Rapport forvaltningsrevisjon Vedtakskontroll Klæbu kommune

Rapport forvaltningsrevisjon Vedtakskontroll Klæbu kommune År 2004

Innholdsfortegnelse side 1. SAMMENDRAG... 3 1.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...3 1.2 PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER...3 1.3 REVISORS KONKLUSJON...3 1.4 REVISORS ANBEFALING...3 2. INNLEDNING... 4 2.1 BAKGRUNN FOR PROSJEKTET...4 2.2 HJEMMEL FOR FORVALTNINGSREVISJON...4 2.3 HØRING...5 3. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER... 5 3.1 PROBLEMSTILLINGER...5 3.2 REVISJONSKRITERIER...5 4 METODE OG GJENNOMFØRING... 5 4.1 METODE...5 4.2 KILDER...5 4.2 GJENNOMFØRING...6 4.4 AVGRENSNINGER AV PROSJEKTET...6 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER... 6 5.1 ER DET ETABLERT RUTINER FOR VEDTAKSKONTROLL I KLÆBU KOMMUNE SOM FORUTSATT I K-SAK 42/00?...6 5.1. 1 Rådmannens gjennomføring av nødvendige rutiner for vedtakskontroll...6 5.1.2 Politiske organer som omfattes av ordningene med vedtakskontroll...7 5.1.3 Oppfølging av uklare vedtak...7 5.1.4 Kartlegging og statusvurdering av vedtak...8 5.1.5 Rapportering...9 6. REVISORS KONKLUSJON... 9 7. REVISORS ANBEFALINGER... 10 8. HØRING... 10 Orkanger, 19. april 2004 Inge Storås Revisjonssjef Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 2 av 10

1. SAMMENDRAG 1.1 Bakgrunn for prosjektet Kommunestyret vedtok i møte 30.10.00 som K-sak 42/00 å innføre vedtakskontroll i Klæbu kommune. I kommunestyremøte 15.05.03 ble det rettet en henstilling fra en kommunestyrerepresentant om å se på dette vedtaket og hva som er gjort i saken. I kontrollutvalgets møte 24.06.03 (KU-sak 09/03), ble kontrollutvalgets aktivitetsplan 2003/2004 vedtatt. Forvaltningsrevisjon på vedtakskontroll var med i denne planen. 1.2 Problemstillinger og revisjonskriterier Følgende problemstilling for prosjektet ble satt opp: Er det etablert rutiner for vedtakskontroll i Klæbu kommune som forutsatt i K-sak 42/00? Ut fra vedtaket ble det utledet fem revisjonskriterier som konkretiserer de forventninger og krav vi har i prosjektet. De fem revisjonskriteriene er:! rådmannens gjennomføring av nødvendige rutiner for vedtakskontroll! politiske organer som omfattes av ordningene med vedtakskontroll! oppfølging av uklare vedtak! kartlegging og statusvurdering av vedtak! rapportering 1.3 Revisors konklusjon Kommunestyrets vedtak krever at det skal innføres rutiner for kontroll av politiske vedtak. Vi mener dette både krever at det er etablert rutiner for at sakene blir fulgt opp og iverksatt, i tillegg til rutiner for statusvurdering og rapportering på dette. Gjennomgangen viser at Klæbu kommune har rutiner som skal sikre at politisk fattede vedtak blir fulgt opp og iverksatt. Det er også igangsatt tiltak som sikrer rutiner i saksbehandlingen. Kommunens saksbehandlingsverktøy er også tilrettelagt for å gjennomføre vedtakskontroll. Når vi imidlertid holder disse rutinene opp mot vedtaket i K-sak 42/00, omfatter dagens rutiner ikke en statusvurdering og rapportering til de politiske utvalg. Med nødvendig opplæring i bruk av vedtaksoppfølgingsmodulen i saksbehandlingsverktøyet, mener vi Klæbu kommune skal kunne gjennomføre vedtakskontroll slik vedtaket krever. Som følge av at det ikke er etablert rutiner for statusvurdering og rapportering til politiske utvalg, er vedtakets pkt. 2-6 ikke oppfylt. 1.4 Revisors anbefaling Revisor anbefaler at Klæbu kommune innfører vedtakskontroll i samsvar med kommunestyrets vedtak i K-sak 42/00. Videre anbefaler vi at kommunen tar i bruk de muligheter som er tilgjengelig i saksbehandlingsverktøyet, slik at tilbakerapporteringen til de politiske utvalgene kan gjennomføres på en effektiv måte. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 3 av 10

2. INNLEDNING 2.1 Bakgrunn for prosjektet Kommunestyret vedtok i møte 30.10.00 som K-sak 42/00 å innføre vedtakskontroll i Klæbu i samsvar med seks strekpunkter i saksframlegget. Samtidig ble det vedtatt å endre reglementet for kontrollutvalget 4 pkt. 2 i samsvar med dette. Strekpunktene det ble referert til i vedtaket var som følger: 1. Rådmannen bes gjennomføre nødvendige rutiner for kontroll av politiske vedtak. 2. Ordningen omfatter de politiske organ som nevnt i forrige avsnitt i tillegg til kommunestyret. 3. Alle vedtak som er fattet etter 01.01.00 kartlegges og statusvurderes. Ikke-oppfylte vedtak ansvarsplasseres. Etter hvert møte framover gjennomgås administrativt alle vedtak med sikte på ansvarsplassering og tidfesting. 4. Vedtak hvor betydningen er uklar, avklares med politisk leder for aktuelt utvalg. 5. Ikke-oppfylte vedtak med statusvurdering legges fram for respektive utvalg i møte i juni og desember. 6. Første rapport legges fram i desember 00. Endringen i kontrollutvalgets (KU) reglement innebærer at utvalget skal ha seg forelagt en oversikt over de vedtak som pr. 30.06 i det etterfølgende kalenderår ikke er iverksatt. Kontrollutvalget skrev et brev til rådmannen datert 24.09.02, der man bad om en redegjørelse for hva som hadde skjedd i denne saken. Rådmannen svarte i notat mottatt 02.12.02. Kontrollutvalget behandlet saken på nytt i møte 10.12.02 (KU-sak 16/02), der det ble gjort følgende vedtak: Kontrollutvalgets oppgave er å påse at politiske vedtak blir gjennomført. Eventuelle forslag til endringer i denne saken må rådmannen ta opp direkte med kommunestyret. I kommunestyremøte 15.05.03 ble det rettet en henstilling fra en kommunestyrerepresentant om å se på vedtaket om vedtakskontroll, og hva som er gjort i saken. Rådmannen gjorde da oppmerksom på at revisjonen var representert i møtet. I kontrollutvalgets møte 24.06.03 (KU-sak 09/03), ble kontrollutvalgets aktivitetsplan 2003/2004 vedtatt. Aktivitetsplanen består bl.a. av plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon i perioden. Forvaltningsrevisjon på vedtakskontroll var med i denne planen. Hensikten med vedtaksoppfølging i dette prosjektet er å sikre at politisk fattede vedtak blir fulgt opp og iverksatt av administrasjonen. 2.2 Hjemmel for forvaltningsrevisjon Revisjonen skal i følge kommuneloven 60 pkt. 7 og forskrift om revisjon 5 og 8 utføre forvaltningsrevisjon. Dette innebærer tilsyn med at den økonomiske forvaltning foregår i samsvar med gjeldende bestemmelser og vedtak, og foreta en systematisk vurdering av bruk og forvaltning av de kommunale midler med utgangspunkt i oppgaver, ressursbruk og oppnådde resultater. Formålet med forvaltningsrevisjon er å bidra til: # Økt produktivitet, effektivitet og måloppnåelse for kommunen # At kommunal virksomhet drives i samsvar med regelverk Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 4 av 10

2.3 Høring # Å skaffe fram informasjon som gir grunnlag for kommunestyrets og kontrollutvalgets til syn med forvaltningen Delrapporten har vært til høring for verifisering av fakta med høringsfrist 04.12.03. Revisjonen mottok tilbakemelding fra rådmannen datert 04.12.03. Rapporten er noe endret som følge av rådmannens kommentarer. 3. PROBLEMSTILLINGER OG REVISJONSKRITERIER 3.1 Problemstillinger Kommunestyrets vedtak i K-sak 42/00 ligger til grunn for prosjektet. Problemstillingen er derfor utformet slik at den skal belyse status i Klæbu kommune i forhold til dette vedtaket. Problemstillingen er på denne bakgrunn: Er det etablert rutiner for vedtakskontroll i Klæbu kommune som forutsatt i K-sak 42/00? 3.2 Revisjonskriterier Vi besvarer problemstillingen ved å vurdere funnene opp mot 5 revisjonskriterier som er utledet fra vedtaket i K-sak 42/00. Revisjonskriterier skal angi en standard/norm som konkretiserer de forventninger og krav vi har i prosjektet. De fem revisjonskriteriene er:! rådmannens gjennomføring av nødvendige rutiner for vedtakskontroll! politiske organer som omfattes av ordningene med vedtakskontroll! oppfølging av uklare vedtak! kartlegging og statusvurdering av vedtak! rapportering 4 METODE OG GJENNOMFØRING 4.1 Metode 4.2 Kilder Revisor sendte 17. september 2003 brev til rådmannen med en orientering om oppstart av prosjektet. Som metode for datainnsamling er det benyttet samtaler, dokumentanalyse av kommunestyrevedtak og interne rutiner. Det er innhentet informasjon fra brukerhjelpen hos IBM, og informasjon om hvordan vedtakskontroll gjennomføres i andre kommuner. I arbeidet har vi lagt vekt på å kartlegge dagens rutiner på området, men også hva som har skjedd i tidsrommet fra vedtaket ble fattet og fram til i dag. Vi har gått igjennom K-sak 42/00, KU-sakene 16/02 og 9/03, rutinebeskrivelse for Kontor 2000 av 30.08.00, Klæbu kommunes arkivplan, notat fra rådmann til KU mottatt 02.12.02 samt informasjon fra internett om saksbehandlingssystemet Kontor 2000 1. Vi har hatt samtaler med rådmann Ruth Astrid Eng Mule, formannskapssekretær Ingfrid Berntzen, systemansvarlig for saksbehandlingssystemet Geir Magne Sund, personalsjef Melhus kommune Roar Dønheim og informasjonssjef Trondheim kommune Ragnhild Setsaas. 1 Elektronisk saksbehandlingssystem levert av IBM Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 5 av 10

4.2 Gjennomføring Prosjektet er gjennomført av revisor Ann Katharine Gardner. 4.4 Avgrensninger av prosjektet Prosjektet omhandler politiske vedtak. Vedtak fattet administrativt etter delegasjonsbestemmelsene omfattes ikke av dette prosjektet. Vedtakskontroll omfatter både administrasjonens oppfølging og iverksettelse av politisk fattede vedtak, samt statusvurdering og rapportering tilbake til de politiske utvalgene. 5. REVISORS FUNN OG VURDERINGER 5.1 Er det etablert rutiner for vedtakskontroll i Klæbu kommune som forutsatt i K-sak 42/00? 5.1.1 Rådmannens gjennomføring av nødvendige rutiner for vedtakskontroll Funn: I hht. kommunestyrets vedtak i K-sak 42/00 pkt. 1 bes rådmannen gjennomføre rutiner for kontroll av politiske vedtak. I notat av 02.12.02 til kontrollutvalget svarer rådmannen at rådmannen har ansvar for internkontroll og kvalitetssikring på alle tjenesteområder herunder også iverksetting av politiske vedtak. Kommunens Kontor 2000-rutiner av 30.08.00 beskriver saksbehandlingsrutinene både for administrative og politiske saker. Beskrivelsen er laget for å sikre at saksbehandlingssystemet er fullstendig og ajour. I flg. rutinen skal møtesekretæren bl.a. sørge for at status og resultat av den politiske behandlingen av sakene blir registrert, og at berørte parter får melding om vedtaket. Dersom en sak krever oppfølging for eksempel i form av egen kunngjøring og spesiell underretning til aktuelle parter, skal praktisk gjennomføring av dette avklares med vedkommende etat/saksbehandler. I følge rådmannen har man fullført saksbehandling i Klæbu kommune, som innebærer at saksbehandler har ansvaret for at vedtak blir gjennomført. Som følge av omstruktureringen i Klæbu kommune fra 01.01. 2003, har rådmannen bedt om at det utarbeides rutinebeskrivelser for de fleste tjenesteområder. I den forbindelse er det nedsatt ei gruppe som skal jobbe med å få på plass saksbehandlingsrutiner i skriftlig form. Det er en målsetting for kommunen å ha et helhetlig system både politisk og administrativt. Det er derfor lagt ned mye arbeid i å få på plass bestemmelser og et godt system for post/arkiv, som bl.a. er tilpasset organisasjonsformen. Arkivplanen (ferdig våren 2003) gjelder for hele kommunens virksomhet, og dokumenterer arkivorganisasjonen og regler for hvordan arkivet skal forvaltes i Klæbu kommune. Til en viss grad berøres også saksbehandlers rutiner for å sikre at arkivet kompletteres. I arkivplanen er det tatt inn et eget avsnitt om instruks for saksbehandler. Dette fastslår at det er saksbehandlers ansvar å følge opp sakene. Avsnittet kan leses slik at saksbehandler dermed har ansvaret for oppfølging av alle saker vedkommende jobber med, inklusive saker som behandles politisk. Det gjennomføres ikke statusvurdering og rapportering til utvalgene på politiske vedtak i kommunen i dag. Saksbehandlingsrutinene ivaretar ikke slik tilbakerapportering. Våren 2003 kjøpte kommunen inn versjon 5.0a av Kontor 2000 som har en tilleggsmodul kalt vedtaksoppfølging. Denne modulen gjør det mulig å få ut en rapport som viser alle sa- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 6 av 10

ker med status vedtak ikke iverksatt eller vedtak iverksatt. Denne versjonen av systemet ble tatt i bruk i løpet av våren 2003. På vår forespørsel opplyser Ingfrid Berntzen at modulen vedtaksoppfølging foreløpig ikke er tatt i bruk. I løpet av høsten 2003 har Kontor 2000- versjonen blitt ytterligere oppgradert. Vinteren 2004 startet administrasjonen gjennomføringen av intern opplæring på Kontor 2000 for kommunens Kontor 2000-brukere. Dette er i første omgang et innføringskurs for nye saksbehandlere og et oppfriskningskurs for andre som allerede er brukere av systemet. I tillegg kjøres kursing på de nye modulene innen saksbehandlingssystemet som Klæbu kommune kjøpte inn våren 2003. Revisors vurdering: Som øverste leder for den kommunale administrasjonen har rådmannen, slik rådmannen selv påpeker i sitt notat, ansvar for internkontroll og kvalitetssikring. Kontor 2000-rutinene plasserer ansvaret for oppfølging av sakene, og bidrar til å sikre at politiske vedtak skal bli fulgt opp og iverksatt. Saksbehandlingssystemet som benyttes i dag er også tilrettelagt for dette og bidrar til at det skal kunne gjennomføres vedtakskontroll. Dette krever imidlertid at saksbehandlingsrutinene endres slik at også vedtaksoppfølgingsmodulen i saksbehandlingssystemet tas i bruk. Vi vurderer det dithen at prosesser er virksomme og at det er foretatt noen grep mht. organisering som er ledd i rutineutarbeidelse, for eksempel utarbeidelse av rutinebeskrivelse for de fleste tjenesteområder og arkivplanen. 5.1.2 Politiske organer som omfattes av ordningene med vedtakskontroll Funn: Kommunestyrets vedtak pkt. 2 innebærer at ordningen skal omfatte kommunestyret, formannskap, utvalgene for oppvekst, -kultur, -næring og miljø, -omsorg og administrativt utvalg (partssammensatt utvalg)/amu. I notat fra rådmannen til kontrollutvalget av 02.12.02, ber rådmannen om at ordningen begrenses til å gjelde utvalg med beslutningsmyndighet, ettersom politiske utvalg kan legges ned og opprettes fra dag til dag. I Trondheim og Melhus kommuner gjennomføres vedtakskontrollen kun for formannskap og bystyre/kommunestyre. Ingen av de politiske utvalgene i Klæbu kommune er omfattet av slik kontroll. Revisors vurdering: Ingen av de politiske utvalgene i kommunen er i dag omfattet av vedtakskontroll. Kommunestyrets vedtak er ikke fulgt opp på dette punkt. Rådmannen argumenterer med at ordningen bør begrenses til å gjelde utvalg med beslutningsmyndighet, ettersom politiske utvalg kan legges ned og opprettes fra dag til dag. Det vil kunne være relativt stor variasjon i hvilke politiske utvalg en kommune har, både som følge av kommunens økonomi og organisering. Et politisk vedtak vil likevel være bindende for kommunen selv om utvalget som gjorde det formelle vedtaket i ettertid skulle bli nedlagt. I praksis vil saken da bli flyttet til det politiske utvalg som har ansvaret for det område saken gjelder. 5.1.3 Oppfølging av uklare vedtak Funn: I pkt. 4 i kommunestyrevedtaket framgår at det ved uklarhet omkring politiske vedtak, skal politisk leder for det aktuelle utvalget kontaktes for å få klargjort innholdet. Det framgår av rådmannens notat at rådmannen i slike tilfeller bør sende saken tilbake til beslutningsorga- Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 7 av 11

net. Ifølge rådmannen har det skjedd ved et par anledninger at saker har vært sendt tilbake til utvalget. Revisors vurdering: Fremgangsmåten for oppfølging av politiske vedtak er ikke samsvar med de rutiner kommunestyret har angitt i vedtaket på dette punkt. Rådmannen argumenterer i sitt notat med at dersom et vedtak er formulert slik at innholdet kan (må/bør) tolkes, bør rådmannen sende saken tilbake til beslutningsorganet. Dersom det kan sås tvil om innholdet av et politisk fattet vedtak er det viktig å innhente kunnskap om hva som skal være riktig. Kommunestyret har gitt retningslinjer for hvilken måte dette skal foregå. 5.1.4 Kartlegging og statusvurdering av vedtak Funn: Kommunestyret har i sitt vedtak krevd at statusrapporteringen skal skje for saker vedtatt fra 01.01.00. I sitt notat til kontrollutvalget har rådmannen pekt på at oppfylling av kommunestyrets vedtak vil kreve en betydelig arbeidsinnsats. Dette ble begrunnet med at det tidligere ikke var mulig å få ut rapporter over saker med tilhørende vedtak behandlet i de ulike utvalg. I perioden fra vedtaket ble fattet i kommunestyret og fram til kontrollutvalgets forespørsel høsten 2002, har kommunen hatt rådmannsskifte. Nåværende rådmann var inntil kontrollutvalgets forespørsel ukjent med kommunestyrets vedtak. Dersom rådmannen skulle oppfylle kommunestyrets krav, ville man på det tidspunktet være nødt til å gjennomgå alle utvalgssaker for 2000, 2001 og store deler av 2002. I en periode med omorganisering av administrasjonen, ble dette arbeidet ikke prioritert. Med statusrapportering menes en skriftlig rapportering over status i forhold til oppfølging av det enkelte politiske vedtak. Dette betyr at det politiske utvalg som har fattet et vedtak, skal få tilbakemelding på hva som er gjort i forhold til vedtaket og hva som eventuelt ikke er gjort. I flg. arkivplanen (lagt ut på intranettet 01.05.03) skal det kjøres ut ei restanseliste for hver saksbehandler 1 gang i måneden. Denne restanselista viser hvilke inngående brev/dokumenter som ikke er behandlet/besvart. I noen tilfeller vil slike inngående brev kreve politisk behandling. I slike tilfeller vil også uavsluttede saker komme fram på restanselista. Det er imidlertid ikke alltid at saker til politisk behandling har sitt utgangspunkt i inngående brev eller dokumenter. Disse sakene vil da ikke komme med på restanselista. Ved å ta i bruk Kontor 2000 versjon 5.0a, har kommunen modulen vedtaksoppfølging tilgjengelig. Før 01.03.03 hadde man en eldre versjon av Kontor 2000, og dermed ikke den aktuelle modulen. Flere kommuner har innført vedtakskontroll for sine politiske utvalg. Vi har innhentet informasjon om hvordan dette gjennomføres i Trondheim kommune og Melhus kommune. Begge disse kommunene benytter saksbehandlingssystemet Kontor 2000. Trondheim kommune benytter versjon 5.0b og har dermed den aktuelle modulen integrert på samme måte som Klæbu kommune. Trondheim kommune benytter heller ikke denne modulen fullt ut. Dette skyldes at man ikke har vært klar over at man hadde denne muligheten. I Melhus kommune benyttes versjon 4.1. De har heller ikke kjøpt til vedtaksoppfølgingsmodulen til sitt system. Både i Trondheim og Melhus gjennomføres vedtakskontroll ved at samtlige vedtak kopieres inn i vanlig tekstbehandlingsprogram. Dokumentet oversendes deretter til de som er ansvarlige for sakene. Disse må da gå inn og påføre hvordan status i den aktuelle Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 8 av 11

saken er. Systemet er tidkrevende, men så vidt vi kjenner til den eneste måten å få gjennomført vedtakskontrollen på uten en egen vedtaksoppfølgingsmodul. Revisors vurdering: Rådmannsskifte har ført til at nåværende rådmann var ukjent med saken inntil kontrollutvalget tok opp saken på nytt. Kommunestyres vedtak er likevel bindende for administrasjonen, og saken krevde iverksettelse allerede i 2000. Nåværende rådmanns begrunnelse for at statusrapportering ikke er innført, er først og fremst at dette ville være svært ressurskrevende i en periode med omorganisering. Vi har forståelse for at det vil være svært krevende å ta igjen alle sakene fra 01.01.00. En eventuell lemping på dette kravet er det imidlertid bare kommunestyret som kan behandle og vedtaksfeste. For framtiden har Klæbu kommune muligheten til å benytte vedtaksoppfølgingsmodulen i saksbehandlingssystemet, og dermed kunne spare store deler av arbeidet som i dag gjøres manuelt i Trondheim og Melhus. Dette krever imidlertid at dette innarbeides som en del av saksbehandlingslingsrutinen, og at det gis den nødvendige opplæring i bruk av vedtaksoppfølgingsmodulen. 5.1.5 Rapportering Funn: Kommunestyrets vedtak pkt. 5 og 6 krever at statusrapport legges fram for respektivt utvalg i møte i juni og desember, med første rapportering innen desember 2000. I rådmannens notat mottatt 02.12.02 spør rådmannen om den ene rapporteringen kan skje i forbindelse med årsmeldingen. Etter det vi kjenner til er det ikke lagt fram slik statusrapport for noe politisk utvalg siden kommunestyret gjorde sitt vedtak. På vår forespørsel opplyser rådmannen at det ikke er lagt fram noen sak for kommunestyret om eventuell lemping av kravene i K -sak 42/00. Kommunestyrets vedtak førte til en endring i reglementet for kontrollutvalget i kommunen. Endringen fører til at også kontrollutvalget skal ha seg forelagt en statusrapportering over hvilke vedtak som i det etterfølgende kalenderår ikke er iverksatt. Revisors vurdering: Selv om årsmeldingen i grove trekk omfatter en tilbakerapportering til politikerne på administrasjonens gjennomføring og oppfølging av fastsatte mål for kommunen, vil ikke denne være å betrakte som en fullverdig vedtakskontroll slik vi oppfatter det. Dersom dette skulle være tilstrekkelig vil årsmeldingen måtte inneholde et eget kapittel der samtlige aktuelle vedtak blir gjennomgått og statusvurdert. Endringen i kontrollutvalgets regelverk medfører, etter vårt syn, at det vil være tilstrekkelig å legge fram den samme statusrapporten som legges fram for kommunestyret. 6. REVISORS KONKLUSJON Kommunestyrets vedtak krever at det skal innføres rutiner for kontroll av politiske vedtak. Vi mener dette både krever at det er etablert rutiner for at sakene blir fulgt opp og iverksatt, i tillegg til rutiner for statusvurdering og rapportering på dette. Gjennomgangen viser at kommunen har rutiner som skal sikre at politisk fattede vedtak blir fulgt opp og iverksatt. Det er også igangsatt tiltak som sikrer rutiner i saksbehandlingen. Kommunens saksbehandlingsverktøy er også tilrettelagt for å gjennomføre vedtakskontroll. Når vi imidlertid holder disse rutinene opp mot vedtaket i K-sak 42/00, omfatter dagens rutiner ikke en statusvurdering og rapportering til de politiske utvalg. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 9 av 11

Med nødvendig opplæring i bruk av vedtaksoppfølgingsmodulen i saksbehandlingsverktøyet, mener vi kommunen skal kunne gjennomføre vedtakskontroll slik vedtaket krever. Som følge av at det ikke er etablert rutiner for statusvurdering og rapportering til politiske utvalg, er vedtakets pkt. 2-6 ikke oppfylt. 7. REVISORS ANBEFALINGER Vi anbefaler at Klæbu kommune innarbeider rutiner for statusvurdering og rapportering til politiske utvalg i saksbehandlingsrutinene, i samsvar med kommunestyrets vedtak i K-sak 42/00. Videre anbefaler vi at kommunen tar i bruk de muligheter som er tilgjengelig i saksbehandlingsverktøyet, slik at tilbakerapporteringen til de politiske utvalg kan gjennomføres så effektivt som mulig. 8. HØRING Foreløpig rapport har vært til høring hos administrasjonen, med høringsfrist 02.04.04. Administrasjonens bemerkninger er innarbeidet i rapporten der vi har funnet det nødvendig. Vestre Revisjonsdistrikt Sør-Trøndelag IKS Side 10 av 11