Kvinnherad kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet Møtestad: Formannskapssalen, Kvinnherad rådhus Dato: 29.05.2017 Tidspunkt: 10:00 12:30 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Synnøve Solbakken Leiar AP Sigmund Nordfonn Nestleiar FRP Svein Åge Vangdal Medlem SP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Oddbjørg Heimark Medlem KRF Una Maeve Kolle Medlem R Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Annemor Ekeland Oddbjørg Heimark V Merknader Varamedlem for Una Maeve Kolle var innkalla men kunne ikkje møte. Andre som møtte: Navn Else Holst-Larsen Odd Ivar Øvregård Bjørg Wangensten Kari Nygard Stilling Partner / rekneskapsrevisor i heile møtet. Rådmann i PS 30/17. Sektorleiar i PS 29/17. Seniorrådgjevar Hordaland fylkeskommune i heile møtet. Synnøve Solbakken utvalsleiar Kari Marie Nygard utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 27/17 PS 28/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte PS 29/17 Orienteringssak om nye retningslinjer for pasientrekneskap 2017/34 PS 30/17 PS 31/17 RS 16/17 Orienteringssak om arbeid med oppfølging etter forvaltningsrevisjon av innkjøpstenester i Kvinnherad kommune Referatsaker Vedtak i kommunestyret 27.04.17 vedr. PS 21/17 og PS 22/17 2015/11 2017/35 RS 17/17 Melding om vedtak i KST 27.04.17 om val av revisor 2014/56 RS 18/17 Tilsynsrapport etter opplæringslova - Rosendal ungdomsskule 2016/33 RS 19/17 Tilsynsrapport etter opplæringslova - Husnes ungdomsskule 2016/33 RS 20/17 Notat til kontrollutvalet vedr. henvending - intern saksførebuing 2014/69 PS 32/17 Gjennomgang av møteprotokollar 2015/210 PS 33/17 Eventuelt 2
PS 27/17 Godkjenning av innkalling og sakliste Det var ingen merknader til innkalling eller sakliste. Innkalling og sakliste vart samrøystes godkjent. PS 28/17 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det var ikkje merknader til protokoll frå møte 21.04.17. Møteprotokoll frå kontrollutvalet sitt møte 21.04.17 vart samrøystes godkjent. PS 29/17 Orienteringssak om nye retningslinjer for pasientrekneskap Kontrollutvalet meiner at utarbeiding av retningslinjer for pasientrekneskapar og rutiner for å disponera kontantar, er følgd opp på ein tilfredstillande måte. Informasjonen i saka vert teke til orientering. Sektorleiar Bjørg Wangensten orienterte om retningslinjer for pasientrekneskap som nå er teke i bruk i organisasjonen. Kontrollutvalet drøfta informasjonen og stilte spørsmål som det vart svara på. Det kom og nokre innspel til endringar / forbetringar til retningslinjene. Gruppa som har utarbeida forslag til retningslinjene tek dette med seg i det vidare arbeidet. Når justerte retningslinjer ligg føre vert dei sendt til kontrollutvalet v/sekretariatet til orientering. vart samrøystes vedteke. Kotrollutvalet meiner at utarbeiding av retningslinjer for pasientrekneskapar og rutiner for å disponera kontantar, er følgd opp på ein tilfredstillande måte. Informasjonen i saka vert teke til orientering. PS 30/17 Orienteringssak om arbeid med oppfølging etter forvaltningsrevisjon av innkjøpstenester i Kvinnherad kommune 1. Kontrollutvalet tek informasjonen om arbeid med oppfølging av tiltak etter forvaltningsrevisjon vedr. innkjøpstenester til orientering. 2. Rapport etter arbeidet vert lagt fram hausten 2017 og kontrollutvalet vil då uttala seg om ein meiner alle tiltaka er følgde opp på ein tilfredstillande måte. Rådmann Odd Ivar Øvregård orienterte i saka. Tiltaka som skal følgjast opp og som er vedteke av kommunestyret vart gjennomgått punkt for punkt. Det vart rapportert at det vert arbeidd aktivt med tiltak innan innkjøpsområdet, og at dei fleste punkta er følgde opp. Til hausten vil det bli lagt fram handlingsplan som syner korleis tiltaka er følgt opp, om opplæring og organisering av innkjøpstenesta. Rapport om dette vil bli lagt fram for kontrollutvalet og kommunestyret. vart samrøystes vedteke. 3
1. Kontrollutvalet tek informasjonen om arbeid med oppfølging av tiltak etter forvaltningsrevisjon vedr. innkjøpstenester til orientering. 2. Rapport etter arbeidet vert lagt fram hausten 2017 og kontrollutvalet vil då uttala seg om ein meiner alle tiltaka er følgde opp på ein tilfredstillande måte. PS 31/17 Referatsaker RS 16/17 - Vedtak i KST 27.04.17 vedr. Årsmelding for 2016 for kontrollutvalet RS 16/17 Vedtak i KST 27.04.17 vedr. Vurdering av sak om husleigesatsar for kommunale utleigebustader RS 17/17 Melding om vedtak i KST 27.04.17 om val av revisor RS 18/17 Tilsynsrapport etter opplæriongslova Rosendal Ungdomsskule Gjennomgått og teke til orientering RS 19/17 Tilsynsrapport etter opplæringslova Husnes Ungdomsskule RS 20/17 Notat til kontrollutvalet vedr. henvending intern saksførebuing. Etter gjennomgang og drøfting av henvendinga vedtok kontrollutvalet at det skal opprettast sak på henvendinga. Handsaming av saka i møtet og vedtak som vart fatta går fram av PS 34/17. Vedtak om referatsakene var samrøystes. Referatsakene vart gjennomgått og teke til orientering. RS 20/17 vert å ta opp som PS 34/17. PS 32/17 Gjennomgang av møteprotokollar Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. Aktuelle møteprotokollar vart gjennomgått og kommentert. Det var ingen saker ein ville sjå nærmare på nå. vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. PS 33/17 Eventuelt Kontrollutvalet v/sekretariatet har motteke melding frå Deloitte om at det frå sektorleiar for oppvekst er kome melding om at frist for å starte opp forvaltningsrevisjon som planlagt, ikkje kan overhaldast. Det er bede om utsett frist for å starte opp prosjekt forvaltningsrevisjon psykososialt skulemiljø. Kontrollutvalet ser det som uheldig at fristen må utsetjast, fordi det då ikkje let seg gjere å koma vidare med prosjektet før etter sommarferien. Men kontrollutvalet konkluderte med at ein berre kunne ta denne informasjonen til orientering. Vedtaket var samrøystes. 4
Kontrollutvalet ser det som uheldig at frist for å svara på henvenvending om oppstart av forvaltningsrevisjon av psykososialt skulemiljø ikkje kan overhaldast. Kontrollutvalet tek informasjonen om dette til orientering. PS 34/17 Henvending til kontrollutvalet om å sjå på sak vedr. kjøp av kommunal bustad Det er ikkje lagt fram forslag til vedtak i saka. Saka gjeld henvending til kontrollutvalet om å sjå på sak vedr. kjøp av kommunal bustad i Herøysundet. Henvendinga var registrert som referatsak RS 20/17, men det var ikkje sendt ut noko dokument saman med innkallinga. Sekretariatet hadde vurdert brevet med vedlegg og funne at ein ville be om utsett innsyn etter 5 i Offentleglova, til kontrollutvalet hadde fått sett seg inn i saka. Notat til kontrollutvalet datert 24.05.17 vart lagt fram og gjennomgått i møtet. Etter gjennomgang av notatet vart det gjort vedtak om å lukka møtet etter 31.5 i Kommunelova, unnateke i høve Offentleglova 16. Sigmund Nordfonn reise spørsmål om sin habilitet på grunn av at han tilhøyrer same parti som ein av partane i saka, og at han har kjøpt leilighet frå eit av selskapa som er omtala i saka. Han gjekk ifrå medan hans habilitet vart drøfta. Kontrollutvalet konkluderte med at han er habil til å ta del i handsaminga. Han kom så innatt i møtet. Henvendinga vart gjennomgått og drøfta. Kontrollutvalet avgjorde at henvendinga skal takast opp som sak. Konklusjonen etter drøfting av henvendinga vart at kontrollutvalet vil be rådmann om ei orienteringssak vedr. den aktuelle eigedomshandelen i det første møtet til hausten (18.09.17). Det privatrettslege i saka er ikkje kontrollutvalet si oppgåve å sjå på. Det er kommunen si rolle og handtering av saka som skal undersøkast og stillast spørsmål omkring. Kontrollutvalet hadde vidare ikkje merknader til at henvendinga til kontrollutvalet vert handsama som offentleg dokument. Vedtak som vart fatta var samrøystes. Kontrollutvalet vil be om at det vert førebudd ei orienteringssak vedr. den aktuelle eigedomshandelen i det første møtet til hausten (18.09.17). Det privatrettslege i saka er ikkje kontrollutvalet si oppgåve å sjå på. Det er kommunen si rolle og handtering av saka som skal orienterast om og stillast spørsmål omkring. 5