført av NH. 6. Avgrense lekeplassen mot øvre vei vha en hekk t.o.m. inngang til lekeplassen ved BKK-boks: Legge jordvoll langs veien og beplante med vintergrønne busker. Dette er utført delvis av NH og på dugnad. 7. Beplantning i jordvoll ovenfor nr. 55-51 med busker, fortrinnsvis vintergrønne for å avgrense lekeplassen og skjerme mot innsyn. Dette er utført på dugnad, men det gjenstår noe. Kan utføres på dugnad i 2011. 8. Legge grus i inngangsvei til lekeplassen, bredt nok til barnevogner og rullestolbrukere. Dette er utført av NH. 9. Generell beplantning: Dette er utført på dugnad. Plantet endel busker, bl.a. bærbusker, 2 epletrær, rododendron, syriner, mm Må vurdere til våren/sommeren hvordan det vokser til og om alt har overlevd vinteren. Mulig noe må suppleres ved dugnad 2011. 10. Ferdigstillelse av steingarden. Dette er utført av NH. 11. Badminton/volleyball stativ, eventuelt kombinert med smashball flyttbart og trenger ingen fundamentering. Ennå ikke utført. Utføres til våren. 12. Avgrensning mot ny enebolig (nr. 25). Må avventes til boligbygging er mer ferdig. Ennå ikke utført, se egen sak. Lekeplasser generelt Med dette har vi så og si ferdigstilt arbeidet med oppgradering av 2 av Midtunhaugens 3 lekeplasser. Saken om oppgradering kom opp allerede i 2007 da var nedre lekeplass nesten helt overgrodd. Etter endel utredning og planlegging, startet arbeidet med midtre lekeplass, som bl.a hadde apparater som ikke var godkjente og ellers måtte ha tryggingstiltak. Dette ble utført i år 2009 og kom på kr. 282 393,75. Arbeidet med nedre lekeplass/grøntområde har gått over 2 år. Begge årene har vi lagt en god del under budsjettet. I 2009 ble det budsjettert med kr. 120.000,-, men brukt kr. 92.708,-. Noe av arbeidet ble utsatt til året etter. I 2010 ble det budsjettert med kr. 75.000,- men brukt kr. 65.828,50. Tilsammen har det beløpt seg til kr. 158.536,50. For å komme helt i mål og få et godt område som både barn og andre vil benytte, vil vi be om at ubrukte midler 2010 overføres til 2011 og at de, med en liten tilleggsbevilgning kan sørge for at området nå taes i bruk, se sak lengre nede. Vi kan nå fremover fokusere på andre store saker, som oppgradering av grøntområdet i hele velforeningens område og trafikksikkerhet, parkering, gatetun mm. Se egne saker lengre nede.
Eiendomsskatt fellesareal/garasjeanlegg Velforeningen har i flere år (siden 2005) betalt eiendomsskatt for garasjeanlegget under 33-45. Dette har kostet velforeningen ca. kr. 2400 per år. Velforeningen eier ikke garasjeanleggene, eller grunnen de står på. Dermed skal velforeningen ei heller betale denne eiendomsskatten. Medlemmer av styret har i flere år gjentatte ganger tatt saken opp med Bergen kommune uten å få gehør. Etter forespørsel fra styret påtok Inger Lise Monsen i Midtunhaugen 124 seg oppdraget å møte de ansvarlige på Eiendomsskattekontoret og Etat for plan og geodata, da vi (det nye styret) atter engang tok runden på å finne ut hvor feilen lå. Geodata fant ut at det forelå feil fra tidligere og at vi ikke var ansvarlig for/eiere av grunnen og garasjeanlegget, og heller ikke skulle betale noe. Dette kom fram ved ettersyn i grunnboken som viser at garasjeanlegget ikke ligger på velforeningens grunn. Geodata var representert ved Fagsjef Eivind Lund og Stein Johansen. Det ble i samråd med nestleder skrevet et brev til kommunen (eiendomsskattekontoret) der det ble referert til Etat for plan og geodata og påpekt de aktuelle fakta. Brevet var stilet til Lillian Vangberg. Da tiden gikk og ingenting skjedde og vi i tillegg fikk purring mot oss for ubetalt eiendomsskatt, tross lovnader om at det ikke skulle komme så langt, tok nestleder kontakt med eiendomsskattekontoret per telefon. Etter uttrykkelig press mot eiendomsskatte kontoret og med god ressurshjelp fra geodata ble det endelig fart i saken. Tre uker senere kunne eiendomsskattekontoret ved Thomas, melde at vi ikke skal betale eiendomsskatt for grunn og garasjeanlegg under rekke 33-43. Vi må selvfølgelig betale eiendomsskatt for fellesarealene våre, dette utgjør ca. 700 kr. per år. Til opplysning kan nevnes at det er Nydal Bygg som er ansvarlig for garasjeanleggene, og dermed eier av disse. Ergo er det Nydal som skal betale en eventuell eiendomsskatt. Regningen fra eiendomsskattekontoret blir heretter sendt dertil. Strøkasser Det er kjøpt inn og plassert ut to ekstra strøkasser og byttet ut to. I løpet av de to siste årene er det da plassert ut tilsammen 6 strøkasser med innhold. Vi er avhengig av at beboere informerer styret når kassene trenger å fylles. Dette kan gjøres ved å sende e-post til styret (styret@midtunhaugen.no), ved å legge lapp/brev i hvit postkasse ved postkassestativ (mellom husene 172 og 192) eller ved å ringe en i styret. Styret bestiller etterfylling ved behov. NH har oppdraget med å brøyte snø på gangveier og parkeringsplasser i velforeningens område, men det er ikke nok til at gangveier til enhver tid kan holdes isfrie.
De enkelte boligeiere må ta ansvar for å holde gangvei og fortau isfrie utenfor sine boliger, slik at vi unngår (flere) fallulykker. Det oppfordres derfor til at folk strør utenfor sine boliger/hager ved behov. Utbygging på Grønhaugen Denne saken er ikke kommet ut på offentlig høring ennå, men viktig at neste styre følger med når neste planen foreligger. Ny enebolig ved nedre lekeplass Vi har vært i kontakt med eierne av enebolig ved nedre lekeplass angående fjerning av gjerde, ferdigstillelse av området inn mot velforeningens område, sikring av veien ved lekeplassen, samt stien som går mellom lekeplassen og parkeringen mellom nr. 55 og 33. Gjerdet som står der i dag, er plassert et par meter inne på velforeningenes område og der har det stått i snart 2 år. Det har ikke lykkes styret å komme i konstruktiv dialog med naboene og vi har derfor klaget saken til byggesaksavdelingen i Bergen Kommune hvor saken foreløpig er til behandling. Vedlikehold Det har vært gjennomført 2 fellesdugnader i 2010. På den første dugnaden i mai var det bra oppmøte og en fikk kostet og ryddet, samt gjort endel på nedre lekeplass. På den andre dugnaden i juni var oppmøtet dårlig. Det ble utført endel beplantning og diverse arbeider på nedre lekeplass. Styret har selv handlet inn planter og busker, samt plantet mm. Dette har vi spart mye penger på da det er dyrt å bruke anleggsgartner. Velforeningens budsjetter er begrenset. Det er derfor viktig at flest mulig deltar på denne type dugnadsarbeid. I 2008 ble det etablert en avtale om fast vedlikehold vår og høst av grøntareal med Nattland Hage & Anlegg AS.. Det er en løpende avtale med gjensidig oppsigelsestid på 3 mnd. Vedlikeholdet har innbefattet kalking og gjødsling, beskjæring, ugressprøyting og håndluking etter behov på timesbasis. I løpet av de 3 siste årene har det blitt brukt kr. 206.881, - på post 2 (vedlikehold av grøntområde). Vi har gjennomført kartlegging av hva som blir utført/ikke utført av NH, se vedlagte kart med oppdeling i felt (bokstavene A- P). Det er flere områder/felt som ikke har vært omfattet av avtalen, bl.a. felt K, hvor tujaer og annet har vokset seg så høye at det har blitt et problem. Dette må det bl.a. gjøres noe med i 2011. Grøntvedlikeholdet sorterer under budsjettpost 2. Det ble budsjettert med kr. 65.000,- men utgiftene her har blitt endel høyere, grunnet at sak 3 "Fjerning av hekk ved utkjørsel fra parkeringsplass nedenfor rekken nr. 33-43.",samt benkeforslag om flytting av "de høytvoksende vekstene (rododendron mm) til nedre voll på nedre lekeplass", ikke var med i det opprinnelige forslag til budsjett, men ble vedtatt mot styrets innstilling og dermed uten prisoverslag. Styret har i perioden ikke vært helt fornøyd med NH sitt vedlikeholdsarbeid i forhold til avtalen. Styret har bestemt at vi vil vurdere andre aktører i løpet av 2011. Avtalen
med NH har tre måneders oppsigelsestid og for at dette skal få virkning i årets sesong, så har styret besluttet å si opp avtalen. Gressklipping Styret har hyret inn en ungdom til å utføre gressklipping i 2010. Området som har vært omfattet av avtalen er plenene foran rekken 100-112, samt plenen ved nedre lekeplass. Til dette har det blitt kjøpt inn kantklipper, bensin til kantklipper, løvsamler og greinsaks. Dette har Midtunhaugen Velforening betalt rundt 4.000 kroner for. Etablering av familiebarnehage i nummer 160 Midtunhaugen 160 er kjøpt opp av Gledesbarna Familiebarnehage A/S for etablering av barnehage med 10 barn. De har i den forbindelse søkt om bruksendring for boligen. Velforeningen har klaget på dette. Begrunnelsen for dette er hovedsakelig økt trafikkbelastning, mangel på parkeringsplasser, økt støy for de nærmeste naboene og for dem som bor tett opp til midtre lekeplass. Gledesbarna Familiebarnehage AS har ikke fått tillatelse til etablering av barnehage med 10 barn, men har søkt kommunen om å få etablere med 5 barn. Dette har velforeningen også klaget på med samme begrunnelse som tidligere nevnt. Denne saken er ennå ikke avgjort i kommunen. OCR Renett Kasserer har brukt mindre tid på kasserer/regnskapsjobben i år enn i fjor, da gikk svært mye tid gikk med til å finne ut hvem som hadde betalt/ikke betalt - i tillegg til å føre årsregnskap + oppdatere regnskapsbyrå (Renett) osv. I noen år nå har kasserer ført årsregnskap paralellt med Renett og har fått gode tilbakemeldinger fra revisorene. På bakgrunn av dette og med mulighet til å spare rundt kr. 7-8.000,- - besluttet styret å overta årsregnskapsjobben helt. Når en leser årsregnskapet, post 8, kan det likevel se ut som om der ikke har vært noen innsparing, siden det er fakturert ut kr. 14.418,- Forklaringen på dette er at kr. 7479,- gjelder årsregnskapet 2009 (etterslep). I 2010 brukte vi kun kr. 5.939,- på regnskapsbyrå (Renett). Renett utfører nå kun følgende oppdrag: skriver ut fakturaer i hht til liste som kasserer sender dem kjører programmer som sjekker ocr-innbetalinger og genererer lister over dem som ikke har betalt. Disse blir sendt kasserer med jevne mellomrom. skriver ut purrefakturaer i hht til liste fra kasserer Vi har betalt kr. 1000,- i etableringsgebyr for OCR, i tillegg til kr. 1,50 per transaksjon totalt kr. 169,50. Senere år betales det kun kr. 600,- i årsavgift.
Fartsdempende tiltak Styret sendte henvendelse til Samferdselsetaten i Bergen kommune i februar 2010. I november i fjor ble det bestemt at 30-sonen på Midtunhaugen vil bli utvidet. Skiltplan vil bli sendt fra kommunen til politiet og når denne planen foreligger så vil det bli bestilt legging av fartsdempere. Demontering av disser Dissene på nedre lekeplass har i perioden blitt demontert. Dette er blitt gjort på bakgrunn av sikkerhetsmessige vurderinger gjort av Nattland Hage og Anlegg AS.
Regnskap og budsjett I 2010 var det 5 som ikke betalte medlemskontingen på kr. 1.600,- Det utgjør kr. 8.000,- Vi vil minne om vedtektene der det bl.a. står: " 1 Eier av bolig/boligseksjon har plikt til å være medlem av velforeningen i henhold til paragraf 6 i kjøpekontrakt." og " 4 Hver eier plikter å bære sin del av utgiftene til driften av velforeningen, innenfor det ansvarsområde vedtektene beskriver. Medlemmene betaler årlig kontingent og deltar i nødvendig finansiering av foreningens oppgaver. Kontingentens størrelse fastsettes på årsmøtet. " Vintersesongen 2009/2010 hadde vi svært høye brøyteutgifter og det ser ut som om det kan bli enda større utgifter inneværende sesong. Det betyr at vi trenger alle kontingentinntektene!
Revisorberetning
Saker 1. Oppgradering av grøntområde Oppgradering av grøntområder foreslåes å være et av satsningsområdene fremover. I første omgang bør det prioriteres å sikre/trygge utkjørselsområder (sage ned vegetasjon og/eller beskjære kraftig) samt rydde og beskjære i områder som ikke har vært med i avtalen med NH. Videre vil styret ønske å beplante med lavtvoksende og fortrinnsvis eviggrønne busker, bunndekkende planter og kanskje ett og annet tre, alt etter de ulike feltenes beskaffenhet og beliggenhet i forhold til veier og fortau. Hvor langt vi kommer i år bestemmes av velforeningenes budsjett og styrets kapasitet. Styret er åpen for innspill. I løpet av det siste året er det kommet klager fra en del beboere som mister sol, lys og utsikt p.g.a. vegetasjon som får vokse uhemmet i enkelte hager. Vi bor tett her på Midtunhaugen, så det skal lite til før busker og trær vokser oss over hodet og blir til sjenanse for naboene. Vi vil derfor oppfordre alle om å stelle sine vekster med dette for øyet! Vi oppfordrer alle til å lese Naboloven som er lagt ut på våre hjemmesider (www.midtunhaugen.no) Styret ber om fullmakt til å oppgradere og beplante fellesområdene for å gjøre omgivelsene triveligere både for fastboende og besøkende. 2. Parkering på fellesområder og trafikksikringstiltak Styret har også i år mottatt flere saker som gjelder parkering på fellesområder. Som i fjor klages det bl.a. på at det parkeres på velforeningens areal og kjøres og parkeres på gang- og tilførselsveier. Dette vil nok bli et stadig mer aktuelt tema. I reguleringsbestemmelsene til Bergen Kommune: REGULERINGSBESTEMMELSER FOR FANA. DELER AV GNR. 43. MIDTTUN. P. 5730000. VEDTATT I BYSTYRET 17.09.1984. 2. Område for rekkehusbebyggelse står det : "Garasjer og parkeringsplasser er vist på planen og skal utføres som fellesanlegg hvor planen viser dette. Parkeringsdekningen for rekkehusbebyggelsen skal være 1,25 biloppstillingsplasser pr. leilighet. " Denne bestemmelsen (reguleringsplan) ligger på Midtunhaugen Velforenings hjemmeside: http://www.midtunhaugen.no/dokumenter.html. Styret i Midtunhaugen Velforening ønsker å arbeide for å gjøre Midtunhaugen til et trygt, barnevennlig og mest mulig trafikksikkert område. F.eks så bør fellesområder slik som gatetun ikke brukes som parkeringsplass. Et gatetun bør kunne være et trygt og hyggelig sted for tunets beboere. Ikke minst er det viktig å ivareta sikkerheten til barna.
Styret fikk på årsmøte i 2010 fullmakt til å avgjøre om det skulle settes opp skilt med innkjøring forbudt unntatt for varelevering og/eller fysisk hindring for å unngå unødig kjøring og parkering på velforeningens arealer. Styret har dessverre ikke fått gjort så mye som ønskelig var, på grunn av stort arbeidspress. Vi ser at dette er et økende problem og ber årsmøtet om fullmakt til å videreføre dette arbeidet i 2011 og starte arbeidet med å gjøre Midtunhaugens Velforenings område til et tryggere, mer barnevennlig og mest mulig trafikksikkert område. Vi må kartlegge tilstand når det gjelder parkering, kjøring på gangveier og fellesareal og vurdere å gjennomføre tiltak for å bedre situasjonen. Dette vil bli arbeidskrevende og det er mulig vi må ha hjelp av noen beboere for dette kartleggingsarbeidet. Styret ber om at årsmøte i 2011 gir fornyet fullmakt til at neste styre får fullmakt til å avgjøre om det skal settes opp skilt med innkjøring forbudt unntatt for varelevering og/eller fysisk hindring for å unngå unødig kjøring på velforeningens arealer. 3. Oppmontering av skilt ved parkeringsplass i sving opp mot Midtun Barnehage (Felt N, P og O på kartet i vedlegg 3) Jan-Are Helander i Midtunhaugen 264 har sendt inn følgende forslag til årsmøte: Det er ikke uvanlig at faste plasser ved parkeringsplass blir tatt av andre. Spesielt gjelder dette ved større snøfall. Det være seg besøkende eller foreldre som skal hente barn i barnehagen. Utrolig frustrerende, da man må lete etter alternativ plass eller stå og vente på at vedkommende dukker opp. Grunnen til dette er nok at det ikke er skiltet på noen som helst måte. Foreslår derfor at det monteres skilter som viser klart og tydelig hvor de reserverte plassene er og hvor gjesteplassene befinner seg. Styret har undersøkt at dette koster ca. kr. 3.500,-. Forslaget tiltres fra styret. 4. Brøyting Åse Madsen i Midtunhaugen 268 har levert inn forslag hvor hun klager på brøyting av snøen på vegen inn til husene nr. 266/268/270/272. Hun har opplevd flere ganger at brøytebilen har veltet en svær haug med snø i inngangspartiet til huset hennes. Hun har levert inn følgende forslag: Snø som brøytes bort fra vegene i Velforeningens regi må plasseres i fellesarealer. Jeg foreslår at en evt. to av lekeplassene benyttes til lagring av bortbrøytet snø. Firmaet som har anbud på brøyting må få informasjon om det som årsmøtet kommer frem til vedrørende plassering av brøytesnø. Styret har vært og sett på området ser at dette er et problem. Det vil vinterstid med mye snø være en utfordring å få lagt snøen slik at den ikke medfører store ulemper for den enkelte beboer. Det er likevel store kostnader ved å frakte snøen vekk, noe som vil belaste et allerede presset brøytebudsjett. Det går allerede nesten halvparten av
budsjettet til brøyting, og med en timepris på i underkant av 1.000 kroner, ser vi ikke hvordan dette kan dekkes inn. Vi ser at det kan være uheldig å plassere mye av snøen på en plass og tror at snøen med fordel kan spres til flere plasser i gatetunet. Biler bør ikke parkeres i fellesområdet/gatetunet. Dette er spesielt viktig vinterstid (men også resten av året). Styret vil kontakte brøyteansvarlig og forsøke å få til en ordning hvor snøen kan plasseres annerledes og fordeles på flere steder. 5. Vedtektsendring utvide styret med en person I perioden har styret hatt mange saker å jobbe med. Samtidig er dette et ulønnet, verv som utføres på fritiden av den enkelte og av ulike grunner så har folk mulighet til å delta med ulik styrke gjennom året. I tillegg ser en at styret blir veldig sårbar hvis enkelte på grunn av sykdom eller annet ikke kan delta i perioder. Dersom Midtunhaugen Velforening skal ha ambisjoner om å få gjennomført de oppgraderinger av området som trengs, følge opp de avtaler som MV har med ulike parter og henvendelser som kommer inn, så vil det lette arbeidspresset på det enkelte styremedlem dersom det er flere å dele arbeidet på. Styret vil derfor foreslå å endre første setning i 2 i vedtektene til MV. I dag står det følgende: 2 Velforeningen skal ha et styre bestående av fem medlemmer: leder, nestleder, kasserer og to styremedlemmer. Styret forslår å endre denne paragrafen slik at den nye paragrafen blir: 2 Velforeningen skal ha et styre bestående av seks medlemmer: leder, nestleder, kasserer og tre styremedlemmer. I tillegg velges det to varamedlemmer (ikke personlige). Representantene velges for en periode på to år. Det skal tilstrebes at en del av styret er på valg hvert år, slik at tre av styremedlemmene velges det ene året, og de resterende tre er på valg det påfølgende år. Eier er forpliktet til å motta valg til styret, men er ikke forpliktet til å motta gjenvalg når denne sitter i styret. 6. Dugnadspenger Utgifter til vedlikehold av fellesarealer har eskalert de siste årene. Etter at Nattland Hage og Anlegg AS overtok i 2008, har utgiftene til vedlikehold økt. I 2007 ble det f.eks brukt rundt kr. 12.500,- mens det de siste 3 årene i snitt har blitt brukt litt under 70.000 kroner hvert år. Dugnadspenger er en ordning som blir brukt i endel borettslag, sameier og velforeninger og styret i MV mener at dette også kan være hensiktsmessig for oss. Vi har sett at det er svært dyrt å benytte anleggsgartener til å gjøre alle arbeidsoppgaver innen grøntområdet. Dersom styret blir utvidet med en person kan det være mulig å ha en.person som er dugnadsansvarlig.
Aktuelle arbeidsoppgaver kan f.eks være: Luking av bestemte områder Beskjæring av bestemte områder Gressklipping. Raking av løv før vinteren Kalking/gjødsling etter oppsatt plan Beplanting Organisering: Alt arbeid må avtales med dugnadsleder. De som utfører betalt dugnad kan enten få et engangsbeløp for å utføre en jobb, eller utføre jobben på timesbasis ved å skrive timer på et skjema (som styret utarbeider). Dette skjemaet skal bl.a. inneholde informasjon om hva som gjøres, dato og antall timer. Timepris: kr.120. Styret ber årsmøte om tilslutning til å prøve ut en slik ordning og ønsker å evaluere ordningen på slutten av året og da innstille på om ordningen ønskes videreført eller engasjere anleggsgartner på nytt. Til arbeider som ikke kan utføres som dugnad, vil en fremdeles kunne leie inn fagfolk. 7. UFO-disse (fuglerede-disse) på nedre lekeplass Ettersom eksisterende disse måtte kobles ned, ønsker styret å erstatte den med en såkalt ufo-disse (fuglerede-disse). Den gamle dissen var primært rettet mot småbarn, men styret er av den formening at der finnes mange disser rettet mot denne aldersgruppen. På Midtunhaugen finnes det 3 småbarnsdisser på midtre lekeplass, 2 i Midtunhaugen barnehage, i tillegg til dissene tilhørende nedre velforening. Alle lekeplassene på Midtunhaugen har vært innrettet på småbarn. Men svært mange barn i området er i skolealder (de små vokser til...) og de trenger et sted å være/møtes når de kommer hjem fra skolen.vi har per i dag ingen apparater/innretninger beregnet på barn i alderen 6 år og oppover. En slik ufo-disse har blitt svært populær blandt barn eldre enn 6-7 år og kan brukes av barn ned til 3 år. Av et budsjett på kr. 75.000,- til nedre lekeplass 2010, ble det brukt kr. 65.828,50- og styret vil ønske å overføre differansen kr. 9.171,50 til år 2011, slik at vi med en tilleggsbevilgning på kr. 19.000,- kan gå til innkjøp av en slik disse. Tress AS har for tiden tilbud på fugleredehuske til rundt kr. 14.000,-+ mva. I tillegg til dette kommer montering. Forslag til vedtak: Styret innstiller på at det bevilges kroner 25.000 til innkjøp og montering av ufodisse.
8. Ferdigstillelse nedre lekeplass For å gjøre nedre lekeplass/grøntområde til en trivelig plass å være både for store og små så vil styret foreslå innkjøp av benk, samt noe lekeutstyr og en kasse og oppbevare utstyret i. Benker finnes i forskjellige former og prisklasser. Styret ser for seg å gå for en forholdsvis enkel variant og kan og være interessert i å kjøpe brukt. Vi oppfordrer og medlemmer av MV til å melde fra hvis de skulle ha en benk som ikke brukes. Styret innstiller på at det bevilges 3.000 kroner til innkjøp av benk og utstyr til nedre lekeplass. 9. Annet De som bor i seksjonerte boliger med over- og underetasje må huske å sjekke fordeling av utgifter mellom huseierne i over- og underetasjen(e) ved evt. taklekkasje. Kontingenten 2010 Kontingenten økte fra 1.400 til 1.600 på årsmøte i 2010. Styret innstiller derfor på at kontingenten blir stående på kr 1.600 i 2011. Valg av nytt styre Valgkomiteen har følgende innstilling til valg av styret for 2011: Styremedlemmer ikke på valg Trond Havelin Nr. 122 1 år igjen Liv Sverdrup Nr. 200 1 år igjen Mette Herstein Monsen Nr. 110 1 år igjen Nye styremedlemmer: Hanne Fromreide Nr. 248 2 år Torstein Raknes Nr.158 2 år Lillian Teige Nr.133 2 år (dersom sak 4 blir vedtatt) Nye varamedlemmer: Irene Thorsnes Nr. 51 1 år Mette Hofstad Nr. 280 1 år Revisorer
Ørjan Karlsen Nr. 198 1 år (gjenvalg) Stein Roar Helle Nr. 250 1 år (gjenvalg) Valgkomité 2010 Audhild Kårdal Nr. 198 Eivind Fjeld Nr. 124 Torgeir Jensen Nr. 128 Trer ut av styret/ Valgkomité Audhild Kårdal Nr. 198 Irene Thorsnes Nr. 51
Vedlegg 1. Vedtekter for Midtunhaugen Velforening Oppdatert 18.02.2010 Vedtekter for Midtunhaugen Velforening 1 Eier av bolig/boligseksjon har plikt til å være medlem av velforeningen i henhold til paragraf 6 i kjøpekontrakt. Med eier i disse vedtakene menes gårds- og bruksnummer. 2 Velforeningen skal ha et styre bestående av fem medlemmer: leder, nestleder, kasserer og to styremedlemmer. I tillegg velges det to varamedlemmer (ikke personlige). Representantene velges for en periode på to år. Det skal tilstrebes at en del av styret er på valg hvert år, slik at tre av styremedlemmene velges det ene året, og de resterende to er på valg det påfølgende år. Eier er forpliktet til å motta valg til styret, men er ikke forpliktet til å motta gjenvalg når denne sitter i styret. 3 Velforeningen skal stå som eier av fellesarealer. Under fellesareal inngår ikke garasjeanlegg og kloakkpumper som ikke overtas av det offentlige. Velforeningen skal ivareta medlemmenes interesser hva angår opparbeiding og disponering av fellesarealer, samt vedlikehold. 4 Hver eier plikter å bære sin del av utgiftene til driften av velforeningen, innenfor det ansvarsområde vedtektene beskriver. Medlemmene betaler årlig kontingent og deltar i nødvendig finansiering av foreningens oppgaver. Kontingentens størrelse fastsettes på årsmøtet. 5 Styret avholder møter etter innkalling fra leder. Det skal som minimum avholdes ett møte i kvartalet. Styret utfører sin gjøremål i henhold til fullmater fra fellesmøter/årsmøtet. Styreleder og ett styremedlem i fellesskap har signaturrett og prokura. Styret kan ikke treffe avgjørelser av økonomisk betydning for medlemmene utover nødvendige utgifter til dekning av velforeningens primære gjøremål, jfr. 3. Styret gjennomfører årsmøtet innen utgangen av april. Styret kan innkalle til fellesmøte når de finner dette nødvendig eller når minst 20% av medlemmene krever det. Ved avstemminger i styret har hver styrerepresentant én stemme. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Valgkomité med tre medlemmer velges av årsmøtet. 6 Varsel om årsmøte eller fellesmøte skal skje med minst 14 dagers varsel. Saker som et medlem ønsker behandlet på årsmøtet, må rettes skriftlig til leder innen en dato som fastsettes av styret. Melding om denne fristen skal sendes ut skriftlig til medlemmene minst 14 på forhånd. Årsmøtet/fellesmøtet er beslutningsdyktig med de medlemmene som er til stede. Ved valg og eventuelle avstemminger har hver eier (boligenhet) én stemme. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme. Et medlem kan la seg representere av et annet medlem eller husstandsmedlem ved fremlegging av skriftlig fullmakt. Et medlem/ husstandsmedlem kan bare møte med én fullmakt. Avgjørelser som endrer bruken av fellesareal skal treffes av årsmøte/fellesmøte. Forslag til endringer skal være utsendt sammen med innkalling. Alle beslutninger skjer med alminnelig flertall. Vedtektsendringer kan imidlertid bare vedtas på årsmøtet og krever minst 2/3 flertall. Votering skal skje skriftlig hvis én eller flere stemmeberettigede forlanger det. Bare medlemmer som har innbetalt den fastsatte kontingent har stemmerett på årsmøte/fellesmøte. Foreningens regnskap revideres av to interne revisor som velges av årsmøtet for to år. 7 Henvendelser rettes skriftlig til lederen. 8 På årsmøte skal behandles: Årsberetning og revidert regnskap Anvendelse av overskudd Meddelelse av ansvarsfrihet for styret Budsjettforslag og fastsettelse av medlemskontingent
Valg til styret og revisor, jfr. 2 og 6 Andre eventuelle saker som fremgår av innkallingen
Vedlegg 2, kart nedre del av Midtunhaugen Velforenings område Blått= veg, ganagveg, parkeringsplass Gult= Kommunal veg Orange= grøntområde.
Vedlegg 2, kart øvre del av Midtunhaugen velforenings område