Kontrollutvalet i Stord kommune Møteprotokoll Utvalg: Kontrollutvalet i Stord kommune Møtestad: Formannskapssalen, Stord rådhus Dato: 04.04.2017 Tidspunkt: 14:00 15:50 Følgjande faste medlemmer møtte: Navn Funksjon Representerer Fredrik Litleskare Leiar H Tarjei Haga Medlem AP Odd Ståle Larsen Medlem FRP Anna Herborg Førland Medlem AP Følgjande medlemmer hadde meldt forfall: Navn Funksjon Representerer Peggy Husevik Bærøy Nestleiar V Følgjande varamedlemmer møtte: Navn Møtte for Representerer Inge Øpstad Peggy Husevik Bærøy AP Merknader Andre som møtte: Navn Stilling Hogne Haktorson Kontrollsjef Hord. fylkeskom., Sekret. for kontr.utv. Birte Bjørkelo Director / forv.rev. i Deloitte AS (Tom. sak PS 17/17) Fredrik Litleskare utvalsleiar Hogne Haktorson utvalssekretær Dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikkje underskrift. 1
Saksliste Utvalgssaksnr PS 12/17 PS 13/17 PS 14/17 Innhold Lukket Arkivsaksnr Godkjenning av innkalling og sakliste Godkjenning av protokoll frå forrige møte Årsrapport frå skatteoppkrevjaren og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2016 - Stord kommune 2016/55 PS 15/17 Årsmelding 2016 for kontrollutvalet i Stord kommune 2016/85 PS 16/17 PS 17/17 Forvaltningsrevisjon av prosjektstyring og oppfølging av investeringar - bestilling Referatsaker 2017/17 RS 7/17 Invitasjon til FKTs fagkonferanse og årsmøte 2017 2015/127 RS 8/17 Budsjettbrev 2015/178 RS 9/17 Samarbeidsrådet for Shl. IKS - representantskapsmøte 07.04.17. 2017/36 RS 10/17 Representantskapsmøte i SIM 2017, førebels melding 2014/357 RS 11/17 Ordinær generalforsamling i Opero AS 2017/39 RS 12/17 Fastlandssambandet Halsnøy AS - oppfølging i HFK etter selskapskontroll 2015/3 RS 13/17 Val av nytt kontrollutval og endringar i ulike komitear 2015/175 RS 14/17 Nedlegging av skattekontoret i Stord 2016/55 PS 18/17 Gjennomgang av møteprotokollar i Stord kommune 2015/177 PS 19/17 PS 20/17 Eventuelt Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Stord kommune - val av revisor 2014/302 PS 12/17 Godkjenning av innkalling og sakliste Det framkom ikkje merknader til innkalling og saksliste Innkalling og saksliste vart godkjent. 2
PS 13/17 Godkjenning av protokoll frå forrige møte Det framkom ikkje merknader til protokoll frå møte 23.02.17. Protokoll frå møte 23.02.17. vart godkjent PS 14/17 Årsrapport frå skatteoppkrevjaren og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2016 - Stord kommune Forslag til uttale 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført på ein tilfredstillande måte. 2. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Stord kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2016 vert teke til orientering og oversendt kommunestyret til orientering Forslag til uttale vart samrøystes vedteke. Uttale: 1. Kontrollutvalet merkar seg at Skatteetaten konkluderer med at Stord kommune har ein skatteoppkrevjarfunksjon som i det alt vesentlege vert utført på ein tilfredstillande måte. 2. Årsrapport frå skatteoppkrevjaren i Stord kommune og kontrollrapport frå Skatteetaten for 2016 vert teke til orientering og oversendt kommunestyret til orientering PS 15/17 Årsmelding 2016 for kontrollutvalet i Stord kommune Forslag til innstilling Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2016. Liten redigering gjort. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. Innstilling: Kommunestyret godkjenner årsmelding frå kontrollutvalet for 2016. 3
PS 16/17 Forvaltningsrevisjon av prosjektstyring og oppfølging av investeringar - bestilling Forslag til vedtak 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av «Prosjektstyring og oppfølging av investeringar» frå Deloitte, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan, og evt. innspel under drøftinga i møtet. 2. Evt. ny / korrigert prosjektplan vert å senda sekretariatet innan 19.04.17. 3. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan, inkludert presentasjon av rapporten i møte i kontrollutvalet. 4. Det vert og akseptert opsjon på evt. presentasjon av rapporten i Stord kommunestyre, faktuert etter timeforbruk inntil 6 timar. 5. Det er ønskjeleg at Deloitte, i samband med at revisjonsrapporten vert send på høyring til rådmannen, ber om at han også tar stilling til korleis forslag til tiltak som ligg i rapporten bør prioriterast. 6. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan 06.11.17, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd i rapporten. Forvaltningsrevisor Birte Bjørkelo frå Deloitte innleia om utkast til prosjektplan, og utvalet drøfta problemstillingane. Etter sams drøfting samla utvalet seg om slik alternativ til pkt. 2: Som prosjekt/case vert å nytta Stord ungdomsskule som pågåande prosjekt, samt eit avslutta prosjekt innan VA-sektoren. Dessutan vart «evnt. presentasjon» endra til «presentasjon» i pkt. 4, då utvalet alt no føreset at revisjonsrapporten skal presenterast for kommunestyret. Forslag til vedtak, inkl. alternativ til pkt. 2 og sløyfing av «evnt.» i pkt. 4, vart samrøystes vedteke. 1. Kontrollutvalet bestiller forvaltningsrevisjon av «Prosjektstyring og oppfølging av investeringar» frå Deloitte, med utgangspunkt i forslag til prosjektplan, og evt. innspel under drøftinga i møtet. 2. Som prosjekt/case vert å nytta Stord ungdomsskule som pågåande prosjekt, samt eit avslutta prosjekt innan VA-sektoren. 3. Det vert akseptert ein samla timeressurs på inntil det timetal som ligg i forslag til prosjektplan, inkludert presentasjon av rapporten i møte i kontrollutvalet. 4. Det vert og akseptert opsjon på presentasjon av rapporten i Stord kommunestyre, faktuert etter timeforbruk inntil 6 timar. 5. Det er ønskjeleg at Deloitte, i samband med at revisjonsrapporten vert send på høyring til rådmannen, ber om at han også tar stilling til korleis forslag til tiltak som ligg i rapporten bør prioriterast. 6. Kontrollutvalet ønskjer at revisjonsrapport er klar frå Deloitte si side innan 06.11.17, ferdig verifisert og med rådmannen sin uttale vedlagt og/eller innarbeidd i rapporten. 4
PS 17/17 Referatsaker RS 7/17 Invitasjon til FKTs fagkonferanse og årsmøte 2017 Utvalet ønskjer å vera representert på FKT sin fagkonferanse inkl. årsmøte, 7.-8. juni 2017. Utvalsleiar er den som reiser, dersom han kan. RS 8/17 Budsjettbrev Utvalet merka seg det som var skrive om gjeldsstoda for Stord kommune i Fylkesmannen sitt budsjettbrev for 2017. RS 13/17 Val av nytt kontrollutval og endringar i ulike komitear. Utvalet var kjent med at Tor Gunnar Bjelland har søkt fritak frå politiske verv ut valperioden. Om søknaden vert innvilga inneber det at val av kontrollutval må opp på nytt, då det trengst ny kontrollutvalsmedlem og at ein av medlemane blir tildelt nestleiarvervet. Vetak i saka var samrøystes. RS 7/17 Invitasjon til FKTs fagkonferanse og årsmøte 2017 Utvalet ønskjer å vera representert på FKT sin fagkonferanse inkl. årsmøte, 7.-8. juni 2017. Utvalsleiar er den som reiser, dersom han kan. Øvrige referatsaker vert tekne til orientering. PS 18/17 Gjennomgang av møteprotokollar i Stord kommune Forslag til vedtak Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. 5
PS 19/17 Eventuelt Forvaltningslova 11 a om sakshandsamingstid og førebels svar. Utvalet drøfta denne paragrafen. Det var eit generelt inntrykk om at Stord kommune ikkje alltid sender førebels svar «i tide». På den bakgrunn ønskjer utvalet at rådmannen informerer om kommunen sin praksis på neste utvalsmøte. Lovteksten er slik: 11 a.(saksbehandlingstid, foreløpig svar). Forvaltningsorganet skal forberede og avgjøre saken uten ugrunnet opphold. Dersom det må ventes at det vil ta uforholdsmessig lang tid før en henvendelse kan besvares, skal det forvaltningsorganet som mottok henvendelsen, snarest mulig gi et foreløpig svar. I svaret skal det gjøres rede for grunnen til at henvendelsen ikke kan behandles tidligere, og såvidt mulig angis når svar kan ventes. Foreløpig svar kan unnlates dersom det må anses som åpenbart unødvendig. I saker som gjelder enkeltvedtak, skal det gis foreløpig svar etter annet ledd dersom en henvendelse ikke kan besvares i løpet av en måned etter at den er mottatt. Forvaltningslova 11 a om sakshandsamingstid og førebels svar. Kontrollutvalet ber rådmannen informera, i neste møte, om Stord kommune sin praksis når det gjeld å gje førebels svar, jmf. forvaltningslova 11 a. PS 20/17 Konkurranseutsetting av revisjonstenester for Stord kommune - val av revisor Forslag til innstilling Kommunestyret i Stord kommune vel.. som revisor frå 01.07.2017 til 30.06.2021. Møtet vart lukka etter kommunelova 31.2 og representant frå Deloitte AS var såleis ikkje til stades. Det vart vist til gjennomgang på førre møte i tilsvarande sak. Sekretariatet gav ein presentasjon for utvalet og svara på spørsmål. 6
Det var ønskje om at saka kjem opp i førstkomande kommunestyremøte, og at sekretariatet kan stilla med presentasjon når saka er oppe der. Innstilling i saka var samrøystes. Instilling: Kommunestyret i Stord kommune vel KPMG som revisor frå 01.07.2017 til 30.06.2021. 7