Konkurransegrunnlag Rammeavtale for design av trykksaker og informasjonsmateriell Oppdragsgiver: Politidirektoratet Frist 21. januar 2011
1 Kort om oppdragsgiver... 3 2 Politiet og samfunnet... 3 3 Tjenester... 3 3.1 Design... 4 4 Vurderingskriterier... 4 4.1 Pris 30%... 4 4.2 Kvalitet 40%... 4 4.3 Kapasitet 30%... 5 5 Generelt om konkurransen og avtalen... 5 5.1 Om rammeavtalen... 5 5.2 Anslag over omfang... 5 5.3 Levering av tilbud... 5 5.4 Utforming av tilbudet... 6 5.5 Økonomisk ansvar... 6 5.6 Språkkrav... 6 5.7 Avtalens varighet og opsjon... 6 5.8 Oppsigelse... 6 5.9 Dokumentrang... 6 6 Krav til leverandøren (kvalifikasjonskrav)... 7 6.1 Skatteattester (jf forskriftens del III, 17-14)... 7 6.2 Firmaattest... 7 6.3 Finansiell og økonomisk stilling... 7 6.4 HMS-egenerklæring (jf forskriftens del III, 17-15)... 7 6.5 Taushetsplikt... 7 7 Tidsfrister og innlevering... 8 7.1 Frist for å stille spørsmål til konkurransen... 8 7.2 Endring av konkurransegrunnlaget... 8 7.3 Endre og tilbakekalle tilbud... 8 7.4 Frist for levering av tilbud... 8 7.5 Tilbudsåpning... 8 7.6 Vedståelsesfrist... 9 7.7 Retur av mottatte tilbud... 9 2
1 Kort om oppdragsgiver Politidirektoratet er underlagt Justis- og politidepartementet. Hovedoppgaven til Politidirektoratet er faglig ledelse, styring og utvikling av norsk politi innenfor de rammene som departementet gir. Politi- og lensmannsetaten har 12.500 ansatte og er inndelt i 27 politidistrikter og sju særorganer. Særorganene tilbyr bistand til politidistriktene innenfor ulike spesialfelt. Dette er Kripos, Økokrim, Politihøgskolen, Politiets data- og materielltjeneste, Politiets utlendingsenhet, Utrykningspolitiet og Grensekommissariatet. Namsfogden i Oslo ligger også direkte under Politidirektoratet. Politidistriktene varierer i innbyggertall og størrelse. Hvert av de 27 politidistriktene er ledet av en politimester. Distriktene er inndelt i politistasjonsdistrikter og lensmannsdistrikter, samt et mindre antall namsfogddistrikter, til sammen ca. 380 geografiske tjenesteenheter. Flere distrikter har gruppert tjenesteenhetene i større geografiske regioner som her felles mål- og resultatansvar. Mer informasjon om Politidirektoratet og politi- og lensmannsetaten finnes på www.politi.no, velg Om politiet og deretter Organisasjon. Her ligger også en oversikt over det enkelte politidistrikt. 2 Politiet og samfunnet Politi og påtalemyndighet er helt avhengige av et godt tillitsforhold til befolkningen for å kunne løse sine oppgaver. Tilliten er knyttet til omdømmet, og politiet måles ikke lenger bare ut fra hvordan vi løser oppgavene. Det dreier seg vel så mye om hvilket bilde vi selv og andre skaper av hvordan oppgavene løses. Det er viktig at våre produkter gjenspeiler politiets verdier, og framstår med et uttrykk som er i samsvar med publikums forventninger og krav. Følgende målgrupper er sentrale for Politidirektoratets informasjonsarbeid: Publikum Storting, regjering og politikere Politi- og lensmannsetaten Samarbeidspartnere som Politidirektoratet er avhengig av for å gjennomføre tiltak og utøve sin virksomhet Presse og medier Politidirektoratet kommuniserer i all hovedsak på norsk. 3 Tjenester Politidirektoratet har i denne omgang behov for de tjenester som beskrives i det etterfølgende. Eksempler på produkter som er aktuelle innenfor rammeavtalen er: Rapporter, håndbøker, veiledere o.a. Brosjyrer Annet informasjonsmateriell 3
3.1 Design Politidirektoratet har behov for å produsere trykksaker og annet informasjonsmateriell rettet mot mange ulike målgrupper. Det er viktig at disse produktene er i samsvar med politiets verdier og etatens visuelle profil. Den visuelle profilen gir føringer for produktutviklingen, men det er ønskelig at leverandøren har evne til å være kreativ innenfor de gitte rammene. Følgende tjenester etterspørres: Design i henhold til Politidirektoratets visuelle profil, som for eksempel: o Layout og ombrekking o Ide og skissearbeid o Foto og illustrasjoner/bildeutvelgelse o Rådgivning, redaksjonell bistand, språkvask o Korrektur o Klargjøring for oversendelse til trykkeri o Tilrettelegging for webpublisering o Videreutvikling av Politidirektoratets visuelle profil 4 Vurderingskriterier Tilbudene vil bli vurdert ut fra tre kriterier: Pris 30% Kvalitet 40% Kapasitet 30% 4.1 Pris 30% Tilbudsskjema skal være fylt ut (jf. Konkurransegrunnlaget A 1 til A 5). Det understrekes at vi ber om pris pr. time uavhengig av antall personer. Eventuelle administrative kostnader skal være inkludert i prisen. Tilbud som ikke følger malen eller inneholder forbehold og dermed ikke er direkte sammenlignbare, vil bli avvist. 4.2 Kvalitet 40% Politidirektoratet ønsker en leverandør som kan levere god design i henhold til vår visuelle profil. Tilbyder skal levere arbeidsprøver, referanser og beskrivelse av prosjektmetodikk. Med prosjektmetodikk menes her prosessen fra mottatt oppdrag til ferdig produkt. Politidirektoratet legger vekt på tilbyders evne til å jobbe med visuelle profiler, og ønsker derfor at samtlige som inngir tilbud også lager et omslag og en dobbeltside i henhold til vår visuelle profil (jf. Konkurransegrunnlaget A 6). Tekst og bilder gis av Politidirektoratet. All tekst må brukes, men tilbyder står fritt innenfor rammen av vår profil til å presentere tekst og bilder på en kreativ og hensiktsmessig måte. Denne prøven vedlegges anbudsdokumentene. Det er ønskelig at leverandøren har erfaring fra arbeid med annen offentlig virksomhet. Dersom tilbyder har laget trykksaker med offentlig informasjon til publikum, ønsker vi vedlagt max to eksempler på dette. 4
Vi ønsker at alle tilbydere oppgir fem referanser og gir en kort beskrivelse av hva de har gjort for de ulike oppdragsgiverne. 4.3 Kapasitet 30% De oppdrag som Politidirektoratet bestiller vil være av ulikt omfang. Graden av tidspress for gjennomføring vil også variere. Tilbyder må derfor redegjøre for sine bestillingsfrister og leveringstider. Tilbyders kapasitet for anslått leveringstid (jf. A2 til A5) skal beskrives. Tilbyder må også beskrive sin kapasitet og evne til å ta hasteoppdrag på kort varsel. Tilbyder må redegjøre for antall ansatte som skal jobbe med Politidirektoratet og de aktuelle ansattes kompetanse- og erfaringsnivå. 5 Generelt om konkurransen og avtalen Konkurransen gjennomføres i henhold til Lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 og forskrift fastsatt ved kgl.res. 7.april 2006 nr.402. Anskaffelsesprosedyren er åpen anbudskonkurranse. Det forutsettes at leverandøren har kjennskap til regelverket for offentlige anskaffelser i Norge, for så vidt disse kan ha innflytelse på innholdet i avtalen eller kostnadene. Unnlatelse eller feiltagelse i noen som helst form med hensyn til dette gir ikke leverandøren rett til ekstrakrav. Oppdragsgiver kan avlyse konkurransen med øyeblikkelig virkning dersom det foreligger en saklig grunn. 5.1 Om rammeavtalen Det skal inngås en rammeavtale om levering av tjenester på området design av trykksaker og informasjonsmateriell på bakgrunn av dette konkurransegrunnlag, samt leverandørens tilbud. Avtaleperioden gjelder 24 måneder fra kontraktssignering med mulighet for oppdragsgiver til å forlenge avtaleperioden (opsjon) med inntil to år (ett år av gangen). Prisene er faste de første 24 månedene. Etter dette kan prisene reguleres iht. Statistisk Sentralbyrås konsumprisindeks. Deretter skjer reguleringen periodisk med ett års mellomrom. Det skal inngås en bindende og gjensidig forpliktende avtale. Politidirektoratet vil velge tre leverandører i prioritert rekkefølge med bakgrunn i kriteriene oppgitt i konkurransegrunnlaget. Når behov oppstår, kontakter Politidirektoratet den høyest rangerte leverandøren. Dersom denne ikke har mulighet til å levere ytelsen, vil den neste leverandøren på rangeringslisten bli kontaktet. 5.2 Anslag over omfang Det er Politidirektoratets behov som er bestemmende for omfanget av uttak av tjenester. Uten forbindtlighet har Politidirektoratet anslått uttaket i avtaleperioden (inkl evt opsjon) til NOK 1,5 mill. 5.3 Levering av tilbud 5
Frist for levering av tilbud er satt til 21. januar 2011 kl 1200. Det gjøres spesielt oppmerksom på at det ved åpen anbudskonkurranse ikke er anledning til å føre forhandlinger. De priser og betingelser som er innlevert ved fristens utløp er ikke mulig å endre. 5.4 Utforming av tilbudet Tilbudet skal innleveres (besvares) på følgende måte: Tilbudsbrevet skal være datert og signert av bemyndiget person hos leverandøren. Alle poster anført i konkurransegrunnlaget skal besvares punktvis med henvisning til oppført nummerering (se vedlegg A1 til A6) Tilbudet skal leveres på norsk. Tilbudet skal inneholde en bekreftelse på at man aksepterer betingelsene i konkurransegrunnlaget. Alle etterspurte attester skal være gyldige og følge med tilbudet. Skatteattester må ikke være eldre enn 6 mnd. Det skal leveres en signert papiroriginal av tilbudet. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på CD. Ved motstrid mellom papirversjon og elektronisk versjon er det den skriftlige som er den gjeldende. Tilbud levert per telefaks eller e-post aksepteres ikke. Manglende informasjon og dokumentasjon vil kunne føre til avvisning. 5.5 Økonomisk ansvar Leverandør som inngir tilbud i henhold til denne forespørsel, gjør dette på eget økonomisk ansvar. Enhver utgift eller kostnad leverandøren påtar seg i forbindelse med utarbeidelse av tilbudsdokumenter m.v., er oppdragsgiver helt uvedkommende. 5.6 Språkkrav Tilbudet med tilhørende dokumenter, senere også avtalen, skal utformes på norsk. For all kommunikasjon mellom oppdragsgiver og tjenesteyter skal kommunikasjonsspråket være norsk. 5.7 Avtalens varighet og opsjon For den/de leverandører som får sitt tilbud antatt vil det bli opprettet en avtale. Avtalen utarbeides av oppdragsgiver. Rammeavtalen omfatter leveranser for dekning av behovet i 2 år fra kontraktsinngåelse. Oppdragsgiver har rett til å utløse opsjon med forlenging av avtalen i ytterligere 2 år, herav ett år av gangen. Ønsker oppdragsgiver å benytte retten til å utløse opsjon, skal dette skriftlig meddeles leverandørene senest 3 måneder før utløpet av gjeldende avtaleperiode. 5.8 Oppsigelse Avtalen kan gjensidig sies opp med 3 måneders varsel. Oppsigelsen trenger ikke grunngis. Bestilte tjenester skal ikke bli berørt av en eventuell oppsigelse. 5.9 Dokumentrang Følgende dokumenter vil utgjøre en obligatorisk del av avtalen og har rang i den rekkefølge de er oppført: 1. Signert avtale 6
2. Konkurransegrunnlaget 3. Leverandørens tilbud 6 Krav til leverandøren (kvalifikasjonskrav) Samtlige krav under dette kapittel skal oppfylles av leverandøren i sin helhet for videre deltagelse i konkurransen. Kravene gjelder for den leverandør som inngir tilbud og evt. senere vil være avtalepart mot oppdragsgiver. 6.1 Skatteattester (jf forskriftens del III, 17-14) Det skal leveres attester utstedt av henholdsvis kemner/kommunekasserer og skattefogd i Norge som bekreftelse på at leverandøren har oppfylt sine forpliktelser med hensyn til betaling av skatter og avgifter i henhold til lovbestemmelsene. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder. Unnlatelse av innlevering av skatteattester medfører avvisning av tilbudet, jf forskriftens 20-12 (1) b. 6.2 Firmaattest Det skal videre leveres en attest for registrering i det faglige register som bestemt ved lovgivningen i det land hvor tilbyder er etablert (attest fra foretaks- bransjeregister el). 6.3 Finansiell og økonomisk stilling Oppdragsgiver stiller krav til leverandørenes finansielle og økonomiske stilling. Den som leverer tilbud skal fremlegge kredittvurdering fra godkjent kredittinstitusjon/selskap. Kredittvurderingen skal basere seg på siste kjente regnskapstall. Kredittvurderingen skal være utført av offentlig godkjent kredittinstitusjon og inneholde kredittrating, delbedømmelse og historisk rating. Kredittratingen skal ikke være dårligere enn B (kredittverdig) eller tilsvarende. 6.4 HMS-egenerklæring (jf forskriftens del III, 17-15) Leverandører som inngir tilbud må fremlegge en HMS-egenerklæring. Egenerklæringen skal være underskrevet av daglig leder og en representant for de ansatte. Unnlatelse av innlevering av HMS-egenerklæring medfører avvisning av tilbudet, jf forskriftens 20-12 (1) c. 6.5 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om forretningsmessige forhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde. Alt personell tilhørende leverandør som har tjeneste i henhold til denne avtale, eller på annen måte får tilgang til opplysninger om oppdragsgiver, skal være pålagt taushetsplikt. Det kan bli aktuelt å undertegne taushetserklæring. 7
Vi gjør oppmerksom på at hele tilbudet kan bli gjort offentlig i henhold til offentlighetsloven. Vi ber dere derfor gjøre klart hvilke deler av tilbudet som evt. må skjermes. 7 Tidsfrister og innlevering 7.1 Frist for å stille spørsmål til konkurransen Dersom der skulle være spørsmål om konkurransegrunnlaget (før tilbud er levert), sendes disse skriftlig til Nina Card, e-post: nina.card@politiet.no Frist for å stille spørsmål settes til 5. januar 2011. Spørsmål mottas og svares kun på e-post. Det svares ikke på spørsmål muntlig. Oppdragsgivers svar på spørsmål, samt spørsmålet, blir publisert på www.politi.no/politidirektoratet - anbud og Doffin. All kommunikasjon skal foregå på norsk. 7.2 Endring av konkurransegrunnlaget Innen 12. januar 2011 kan oppdragsgiver foreta rettelser, suppleringer og endringer i konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer blir publisert på www.politi.no/politidirektoratet - anbud og Doffin. 7.3 Endre og tilbakekalle tilbud Et tilbud kan tilbakekalles eller endres av leverandøren inntil tilbudsfristens utløp. Tilbakekalling skal skje skriftlig. Endring av tilbudet er å betrakte som et nytt tilbud. 7.4 Frist for levering av tilbud Tilbud kan sendes pr. post eller leveres direkte. Tilbudene må være Politidirektoratet i hende innen 21. januar 2011 kl. 1200. For sent innkommet tilbud vil bli avvist uansett grunn. Postadresse: Politidirektoratet Att: Nina Card, Kommunikasjonsavdelingen Postboks 8051 Dep 0031 OSLO Leveringsadresse for tilbud som leveres direkte: Politidirektoratet Att: Nina Card, Kommunikasjonsavdelingen Hammersborggata 12 ( Sentrum politistasjon, henv. informasjonsskranken 1. etg) 0031 Oslo. Dokumentene sendes/leveres i lukket konvolutt/pakke og tydelig merkes: Design 2011 v/politidirektoratet. Åpnes kun av adressat. Det gis skriftlig bekreftelse på at tilbudet er mottatt. 7.5 Tilbudsåpning Mandag 24. januar 2011 kl 1000. 8
Offentlig åpning vil ikke finne sted. 7.6 Vedståelsesfrist Tilbudet skal være gyldig til 28.februar 2011 kl 1200. 7.7 Retur av mottatte tilbud Oppdragsgiver vil ikke returnere tilbud som mottas. Vedlegg: A1 A6 9