Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2014 STRATEGIGRUPPE Privatarkiv Utarbeidet av Ellen Røsjø Rapportdato 09.01.2015
1 av 5 OMRÅDE Privatarkiv Prosjektleder Ellen Røsjø Medlemmer i strategigruppen Mandat Kulturrådet: Ranveig Gausdal, fra 1.10.2014 Eli Solberg Landslaget for lokal- og privatarkiv (LLP): Cecilie Lintoft Norsk arkivråd (NA): Ellen Konstad, fra 1.4.2014 Anja Jergel Vestvold Kommunearkivinstitusjon, IKA Møre og Romsdal: Arnt Ola Fidjestøl Kommunenes sentralforbund (KS): Kari Remseth (vara: Astrid Øksenvåg) Arbeiderbevegelsens arkiv og bibliotek: Frank Meyer Statsarkivet i Stavanger: Torkel Thime Riksarkivet: Ellen Røsjø (prosjektleder), Vidar Øverland, Sigrun Rasmussen Arkivmeldingen understreker at målet for arkivpolitikken er en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Arkiver fra statlig, kommunal og privat sektor utfyller hverandre og dokumenterer samfunnet fra ulike vinkler og ståsteder. Det er i denne sammenhengen påpekt at privat sektor er klart underrepresentert i forhold til de to andre. Når det gjelder privatarkiv så er Riksarkivaren tildelt to konkrete oppgaver (side 87f og side 110): Konkretisere nivået for bevaring av privatarkiv i Norge, dvs. avklare hva som skal til for at arkiv fra privat sektor skal være tilfredsstillende representert i en helhetlig samfunnsdokumentasjon. På grunnlag av dette utarbeide en ny strategi for privatarkivarbeidet i Norge. Begge deler skal skje i et nært samspill med andre aktører på området. Første kulepunkt bør være en grundig utredning som vil være krevende og ta tid. Desto viktigere er det at den kommer i gang raskt, og at vi signaliserer utad at vi er klar til å starte opp innen rimelig kort tid. Utredningen må sees på som en prosess der en også vurderer å løse oppgaver og utfordringer løpende i samarbeid med utredningsgruppen og sektoren. Det er viktig at ikke de praktiske tiltakene blir utsatt. På flere områder blir det også påpekt behov som Riksarkivet har til vurdering og løsninger kan komme. Målet for arbeidet har vært å ferdigstille en utredning om privatarkiv i Norge (oppgave 9) med forslag til tiltak som vil gi en mer helhetlig samfunnsdokumentasjon.
2 av 5 Om arbeidet Gruppa har hatt 8 møter. KS kom inn i gruppa fra det 2. møtet. Det har vært noe forfall til møtene, men alle organisasjoner har fått med seg minst 4 møter. Norsk arkivråd har vært minst til stede og skiftet representant fra april. Norsk kulturråd skiftet representant fra oktober. I tillegg ble det oppretta to arbeidsgrupper for å arbeide nærmere med metodikk for bestandsanalyse og samfunnsanalyse som ledd i å utarbeide bevaringsplaner (oppgave 7) og med bedriftsarkivfeltet som er det mest forsømte området innen privatarkivbevaring (oppgave 8). Samarbeidet har fungert godt. Alle har bidratt i diskusjonene på møtene. Flere har også bidratt skriftlig til utredningen. Det kom fram bred enighet om konklusjonene. Sammendrag De fleste arkivinstitusjoner i dag er etablert for å sikre bevaringen av det offentliges arkiv, arkiv etter statlige, kommunale og fylkeskommunale virksomheter. Arkiv etter privat virksomhet i organisasjoner, bedrifter, institusjoner og etter enkeltpersoner - såkalte privatarkiv - blir i mye mindre grad systematisk tatt vare på. Men statlige, kommunale og private arkiv er integrerte deler av samfunnets hukommelse. Disse arkivene utfyller og belyser hverandre - både som grunnlag for forskning, historieforståelse og enkeltmenneskers rettigheter. Private og offentlige arkiv må ofte brukes i sammenheng når vi skal finne relevant dokumentasjon. St. meld. 7 (2012 2013) Arkiv og tidligere politiske styringsdokumenter understreker at målet for arkivpolitikken er en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Meldingen og et samla Storting i den påfølgende debatten påpekte at privat sektor er klart underrepresentert i forhold til de to andre. Arkivstatistikken 2013 anslår at det er bevart om lag 103 000 hyllemeter privatarkivmateriale totalt i Norge. Dette utgjør i hyllemeter i underkant av 21 % av det totalt bevarte arkivmaterialet (fra offentlig og privat sektor). Det gir oss en samfunnsdokumentasjon med mange hull, og vi er langt unna målet om en helhetlig samfunnsdokumentasjon. Aller mest prekært for å få bevart en større andel privatarkiv i Norge er: Å få samlet inn etterslepet av viktige privatarkiv på papir, særlig bedriftsarkiv. Å få økt magasinplass til bevaringsverdig arkivmateriale. Å få muligheten til å bevare elektronisk skapt arkivmateriale fra privat sektor. Å få utarbeidet regionale og nasjonale bevaringsplaner, herunder sektorvise bevaringsplaner som ser private og offentlige arkiv samlet. Vi trenger å styrke og koordinere innsatsen for å få dette til. Strategigruppa
3 av 5 har anbefalt en del tiltak i En helhetlig samfunnsdokumentasjon som blir presentert under oppgave 7, 8 og 9. Vedlegg Oppfølging 2015 Forslag til videre arbeid 1 : Arbeidet i strategigruppa fortsetter. Endelig prioritering for 2015 bestemmes i løpet av februar. Foreløpig peker dette seg ut: I strategigruppa: Digitale privatarkiv: Verktøy for høsting prøves ut: Digitale privatarkiv: Kopieringsverktøy for fil- og mappestrukturer, e- post SIARD som verktøy for bevaring av databaser Konvertering av e- post med mer med Archivematica, Hos konkrete arkivskapere I depotinstitusjoner RA, samarbeidspartnere i Samdok RA vurderer nettopplastingsløsning for arkivskapere Tilrettelegging under arkivdanning for langtidsbevaring hos arkivskaper: Arbeidsgruppe med NA-, LLP-, KS- folk Veiledning til arkivskapere Oppfølging av utredningen, inklusive bedriftsarkivfeltet 1 1 Se også forslag til tiltak under oppgave 7 Metodikk og oppgave 8 Bedriftsarkiv
4 av 5 I Riksarkivet: Bedriftsarkiv NHO- initiativ? Plass i Arkivverket? Lovrevisjon etc. Bevaringsplanarbeid: oppfølging prøvefylker og RA videreutvikling av analyse og metodikk Asta og Arkivportalen.no nettverk starte opp? Koordinering, samarbeid LLP, NMF, NKR Lager produksjonsløype for digitale privatarkiv inkl. Konvertering av allerede innsamlet materiale: testing av bruk av Archivematica? Årsregnskap 2014 1130 Privat- Strategigruppe 104 319,21 1131 Privat- Metodikk analyse 354 101,57 1132 Privat- Strategi for bedrfitsarkiv 91 297,93 1133 Privat- Utredning 44 587,50 Sum Samdok privatarkiv 594 306,21
5 av 5