Leirfjord kommune Utvalg: FORMANNSKAPET Møtested: Lihøve, kommunehuset, Leland Møtedato: 04.04.2017 Tid: 09:00 MØTEINNKALLING Det innkalles med dette til møte i Leirfjord formannskap. Lovlige forfall meldes til servicetorget på telefon 75 07 40 00. Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 21/17 17/655 Oppnevning av komite for etablering av scooterløyper i Leirfjord kommune 22/17 17/666 Plan for asfaltering og veivedlikehold 23/17 17/647 Prosjektering infrastruktur Leines 24/17 17/613 Plan for selskapskontroll - oppfølging Leirfjord, 29.03.2017 Ivan Haugland ordfører
Sak 21/17 Oppnevning av komite for etablering av scooterløyper i Leirfjord kommune Saksbehandler: Øyvind Toft Arkiv: 036 Arkivsaksnr.: 17/655-1 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 21/17 Formannskapet 04.04.2017 / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret oppnevner følgende komite til videre arbeid med etablering av scooterløype i kommunen: 1.leder 2 3 Saksutredning: Plan- og næringsutvalget ba om få en sak om problemstillinger som må løses for etablering av scooterløyper kan finne sted. 23.09.16 fikk plan- og næringsutvalget forelagt dennes saken. I saken redegjorde administrasjonen for hva som må til for å etablere scooterløype i kommunen. Saken er vedlagt. Innstilling i saken var at plan-og næringsutvalget tar orienteringen til etterretning. Under behandling av saken ble det fremmet følgende forslag fra Kay Rune Nersund: Plan og næringsutvalget nedsetter en komite som får i oppdrag å jobbe videre med å løse problemstillingen knyttet til etablering av scooterløyper i kommunen. Administrasjonen bes lage egen sak med forslag til organisering av en slik komite og videre framdrift Forslaget ble enstemmig vedtatt. I forhold til REGLEMENT FOR POLITISKE STYRER, RÅD OG UTVALG I LEIRFJORD KOMMUNE Vedtatt av kommunestyret i møte 18.06.13, sak 16/13, bør en slik sak behandles av formannskap og kommunestyre, dermed er denne saken forelagt nevnte politiske organ. Administrasjonen har ingen forutsetninger for å vurdere antall medlemmer og mandat til komiteen. Administrasjonen har redegjort for hva som skal til for å etablere scooterløype i kommunen, og anbefaler å ha det som utgangspunkt i komiteens arbeid. Vedlegg: Side 2 av 10
Sak 22/17 Plan for asfaltering og veivedlikehold Saksbehandler: Øyvind Toft Arkiv: Q04 &30 Arkivsaksnr.: 17/666-1 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 22/17 Formannskapet 04.04.2017 / Kommunestyret Innstilling: Leirfjord kommune vedtar prioritering for bruk av ekstraordinære veimidler i 2017 til asfaltering og veivedlikehold slik: 1. Asfaltering fra fylkesvei og opp til Ulvang oppvekstsenter kr 130 000,- 2. Opprusting og asfaltering Furuåsveien kr 155 000,- 3. asfaltering av deler av Framheimveien kr 15 000,- 4. Re-asfaltering av deler av Skoledalsveien kr 300 000,- Tiltakene finansieres slik - 500 000,- over ekstraordinære midler i driftsbudsjettet - 100 000,- over disposisjonsfond Øvrige tiltak innarbeides gjennom budsjett/økonomiplanprosess Saksutredning: Leirfjord kommune har i inneværende økonomiplan periode avsatt til sammen kr 1 300 000 årlig til vedlikehold av kommunale veier ca kr 800 000,- til ordinær drift, og kr 500 000,- til ekstraordinære tiltak/asfaltering. Tidligere har disse 500 000 vært satt på investering som ekstra vedlikehold av vei. Administrasjonen vurderer at ordinære driftsmidler må beholdes til dette, og legger frem tiltak som må håndteres gjennom ekstraordinære midler. I dette inngår både grunnarbeid og asfaltering. Leirfjord kommune har ca 55 km kommunalvei. Definisjonen på kommunal vei I veglova 21. juni 1963 nr. 23 1 første ledd er offentlig vei definert slik: «Offentlig veg er veg eller gate som er open for allmenn ferdsel og som blir halden ved like av stat, fylkeskommune eller kommune etter reglane i kap. IV. Alle andre vegar eller gater blir i denne lova å rekne for private.» Kommunestyrets vedtak fra 13.10.2010, om framtidig drift av kommunale veier, og de retningslinjer som fulgte saken, fikk Leirfjord kommune mange nye km med vei. Veglova åpner for en skjønnsmessig vurdering med hensyn til omfanget av vedlikeholdsplikten, men det må antas å være en nedre grense for hva som kan anses å oppfylle denne plikten. For Leirfjord kommune består hovedsakelig vedlikehold i form av: ordning av stikkrenner, grøfting, tetting av hull, skogning av veikant, skraping av vei, grusing av vei samt asfaltering. Side 3 av 10
Sak 22/17 Endringer av klima de senere årene, har gjort det utfordrende å holde våre veier i god standard. Vi opplever at i løpet av en vinter kan det være 3-4 teleløsninger. Snøsmelting og teleløsning fører til vannmetting av vegkroppen. Hvis dreneringssystemet/grøfter ikke fungerer, reduseres bæreevne/ kapasiteten betydelig, noe som igjen fører til ytterligere brudd og oppsprekking av kjøredekke/asfalt. Dette medfører at kommunen starter bruken av sommervedlikehold midler alt i januar. Det er også en ekstra slitasje på veiene med økt akseltrykk fra tungtrafikken. Kommunen har pr i dag ikke en egen maskinpark til å gjøre utbedringer og avbøtende tiltak når en vei er i ferd med å kollapse. Alt vedlikehold blir foretatt av lokale entreprenører. I noen tilfeller, når entreprenør har mye å gjøre, kan det ta noe tid, før oppdraget blir utført. En enkel anleggsmaskin, med diverse utstyr ville gitt oss en mulighet til mer kontinuitet og fleksibelt i vedlikeholdet. Veier vi bruker mest på vedlikehold i dag: 1. Tovåsveien. Område med stor utfart til løypenettet. Svært dårlig veigrunn. Ca kr 100 000 i vedlikehold årlig 2. Ottingveien. En del trafikk, deriblant bussjåfører som klager på dårlig vei. Her er det et behov for ytterligere grøfting. Ca 80-100 000 årlig i vedlikehold 3. Velsvågveien. Område med en del trafikk, spesielt inn mot hundepensjonat. En del stigninger på veien som gjør at vannet utvanner veien. Mellom 80 000 og 100 000 årlig i vedlikehold 4. Hjartlandveien: Mellom 50-60 000 i årlig vedlikehold 5. Vallaveien: Ca 50 000 i årlig vedlikehold Det er verd å nevne at etter justering av vedtekter for vedlikehold av kommunal vei, har det vært tilfeller at kommunen har brukt opp til 40 000 på vedlikehold av vei med kun to husstander. Behov for utbedringer og asfaltering på kommunale veier Nr Strekning Forarbeid/tiltak kostnad 1 Vei opp til Ulvangen oppveksenter Asfalt fra fylkesveien opp til skolen. Skulle gjennomføres i tilknytning til tidligere prosjekt, men ble av ukjent årsak ikke gjort 2 Ottingsveien del 1.Fra Lading og fram til avkjørsel til Sten Erik Ravnå. Lengde 1000 meter. god grunn, ikke behov for utskifting Grøfting forsterking og grusing Asfaltering 4000 m2 Sum kr 130 000 kr 700.000,- kr kr 1.000.000,- Sum del 1 Ottingsveien Kr 1 700 000,- 3 Ottingsveien del 2. Fra avkjøringa til Grøfting, forsterking, kr 2.000.000,- Side 4 av 10
Sak 22/17 Stein Erik Ravnå, opp Ottingsbakken, og fram til kryss til Sundøya. Lengde 1500 meter. grusing, geoteknisk undersøkelse. Asfaltering: 6000m2 kr 1.500.000,- Sum del 2 Ottingsveien Kr 3 500 000,- 4 Furuåsveien. Siste del av Furuåsveien mangler asfalt, lengde 100 meter Oppgrusing og høvling Asfaltering: 500 m2 a kr 250 kr 30.000,- kr 125.000,- Sum Furuåsveien kr 155.000,- 5 Framheimveien. Fra Simsøveien og fram til snuplass, lengde 400 meter Det er pr i dag ferdig opparbeid ca 50 meter vei som er klar for asfaltering Grøfting og oppfylling. Asfaltering: 1350 m2 Asfaltering 50 m x kr 250,- kr 300.000,- kr 337 500,- kr 12 500,- Sum Framheimveien 6 Slettanveien. Fra avkjøringa fra Fv 17 og fram til snuplass på enden av veien. 350 meter. 7 Velsvågveien. Fra avkjøringa fra Fv 17 og forbi avkjørselen til Ivar Toresen. Lengde 2500 meter. 8 Åsveien i Levang. Fra kryss med Fv 17 og fram til kryss med Fv 808 Bardalsveien. Lengde 800 meter. 9 Sørlandsveien. Fra gamle Sørlandet skole og fram til kryss med Fv 808. Forsterking av bærelag, grøfting og oppgrusing Asfaltering: 1250 m2 Forsterking av bærelag, grøfting og oppgrusing Asfaltering: 7500 m2 Grøfting og opp - grusing Asfaltering: 2400 m2 Grøfting og oppgrusing Asfaltering: 3300m2 kr 655.000,- kr 250.000,- kr 320.000,- Sum Slettanveien kr 570.000,- kr 1.000.000,- kr 1.875.000,- Sum Velsvågveien kr 2.875.000,- kr 150.000,- kr 600.000,- Sum Åsveien kr 800 000,- kr 200.000,- kr 990.000,- Side 5 av 10
Sak 22/17 Lengde 1100meter. Sum Sørlandsveien kr 1 190 000,- 10 Tovåsveien. Fra kryss ved Fv 216 og fram til Snuplass ved Tovåsen skianlegg. Lengde 2200meter. 11 Vallaveien Fra kryss ved Fv 17, og til snuplass. Lengde 1100 meter. 12 Hjartlandsveien. Fra kryss ved Fv 17 og fram til kryss mellom indre og ytre Hjartland. Lengde 2200meter. 13 Remma bakken i Bardal. Fra kryss ved Fv 808 og ned til Wang brygga Lengde 800 meter. Reasfaltering På en del av de veiene som i dag har asfalt er det behov for reasfaltering. Det er viktig at reasfalteringen gjøres før eksisterende asfalt bryter helt sammen. Forsterking bærelag, grusing og grøfting Asfaltering: 8800m2 a kr 300 Forsterking og oppgrusing Asfaltering:4400m2 a kr 250 Grøfting, forsterking og grusing. Asfaltering: 8800 m2 Forsterking og utjevning Asfaltering: 4800 m2 kr 1.500.000,- kr 2.640.000 Sum Tovåsveien kr 4.140.000,- kr 130.000 kr1.100.000,- Sum Vallaveien Kr 1 230 000,- kr 1.400.000 kr 2.200.000,- Sum Hjartalandsveien Kr 3 600 000,- kr 250.000,- kr 1.200.000,- Sum Remmabakken Kr 1 450 000,- 14 Skoledalsveien. Hovedavkjøringa fra Fv 17 og mot kommunehuset. Lende 120 meter. Avrettingslag, og asfaltering. 600m2 a kr 500 kr 300.000,- Skoledalsveien. Fra kryss ved Leirfjord el-installasjon, og til sving nedenfor kommunehuset. Lengde 250 meter. 1250m2 kr 320.000,- Sum Skoledalsveien Kr 620 000,- Totalt tiltak Kr 18. 755.500,- Totalt re-asfaltering Kr 620 000,- Side 6 av 10
Sak 22/17 Som en kan se av ovenstående tabell, er det mange og store behov for oppgradering av veiene i Leirfjord til sammen i underkant av 20 mill kr. Med et driftsbudsjett for økonomiplanperioden på i overkant kr 5 mill, så må tiltakene prioriteres. Flere av de kostbare tiltakene vil etter realisering kunne redusere ordinære vedlikleholdsutgifter. Vedlegg: Side 7 av 10
Sak 23/17 Prosjektering infrastruktur Leines Saksbehandler: Øyvind Toft Arkiv: L81 &40 Arkivsaksnr.: 17/647-1 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 23/17 Formannskapet 04.04.2017 / Kommunestyret Innstilling: Leirfjord kommune tar på seg ansvaret og kostnadene for prosjektering av infrastruktur og VA anlegg for Solsiden og Jøsåstangen boligfelt. Prosjekteringen finansieres av investeringsbudsjettpost infrastruktur Leines. Saksutredning: Administrasjonen har sammen med ordfører hatt møter med utbyggere av Solsiden og Jøsåstangen boligfelt. Begge utbyggerne har godkjent reguleringsplan og ønsker å komme i gang med utbygging. Under disse møtene ble det konkludert med at med at det er størst forutsetning for å få en raskere utbygging ved at kommunen tar ansvaret for prosjektering. Det vil også være viktig i forbindelse med å få så optimale VA og veiløsninger som mulig, da kommunen på lengre sikt skal overta disse anleggene. I reguleringsplan Jøsåstangen boligfelt er det avsatt et område på 65 dekar til bolig, og lagt opp til 58 boenheter. I reguleringsplan Solsiden boligfelt, er det avsatt ca 48 tomter, med inntil 132 boenheter. Boligarealet dekker rundt 50 dekar. I reguleringsplan Solsiden boligfelt er det innregulert en kommunal industrivei ned til område satt til industriområde i kommuneplan Leines. Området er forholdsvis omfattende og utfordrende å prosjektere. Årsaken til det er at det mangler kommunal infrastruktur i området, og i tillegg er det en kryssløsning fra FV 78. Administrasjonen ser det ikke som mulig å gjennomføre en slik detaljprosjektering med egne ressurser. Vi har innhentet priser på detaljprosjektering av reguleringsplan, der laveste pris var på kr 425 000 eks MVA. Tilbudet omfatter også et anbudsgrunnlag. Detaljprosjektering av Jøssåstangen er mindre omfattende. I dette området på Leines er det behov for å få på plass en mer helhetlig VA løsning. Administrasjonen er av den oppfatning, at det er mulig å gjennomføre dette med interne ressurser, med noe ekstra bruk av lønnsmidler for innleie av planlegger over en periode. Vedlegg: Side 8 av 10
Sak 24/17 Plan for selskapskontroll - oppfølging Saksbehandler: Britt Jonassen Arkiv: 216 Arkivsaksnr.: 17/613-3 Klageadgang: Nei Saksnr.: Utvalg Møtedato 24/17 Formannskapet 04.04.2017 / Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret ber om at administrasjonen tilrettelegger for gjennomføring av folkevalgtopplæring som skissert i revisors prosjektplan datert 11.02.2017, jfr vedlegg. Folkevalgtopplæringen gjennomføres fortrinnsvis i løpet 2. kvartal 2017. Dette søkes gjennomført i samarbeid med de øvrige HALD kommunene. Kommunestyret ber i tillegg om at administrasjonen utarbeider forslag til a) prinsipper og prosedyrer for god eierstyring i kommunen og b) eierstrategi for forvaltningen av eierinteressene i de selskap hvor kommunen deltar, og at en samlet eierstrategimelding legges frem for behandling i kommunestyret i løpet av senest høsten 2017. Saksutredning: Kontrollutvalget i Leirfjord kommune gjorde i sak 2/17 følgende vedtak «Kontrollutvalget viser til kommunestyrets vedtak i sak 75/ 16, og inviterer som ledd i kontrollutvalgets oppfølging av planen kommunestyret til å gjøre følgende vedtak i forbindelse med eierstyring m.m. : Kommunestyret ber om at administrasjonen tilrettelegger for gjennomføring av folkevalgtopplæring som skissert i revisors prosjektplan datert 11.02.2017 [jfr. vedlegg]. Folkevalgtopplæringen gjennomføres i løpet 2. kvartal 2017. Kommunestyret ber i tillegg om at administrasjonen utarbeider forslag til a) prinsipper og prosedyrer for god eierstyring i kommunen og b) eierstrategi for forvaltningen av eierinteressene i de selskap hvor kommunen deltar, og at en samlet eierstrategimelding legges frem for behandling i kommunestyret i løpet av 1. halvår 2017.» Kontrollutvalget i kommunen skal påse at det føres kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. I revisjonens prosjektplan for gjennomføring/oppstart av selskapskontroll, så påpekes det at kommunene ikke har hatt tradisjon for å planlegge slik selskapskontroll og at det ikke er foretatt eierskapskontroller eller utarbeidet eierskapsmeldinger/eierstrategier for sine ulike selskaper. KS anbefaler at dette blir gjort av kommunestyret, og at disse revideres årlig. Det vurderes at det trengs en bevisstgjøring om temaet, både av kommunestyret, kontrollutvalget og adm ledelse i kommunen. Dette kan gjennomføres som en felles opplæring - i samarbeid med f eks øvrige HALD kommuner, med fokus på Side 9 av 10
Sak 24/17 eierskap generelt kommunens rolle i å gi føringer for eierskapene sine kommunens kontroll med eierinteresser utøves forvaltningen av kommunens eierinteresser i samsvar med etablerte normer for god eierstyring og selskapsledelse, kommunestyrets vedtak og forutsetninger og aktuelle lovbestemmelser forankring av KS sine anbefalinger om eierstyring, selskapsledelse og kontroll Vedtaket i kontrollutvalget omhandler også et forslag om at administrasjonen utarbeider forslag til a) prinsipper og prosedyrer for god eierstyring i kommunen b) eierstrategi for forvaltningen av eierinteressene i de selskap hvor kommunen deltar. Dette arbeidet er det allerede lagt ned et grundig forarbeid på, gjennom rådmannsgruppens arbeid med forslag til eierstrategi for Helgelands Kraft. Rådmennene i f eks HALD vil derfor ganske raskt kunne utarbeide slike retningslinjer/prosedyrer i fellesskap. Hvorvidt vi kan klare å levere ei samlet eierstrategimelding til politisk behandling før sommeren er noe tvilsomt. Høsten er nok mer realistisk. Adm sjefen har allerede vært i kontakt med øvrige rådmenn i HALD samt KS, for å drøfte muligheten av å gjennomføre dette som foreslått. Rådmennene har meddelt sin interesse for det, samt at kommunestyret i Herøy og Alstahaug allerede har vedtatt dette i hht revisors forslag. Vedlegg: Prosjektplan for gjennomføring/oppstart av selskapskontroll, Ytre Helgeland Kommunerevisjon Side 10 av 10