RETNINGSLINJER FOR OMRÅDE MIDT SERVICE KOMITÉ Januar 2013 INNHOLDSFORTEGNELSE: Forkortelser:... 1 Møtestruktur:... 2 Administrative tjenere i OMSK... 2 OMSK medlemmer... 2 Beslutningsprosess - Debatt og diskusjon:... 2 Konsensus:... 3 Debatt og diskusjon:... 3 Nominasjoner, kvalifikasjoner, valg:... 3 Nominasjoner:... 3 Kvalifikasjoner:... 3 Valg:... 3 OMSK medlemmers ansvar og plikter:... 4 Generelt:... 4 Avgang eller misligholdelse av verv:... 4 Verv - spesifikt:... 4 Interimkomiteen:... 4 Leder:... 4 Nestleder:... 5 Sekretær:... 5 Kasserer:... 5 Regions Komité Medlem (RKM):... 5 Vara- RKM:... 5 Underkomitéledere:... 5 Underkomiteer:... 6 Revisjoner:... 6 Rusfri tid for verv:... 7 Rettningslinjer økonomi..7 Forkortelser: OMSK GSR Gruppe Saks Represant RKM Region Komité Medlem REGION NA Norge Rev:01 Dato:11.5.2013 Side 1 av 8
(OMSK): formål og sammensetning. Vårt første konsept sier: For å oppfylle vårt fellesskaps primære formål har NA-grupper gått sammen for å skape en struktur som utvikler, koordinerer og opprettholder tjenester på vegne av NA som en helhet. Område Midt består av NA gruppene som geografisk sett naturlig samarbeider. Hvis en gruppe ønsker å bli medlem av OMSK må gruppen sende en GSR til områdemøtet som er 6 ganger i året. Møtestruktur: OMSK avholder 6 møter i året tilpasset møtestrukturen i Regionen. Møtested avtales fortløpende. Administrative tjenere i OMSK Leder. Nestleder. Sekretar. Kasserer. OMSK medlemmer RKM (Regions Komite medlem) Vara- RKM Underkomiteledere GSR er (Gruppe Service Representanter) Vara- GSR er OMSK s faste medlemmer, med unntak av Gruppeservicerepresentantene (GSR ene) er direkte ansvarlige overfor. OMSK s administrative tjenere er leder, nestleder, sekretær og kasserer. Disse fire verv utgjør den administrative komité i OMSK. De medlemmer som bekler disse fire verv har fatt delegert myndighet til å ta avgjørelser på saker som måtte oppstå mellom de fastsatte områdemøtene. Dette betinger at saken(e) ikke kan vente på at en avgjørelse tas på neste områdemøte. Beslutningsprosess - Debatt og diskusjon: Vart syvende konsept sier: Alle medlemmer av et tjenesteorgan bærer vesentlig ansvar for det organets beslutninger og bør tillates til fullt ut å delta i dets beslutningsprosess. Gruppene har det endelige ansvar for og autoritet over NAs tjenestestruktur. NAgruppene delegerer også til tjenestestrukturen den nødvendige autoriteten til å utføre forpliktelsene de har pålagt den å utføre. Beslutningene tas ved bruk av gruppesamvittighet, og gruppene delegerer til sin GSR det nødvendige ansvar for at beslutningene blir brakt med videre fra gruppene til gruppesamvittighetsprosessen på områdemøtet. Beslutningene fattet på områdemøtet tas med videre til gruppesamvittighetsprosessen på regionsplan. Område Midt Rev:01 Dato:11.5.2013 Side 2 av 8
delegerer til vår RKM det nødvendige ansvar og den nødvendige autoriteten til å delta i gruppesamvittighetsprosessen på regionmøtene. Et vedtak fattet i OMSK vil ikke bli tatt opp til diskusjon igjen før det er gått mins 6 måneder. Dette for å sikre en viss kontinuitet og at løsninger virkelig skal bli utprøvd før vi forkaster de. Konsensus: Område Midt har besluttet at det skal benytte konsensus som beslutningsmetode. Det betyr at alle er enige om en løsning etter at de som vil har sagt sin mening. Hvis enighet ikke oppnås ved videre diskusjon under et områdemøte, kan man ta en pause og gjøre et nytt forsøk på å oppnå konsensus eller enighet. Hvis man fortsatt ikke oppnår enighet må man vurdere om det skal avholdes en avstemning som avgjøres ved simpelt flertall. Dette betyr at mer enn halvparten må stemme for eller i mot et forslag for at forslaget skal vedtas eller forkastes. Det eneste unntaket fra konsensus, praktisert som beskrevet, gjøres ved valg av betrodde tjenere til Område Midt Servicekomiteen. Valg av betrodde tjenere til OMSK avgjøres ved simpelt flertall. Det er kun GSR er som har stemmerett pa OMSK s møter. Når det er valg av nye verv, og det ikke er noen GSR til stedet, eller at det evt. kun er 1 GSR, kan det lages et prinsippvedtak om at alle som er tilstedet har stemmerett. Debatt og diskusjon: Under diskusjonens gang har alle de faste medlemmene av OMSK talerett. Alle andre har status som observatører og har i utgangspunktet ikke talerett. Dette kan fravikes hvis observatøren har informasjon som kan være av interesse for saken som diskuteres. Det er opp til leder i OMSK til å fatte den endelige avgjørelsen om dette skal tillates. Nominasjoner, kvalifikasjoner, valg: Nominasjoner: Område Midt har ingen retningslinjer for nominasjoner. Alle som ønsker å stille til valg, har mulighet til å nominere seg selv. Det er ønskelig at man nomineres i en gruppe. Kvalifikasjoner: Den som stiller til valg, bør benytte NA s program. Han/Hun må ha villighet og tid til å tjene NAs felleskap, og bør ha tidligere erfaring fra NA tjeneste på gruppeplan eller områdeplan. Valg: Gruppene bør sponse reise, men kan søke OMSK om støtte til dette. Den nominerte bør være tilstede på møtet, men tlf/video kan vurderes om det blir gjort en avtale og man er forhindret fra å stille fysisk på møtet. Tjenesteresyme skal leses opp, og komiteen har anledning til å utspørre kandidaten. Deretter forlater kandidaten(e) lokalet. Under diskusjonen godtas tre pro (for) og tre kontra (imot) innlegg. Avstemningen avgjøres ved simpelt flertall. Rev:01 Dato:11.5.2013 Side 3 av 8
OMSK medlemmers ansvar og plikter: Generelt: Område Midts administrative medlemmer (leder, nestleder, sekretær og kasserer), samt RKM og underkomiteledere skal levere skriftlig rapport til leder og sekretær 2 uker før områdemøtet finner sted. Rapporten avgis muntlig under områdemøtet. Den muntlige rapporten bør bare omhandle saker med spesiell interesse, fakta har vi allerede lest i rapporten. Dette fordi vi har begrenset tid for at alle skal kunne lese hele rapporten. Kopier vedlegges møtereferatet. Møtereferatet skal vare ferdig behandlet og sendt ut til mottakerne senest to uker etter at møtet ble avholdt. Saker som skal behandles på områdemøte skal i utgangspunktet meddeles til lederen og nestleder i OMSK som setter sakene opp på dagsorden. Dagsorden skal sendes ut 1 uke før områdemøtet finner sted. Område Midt Service Komite skal ved slutten av et år behandle et budsjett for neste år. Område Midt Service Komite skal på første møtet i året behandle regnskap for forgående år. Avgang eller misligholdelse av verv: I det tilfelle OMSK finner ut at det er nødvendig å avsette et medlem fra en tjenesteposisjon skal dette settes opp som en sak på dagsorden. Gruppesamvittigheten på dette møtet avgjør den videre saksgangen. Årsaker til at et medlem kan fjernes er: Bruk av rusmidler A bruke tjenestevervet til personlig vinning. Underslag av økonomiske midler. Å motarbeide eller unnlate å utføre vedtak fattet av OMSK. Hvis man ikke har mulighet til å utføre sine sørvisoppgaver Verv - spesifikt: En GSR bør ikke ha tjeneste i den administrative komite for OMSK Administrative komite: Administrative komite er ansvarlig for at de beslutninger som blir fattet under områdemøtet, og som gjelder de administrative verv i OMSK, blir satt ut i livet i tiden mellom områdemøtene. Den er også ansvarlig for å ta avgjørelser i saker som dukker opp mellom de regulære områdemøtene hvor en avgjørelse ikke kan vente til neste områdemøte. Rapporter avgis på vanlig måte under de regulære områdemøtene. Leder: Er ansvarlig for å lede områdemøtene. Er ansvarlig for å sette opp, sende ut og gjennomføre dagsorden til områdemøtene. Til enhver tid å være oppdatert om NAs tjenestevirksomhet i Område Midt. Er fast medlem av Administrative komite. Er ansvarlig for rapportering av den Administrative komite s virksomhet til OMSK. Er ansvarlig for å holde nestleder informert om sin virksomhet til enhver tid. Rev:01 Dato:11.5.2013 Side 4 av 8
Nestleder: Sekretær: Kasserer: Overtar lederens plikter i tilfelle av fravar eller fratredelse. Til enhver tid å være oppdatert om NAs tjenestevirksomhet i Område Midt. Er fast medlem av den Administrative komite. Skal fungere som kontaktperson mellom underkomiteer og GSR ene. Skal hjelpe lederen med eventuelle praktiske ting under selve områdemøtets gang. Er ansvarlig for å skrive referater under områdemøtet og sende dette ut senest 14 dager etter møtet. Er ansvarlig for utsendelse av møtereferater til medlemmer og webansvarlig, NANorge.org Er ansvarlig for å ha møtereferat fra siste møte. Er ansvarlig for å føre regnskap over OMSK s pengetransaksjoner. Skal foreta inn og utbetalinger i henhold til vedtak fattet under områdemøtene. Skal avgi detaljert rapport over OMSK økonomi på hvert områdemøte. På det første møtet i året skal del leveres et regnskap fra foregående år. Er ansvarlig for å utarbeide et årlig budsjettforslag for OMSK for det kommende år på det siste møtet i året. Regions Komité Medlem (RKM): Skal delta på regionmøter i NA Regionen Norge. Er ansvarlig for at saker som skal behandles på regionmøter først blir behandlet på områdemøtet. Er ansvarlig for kommunikasjonen mellom Område Midt og resten av NAs fellesskap i NA Regionen Norge. Er ansvarlig for å utarbeide rapporter om OMSK s virksomhet til NA Regionen Norge, og ta med rapport tilbake til OMSK om NA Regionen Norges virksomhet. Er ansvarlig for å holde vara- RKM informert om sin virksomhet til enhver tid. Vara- RKM: Overtar RKM s plikter i tilfelle av dennes fravar eller fratredelse. Skal til enhver tid være oppdatert på RKM s ansvarsområder. Underkomitéledere: Er ansvarlig for å avgi rapporter om deres ansvarsområde under hvert områdemøte. Er ansvarlig for å presentere et budsjett og regnskap for deres tjenesteområde til OMSK. Bør ha en visjon om hva deres komite skal drive med i det neste året. Rev:01 Dato:11.5.2013 Side 5 av 8
Underkomiteer: For å oppfylle sitt formål kan OMSK opprette underkomiteer. Vedtak om opprettelse av en underkomite skal skje på et områdemøte. Vedtak om nedleggelse av en underkomite skal også fattes på et områdemøte. Tjenestetiden for en ad hoc komite kan vare av begrenset eller ubestemt natur. Revisjoner: De godkjente og vedtatte retningslinjene for OMSK kan når som helst revideres. Eventuelle revisjoner skal behandles på et områdemøte. Rev:01 Dato:11.5.2013 Side 6 av 8
Rusfri tid for verv: Verv Rusfri tid Varighet Beskrivelse Kaffekoker 1 år 3 mnd. Kaffekoker skal åpne og lukke møtene og sette frem kaffe og te. Kaffekoker har ansvar for at medlemmene i komiteen rydder opp etter seg etter møtet. Leder 2 år 1 år Leder forbereder og sender ut dagsorden til gruppene i god tid før møtet. Dagsorden publiseres på nanorge.org. Leder har ansvar for å lede møtene. Nestleder 1 år 1 år Nestleder skal bistå leder og lede møtene når leder ikke kan. Nestleder skal også sette seg inn i arbeidet som foregår i underkomiteer for eksempel ved deltagelse på møtene. Regionalt komité medlem (RKM) 2 år 1 år RKM rapporterer fra regions møtet og er ansvarlig for å bringe saker til regionen. Man kan si at RKM er for OMSK det som G.S.R. er for NA gruppen. Vara RKM 1 år 1 år Bistår RKM Sekretær 1 år 1 år Sekretær skal skrive referat fra møtene og sende dette ut til komité medlemmene. Sekretær håndterer også kontakt med web komiteen og henter post: Vara sekretær 1 år 1 år Bistår sekretær Kasserer 3 år 1 år Kasserer skal føre regnskap for OMSK. Dette regnskapet skal forelegges gruppene gjennom rapporter. Kasserer skal utføre utbetalinger til underkomiteer ved behov etter budsjett forhandlinger. Vara kasserer 2 år 1 år Bistår kasserer Leder 2 år 1 år Leder underkomiteens arbeid med å arrangere konventkomité Leder O.I/HI. komité konvent 2 år 1 år Leder underkomiteens arbeid med å informere offentligheten og profesjonelle om NA sitt program Rev:01 Dato:11.5.2013 Side 7 av 8
RETTNINGSLINJER ØKONOMI FOR OMRÅDE MIDT SERVICE KOMITÉ 1. Utbetalinger utføres av kasserer når det er avklart med leder i OMSK 2. Alle utbetalinger må ha et bilag og dette skal lagres i en perm 3. Kjøregodtgjørelse er 2,50 pr km 4. Diett for dagsreiser er maksimalt 300,00 kr 5. Det skal på det første møtet i året framlegges et regnskap for foregående år 6. På siste møte i året skal det fremlegges et budsjett Rev:01 Dato:11.5.2013 Side 8 av 8