Vedlegg 6a HDS standard avtalevilkår 1. Avtalens omfang 1. 2. 3. Avtalen inngåes med Haraldsplass Diakonale Sykehus AS, heretter kalt HDS, som den forpliktende enhet utad. Forhold som ikke dekkes av disse, konkurransegrunnlaget, kontraktbetingelser, foretakets forespørsel eller leverandørens tilbud, reguleres i.h.t norsk bakgrunnsrett, jf punkt 15 nedenfor. Enhver avtale inngått av HDS er kun bindende for eget foretak. 2. Bruk av avtaler Avtalen skal benyttes så sant forholdene tilsier dette. Vesentlige avvik i bruken vil bli medelt og begrunnet leverandøren skriftlig fra HDS. 3. Prøveperiode De første 3 månedene av avtalen er å betrakte som en prøveperiode m.h.t produktkvalitet, leveringspresisjon og avtale-oppfølgelse. I prøveperioden kan avtalen sies opp med øyeblikkelig virkning dersom avtalens forutsetninger ikke er innfridd. 4. Produktutprøving HDS forbeholder seg rett til å prøve ut produkter fra andre leverandører i avtaleperioden. Utprøvnings periode er ikke tidsavgrenset. 5. Priser 1. Prisene skal baseres på datert nettoprisliste, eller rabatt som referer til gjeldende datert prisliste. Avtaleprisene skal være en del av avtalen og inngå som nummerert eller datert vedlegg. Nye produkter som tilføres avtalen etter kontraktsinngåelse skal prises/ ha samme kalkyleoppsett som eksisterende avtaleprodukter. Aktuelle avtaleprodukter vil bli meddelt leverandøren skriftlig, og leverandør plikter omgående å bekrefte samt dokumentere gjeldende avtalepriser tilbake til HDS. 2. Hvis spesialtilbud, kampanjetilbud eller prisendringer gir gunstigere pris enn avtalepris, skal laveste pris ved bestillingspunktet gjelde. 3. Prisene skal være faste i avtaleperioden, og er eksklusive mva og oppgitte i norske kroner. Prisen skal inkludere emballasje, toll, skatter ekspedisjonsgebyr, fakturagebyr og eventualt andre avgifter. 1
Prisendringer samt hvilken valuta som reflekteres skal dokumenteres av autorisert revisor. Justering skjer ved 30 dagers varsel, og trer først i kraft når HDS skriftlig har godkjendt prisendringen. Med bakgrunn i ovennevnte gis det anledning til å regulere prisene 1 gang pr. år med unntak av: Ved offentlige avgiftsendringer som direkte påvirker prissettingen gis det anledning til å endre prisene tilsvarende. 4. Sykehuset vil vurdere kontantrabatt eller rabatt ved betaling pr 10. dager dersom kontantrabatten og bestillingsverdien er av vesentlig størrelse. 6. Bestilling og fakturering 1. HDS forpliktes av bestilling utstedt av personale med autorisert rekvisisjonsrett. 2. Faktura skal referere til bestillings nummer. Mottakeradresse og rekvirentens navn skal i tillegg være påført fakturaen. Leverandør gies ikke anledning til å fakturere HDS før godkjent bestilling er mottatt - og varen/tjenesten er levert. 3. Faktura skal sendes økonomiavdelingen ved HDS. ( adresse: Haraldsplass Diakonale Sykehus, Økonomiavdelingen, Postbok 61 65, 5892 Bergen) Faktura som innehar mangler vil uten forvarsel bli returnert til leverandør. 4. Dersom fakturerte priser er høyere enn inngåtte avtalepriser vil leverandør belastes med gebyr tilsvarende 300 NOK. I tillegg skal HDS krediteres hele differansen mellom fakturert og avtalt pris. 7. Betalingsbetingelser 1. Betalingsbetingelser er netto pr. 30 dager, fra mottak av leveranse og godkjent faktura. Forsinkelsesrenter aksepteres ikke dersom for sen betaling skyldes mangelfull pakkseddel, følgebrev, faktura, kvalitetsavvik i leveransen eller andre forhold som leverandøren har ansvar for. 2. Forsinkelsesrente beregnes i henhold til gjeldende sats i "Lov om rente ved forsinket betaling". 3. Gebyr, avgifter og andre former for tillegg til prisen aksepteres ikke. 4. Betalingsbetingelser for utstyr: Se konkurransegrunnlag / forespørsel. 8. Leveringsbetingelser 1. Levering skal skje DDP i.h.t incoterms av 2000. Levering anses forøvrig å ha skjedd når varen er losset, mottatt, kontrollert og godkjent på leveringsadressen. 2. Leverandøren forplikter seg til å emballere alle forsendelser på forsvarlig måte, slik eventuelt angitt i den enkelte bestilling. 2
3. HDS kan med bakgrunn i offentlige vedtak kreve at leverandøren skal sørge for avfallsdestruksjon av emballasje og brukte produkter. 4. Følgeseddel eller pakkseddel skal følge med hver leveranse og inneholde følgende: - Leverandørens navn - Leveringsadresse og navn på avdelingens rekvirent. - Mottakerens artikkelnummer, hvis anført. - Antall kolli. - Dato for ekspedering. - Riktig varebenevnelse. - Forsendelsesmåte/transportør - Signatur fra ansvarlig ekspeditør. - Evt. spesielle tillegg vedrørende den enkelte leveranse og utifra spesifikasjoner gitt i bestillingen. 5. Dersom en leveranse ikke tilfredsstiller de krav og betingelser som avtalen og bestillingen fastsetter, kan sykehuset avvise eller vrake hele, eller deler av denne på leverandørens regning og risiko. 6. Dersom leverandør ikke greier å overholde avtalt leveringstid, skal rekvirent omgående informeres. 7. Dersom leveringsmanko oppstår i forhold til avtalt leveringstid, skal leverandør om mulig skaffe samme type vare fra annen leveringskanal til avtalt pris. 8. Ikke overholdt leveringstid vil utgjøre mislighold og kunne medføre dagmulkter i det enkelte leveringsforhold. I kvalifiserte tilfeller kan forsinkelsen føre til terminering av innkjøpsavtalen. 9. Blir leveranser ikke levert i.h.t avtalt tid vil en dagmulkt på 0,15 % av fakturaverdi for den forsinkede leveransen påløpe, oppad begrenset til 10 % av denne. Mangelfulle leveranser skal umiddelbart rettes opp for leverandørens regning og risiko uten kostnad for HDS. Normalt skal kvalitetsavvik bøtes på ved levering av kvalitetsriktige produkter. Leverandør vil bli gjort erstatningspliktig for HDSs direkte utgifter som følge av mislighold. 10. HDS har anledning til å returnere ubrukte varer forutsatt at varene er i original emballasje, i fullgod stand og salgbare. HDS skal ikke belastes andre returomkostninger utover rene fraktutgifter for returnerte varer. 11. Alle varer/forsendelser må merkes tydelig med korrekt vareadresse (avdeling) og rekvirentens navn. Pakkseddel skal festes utenpå emballasjen. 12. All intern transport for utstyr innen sykehusområdet samt inntransport i bygget og fram til montasje/oppstillingssted er leverandøren sitt fulle ansvar 9. Dokumentasjon 1. Leverandøren skal holde HDS orientert om produkter og bruken av avtalen på en egnet måte, herunder omkostningsfritt utarbeide leveringsstatistikk for den enkelte sykehus/institusjon og for alle mottakerne samlet. Statistikken skal inneholde opplysninger om levert mengde, forbruk i kroner og andre relevante opplysninger etter nærmere spesifikasjon. 2. På forespørsel må leverandøren kunne gi forskriftsmessige produktopplysninger og produktdatablad på norsk. Lov av 11 juni 1976 om produktansvar gjelder så sant leveransene omfattes av denne. 3
3. Leverandør skal på anmodning fra HDS utarbeide varekataloger for de produkter som inngår i avtalen. Varekatalogene skal være en del av avtalen og inngå som datert vedlegg til denne. Det er leverandørens ansvar å se til at varekatalogen inneholder riktig informasjon. 10. Innsyn Ved spesielle forhold betinger HDS seg rett til innsyn i leverandørens produksjonsprosess, kontrollopplegg, regnskap og kalkyler, for å kunne verifisere krav til kvalitet og pris i.h.t avtalen. 11. Garanti Kjøpslovens bestemmelser kommer til anvendelse for engangsmateriell, med mindre garanti oppgitt i tilbud/anbud regulerer engangsmaterialet. 12. Oppsigelse og opsjoner 1. En gjensidig oppsigelsestid på 3 måneder vil gjelde. HDS forbeholder seg slik rett til å terminere avtalen, uten forvarsel og begrunnelse for oppsigelsen. 2. Ved vesentlig mislighold kan avtalen sies opp med øyeblikkelig virkning. 3. HDS har ensidig rett til å prolongere avtalen. En slik opsjon skal være skriftlig stadfestet mellom partene minimum 14 dager før utløpsdato. 4. Avtalen utgår ved avtaleperiodens slutt, dersom ikke annet er avtalt skriftlig mellom partene. I en pågående forespørselsprosess skal leverandør, til tross for at avtalen er utløpt, holde sine kontraktspriser fram til HDS har inngått ny avtale. 5. Partenes ansvar for rettigheter og plikter blir midlertidig suspendert så lenge "Force Majure" i.h.t norsk rettsoppfatning foreligger. 6. HDS AS står fritt til å delta i anbud i regi av HINAS; Helse Vest RHF eller Helse Bergen HF på produktgrupper som omfattes av avtalen. Avtalen kan på grunnlag av dette bli sagt opp før den utløper. 7. Hvis HINAS; Helse Vest RHF eller Helse Bergen HF går ut på anbud og HDS AS ikke deltar på dette skal vi innrømmes samme betingelser. Det forutsetter at leverandør oppnår avtale med overnevnte foretak. 13. Tvister Avtalen er underlagt norsk lov og rett. Tvist i forbindelse med avtalen skal søkes løst ved forhandlinger. Fører ikke forhandlingene fram, skal tvisten endelig løses ved voldgift i Bergen. At en tvist er brakt inn til voldgift fritar i seg selv ikke partene fra å oppfylle forpliktelsene ifølge avtalen. Dersom ikke annet er avtalt skal voldgiftsretten bestå av 3 medlemmer, hvorav hver av partene oppnevner ett medlem, og ett i fellesskap. Medlem oppnevnt i fellesskap utnevnes til leder av voldgiften. Leders oppgave er å trekke opp de regler som skal gjelde for saksbehandlingen samt opptre med nødvendig myndighet slik at prosessen får fornuftig framdrift mot akseptabel løsning. Voldgiftens dom/ avgjørelse er endelig og bindende for begge parter 4
14. Øvrige merknader 1. Uavhengig av avtalte betingelser skal leverandøren garantere å levere varer og tjenester til HDS på de gunstigste pris- og avtalevilkår som til enhver tid er gjeldende i Norge. 2. Partene kan ikke overføre noen rettigheter eller plikter i.h.t avtalen til tredje part, uten den andre parts skriftlige godkjenning. Dersom hele eller deler av leverandørens produktsortiment overføres til tredjepart, skal leverandøren orientere alle impliserte parter så raskt som mulig, slik at leveranseproblemer unngås. Leverandøren er imidlertid forpliktet til å levere i.h.t avtalens hele løpetid. Dersom så ikke skjer er det å anse som mislighold og leverandøren vil bli gjort erstatningsansvarlig for manglende overholdelse. 3. Enhver endring i avtaleinnholdet skal medføre ny versjon av denne. Avtalen skal i slike tilfeller signeres på nytt av partene. 4. Avtale om eventuelt konsignasjonslager skal inngå som eget datert eller nummerert vedlegg til kontrakten. 5. Frysevarer skal alltid leveres direkte på den bestillende avdeling. 6. Det tas forbehold om å terminere hele eller deler av avtalen dersom mindre tilfredsstillende analysekvalitet konstateres på HDS`s laboratorier.( batch to batch variasjoner o.l ) 7. HDS bestemmelser om taushetsplikt og etikk vil gjelde for leverandørens personale. I tillegg er leverandørens personale forpliktet til å rette seg etter de sikkerhetsregler som til enhver tid er gjeldende i HDS. 8. HDS innfører totalt røykeforbud fra 01.01.04. Røykeforbudet gjelder alle bygg og eiendommer som eies eller disponeres av HDS. Røykeforbudet gjelder så vell inne arealer som utearealer. Leverandøren er underlagt røykeforbudet ved opphold ved HDS. 15. Avtaledokumenter og rangering Følgende dokumenter gjelder for våre innkjøpskontrakter: 1. HDS konkurransegrunnlag / forespørsel med vedlegg 2. Disse kontraktsbetingelser inkl. eventuelle vedlegg 3. Den enkelte bestilling fra HDS 4. Leverandørens tilbud 5. Norsk bakgrunnsrett Avtaledokumentene er rangert og har ved motstrid eller tolkningstvil forrang i den rekkefølge de er angitt. Andre avtalebestemmelser som ikke bygger på HDS standarder må være skriftlig akseptert av HDS for å gjelde i et avtaleforhold. 5