REFERAT ETATSBESØK Tromsø Havn 9. juni 2011 KONTROLLUTVALGET Tromsø kommune

REFERAT ETATSBESØK Tromsø Havn 9. juni 2011 KONTROLLUTVALGET Tromsø kommune

INNHOLD REFERAT... 0 ETATSBESØK... 0 Tromsø Havn... 0 KONTROLLUTVALGET... 0 Tromsø kommune... 0 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN... 1 2 PLAN FOR ETATSBESØKET... 1 3 DELTAKERE... 1 4 GJENNOMGANG... 2 4.1 Oversikt over organisasjonsoppbyggingen... 2 4.2 Generell informasjon om etatens arbeidsområde... 3 4.4 Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll... 4 4.5 Personalforhold... 4 4.6 Registreringsordning for inventar og utstyr... 4 4.7 Organisering av IT-funksjonen... 4 4.8 Organisering av HMS (helse, miljø og sikkerhet)... 5 4.9 Planer for fremtiden... 5 5 OMVISNING PÅ ETATENS OMRÅDER... 5 6 KONTROLLUTVALGETS SAMMENDRAG... 6

1 1 INNLEDNING OG BAKGRUNN Med referanse til gjeldende forskrift om kontrollutvalg fastsatt av kommunaldepartementet den 13.6.2004, orienterte kontrollutvalgets leder om utvalgets tilsyns- og kontrollfunksjoner, arbeidsoppgaver og hensikten med etatsbesøket. Dette var et rutinebesøk fastsatt i årsplanen for kontrollutvalget og utvalget ønsket å få en orientering om enhetens drift og interne systemer. 2 PLAN FOR ETATSBESØKET Enheten var underrettet om besøket gjennom brev av 11.4.2011 fra sekretariatet, og det var skissert følgende temaer til gjennomgang/drøfting: 1. Oversikt over organisasjonsoppbyggingen 2. Generell informasjon om etatens arbeidsområde 3. Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner 4. Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk intern kontroll 5. Personalforhold 6. Registreringsordning for inventar og utstyr 7. Organisering av IT-funksjonen 8. Organisering av HMS (Helse, miljø og sikkerhet) 9. Planer for fremtiden 3 DELTAKERE Fra kontrollutvalget: Leder Bjørn-Gunnar Jørgensen Medlem Britt Sofie Illguth Medlem Rolleiv Lind Medlem Aashild Fause Varamedlem Svein Rasmussen (med på befaringen) Fra Tromsø Havn: Fra K-Sekretariatet: Havnedirektør Halvar Pettersen Assisterende havnedirektør Randi Thørring Økonomi- og administrasjonsleder Aashild Forseth Rådgiver Odd Kr. Solberg

2 4 GJENNOMGANG 4.1 Oversikt over organisasjonsoppbyggingen Tromsø Havn KF er et kommunalt foretak som eies av Tromsø kommune. Foretaket skal ivareta de administrative og forvaltningsmessige oppgaver Tromsø kommune er tillagt etter havne- og farvannsloven og bestemmelser gitt i medhold av denne loven. Tromsø Havn KF har organisert deler av eiendomsdriften i egne selskap, ANS Havnebygningen og Tromsø Havnelager AS. Tromsø Havn KF har en eierandel på 50 prosent i ANS Havnebygningen. Hurtigruten ASA eier den resterende delen. Leietakere i bygget er Tromsø Havn KF og Hurtigruten ASA. Tromsø Havnelager AS der foretaket eier 98 % har som formål å eie og forvalte fast eiendom i havneområdet. Disse havnelagrene har et samlet areal på 14 200 m2. Selskap som Tromsø Havnelager AS er hovedeier i: KS Tromsø Havnelager AS & Co, ANS Engrossenter H1, ANS Engrossenter AS H1A og Terminalgata AS. Foretaket eier også andeler/innskudd i følgende selskaper og stiftelser: Prostneset Utvikling AS (50 %), Polarporten AS (10 aksjer), Cruise Norway AS (6,5 %), Visit Tromsø-Region (17 %) og Tromsø Internasjonale skole (50.000,-) Tromsø Havn KF ervervet i 2006 Grøtsund fort fra forsvaret i den hensikt å utvikle dette området til industri og havneformål, Områdets areale utgjør ca 470 mål og kan utvides med ytterligere 350 mål ved utfyllinger i sjøen. Området ligger på fastlandet, ca 15 km nord for sentrum, i god avstand fra øvrig bebyggelse, og er egnet til tyngre industrielle virksomheter. Prosjektering av 1. byggetrinn er gjennomført og arbeidet vil bli igangsatt så snart arkeologiske utgravinger er gjennomført. Tromsø Havn KF har fire avdelinger; administrasjons- og økonomi, eiendom, maritim og teknisk. Administrasjonen med økonomi og eiendom er lokalisert på Prostneset, mens maritim og teknisk avdeling ligger i Breivika. Tromsø Havn KFs daglige ledelse og drift forestås av havneadministrasjonen med havnedirektøren som leder og som har det faglige og administrative ansvaret for foretaket. Foretaket har per dato 25 ansatte.

3 Skjematisk har Tromsø Havn KF har denne organisasjonsoppbyggingen: Havnedirektør Markedsføring Analyse/ Utvikling Leder Øk/ adm Leder Eiendom(Ass HD) Leder Maritim Leder Teknisk Økonomi/IKT konsulent Arkiv/ adm Konsulent eiendom/ markedsføring Trafikk/sikkerhet Vedlikehold 4.2 Generell informasjon om etatens arbeidsområde Tromsø Havn KF forvalter kaier, bygninger og anlegg til en samlet verdi av ca. 270 millioner kroner. Driftsinntektene for 2010 utgjorde 51 millioner kroner. Tromsø Havn KF har forretningsføreransvar for de ovennevnte fem frittstående selskapene i Breivika og som har en årlig omsetning på ca. 10 millioner kroner. Havna betjener en million passasjerer og over en million tonn gods årlig. Foretaket er kommunens redskap for maritim næringsutvikling med fokus på fiskeri, offshore og cruise/reiseliv. Tromsø Havn KFs virksomhet reguleres av lov, flere rundskriv, forskrifter, vedtekter, planer og vedtak. Ny lov om havner og farvann trådte i kraft 1. januar 2010. Vedtektene er revidert etter ikrafttredelse av ny lov og er fastsatt av Tromsø kommunestyre den 24.11.2010. Vedtektene trådte i kraft fra 1.1.2011. Foretaket er gjennom egen forskrift utpekt som særskilt viktig havn og som et redskap for å kunne bidra til å realisere regjeringens nordområdestrategi. Foretaket har store forventninger til hvordan dette vil løses i samarbeid med sentrale myndigheter. 4.3 Ansvars- og funksjonsoversikter/attestasjons- og anvisningsrutiner

Det ble framlagt skriftlige skjematiske oversikter over administrative fullmakter bl.a. for rekvisisjon og innkjøp av varer og tjenester, attestasjon og anvisning, budsjettfullmakter og tilgang til bankkonti. Videre ble det framlagt stillingsbeskrivelser for avdelingslederne og delegasjonsreglement med instruks og stillinhgsbeskrivelse for havnedirektøren. 4 4.4 Skriftlig rutine for økonomisk rapportering/økonomisk internkontroll Regnskapsrapportering foretas jevnlig i ledermøter. Det rapporteres kvartalsmessig til havnestyret og to ganger i året til kommunestyret. Oppfølgingen er god, og det er få vesentlige avvik. Tromsø Havn KF har eget økonomireglement, egne interne økonomiske internkontrollrutiner, egne rutiner for behandling av merverdiavgift samt innkjøpsrutiner. Foretaket følger kommunens oppbygde rutiner for anskaffelser. Linker til dette finnes på Tromsø kommunens hjemmesider. 4.5 Personalforhold Arbeidsmiljøet i foretaket betegnes som godt 4.6 Registreringsordning for inventar og utstyr Foretaket har et forbedringspotensiale når det gjelder registrering av inventar og utstyr i omløp. 4.7 Organisering av IT-funksjonen Tromsø Havn KF har egen IT håndbok som inneholder detaljer og rutiner vedrørende tilgang til regnskapssystemene og kameraovervåking av anlegg samt backupsystemene. Foretakets dataserver er plassert i et låsbart rom med branndør og vifteanlegg. Bærbare PC-er oppbevares i låsbare skap og rom.

5 4.8 Organisering av HMS (helse, miljø og sikkerhet) Foretaket følger Tromsø kommunes etiske retningslinjer. Retningslinjene finnes på Tromsø kommunes intranettsider. Enheten gjennomfører medarbeidersamtaler jevnlig. Sykefraværet ved Tromsø Havn KF er utgjorde i 2010 5,92 %.. Det ble videre lagt fram oversikt over og beskrivelser av enhetens rutiner når det gjelder rutiner og gjennomføring av HMS egen HMS mappe inneholdende internkontrollsystem, beredskapsplan ved ulykker og mal for systematisk helse, miljø og sikkerhetsopplegg, sikringsplan vedrørende ISPS havn (Internasjonal Ship and Port Security), etiske retningslinjer, varslingsrutiner ved evt. oppdagelse av misligheter, retningslinjer vedrørende gjennomføring av Plus-samtaler (medarbeidersamtaler), arbeidsmiljø og sykefraværsstatistikk avtale om helsefremmede tiltak avtale om bedriftshelsetjeneste 4.9 Planer for fremtiden Det ble orientert om foretakests planer for framtiden. Av foretakets planer for perioden 2011-2015 ble blant annet følgende opplyst: Videreutvikle Tønsvika med utfylling av 85 mål med 15 20 meters dybde for å ta inn nye rigger til service og vedlikehold Ny dokk/slippanlegg som har overbygg Utvikling av opplegg for vintercruise Bedre og flere liggeplasser for fiskeflåten Flere fritidsbåtplasser Funksjonsjustering i Breivika der det må avsettes plass til fryseterminal Skal man lykkes med ovennevnte utfordringer er det nødvendig med enighet, helhetlig tenkning, langsiktighet, samhandling i prioriteringer og investeringer, stole på nasjonale myndigheters satsing på bl.a. samferdselsårer i tilknytning til havna. 5 OMVISNING PÅ ETATENS OMRÅDER Det ble foretatt en omvisning i enhetens lokaler i Breivika.

6 6 KONTROLLUTVALGETS SAMMENDRAG Kontrollutvalget fikk under besøket etter utvalgets vurdering en grundig orientering, blant annet om prosedyrene på flere områdene Utvalget fikk dessuten bli med på en interessant omvisning i Breivika. Representantene fra foretaket var godt forberedt til møtet og ga en ryddig framstilling. Tromsø, den 24. august 2011 Bjørn-Gunnar Jørgensen leder Britt Sofie Illguth medlem Rolleiv O. Lind medlem Aashild Fause medlem Svein Rasmussen varamedlem