KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse etter forskriftens del I og II for anskaffelse av Årlig 2. nivå revisjon av norske partnere i tre Interreg IVB programmer (Østersjøen, Nordsjøen og Nordlige Periferi) Saksnr. 13/411 Tilbudsfrist: 06.03.2013 kl. 12:00 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Deltilbud... 4 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 1.5 Kunngjøring... 4 1.6 Viktige datoer... 5 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Taushetsplikt... 5 2.3 Forbehold og avvik... 6 2.4 Vedståelsesfrist... 6 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.6 Tilleggsopplysninger... 6 3 KVALIFIKASJONSKRAV... 7 3.1 Obligatoriske krav... 7 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling... 7 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling... 7 3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner... 8 4 TILDELINGSKRITERIER... 8 4.1 Vektingsmodell... 9 5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING... 10 5.1 Innlevering av tilbud... 10 5.2 Tilbudets utforming... 10 6 Vedlegg... 11 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Kommunal- og regionaldepartementet (KRD) er oppdragsgiver. KRD har ansvaret for bolig- og bygningspolitikken, regional- og distriktspolitikken, rammevilkårene for kommunesektoren og gjennomføring av valg. Kommunal- og regionaldepartementet ved Plan- og administrasjonsavdelingen (PA) har ansvar for 2. nivå revisjon av norske lead-/ og prosjektpartnere som deltar i det Interregionale samarbeidet med EU ( Interreg ). For mer informasjon om interreg se se: http://www.interreg.no/ireg/web.nsf/about?openform&tm= Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Postadresse: e-post Gerlinde Øvland Kommunal- og Regionaldepartementet Postboks 8112 Dep 0032 Oslo gerlinde.ovland@krd.dep.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson når det gjelder anbudskonkurransen. 1.2 Anskaffelsens formål Anskaffelsen gjelder gjennomføring av den årlige 2. nivå revisjonen av norske leadeller prosjektpartnere som deltar i følgende tre Interreg IV B programmer: - Østersjø programmet - http://eu.baltic.net/ - Nordsjø programmet - http://www.northsearegion.eu/ - Nordlige Periferi. - http://www.northernperiphery.eu/en/home/ Revisjonsmyndigheten i det enkelte program velger hvert år ut hvor mange og hvilke partnere (lead- og prosjektpartnere) som får en 2. nivå revisjon. Antall revisjoner vil derfor kunne variere noe fra år til år. I 2012 ble det gjennomført 3 revisjonsoppdrag av norske partnere. 2. nivå revisor skal revidere prosjekt- og finansielle rapporter i henhold til norsk, EU- og programspesifikt regelverk, samt god revisjonsskikk. Revisjonen skal omfatte en 100 pst. kontroll av rapporterte utgifter i revisjonsperioden. Videre omfatter oppdraget å revidere prosjektgjennomføring og - framdrift i henhold til godkjent søknad (application), og avtaler. Revisjonsrapporten vil bli sendt til oppdragsgiver, programmets revisjonsmyndigheter og sekretariat. 3
For nåværende programperiode er det revisjon av årene 2012 og 2013 (pluss etterarbeid) som gjenstår. Revisjonene vil i hovedsak pågå i 2013 og 2014. Oppdraget har dermed en total varighet på inntil tre år, fra og med første revisjon som foretas i 2013 til og med ev. etterarbeid i 2015. Det forutsettes at oppdraget ledes av en revisor som er hovedansvarlig. Det skal fremlegges dokumentasjon på dette. Det gjøres oppmerksom på at vedkommende ikke kan byttes ut uten oppdragsgivers samtykke, og da byttes ut med personell med tilsvarende kompetanse. Det er vanskelig å fastslå anskaffelsens verdi, da omfanget av det årlige revisjonsarbeidet varierer fra år til år avhengig av antall prosjekter som revisjonsmyndigheten velger ut for revisjon. Hittil har revisjonsmyndighetene plukket ut mellom 3 og 5 prosjekter årlig for 2. nivå revisjon i Norge. Videre vil arbeidsomfanget også påvirkes av bl.a. om det er en leadpartner eller en prosjektpartner som skal revideres, samt revisjonsoppdragets kompleksitet. Vi vurderer at oppdraget har en total kontraktsverdi på mellom kroner 500 000 og inntil 1 000 000 pluss mva. Tilbudet skal inkludere alle utgifter forbundet med oppdraget. Nærmere beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakten Kundens beskrivelse av oppdraget. 1.3 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.4 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen med kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier. Del 2 Kontrakt med de bilag som angitt i tabellen nedenfor. Kontraktsgrunnlag er statens standardavtale for konsulentbistand (SSA- B) Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Bilag 5: Bilag 6: Beskrivelse av Bistanden Løsningsforslag og fremdriftsplan Administrative bestemmelser Samlet pris og prisbestemmelser Endringer i den generelle avtaleteksten Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen 1.5 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen og Se www.doffin.no 4
1.6 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 08.02.2013 Frist for å stille spørsmål Frist til å stille spørsmål 28.02, spørsmål besvares ikke i perioden 18.-22.2 Frist for å levere tilbud 06.03.2013, kl 12.00 Tilbudsåpning/ Evaluering Uke 11 og 12 Tilbudets vedståelsesfrist 06.05.2013, kl 12.00 Meddelelse om tildeling Uke 12 Klagefrist leverandører 10 dager etter meddelelse, kl 12.00 Kontraktsinngåelse Etter utløpt klagefrist Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter åpning av tilbudene er veiledende. 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jf. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- 5
og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jf. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jf. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra foreliggende konkurranse- eller kontraktsbestemmelser. 2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud til det tidspunktet som er angitt i pkt. 1.6 ovenfor. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning, kan han skriftlig be om tilleggsopplysninger hos oppdragsgiver ved oppdragsgivers kontaktperson. Dersom det oppdages feil i konkurransegrunnlaget, bes det om at dette formidles skriftlig til oppdragsgivers kontaktperson. Skriftlig henvendelse om tilleggsopplysninger merkes: Anbudskonkurranse, ref saksnummer 13/411, og sendes til oppdragsgivers kontaktperson pr. e-post. 6
3 KVALIFIKASJONSKRAV 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/) Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. HMS-egenerklæring Leverandører med restanser knyttet til skatteattestene blir avvist. Det vil kunne gjøres unntak fra denne regelen i tilfelle leverandør er i en tvistesak med skattemyndighetene. I så fall må det legges frem dokumentasjon rundt saken som en del av tilbudet. 3.2 Leverandørens organisatoriske og juridiske stilling Krav Leverandør skal være et lovlig etablert firma. Dokumentasjonskrav Norske selskaper: Firmaattest Utenlandske selskaper: Godtgjørelse på at selskapet er registrert i bransjeregister eller foretakregister som foreskrivet i lovgivningen i det land hvor leverandøren er etablert 3.3 Leverandørens økonomiske og finansielle stilling Krav Leverandøren skal ha økonomisk kapasitet til å gjennomføre oppdraget/ kontrakten Dokumentasjonskrav Årsrapport, siste års årsregnskap (2011) inkl. styrets årsberetning og revisorserklæring Dersom leverandøren av gyldige grunner ikke kan fremlegge den dokumentasjon oppdragsgiver har anmodet om, kan han godtgjøre sin økonomiske og finansielle stiling med ethvert annet dokument som oppdragsgiver kan akseptere. 7
3.4 Leverandørens tekniske og faglige kvalifikasjoner Krav Leverandøren skal ha kompetanse på og erfaring med Interreg eller tilsvarende revisjonsoppdrag i løpet av de 3 siste årene. Med tilsvarende revisjonsoppdrag menes revisjon av partnere for andre EU-programmer. Leverandøren skal ha tilstrekkelig kapasitet og gjennomføringsevne. Det kreves et godt og velfungerende kvalitetssikringssystem. Dokumentasjonskrav Beskrivelse av leverandørens mest relevante oppdrag i løpet av de siste 3 årene. Beskrivelsen må inkludere angivelse av oppdragets verdi, tidspunkt og mottaker (navn, telefon og e-post.) Referanser vil kunne bli kontaktet ved behov for klargjøring av oppdragets relevans. Det er likevel slik at det er leverandørens ansvar å dokumentere relevans gjennom beskrivelsen. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittige arbeidsstyrke i løpet av de siste 2 år. Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikrings- og -styringssystem for revisjoner. 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav TK1: Kompetanse og erfaring fra revisjon av prosjekter under Interreg eller andre EUprogrammer hos tilbudt oppdragsansvarlig revisor og øvrige medlemmer i revisjonsteamet, inklusive reservepersonell. Gode skriftlig engelskkunnskaper vil bli vektlagt. 40 % På dette punktet vil følgende bli vurdert: CVen til oppdragsansvarlig revisor og de øvrige teammedlemmene inkl. reservemedlemmer (backup). Det skal fremkomme hvilke roller og ansvar de ulike personene er tiltenkt. Dokumentasjon av deltakelse i revisjon av Interreg- eller EUprosjekter Dokumenterte gode engelskkunnskaper fra for eksempel gjennomførte revisjoner TK2: Løsningsforslag, forståelse 30 % Følgende elementer vil bli vurdert: 8
Kriterium Vekt Dokumentasjonskrav av oppdraget, organisering og framdrift, bemanningsplan, kvalitetssikring Hvordan tilbudet svarer på oppdragsbeskrivelsen og hvordan revisjonsarbeidet organiseres. En overordnet beskrivelse av oppdraget, herunder metodisk, systematisk, prosessuell og praktisk tilnærming til et revisjonsoppdrag samt framdriftsplan og beskrivelse av håndtering av interessekonflikt skal inntas i bilag 2 til kontrakt. Bemanningsplan også i tifelle sykefravær, reservepersonell med tilsvarende kompetanse/ erfaring som oppdragsansvarlig skrives inn i bilag 2 til kontrakt. Beskrivelse av kvalitetssikringssystem med navngitt(e) revisor(er) som skal sikre tilfredsstillende resultat inntas i bilag 2 til kontrakt. TK3: Pris 30 % På dette punkt vil tilbudene bli sammenlignet basert på timepris for tilbudt personell. Leverandøren skal fylle ut prismatrisen i bilag 4 til kontrakten 4.1 Vektingsmodell Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig / lavest verdi) til 10 (mest gunstig / høyeste verdi). De øvrige tilbudenes egenskaper scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert kriterium. Manglende egenskap scorer 0. Summen av vektingen er 100 %. Laveste tilbudspris/kostnad scorer 10. De øvrige tilbudenes pris/kostnad scores tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud iht. (laveste tilbud / øvrige tilbud x 10). 9
5 INNLEVERING AV TILBUD OG TILBUDSUTFORMING Versjon 1 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet kan leveres til: Departementenes servicesenter, Varemottak, Akersgata 59, innkjøring Munchs gt, 0180 Oslo. Varemottakets åpningstid er 08.00 til 15.45 Tilbudet kan sendes til: Kommunal- og regionaldepartementet Akersgata 59 Postboks 8112 Dep 0032 Oslo Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. 13/411 v/ Gerlinde Øvland. Åpnes kun av adressat" Tilbudet skal leveres i ett eksemplar uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. I tillegg skal tilbudet leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. HMS-egenerklæring. 10
Firmaattest. Årsrapport, revisorbekreftet årsregnskap inkl. styrets årsberetning og revisorserklæring Beskrivelse av leverandørens mest relevante leveranser de siste 3 årene. Redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke i løpet av siste 2 år Redegjørelse vedrørende leverandørens kvalitetssikringssystem/- styringssystem CV til tilbudt personell og tilhørende dokumentasjon Bilag 2, 3 og 4 skal fylles ut. 6 Vedlegg Kontrakt m/bilag HMS erklæringsskjema Eksempel sjekkliste og rapporteringsskjema 11