Evaluering av kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat KONKURRANSEGRUNNLAG Åpen anbudskonkurranse (FOA del II) Saksnummer: 13/1084 1
Innhold 1 GENERELL BESKRIVELSE... 3 1.1 Oppdragsgiver... 3 1.2 Anskaffelsens formål... 3 1.3 Omfang... 3 1.4 Deltilbud... 4 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning... 4 1.6 Kunngjøring... 4 1.7 Viktige datoer... 4 2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD... 5 2.1 Anskaffelsesprosedyre... 5 2.2 Taushetsplikt... 5 2.3 Forbehold og avvik... 5 2.4 Vedståelsesfrist... 6 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget... 6 2.6 Tilleggsopplysninger... 6 3 Kvalifikasjonskrav... 6 3.1 Obligatoriske krav... 6 4 TILDELINGSKRITERIER... 6 4.1 Vektingsmodell... 7 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming... 7 5.1 Innlevering av tilbud... 7 5.2 Tilbudets utforming... 8 6 Vedlegg... 9 2
1 GENERELL BESKRIVELSE 1.1 Oppdragsgiver Kommunal- og moderniseringsdepartementet (KMD) har ansvaret for å følge opp regjeringens politikk overfor kommuner og fylkeskommuner. Departementet skal bidra til at det legges til rette for et sterkt lokaldemokrati, gode tjenester og en hensiktsmessig kommunestruktur. Dette skjer blant annet gjennom forvaltning av kommuneloven, inndelingsloven, lov om interkommunale selskaper og forsøksloven. Kommunal- og regionaldepartementet har overordnet ansvar for statens økonomiske overføringer til kommunene, overordnet ansvar for oppgavefordelingen mellom staten og kommunesektoren, gjennomføring av valg og tiltak som på andre måter kan stimulere lokaldemokratiet. Departementet skal også bidra til at staten i sin styring av kommunene opptrer mest mulig helhetlig og samordnet. Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post Gry Langsæther Gry-Anita.Langsather@kmd.dep.no Eventuelle spørsmål kan rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver hva gjelder anbudskonkurransen enn nevnte kontaktperson. 1.2 Anskaffelsens formål Oppdraget skal styrke kunnskapsgrunnlaget om sentrale deler av den kommunale egenkontrollen. Regjeringen oppnevnte i juni 2013 et utvalg som skal foreta en helhetlig gjennomgang av kommuneloven for å styrke det kommunale selvstyre. I mandatet fremgår at utvalget blant annet skal vurdere om reglene om egenkontroll, herunder blant annet om omfanget av etterlevelsesrevisjon bør styrkes, samt om det er behov for nærmere krav til forvaltningsrevisjon og selskapskontroll. Evalueringen vil kunne gi et godt kunnskapsgrunnlag for lovutvalget og vilkunne danne grunnlag for en eventuell vurdering av regelverk og for utvikling av nye tiltak. Oppdraget består av to deler evaluere kontrollutvalg og kontrollutvalgssekretariat. Ytterligere beskrivelse av leveransen følger av bilag 1 til kontrakt. 1.3 Omfang Anskaffelsen har en fastpris på kroner 800 000 inklusive merverdiavgift. 3
1.4 Deltilbud Det er ikke adgang til å gi tilbud på deler av oppdraget. 1.5 Konkurransegrunnlagets oppbygning Del 1 Dette dokumentet med bestemmelser om konkurransegjennomføringen og tildelingskriterier. Del 2 Kontrakt med de bilag som angitt i tabellen nedenfor. Avtaleforholdet vil bli regulert av vedlagte kontraktsvilkår, standardavtale for forsknings- og utredningsoppdrag. Det er foretatt noen endringer i avtalen, se bilag 6. Alle rubrikker skal være krysset av (Ja eller Nei): Ja Bilag 1: Kundens beskrivelse av Oppdraget Bilag 2: Konsulentens spesifikasjon av Oppdraget Bilag 3: Prosjekt- og fremdriftsplan Bilag 4: Administrative bestemmelser Bilag 5: Samlet pris og prisbestemmelser Bilag 6: Endringer i den generelle avtaleteksten Bilag 7: Endringer i ytelsen etter avtaleinngåelsen Andre bilag: Nei 1.6 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN-databasen Se www.doffin.no 1.7 Viktige datoer Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN 07.01.2014 Frist for å stille spørsmål 12.02.2014 kl.12:00 Frist for å levere tilbud 19.02.2014 kl 12:00 Evaluering Frem til 07.03.2014 Valg av leverandør og meddelelse til leverandører 07.03.2014 Klagefrist 19.03.2014 kl 12:00 Kontraktsinngåelse 20.03.2014 Det gjøres oppmerksom på at tidspunktene etter tilbudsfristen er tentative. 4
2 REGLER FOR GJENNOMFØRING AV KONKURRANSEN OG KRAV TIL TILBUD 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 nr. 69 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffelsen skal gjennomføres etter forskriftens del I og del II (under EØSterskelverdi og uprioriterte tjenester). Kontraktstildeling vil bli foretatt etter prosedyren Åpen anbudskonkurranse, jfr. FOA 5-1. Bare de tilbyderne som oppfyller kvalifikasjonskravene vil få sine tilbud evaluert. I denne konkurransen er det ikke anledning til å forhandle. Det er følgelig ikke anledning til å endre tilbudet etter tilbudsfristens utløp. Videre gjøres det oppmerksom på at tilbud som inneholder avvik, forbehold, feil, uklarheter, ufullstendigheter mv. som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal vurderes sammenliknet med de øvrige tilbudene, skal avvises etter FOA 11-11(1)f. Leverandøren oppfordres derfor på det sterkeste til å følge de anvisninger som gis i dette konkurransegrunnlaget med vedlegg og eventuelt stille spørsmål ved uklarheter per e-post til kontaktperson. 2.2 Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller driftsog forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jf. FOA 3-6, jf. forvaltningsloven 13. 2.3 Forbehold og avvik Dersom leverandøren tar forbehold mot deler av konkurransegrunnlaget/ kravspesifikasjonen/ kontrakt eller andre konkurransedokumenter, skal dette klart fremgå av tilbudet. Forbeholdene skal spesifiseres med hvilke konsekvenser dette har for ytelse, pris eller andre forhold. Det samme gjelder for avvik. Forbehold og avvik skal være presise og entydige og tas inn i tilbudsbrevet slik at oppdragsgiver kan vurdere dem uten kontakt med leverandøren, jfr. FOA 11-3. Vesentlige forbehold og forbehold eller avvik som kan medføre tvil om hvordan tilbudet skal bedømmes i forhold til de øvrige tilbudene vil føre til at tilbudet avvises, jfr. FOA 11-11(1). Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil kunne bli betraktet som forbehold dersom det er vesentlig avvik fra foreliggende konkurranseeller kontraktsbestemmelser. 5
2.4 Vedståelsesfrist Leverandøren må vedstå seg sitt tilbud inntil 10. april 2014. 2.5 Oppdatering av konkurransegrunnlaget Eventuelle rettelser, suppleringer eller endringer av konkurransegrunnlaget, samt spørsmål og svar i anonymisert form, vil bli formidlet til alle leverandører som har registrert sin interesse for anskaffelsen på Doffin.no. 2.6 Tilleggsopplysninger 3 Kvalifikasjonskrav 3.1 Obligatoriske krav Krav Leverandøren skal ha ordnede forhold mht. skatteinnbetaling og merverdiinnbetaling. Dokumentasjonskrav Skatteattest Merverdiavgiftsattest En attest for skatt og en attest for betalt avgift utstedes enten av det lokale skattekontoret eller skatteoppkreverkontoret der hvor leverandøren har sitt hovedkontor. Se: (http://www.skatteetaten.no/no/alt-om/skatteattest/) Utenlandske leverandører skal fremlegge attester fra tilsvarende myndigheter som de norske. Leverandøren skal ha et fungerende HMS- system. HMS-egenerklæring 4 TILDELINGSKRITERIER Bare tilbud som er levert av kvalifiserte tilbydere og som innfrir de obligatoriske krav og spesifikasjoner som angitt i konkurransegrunnlaget, herunder kontraktsforslaget og kravspesifikasjonen vil bli vurdert i forhold til tildelingskriteriene. 6
Tildelingen skjer på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgende kriterier: 1. Leverandørens løsningsforslag (60%) a) I hvilken grad og hvordan det svares på oppdraget, herunder forslag til ytterligere/tilstøtende problemstillinger som det bør forskes på. b) Redegjørelse og begrunnelse for forskningsdesign og metodevalg i tilknytning til de enkelte tema og spørsmål. c) Forslag til strukturering av sluttrapporten. d) Bruk av oppnevnt referansegruppe. 2. Leverandørens kompetanse (40%) a) Sammensetning av team, herunder antall timer og fordeling av disse på prosjektleder og den enkelte prosjektmedarbeider. b) Grad av relevant kompetanse hos prosjektleder. c) Grad av relevant kompetanse hos prosjektmedarbeidere. d) Robusthet i forhold til gjennomføringsevne. 4.1 Vektingsmodell Scoringsskalaen går fra 0 (minst gunstig/ lavest verdi) til 10 (mest gunstig/ høyest verdi). Manglende egenskap scorer 0. Beste tilbuds verdi/egenskap for hvert tildelingskriterie scorer 10. De øvrige tilbudenes verdi/egenskaper scorer tilsvarende forholdsmessig lavere basert på den relative forskjellen til beste tilbud for hvert tildelingskriterium. 5 Innlevering av tilbud og tilbudsutforming 5.1 Innlevering av tilbud Tilbudet skal leveres/sendes til: Postadresse: Kommunal- og moderniseringsdepartementet v / Gry Langsæther Postboks 8112 Dep Leveringsadresse: Kommunal- og moderniseringsdepartementet v/ Gry Langsæther Varemottak Akersgata 59, innkjøring fra Munchs gate 0180 Oslo Åpningstid 08-15 7
Tilbudet skal være datert og undertegnet av ansvarlig representant for leverandør, legges i nøytral, lukket konvolutt og tydelig merkes med: "Tilbud, saksnr. (13/1084) v/ Gry Langsæther. Åpnes kun av adressat Tilbudet skal leveres i ett eksemplarer uten noen form for innbinding eller stifting, enten innsatt i ringperm med skillekort, eller i plastlomme eller lignende. Tilbudet skal også leveres elektronisk på cd-rom eller minnepenn. I tillegg skal det legges ved en kopi av tilbudsdokumentet hvor opplysninger som er vurdert som taushetsbelagte er sladdet. Det er også tillatt å levere tilbud per e-post: E- post adressen som skal benyttes er da: Gry-Anita.Langsather@kmd.dep.no Ved innsending skal det følge med et tilbudsbrev (følgebrev) som skal være datert og signert av bemyndiget person hvor det tydelig skal fremgå: Virksomhetens navn Adresse Organisasjonsnummer Kontaktperson med e-postadresse og telefonnummer Eventuelle forbehold skal gå klart frem av tilbudsbrevet 5.2 Tilbudets utforming Tilbudet skal utformes i henhold til den disposisjon som følger av dette konkurransegrunnlaget og bilag 1 i kontrakten. Leverandør er selv ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkter besvares/belyses og dokumenteres i tilbudet. Tilbudet utformes med denne disposisjonen: Tilbudsbrev signert av ansvarlig representant for leverandøren. Tilbudsbrevet må inneholde følgende: o En aksept av vilkår i konkurransegrunnlaget og utkast til kontrakt og spesielle kontraktsvilkår. Eventuelle forbehold må fremkomme her og være angitt i henhold til de bestemmelser som er gitt om forbehold og avvik i dette konkurransegrunnlaget. Videre må brevet inneholde navn og kontaktinformasjon til leverandørens kontaktperson. Skatteattest, attest på betalt skatt og arbeidsgiveravgift fra kemnerkontoret. MVA-attest, attest på betalt merverdiavgift fra skattefogdekontoret. 8
HMS-egenerklæring. Leverandørens løsningsspesifikasjon (Leverandørens svar på oppdragsgivers kravspesifikasjon med etterspurt dokumentasjon Kontraktens bilag 2) Utfylt bilag 3,4 og 5 6 Vedlegg Vedlegg 1 - Utkast til kontrakt med bilag Vedlegg 2 Skjema for HMS egenerklæring 9