Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune

Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Melhus kommune Arkivsak: 15/14 Møtedato/tid: 09.03.2015, kl. 14:00 Møtested: Rådhuset; Formannskapssalen Møtedeltakere: Ola Huke, leder Magne A. Thomasen, nestleder Oddvar Horg Sidsel Bodsberg Ingrid Gangås Opedal Forfall: Andre møtende: Gunn Inger Løvseth, ass. rådmann Arne Løvset, virksomhetsleder i Nedre Melhus helse og omsorg Revisjon Midt-Norge IKS Kopi: Varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 001/15 002/15 003/15 004/15 005/15 006/15 007/15 008/15 009/15 010/15 011/15 Godkjenning av protokoll fra møte 01.12.2014 Buen sykehjem - orientering til kontrollutvalget Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlig innkjøp - tilbakemelding fra rådmannen Forvaltningsrevisjonsrapport Byggesaksbehandling Selskapskontroll av bomvegselskaper Selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS Forvaltningsrevisjon Utleieboliger - Prosjektplan Kontrollutvalgets årsmelding 2014 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Referatsaker Eventuelt Møtet avvikles for åpne dører, i tråd med kommuneloven 31. Eventuelle forfall, eller spørsmål om habilitet, meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon 468 51 950, eller e-post: ea.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim 02.03.2015 Ola Huke (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, Konsek 1

Godkjenning av protokoll fra møte 01.12.2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.03.2015 Saksnr 001/15 Eva J. Bekkavik 033, &17 15/14-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 01.12.2014 godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte 01.12.2014 (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

Buen sykehjem - orientering til kontrollutvalget Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.03.2015 Saksnr 002/15 Eva J. Bekkavik 033 13/44-32 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering Vedlegg Forskrifter innen helse- og omsorgstjenesten Klage/bekymringsmelding vedr. forhold ved Buen Sykehjem (Unntatt off. jf. Off.loven 13 og Forvaltningsloven 13 nr. 1) Orientering til kontrollutvalget vedr. Buen sykehjem Saksutredning Kontrollutvalget har mottatt, som kopimottaker, en bekymringsmelding vedr. forhold på Buen sykehjem. Bekymringsmeldingen er stilet til rådmannsteamet i Melhus kommune. På bakgrunn av dette så ønsker kontrollutvalget å be om en orientering fra rådmannen vedr. forholdene som er beskrevet i bekymringsmeldingen. Kontrollutvalget ønsker svar på følgende spørsmål: 1. Har Melhus kommune fulgt opp bekymringsmeldingen, og eventuelt på hvilken måte? 2. Følger Buen sykehjem de krav som fremgår av Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting 3 Oppgaver og innhold i tjenestene, samt Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten 4. Innholdet i internkontrollen? I samråd med kontrollutvalgets leder så har sekretariatet sendt brev til rådmannen og bedt om at en orientering gis i kontrollutvalgets møte 9. mars 2015. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat viser til rådmannens orientering i møtet og anbefaler kontrollutvalget å ta redegjørelsen til orientering. 3

Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting etter lov av 19. november 1982 nr. 66 om helsetjenesten i kommunene og etter lov av 13. desember 1991 nr. 81 om sosiale tjenester m.v. 3 Oppgaver og innhold i tjenestene Kommunen skal etablere et system av prosedyrer som søker å sikre at: - tjenesteapparatet og tjenesteyterne kontinuerlig tilstreber at den enkelte bruker får de tjenester vedkommende har behov for til rett tid, og i henhold til individuell plan når slik finnes - det gis et helhetlig, samordnet og fleksibelt tjenestetilbud som ivaretar kontinuitet i tjenesten - brukere av pleie- og omsorgstjenester, og eventuelt pårørende/verge/hjelpeverge, medvirker ved utforming eller endring av tjenestetilbudet. Den enkelte bruker gis medbestemmelse i forbindelse med den daglige utførelse av tjenestene. For å løse de oppgaver som er nevnt foran skal kommunen utarbeide skriftlige nedfelte prosedyrer som søker å sikre at brukere av pleie- og omsorgstjenester får tilfredsstilt grunnleggende behov. Med det menes bl.a.: - oppleve respekt, forutsigbarhet og trygghet i forhold til tjenestetilbudet - selvstendighet og styring av eget liv - fysiologiske behov som tilstrekkelig næring (mat og drikke), variert og helsefremmende kosthold og rimelig valgfrihet i forhold til mat - sosiale behov som mulighet for samvær, sosial kontakt, fellesskap og aktivitet - følge en normal livs- og døgnrytme, og unngå uønsket og unødig sengeopphold - mulighet for ro og skjermet privatliv - få ivaretatt personlig hygiene og naturlige funksjoner (toalett) - mulighet til selv å ivareta egenomsorg - en verdig livsavslutning i trygge og rolige omgivelser - nødvendig medisinsk undersøkelse og behandling, rehabilitering, pleie og omsorg tilpasset den enkeltes tilstand - nødvendig tannbehandling og ivaretatt munnhygiene - tilbud tilrettelagt for personer med demens og andre som selv har vanskelig for å formulere sine behov - tilpasset hjelp ved måltider og nok tid og ro til å spise - tilpasset hjelp ved av- og påkledning - tilbud om eget rom ved langtidsopphold - tilbud om varierte og tilpassede aktiviteter. 4

Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten 4.Innholdet i internkontrollen Internkontrollen skal tilpasses virksomhetens størrelse, egenart, aktiviteter og risikoforhold og ha det omfang som er nødvendig for å etterleve krav fastsatt i eller i medhold av sosial- og helselovgivningen. Internkontroll innebærer at den/de ansvarlige for virksomheten skal: a) beskrive virksomhetens hovedoppgaver og mål, herunder mål for forbedringsarbeidet samt hvordan virksomheten er organisert. Det skal klart fremgå hvordan ansvar, oppgaver og myndighet er fordelt, b) sikre tilgang til aktuelle lover og forskrifter som gjelder for virksomheten, c) sørge for at arbeidstakerne har tilstrekkelig kunnskap og ferdigheter innenfor det aktuelle fagfeltet samt om virksomhetens internkontroll, d) sørge for at arbeidstakerne medvirker slik at samlet kunnskap og erfaring utnyttes, e) gjøre bruk av erfaringer fra pasienter/tjenestemottakere og pårørende til forbedring av virksomheten, f) skaffe oversikt over områder i virksomheten hvor det er fare for svikt eller mangel på oppfyllelse av myndighetskrav, g) utvikle, iverksette, kontrollere, evaluere og forbedre nødvendige prosedyrer, instrukser, rutiner eller andre tiltak for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelse av sosial- og helselovgivningen, h) foreta systematisk overvåking og gjennomgang av internkontrollen for å sikre at den fungerer som forutsatt og bidrar til kontinuerlig forbedring i virksomheten 5

Vedlegg Unntatt off. jf. Off.loven 13 og Forvaltningsloven 13 nr. 1 6

Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf. 468 51 950 E-post: eva.bekkavik@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 13/44-33 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 02.03.2015 Melhus kommune Rådhuset 7224 MELHUS Orientering til kontrollutvalget vedr. Buen sykehjem Kontrollutvalget har mottatt, som kopimottaker, en bekymringsmelding vedr. forhold på Buen sykehjem. Bekymringsmeldingen er stilet til rådmannsteamet i Melhus kommune. På bakgrunn av dette så ønsker kontrollutvalget å be om en orientering fra rådmannen vedr. forholdene som er beskrevet i bekymringsmeldingen. Kontrollutvalget ønsker svar på følgende spørsmål: 1. Har Melhus kommune fulgt opp bekymringsmeldingen, og eventuelt på hvilken måte? 2. Følger Buen sykehjem de krav som fremgår av Forskrift om kvalitet i pleie- og omsorgstjenestene for tjenesteyting 3 Oppgaver og innhold i tjenestene, samt Forskrift om internkontroll i helse- og omsorgstjenesten 4. Innholdet i internkontrollen? Kontrollutvalget har berammet sitt møte til mandag 09.03.2015 kl. 14:00 på rådhuset, formannskapssalen. Orienteringen fra rådmannen vil bli lagt til starten av møtet. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 7 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlig innkjøp - tilbakemelding fra rådmannen Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.03.2015 Saksnr 003/15 Eva J. Bekkavik 216, &58, 13/89-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak Vedlegg Tilbakemelding fra rådmannen 16.02.2015 Rutiner for offentlige anskaffelser Tilbakemelding fra rådmannen 09.02.2015 Utrykt vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlig innkjøp Kontrollutvalgets sak 11/2014 Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlig innkjøp Kommunestyrets sak 33/2014 Forvaltningsrevisjonsrapport Offentlig innkjøp Saksutredning På kontrollutvalgets møte den 05.05.2014 i sak 11/2014 ble forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige innkjøp behandlet. Nedenfor kommer et kort utdrag fra forvaltningsrevisjonsrapporten. Revisjon Midt-Norge IKS formulerte følgende problemstilling for prosjektet: Følger kommunen regelverket for offentlige anskaffelser og blir inngåtte rammeavtaler etterlevd mht. avtalevilkår. Hovedproblemstillingen er konkretisert i følgende delproblemstillinger: 1. Følges regler om krav til konkurranse og kunngjøring? 2. Følges regler om tilbudsåpning og journalføring? 3. Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler, og foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? 4. Har kommunen kontrollrutiner som sikrer at regelverket og etisk standard følges i anskaffelsesprosessen? Revisjonens konklusjon Hovedproblemstilling: Følger kommunen regelverket for offentlige anskaffelser og blir inngåtte rammeavtaler etterlevd mht. avtalevilkår. Melhus kommune har en god del mangler i gjennomføringen av egne anskaffelser i forhold til gitte føringer. Det er også mangler knyttet til journalføring og arkivering av saksdokumenter som må følges bedre opp i kommunen. Kommunens system for og oppfølging av avtalelojaliteten til fylkesavtalen er meget bra. Kommunen har delegert innkjøpsansvaret i egen organisasjon noe som er hensiktsmessig, men kan 8

med hensikt styrke kompetansen til denne, for å sikre at anskaffelser utføres i samsvar med regelverket. Delproblemstililng: 1: Følges reglene om konkurranse og kunngjøring? For flere anskaffelser i undersøkelsen har kommunen mange mangler knyttet til anskaffelsesprotokoll, konkurranse, HMS-egenerklæring og skatteattest. To direkteanskaffelser mangler hjemler til anskaffelsesregelverkets unntaksbestemmelser. Manglene knyttet til anskaffelsesprotokoll, konkurranse, HMSegenerklæring og skatteattest i anskaffelsene, medfører at det er flere avvik på lovens grunnleggende krav til dokumentasjon, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsene. 2: Følges regelverket om tilbudsåpning og journalføring? Kommunens rutiner for mottak, registrering og tilbudsåpning er etter revisors vurdering i henhold til gjeldende forskrift. Revisors kontroller har vist at relevante dokumenter i anskaffelsesprosessen har manglende journalføring og oppfyller dermed ikke kravene til journalføring som igjen gir manglende gjennomsiktighet og etterprøvbarhet i anskaffelsene. Det er også manglende rutiner på dette området. Interkommunalt Arkiv har i egen rapport vist til store mangler knyttet til generell journalføring og arkivering av saksbehandlingsdokumenter i kommunen. Revisor ser alvorlig på denne informasjonen og ber rådmannen, kontrollutvalget og kommunestyret ha betydelig oppmerksomhet på dette fremover, for å sikre tilstrekkelig arkivkompetanse i kommunen og følge opp at saks- og arkivsystemet fungerer i samsvar med gitte føringer i anskaffelse- og arkivregelverket. 3: Følges regelverket ved inngåelse av rammeavtaler, og foretas det innkjøp i samsvar med rammeavtalene? Undersøkelser viser at Sør-Trøndelag fylkeskommune har fulgt regelverket ved inngåelse av rammeavtalene. Dette gjør at kommunen lovlig kan benytte disse. Kommunens avtale med STFK forplikter kommunen til å bruke leverandører i rammeavtalene. Revisors gjennomgang viser at kommunen er i stor grad lojal til inngåtte rammeavtaler og at de har et tilfredsstillende system for å følge opp avtalelojaliteten. Dette fungerer hensiktsmessig. 4: Har kommunen kontrollrutiner som sikrer at regelverket og etiske standard følges i anskaffelsesprosessen? Rådmannen har delegert innkjøpsansvaret i kommunen, noe som er hensiktsmessig. Det savnes en innkjøpskoordinator i kommunen, som har ansvaret for å utarbeide rutiner og følge opp oppdateringer samt sikre at regelverket følges. Kommunen har rutiner for anvisning og attestasjon, etiske retningslinjer samt at det stilles krav til leverandører, noe som er hensiktsmessig. Revisor savner en oppdatering av informasjonen knyttet til anskaffelser i kvalitetssystemet til kommunen, for å sikre at denne er i samsvar med regelverket. Revisors anbefalinger: Kommunen må sørge for at alle anskaffelser oppfyller kravene i lov og forskrift om offentlige anskaffelser og at disse er gjennomsiktige og etterprøvbare gjennom: Anskaffelsesprotokoll Innhentet skatte- og mva. attest samt HMS egenerklæring fra leverandører Sikre at direkteanskaffelser begrunnes juridisk i hjemler fra lov og forskrift om offentlige anskaffelser Utarbeide generelle rutiner knyttet til anskaffelser for å sikre at kravene følges 9

Kommunen må ha betydelig oppmerksomhet på kommunens generelle saks- og arkivsystem for å sikre tilstrekkelig kompetanse slik at saks- og arkivsystemet er i henhold til gitte føringer. I tillegg må kommunen: Følge opp anbefalinger om arkivsituasjonen fra interkommunalt arkiv, vist i rapportens vedlegg fire Etablere rutiner for journalføring og arkivering av anskaffelsesdokumenter Informasjon og rutiner om anskaffelser må gjennomgås i kommunens kvalitetssystem. Dette for å sikre at denne gir god veiledning og sikrer at kommunens anskaffelser utføres i samsvar med regelverket. Politisk behandling: Kontrollutvalget vedtok følgende i sak 11/2014: Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 8.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 30.09.2014. Kommunestyret hadde forvaltningsrevisjonsrapporten opp til behandling i sitt møte 20.05.2014 i sak 33/2014 og gjorde følgende vedtak: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Offentlige anskaffelser følges regelverket? til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 8.2. Kommunestyret ser det som viktig at rådmannen setter i gang arbeidet med å få gode rutiner som sikrer innsyn og mulighet for etterprøving av anskaffelser. Kommunestyret vil særlig peke på journalføring og arkivrutiner. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 31.01.2015. Rådmannens tilbakemelding Rådmannen har i e-post av 09.02.2015 og 16.02.2015 gitt tilbakemelding til kontrollutvalget. Tilbakemeldingen følger vedlagt. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på kommunen sitt arbeid med å få på plass anbefalingene som revisor ga i rapportens pkt. 8.2., eller om de anser kommunestyrets vedtak som fulgt opp. 10

Fra: Eli - Christine Paulsen Sendt: 16.02.2015 Til: Eva J Bekkavik Kopi: Roy Jevard Emne: Oppfølging av kommunestyrets vedtak i sak 33-2014 Viser til e-post sendt til Roy Jevard av 6.2.2015 hvor det etterspørres administrasjonens oppfølgning av kommunestyrets vedtak i sak 33-2014. Kommunen har mottatt tilbakemelding fra Revisjon Midt-Norge IKS på våre retningslinjer på offentlig anskaffelser og disse er nå godkjent av Rådmann Roy Jevard. Retningslinjene ligger vedlagt. Mvh Eli-Christine Paulsen Melhus kommune, Rådhusvegen 2, 7224 Melhus Juridisk rådgiver, Utviklingsseksjonen Telefon: 48114519 Eli.Christine.Paulsen@melhus.kommune.no P Ta miljøhensyn - vurder om du virkelig må skrive ut denne e-posten. Melhus kommune miljøsertifisert ISO 14001 11

Retningslinjer for offentlige anskaffelser 2015 Melhus er en mangfoldig kommune der det skal være mulig å være modig 12

Innledning Alle kontrakter som kommunen inngår må følge anskaffelsesregelverket. I tillegg har Melhus kommune miljøkrav som skal følges ved innkjøp. Anskaffelsesregelverket regulerer alle offentlige innkjøp og er basert på EU-direktiver og valg av anskaffelsesprosedyre avhenger i hovedsak av anskaffelsens anslåtte verdi. Enhver anskaffelse skal så langt det er mulig baseres på konkurranse uansett anskaffelsesprosedyre. Innkjøpsprosessen skal sikre at konkurransen gjennomføres på en forsvarlig måte, med lik behandling av leverandørene og for øvrig i samsvar med god anbuds-, og forretningsskikk. Gjennom hele anskaffelsesprosessen vil nettsiden: www.anskaffelser.no være et svært nyttig verktøy. Nettsiden inneholder oppdatert lovverk, forklaringer og maler utarbeidet av Difi. Denne rettledningen har til hensikt å gi informasjon til ansatte om offentlige anskaffelser og gi råd om hvordan man griper an et innkjøp av varer eller tjenester for Melhus kommune. Alle som har betalingsfullmakt er pålagt å følge disse retningslinjene. Side 2 av 11 13

Regelverk Regelverket om offentlige anskaffelser gjelder kun i anskaffelsesperioden og avløses av vanlig avtalerett når selve anskaffelsesprosessen er avsluttet. Følgende lovverk er viktig ved anskaffelsesprosedyren: Lov om offentlige anskaffelser (LOA) Nedfelt i lovens 5 er de generelle prinsipper for anskaffelser, nemlig at oppdragsgiver skal sørge for likebehandling, forutberegnelighet, gjennomsiktighet og etterprøvbarhet. Videre skal en anskaffelse så vidt det er mulig baseres på konkurranse, og oppdragsgiver skal opptre i samsvar med god forretningsskikk. Disse prinsippene gjelder som hovedregel enhver anskaffelse, uavhengig av anskaffelsens verdi. Forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) Klassisk sektor Anskaffelsesforskriften er delt inn i fire hoveddeler, og det avhenger av kontraktens verdi og anskaffelsens art hvilken del av forskriften som skal anvendes. Del I av forskriften skal anvendes ved enhver anskaffelse. Del II gjelder anskaffelser med kontraktsverdi på 500 000 NOK og under 1 000 000 NOK eksl. mva. Del III gjelder anskaffelser med verdi over EØS/WTO-terskelverdi 1 mill eksl. mva til 40 mill NOK Kontrakter som gjelder uprioriterte tjenester (opplistet i vedlegg 6 i FOA) skal følge reglene i del I og II av forskriften selv om den anslåtte verdi overstiger terskelverdien angitt i 2-2. Forskriften er oppbygd på følgende måte: Vedlegg 1 Liste over forskjellige bygge- og anleggsarbeid Del I. Alminnelige bestemmelser «alle anskaffelser» Del. II Anskaffelser under EØSterskelverdiene og uprioriterte tjenester Del III. Anskaffelser over EØSterskelverdiene Del IV. Øvrige prosedyrer Del V. Ikraftsetting Vedlegg 2 Egenerklæring HMS Vedlegg 3 Protokoll 100-500` Vedlegg 4 Protokoll > 500 Vedlegg 6 Uprioriterte tjenester (definerte + sekkepost) Side 3 av 11 14

Anskaffelsesprosessen Planlegging Det er viktig å planlegge en anskaffelse godt. I planleggingsfasen må man avdekke hvor mye anskaffelsen vil koste og hvilken anskaffelsesprosedyre som skal velges samt ta stilling til hvilke miljøkrav som skal stilles til produktet/leverandøren. FOA 1-3 (2) lister opp hvilke kontrakter som er unntatt fra reglene om offentlige anskaffelser. Det er viktig å påpeke at det kun er ikke vesentlige endringer som kan gjøres i konkurransegrunnlaget etter at det er kunngjort. Det er viktig å huske på at én kontrakt anses som en anskaffelse, og en oppdragsgiver kan dermed ikke dele opp anskaffelser i den hensikt å unngå at bestemmelser i FOA kommer til anvendelse. Det er imidlertid ikke et forbud mot å dele opp en kontrakt i delkontrakter, men det er viktig å være klar over at flere delkontrakter vil måtte beregnes samlet. Tillatte anskaffelsesprosedyrer: Åpent anbud Forskriften del I Tillatt Forskriften del II Tillatt FOA 5-1 Forskriften del III Tillatt FOA 14-1 Begrenset anbud Tillatt Tillatt FOA 5-1 Tillatt FOA 14-1 Konkurranse med forhandling Tillatt Tillatt FOA 5-1 Konkurransepreget dialog Anskaffelse uten forutgående kunngjøring Tillatt Ikke tillatt FOA 5-1 Tillatt Ikke tillatt. Unntak FOA 2-1 (2) Ikke tillatt FOA 14-1, Unntak: 14-3, 14-4 Tillatt FOA 14-1 jf 14-2 Ikke tillatt. Unntak; FOA 14-4 Uavhengig av hvilken anskaffelsesprosedyre som velges, skal innkjøpet baseres så langt det er mulig på konkurranse. Gjennomføring av konkurranse Når man skal gjennomføre en konkurranse, starter denne med den formelle henvendelsen til markedet, vanligvis gjennom en kunngjøring på Doffin. Det er viktig å sørge for at CPV kodene fylles ut nøye slik at kravet til konkurranse blir oppfylt. Dersom det dukker opp spørsmål til konkurransegrunnlaget fra leverandører bør disse komme inn skriftlig. Dette fordi Melhus kommune må sørge for at alle får tilgang på lik informasjon og må derfor gjengi spørsmålet i anonymisert form med svar på spørsmålet i et eget dokument som må lastes opp på Doffin. Side 4 av 11 15

Miljøkrav Det følger av regelverket for offentlige anskaffelser at oppdragsgiver er pålagt en plikt til å vektlegge miljøhensyn ved utformingen av kravspesifikasjonen for en anskaffelse. Videre skal det, så langt det er mulig, stilles konkrete miljøkrav til produktets ytelse eller funksjon. Reglene om offentlige anskaffelser får anvendelse fra planleggingsstadiet av en anskaffelse til en kontrakt blir inngått med leverandør. Det skal i alle stadier fra begynnelse til slutt tas hensyn til miljø såfremt disse ikke strider mot LOA 5 og FOA 3-1. Melhus kommunes innkjøp skal være i tråd med rådmannens miljøledelse av kommunen, og baseres på krav i ISO 14001. Melhus kommune skal bidra til å påvirke leverandør- og produktutvikling i en miljøriktig retning og det skal legges vekt på varens miljøegenskaper som for eksempel avfallsmengder, bruk av helse og miljøfarlige stoffer, om produktet er svanemerket eller oppfyller andre offisielle miljømerkingskriterier. Miljøhensyn skal, der det er mulig og relevant for anskaffelsen og der det er praktisk mulig, inngå som et tildelingskriterium. Det bør vektes med minimum 10-15 % av total vekting. Miljøkrav skal være leverandørutviklende og gi tydelige signaler til markedet om at miljøtilpassing er et kundekrav. Effekten av miljøtilpasset innkjøp skal kunne følges opp og måles. I tilfeller hvor miljøhensyn ikke etterleves på grunn av budsjettmessige forhold, skal dette begrunnes og dokumenteres. Dokumentasjon av innkjøpsprosessen Det skal sikres at vurderinger og dokumentasjon som har betydning for gjennomføring av konkurransen er skriftlig. Dette skal gjøres for å oppfylle prinsippet om etterprøvbarhet. Det er derfor viktig å notere skriftlig betraktninger, begrunnelse for valg av anskaffelsesprosedyre, begrunnelse for miljøkrav o.l. man gjør seg underveis i prosessen frem til leverandør er valgt. Dette skal arkiveres i henhold til arkivrutiner som også er gjengitt nedenfor. Protokoll skal føres for alle anskaffelser med verdi over kr 100 000 eksklusiv mva. Protokollen skal beskrive alle vesentlige forhold og viktige beslutninger gjennom hele anskaffelsesprosessen. Mal for protokoll finnes i FOA vedlegg3 og 4 og skal arkiveres. Side 5 av 11 16

Arkivrutiner Generelt Dokumenter i en sak om anskaffelser som blir gjenstand for saksbehandling eller har verdi som dokumentasjon, er et saksdokument for Melhus kommune og er journalføringspliktig jfr. arkivforskriften 2-6. Journalføringsplikten inntrer når et dokument er mottatt Melhus kommune, eller når et egenprodusert dokument er sendt eller ferdigstilt, jfr. offentleglova 4. I anskaffelsessaker skal tilbudene journalføres og skannes etter at anbudsåpning er gjennomført eller tilbudsfrist er utløpt. Vinnertilbud / deler av vinnertilbud som det blir vanskelig å skanne og arkivere elektronisk, skal arkiveres på papir i 10 år etter at varen/tjenesten er betalt, eller til etter utløp av garantitid dersom dette er lenger enn 10 år. Øvrige tilbud / deler av tilbud som ikke kan skannes og arkiveres elektronisk, må oppbevares på papir i minst tre år. Ett år for forespørsel fra Riksrevisjonen og tre år av hensyn til foreldelsesloven. Alt arkivmateriale på papir skal oppbevares hos arkivtjenesten Anbud kjøp over nasjonal terskelverdi (kr. 500 000 eks. mva.) Kjøp som har en anskaffelsesverdi over nasjonal terskelverdi krever kunngjøring. Anbudsprosesser for Melhus kommune gjennomføres av ansvarlig virksomhet. I EDB sak og arkiv (heretter kalt ESA) opprettes det sak med tittel hva anbudet gjelder anbudskonkurranse. Gjelder anskaffelsen en rammeavtale skal dette fremgå i tittelen. Følende dokumentasjon skal registreres i ESA (minimumskrav): - Konkurransegrunnlaget Tilbud (en journalpost per tilbyder) Anbudsprotokoll med innstilling Evt. korrespondanse med tilbyder (dokumenteier) om egenvurdering ved innsynskrav Evt. endringer/tillegg etter forhandlinger Evt. avtaledokument for rammeavtaler Korrespondanse med tilbydere o.a. Tilbud kjøp under nasjonal terskelverdi (kr. 100 000 500 000 eks. mva) Kjøp som har en anskaffelsesverdi under nasjonal terskelverdi krever ikke offentlig kunngjøring. Tilbudskonkurranser gjennomføres av den enkelte virksomhet. I ESA opprettes det sak med tittel Hva tilbudet gjelder tilbudskonkurranse. Side 6 av 11 17

Følgende dokumentasjon skal registreres i ESA (minimumskrav): - Tilbudsforespørsel Tilbud (en journalpost per tilbyder) Anskaffelsesprotokoll med innstilling Evt. korrespondanse med tilbyder (dokumenteier) om egenvurdering ved innsynskrav Korrespondanse med tilbyder oa. Øvrige anskaffelser under kr. 100 000 eks. mva, journalføres og dokumenteres etter vanlige journalføringsvilkår. Innsyn i anskaffelsessaker Alle saksdokumenter i Melhus kommune er åpne for offentligheten med mindre unntak er hjemlet i offentleglova. Retten til innsyn gjelder også dokumenter i sak om anskaffelser, og skal sikre åpenhet rundt, og kontroll med anskaffelser i offentlige virksomheter. Krav om innsyn i anskaffelsessaker kan rettes til postmottak@melhus.kommune.no eller direkte til saksbehandler / virksomhetsleder. Skriftlige krav om innsyn skal journalføres. Innsynskravet skal normalt behandles av den saksbehandler som har hovedansvar for den aktuelle anskaffelsen. Arkivleder og/eller jurist kan bistå ved evt. spørsmål. Om meroffenlighet og taushetsplikt Etter offentleglova 14 26 gis det en rett, men ikke plikt, til å nekte innsyn i Melhus kommunes saksdokumenter. Selv om det er mulig å nekte innsyn, plikter likevel Melhus kommune å vurdere meroffenlighet i tråd med offentleglova 11. For taushetsbelagte opplysninger gis det i 13 en plikt til å unnta disse fra offentlighet. Ved en innsynsforespørsel skal det derfor alltid først vurderes om et dokument skal utgis i sin helhet. Deretter skal det vurderes om dokumentet kan gis ut etter at taushetsbelagte opplysninger er sladdet. Dersom sladding vil være urimelig arbeidskrevende, eller at det sladdede dokumentet gir et misvisende inntrykk av saken eller utgjør den vesentligste delen av dokumentet, kan dokumentet unntas i sin helhet etter offl. 12. Innsyn før valg av leverandør er gjort Krav om innsyn i tilbud og protokoll som fremmes før valg av leverandør er gjort, kan avslås med hjemmel i offl. 23 tredje ledd. Meroffentlighet skal vurderes etter at eventuelle taushetsbelagte opplysninger er sladdet. Merk at valg av leverandør er på et tidligere tidspunkt enn når kontrakten undertegnes og melding om valg av leverandør gis tilbyderne. Innsyn etter valg av leverandør Etter at valg av leverandør er gjort er tilbud og protokoll som hovedregel offentlig. Tilbud eller protokoll kan imidlertid inneholde taushetsbelagte oppgaver av konkurransemessig Side 7 av 11 18

betydning for tilbyder. Slike opplysninger skal sladdes og unntas fra innsyn med hjemmel i offl. 13, jfr. fvl. 13, første ledd nr. 2. Forvaltningsloven 13, første ledd nr. 2 definerer taushetsbelagte opplysninger av konkurransemessig betydning som teknisk innretninger og fremgangsmåter samt driftseller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den opplysningen angår. Behandling av krav om innsyn, begrunnelse og klage Dersom det bes om innsyn i alle innkomne tilbud i en anskaffelsessak kan det innebære en stor arbeidsbyrde å imøtekomme et slikt krav. I slike tilfeller kan Melhus kommune anmode om at innsynskravet bare skal gjelde vinnertilbudet. Dersom innsynskravet opprettholdes skal det etterkommes. Opplysninger som delpriser, referanser, CV-er og produksjonsmetoder er eksempler på opplysninger som regnes som taushetsbelagte. Det aktuelle marked en tilbyder opererer i vil også kunne ha innflytelse på hva som må regnes som næringsopplysninger av konkurransemessig betydning. Ved vurdering om meroffentlighet skal man særlig legge vekt på å gi innsyn i opplysninger knyttet til tildelingskriteriene og som har hatt direkte innflytelse på avgjørelsen om valg av leverandør. Dersom f.eks. en CV har vært sentral i valg av leverandør, så kan CV-en anonymiseres ved at personnavn og stilling sladdes. Det anbefales å samarbeide med leverandøren (dokumenteier) om dette. Det kan også gis "indirekte innsyn" uten å gi innsyn i opplysningene i selve dokumentet. Da kan for eksempel informasjon om delpriser gis ved å opplyse om det prisintervall som delprisene ligger innenfor. Før Melhus kommune gjør sin endelige vurdering om hvilke opplysninger som skal unntas fra offentlighet, skal dokumenteier bes om en begrunnet redegjørelse for hvilke opplysninger i tilbudet som dokumenteier selv vurderer som taushetsbelagt i henhold til fvl. 13, første ledd nr. 2. Redegjørelsen skal gis skriftlig. Melhus kommune skal deretter ta stilling til om dokumenteiers vurdering av hva som er taushetsbelagte opplysninger faller inn under fvl. 13, første ledd nr. 2. I denne vurderingen skal man støtte seg til Justisdepartementets veileder, kapittel 6.2.4 "Teieplikt for næringsopplysningar etter forvaltningslova 13". Dersom flere ber om innsyn i de samme tilbudene, bør sluttvurdering og ekspedering av innsynskravet først skje når alle egenvurderinger fra dokumenteierne er mottatt, og man kan gjøre en enhetlig vurdering av hva som er taushetsbelagte opplysninger. I tilfeller hvor det oppstår tvil om behandlingen av et innsynskrav, kan saksbehandler rådføre seg med jurist i organisasjonen eller arkivleder. Den som får avslag på krav om innsyn har rett til en begrunnelse og kan klage på avslaget. Side 8 av 11 19

Sjekklister Nedenfor følger enkle sjekklister for anskaffelser med en totalverdi på under kr 500 000 og over 500 000. I tillegg til punktene nevnt i sjekklisten er det viktig å huske på at de grunnleggende kravene i lov og forskrift, som kravene til konkurranse, likebehandling og ikke diskriminering, skal følges gjennom hele prosessen. Stadier Sjekkliste for anskaffelser under kr 500 000 Ja Sjekkpunkter: Foreligger det noen samkjøpsavtale for de varene eller tjenestene dere ønsker å kjøpe? Har du fullmakt til å foreta innkjøpet? Planleggingsfasen Er det behov for en markedskartlegging? Er det dekning i budsjettet for innkjøpet? Er Melhus kommunes miljøkrav hensyntatt? Er det forespurt minimum tre leverandører, eller foretatt en frivillig utlysning på Doffin.no? Er det i forespørselen gitt en beskrivelse av behovet, regler for hvordan konkurransen skal gjennomføres og tildelingskriterier? Gjennomføringsfasen Er det innhentet skatteattester(moms & skatt) fra leverandøren ved anskaffer med en verdi på over kr 100 000? Er det innhentet HMS-egenerklæring ved anskaffelser med en verdi på over kr 100 000 fra valgt leverandør? Er det sendt ut brev med navn på vinneren av konkurransen og klagefrist til alle berørte leverandører i konkurransen? Er det fylt ut og signert anskaffelsesprotokoll ved anskaffelser med en verdi på over kr 100 000? Side 9 av 11 20 Ikke Nei aktuelt

Stadier Sjekkliste for anskaffelser over 500 000 NOK Ja Sjekkpunkter: Foreligger det noen samkjøpsavtale for de varene eller tjenestene dere ønsker å kjøpe? Foreligger det fullmakt til å foreta innkjøpet? Er det behov for en markedskartlegging? Planleggingsfasen Er det dekning i budsjettet for innkjøpet? Er Melhus kommunes miljøkrav hensyntatt? Er det behov for politisk godkjenning av innkjøpet? Er det laget en gjennomføringsplan? Er det laget konkurransegrunnlag? Er konkurransen kunngjort på Doffin.no/TED? Inneholder konkurransegrunnlaget beskrivelse av behovet, regler for hvordan konkurransen skal gjennomføres, kontraktsvilkår, kvalifikasjonskrav og tildelingskriterier? Gjennomføringsfasen Har dere innhentet skatteattester (skatt & moms) fra leverandøren ved anskaffer med en verdi på over kr 100 000? Har dere innhentet HMS-egenerklæring ved anskaffelser med en verdi på over kr 100 000 fra valgt leverandør? Foreligger det avvisningsgrunner? Er det sendt ut brev med navn på vinneren av konkurransen og klagefrist til alle berørte leverandører i konkurransen? Side 10 av 11 21 Ikke Nei aktuelt

Skal tildelingen av kontrakten kunngjøres? Er det fylt ut og signert anskaffelsesprotokoll ved anskaffelser med en verdi på over kr 100 000? Side 11 av 11 22

23

Forvaltningsrevisjonsrapport Byggesaksbehandling Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.03.2015 Saksnr 004/15 Eva J. Bekkavik 216, &58, 14/9-7 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Byggesaksbehandling til orientering. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt 6.2. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen 20.08.2015. Vedlegg Byggesaksbehandling Saksutredning Byggesaksprosessen er samfunnets (kommunens) vurdering om et byggetiltak er i overensstemmelse med de rammer samfunnet har gitt. Rammene er først og fremst nedfelt i kommunale planer og lovgivningens krav, både når det gjelder prosess og materielle krav til for eksempel plassering og utnyttelse. Byggesaksbehandlingen skal være rask og effektiv, og samtidig sikre at bygget tilføres nødvendig kvalitet gjennom at samfunnets krav blir ivaretatt. Forvaltningsrevisjonen er rettet mot administrasjonen og det arbeidet som gjøres der. Politiske beslutninger og saksbehandling på politisk nivå er dermed ikke vurdert i undersøkelsen. Formålet med undersøkelsen har vært å gi et bilde av saksbehandlingen ved byggesaker ved å belyse enkelte deler av den. Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Melhus kommune vurdert byggesaksbehandling i Melhus kommune som et viktig område å se nærmere på i 2014. Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2014-2015 foretok kontrollutvalget en bestilling av prosjektet hos Revisjon Midt-Norge IKS på møte den 12. mars 2014. Revisjon Midt-Norge IKS har formulert følgende problemstillinger for prosjektet: 1. Er det lagt til rette for god byggesaksbehandling i kommunen? 2. Er byggesaksbehandlingen i tråd med god forvaltningsskikk? Under problemstilling 1 så sees det på om det er lagt til rette for god saksbehandling. Revisor har undersøkt om kommunen har de rette forutsetningene til å kunne drive god saksbehandling og at den er gjenstand for betryggende kontroll. Revisor har valgt å se nærmere på følgende relevante områder: kompetanse, koordinering og samhandling, system og rutiner, kapasitet og ressurser samt kvalitetssikring og kontroll. 24

Under problemstilling 2 så sees det på om byggesaksbehandlingen er i tråd med god forvaltningsskikk. Revisor har sett nærmere på følgende relevante områder: saksbehandlingstid, veiledning, gebyr, klager og tilsyn og hvordan disse ivaretar innbyggernes behov for byggesaker. Revisjonens konklusjon Er det lagt til rette for god byggesaksbehandling i kommunen? Saksbehandlere har variert og god kompetanse knyttet til byggesak. Det er etablert arenaer som gir hensiktsmessig koordinering og samhandling innen byggesak. Det er etablert hensiktsmessig rutiner og systemer for å sikre at habilitetsbestemmelser ivaretas i saksbehandlingen. Det er noen utfordringer knyttet til faglig styring i saksforberedelsen til byggesaker, som med fordel kan gjennomgås nærmere. Det har i deler av 2013 vært redusert bemanning innen byggesak. Det tok noe tid å få på plass ny bemanning og det savnes tiltak for å møte tilsvarende situasjoner. Kommunens byggesaksbehandlingssystem har hatt svakheter, da det for 2013 ikke har gitt oversikt over pågående byggesaker. Det ble etablert manuelle register fra høsten 2013 som ga oversikt over kommunens byggesaker. Det er også etablert avviksrapportering for byggesak i fra 2014 i kommunens kvalitetssystem, samt økt stillingsresurs til byggesaksbehandlingen fra høsten 2013. Dette har gitt bedre oversikt, kapasitet og oppfølging av fristbrudd i byggesaksbehandlingen. Er byggesaksbehandlingen i tråd med god forvaltningsskikk? Saksbehandlingstiden for byggesaker har en god del fristoverskridelser for 2013 og har berørt de innbyggerne som har opplevd vesentlige fristoverskridelser. Årsaken til fristoverskridelser i 2013 har vært manglende kapasitet samt manglende oversikt og styring av kommunens byggesaker i deler av 2013. Det er etablert system for å gi veiledning i søknadsprosessen. Det har vært en del mangler knyttet til å sende ut foreløpig svar, og det har for en del saker tatt lang tid fra søknad er mottatt til den har vært komplett. Dette bør ha kommunens oppmerksomhet fremover. Kommunens byggesaksgebyr er vedtatt av kommunestyret og selvkostregnskapet viser at de siste fem år har det vært underskudd på kr 1,7 mill. Det foreligger informasjon om at gebyrberegningen for noen saker har mangler i forhold til krav. Det er få saker som er opphevet av fylkesmannen grunnet klager, noe som indikerer at kommunens byggesaksbehandling er i samsvar med krav og god forvaltningsskikk. Kommunen har etablert tilsynsstrategi og utfører ulovlighetsoppfølging og dokumenttilsyn, noe som er i samsvar med krav. Utfordringen har vært å utføre stedlig tilsyn. I forvaltningsrevisjon om kommunens byggesaksbehandling fra 2009 ble det anbefalt å utarbeide rutiner for kvalitetskontroll av byggesaksbehandlingen. Revisor mener at anbefalingene i rapporten som ble vedtatt i kommunestyret ikke var godt nok fulgt opp i 2013, men at det er etablert tiltak som har bedret situasjonen for 2014. 25

Revisors anbefalinger: Sikre at systemet for kvalitetssikring og saksbehandling av byggesaker gir betryggende oversikt og kontroll av byggesaker. Etablere planer og tiltak for å sikre kapasitet i byggesaksavdelingen ved bemanningsreduksjoner Etablere tiltak som reduserer saksbehandlingstiden knyttet til mangelfulle søknader Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Byggesaksbehandling" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til orientering og legge den frem for kommunestyret med forslag om at revisjonens anbefalinger følges opp av rådmannen. 26

Selskapskontroll av bomvegselskaper Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.03.2015 Saksnr 005/15 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/197-35 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering. Vedlegg Forundersøkelse selskapskontroll av bomvegselskaper Orientering om selskapskontroll av bomvegselskaper Særutskrift av møtebok Saksutredning Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune har i brev av 26.06.2014 invitert Melhus kommune m.fl. til samarbeid om selskapskontroll av bomvegselskaper. Kontrollutvalget i Melhus kommune behandlet invitasjonen på sitt møte 01.10.2014 i sak 34/2014. Kontrollutvalget fattet følgende vedtak: 1. Kontrollutvalget i Melhus kommune stiller seg positiv til deltakelse i et samarbeidsprosjekt med selskapskontroll av bomvegselskaper. 2. Kontrollutvalget ber sekretariatet om å avklare forutsetningene for samarbeidet, spesielt med tanke på ressursbehovet og ressursfordeling med de andre eierne. 3. Endelig vedtak om deltakelse i samarbeidsprosjektet gjøres når ressursfordelingen mellom eierne er avklart. Revisjon Midt-Norge IKS har på bakgrunn av bestillingen fra kontrollutvalget i SørTrøndelag fylkeskommune gjennomført en forundersøkelse. Revisjon Midt-Norge IKS sin egen gjennomgang viser at: Statens vegvesen følger selskapene tett opp på de fleste områder. Det knytter seg liten risiko til brudd på Lov om offentlige anskaffelser. Selskapene har svært begrenset påvirkning på egne kostnader, noe som medfører at effektivitetsanalyser har begrenset nytteverdi. Det er for tidlig å gjøre analyser av effekten av fusjonen mellom Trøndelag Bomvegselskap og Vegamot AS En tidligere utført selskapskontroll gir grunn til å tro at det er begrenset risiko ved eierstyringen i Trøndelag Bomvegselskap, og styret i Fosenvegene AS har relativt nylig fått påpekt avvik som de har blitt bedt om å utbedre. Det er i realiteten begrenset aktivitet i Bomvegselskapet E39, noe som medfører at risikoen ved eierstyringen blir mindre. Undersøkelsen viser at kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune bør vurdere hvorvidt selskapskontrollen er hensiktsmessig. Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune har på sitt møte 23. februar 2015 i sak 10/2015 vedtatt å avbestille selskapskontrollen etter anbefaling fra Revisjon Midt-Norge IKS. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariatet viser til Revisjon Midt-Norge IKS sitt notat: Forundersøkelse selskapskontroll av bomvegselskaper som følger vedlagt saken. 27

REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad 2015 Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: 11.02.2015 Forundersøkelse: selskapskontroll med bomvegselskaper 1. BAKGRUNN 1.1 OM FORUNDERSØKELSEN Denne forundersøkelsen er gjennomført etter initiativ fra kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune i KU-sak 36/14: Kontrollutvalget bestiller selskapskontroll av Fosenvegene ei tim te by n AS og Trøndelag bomvegselskap AS. Utvalget ber sekretariatet invitere øvrige eieres kontrollutvalg, samt eiere av Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS til å delta i samarbeid om selskapskontrollen. Utvalget ber Revisjon Midt-Norge om å starte en dialog med Statens vegvesen og Riksrevisjonen rundt eventuell samordning så tidlig som mulig. Utvalget vil komme tilbake til omfang og leveringsfrist for prosjektet når eventuelt samarbeid er avklart. Etter å ha mottatt bestillingen og gjort noen undersøkelser om forhold rundt selskapene, så revisjonen at det var grunn til å problematisere hvorvidt en slik selskapskontroll var fornuftig prioritering av revisjonsressurser. Dette notatet oppsummerer disse forundersøkelsene. Målet med notatet er dermed å gi KU i STFK et bedre grunnlag for å vurdere om de vil gå videre med dette prosjektet, og herunder involvere andre kontrollutvalg i et større samarbeidsprosjekt. Hvis kontrollutvalget ønsker det, kan notatet enkelt tilpasses til en fullstendig prosjektskisse som kan sendes andre deltakerkommuner som grunnlag for deres involvering i prosjektet. 1.2 OM BOMPENGESELSKAPENE Alle bompengeanlegg i Norge har et bompengeselskap som er ansvarlig for finansieringen av det vegprosjektet bompengeinnsamlingen skal bidra til. Retten til å kreve inn bompenger er gitt ved inngåelse av en bompengeavtale med Statens vegvesen (SVV), Vegdirektoratet. Statens vegvesen er den utøvende myndighet på vegne av staten og Stortinget. Bompengeinnkrevingen reguleres og forvaltes via et avtaleverk mellom Statens vegvesen, bompengeselskapet, driftsoperatøren og kunden. For de tre aktuelle selskapene har Statens vegvesen region Midt ansvar for å påse at selskapene følger avtalen. Hvordan SVV utfører dette ansvaret beskrives nærmere under. 28 side 1 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad 2015 Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: 11.02.2015 Selve driften av bomstasjonene gjøres av en operatør. Selskapene må derfor kjøpe tjenester fra et operatørselskap, og dette kjøpet skal skje i tråd med regelverket for offentlige anskaffelser. Trøndelag Bomvegselskap eies av Nord- og Sør-Trøndelag fylkeskommuner med 50 % hver. Selskapet har tidligere vært eid av flere kommuner. Selskapet ble opprettet i 1983 med formål om å finansiere ny E6 mellom Trondheim og Stjørdal. Selskapet startet bompengeinnkreving i 1991. Trøndelag bomveiselskap har i dag innkrevingsmyndighet for følgende bomvegprosjekter: E6 Trondheim Stjørdal Miljøpakken Trondheim Fv 714 Laksevegen Selskapet har forretningsadresse i Trondheim, og kjøpte fram til 2014 sine driftstjenester fra BT Signaal AS i Bergen (tidligere Bro og tunnelselskapet). Disse tjenestene ble før det kjøpt fra Vegamot AS. Trøndelag Bomveiselskap AS og Vegamot AS fusjonerte den 01.10.2014. Før fusjonen hadde Trøndelag Bomvegselskap ingen egne ansatte. Bomvegselskapet E 39 Øysand Thamshavn AS eies av kommunene Orkdal, Skaun, Melhus, Hemne, Meldal, Snillfjord og Agdenes. Selskapet ble opprettet i år 2000 for å drive bompengeinnkreving i forbindelse med bygging av E39 mellom Orkanger og Trondheim, som ble gjennomført som et offentlig-privat samarbeid (OPS). Selskapet har ingen egne ansatte, men leier administrativ bistand fra Skaun kommune. Bompengeinnkrevingen ble fram til 2014 ivaretatt av operatørselskapet BT Signaal AS. Fosenvegene AS eies av begge fylkeskommunene og kommunene Osen, Roan, Mosvik, Agdenes, Åfjord, Ørland, Leksvik, Bjugn og Rissa. I tillegg eier fellesforbundet avd. 576 0,74 % av aksjene. Selskapet ble opprettet i 2005 for å få gjennomført en pakke med vegutbygginger på Fosen, og har stått for planlegging av disse prosjektene. Selskapet har fra innkrevingsstart i 2012 også vært bompengeselskap for Fosenvegeneprosjektet. Selskapet har én ansatt, som i dag leies ut til Sør-Trøndelag fylkeskommune for å delta i fylkeskommunens ledelse av veiutbyggingen. Selskapet er samlokalisert med Fosen regionråd i Åfjord kommune. Bompengeinnkrevingen blir håndtert av Vegamot AS (nå Trøndelag Bomvegselskap). 29 side 2 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad 2015 Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: 11.02.2015 1.3 INNSPILL FRA KONTROLLUTVALGET I SØR-TRØNDELAG Som nevnt er selskapskontrollen initiert av KU i STFK. I innstillingen til KU-sak 36/14 heter det blant annet: Kontroll med eierstyringen bør være et vesentlig moment ved all selskapskontroll. Det er derfor naturlig at et slikt prosjekt ser på hvordan fylkeskommunen ivaretar sin rolle som eier. Her kan det særlig være aktuelt for dette prosjektet å vurdere hvordan habiliteten ivaretas der det sitter politikere i styret. Videre kan det være aktuelt på se på aspekter ved drift av selve prosjektene. Bomvegselskapene har til sammen erfaring med drift av prosjekter både i oppstartsfase og i mer modne prosjekter, samt med to ulike operatører. Selskapene har også erfaring med gjennomføring av anbudsprosesser om operatørtjenester, der det fra selskapenes side selv har vært påpekt utfordringer. Riksrevisjonen viser også til dette som et område med utfordringer. I den sammenhengen kan det være interessant både å se på gjennomføringen av selve anbudsprosessene, og hvilken lærdom eierne bør trekkes av disse, men også hvorvidt det er forskjeller i kostnader, effektivitet eller andre forhold mellom selskaper, prosjekter eller operatører (vår utheving). Dette kan trekke i retning av at et eventuelt prosjekt bør være todelt, der den ene delen dreier seg om eierstyringen, og den andre delen dreier seg om ulike deler av drift av selve prosjektene. For å få et ytterligere grunnlag for å si hvilke aspekter ved drift av prosjektene som kunne være relevante å se nærmere på, har revisjonen vært i dialog med og gjennomgått en del dokumentasjon fra Riksrevisjonen og Statens vegvesen. Vår omtale av disse kildene følger her. 1.4 RIKSREVISJONENS UNDERSØKELSE FRA 2012 Riksrevisjonen gjennomførte i 2012 en større undersøkelse av bompengeforvaltningen i Norge (Dokument 3:5 (2012 2013) Riksrevisjonens undersøking av bompengeforvaltninga). Undersøkelsen retter seg mot Samferdselsdepartementet, direktoratet og Statens Vegvesen. Statens Vegvesen (SVV) har ansvar for oppfølging av bompengeselskapene, for å sikre at innkrevingen skjer med minst mulig ulemper for trafikantene, med lavest mulig kostnader og høyest mulig inntjening. Blant Riksrevisjonens konklusjoner trekker vi fram følgende: 30 side 3 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad 2015 Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: 11.02.2015 Automatiseringa av bompengeinnkrevingen (AutoPass m.m.) har i stor grad bidratt til at målet om minst mulig ulempe for trafikantene er nådd. Målet om at innkrevingen skal skje med lavest mulig kostnader, er ikke realisert. Driftsutgiftene utgjorde i Figur: Inntekter og kostnader i 2010 for alle landets bomvegselskap (tall i 1000) Kilde: Riksrevisjonen 2011 12,9 % av bompengeinntektene, det vil si totalt 818 mill kr (se figur til høyre). Selskapene hadde særlig store tap på grunn av passeringer uten brikke, tap på fordringer og mangler ved det sentrale datasystemet som gjorde innkreving dyrere. En effektivitetsanalyse viste at det var store forskjeller i hvor effektive selskapene var. De minst effektive selskapene hadde en effektivitetsskår på 25, det vil si at de kunne spare 75 % kostnader om de var like effektive som de mest effektive selskapene. Det er et potensial for å øke bompengeinntektene i eksisterende bompengeanlegg, uten å øke prisene. Noen selskap taper mye på dårlig teknisk utstyr. Andre tapsposter var utenlandske kjøretøy, lite hensiktsmessige vedlikeholdsavtaler og tungtrafikk som kjørte med vanlig (liten) brikke. Det var i løpet av 2011/2012 iverksatt en rekke tiltak for å bøte på disse forholdene. Det er store forskjeller i låne- og innskuddsvilkår for selskapene. Flere av selskapene hadde lite aktiv låneforvaltning, og SVV fulgte i liten grad opp dette. Riksrevisjonen ba SVV følge det opp i større grad, og departementet bekrefter i sitt tilsvar at det skal skje. Det er vesentlige mangler knyttet til konkurranseutsettingen ved selskapene sine innkjøp av driftsoperatør. Med andre ord var flere kjøp av tjenester fra driftsoperatør gjort i strid med lov om offentlige anskaffelser. Også dette har vært dårlig fulgt opp av SVV. Riksrevisjonen ba SVV følge det opp i større grad, og departementet bekrefter i sitt tilsvar at det skal skje. Riksrevisjonens konklusjoner er basert på stikkprøvekontroller og case-studier. Statens vegvesen region Midt er en av de tre regionene som vurderes. De tre aktuelle selskapene i denne kontrollen er derimot i liten grad er berørt direkte. Det kunne derfor ha vært interessert å se hvordan status for flere av de for- 31 side 4 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS 2015 NOTAT: FORUNDERSØKELSE Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: 11.02.2015 holdene som trekkes fram som mangelfulle over, er for disse tre selskapene. Etter vårt syn gjelder det særlig: Effektivitet i bompengeinnkrevingen Selskapenes låne- og innskuddsvilkår og aktivitet i låneforvaltningen Forholdet til lov om offentlige anskaffelser Vi kontaktet Riksrevisjonen for å høre om hvilke planer de hadde for oppfølging av undersøkelsen. De svarte følgende per e-post til Revisjon Midt-Norge IKS: Vi vil følge opp rapporten etter tre år, dvs. i 2016. Oppfølginger blir normalt årlig rapportert til Stortinget i Dokument 3:1. Formålet med oppfølgingen av en forvaltningsrevisjon er å se om de endringene Stortinget vektla i behandlingen av rapporten, er fulgt opp av departementet. Vi la dermed til grunn at Riksrevisjonens rapport pekte i retning av noen forhold som var verdt å undersøke nærmere. Riksrevisjonen vil muligens iverksette sin oppfølgingsundersøkelse før en eventuell selskapskontrollen er avsluttet, men det er liten grunn til å tro at den vil rette seg mot disse tre selskapene i en slik grad at det blir fare for uheldig dobbeltarbeid. 1.5 STATENS VEGVESEN REGION MIDT Vi har videre vært i kontakt med Statens Vegvesen Region Midt for å få deres versjon av hvordan oppfølgingen av de tre aktuelle selskapene skjer per i dag. Vi har i den forbindelse fått en stor mengde dokumentasjon på oppfølgingen av selskapene. Kort oppsummert kan vi legge til grunn at SVV per i dag følger selskapene tett opp på mange områder, blant annet ved: Fast, årlig rapportering av regnskapsdata Innhenting av protokoller fra samtlige styremøter Deltakelse på enkelte styremøter Oppfølging av driftskostnader, herunder spørsmål om lønnskostnader, styregodtgjørelser osv. Oppfølging av kjøp av driftsoperatør (Lov om offentlige anskaffelser) Oppfølging av selskapenes låneforvaltning for å sikre lavest mulig finanskostnader Dette innebærer at SVV allerede følger opp selskapene på de aller fleste områdene som kunne ha vært aktuelt for revisjonen å se nærmere på. 32 side 5 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad 2015 Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: 11.02.2015 1.6 ANDRE SELSKAPSKONTROLLER KomRev Trøndelag IKS gjennomførte i 2013 en såkalt eierskapskontroll med flere bomvegselskaper på oppdrag fra kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune. Problemstillingen var om Nord-Trøndelag fylkeskommune utøvde eierskapet i bomvegselskapene i samsvar med fylkestingets vedtak og forutsetninger og etablerte normer for god eierstyring. Av konklusjonene som har betydning for denne kontrollen, trekker vi fram: At Fosenvegene AS drev virksomhet som antagelig samsvarer med eiernes forventninger, men ikke fullt ut med formålet som ble nedfelt i vedtektene. At det er varierende praksis i bomvegselskapene når det gjelder bruk av valgkomité, styreinstrukser og egenevaluering i styrene. Styret i Trøndelag bomvegselskap oppfyller slike krav og forventninger i stor grad, mens styret i Fosenvegene AS gjør det i mindre grad. Kontrollen kan med andre ord tas til inntekt for at det er liten risiko for avvik i eierstyringen for Trøndelag bomvegselskap, og at Fosenvegene AS nylig har fått påpekt avvik som de har blitt bedt om å utbedre. Vi bemerker at E39 Øysand-Thamshavn ikke var gjenstand for kontroll den gangen. 1.7 REVISJONENS EGNE UNDERSØKELSER For å få et bedre grunnlag for å vurdere eventuell innretting på selskapskontrollen, har vi gjort noen egne undersøkelser. Som nevnt over er forholdet til lov om offentlige anskaffelser et punkt som kunne være verdt å vurdere. Derfor har vi gått gjennom rapporteringsdata til SVV og kunngjøringer på doffin. Disse viser at Trøndelag Bomvegselskap AS i det siste har forestått to anbudskonkurranser på vegne av alle de tre selskapene. Det gjelder kontroll av veikantutstyr og manuell bildebehandling. Når det gjelder kjøp av selve operatørtjenesten driften av bomprosjektene, er det ikke lenger en aktuell problemstilling for Trøndelag Bomvegselskap, som etter fusjonen med Vegamot kan drive operatørvirksomheten i egenregi. På grunn av samarbeidet mellom Trøndelag Bomvegselskap og Bomvegselskapet E39 (felles drift, felles bombrikker, felles rabattordning osv.), har selskapene fått godkjenning for at dette også gjelder Bomvegselskapet E39, jf.prop. s. 32 (2011-215). Fosenvegene er midt inne i avtaleperioden med driftsoperatør Vegamot (nå Trøndelag Bomvegselskap) og har derfor ikke gjennomført kjøp av operatørtjeneste i det siste. Etter dette er revisjonens vurdering at det er liten risiko for at det skjer alvorlige brudd på regelverket for offentlige anskaffelser i bompengeselskapene. 33 side 6 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad 2015 Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: 11.02.2015 Bompengeselskapene forvalter fellesskapets verdier. Det er derfor av stor betydning at dette skjer på mest mulig effektiv måte, slik at mest mulig av de innsamlede midlene kan gå til de prosjektene de er ment å finansiere. Vi har derfor undersøkt hvorvidt det er grunn til å se nærmere på hvor effektivt selskapene drives. Våre undersøkelser viser at rammebetingelsene rundt bomvegselskapene gjør at selskapene selv i realiteten har svært liten påvirkning på kostnadsnivået ved drift av prosjektene. De ulike kostnadene er enten gjenstand for konkurranse og dermed presumtivt kjøpt til markedspris, eller de følger av avtaler med staten ved vegdirektoratet eller statens vegvesen. Blant de få tingene selskapene kan påvirke selv er kostnader til administrasjon og styrehonorar, men Statens vegvesen følger også slike kostnader tett opp. Den dokumentasjonen vi har fått viser at Statens vegvesen stiller spørsmål til selskapene hvis de har grunn til tro at selskapene har uforholdsmessig store kostnader til administrasjon, herunder om de synes styrene har mange medlemmer eller mange møter. Trøndelag Bomvegselskap og Vegamot har nylig gjennomført en fusjon. En fusjon kan medføre risiko på flere områder, som sammenblanding av virksomhet som skal holdes adskilt, tap av effektivitet eller manglende oppfyllelse av andre konkrete målsetninger ved fusjonen. Vi må anta at slike risikoer også er tilstede for denne fusjonen. Våre undersøkelser blant annet samtaler med statens vegvesen og representanter for Trøndelag bomvegselskap - tyder likevel på at Vegdirektoratet følger Trøndelag bomvegselskap tett opp i denne fasen. Vi anser det derfor ikke som hensiktsmessig med noen oppfølging av fusjonsprosessen gjennom en selskapskontroll. Hvis kontrollutvalgene likevel ønsker det, vil det være mer hensiktsmessig å vente noe tid, slik at selskapet får mulighet til å hente ut de effektene som fusjonen er ment å bringe. De vegprosjektene som de tre selskapene har ansvar for, drives i stor grad i fellesskap. Det skjer ved at Trøndelag Bomvegselskap i praksis håndterer dem på de andre selskapenes vegne. Noe av begrunnelsen for det er at bomprosjektene skal fremstå enhetlig ovenfor brukere. Dette medfører imidlertid også at aktiviteten i særlig Bomvegselskapet E39 er begrenset. Selskapet har ingen administrasjon, og nærmer seg slutten av sin prosjektperiode (varighet til 2017). Etter revisjonens syn innebærer det at risikoen ved eierstyringen av dette selskapet er mindre enn for mange andre selskap. 34 side 7 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS NOTAT: FORUNDERSØKELSE Kommune: Flere Oppdragsansvarlig: Frode Singstad 2015 Prosjektnr.: 3375 Styringsgruppe, dato: 11.02.2015 2. EVENTUELL INNRETTING Gjennomgangen over viser at: statens vegvesen følger selskapene tett opp på de fleste områder det knytter seg liten risiko til forholdet til lov om offentlige anskaffelser selskapene har svært begrenset reell påvirkning på egne kostnader, slik at det vil gi lite verdi å gjøre effektivitetsanalyser det er for tidlig å gjøre analyser av effekten av fusjonen mellom Trøndelag Bomvegselskap og Vegamot AS en annen selskapskontroll gir grunn til å tro at det er begrenset risiko ved eierstyringen i Trøndelag Bomvegselskap, og styret i Fosenvegene AS har relativt nylig fått påpekt avvik det er i realiteten begrenset aktivitet i Bomvegselskapet E39, og det bidrar til å gjøre risikoen ved eierstyringen mindre Revisjon Midt-Norges syn er etter dette at det er vanskelig å se på hvilke områder det er slik risiko at det er hensiktsmessig å sette i verk en selskapskontroll. Vi anbefaler derfor kontrollutvalget å revurdere bestillingen i sak 36/14. Vi presiserer at denne konklusjonen ikke er resultat av vurderinger av praksis i selskapene. Den er utelukkende basert på risiko- og vesentlighetsanalyser. Vi kan dermed ikke se bort fra at en eventuell selskapskontroll likevel vil kunne avdekke kritikkverdige forhold. Hvis kontrollutvalget ønsker å gå videre med en selskapskontroll på tross av revisjonens anbefaling, viser vi til vår foreslåtte innretting (vedlagt prosjektskisse). 35 side 8 av 8

Til kontrollutvalgene i: Nord-Trøndelag fylkeskommune Osen kommune Roan kommune Inderøy kommune Agdenes kommune Leksvik kommune Åfjord kommune Ørland kommune Bjugn kommune Rissa kommune Snillfjord kommune Meldal kommune Orkdal kommune Skaun kommune Melhus kommune Hemne Kommune Vår saksbehandler: Torbjørn Brandt, tlf. 930 65 722 E-post: torbjorn.brandt@konsek.no Deres ref.: Vår ref.: 14/97-11 Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: 25.02.2015 Orientering om selskapskontroll av bomvegselskaper Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag fylkeskommune bestilte i sak 36/14 selskapskontroll av bomvegselskaper. I samme sak ble det vedtatt å undersøke om øvrige eierkommuner ønsket å delta i et samarbeidsprosjekt. De fleste eierkommuner stilte seg positive til deltakelse under forutsetning av at problemstillinger og fordeling av ressursene ble ansett som hensiktsmessig. Før problemstillinger og ressursfordeling kunne legges frem foretok Revisjon Midt-Norge IKS en forundersøkelse, se vedlegg: Notat forundersøkelse selskapskontroll av bomvegselskaper. Med bakgrunn i forundersøkelsen anbefalte revisor kontrollutvalget å vurdere hvorvidt en gjennomføring var hensiktsmessig. Kontrollutvalget vedtok i sak 10/15 å avbestille selskapskontrollen av bomvegselskaper. Se vedlegg: Særutskrift av møtebok. Dette til orientering. Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Torbjørn Brandt konsulent Dette brevet er elektronisk godkjent og har derfor ikke signatur. Vedlegg Notat: Forundersøkelse selskapskontroll av bomvegselskaper Særutskrift av møtebok Adresse: Kongensgt. 9, 4.etg. 7013 Trondheim Telefon: 468 51 950 Telefaks: 73 86 60 34 36 Bank: 8601.13.04038 Org.nr: 988 799 475

Forundersøkelse selskapskontroll av bomvegselskaper Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 23.02.2015 Saksnr 010/15 Torbjørn Brandt 037, &58 14/97-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget avbestiller selskapskontroll av bomvegselskaper. Protokoll Kontrollutvalget drøftet saken og tok RMNs og sekretariatets anbefalinger til etterretting. Innstillingen ble enstemmig vedtatt. Vedtak: Kontrollutvalget avbestiller selskapskontroll av bomvegselskaper. Vedlegg Notat: Forundersøkelse selskapskontroll av bomvegselskaper Forslag til innretning - Prosjektskisse Saksutredning Kontrollutvalget bestilte i sak 36/14 selskapskontroll av bomvegselskaper. Som ledd i arbeidet med prosjektskissen foretok Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) forundersøkelser. Forundersøkelsene viser at kontrollutvalget bør vurdere hvorvidt selskapskontrollen er hensiktsmessig. Sekretariatet viser til vedlegget Notat: Forundersøkelse selskapskontroll av bomvegselskaper. Sammendrag Statens vegvesen (SVV) har ansvar for oppfølging av bomvegselskapene. SVV skal sikre at innkreving skjer med minst mulig ulempe for trafikantene, med lavest mulig kostnad og høyest mulig inntjening. Riksrevisjonen gjennomførte en undersøkelse av bompengeforvaltningen i 20122013, jf. dokument 3:5 (2012-2013). SVV oppgir at de har tatt Riksrevisjonens anbefalinger til etterretning og har iverksatt tiltak som SVV også følger opp. SVV følger opp bomvegselskapene på de aller fleste områdene som kunne vært aktuelle å gå nærmere inn på i en selskapskontroll. Riksrevisjonen følger alltid opp sine revisjoner etter 3 år. Denne oppfølgingen utgis som dokument 3:X (2015-2016) og blir lagt fram i 2016. 37

KomRev Trøndelag IKS gjennomførte i 2013 eierskapskontroll med flere bomvegselskaper på oppdrag fra kontrollutvalget i Nord-Trøndelag fylkeskommune. RMN sin egen gjennomgang viser at: SVV følger selskapene tett opp på de fleste områder. Det knytter seg liten risiko til brudd på lov om offentlige anskaffelser. Selskapene har svært begrenset påvirkning på egne kostnader, noe som medfører at effektivitetsanalyser har begrenset nytteverdi. Det er for tidlig å gjøre analyser av effekten av fusjonen mellom Trøndelag Bomvegselskap og Vegamot AS En tidligere utført selskapskontroll gir grunn til å tro at det er begrenset risiko ved eierstyringen i Trøndelag Bomvegselskap, og styret i Fosenvegene AS har relativt nylig fått påpekt avvik som de har blitt bedt om å utbedre. Det er i realiteten begrenset aktivitet i Bomvegselskapet E39, noe som medfører til at risikoen ved eierstyringen blir mindre. På bakgrunn av forundersøkelsen anbefaler RMN at kontrollutvalget avbestiller selskapskontrollen. RMN presiserer at anbefalingen utelukkende er basert på risiko- og vesentlighetsanalyser og ikke er et resultat av konkrete undersøkelser av selskapene. RMN bemerker derfor at en selskapskontroll likevel vil kunne avdekke kritikkverdige forhold. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å følge RMN sin anbefaling. I tilfelle kontrollutvalget ønsker å gå videre med selskapskontroll av bomvegselskaper viser sekretariatet til vedlegget forslag til innretting prosjektskisse. 38

Selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.03.2015 Saksnr 006/15 Eva J. Bekkavik 216, &58 15/39-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar saken til orientering og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret i Melhus kommune bevilger inntil kr. 450.000,- til en selskapskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS. 2. Kommunestyret i Melhus kommune slutter seg til hovedproblemstillinger og delproblemstillinger som fremkommer av prosjektskissen. 3. Kommunstyret ber kontrollutvalget om å sende invitasjon til de andre kommunene i IKS samarbeidet om å delta i selskapskontrollen. 4. Kommunestyret ber kontrollutvalget om å legge ut selskapskontrollen på anbud i henhold til de innkjøpsavtaler Melhus kommune har på området. Vedlegg Forslag til prosjektskisse selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS Utgiftsfordeling selskapskontroll Revisjon Midt-Norge IKS Saksutredning Kommunestyret behandlet kontrollutvalgets forslag til plan for selskapskontroll 20152016 på sitt møte 14.10.2014. Kommunestyret gjorde følgende vedtak i sak 61/14: 1. Kommunestyret vedtar plan for selskapskontroll for 2015-2016, med følgende prioriterte prosjekter/selskaper: 1. Revisjon Midt- Norge IKS 2. Envina IKS 3. Gauldal Brann og Redning IKS 4. Bomveiselskaper 2. Kontrollutvalget gis myndighet til å gjøre endringer i planen i perioden dersom det finner det nødvendig, eller ønskelig av hensyn til samarbeid med andre eiere. 3. Kontrollutvalget gis myndighet til å prioritere ressurser mellom forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Det ble i etterkant av kommunestyremøtet sendt e-post fra ordfører i Melhus kommune til de andre deltakerkommunene i revisjonssamarbeidet med oppfordring om å prioritere en selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS (RMN) i ny plan for selskapskontroll. Følgende kommuner har tatt inn RMN inn i sin plan for selskapskontroll: Orkdal (prioritet 2) eierandel 9,40 Melhus (prioritet 1) eierandel 12,40 Snillfjord (prioritet 1) eierandel 1,00 Selbu (prioritet 1) eierandel 3,60 Hemne (prioritet 3) eierandel 4,00 Disse 5 kommunene har en eierandel på til sammen 30,40 % i RMN. 39

En selskapskontroll av Revisjon Midt-Norge IKS må gjøres av et eksternt revisjonsselskap eller annet kvalifisert selskap. Dette gjør at Melhus kommune og eventuelt andre kommuner som ønsker å delta i selskapskontrollen må bevilge penger til undersøkelsen. Ressurser til revisjon som kontrollutvalget har til rådighet pr. år kan ikke brukes jf. avtale mellom Revisjon Midt-Norge IKS og eierkommunene. Kommunestyret i Melhus kommune ønsker at en selskapskontroll av RMN skal omhandle kompetanse, kapasitet, ressurser og økonomi. Kontrollutvalgets sekretariat har på bakgrunn av vedtaket i kommunestyret utarbeidet et forslag til prosjektskisse (vedlegg) for selskapskontrollen, samt utarbeidet oversikter over utgiftsfordeling Kontrollutvalgets sekretariat har tatt utgangspunkt i at en selskapskontroll av RMN beløpsmessig kan komme seg på mellom 300.000 og 450.000,-. Sekretariatet har satt opp 4 alternativer når det gjelder kostnadsfordelingen. Alternativ 1: alle kommunene i IKS samarbeidet, alternativ 2: de 5 kommunene som har satt RMN inni sin plan for selskapskontroll, alternativ 3: de 5 kommunene + SørTrøndelag fylkeskommune og alternativ 4: Melhus og Orkdal kommune. Det kan også være at ingen av de andre kommunene i IKS-samarbeidet ønsker å være med på et samarbeid om en selskapskontroll av RMN, da må Melhus kommune bære hele kostnaden. Følgende hovedproblemstillinger er utarbeidet for undersøkelsen: 1. Har Revisjon Midt-Norge IKS nødvendige ressurser for å utføre de ulike delene av revisjonsoppdraget? 2. Har revisjonen kapasitet til å levere tjenester i tråd med avtalene? 3. Er styringen av selskapet i tråd med selskapsavtalen? Hovedproblemstillingene er delt opp i delproblemstillinger/underpunkter, se vedlagt prosjektskisse. Kontrollutvalget må ta stilling til om hovedproblemstillinger og delproblemstillinger er formulert slik at kommunestyret får den informasjon de er ute etter i en selskapskontroll av RMN. Prosessen forut for denne selskapskontrollen er mer komplisert enn ved en selskapskontroll som RMN gjennomfører, fordi kommunestyret må ta stilling til en bevilgning i størrelsesorden 300.000 450.000, samt at promblemstillingene for selskapskontrollen må vedtas. I tillegg må de øvrige eierne ta stilling til om de vil delta i kontrollen, og kontrollutvalgets sekretariat må legge selskapskontrollen ut på anbud til aktuelle leverandører i henhold til Melhus kommune sin innkjøpsavtale på området. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å ta saken til orientering og legge den frem for kommunestyret til endelig behandling. 40

Forslag til prosjektskisse selskapskontroll av Revisjon MidtNorge IKS (RMN) 1. Bakgrunn Revisjon Midt-Norge IKS er prioritert som første, andre eller tredje selskap i plan for selskapskontroll i kommunene Hemne (3), Melhus (1), Orkdal (2), Selbu (1) og Snillfjord (1). I Melhus kommune skjedde prioriteringen som følge av et forslag fra ordføreren under behandlingen av plan for selskapskontroll 2015-2016. Kommunestyret forkastet kontrollutvalgets innstilling og prioriterte Revisjon Midt-Norge IKS for selskapskontroll. Ordføreren i Melhus kommune sendte senere høsten 2014 en e-post til en rekke av de øvrige eierne i RMN, der det framgår at hun ønsker å få en gjennomgang av selskapets kompetanse, kapasitet, ressurser, økonomi og drift. Ordføreren brukte ikke betegnelsen selskapskontroll som forvaltningsrevisjon, men temaene hun nevner er i realiteten nettopp det. Hensikten med selskapskontroll som forvaltningsrevisjon er å finne ut om et selskap drives i tråd med eierkommunenes vedtak og forutsetninger. Da vil man vanligvis komme inn på de områdene ordføreren nevnte i e-posten. Det ligger til kontrollutvalget å bestille selskapskontroll, derfor er det også rimelig at utvalget avgjør spørsmålet om selskapskontrollen skal gjennomføres som forvaltningsrevisjon, eller som en eierskapskontroll. Når kommunestyret har valgt å sette innstillingen fra kontrollutvalget til side er det likevel viktig å ta utgangspunkt i at kontrollutvalget driver kontroll på vegne av kommunestyret. Det tilsier at utvalget bør legge ekstra vekt på kommunestyrets ønske, slik det kommer fram gjennom vedtaket. Det taler for at selskapskontrollen gjennomføres som en forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget bestilte i 2012 en generell eierskapskontroll i Melhus kommune. Det er tvilsomt om en ren eierskapskontroll av RMN vil gi ny og vesentlig informasjon. 2. Forslag til problemstillinger 1: Har revisjon Midt-Norge IKS nødvendige ressurser for å utføre de ulike delene av revisjonsoppdraget(selskapskontroll, forvaltningsrevisjon, finansiell revisjon og rådgiving)? 1. Personellmessige ressurser a. Har revisjonen tilstrekkelig antall ansatte til å oppfylle selskapsavtalen og leveranseavtalene med kommunene? b. Har revisjonen nødvendig kompetanse til å utføre de ulike delene av revisjonsoppdraget? c. Svarer kompetansen til eierkommunenes forventninger? 2. Økonomiske ressurser a. Har revisjonen tilstrekkelige økonomiske ressurser til å utføre de ulike delene av revisjonsoppdraget? 1 41

2: Har revisjonen kapasitet til å levere tjenester i tråd med avtalene? 1. Har RMN kapasitet til å påta seg andre revisjonsoppdrag og utføre rådgiving for deltakerne i samarbeidet, jf. samarbeidsavtalen med den enkelte kommune? 2. Oppfyller selskapet den årlige avtalen om timeleveranse til eierkommunene? 3: Er styringen av selskapet i tråd med selskapsavtalen? 1. Eierstyring og selskapsstyring og dialog: a. Avvikles representantskapets og styrets møter i tråd med selskapsavtalen? b. I hvilken grad holdes styret orientert om forhold av betydning (jf. selskapsavtalen 12)? c. I hvilken grad sørger styret for at representantskapet til enhver tid har nødvendig oversikt og i tide kan forberede nødvendige disposisjoner (jf. selskapsavtalen 12)? 2. Økonomistyring a. Er driften av RMN i tråd med prinsipper for god økonomistyring? 3. Metode I prosjektbeskrivelsen som ligger til grunn for anbudskonkurransen må KonSek MidtNorge IKS lage et relativt detaljert metodisk opplegg for at eventuelle tilbydere skal ha et best mulig grunnlag for å levere tilbud. Prosjektet må i alle fall bestå av en gjennomgang av sentrale dokument i RMN, intervju med daglig leder og en del av medarbeiderne i selskapet, med styret og representanter for eierne. Det kan være at det er hensiktsmessig å foreta en spørreundersøkelse til et utvalg medarbeidere og ledere i eierkommunene. For eksempel ordfører, rådmann, økonomisjef og regnskapssjef. 4. Prosess Prosessen forut for denne selskapskontrollen er mer komplisert enn ved en selskapskontroll som Revisjon Midt-Norge gjennomfører, fordi kommunestyret må ta stilling til om det vil bevilge midler og det må vedta problemstillingene. Videre må kontrollutvalgets sekretariat legge prosjektet ut på anbud. I tillegg må de øvrige eierne ta stilling til om de vil delta i kontrollen. Prosessen vil se omtrent slik ut: 1. Kontrollutvalget vedtar bestilling av selskapskontrollen med problemstillinger og estimering av pris og oversender saken til kommunestyret for behandling. 2. Sak til kommunestyret i Melhus. Kommunestyret må vedta bevilgning og problemstillinger. 3. Selskapskontrollen legges ut på anbud. 4. Invitasjon sendes kontrollutvalgene i de øvrige eierkommunene. Hvis ja i kontrollutvalget: a. Utvalget oversender saken til kommunestyret/fylkestinget med innstilling om å delta og forslag til bevilgning. b. Kommunestyret vedtar deltakelse/ikke deltakelse. 5. Konsek oppsummerer vedtakene og lager ny fordeling av utgiftene. 2 42

Estimert pris kr Kommune Eierandel Agdenes Frøya Hemne Hitra Klæbu Malvik Meldal Melhus Midtre Gauldal Orkdal Selbu Skaun Snillfjord STFK Tydal Sum 300 000 1,60 % 3,80 % 4,00 % 3,60 % 4,80 % 10,60 % 3,60 % 12,40 % 5,40 % 9,40 % 3,60 % 5,40 % 1,00 % 30,00 % 0,80 % 100 % Alternativ 1 Alle eierkommuner Sum eierandel 100 % Alt. 1 4 800 11 400 12 000 10 800 14 400 31 800 10 800 37 200 16 200 28 200 10 800 16 200 3 000 90 000 2 400 300 000 Alt. 2 Alt. 3 39 474 19 868 122 368 61 589 170 642 92 763 35 526 46 689 17 881 129 358 9 868 4 967 149 007 300 000 300 000 Alternativ 2 Alternativ 3 Melhus Hemne Orkdal Selbu Snillfjord Melhus Hemne Orkdal Selbu Snillfjord STFK 30,40 % Alternativ 4 Melhus Orkdal 60,40 % 21,80 % 43 Alt. 4 300 000

Estimert pris kr Kommune Eierandel Agdenes Frøya Hemne Hitra Klæbu Malvik Meldal Melhus Midtre Gauldal Orkdal Selbu Skaun Snillfjord STFK Tydal Sum 400 000,00 Alternativ 1 Alle eierkommuner Sum eierandel Alt. 1 6 400 15 200 16 000 14 400 19 200 42 400 14 400 49 600 21 600 37 600 14 400 21 600 4 000 120 000 3 200 400 000 1,60 % 3,80 % 4,00 % 3,60 % 4,80 % 10,60 % 3,60 % 12,40 % 5,40 % 9,40 % 3,60 % 5,40 % 1,00 % 30,00 % 0,80 % 100 % 100 % Alt. 2 Alt. 3 52 632 26 490 163 158 82 119 227 523 123 684 47 368 62 252 23 841 172 477 13 158 6 623 198 675 400 000 400 000 Alternativ 2 Alternativ 3 Melhus Hemne Orkdal Selbu Snillfjord Melhus Hemne Orkdal Selbu Snillfjord STFK 30,40 % Alternativ 4 Melhus Orkdal 60,40 % 44 21,80 % Alt. 4 400 000

Estimert pris kr Kommune Eierandel Agdenes Frøya Hemne Hitra Klæbu Malvik Meldal Melhus Midtre Gauldal Orkdal Selbu Skaun Snillfjord STFK Tydal Sum 450 000,00 Alternativ 1 Alle eierkommuner Sum eierandel Alt. 1 7 200 17 100 18 000 16 200 21 600 47 700 16 200 55 800 24 300 42 300 16 200 24 300 4 500 135 000 3 600 450 000 1,60 % 3,80 % 4,00 % 3,60 % 4,80 % 10,60 % 3,60 % 12,40 % 5,40 % 9,40 % 3,60 % 5,40 % 1,00 % 30,00 % 0,80 % 100 % 100 % Alt. 2 Alt. 3 59 211 29 801 183 553 92 384 255 963 139 145 53 289 70 033 26 821 194 037 14 803 7 450 223 510 450 000 450 000 Alternativ 2 Alternativ 3 Melhus Hemne Orkdal Selbu Snillfjord Melhus Hemne Orkdal Selbu Snillfjord STFK 30,40 % Alternativ 4 Melhus Orkdal 60,40 % 45 21,80 % Alt. 4 450 000

Forvaltningsrevisjon Utleieboliger - Prosjektplan Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.03.2015 Saksnr 007/15 Eva J. Bekkavik 216, &58 14/66-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar prosjektplanen til orientering. Vedlegg Prosjektplan utleieboliger Saksutredning Kontrollutvalget har ansvar for at det gjennomføres forvaltningsrevisjon i Melhus kommune. Til grunn for valg av prosjekt ligger plan for forvaltningsrevisjon 20142015, Kommunestyret vedtok Plan for forvaltningsrevisjon 2014-2015 på sitt møte 04.03.2014 i sak 13/2014. På bakgrunn av kommunestyrets vedtak bestilte kontrollutvalget, i sak 32/2014, en forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger. Anna Ølnes, forvaltningsrevisor, deltok under utvalgets diskusjon av aktuelle problemstillinger for forvaltningsrevisjonen på kontrollutvalgets møte 01.12.2014. Kontrollutvalget ba forvaltningsrevisor om å ta med seg innspillene fra dialogen i møtet inn i det videre arbeidet med å utforme problemstillinger. Problemstillingene forvaltningsrevisor skisserte i møtet er de samme som står i prosjektplanen. Revisjonen har definert følgende problemstillinger: 1. Forvaltes kommunens boligsosiale arbeid i samsvar med boligsosial handlingsplan og sentrale regler og anbefalinger? 2. Er driften av kommunens boligmasse (boligmasse til utleie) i samsvar med anbefalinger og god ressursutnyttelse? Forvaltningsrevisjon med fokus på utleieboliger i Melhus kommune har et antatt timeforbruk på 300 timer. Ferdig rapport leveres kontrollutvalgets sekretariat innen 30.04.2014. Ferdig rapport vedr. utleieboliger i Melhus kommune vil legges frem for kontrollutvalget på utvalgets møte i juni 2015. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Med bagrunn i at kontrollutvalget allerede har gitt sin tilslutning til problemstillingene og revisjonen er godt i gang med prosjektet, så legges prosjektplanen frem for kontrollutvalget kun til orientering. 46

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Melhus Prosjekt: Utleieboliger 2015 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2345 Styringsgruppe, dato: Forvaltning av utleieboliger 1. BAKGRUNN Kontrollutvalget i Melhus kommune har gitt revisjonen i oppdrag å gjennomføre forvaltningsrevisjon av forvaltning av utleieboliger. Oppdraget ble gitt i vedtak i KU-sak 32/14 og i brev av 3.10.2014 fra kontrollutvalgets sekretariat. I brevet framgår det at det kan være aktuelt å se på: standard, vedlikehold, arealutnyttelse, tildeling av utleieboliger (nok boliger til de som trenger det, strategi for det boligsosiale arbeidet handlingsplan, saksbehandling, system for tildeling av boliger, tidfestede kontrakter, statlige støtteordninger, leie eller eie, boligtilskudd, bostøtte og startlån Oppdragsansvarlig revisor var til stede for å presentere en skisse i kontrollutvalgetsmøte den 1.12.2014. Her går det fram at Melhus kommune har vedtatt en boligsosial handlingsplan (2011). Basert på dette, og de utfordringene revisor så langt mener at Melhus kommune har når det gjelder forvaltning av utleieboliger, vedtok kontrollutvalget at revisjonen skal ta utgangspunkt i følgende hovedspørsmål (KU-sak 45/2014): 1. Forvaltes kommunens boligsosiale arbeid i samsvar med boligsosial handlingsplan og sentrale regler og anbefalinger? 2. Er driften av kommunens boligmasse (boligmasse til utleie) i samsvar med anbefalinger og god ressursutnyttelse? 47 side 1 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Melhus Prosjekt: Utleieboliger 2015 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2345 Styringsgruppe, dato: Disse spørsmålene vil være utgangspunkt for det videre arbeidet i revisjonen, forutsatt at vi ikke får opplysninger som tilsier noe annet. I så fall vil kontrollutvalget bli informert. 1.1 NASJONAL BOLIGSOSIAL POLITIKK Et offentlig utvalg k om i 2011 med utredningen NOU 2011:15, Rom for alle en sosial boligpolitikk for framtiden, som gir anbefalinger for dette arbeidet. Utvalget definerte det boligsosiale arbeidet i kommunene til det som gjøres for å sikre vanskeligstilte på boligmarkedet en trygg bosituasjon. De skilte mellom operative og strategiske oppgaver i kommunene. De operative oppgavene kan grupperes i tre: Boliganskaffelse, økonomisk støtte til å betjene boutgifter og oppfølging i bolig. Boliganskaffelse er tjenester som skal bidra til at personer kan etablere seg i egen eid eller leid bolig. Kommunene har flere virkemidler som kan benyttes. Tildeling av kommunal bolig er et virkemiddel som de fleste kommuner benytter. Tildeling av startlån, tilskudd til etablering og bostøtte er de viktigste økonomiske virkemidlene for å bidra til at vanskeligstilte etablerer seg i eid bolig. For å bistå personer i det private leiemarkedet, tilbyr mange kommuner garanti for depositum eller kontant depositum. Kommunene gir også råd og veiledning til å etablere seg i det kommunale leiemarkedet og til å kjøpe bolig. Midlertidig botilbud er også en del av disse tjenestene. Økonomisk støtte til å betjene boutgifter er tiltak som mange vanskeligstilte har behov for. Tildeling av statlig bostøtte er en rettighetsbasert ordning og et virkemiddel alle kommuner er pålagt å benytte, jf. 10 i husbankloven. Enkelte kommuner har også etablert egne bostøtteordninger. I tillegg går en del av utbetalt sosialhjelp til boligformål. Oppfølging i bolig er for mange en forutsetning for å kunne mestre bo- og livssituasjonen. Nivået på oppfølgingstjenestene varierer ut fra den enkeltes behov, alt fra omfattende tjenester som følge av rus og psykiatri, til mindre tjenester som forvaltning av økonomi. Andre eksempler på tjenester er veiledning, opplæring og bistand til å utføre praktiske gjøremål i boligen, til å overholde økonomiske forpliktelser og til å nyttiggjøre seg andre tiltak og tjenester. Det kan også dreie seg om nødvendig helsehjelp, følge til tannlege, hjelp til arbeid eller aktivitet, eller hjelp til å gjenopprette kontakt med familie. Den strategiske delen av kommunenes boligsosiale arbeid kan dreie seg om å vurdere og fastsette mål for de ulike virkemidlene, bestemme kapasiteten til det enkelte virkemidlet, fremskaffe økonomiske midler, og avgjøre hvor og av hvem de ulike oppgavene skal løses. I tillegg innebærer de strategiske oppga- 48 side 2 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Melhus Prosjekt: Utleieboliger 2015 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2345 Styringsgruppe, dato: vene å sikre rapportering og evaluere effekten av arbeidet. Ansvaret ligger hos den administrative og politiske ledelsen. I NOU-utredningen legges det vekt på at kommunens ansvar for det boligsosiale ansvaret er sammensatt, krevende og at det fordrer eierskap og kompetanse i den kommunale organisasjonen. En gjennomgående målsetting i arbeidet er den såkalte eierlinja målsetningen om at flest mulig skal eie egen bolig. Ifølge utredningen er det sentralt at: Kommunene setter mål for det boligsosiale arbeidet og integrerer dette i det øvrige planverk Den kommunale utleiesektoren i størst mulig grad er et tilbud for en kort periode Det utvikles praksis for å vurdere om det er mulig å bistå vanskeligstilte til å etablere seg i privat eid eller leid bolig Utvalget anbefaler med andre ord at kommunale utleieboliger i størst mulig grad skal være korttidstilbud. Samtidig viser det at det finnes hensyn som gjør at langtidstilbud kan være aktuelt i enkelte tilfeller: Kommunal bolig skal være en midlertidig løsning for de aller fleste. Det må likevel aksepteres at dette ikke alltid er tilfelle. For en del vil det være den beste langsiktige løsningen, og den som gir størst stabilitet. Både for dem som skal bo i korte og i lengre perioder, skal det være et godt tilbud slik at ikke bosituasjonen blir en ekstrabelastning for personer i en sårbar livssituasjon. Det må tas særlig hensyn til at det skal være et godt tilbud for barn.1 Utredningen viser til at det må til en betydelig satsing på boliger for en økende andel personer (eldre, personer med redusert funksjonsevne, unge i etableringsfasen, flyktninger, hjemløse og økonomiske vanskeligstilte, rusavhengige, psykiske lidelser og dobbeltdiagnose) i kombinasjon med bedre oppfølgingstjenester, for at kommunene skal ha mulighet til å løse de boligsosiale utfordringene til innbyggerne i årene fremover. Rom til alle inneholder anbefalinger for kommunens bruk av statlige støtteordninger som ledd i den boligsosiale politikken. Blant annet heter det: 1 Rom til alle, kap 9.5.1 utvalgets vurderinger 49 side 3 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Melhus Prosjekt: Utleieboliger 2015 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2345 Styringsgruppe, dato: Husbankens låne- og tilskuddsordninger må innrettes slik at eieretablering blir mulig. Økt fleksibilitet i bruken av de ulike tilskuddsordningene vil støtte opp under kommunenes arbeid for å få flere i eid bolig.2 Startlån er en statlig låneordning som har som formål å gi personer som ikke får vanlig boliglån en inngangsmulighet til boligmarkedet. Startlån kan også brukes til refinansiering for de som har vanskeligheter med å bli boende i boligen sin. Betingelsene og vilkårene for å kunne gi startlån er underlagt finansavtaleloven og husbankens retningslinjer for startlån. Ved å bruke Husbankens lån og virkemidler, kan inngangen til boligmarkedet bli lettere for mange. 1.2 STATUS FOR DEN SOSIALE BOLIGPOLITIKKEN OG UTLEIEEBOLIGEER I MELHUS Melhus kommune har inngått avtale med Husbanken om deltakelse i Boligsosialt utviklingsprogram (rådmannen). Målet er å sette kommunen best mulig i stand til å løse utfordringene den står overfor med hensyn til boligsosiale problemstillinger. Som programkommune forplikter Melhus kommune å utarbeide en programplan, som beskriver hva Melhus kommune vil oppnå med boligsosialt utviklingsprogram i et fireårsperspektiv, og hvordan kommunen skal jobbe for å nå målene. Programplanen inneholder også en handlingsplan som rulleres årlig. I handlingsplanen kan det både være prosjekter som rulleres, og nye prosjekter som legges inn. Handlingsplanen kan sees som et verktøy for prioritering av hvilke aktiviteter og prosjekter som inngår i kommunens boligsosiale arbeid. Handlingsplanen danner også grunnlag for søknad om finansiering fra Husbanken, Fylkesmannen m.fl. Melhus kommune har videre Boligsosial handlingsplan 2011 2014, vedtatt i kommunestyret3. Som randkommune til landets tredje største kommune, når det gjelder innbyggertall, har Melhus kommune en relativt høy befolkningsvekst. I Boligsosial handlingsplan fra 2011 framgår det at kommunen har hatt en befolkningsvekst på rundt 1,5 % de siste årene inntil 2011, og at kommunen skal legge tilrette for en framtidig befolkningsvekst på rundt dette tallet. Det betyr at folketallsprognosen for Melhus fra 2011 var 15.065 (2011), 15.678 (2015) og 17.033 (2022). Pr. utgangen av 3. kvartal i 2014 var folketallet i Melhus 15.880 innbyggere. 2 Rom til alle, kap 7.8.3 Målrettet politikk for leie til eie 3 Melhus kommunestyre, sak 21/11 50 side 4 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Melhus Prosjekt: Utleieboliger 2015 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2345 Styringsgruppe, dato: Når det gjelder boligsosiale utfordringer er den økende veksten i gruppen over 80 år trukket fram som den største. Mange bor i eldre eneboliger, og kan få behov for å flytte til mer lettstelte leiligheter, og mange vil ha behov for bistand fra kommunen i hjemmet. Melhus kommune gjennomførte i 2010/11 en kartlegging av vanskeligstilte i boligmarkedet som ledd i arbeidet med den boligsosiale handlingsplanen. Der kom det fram at det pr. desember 2010 var registrert4totalt 154 husstander som hadde behov for endring av sin boligsituasjon. De registrerte husstandene omfattet 255 personer og av disse var det 68 barn under 18 år. År Sum 2007 8.200 2008 76.424 2009 133.547 2010 kr. 126.512,- pr 01.12 Med vanskeligstilte på boligmarkedet menes i første rekke husstander som står uten bolig, som har bolig der leieforholdet er i ferd med å opphøre, eller som har en lite egnet bolig i forhold til sin livssituasjon og har vanskelig for å løse denne situasjonen på egenhånd. Karlegging er gjort med utgangspunkt i de husstandene som har vært i kontakt med kommunens tjenesteapparat for å få løst sitt boligproblem. I tillegg er det grupper som vil ha et boligbehov, men som lever en, hva kommunen kaller, vagabondtilværelse. Dessuten kommer i tillegg flyktninger som kommunen har vedtatt å ta imot. Som illustrasjon på utviklingen i boligbehov i kommunen i årene 2007-2010 er det tatt med en oversikt over utgifter som er brukt pr år på midlertidig husvære. Altså de som akutt har hatt behov for bolig og som er leid inn på campingplass, hotell hospits og lignende. Dette viser en stor økning i bruk av midler til å avhjelpe de mest prekære manglene på bolig fra 2007 til 2009. I handlingsplanen går det fram et forbehold om tallene for 2007 er riktige. Revisor vil gå nærmere inn på hvordan diss handlingsplanene henger sammen underveis i arbeidet. 2. AVGRENSING OG PROBLEMSTILLING I dette kapitlet redegjør vi for problemstillinger, kilder for kriterier og metodisk opplegg for revisjonen. 4 Bokart 51 side 5 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Melhus Prosjekt: Utleieboliger 2015 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2345 Styringsgruppe, dato: 2.1 AVGRENSNING Forvaltningsrevisjonen vil bli gjennomført i henhold til kontrollutvalgets bestilling, og kulepunktene innledningsvis i kapittel 1 er dekkende for hva vi vil se på. Vi kommer ikke til å se på boligsituasjonen og utfordringene knyttet til en økende andel eldre innbyggere over 80 år. Vi kommer heller ikke til å se på kommunens tilrettelegging for ordinær boligbygging i kommunen. 2.2 PROBLEMSTILLING 1. Forvaltes kommunens boligsosiale arbeid i samsvar med boligsosial handlingsplan og sentrale regler og anbefalinger? tildeling av utleieboliger (nok boliger til de som trenger det, strategi for det boligsosiale arbeidet handlingsplan, saksbehandling, system for tildeling av boliger, tidfestede kontrakter, statlige støtteordninger, leie eller eie, boligtilskudd, bostøtte og startlån 2. Er driften av kommunens boligmasse (boligmasse til utleie) i samsvar med anbefalinger og god ressursutnyttelse? standard, vedlikehold, arealutnyttelse, kjøp og salg 3. REVISJONSKRITERIER Kildene for kriterier som vil være sentrale i denne forvaltningsrevisjonen er presentert nedenfor. 3.1 LOV, FORSKRIFT OG LOKALE POLITISKE VEDTAK I hovedsak vil forvaltningsrevisjonen gjennomføres etter kriterier i Lov om sosialtjenesten i arbeids og velferdsforvaltningen Helse- og omsorgstjenesteloven 52 side 6 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Melhus Prosjekt: Utleieboliger 2015 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2345 Styringsgruppe, dato: Begge lovene forplikter kommunene til å skaffe bolig til personer som selv ikke klarer å ivareta sine interesser i boligmarkedet. Videre er kommunen gjennom dette lovverket forpliktet til å skaffe midlertidig bolig til personer som ikke klarer det selv. Kommunelovens 23 + internkontrollforskriften Det kan være aktuelt å vurdere kommunens saksbehandling av søknader og tildelinger etter Forvaltningslovens bestemmelser. Melhus kommune 3.2 NASJONALE FØRINGER OG ANBEFALINGER NOU 2011:15, Rom for alle en sosial boligpolitikk for framtiden er en utredning som gir anbefalinger til hvordan kommunene best kan ivareta disse forpliktelsene. Veiledningsmateriale fra KS og Husbanken kan også være aktuelle kilder for kriterier. 4. METODE Fordi valg av metode vil være førende på tidsplan og ressursbruk er det viktig å gjøre vurderinger av det i prosjektplanen. Relevante metoder følger av problemstilling(er). I denne revisjonen vil det bli behov for informasjon fra forskjellige deler av kommuneorganisasjonen. Det er virksomhetsområdet for bygg og eiendom som har ansvar for drift og forvaltning av utleieboliger. Det er naturlig å ha kontakt med leder og andre ansatte innenfor det området. Videre vil det være aktuelt å kontakte NAV, sosialtjenesten i dette prosjektet. Både ved bygg og eiendom og NAV vil det være aktuelt med samtaleintervju fordi det er den beste måte å få inngående informasjon om situasjonen og utfordringer innen området. For å se på system, saksbehandling og tildeling av utleieboliger vil det være aktuelt å se på utvalgte saker. Det kan dessuten være aktuelt å se på regnskap og annen økonominformasjon for å få informasjon. 53 side 7 av 8

REVISJON MIDT-NORGE IKS PROSJEKTPLAN Kommune: Melhus Prosjekt: Utleieboliger 2015 Oppdragsansvarlig: Anna Ølnes Prosjektnr.: 2345 Styringsgruppe, dato: 5. ORGANISERING AV PROSJEKTET Kontrollutvalget har bedt om ferdig rapport innen 30.4.2015 og tilsammen 300 timer. Anna Ølnes er oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor og Arve Gausen er prosjektmedarbeider. 54 side 8 av 8

Kontrollutvalgets årsmelding 2014 Behandles i utvalg Kontrollutvalget i Melhus kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato 09.03.2015 Saksnr 008/15 Eva J. Bekkavik 033, &14, 12/15-10 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2014 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2014 til orientering. Vedlegg Årsmelding 2014 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Melhus kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i 2014. Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendt administrativt forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den 09.03.2015. Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 55

ÅRSMELDING 2014 KONTROLLUTVALGET I MELHUS KOMMUNE 1 56