Det kunstfaglige fakultet Arkivref: /2016/1453 Dato: 22.01.2016 Saksnr: KF 6/16 SAK KF 6/16 Til: Møtedato: 29.01.2016 Fakultetsstyret ved Det kunstfaglige fakultet Revidert bemanningsplan Kunstfak Opprettelse av seksjoner ved Musikkonservatoriet og konsekvenser av dette. Innstilling til vedtak: 1. Fakultetsstyret gir dekan i oppdrag å organisere seksjoner ved Musikkonservatoriet i tråd med vedlegg 1 til dette saksframlegget. 2. Dekan gis fullmakt til å fastsette oppgaver/ansvar for seksjoner og seksjonsledere etter at det er vunnet erfaring med hvordan ordningen fungerer. 3. Dekan utpeker seksjonsledere etter forslag fra seksjonene. 4. Når instituttleder/dekan finner det hensiktsmessig og arbeidsoppgaver og ansvar er mer avklart, gis det anledning til å tildele seksjonene spesifikke budsjettrammer til fremme av seksjonenes aktiviteter. 5. Det etableres et seksjonsråd som også skal være et rådgivende utvalg i formidlings og rekrutteringssaker. 6. Inntil videre innstilles aktiviteten for programstyret ved Musikkonservatoriet. Programstyrets oppgaver ivaretas av dekan etter delegert fullmakt. Bakgrunn Fakultetsstyret fortsatte sin behandling av fakultetets bemanningsplan i møte 04.12.2015 sak KF 27/15. I den saken var fokus rettet mot den faglige og administrative ledelse av Musikkonservatoriet og eventuelle ringvirkninger til fakultetets øvrige. Fakultetsstyret fattet følgende enstemmig vedtak: 1. Fakultetsstyret slutter seg til at det opprettes følgende seksjoner ved Musikkonservatoriet drama, klassisk musikk med to undergrupper som beskrevet i saksframlegget, rytmisk musikk og ped og teori. Seksjonsinndelingen evalueres ett år etter ikrafttreden. 2. Fakultetsstyret slutter seg til at seksjonene skal ha en leder. Seksjonenes og seksjonsleders oppgaver og utsettes og tas opp i neste møte. 3. Instituttlederstillingen lyses ut med tiltredelse 01.08.2016. Etter møtet ba dekan 1 de ansattes representanter i fakultetsstyret om å presentere sine synspunkter på seksjonenes/seksjonslederes arbeidsoppgaver i form av et notat som finnes vedlagt se vedlegg 1. Etter møtet er det også utarbeidet betenkning/utlysningstekst for instituttlederstillingen se vedlegg 2 som er oversendt universitetsdirektøren for kunngjøring. 1 Dette understrekes for ordens skyld siden det innledningsvis i notatet vises til at oppdraget er gitt av fakultetsstyret. Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / Postmottak Kunstfak: postmottak@kunstfak.uit.no / uit.no
Kommentar til notatet om seksjonenes oppgaver Pkt. 1 og 2 i fakultetsstyrets vedtak kan forstås som om at iverksetting av seksjonsorganisering m.m. er å betrakte som en administrativ sak, og som derfor ikke trenger ytterligere behandling. Når spørsmålet om detaljering av rammeverket for opprettelse av seksjoner ved Musikkonservatoriet likevel legges fram for fakultetsstyret er det av følgende grunner: 1. Det er viktig at rammeverket har god legitimitet. 2. Det har konsekvenser for bemanningsplan og budsjett. 3. Det har konsekvenser for fakultetets utvalgsstruktur, organisering av arbeidet ved konservatoriet så vel som bruke av ledelsesressurser og administrative ressurser. Legimitetsaspektet antas å gi seg selv. Det er imidlertid viktig at fakultetsstyret i tillegg til å gi vedtaket legitimitet, også ved å vedta rammeverket, blir det organet som skal foreta evalueringen etter ett års virkningstid. Det forslaget som nå foreligger innebærer et tildeling av en seksjonsledersressurs på 100 timer. Dette er en lavere ressurs enn hva dekan foreslo i sak KF 27/15. Den vesentlige årsak til dette er at notatet ikke foreslår at seksjonslederne også skal være medlemmer av programstyret og at det er en del oppgaver av fagligadministrativ art som er tatt bort. Når disse oppgaver ikke skal tillegges seksjonsledere, bør konsekvensen være at timeressursen er å betrakte som faglig arbeid og skal dekkes av den samlede faglige ressurs som avsettes i bemanningsplanen til undervisning og FoU. De foreslås i notatet at seksjonene skal tildeles et budsjett for sin virksomhet. Det er imidlertid ikke helt klart hva disse midlene foreslås brukt til. Det antas at det siktes til elementer innenfor det som er beskrevet som - Forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid. - Konserter, forestillinger, seminarer, workshops og annen utadrettet virksomhet som kan gjennomføres som en del av Musikkonservatoriets formidlings og rekrutteringsarbeid. Det kan imidlertid tenkes å være glidende overganger mellom hva som vil være seksjonsspesifikke tiltak, hvilke som vil være tiltak som gjelder konservatoriet som helhet og hvilke som vil være individuelle FoU-relaterte tiltak. Det anses ikke hensiktsmessig å forsøke å foreta en sondring mellom de ulike tiltakene nå. Det virker mer hensiktsmessig å gjøre det etter hvert som man vinner erfaring og i praksis kan foreta sonderinger. Det er imidlertid grunn til å uttrykke positiv vilje til at det settes av budsjettmidler til gjennomføringen av seksjonsrelaterte aktiviteter når vi har fått tilstrekkelig erfaring og kompetanse knyttet til seksjonsordningen. Innføring av seksjoner vil ha konsekvenser for den daglige driften ved konservatoriet. Den viktigste forskjellen er at vekslingsfeltet mellom vitenskapelig ansatte og faglig/administrativ ledelse vil bli strukturert på en ny måte. Det er all grunn til å tro at vi vil nå målet om en bedre og åpnere dialog når «det vitenskapelige personalet møtes regelmessig for å diskutere faglige spørsmål; både løpende og strategiske». Flere av de oppgavene som er foreslått lagt til seksjonene og seksjonslederne, krever samordning av instituttleder. Dekan foreslår at dette gjøres i et samlet forum med alle seksjonslederne et seksjonsråd. Dekan foreslår videre at dette rådet også blir et formidlings- og rekrutteringsutvalg av ren faglig/administrativ karakter. Dette utvalget får en rådgivende funksjon og bør ikke inngå UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 2
instituttets/fakultetets formelle utvalgsstruktur. Det trenger derfor ikke å være sammensatt etter UiTs regelverk for besluttende organer. Spørsmål som krever myndighetsbeslutninger vil bli gjort i linjene instituttleder dekan eller FoU-utvalg Fakultetsstyre. Et slikt seksjonsråd/formidlings- og rekrutteringsutvalg bør ledes av instituttleder og administrative saksbehandlere vil få en rolle i utvalgets arbeid avhengig av sak. Når det gjelder programledelse gir kvalitetsrammeverket følgende alternative modeller: Modell Fullmakter Sammensetning Faglig ivaretakelse 1. Instituttleder leder selv programstyret 2. Instituttleder oppnevner programstyreleder 3. Fakultetet tilsetter studieleder etter innstilling fra instituttleder Instituttleder med sine fullmakter er leder av programstyret Programstyreleder delegeres myndighet og gis økonomiske fullmakter innen gitte rammer Økonomi og personalansvar innenfor nærmere angitt fullmakt Settes sammen av faglærere og studenter i tillegg til instituttleder Settes sammen av faglærere og studenter Studieleder gjennom-fører møter med studenter og faglig ansatte Koordinerende og rapporterende funksjon, behandler faglige spørsmål knyttet til programmet Koordinerende og rapporterende funksjon, behandler faglige spørsmål knyttet til programmet Koordinerende og rapporterende funksjon, behandler faglige spørsmål knyttet til programmet I modell 1 og 2 er det et programstyre, mens modell 3 med studieleder underlagt en instituttleder ikke har programstyre. Programledelsen ved fakultetet er i dag ikke organisert fullt ut i samsvar med UiTs kvalitetsrammeverk. Det er kun Musikkonservatoriet som har et programstyre. Ved Kunstakademiet er det instituttleder som har programledelsen. Oppgavene til den faglige programledelsen er beskrevet i vedlegg 3. Deler av de oppgavene som er beskrevet, faller sammen med oppgaver som i vedlegg 1, er beskrevet for seksjonene f.eks. Programledelsen skal behandle saker og fremme forslag til instituttet om vesentlige endringer vedrørende planlegging, revisjon og gjennomføring av studiet Programledelsen er ansvarlig for faglige vurderinger ved opptak av studenter Programledelsen har ansvaret for at studentenes tilbakemeldinger undervegs i studiet blir fulgt opp fortløpende Programledelsen skal se til at det eksisterer relevante tilbud om utvekslingsopphold ved utenlandsk lærested Programledelsen skal fremme forslag til eksterne sensorer overfor instituttet Programledelsen skal se til at det finnes ordninger som styrker det faglige og sosiale nettverket blant studentene innenfor programmet Det virker ikke hensiktsmessig å ha mange ulike organer involvert i programledelsesarbeid på et lite institutt som Musikkonservatoriet. Arbeidsdeling og rolleforståelse er uklare faktorer i programledelse. En faglig programledelse står og faller på at det er en nær sammenheng mellom den konkrete undervisning og vurdering av måloppnåelse som foregår i lærer-student relasjonene og utformingen og kvalitetssikringen av studieprogrammene. Denne sammenhengen ivaretas ikke godt nok i dagens modell. Det er erkjent av UiTs ledelse som har UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 3
bedt RESULT 2 om å undersøke dette. Et prosjekt om Ledelse av utdanningsprogram er igangsatt. Dersom man ikke har et programstyre er alternativet i modellen å ha studieledere. Det virker ikke hensiktsmessig på nåværende tidspunkt å gå for en løsning med studieledere. Alt i alt synes det på nåværende tidspunkt riktigst å iverksette seksjonsstruktur med et seksjonsråd, og avvikle programstyret i sin nåværende form. Når det er vunnet erfaringer med seksjoner og seksjonsråd, vil trolig grunnlag være bedre for å vurdere om man har en modell med fungerende programledelse hvor de vitenskapelig ansatte er tett involvert. I notatet i vedlegg 1 er det ikke foreslått hvordan seksjonsledere utpekes. Dekan opprettholder sitt forslag fra Sak KF-27/15 om at de ansatte i de ulike seksjonene fremmer forslag på seksjonsleder til instituttleder/dekan, som så utpeker seksjonslederen. Det vil ved utpeking bli lagt til grunn at seksjonsledere bør ha størst mulig grad av tilstedeværelse, ha tilstrekkelig faglig bakgrunn for å ta på seg oppdraget, kjønnsbalanse, og om mulig erfaring fra faglig ledelse av grupper og lignende faktorer. Andre betraktninger Å etablere seksjoner og seksjonsråd vil kreve at man organiserer det daglige arbeidet annerledes enn i dag fordi relasjonen mellom administrasjon og vitenskapelig ansatte endres. For administrasjonen vil etablering av seksjoner både bli berikende og krevende, og forutsette at det etableres en ny flyt i oppgaveløsningene. For å oppnå størst mulig fleksibilitet i forhold til de administrative oppgaver som skal utføres, er det slik dekan ser det, ønskelig å fremme en oppgaveløsning som involverer de teknisk/administrativt ansatte i tverrenhetlige team se figur 1 nedenfor. Det er ønskelig bevege seg i retning av å få til et forståelse av at de teknisk/administrative støttetjenester ved hele fakultetet skal bidra til å gjøre den samlede faglige virksomheten bedre noe som er forsøkt illustrert i figur 2. 2 UiTs Ressurssenter for undervisning, læring og teknologi - http://result.uit.no/ UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 4
Dekan ber om fakultetsstyret synspunkter på om en modell der fakultetets teknisk/administrative støttetjenester organiseres i team er hensiktsmessig. Hvis det så er tilfelle, vil det bli arbeidet med mer med å finne ut hva det i praksis kan innebære. Kjell Magne Mælen Dekan UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 5
VEDLEGG 1 Notat fra arbeidsgruppe nedsatt av fakultetsstyret januar 2016 Marte Liset, Jan Gunnar Hoff, Lars Lien og Hilde Synnøve Blix OM SEKSJONENES OPPGAVER OG ANSVAR Fagseksjonene på Musikkonservatoriet har i oppgave å følge opp faglige spørsmål knyttet til fakultetets kjerneoppgaver: Utdanning, FOU og formidling. Et hovedmål med seksjonene er at det vitenskapelige personalet skal møtes regelmessig for å diskutere faglige spørsmål; både løpende og strategiske. Formidling - Seksjonene skal komme med forslag til hvordan man kan spre og formidle resultater fra forskning og faglig og kunstnerisk utviklingsarbeid. - Seksjonene skal komme med forslag til konserter, forestillinger, seminarer, workshops og annen utadrettet virksomhet som kan gjennomføres som en del av Musikkonservatoriets formidlings og rekrutteringsarbeid. - Seksjonene skal komme med forslag til rekrutteringstiltak Utdanning: - Seksjonene skal arbeide med den langsiktige faglige utviklingen i utdanningen/utdanningene de er tilknyttet. - Seksjonene skal evaluere prosjekter, emner og eksamensordninger. Det er naturlig at også studentevalueringer drøftes i disse sammenhengene. - Seksjonene skal komme med forslag til forbedring av fag- og emneplaner og ev. endring av eksamensordninger. - Seksjonene kan også ta initiativ til å utvikle nye emner eller studier. - Seksjonene skal komme med forslag til sensorer i ulike emner og rådføres ved vikarbehov. - Seksjonene planlegger prosjektuker og andre faglige samarbeid i fellesskap. Seksjonene kan komme med forslag til hvordan undervisningsoppgavene skal fordeles innad i seksjonen. - Instituttleder vil kunne gi seksjonene i oppdrag å gi tilsvar på faglige spørsmål. FoU - Seksjonene skal arbeide for å støtte og fremme de ulike medlemmenes forskningsog utviklingsarbeid. - Seksjonene kan være et sted der medlemmene presenterer og får tilbakemeldinger på sitt FOU-arbeid. - Seksjonene kan utvikle FOU-prosjekter innad i seksjonen eller i samarbeid med andre seksjoner. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 6
- Seksjonene skal bidra til å skape en oversikt over FOU-arbeidet som gjøres av medlemmene i seksjonen. SEKSJONSLEDERENS OPPGAVER OG ANSVAR. Seksjonslederen har et overordnet ansvar for å koordinere seksjonens arbeid og sørge for at dette fordeles på de ulike medlemmene i seksjonen. Seksjonslederen har ansvar for å kalle seksjonen inn til jevnlige møter, lede disse og sørge for at det blir skrevet referat. Seksjonsleder har ansvar for at seksjonens forslag, meninger og faglige spørsmål bringes videre til riktig instans i ledelse/administrasjon. Seksjonsleder fungerer som en kontaktperson for ledelse, administrasjon, kolleger eller eksterne som ønsker kontakt med seksjonen. Seksjonsleder skal fungere som et bindeledd mellom reiselærere og andre lærere ved seksjonen og har ansvaret for å sette nye kolleger inn i seksjonens arbeid. Seksjonslederen har ikke personalansvar I forbindelse med utdannings- og FoU-relaterte saker samles seksjonslederne regelmessig i et seksjonsråd ledet av instituttleder og studieadministrativ rådgiver. Rådet kan også fungere som formidlingsutvalg og kalle inn produsenten ved MK. Timeressurs til seksjonslederen Gruppen foreslår ca. 100 timer satt av til seksjonslederfunksjonen. Budsjett Det er ønskelig at seksjonene har et lite driftsbudsjett de selv kan styre over. Erfaringene fra dramaseksjonen viser at dette kan være fornuftig. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 7
VEDLEGG 2 Betenkning/utlysningstekst for Instituttlederstillingen ved Musikkonservatoriet Tittel jobbnorge/nav: Instituttleder ved Musikkonservatoriet Søknadsfrist: xxxxx Søknaden merkes: Ref. xxxx Instituttleder ved Musikkonservatoriet, Det kunstfaglige fakultet, Universitetet i Tromsø (åremål fire år) Det kunstfaglige fakultet har for tiden to institutter; Musikkonservatoriet og Kunstakademiet. Musikkonservatoriet gir bachelor- og mastergradutdanninger og vidererutdanninger innen utøvende og musikkpedagogiske utdanninger og drama og teater, og har ansvar for musikk og drama i lærerutdanningene. Instituttet har rundt 250 studenter og 70 tilsatte. Ved Det kunstfaglige fakultet Musikkonservatoriet er det ledig stilling som instituttleder. Instituttleder har den samlede daglige ledelse av instituttets utdanningsvirksomhet, forskning og faglige/kunstneriske utviklingsarbeid (FoU) og teknisk-administrative støttetjenester. Instituttleder har ansvar for at oppgavene utføres effektivt og i overensstemmelse med gjeldende lover, forskrifter og regler, samt innenfor økonomiske rammer fastsatt av overordnet myndighet. Instituttleder har ansvar for nå de mål og resultatkrav som er satt i fakultetets og universitetets og virksomhetsplaner, og vedkommende fastsetter årsplan og budsjett for instituttets virksomhet innenfor de rammer som vedtas av overordnet myndighet. Instituttleder er underlagt dekan i faglige, administrative og forvaltningsmessige saker og har personallederansvar for alle ansatte ved instituttet. Instituttleder er instituttets talsperson og representant utad. Det er utarbeidet instruks for stillingen. Den tilsatte instituttlederen vil sammen med dekan, prodekaner, fakultetsdirektør og øvrig ledelse utgjøre lederteamet ved Det kunstfaglige fakultet. Kvalifikasjonsvilkår Vi søker etter en person med undervisnings-, FoU- og ledelseserfaring innen sentrale fagområder ved instituttet på høyt nasjonalt, gjerne internasjonalt nivå. Det kreves normalt professor-/dosent- /førstestillingskompetanse. Kravet om ledelseserfaring inkluderer erfaring fra personalledelse og det vil bli lagt særlig vekt på lederegenskaper som evne til god kommunikasjon og samarbeid, resultatorientering og strategisk tekning. Kvinner blir spesielt oppfordret til å søke. Den som tilsettes må beherske et skandinavisk språk samt ha gode engelskkunnskaper. Generelt: Instituttlederen tilsettes på åremål for en periode på fire år, med mulighet for tilsetting i ytterligere to fireårsperioder. Stillingen lønnes i Statens regulativ kode 1475 Instituttleder. Det vil kunne bli gitt muligheter for å kombinere tillingen med egen FoU-aktivitet, og det vil kunne stilles ressurser til rådighet for dette etter nærmere avtale. Søknad sendes elektronisk via Søk denne stilling på denne siden. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 8
Fra bruttolønnen trekkes lovfestet pensjonsinnskudd. Forespørsler om hvordan arbeidsmiljøet er tilrettelagt, herunder arbeidsstedets fysiske beskaffenhet, helsetjeneste, muligheter for fleksitid, deltid o.l. kan rettes til telefonreferansen i annonsen. På bakgrunn av et personalpolitisk mål om at arbeidsstaben skal gjenspeile befolkningssammensetningen generelt, både når det gjelder kjønn og kulturelt mangfold, oppfordres spesielt kvinner og personer med minoritetsbakgrunn til å søke. Universitetet er IAvirksomhet og vil forsøke å legge arbeidsforholdene til rette for tilsatte med redusert funksjonsevne. Personopplysninger som avgis i søknad og CV til stillinger behandles i henhold til lov om behandling av personopplysninger; Personopplysningsloven. I henhold til offentlighetsloven 25,2. ledd kan søker be om å ikke bli oppført på den offentlige søkerlista. Universitetet kan likevel beslutte at navnet på kandidaten skal offentliggjøres. Søker vil bli varslet i forkant av eventuell offentliggjøring. For nærmere informasjon om stillingen kontakt dekan Kjell Magne Mælen tlf. 77 60563 kjell.magne.maelen@uit.no, eller fakultetsdirektør Anne Aagaard, tlf. 77 660570 anne.aagaard@uit.no. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 9
VEDLEGG 3 Faglig programledelse Alle utdanningsprogram ved Universitetet i Tromsø skal være underlagt en faglig programledelse. Fakultetet bestemmer etter innstilling fra instituttet hvilken ordning som skal gjennomføres for hvert enkelt program. Faglig programledelse innebærer ansvar for å fremme og koordinere en faglig utvikling av programmet, og se til at det er etablert egnede evalueringsmetoder i emnene som inngår, ut fra en vurdering av helheten i programmet. Programledelsen har en koordinerende og rapporterende funksjon for sitt program, og skal se til at programmet har en faglig helhet og en faglig fordypning samt ivareta undervisningskvaliteten Programledelsen skal behandle saker og fatte vedtak om mindre endringer, vedrørende planlegging, revisjon og gjennomføring av studiet Programledelsen skal behandle saker og fremme forslag til instituttet om vesentlige endringer vedrørende planlegging, revisjon og gjennomføring av studiet Programledelsen har ansvaret for å organisere undervisningsvirksomheten og det pedagogiske arbeidet Programledelsen skal sørge for at planlegging og evaluering gjennomføres i henhold til kvalitetssikringssystemets bestemmelser Programledelsen skal sørge for at emner og program evalueres i henhold til kvalitetssikringssystemets bestemmelser Programledelsen har ansvaret for oppfølging og tilbakemelding til studentene på evalueringer Programledelsen skal påse at lover, forskrifter, reglement og andre bestemmelser for utdanningen blir fulgt Programledelsen skal påse at kvalitetssikringssystemets bestemmelser blir fulgt Programledelsen er ansvarlig for at de budsjettmidler som særskilt avsettes til programmet blir anvendt ut fra faglige prioriteringer og innenfor de rammer som er satt Programledelsen er ansvarlig for faglige vurderinger ved opptak av studenter Programledelsen har ansvaret for at studentenes tilbakemeldinger undervegs i studiet blir fulgt opp fortløpende Programledelsen skal se til at det eksisterer relevante tilbud om utvekslingsopphold ved utenlandsk lærested Programledelsen skal fremme forslag til eksterne sensorer overfor instituttet Programledelsen skal se til at det finnes ordninger som styrker det faglige og sosiale nettverket blant studentene innenfor programmet Programledelsen skal utarbeide en årlig rapport om kvaliteten og gjennomføringen av programmet (kvalitetssikringsrapport). I rapporten foreslås kvalitetsforbedringer som legges til grunn for planleggingen av neste studieår eller for neste studentkull i henhold til de føringer som blir fastsatt i kvalitetssikringssystemet. UiT / Postboks 6050 Langnes, N-9037 Tromsø / 77 64 40 00 / postmottak@uit.no / uit.no 10