Retningslinjer for utlãn/utleie av lokaler Det helsevitenskapelige fakultet Disse retningslinjene supplerer Retningslinjer for utleie/utlàn av lokaler ved Universitetet i Tromsø (S 126-02, DocuLive 199904681-15). Sporsmäl om utlân/lutleie av lokaler ved fakultetet avg,jøres av den enheten som disponerer de aktuelle lokalene. Seksjon for formidlingstjenester er tildeit et overordnet ansvar. 1. Generelt Leie-/Iântaker skal som hovedregel ha faglig elier organisatorisk tilknytning til UiT. Normalt vii aktiviteter i regi av fakuitetet ha fortrinnsrett foran aktiviteter i regi av øvrige miljøer ved UiT. Aktiviteter knyttet direkte til undervisning, forskning og formidling prioriteres framfor andre aktiviteter. Ved spesielle tilfeller kan lokaler leies ut til eksterne aktører, for eksempel dersom arrangementet er av stor interesse for UiTs egne studenter og ansatte. Denne typen utleie ma ikke skje til fortrengsel for universitetets egen virksomhet og ma ikke vre kommersiell. Utleie til rene kommersielle aktiviteter, markedsføringstiltak elier firma /produktprofilering m.m. er i strid med UiTs retningslinjer og slike forespørsier skal avslás. Ved utiân/utleie utover normai arbeidstid, eller utlàn/utleie som gir økt behov for renhold, vakthold og lignende, skal dette avklares med Avdeling for bygg og eiendom. 2. Interne kontra eksterne henvendelser Studenter eller ansatte som ønsker iokaler for virksomhet knyttet til UiT, anses som interne brukere. Konferanser, møter eiler andre arrangement som arrangeres av eksteme og UiT i samarbeid, hândteres som inteme brukere. Henvendeiser fra IJNN hândteres som inteme henvendelser. Andre aktører som ikke kan relateres til UiT, hândteres som eksterne brukere. Ogsá studenter eller ansatte som ønsker lokaier iii privat aktivitet, hàndteres som eksterne brukere. 3. Prioritet for bruk av lokaler Ved stor etterspørsel av lokaler, skai aktivitetene prioriteres i denne rekke1ilgen: Storre konferanser i regi av fakuitetet Disputaser i regi av fakuitetet Undervisning
Annen aktivitet knyttet til undervisning, forskning og formidling Studentaktiviteter Andre arrangementer 4. Betaling Det vii ikke bli krevd ieie for bruk av lokaler til aktiviteter som er en del av UiTs egen virksomhet eller aktiviteter i regi av studentorganisasjoner. Det kan bli krevd betaling for ekstrautgifter knyttet til vakthoid, ekstra rengjøring m.m. jf. punkt 5 i UiTs retningsiinjer. Eksterne brukere skal som hovedregel betale leie etter til enhver tid gjeidende satser. Eventueli skade pa lokalene ut over vanlig siitasje skal erstattes av lântaker/leietaker. 5. Bestilling og avbestilling Alie ansatte kan bestilie lokaler selv via nettet sá lenge retningslinjene føiges. Studenter har adgang til a bestille noen rom selv, men ma i hovedsak kontakte Seksjon for formidlingstjenester elier annen aktuell enhet for bestilling av lokaler. Samarbeidspartnere og eksteme ma kontakte Seksjon for formidlingstjenester elier enhet som disponerer aktuelt lokaic for bestilling av rom. Eget søknadsskjema skal fyiles Ut. For lengre leieforhoid skal det utstedes ieiekontrakt. Eventuelle avbestillinger av møterom ma skje seinest dagen før og avbestillinger av auditorier ma skje seinest en uke før arrangementet. Ikke avbestiite lokaler vii bli fakturert eksterne. Det medisinske fakuitet tar forbehold om kanseliering av bestillinger eller bytte av rom dersom aktiviteten koiliderer med fakuitetets aktiviteter. 6. Studentaktiviteter Arrangementer i regi av studentorganisasjoner skal som hovedigei innvilges. Eksempier pa dette kan vre moter i studentforeninger, korøveiser og lignende. I tilfeller hvor studcnter/studentforeninger bruker eksteme foredragshoidere, tillates ikke arrangement hvor foredragsholder(e) promoterer egen eller andres praksis, foretar behandling, kursvirksomhet til egen vinning clier lignende. 7. Private arrangement Lokalene til Det medisinske fakultet skal ikke brukes til private arrangerncnter i regi av studenter og ansatte, for eksempei konfirmasjon, bryllup, baneeseiskap og fodseisdagsfest. 2
8. Fagforeningsmoter Utlân!utleie til fagforeningsaktiviteter kan tillates sà lenge foreningene har tilknytning til UiT. Utlãn kontra utleie vurderes i hvert enkelt tilfelle avhengig av formal og màlgruppe. 9. Lysgàrdenlandre vrimlearealer Stands/annen aktivitet i Lysgàrden eller andre vrimlearealer kan innvilges under forutsetning av at punkt 1 i disse retningslinjene er oppfylt. Aktivitetene ma som hovedregel ikke forstyrre undervisning eller andre aktiviteter i bygget. 10. Leie av kantine Slike forespørsler henvises til Studentsamskipnaden, jf. de generelle retningslinjene for UiT. 11. Tap av rett til a Jane rom Sokere som oppgir uriktige opplysninger kan miste retten til a làne/leie rom ved fakultetet. Vedtatt ifakultetsstyret 30.04.09 3
Reeningslinjene gjelder for all utlân eller uteie av universitetets lokaler. Retningslinjene regulerer ogsâ utleie til studenter ved studentarrangementer og arrangementer i regi av Studentsamskipnaden. Retningslinjer for utleie/utiin av lokaler ved Universitetet i Tromsø. ekstrautgifter til driftsteknikertjenester, vakthold, ekstra rengjøring, my. Dette tillegget fastsettes driftsavdehngen vii ha Økte kostnader som følge av arrangementet. Arrangementer i regi av egen internhusleie. I tillegg skal det for enkeltarrangementer kreves et tillegg for dekning av dette av det enkelte fakultet i samrâd med Plan- og driftsavdelingen for de tilfeller der Plan- og av Plan- og driftsavdelingen for hvert enkelt tilfelle. Ved vurdering av fritak for husleie avgjøres 5. Det skal som hovedregel kreves ide for lokalene. Leien bør som minimum dekke avdelingens Det skal i god tid gis melding lii Plan- og driftsavdclingen for vurdering av ekstra renhold Leletaker skal utpeke en ansvar]ig kontaktperson. Utleie/utlan ill støri-e arrangementer skal i god lid kiareres mcd UniversitetsdirektØren. eller økt vakthold for gjennomfødng av arrangernentet. dller Plan - og Eventuelle spesielle krav I forbindelse med arrangenlentet ma kiareres med driftstekniker driftsavdeli ngen. 4. For korttidsutleie og utleie til større enkeltarrangementer gjclder følgende punkter: bchov for renhold, vakthold efler lignende, skal delte avklares med Plan- og driftsavdelingen, urn utleiejutlân. Ved utleie/utl?m utover normal âpningstid, eller utleie/utlàn sorn fører til Økte 3. Enheter som dsponerer lokaler, utarbeider selv regler for den interne behandling av spøisrni side. annen virksomhet ved Universitetet. Universitetets egen bruk av kantinelokaler til møter eller eller offentlig finansiert kan vare eksempel pa slike tiltak, Uticiefutlan til rene private og/eller organisatorisk tilknytni ng ti I universi tetet. Opp1ringsti Itak uten økonomisk moti v enten privat kommersielle formal skal unngâs, og ma ikke under noen omstendigheter skje dl fortrengsel for arrangementer skal prioriteres, selv om det ikke forutsetter serveling fra Studentsamskipnadens annen aktivitet ved Universitetet. Lcietakeren skal som hovedregel ha en faglig eller 2. Ved utleie/ut1tn til eksterne brukere skal det vektlegges at dette ikke skal skje Iii fortrengsel for direktørcn i samuki med Studentsamskipnaden. (bespisningsareal) avgjøres av del enkelte fakulte(jenhet I samrâd med Studentsamskipnaden. faku]tetlden enhet som har ansvaret for disse. Utleie/utlan av fellesarealer avgjøres i samrâd med Universitetsdirektøren. For lokalene i Administrasjonsbygget inki. det store auditoriet avgjøres spørsmalet om fremleie av UniversitetsdirektØren. Utleie/utlân av kantinelokaler Nâr det gjelder utleie/utlân av karitina I Administrasjonsbygget avgjøres dette av Universitets og star som intern leietaker ved universitetet. Utleie/utlàn av undervisningsrom avgjøres av det 1. Spørsmâl om utleie/utlän av rom/lokaler avgjøres av den som disponerer de aktuelle lokalene, Korttidsutleie av auditorier, møterom og kantiner til arrangementer omfattes ogsâ av disse retningslinjer. Vedlegg 3
7. Regning for husleie utstedes av freinleier med gjenpart til Plan- og driftsavdelingen. Pa utarbeidet av UnivcrsitetsdirektØren brukes. cit tillegg for tilgang og andel av fellesareal, Sorn hovedregel skal standard leiekontrakt kontrakteri sendes Plan- og driftsavdelingen. Ved beregning av husicie skal det ogsâ legges iii 6. For lengere framleieforhotd skal det utstedes leiekontrakt undertegnet av begge parter. Kopi av arrangementer. 8. Evcntuelle skader pa lokalene utover vanlig slitasje og elde skal erstattes av leietakcr. dri ftsavdeli ngen konto 32630200/539 byggnr. 1 /80020/3691 regningen skal del ogsâ tas med eventuelle ekstrautgifter som skal krediteres Plan- og med vakthold, rengjøring og sikring av bygget skal iniidlertid dekkes i forbindelse n-ied slike studentorganisasjonene br som hovedregel vre fritatt for husleie. Ekstrautgifter i forbindelse