KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE Åndalsnes, 17. oktober 2016 Til medlemmene i kontrollutvalget MØTEINNKALLING MØTE NR.: 5/16 TID: 24.10.2016 kl. 10:00 STED: Rauma Energi AS, Øran Vest SAKSLISTE: UTv. SAKSNR. TITTEL PS 32/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 19. SEPTEMBER 2016 PS 33/16 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 34/16 OPPFØLGINGSLISTE PS 35/16 EVENTUELT Dersom det er saker kontrollutvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i senere møte, kan dette gjøres under Eventuelt. Eventuelle forfall meldes på e-post: jane.anita.aspen@m01de.k0mmune.r10 Telefon: 71 ll 15 79 eller mobil: 91 37 ll 12. Innkallingen går som melding til varamedlemmer som innkalles etter behov. Lars Ramstad leder (s) Kopi: Ordfører Rådmann Møre og Romsdal Revisj on IKS Jane Anita Aspen (s) daglig leder
Saksmappe: 2016-1539/05 Arkiv: 033 & l7 Kontrollutvalget Saksbehandler: Jane Anita Aspen Dato: 7.lO.20l6 Saksframlegg Utval ssaksnr Utvalg Møtedato PS 32/16 Kontrollutvalget 24.10.2016 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 19. SEPTEMBER 2016 Sekretariatets innstilling Protokollen fra møte 19. september 2016 godkjennes. Til å signere protokollen 1...... 2............... velges: Saksopplysninger Vedlagt følger protokollen fra forrige møte. Protokollen er tidligere utsendt. Det er ikke fremkommet merknader til protokollen. Protokollen godkjennes formelt i påfølgende møte samtidig som det velges to medlemmer til å signere protokollen. Jane Anita Aspen daglig leder
KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 4./16 Møtedato: 19.9.2016 Tid: Kl. 10.00 kl. 13.30 Møtested: Møterom 130, Rauma rådhus Saknr: 21/16-31/16 Møteleder: Lars Ramstad, leder (H) Møtende medlemmer: Eirik Jenssen, nestleder (Ap) Hilde Mjelva (V) Knut Dagfinn Samset (Krf) Torbjørn Ådne Bruaset (Sp) Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Ingen Ingen Ingen Jane Anita Aspen, daglig leder Anny Sønderland, konst. daglig 1eder/forvaltningsrevisor Oddbjørn Vassli, rådmann (under sak 23/16 og sak 28/16) Leder Lars Ramstad ønsket velkommen og ledet møtet. Det ble meldt inn en ekstra sak 31/16 Eventuelt. Det var ingen merknader til innkallingen. Innkalling og sakliste ble godkjent med denne endringen. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 21/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30. MAI 2016 PS 22/16 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 23/16 OVERORDNET ANALYSE - PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON 2016-2019 PS 24/16 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 PS 25/16 REVISJONENS RAPPORT FOR 1. HALVÅR PS 26/16 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2016 PS 27/16 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL I RAUMA ENERGI AS PS 28/16 KOMMUNENS HÅNDTERING AV KJØKKENLØSNING HELSEHUSET PS 29/16 BUDSJETTFORSLAG FOR 2017 FOR KONTROLL OG TILSYN PS 30/16 OPPFØLGINGSLISTE PS 31/16 EVENTUELT Side 1 av 9
PS 21/16 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 30. MAl 2016 Kontrollutvalgets Vedtak Protokollen fra møte 30. mai 2016 godkjennes. Til å signere protokollen 1. Hilde Mjelva 2. Eirik Jenssen velges: Kontrollutvalgets behandling Det korrigeres en skrivefeil i protokollen i sak 19/16. Protokollen fra møt 30. mai 2016 godkjennes. Det foreslås at Hilde Mjelva og Eirik Jenssen velges til å underskrive protokollen. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer (5 voterende) Sekretariatets innstilling Protokollen fra møte 30. mai 2016 godkjennes. Disse velges til å underskrive 1...... protokollen: PS 22/16 REFERAT OG ORIENTERINGER Kontrollutvalgets vedtak Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Kontrollutvalgets behandling Referatsaker: RS 12/16 Protokoll fra styremøte i NIR nr. 3/2016 RS 13/16 Protokoll fra møte i representantskapet i NIR nr. 2/2016 Sak 10/16 ble utdelt i møte, denne var U.offjf. Off.lova 23. Dette gjelder også sak 14/16, U.off.jf. Off.lova 13. RS 14/16 Overgang fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 til Møre og Romsdal Revisjon IKS brev til kommunene fra Kommunerevisjonsdistrikt 2 i Møre og Romsdal, datert 29.6.2016 RS 15/16 Protokoll fra styremøte i Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal, 7.9.2016 RS 16/16 Protokoll fra styremøte i NIR nr. 4/2016 Side 2 av 9
Orienteringssaker: OS 23/16 Kommunereform sjekkliste for revisor, kontrollutvalg og sekretariat, Norges kommunerevisorforbund Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) PS 23/16 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR FORVALTNINGS-REVISJON 2016-2019 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Rauma kommunes plan for forvaltningsrevisj on for perioden 2016-2019. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere mellom tema som er beskrevet i planen eller prioriter andre tema for forvaltningsrevisj onsprosjekt, dersom disse uforutsett oppstår i planperioden. Kontrollutvalgets behandling Rådmann Oddbj øm Vassli gav uttrykk for at det er viktig at kontrollutvalget treffer med sine bestillinger av forvaltningsrevisj onsprosj ekt. Det må være aktuelle prosjekt som er til nytte i kommunens forbedringsarbeid. Rådmannen pekte på at de områdene som han ville se på som nyttige, finnes innenfor det utfordringsbildet han har beskrevet i rådmannens foreløpige forslag til økonomiplan 2017-2020. Sekretær informerte om at bestillingen av prosjekt vil bli behandlet som en egen sak i kontrollutvalget i et senere møte, og videre ca. l gang i året ut planperioden. Revisjonen har uttrykt at de har utformet Plan for forvaltningsrevisj on knyttet til tema, nettopp for at det skal være rom for kontrollutvalget til å prioritere prosjekt som er aktuelle når bestillingen skal gjøres. Rådmannen pekte også på bekymringen han har for ROR IKT, der økonomirapporten viser en årsprognose for et merforbuk på 5 mill. kroner. Kontrollutvalget deler rådmannen sin bekymring for ROR IKT. Sekretariatet blir oppfordret til å utforme et brev til kontrollutvalget i Molde. Der de som vertskommune oppfordres til å foreta en forvaltningsrevisjon av ROR IKT. Dersom kontrollutvalget i Molde ikke velger å følge oppfordringen, vil kontrollutvalget i Rauma vurdere selv å bestille en forvaltningsrevisjon av ROR IKT. Næringsutvikling var et annet område som kontrollutvalget hadde framme i diskusjonen og som de ser på som viktig. Kontrollutvalget ønsker å få fremmet en sak om bestilling av forvaltningsrevisj on i første kontrollutvalgsmøte etter at kommunestyret har vedtatt planen. I denne saken ønsker de å få beskrevet 2-3 aktuelle prosjekt for forvaltningsrevisjon. Konst. daglig 1eder/forvaltningsrevisor Anny Sønderland svarte på spørsmål fra utvalget. Det ble i møtet fremsatt forslag om at kontrollutvalget også måtte ha anledning til å prioritere andre tema enn de som fremkommer i planen, dersom noe uforutsett oppstår i planperioden. Side 3 av 9
Det foreslås derfor en tilføying på forslag til innstilling fra sekretariatet, slik at Vedtaket blir som følger: Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Rauma kommunes plan for Kforvaltnirtgsrevisjon for perioden 2016-2019. Kontrollutvalget gisfullmakt til å prioritere mellom tema som er beskrevet i planen eller prioriter andre tema for kforvaltningsrevisjonsprosjekt, dersom disse uforutsett oppstår i planperioden. Kontrollutvalget fattet enstemmig Vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer (5 voterende) Sekretariatets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Rauma kommunes plan for forvaltningsrevisj on for perioden 2016-2019, og gir kontrollutvalget fullmakt til å prioritere mellom tema som er beskrevet i planen. PS 24/16 OVERORDNET ANALYSE PLAN FOR SELSKAPSKONTROLL 2016-2019 Kontrollutvalgets innstilling Kommunestyret godkjenner kontrollutvalgets forslag til Rauma kommunes plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019. Kontrollutvalget gis fullmakt til å prioritere selskapskontroll ut fra planen, eller dersom det kommer forespørsel fra andre kommuner om å delta i selskapskontroll på interkommunalt selskap. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalgets leder har mottatt signal fra rådmannen, som sitter i styret for ROR IKT, med en sterk bekymring for dette kommunesamarbeidet. Økonomirapport per juni 2016 viser en årsprognose på ca. 5,0 millioner kroner i merforbruk. Utvalget konkluderte med at siden dette er et vertskommunesamarbeid, så er det mer aktuelt å foreta en forvaltningsrevisj on, enn en selskapskontroll. Utvalget diskuterte planen som revisjonen har utarbeidet, og var enige i de vurderinger som fremkommer. Utvalget vurderer at det kan være aktuelt å foreta en selskapskontroll i løpet av perioden. Da kommunen både har selskap de er eneeier i, og selskap der de eier en majoritet av aksjene sammen med andre. Utvalget signaliserer også til revisjonen at det kanskje bør endres vekting mellom regnskapskontroll og forvaltningsrevisjon/selskapskontroll. Revisjonsplanen viser at det blir brukt mye mer ressurser på regnskapsrevisj on enn på forvaltningsrevisj on/ selskapskontroll. Men revisjonsplanen viser at den iboende risiko vurderes å være lav, og det er erfaringsmessig lite feil i regnskapet. Konst. daglig leder/forvaltningsrevisor Anny Sønderland svarte på spørsmål fra utvalget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) Side 4 av 9
PS 25/16 REVISJONENS RAPPORT FOR 1. HALVÅR 2016 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar revisjonens rapport for 1. halvår 2016 til orientering. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) PS 26/16 REVISJONSPLAN FOR REVISJONSÅRET 2016 Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar revisjonsplanen for revisjonsåret 2016, sammen med revisors vurdering av uavhengighet til orientering. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) PS 27/16 OPPFØLGING AV SELSKAPSKONTROLL I RAUMA ENERGI AS Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget tar administrasj onens og Rauma Energi AS sin redegjørelse om oppfølging av «Selskapskontroll i Rauma Energi AS, herunder revisjonens vurdering av kommunens og selskapets oppfølging datert 2.9.2016, til orientering. Kontrollutvalgets behandling Kontrollutvalget ser at det ikke er alle anbefalingene som er fulgt opp, men at dette bl.a. skyldes at det ikke er politisk flertall for at å gjøre endringer i vedtektene. Kontrollutvalget konstaterer også at det er knyttet stor usikkerhet til den juridiske vurderingen som er gjort av om offentlighetsloven gjelder for selskapet. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med sekretariatets innstilling. (5 voterende) PS 28/16 KOMMUNENS HÅNDTERING AV KJØKKENLØSNING HELSEHUSET Kontrollutvalgets vedtak Kontrollutvalget anmoder ordføreren om for fremtiden å følge kommunelovens regler for møteavvikling, herunder møteoffentlighet. Side 5 av 9
Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke problemstillingen «Hvordan har oppfølgingen av intensj onsavtalen med Wenaasgruppen vært håndtert av kommunen?» Kontrollutvalgets behandling Utvalgsmedlem Knut Dagfinn Samset bad innledningsvis om å få vurdert sin habilitet til å behandle saken. Samset opplyser at hans datter er samboer med Lars Wenaas sin sønn. Kontrollutvalget fattet omforent vedtak om at Samset er habil til å behandle saken, jf. Forvaltningsloven 6 1. og 2. ledd (4 voterende). Rådmann Oddbj øm Vassli ble bedt om å orientere om hvordan oppfølging av intensjonsavtalen med Wenaasgruppen har vært håndtert av kommunen. Rådmannen orienterte utvalget om prosessen. Utvalget hadde videre en grundig drøfting av alle problemstillingene som er skissert i saksfremlegget. Når det gjelder problemstillingen «Er det greit å motta gaver med betingelser?», så viser utvalgets leder til at det finnes ganske mye skrevet om dette bla. har KS sitt etikkutvalg sett på problemstillinger rundt dette med gaver og påvirkning. Når det gjelder problemstillingen knyttet til <<Var møtet som ordføreren arrangerte i forkant av kommunestyremøte 30. august avviklet i tråd med reglene for møteavvikling», så påpeker nestleder Eirik Jenssen at det også var utfordring knyttet til korrekt møteavvikling under kommunestyremøte 30. august. Kontrollutvalget brukte mest tid på å diskutere problemstilling nr. l i saksframlegget, og konkluderte med at de ønsker å be revisjonen om å undersøke nærmere problemstillingen: Hvordan har oppfølgingen av intensjonsavtalen med Wenaasgruppen vaert håndtert av kommunen? Stikkord for det utvalget ønsker belyst er: o Politiske vedtak og oppfølging av disse o Har det vært protokollført hvilke kontakter/avtaler som er gjort mellom partene undervegs i prosessen? o Har oppfølgingen av intensj onsavtalen vært i tråd med lov og regelverk? o Har fremforhandlet avtale vært forsvarlig utredet? Kontrollutvalget ser at en vurdering av anbudsprosessen vil være et for omfattende oppdrag. Utvalget ønsker derfor å avgrense undersøkelsen mot dette. På bakgrunn av dette foreslår utvalgsmedlemmene en tilføying på forslag til innstilling fra sekretariatet, slik at vedtaket blir som følger: Kontrollutvalget anmoder ordføreren om for-fremtiden åfølge kommunelovens regler for møteavvikling, herunder møteoffentlighet. Kontrollutvalget ber revisjonen undersøke problemstillingen «Hvordan har oppfølgingen av intensjonsavtalen med Wenaasgruppen vært håndtert av kommunen?» Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer (5 voterende) Side 6 av 9
Sekretariatets innstilling Kontrollutvalget anmoder ordføreren om for fremtiden å følge kommunelovens regler for møteavvikling, herunder møteoffentlighet. PS 29/16 BUDSJETTFORSLAG FOR 2017 FOR KONTROLL OG TILSYN Kontrollutvalgets innstilling Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2017 med en netto ramme på kr 972 000.-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. Kontrollutvalgets behandling Budsj ettforslaget kan spesifiseres som følger: Konto Tekst 1080 Godtgjørelse folkevalgte 1080 Tapt arbeidsfortj eneste 1099 Arbeidsgiveravgift 1100 Faglitteratur, aviser, abonnement 1115 Bespisning 1150 Opplæring og kursutgifter 1160 Bilgodtgjørelse + diett (oppg.pl.) 1170 Utgiftsdekning reise Sum kontrollutval ets e en virksomhet Budsjett 2017 53 500 5 000 6 500 11 000 2 000 16 000 2 000 2 000 98 000 Budsjett 2016 *53 500 *10 000 *6 500 2 000 2 000 *16 000 *4 000 4 000 100 750 Regnskap Regnskap Au. 2016 2015 **55 000 24 000 2 000 6 000 3 000 2 000 2 000 1 000 1 000 15 000 0 1 000 2 000 1 000 0 1350 Kjøp tjenester Revisjon 1351 Kjøp tjenester KU-sekretariatet Sum utgifter kontrollutvalg, sekretariat o revis'on 646 000 261 000 1 005 000 627 000 261 250 989 000 471 000 304 000 261 000 244 000 17720 Fra kirkelig fellesråd 17921 Varfs internt kjøp Sum inntekter Sum ansvar 1080-5 000 28 000-33 000 972 000 *Andre satser lagt inn av administrasjonen enn vedtatt budsjettforslag fra kontrollutvalget. **I følge økonomisjefen så har det skjedd en feil ved utbetaling av godtgjørelse, slik at det ene møtet har fått doblet sats. Status er derfor ikke så ille som det ser ut. I sekretariatets saksframlegg er det tatt utgangspunkt i rådmannens forslag til Revisjon av Reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår og økonomiske godtgj øringer. Siden formannskapet i møte l2.9.2016 enstemmig gjorde vedtak om å utsette saken til våren 2019, foreslår utvalgets leder å budsj ettere med samme beløp for godtgjøring i 2017 som i 2016. Arbeidsgiveravgift må justeres i forhold til størrelsen på posten godtgjørelse folkevalgte. Kontrollutvalget korrigerte beløpet i følgende budsjettposter: Post 1080 Godgjørelse folkevalgte korrigeres til kr 53 500,- Post 1099 Arbeidsgiveravgift korrigeres til kr 6 500,. Side 7 av 9
Det blir i møte fremsatt følgende forslag til vedtak: Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 201 7 med en netto ramme på kr 972 000-, inkludert kjøp av revisjonstjenester og sekretariatstjenester for kontrollutvalget vedtas. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer (5 voterende) Sekretariatets innstilling Kontrollutvalgets forslag til budsjett for 2017 med en netto ramme på kr 957 000., inkludert kjøp av revisj onstjenester og sekretariatstj enester for kontrollutvalget vedtas. PS 30/16 OPPFØLGINGSLISTE Kontrollutvalgets vedtak l oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: K-sak 122/09 Plan for framtidig organisering av kommunens omsorgstjeneste Kontrollutvalget har tidligere drøftet manglende effektuering av vedtak knyttet til bygging av omsorgsboliger på Åfarnes. Det gjaldt vedtak i k-sak 122/09 Planforjrartztidig organisering av kornmunens omsorgstjeneste som ble behandlet av Rauma kommunestyre i møte 15.12.2009 og vedtak av 13.12.20] 1 i sak 122/1 1 Etablering av omsorgsboliger ikvartal 1. Begge vedtakene omhandlet bygging av bofellesskap med døgnbemanning på Åfarnes Sekretær gav i møte 20.10.14 en gjennomgang av vedtak som er gjort som oppfølging til K- sak 122/09. Oversikt over vedtak blir utsendt sammen med møteprotokollen. Kontrollutvalget ser ikke grunnlag for å følge denne saken videre og anser saken som avsluttet. l møte 01.12.14 ble saken gjenåpnet for spesielt å følge opp vedtaket fra K 96/13 Budsjett og økonomiplan 2014-2017. l vedtak: «12 endringer og presiseringer til punktene 3, 4, 5 og 6. d) På Åfames legges det til rette for bygging av omsorgsboliger i byggefelt Åfames ll. Det legges opp til en trinnvis utbygging når byggefeltet er klart, og behovet utredet.» 19.09.16: Kontrollutvalget avslutter oppfølging av denne saken Oppfølging av vedtak i sak PS 23/15 I kontrollutvalgets møte 08.06.15 sak PS 23/15. Ble det fattet følgende vedtak: ]. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen å klargjere ansvarsforhold knyttet til avvikshåndtering slik at enhetsledere ikke har ansvar for oppfølging og behandling knyttet til enhetsleders avvik, og at det blir sikret at alle ansatte er kjent med avviksrutiner og er trygg på å bruke disse. 2. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen til å be bedriftshelseyenesten gjøre en undersøkelse av arbeidsmiljøet i enhet for Hjemmebaserte helse- og omsorgstjenester. 3. Utvalget ber om at rådmannen alltid sender kopi av tilsynsrapporter til kontrollutvalget. Når det gjelder oppfølging av pkt. 1. vises det e-post lagt frem i dagens møte OS 20/15. Vedtaket pkt. 2 og 3 må følges videre. 19.09.16: Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om oppfølging av pkt. 2 og 3 i vedtaket. Kontrollutvalgets behandling Leder gjennomgikk sakene på oppfølgingslisten. Til dette møtet var det ikke gitt noen orienteringer knyttet til saker på oppfølgingslisten. Det ble ikke foreslått å føre opp nye saker på oppfølgingslisten. Side 8 av 9
Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer (5 voterende) Sekretariatets innstilling l oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: PS 31/16 EVENTUELT Orientering fra Rauma Energi AS Kontrollutvalgets leder ønsker at kontrollutvalget får en orientering fra Rauma Energi AS i neste møte, 24.10.2016. Sekretær bes å undersøke om møtet kan legges til Rauma Energi AS sine lokaler. Kontrollutvalget støtter seg til forslaget fra leder og ønsker å bli orientert om følgende tema: - Status knyttet til Herje kraftverk - Utbyggingen av Verma kraftverk - Oppfølging av selskapskontroll Rauma Energi AS Lars Ramstad Eirik Jenssen Hilde Mjelva leder nestleder Knut Dagfinn Samset Torbjørn Ådne Bruaset Jane Anita Aspen sekretær Side 9 av 9
Saksmappe: 2016-1539/05 Arkiv: 033 & 17 Kontrollutvalget Saksbehandler: Jane Anita Aspen Dato: 7.10.20l6 Saksframlegg Utval ssaksnr Utvalg Møtedato PS 33/16 Kontrollutvalget 24.10.2016 REFERAT OG ORIENTERINGER Sekretariatets innstilling Referat og orienteringssakene tas til orientering. Saksopplysninger Referatsaker: RS 17/16 Oppdatering av delegasjonsreglement or 2016-2020 saksprotokoll fra kommunestyrets møte 27.9.2016 i K sak 98/2016 (vedlagt) RS 18/16 Svar på henvendelse om forvaltningsrevisjon av ROR IKT, brev datert 28.9.2016 fra Kontrollutvalget i Molde til Kontrollutvalget i Rauma (vedlagt) Orienteringssaker: OS 24/16 Orientering om oppfølging av vedtak i sak PS 23/15, ved rådmann Oddbjørn Vassli. OS 25/16 Nummerer brev nr. 1/2014, orientering om status ved rådmann Oddbjørn Vassli. OS 26/16 Rauma Energi AS, orientering v/daglig leder Alf Vee Midtun, styreleder Arne Steffen Lillehagen og økonomisjef Jon Monsås om: - Status knyttet til Herje kraftverk - Utbyggingen av Verma kraftverk - Oppfølging av selskapskontroll Rauma Energi AS Jane Anita Aspen daglig leder
RAUMA KOMMUNE %%%MMStyr<m1tvalg»vls9mit JI1-m- SAKSPAPIR %imlfitedawt9mw4 Saksnr.. Formannskapet 16.08.2016 107/2016 Formannskapet 12.09.2016 114/2016 å Kommunestyret 27.09.2016 98/2016 Saksbehandler Arkiv: K1-044, K3 -&00 Arkivsaknr Trygve Børsting Objekt: 16/30 Oppdatering av delegasjonsreglement for 2016-2020 27.09.2016 KOMMUNESTYRET KS 98/2016 VEDTAK: 1. Delegasjonsreglement 2016-2020 vedtas. 2. Nyttpunkl 2. 7 a)"det delegerende/overordnede organ(kommunestyret) kan til en hver tid endre, trekke tilbake eller omgjøre et vedtak, jf. også kommunelovens paragraf 76. b)et overordnet folkevalgt organ eller administrativ leder kan også på eget initiativ omgjøre et vedtak i underordnet folkevalgt organ eller medarbeiders vedtak på nærmere vilkår mht. forvaltningslovens paragraf 35, omgjøring av vedtak uten klage. c)dernest kan et mindretall på to medlemmer i et organ opprettet av kommunestyret etter delegasjon herfra, på nytt bringe en sak inn for kommunestyret dersom kravet framsettes før møtets slutt og protokolleres. Som grunnlag for at en sak etter punkt a og b kan fremmes på nytt i overordnet organ kreves alminnelig flertall. 3. Viser til pkt. 4.3 Avgjørelsesnzyndighet hvor formannskapet avgir høringsuttalelsen på vegne av kommunen. Foreslår at dette nyanseres mot andre utvalg som har et forvaltningsansvar, eksempelvis Plan og Forvaltning som dette organ handterer. Konkret forslag: (Pkt 4.3) Formannskapet gir uttaler på kommunens vegne i saker som ikke er delegert til andre organ med delegert forvaltningsansvar. (Pkt 5.3) Utvalget kan avgi høringssvar på vegne av kommunen som ligger innenfor sitt forvaltningsansvar. 4. Formannskapet har, etter budsjettets rammer og forutsetninger, avgjørelsesmyndighet i saker om å erverve, avhende, makeskifte eller pantsette eiendom eller å avstå eller hefte bort rettigheter i fast eiendom når eiendommen er verd inntil 5 mill. kr. Tilleggsforslag til formannskapets innstilling (l Vll) foreslått av: Lillehagen, Arne Steffen (V) Disse endringer og tilføyelser foreslås i delegasjonsreglementet:
(I) Vedr pkt 4 Formannskapet Disse tilføyelser gjøres i pkt 4.2 strekpunkt seks... Kommunedelplaner slik det går fram av plan og bygningsloven kap. 10, kommunal planstrategi og kap. l l, kommuneplan. (II) Nytt strekpunkt sju "* Være næringsutvalg og følge opp næringsplanarbeidet" (III) Vedr pkt 4.3 Denne tilføyelse gjøres til siste avsnitt: "Hvorvidt en sak er av prinsipiell betydning, avgjøres av formannskapet særlig ved tvil (IV) Nytt avsnitt: "Ved tvil hvor en sak skal behandles eller besluttes, avgjør formannskapet aktuelt organ" ev i samråd med (V) Nytt avsluttende avsnitt: " Ansettelser på etatssjefsnivå eller med tilsv fullmakter, vil inntil videre og som hovedregel kreve formannskapets stadfestelse. (VI) Vedr pkt 7 Denne tilføyelse gjøres i pkt 7.5,avslutningsvis:...bestemmelser. Unntaket her vil være stillinger på etatssjefsnivå eller stillinger med tilsv ansvar -og myndighetsfullmakter som inntil videre hovedsakelig vil kreve stadfesting av formannskapet." (VII) Det opprettes ett nytt pkt 8 med denne tekst: " 8 Reglement for Rauma kommunes representanter i interkommunale organet, selskaper og sammenslutninger "Deltakelse, representasjon og oppgaver Rauma kommune deltar i interkommunale tiltak, styrer og råd slik det framgår av interkommunale avtaler og med de representanter som kommunestyret til en hver tid velger. Representanter til interkommunale selskapers representantskap og generalforsamlinger skal være ordfører og opposisjonsleder. Varaordfører og vararepresentant for opposisjonen er personlige vararepresentanter for ordfører og opposisjonsleder. Det velges det antall representanter og vararepresentanter som fremgår av de ulike selskapers avtaler/vedtekter. Når ordfører eller en annen folkevalgt er med i styret for et selskap, er vedkommende styremedlem og/eller styreleder for selskapet og har ikke rolle/ funksjon som ordfører/folkevalgt. Det vises for øvrig til reglene for habilitet det gjelder det å være folkevalgt i kommunale organer og samtidig være representant til interkommunale selskaper. Hovedreglene er at en folkevalgt vil være inhabil når det gjelder behandling av saker fra det selskapet hvor den folkevalgte er styremedlem. Styret i interkommunale selskaper/aksjeselskaper svarer overfor selskapets representantskap/generalforsamling. Det vises til lov om interkommunale selskaper og lov om aksjeselskaper når det gjelder styrets/representantskapets ansvar og oppgaver. Rapportering Kommunens representanter til representantskap og generalforsamlinger får sitt oppdrag fra kommunestyret og er kommunens eierrepresentant. Når de ulike selskapers årsmeldinger og eierstrategier legges fram for kommunestyret, er kommunens representant til
representantskapet/generalforsam1ingen saksordfører. Selskapenes informasjon til representantskapene skal gjøres tilgjengelig for kommunestyret. Rådmann er ansvarlig for saksforberedelser av saker til kommunestyret fra de interkommunale selskaper, aksjeselskaper og andre interkommunale samarbeid hvor kommunen er eier." Fellesforslag Arne Steffen Lillehagen (V), Torbjørn Rødstøl (Sp) og Eirik Jenssen (Ap) (VIII) foreslått av: () Nytt punkt 2.7 a) Det delegerende./overordnede organ(kommunestyret) kan til en hver tid endre, trekke tilbake eller omgjøre et vedtak, jf. også kommunelovens paragraf 76. b)et overordnet folkevalgt organ eller administrativ leder kan også på eget initiativ omgjøre et vedtak i underordnet folkevalgt organ eller medarbeiders vedtak på nærmere vilkår mht. forvaltningslovens paragraf 35, omgjøring av vedtak uten klage. c)dernest kan et mindretall på to medlemmer i et organ opprettet av kommunestyret etter delegasjon herfra, på nytt bringe en sak inn for kommunestyret dersom kravet framsettes før møtets slutt og protokolleres. Som grunnlag for at en sak etter punkt a og b kan fremmes på nytt i overordnet organ kreves alminnelig flertall. Tilleggsforslag til formannskapets innstilling (lx) foreslått av: Brude, Reidar (FRP) Nytt punkt 2.7 a) Det delegerende/overordnede organ(kommunestyret) kan til en hver tid endre, trekke tilbake eller omgjøre et vedtak, jf. også kommunelovens paragraf 76. b)et overordnet folkevalgt organ eller administrativ leder kan også på eget initiativ omgjøre et vedtak i underordnet folkevalgt organ eller medarbeiders vedtak på nærmere vilkår mht. forvaltningslovens paragraf 35, omgjøring av vedtak uten klage. c)dernest kan et mindretall på to medlemmer i et organ opprettet av kommunestyret etter delegasjon herfra, på nytt bringe en sak inn for kommunestyret dersom kravet framsettes før møtets slutt og protokolleres. Som grunnlag for at en sak etter punkt a og b kan fremmes på nytt i overordnet organ kreves en støtte fra en tredjedel av medlemmene i det overordnede organ. Tilleggsforslag til formannskapets innstilling (X) foreslått av: Talberg, Ole Kjell (SP) Viser til pkt.4.3 Avgjørelsesmyndighet hvor formannskapet avgir høringsuttalelsen på vegne av kommunen. Foreslår at dette nyanseres mot andre utvalg som har et forvaltningsansvar, eksempelvis Plan og Forvaltning som dette organ håndterer. Konkret forslag: (Pkt 4.3) Formannskapet gir uttaler på kommunens vegne i saker som ikke er delegert til andre organ med delegert forvaltningsansvar. (Pkt 5.3) Utvalget kan avgi høringssvar på vegne av kommunen som ligger innenfor sitt
forvaltningsansvar. Tilleggsforslag til formannskapets innstilling (XI) foreslått av: Jenssen, Eirik (AP) Formannskapet har, etter budsjettets rammer og forutsetninger, avgjørelsesmyndighet i saker om å erverve, avhende, makeskifte eller pantsette eiendom eller å avstå eller hefte bort rettigheter i fast eiendom når eiendommen er verd inntil 5 mill. kr. Votering: Punktvis votering: (l) 1 1 stemmer for Arne Steffen Lillehagens (V) forslag, 16 stemmer imot. Forslaget falt. (ll) 13 stemmer for Arne Steffen Lillehagens (V) forslag, 14 stemmer imot. Forslaget falt. (III) 13 stemmer for Arne Steffen Lillehagens (V) forslag, 14 stemmer imot. Forslaget falt. (IV) 13 stemmer for Arne Steffen Lillehagens (V) forslag, 14 stemmer imot. Forslaget falt. (V) 11 stemmer for Arne Steffen Lillehagens (V) forslag, 16 stemmer imot. Forslaget falt. (Vl) l 1 stemmer for Arne Steffen Lillehagens (V) forslag, 16 stemmer imot. Forslaget falt. (V11) 11 stemmer for Arne Steffen Lillehagens (V) forslag, 16 stemmer imot. Forslaget falt. (Vlll) 26 stemmer for Arne Steffen Lillehagens (V) forslag, Eirik Jenssen (Ap) og Torbjørn Rødstøls forslag, 1 stemme imot. Forslaget ble vedtatt. (IX) 2 stemmer for Reidar Brudes (FrP) forslag, 25 stemmer imot. Forslaget falt. (X) 25 stemmer for Ole Kjell Talbergs (Sp) forslag, 2 stemmer imot. Forslaget ble vedtatt. (XI) Eirik Jenssens (Ap) forslag ble enstemmig vedtatt. Formannskapets innstilling ble vedtatt enstemmig. 12.09.2016 FORMANNSKAPET FS - 114/2016 VEDTAK: Delegasjonsreglement 2016-2020 vedtas. Endringsforslag i Rådmannens innstilling foreslått av: Lillehagen, Arne Steffen (V) Disse endringer og tilføyelser foreslås i delegasjonsreglementet: Vedr pkt 4 Formannskapet Disse tilføyelser gjøres i pkt 4.2 strekpunkt seks "... Kommunedelplaner slik det går fram av plan -og bygningsloven kap. 10, kommunal planstrategi og kap. 1 1, kommuneplan. Nytt strekpunkt sju "* Være næringsutvalg og følge opp næringsplanarbeidet" Vedr pkt 4.3 Denne tilføyelse gjøres til siste avsnitt: "Hvorvidt en sak er av prinsipiell betydning, avgjøres av formannskapet særlig ved tvil Nytt avsnitt: "Ved tvil hvor en sak skal behandles eller besluttes, avgjør formannskapet aktuelt organ ev i samråd med
Nytt avsluttende avsnitt: " Ansettelser på etatssjefsnivå eller med tilsv fullmakter, vil inntil videre og som hovedregel kreve formannskapets stadfestelse." Vedr pkt 7 Denne tilføyelse gjøres i pkt 7.5,aVslutningsvis: "...bestemmelser. Unntaket her vil være stillinger på etatssjefsnivå eller stillinger med tilsv ansvar -og myndighetsfullmakter som inntil videre hovedsakelig vil kreve stadfesting av formannskapet. Det opprettes ett nytt pkt 8 med denne tekst: " 8 Reglement for Rauma kommunes representanter i interkommunale organet, selskaper og sammenslutninger" "Deltakelse, representasjon og oppgaver Rauma kommune deltar i interkommunale tiltak, styrer og råd slik det framgår av interkommunale avtaler og med de representanter som kommunestyret til en hver tid velger. Representanter til interkommunale selskapers representantskap og generalforsamlinger skal være ordfører og opposisjonsleder. Varaordfører og vararepresentant for opposisjonen er personlige vararepresentanter for ordfører og opposisjonsleder. Det velges det antall representanter og vararepresentanter som fremgår av de ulike selskapers avtaler/vedtekter. Når ordfører eller en annen folkevalgt er med i styret for et selskap, er vedkommende styremedlem og/eller styreleder for selskapet og har ikke rolle/funksjon som ordfører/folkevalgt. Det vises for øvrig til reglene for habilitet det gjelder det å være folkevalgt i kommunale organer og samtidig være representant til interkommunale selskaper. Hovedreglene er at en folkevalgt vil være inhabil når det gjelder behandling av saker fra det selskapet hvor den folkevalgte er styremedlem. Styret i interkommunale selskaper/aksjeselskaper svarer overfor selskapets representantskap/generalforsamling. Det vises til lov om interkommunale selskaper og lov om aksjeselskaper når det gjelder styrets/representantskapets ansvar og oppgaver. Rapportering Kommunens representanter til representantskap og generalforsamlinger får sitt oppdrag fra kommunestyret og er kommunens eierrepresentant. Når de ulike selskapers årsmeldinger og eierstrategier legges fram for kommunestyret, er kommunens representant til representantskapet/generalforsamlingen saksordfører. Selskapenes informasjon til representantskapene skal gjøres tilgjengelig for kommunestyret. Rådmann er ansvarlig for saksforberedelser av saker til kommunestyret fra de interkommunale selskaper, aksjeselskaper og andre interkommunale samarbeid hvor kommunen er eier." Saken ble behandet etter sak 123/16. Votering: lnnstilling enstemmig vedtatt. Forslag fra representanten Arne Steffen Lillehagen (V) mottok 4 stemmer og falt.
16.08.2016 FORMANNSKAPET FS - 107/2016 VEDTAK: Saken utsettes til neste formannskapsmøte 12.09.16. Utsettelsesforslag foreslått av: Lillehagen, Arne Steffen (V) Saken utsettes til neste formannskapsmøte 12.09.16. Votering: Utsettelsesforslag vedtas enstemmig. Rådmannens innstillin : Delegasjonsreglement 2016-2020 vedtas. Saksopplysninger: Kommunestyre delegerte den 13.10.16 til formannskapet å nedsette en nemnd for gjennomgang av Delegasjonsreglement og Reglementer for arbeidet i politiske utvalg. I påfølgende møte i Formannskapet den 03.1 1.15 ble det besluttet at formannskapet skulle utgjøre denne nemnda. Formannskapet har siden diskutert disse reglementene i flere møter og med bistand fra [(S-konsulent Dagfinn Aasen. Denne prosessen ble avsluttet med et eget kommunestyremøte hvor disse to reglementene ble diskutert (se eget vedlagt notat fra dette møtet). Dette forslaget til delegasjonsreglement bygger på denne prosessen. Problemstillinger Gjennom den politiske prosessen som har vært i forbindelse med revisjon av reglementene har Rådmannen oppfatning av at Delegasjonsreglementet i det store og hele er tilfredsstillende. Rådmann legger derfor fram i hovedsak forslag om videreføring av gjeldende delegasjonsreglement. Det er i midlertid reist spørsmål fra kontrollutvalget om formannskapets kompetanse til å ta opp lån ved erverv av eiendom under 5 mill. kroner. Faktagrunnlag Rådmann er enig med kontrollutvalget at det både er uheldig og trolig ikke i samsvar med kommuneloven at formannskapet har fullmakt til å ta opp lån da vedtak av budsjett og endringer i budsjettet tilligger kommunestyret, jf. kommunelovens 45. Rådmannen foreslår
derfor å stryke i avsnitt 4.3: «Formannskapet kan i slike saker også ta opp lån på inntil 5 mill. kr.» l forslaget til Reglement for arbeidet i folkevalgte organ har rådmann foreslått å gi formannskapet ansvar for å behandle klagesaker etter forvaltningsloven. Dette er derfor også innarbeidet i delegasjonsreglementet. l kap. 2 pkt. 3 er det tydeligjort at endring av vedtak i underordnede organ skal skje etter foregående saksforbredelse (også i henhold til forvaltningsloven) før sak om omgjøring av vedtak kan legges fram og behandles av det overordede organ. Konklusjon På grunnlag av de vurderinger som er gjort anmoder rådmann at Delegasjonsreglement 2016-2020 vedtas. Vedlegg: Sammendrag av diskusjonen rundt delegasjonsreglementet i kommunestyremøte 21.06.16 Forslag til Delegasjonsreglennent 2016-2020 (oppdatert 17.08.16)
Kontrollutvalget i Molde $;l'*e'fg*nf'i $f*1115 79 Telefon: 71 11 10 00 - sentralbord k0n1n1une Mobil: 913711 12 E-post: "aneanitaas en moldekommuneno Kontrollutvalget i Rauma kommune V/ leder Deres referanse: Vår referanse: Arkivkode: Sted/dato 2016-267/JAA 1502-216 Molde, 28.9.2016 SVAR PÅ HENVENDELSE OM FORVALTNINGSREVISJON AV ROR IKT Viser til deres henvendelse datert 21.9.2016 med oppfordring til forvaltningsrevisj on av ROR IKT. Kontrollutvalget i Molde behandlet deres henvendelse i møte 21.9.2016, sak 34/16 Eventuelt Oppfordring til forvaltningsrevisjon av ROR IKT Kontrollutvalget har mottatt brev fra kontrollutvalget i Rauma der de oppfordrer kontrollutvalget i Molde kommune, som vertskommune, om å foreta en forvaltningsrevisjon av ROR IKT. Kontrollutval ets behandlin Utvalget drøftet henvendelsen grundig. Sekretær som også er sekretær for kontrollutvalget i Rauma, orienterte utvalget om bakgrunnen for henvendelsen. Som det går frem i brevet fra utvalget så viser siste fremlagte regnskapsrapport en prognose på kr 5 mill. i merforbruk i 2016. Det var også pekt på manglende fremdrift i prosjekt. Kontrollutvalget vurderer at det vil ta noe tid før kontrollutvalget kan bestille noe forvaltningsrevisjonsprosjekt, da plan for forvaltningsrevisjon først skal vedtas i kommunestyret. Utvalget ser at det i første omgang kan være hensiktsmessig å få en orientering fra ROR IKT om situasjonen. IKT ligger også inne i overordnet analyse for Molde Kommune, temaet kan derfor på bakgrunn av det som fremkommer, og på et senere tidspunkt være gjenstand for forvaltningsrevisjon Kontrollutval ets konkluson Kontrollutvalget i Molde, som vertskommune for ROR IKT, ber på bakgrunn av henvendelsen fra Rauma kontrollutvalg om at daglig leder i ROR IKT gir en orientering i kontrollutvalgets møte 9.1 1.2016. Stikkord for det kontrollutvalget ønsker orientering om er: o Situasjonsbeskrivelse drift og økonomi 0 Pågående prosjekter og fremdrift i disse o Personalsituasjon og kompetanse Marit Seljeseth Stokke (s) Leder kontrollutvalget i Molde Kontrollutvalgssekretariatet for Romsdal Side 1 av 1 Aukra, Eide, Fræna, Gjemnes, Molde, Rådhusplassen 1 Nesset, Rauma, Sunndal, Vestnes 6413 MOLDE
Kontrollutvalget Saksmappe: 2016-1539/05 Arkiv: 033 Saksbehandler: Jane Anita Aspen Dato: 7. 10.2016 Saksframlegg Utval ssaksnr Utval Møtedato PS 34/16 Kontrollutvalget 24.10.2016 OPPFØLGINGSLISTE Sekretariatets innstilling l oppfølgingslisten gjøres følgende endringer: Saksopplysninger Vedlagt følger ajourført oppfølgingsliste pr 19.9.2016. I dette møtet er det lagt opp til følgende orienteringer fra kommunens administrasjon knyttet til oppfølgingslisten: 0 Oppfølging av vedtak i sak PS 23/15 o Nummerert brev nr. 1/2014 VURDERING Dersom det er saker utvalget ønsker å kommentere, stille spørsmål ved eller ta opp i dette møtet eller i et senere møte, kan disse bli fremmet i møtet for oppføring på oppfølgingslisten. Jane Anita Aspen daglig leder
KONTROLLUTVALGET I RAUMA KOMMUNE Saker som er tatt 0 22.02.10 Internkontroll i Rauma kommune Ansvar: Adm. SAKS OPPF ØL GIN G Merknad: Kontrollutvalget ønsker orientering om rådmannens internkontroll (herunder organisering, delegasjon, fullmakter, anvisningsmyndighet kommunen etc) i (ajourført pr 19.9.2016) Status: 28.02.11: Orientering utsettes til neste møte. 05.04.11: Orientering utsettes til neste møte. 31.05.11: Kommunen har vært i kontakt med et finna som kan levere en dataløsning kalt Kvalitetslosen og vurderer å gå til anskaffelse av dette dataverktøyet. Kontrollutvalget ønsker en redegjørelse fra administrasjonen til neste møte om framdriften i dette prosjektet. 29.08.11: Orientering gitt i dagens møte. Rauma kommune har i dag ikke noe helhetlig kvalitets styringssystem for intern-kontroll for alle kommunens fagområder. Det er stor kompleksitet i den kommunale tjenesteproduksjon og det må avsettes midler til investering i programvare og til organisering av arbeidet. Saken vil bli tatt opp i forbindelse med budsjettbehandlingen for 2012. Kontrollutvalget vil ha saken under fortsatt observasjon. 12.03.12: Rådmann redegjorde for arbeidet som var i gang med å lage et helhetlig intemkontroll-system. Det forventes at arbeidet ikke vil være ferdig før ved utgangen av 2012. 11.03.13: Arbeidet med å utarbeide et helhetlig intemkontrollsystem i Rauma kommune er intensivert og vil bli lagt fram til politisk behandling i løpet av inneværende år. 20.11.13: Rådmann orienterte. Det skal utarbeides en sluttrapport som skal legges fram for kommunestyret på nyåret. Kontrollutvalget ønsker å få presentert intemkontrollsystemet når sluttrapporten foreligger. 10.03.14: Orientering gitt i dagens møte av ass. rådmanmjfr. orienteringssak OS 05/14. Kontrollutvalget ønsker å få en ny orientering om bruken av intemkontroll-systemet om et år. Det vil da være aktuelt å få presentert konkrete eksempler på avviksmeldinger og hvordan disse blir handtert i systemet. 08.06.15: Orientering gitt i dagens møte av ass. rådmanmjfr. orienteringssak OS 16/15. 18.04.16: Utvalget ønsker i neste møte en orientering om situasj onen fra rådmannen. Med utgangspunkt i orienteringen vil utvalget vurdere om det skal forberedes en egen sak. 30.05.16: Rådmannen orienterte utvalget jf. OS 21/16. Utvalget ønsker å følge med på internkontrollen, men konkluderte med Side 1 av 5
16.09.14 K sak 122/09 Plan for framtidig organisering av kommunens omsorgstjeneste Ansvar: Sekr. 01. 12. 14 Omsorgstrappen Ansvar: Adm./sekr. 02.03.15 Finansforvaltningsreglement Ansvar: Rev./adm./sekr. Kontrollutvalget har tidligere drøftet manglende effektuering av vedtak knyttet til bygging av omsorgsboliger på Åfarnes. Det gjaldt vedtak i k-sak 122/09 Planfor framtidig organisering av konzmunens omsorgstjeneste som ble behandlet av Rauma kommunestyre i møte 15.12.2009 og vedtak av 13.12.2011 isak122/ll Etablering av omsorgsboliger i kvartal 1. Begge vedtakene omhandlet bygging av bofellesskap med døgnbemanning på Åfames Sekretær gav i møte 20.10.14 en gjennomgang av vedtak som er gjort som oppfølging til K-sak 122/09. Oversikt over vedtak blir utsendt sammen med møteprotokollen. Kontrollutvalget ser ikke grunnlag for å følge denne saken videre og anser saken som avsluttet. I møte 01.12.14 ble saken gjenåpnet for spesielt å følge opp vedtaket fra K 96/13 Budsjett og økonomiplan 2014-2017. l vedtak: <<l2 endringer og presiseringer til punktene 3, 4, 5 og 6. d) På Åfames legges det til rette for bygging av omsorgsboliger i byggefelt Åfames ll. Det legges opp til en trinnvis utbygging når byggefeltet er klart, og behovet utredet.» Under behandling av revisjonsrapporten <<Samhandlingsreformen i Rauma kommune» sak 37/14 kom det fram at det gjenstår noen trinn i Omsorgstrappen. Rauma kommune arbeider nå aktivt for å få på plass gode omsorgstilbud mellom det å ha litt hjelp i eget hjem og det å ha sykehems lass. Reglement for finansforvaltning i Rauma kommune ble vedtatt i kommunestyret 28.9.21 10. å avslutte saken på oppfølgingslisten 16.09.14: Kontrollutvalget ønsker at sekretariatet til neste møtet skal undersøke nærmere hvordan denne saken har vært håndtert politisk. 20.10.14: Sekretær gav en gjennomgang av vedtak som er gjort som oppfølging til K-sak 122/09. Oversikt over vedtak blir utsendt sammen med møteprotokollen. Kontrollutvalget ser ikke grunnlag for å følge denne saken videre og anser saken som avsluttet. 01.12.14: Kontrollutvalget ønsker å følge opp at utredningen av behovet for omsorgsboliger blir gjort. 02.03.15: Sekretær informerte om vedtak i KS- 119/2014 om klargjøring for bygging av omsorgsboliger på Åfarnes området, samt at det tas høyde for flere boliger ved prosjektering. 22.09.15: Sekretær orienterte om interpellasjon fra Herje og svar fra ordfører i kommunestyrets møte 16.06.15 vedr. fortsatt mulighet for etablering av omsorgsboliger på Hammermarka, samt om K-sak 60/15 Åfarnes boligfelt 2 etappevis utbygging. 30.05.16: Rådmannen har i F-sak 82/2016 Rapportering 1. tertial 2016, innstilt til vedtak: «Videre realisering av 4 nye omsorgsboliger i Åfarnes utsettes inntil detframtidige behovet for omsorgsboliger er nærmere utredet» 19.09.16: Kontrollutvalget avslutter oppfølging av denne saken 01.12.14: Kontrollutvalget ønsker å få en orientering om hvilke resultat en har oppnådd på dette området om ca. 1 år. 02.12.15: Sekretær har fått tilbakemelding om at administrasjonen ikke hadde mulighet til å gi orientering i dagens møte. Orienteringen må derfor utsettes til neste møte. 01.02.16: Rådmann og ordfører orienterte i dagens møtejf. OS 04/16. 02.03.15. Revisor undersøker nærmere med økonomisjef, og melder tilbake til utvalget i neste møte. 08.06.15: Det ble o lyst fra øk.s'ef at Side 2 av 5
Reglementet skal gi rammer rådmannen har besluttet at dette skal legges og retningslinjer for frem for det nye kommunestyret. kommunens 01.02. 16: Finans reglementet vedtatt i K-styre finansforvaltning. Revisor har 16.12.15 K-sak 107/15. Kontrollutvalget i «Revisjonsrapport 2. halvår anser saken som avsluttet 2014» bemerket at reglementet skulle vært til politisk behandling. Dette skal gjøres i hver kommunestyreperiode. 02.03.15 Forvaltningsrevisjonsrapport 02.03.15: Kontrollutvalget ønsker i møte Refusjon sykepenger Rauma en Refusjon sykepenger i 08.06.15, en orientering fra administrasjonen kommune Rauma kommune ble om hva som er planlagt å gjøre med restansen. behandlet av kontrollutvalget 08.06.15: Orientering gitt i dagens møte av Ansvar: Adm/sekr. i møte 2l.l 1.201 1 i sak 38/1 1 økonomisjef Mette Rye,jfr. orienteringssak og av kommunestyret OS 17/15. 13.12.2011 i sak 113/1 l. 01.02.16: Rådmannen infonnerte om at 1,5 Oppfølging av mill.kr. vil bli avskrevet i regnskapet for 2015 forv.revisjonsrapporten ble og 1,5 mill.kr. i regnskapet for 2016. behandlet i møte 29.1 1.2012 i Kontrollutvalget anser saken som avsluttet. sak 36/12. Kontrollutvalget anså saken som avsluttet. Under behandling av sak PS 25/14 Revisjonsrapport 1. halvår 2014 i kontrollutvalgsmøtel6.09. 14 kommer det fram av revisjonsrapporten at det er usikre krav på refusjon sykepenger på 4,4 mill. kroner. Økonomisjef Mette Rye orienterte i møte 20.10.14 om hva som er planlagt å gjøre med restansen. Det blir gjort en gjennomgang av alle krav, og arbeidet er nå godt og vel halvveis. Gjennomgangen så langt viser at ca 75 % av kravene er uriktig sendt. Dette blir nå utgiftsført. Kontrollutvalget anså saken som avsluttet. Under behandling av sak PS 08/15 Revisjonsrapport 2. halvår 2014 kom det frem at gamle restanser refusjon sykepenger ved årsskifte er 4,5 mill, beløpet har endret seg lite i forhold til forrige årsskifte. 02.03.15 På bakgrunn av orientering 01.02.16: Rådmannen orienterte i dagens møte Oppfølging av bekymringsmelding knyttet til bekymringsmelding jf. OS 03/16. Kontroll-utvalget avslutter om bemanning ved korttids- om bemanning ved oppfølging av saken. avdeling og omorganiserings- korttidsavdelingen ved prosess i institusjonstjenesten Åndalsnes sjukeheim i dagens møte OS 01/15 og den Ansvar: Adm/sekr pågående omorganiseringsrosessen for institusons- Side 3 av 5
22.09.15 Oppfølging 23/15 Ansvar: 01.02.16 Adm./sekr av Vedtak i sak PS Nummerert brev nr. 1/2014 Ansvar: Adm./sekr 18.04.16 Delegasj onsreglement Ansvar: Adm./pol./rev/sekr tjenestene, ønsker KU en ny orientering om situasjonen "an. 9016. I kontrollutvalgets møte 08.06.15 sak PS 23/15. Ble det fattet følgende vedtak: I. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen å klargjøre ansvarsforhold knyttet til avvikshåndtering slik at enhetsledere ikke har ansvar for oppfølging og behandling knyttet til enhetsleders avvik, og at det blir sikret at alle ansatte er kjent med avviksrutiner og er trygg på å bruke disse. 2. Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen til å be bedriftshelsetjenesteii gjore en undersøkelse av arbeidsniihoet i enhet for Hjemmebaserte helse- og onisorgstjenester. 3. Utvalget ber om at rådmannen alltid sender kopi av tilsynsrapporter til kontrollutvalget. Når det gjelder oppfølging av pkt. 1. vises det e-post lagt frem i dagens møte OS 20/15. Vedtaket pkt. 2 og 3 må føl es videre. Kontrollutvalget fikk fremlagt nummeret brev nr. 1/2014 til Rauma kommune i sak 07/15 2.3.2015. Det nummererte brevet knyttet seg til innkjøpsavtaler som ikke hadde vært ute på anbud. Revisor har rapportert tilbake til kontrollutvalget og kommunen har fulgt opp ved at kommunestyret i september gjorde vedtak om at Rauma kommune inngår interkommunalt samarbeid på innkjøpsområdet fra 1.1.2016. Kontrollutvalget ønsker en statusra ort høsten 2016. Kontrollutvalget gjorde følgende vedtak i KU møte 01.02.16, PS 05/16: «Kontrollutvalget oppfordrer rådmannen om i forbindelse med at dele asonsreglementet skal 01.02.16: Kontrollutvalget fikk i dagens møte PS 09/16, fremlagt rapport fra arbeidsmiljøundersøkelse ved hjemmebasert helse og omsorg arbeidslag 2. 19.09.16: Kontrollutvalget ber rådmannen orientere om oppfølging av pkt. 2 og 3 i vedtaket. l l Side 4 av 5
18.04.16 Hjemmebasert helse- og omsorg Ansvar: Adm./sekr 18.04.16 Forvaltningsrevisjonsrapport «Samhandlingsreformen i Rauma kommune» Ansvar: Adm/sekr revideres, å gjøre en nærmere vurdering av om kompetanse til å ta opp lån kan delegeres til formannska et.» I KU-møte 01.02.16 OS 02/16 hadde rådmannen en orientering og gjennomgang av underveisevaluering av hjemmebasert helse- og omsorgstjeneste i Rauma kommune. Rådmannen sa at det nå var hovedprioritet å få på plass systemer, rutiner og praksis som sikrer forsvarlige helsetjenester, samt jobbe med felles holdninger og retning på tjenesten. Kontrollutvalget ønsker å følge saken videre. Forvaltningsrevisjonsrap. <<Samhandlingsreformen i Rauma kommune ble behandlet i Rauma kommunestyre 16.12.14, K- sak 116/2014.1 kontrollutvalgets møte 01.02.16, PS 04/16, ble administrasjonens oppfølging av anbefalingene i rapporten gjennomgått. Kontrollutvalget fattet vedtak om at de ønsker å holdes orientert fra administrasjonen om den videre oppfølgingen av anbefalingene, da spesielt knyttet til det arbeidet som er planlagt: 1. Implementering av folkehelsegruppen, 2.Arbeidet med å høyne kvaliteten innen koordinerende enhet, 3.Samarbeidsavtalen mellom helseforetaket og kommunen, knyttet til ansvarsfordeling og opplærin. Side 5 av 5
Saksmappe: 2016-1539/05 Arkiv: 033 Kontrollutvalget Saksbehandler: Jane Anita Aspen Dato: 7.10.2016 Saksframlegg Utval ssaksnr Utvalg Møtedato PS 35/16 Kontrollutvalget 24.10.2016 EVENTUELT Rauma Boliger AS Kontrollutvalgets leder Lars Ramstad har fremmet et ønske om at kontrollutvalget får en orientering fra Rauma Boliger AS. Dersom kontrollutvalget ønsker en slik orientering i møte 28.11.2016, bør utvalget sette ned noen stikkord for hva det ønskes orientering om.