Til Møte 05/ 2017 Sak 13-15/2017 MØTEBOK FOR KONTROLLUTVALGET Møtested: Kommunestyresalen, Nord-Aurdal Møtedato: Mandag 28.08.17 Møtetidspunkt: Kl. 11.00 15.00 Følgende deltok i møtet: Arnfinn Beito - leder av K-utvalget Trond Vidar Solhaug - nestleder Reidar Schlytter - sekretær Fraværende: Bente Alice Rakstad Øystre Slidre, medlem Andre som var til stedet på møtet: Håvard Telstø Etnedal, leder Inger Anne Lysthaug Etnedal, nestleder Syver Thon Etnedal, medlem (sak 05/2017) Harald Liodden Sør-Aurdal, nestleder Unni Noraker Nord-Aurdal, leder Knut Ove Hennum Nord- Aurdal, nestleder Per W. Strandmo Nord-Aurdal, medlem Nils Ingar Rogne Varamedlem for leder Vestre-Slidre Frode Rolandsgard Vestre Slidre, nestleder Anne Marte Før Vestre Slidre, medlem Bjørn Bjørneseth Vang, leder Håkon Offergaard Jevne Vang, nestleder Jorunn Karlsen Vang, medlem Inger Torunn Klosbøle Ordfører Nord-Aurdal kommune (sak 13/2017) Kristian Damstuen Rådmann Nord Aurdal kommune (sak 13/2017) Eivind Brenna Ordfører Vestre Slidre kommune (sak 13/2017) Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 1
Fra Revisjonen: Åge Sandsengen Dagny Thon Hovrud Revisjonssjef Kommunerevisjonen IKS Revisor Kommunerevisjonen IKS Finn Helge Lyster Sekretariatet Godkjenning av innkalling og sakliste: Enstemmig godkjent. Valg av møteleder: Forslag fra Harald Liodden: Reidar Schlytter Reidar Schlytter ble enstemmig valgt. Før møte ble det drøftet om lukking av møte i sak 06/17: Prioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Møtet vedtok å lukke møte i sak 06/17 Prioritering av forvaltningsrevisjon og selskapskontroll med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24. Enstemmig vedtatt Møteplan høsten 2017: Neste fellesmøte: avtales senere når utredningen er behandlet i k.st. Oppjustert møteplan for alle utvalg legges med referatet, Orienterings-/diskusjonssaker: Orientering fra revisjonen 1. Brev om branntilsyn fra revisjonen til rådmannen i Nord Aurdal dat. 02.05.17. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 2
Rådmennene har uttalt at de skal følge opp punktene som var påpekt i brevet fra revisjonen. 2. Med utgangspunkt i ulike mediaoppslag, var det en generell drøfting av hvilket områder revisjonen bør gå inn på, samt litt om rollefordeling. Sak 13/2017: Sekretariatsordning for kontrollutvalgene i Valdres Dokumenter til saken Notat vedr Felles saksutredning for Valdreskommunene 2017, fra dagens sekretariat Finn Helge Lyster og Reidar Schlytter, behandlet i arbeidsmøte med kontrollutvalgslederne 30.06.17 og sluttbehandlet i møtet 28.08.2017 Oppdragsavtale for sekretariat Svar fra Norges Kommunerevisorforbund, 25.08.17 Bakgrunn: Kommunene i Valdres etablerte en midlertidig sekretariatsløsning i 2013, som gikk ut 31.12.2016. Ordningen ble forlenget av kommunestyret gjeldende ut 2017, i den hensikt å etablere en mer permanent ordning. Saksopplysninger: Notat vedr Felles saksutredning for Valdreskommunene 2017, fra dagens sekretariat Finn Helge Lyster og Reidar Schlytter. Notatet ble sendt Kontrollutvalgene i egen mail dat. 07.07.17. I tillegg har sekretariatet sendt sak på høring til Fylkesmann i Oppland og Norges Kommunerevisorsforbund. Vurdering: Norges Kommunerevisorsforbund har gitt uttale datert 25.08.17. Denne ble lagt fram på møtet og nødvendige justeringer ble innarbeidet i oppdragsavtalen. Fylkesmann i Oppland har ikke levert uttale. Under forslag til vedtak, ble det i alternativ 2 punkt 2 fremmet et tillegg: Kostnader belastes den enkelte kommune ut fra oppdragsmengde/tidsforbruk, Forslag til vedtak: Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 3
De enkelte kontrollutvalgene hadde særmøter og fattet egne vedtak. Vedtakene var likelydende. Kontrollutvalget fremmer følgende forslag til kommunestyret: Det etableres en felles sekretariatsordning for Valdreskommunene. Kommunerevisjon IKS skal, som i dag, ha ansvar for risikovurderingene og påpeke risikoområder overfor kontrollutvalgene mht. gjennomføring av kontroll og tilsyn. Sekretariatet styrkes ved å sette krav til kompetanse innenfor økonomi/regnskap og/eller offentlig saksbehandling. Sekretariatet skal utarbeide møteinnkallinger, sette opp sakslister, føre møtebøker, ha ansvar for KU sitt arkiv og se til at kontrollutvalgets vedtak blir gjennomført, jf. vedlagte oppdragsbeskrivelse. Sekretariatet skal i tillegg utforme saksutredninger om nødvendig i samarbeid med revisjonen. Videre presiseres følgende: o Ved behov for spisskompetanse innenfor enkelte fagfelt kan KU i samarbeid med sekretariatet innhente dette fra eksterne fagmiljø. Kostnader knyttet til dette blir belastet det aktuelle kontrollutvalg. o Revisjonen skal selv stå inne for kvaliteten på det arbeid som utføres. o Sekretariatet bistår kontrollutvalget med å påse at revisor tilfredsstiller formelle kompetansekrav og består kvalitetskontroller mv. o Kontrollutvalgets bestillinger av kontroll- og tilsynsoppgaver fra revisjonen skal fremgå av protokollerte vedtak, om nødvendig i møtebøker unntatt offentlighet. Sekretariatet bistår kontrollutvalget med å påse at revisjonsrapporten svarer til kontrollutvalgets bestilling. Regnskapsrevisjon mv. ligger i oppdraget som valgt revisor. Kontrollutvalgslederne i Valdres gis i oppdrag å etablere en ny sekretariatsløsning for Valdres ved å kjøpe tjenester hos ekstern aktør iht. reglene om offentlige anskaffelser Årlig økonomisk ramme for sekretariatsordningen i Valdres settes til anslagsvis kr. 500 000. Jfr modell B. Det er vanskelig å fastsette eksakt kostnad ved denne modellen. Kostnader belastes den enkelte kommune ut fra oppdragsmengde/tidsforbruk. Sekretariatsordningen evalueres senest etter to år. Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 4
14/2017 Prioritering forvaltningsrevisjon og selskapskontroll Møtet lukket med hjemmel i koml. 31, jf. offl. 24! Dokument i saken: Detaljplan gjennomgås i møtet. Saksopplysninger: Kommunerevisjonen orienterer om: Sentrale ferdigstilte og pågående forvaltningsrevisjonsprosjekter/selskapskontroller. Forvaltningsrevisjoner og selskapskontroller som kan vurderes. Kontrollutvalgene orienterer kort om: Bestilte forvaltningsrevisjonsprosjekter og selskapskontroller, herunder interkommunale prosjekter. Prosjekter utvalgene ønsker å bestille. Forslag til vedtak: Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering, herunder: Prioriterte oppgaver siden forrige fellesmøte. Prioriteringsliste over fremtidige oppgaver. Vurderinger i møtet: Detaljplanen ble gjennomgått og drøftet i fellesskap. Omprioriteringene gjort i fellesskap. Kontrollutvalget tar informasjon fra revisjonen til orientering, herunder: Prioriterte oppgaver siden forrige fellesmøte. Prioriteringsliste over fremtidige iht. nedenforstående liste. Prioritet Kommune TEMA 1 Val-Hall Saker som kommer opp løpende 2 Pågående prosjekter: - Nes - Teknisk sektor - ValHall - Styring av interkommunalt samarbeid - ValHall - Rådmannens internkontroll - VSK Utbyggingsavtaler (Gjennomføres avtaler) - ValHall Utbyggingsavtaler (Felles prinsipper, frivillige og lovpålagte krav) - Flå - Skolesektoren, jf. Oppfølging av PPT-rapporten Prioriterte saker: 3 Ål/Hol Kleivi Næringspark- Foranalyse iht. vedtak i KU Ål Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 5
4 Hall Regionrådet Gjennomgang av: - Organisering og økonomistyring, herav regnskapsførings- og rapporteringsrutiner - Prosjektstyring og rapportering 5 ValHall Varslingsreglementer Er de gode nok? - Oppmuntres det til varsling? Er varslere trygge? 6 ValHall Følge opp tidligere gjennomførte prosjekter/saker: - PPT (ValHall) - Barnevern (Hallingdal) i KU Ål - NAK Økonomistyring PLO (Rapport fra KS-konsulent 4/10-2017, KU orienteres i møte) 7 VAL Barnevern: - Hvor går grensen for tilbudet? Er tjenesten god? Ingen har innsyn! 8 Val- Hall NAV. Kartlegge status: - Sosialstønad ifht. lov, kostnadsnivå og utvikling. - Fokus på å få alle under 25 år i jobb eller skole. Enstemmig vedtatt. 15/2017 Forvaltningsrevisjon vedr. brannberedskap i Valdres (Egne saksnummer for det enkelte kontrollutvalg) Dokument i saken: Forvaltningsrevisjonsrapport vedr. brannberedskap i Valdres med oversendelsesbrev Saksopplysninger: Kommunerevisjon IKS har på oppdrag fra kontrollutvalgene utarbeidet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende brannberedskap i Valdreskommunene. Det henvises til konklusjon og anbefalinger i del 5, og rådmennenes kommentar på side 3 i vedlagt rapport av 28.05.2017. Formålet med rapporten er å undersøke om brannberedskapen er i tråd med politikernes mål og prioriteringer. Revisjonen har ikke kunnet vurdere dette ettersom det bare er Sør- Aurdal som i løpet av de siste årene behandlet en prinsippsak i kommunestyret der nivået på brannberedskapen er behandlet. Revisjonen etterlyser i rapporten tilsvarende prinsippsak i øvrige Valdreskommuner. Rådmennene presiserer i sin uttalelse til rapporten at «brann og beredskap er tema i alle kommuner i årlig budsjettarbeid, og denne besluttes av kommunestyret gjennom årlig budsjett og økonomiplan.» Revisjonen har ikke innhentet dokumentasjon på hvordan nivået på brannberedskapen er debattert i budsjettprosessen i den enkelte kommune tidligere år, slik rådmennene viser til. Men oversender rapporten og ber det enkelte kontrollutvalg vurdere om de politiske drøftingene anses å være tilstrekkelige, eller om kontrollutvalget bør stille spørsmål om Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 6
dette bør underlegges en grundigere politisk drøfting som grunnlag for fremtidige prioriteringer. Revisjonen påpeker at der er viktig at politikerne har vurdert nivået på brann- og redningsberedskapen, herunder om: 1. dagens ordning med deltidsbrannvesen er tilstrekkelig. Mannskapet har i store deler av året ikke vakt med tilhørende plikt å rykke ut, hvilket medfører risiko for at det ikke møter personell når alarmen går ved brann eller ulykke. 2. kvaliteten på f.eks første innsatsbil (utrykningsbil) på brann- og redningsoppdrag har tilstrekkelig innsatsstyrke. Forslag til vedtak Ingen Vurderinger i møtet Møtet konkluderte med at det var viktig å få en mer inngående orientering i kontrollutvalgene for hver kommune. Vedtak Saka utsettes og taes opp i de enkelte kontrollutvalga. Fagernes, 28.08.17 Reidar Schlytter Sekretariatsansvarlig Kopi: Postmottak, ordfører, rådmann og revisjonen Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 7
Møtebok godkjent... Øystre Slidre........... Arnfinn Beito Trond Vidar Solhaug Bente A. Rakstad Leder Arnfinn Beito, tlf. 990 37 525 Side 8