www.pwc.no Konsolidering - hvordan få effektiv rapportering med god kvalitet? PwCs benchmark om konsolideringsprosesser og systemer i norske konsernregnskapsfunksjoner.
Innledning Selskaper som lykkes i et stadig skiftende marked evner å tilpasse seg raskt til nye forhold og forbedrer sine forretningsprosesser kontinuerlig. Konsolideringsprosessen er intet unntak. Effektiv og nøyaktig konsolidering og rapportering vil blant annet hjelpe ledelsen til å ta de riktige beslutningene basert på tidsriktig og pålitelig informasjon, samt redusere kostnader knyttet til ressursbruken i selskapet. PwCs globale undersøkelse «Breaking away: How leading finance functions are redefining excellence» 1, viser at det er mulighet for 31 % ressursbesparelse for prosesser innen finansiell rapportering, figur 1 under. De rosa feltene viser hvor mye tid som kan spares ved at arbeidsoppgaver blir automatisert og de burgunder feltene viser hvor mye tid som kan spares ved å eliminere sløsing av tid, som venting, feilretting etc. Vi ønsker med denne rapporten å gi konsernregnskapssjefer og økonomiledere informasjon som gjør dem i stand til å forbedre og utvikle egne prosesser innenfor konsolidering. Rapporten vil gi et innblikk i hva de beste gjør, og samtidig fremhever områder som har forbedringspotensial og hvor vi ser at det er store forskjeller. Figur 1. Waste reduction & automation potential (proportion of finance activity) Billing 15 % 31 % 46 % Management reporting 3 % 39 % 42 % General accounting 14 % 21 % 35 % Budget & forecasting 10 % 23 % 33 % Financial reporting 10 % 21 % 31 % Credit 7 % 24 % 31 % Waste Automation 1. Breaking away: How leading finance functions are redefining excellence 2 Konsolideringsbenchmark
Årets benchmark om effektivitet i konsolideringsprosessen er en online undersøkelse hvor vi har stilt 152 spørsmål til store og mellomstore selskaper. Selskapene representerer et bredt spekter av bransjer Figur 2. Gjennomføring av undersøkelsen 18 Målgruppe: konsernregnskapssjef og økonomiledere Online undersøkelse Gjennomføring av enkelte intervjuer 18 respondenter har deltatt i benchmarken Undersøkelsen vil være åpen for deltakelse og måling av egne prosesser, også fremover Figur 3. Respondentene representerer selskaper i et bredt spekter av bransjer 71 % Børsnotert eller notert på Nordic AMB 29 % Ikke-børsnotert Konsolideringsbenchmark 3
Hva gjør de beste? Denne undersøkelsen viser noen klare kjennetegn hos selskapene som har de mest effektive og nøyaktige konsolideringsprosessene. Funnene understøttes også av PwC sine erfaringer som revisor og rådgiver. Disse selskapene har: Automatisk matching av interne poster og internhandel rapportert og avstemt før rapporteringen til konsern. Fullt ut automatiserte systemer, også når det gjelder valutaomregning på eliminering av aksjer og kjøp og salg av selskaper. Automatisert beregning av kontantstrømoppstilling i konsolideringssystemet. Tilstrekkelig støtte i ledelsen i forhold til kommunikasjon, tydelige roller og ansvar, valg av systemer og etablering av gode prosesser i rapporteringen. Effektiv rapportering på kort tid og benytter et eget rapporteringsverktøy over konsolideringssystemet for å produsere eksterne og interne rapporter. Etablert gode internkontroll-prosesser som sikrer flyt av informasjon (for eksempel ved periodevise møter med innrapporterende enheter i forkant av en kvartalsrapportering). Selskapene utnytter systemenes mulighet for arbeidsflyt og har etablert kontroller og avstemminger i systemet. Vår benchmark viser at de mest valgte systemene er HFM, Cognos og SAP. For å få til en vellykket implementering er det svært viktig at selskapet har klart definerte krav til systemet, men det kan hende det er fornuftig å fire på noen krav for å få et mer fleksibelt system for konsolidering. Det er også viktig at selskapet lytter til konsulentene slik at systemet utnyttes på best mulig måte. 4 Konsolideringsbenchmark
2 av 10 selskaper bruker Excel som verktøy for konsolideringsformål. Halvparten av selskapene i undersøkelsen har ikke tilstrekkelig integrasjon mellom ERP- system og konsolideringsverktøy. 6 av 10 selskaper har sagt seg enige i at konsolideringsprosessen er tilstrekkelig automatisert. HFM, Cognos og SAP er de mest brukte konsolideringssystemene blant selskapene i undersøklesen. Kun 18% av selskapene benytter et Disclosure Management system for utarbeidelse av eksterne og interne rapporter. De fleste av selskapene utnytter ikke systemets funksjonalitet fult ut. Konsolideringsbenchmark 5
Innhold Innledning 2 Hva gjør de beste? 4 Grunnleggende om konsolidering 7 Konsolideringsprosessen 8 Internhandel 8 Valutahåndtering 10 Kontantstrømoppstilling 12 Ledelsens involvering 14 Rapportering 16 Systemer 20 Hvordan kan du forbedre dine konsolideringsprosesser? 24 Kontakt 26 6 Konsolideringsbenchmark
Grunnleggende om konsolidering Konsolidering er å slå sammen regnskapene til morselskapet og datterselskapene med det formål å vise konsernets stilling som én økonomisk enhet. En konsolideringsprosess består av flere stadier som for enkelte konsern, avhengig av struktur og virksomhet, kan være ganske krevende. Datterselskap og morselskap skal ferdigstille sine lokale regnskaper for innrapportering til konsern, og en del av denne prosessen er å avstemme internhandel mellom enhetene. Avhengig av omfanget av handelen, eventuelt ulike valutaer, så kan dette være en krevende prosess. Som oftest er det nødvendig å gå ned på et detaljert nivå for å sikre at det som elimineres er riktig. Avstemming av internhandel skjer i praksis både før og etter rapportering til konsern. Dersom konsernet har selskaper som opererer med ulike valutaer skal regnskapstallene regnes om fra sin egen funksjonelle valuta til konsernets rapporteringsvaluta. Dette gjør prosessen enda mer kompleks. Når man har rapportert til konsolidert nivå skal det, foruten eliminering av internhandel, legges inn ulike elimineringer relatert til aksjer i datterselskaper, egenkapital, merverdier ved kjøp av selskaper, salg av selskaper, minoritetsinteresser og eventuelle andre elimineringer og justeringer. De fleste av disse elementene vil også ha et valutaelement dersom de er i annen valuta enn rapporteringsvalutaen og dermed komplisere konsolideringen. Dette gjelder spesielt elimineringer mot egenkapitalen. Når alt er hensyntatt, og nødvendige kvalitetssjekker er utført, har man et ferdig konsolidert regnskap. Ved presentasjon av resultatene i benchmarken har vi tatt utgangspunkt i sentrale elementer i konsolderingsprosessen og kategorisert disse på følgende måte: Internhandel Valutahåndtering Kontantstrømoppstilling Ledelses involvering Rapportering Konsolideringsbenchmark 7
Internhandel Valutahåndtering Kontantstrømoppstilling Ledelses involvering Rapportering Internhandel Handel mellom selskapene i et konsern skal elimineres da dette ikke påvirker konsernets samlede resultater. For riktig eliminering er det viktig at internhandel er avstemt. Dette kan være en tidstyv i konsolidering og vi har sett på hvordan selskapene i undersøkelsen håndterer avstemming av internhandel. Det er tre forhold i forbindelse med internhandel som er viktig: 1. Fakturahåndtering 2. Automatisk matching 3. Separat rapportering og avstemming Figur 4. 44 % 67 % Automatisk fakturahåndtering Automatisk matching av konserninterne poster 8 Konsolideringsbenchmark
Omtrent halvparten av selskapene i undersøkelsen benytter seg av e-faktura. Bruk av e-faktura forenkler avstemmingsprosesser ved at begge parter har samme grunnlag til samme tid. I stedet for å lete etter fakturaer kan man fokusere på avstemming av avsetninger. I tillegg til at bruk av e-faktura forenkler avstemmingen av mellomværende ligger det også en kostnadsmessig besparelse for økonomiavdelingen å bruke det. I følge en analyse gjennomført av PwC i 2016, tilsier beste praksis en kostnad på 12 kroner per faktura mot 83 kroner per faktura i tilfelle der e-faktura ikke benyttes. Dette betyr også at om lag 30 % av selskapene i undersøkelsen avstemmer konserninterne transaksjoner relativt manuelt, noe som i de fleste tilfellene er lite effektivt. Bakerst i denne rapporten gis det noen enkle tips til hvordan man kan gjøre denne prosessen mer effektiv. Hovedbudskapet er at selskapene, i størst mulig grad, bør ha kommunisert og avstemt postene før rapportering til konsern for å sikre en mer effektiv prosess. To av tre selskaper i undersøkelsen har svart at de gjennomfører automatisk matching av konserninterne poster og transaksjoner. Av disse er det 64 % som rapporterer separat og avstemmer konserninterne poster før selve rapporteringen til konsern. Erfaringsmessig ser man at det er effektiviseringsgevinster å hente ved at ansvaret for avstemming av internhandel i større grad legges til de enkelte selskapene. De enkelte regnskapene er da i større grad ferdigstilt på rapporteringstidspunkt og det blir færre oppfølgingsrunder fra konsern. Konsolideringsbenchmark 9
Internhandel Valutahåndtering Kontantstrømoppstilling Ledelses involvering Rapportering Valutahåndtering Valutahåndtering er et komplekst område ved konsolidering. Konsern med datterselskaper i annen valuta enn konsernets rapporteringsvaluta eller som har en annen rapporteringsvaluta enn morselskapets må forholde seg til ulike former for valutaproblematikk når det kommer til omregning av selskaper til rapporteringsvaluta. Ni av ti selskapene i undersøkelsen har NOK som konsernets rapporteringsvaluta. Videre opplyser 90 % at de har flere valutaer som inngår i det konsoliderte regnskapet, og av disse opererer ca 40 % med seks eller flere ulike valutaer. Et av selskapene i undersøkelsen opererer med over ti valutaer og har omlag 200 selskaper som konsolideres inn. I slike tilfeller er selskapet helt avhengig av et system som håndterer valuta på en god måte. Vår benchmark viser ingen tydelig sammenheng mellom valg av konsolideringssystem og mengde selskaper og omfanget av ulike valutaer. Omtrent 40 % av selskapene som er med i denne benchmarken benytter et gjennomsnitt for året for omregning av resultat. Vi antar at dette i høy grad skyldes et ønske om å forenkle beregningene i systemet ved tilfeller av mange enheter, mange valutaer, komplekse formler og omfattende rapporteringspakker. Det antas at det ved bruk av en slik metode er foretatt en vesentlighetsvurdering og at konsernet mener at denne metoden ikke gir betydelig avvik i forhold til en gjennomsnittskurs per måned. På grunn av kompleksiteten rundt omregningsdifferanser så kan det uansett stilles spørsmål ved om systemene i tilstrekkelig grad har lagt til rette for analyse og kontroll av omregningsdifferanser. Kjøp og salg av selskaper Kjøp og salg av selskaper i utenlandsk valuta og andre egenkapitaltransaksjoner i utenlandsk valuta (eksempelvis kapitalforhøyelser og transaksjoner med minoritet) er en av de mest utfordrende sidene ved omregning fra utenlandsk valuta. Undersøkelsen viser at i flesteparten av tilfellene skjer systemenes håndtering omkring kjøp og salg av selskaper helt eller delvis manuelt. Automatisk eliminering av aksjer og valutahåndtering Alle konsern i undersøkelsen som benytter IBM Cognos Controller (Cognos) har eget oppkjøpsregister og fullautomatisert eliminering av aksjer. Videre håndteres omregningsdifferanser ved eliminering av aksjer og ved kjøp og salg automatisk for de samme selskapene, med unntak av et. Ingen av selskapene i undersøkelsen som benytter Hyperion HFM (HFM) har fullautomatisert alle elementer ved eliminering av aksjer. I henhold til NRS/IFRS er det overordnede prinsippet at selskapene skal bruke transaksjonskurs ved omregning av resultatet til presentasjonsvaluta. For balanse benyttes sluttkurs på balansedagen ved omregning. 10 Konsolideringsbenchmark
Figur 5. 44 % 38 % Automatisk håndtering av omregningsdifferanser ved eliminering av aksjer Automatisk håndtering av omregningsdifferanser i forbindelse med kjøp og salg av aksjer Automatisk håndtering av mer- og mindreverdier ved oppkjøp I et oppkjøp vil det være merverdier som følge av at man betaler mer for selskapet enn det som ligger i selskapets sine bokførte verdier. Merverdiene skal avskrives, nedskrives, inntektsføres eller kostnadsføres alt etter som hva merverdiene er relatert til og hvordan den regnskapsmessige håndteringen av dette er. Halvparten av selskapene i undersøkelsen har systemer som håndterer merverdier automatisk ved oppkjøp. Over 70 % av selskapene som har Cognos eller HFM håndterer merverdier i sin helhet innenfor systemet. Øvrige håndterer merverdier helt eller delvis i Excel. Håndtering av anleggsmidler og immaterielle eiendeler med lineær avskrivning er noe som er enkelt å automatisere i systemet. Derimot hvis et oppkjøp omfatter andre typer mer-/ mindreverdier, eksempelvis fjerningsforpliktelser eller liknende, kan det være mer komplisert å legge dette inn i en standardisert modell i systemet. Dette kan være årsaken til at flere selskaper også har manuelle posteringer. Er selskapene fornøyd med systemets valutahåndtering? Over halvparten av selskapene er fornøyd med systemets valutahåndtering. Ulike selskaper kan ha ulik oppfattelse av systemets håndtering, men vi ser at samtlige selskaper som benytter HFM har svart at de er fornøyde. Grunner til at selskapene ikke er fornøyd med systemenes valutahåndtering kan være graden av manuelle vurderinger og posteringer man må gjøre utover det som systemet håndterer automatisk. Det kan være at selskapet føler at det er for tungvint å finne ut hva som er akkumulerte omregningsdifferanser relatert til et selskap over år. Et annet moment er at selskpet ikke i tilstrekkelig grad klarer å analysere omregningsdifferansene, hvor de oppstår og hvordan de utvikler seg fra periode til periode. Konsolideringsbenchmark 11
Internhandel Valutahåndtering Kontantstrømoppstilling Ledelses involvering Rapportering Kontantstrømoppstilling Kontantstrømoppstillingen viser konsernets kontantstrøm relatert til drift, investeringer og finansiering. Denne settes opp med utgangspunkt i regnskapet, korrigert for ikke kontante transaksjoner og føringer (som for eksempel avsetninger og avskrivinger). Figur 6. 17 % Automatisk beregning av kontantstrømoppstillingen Undersøkelsen viser at kun en av fem selskaper har en fullt ut automatisert beregning av kontantstrømoppstillingen. Enkelte selskaper i undersøkelsen benytter en kombinasjonet konsolideringssystem og Excel, mens mange gjør beregningen utelukkende i Excel. De som benytter Excel for beregning av kontantstrømoppstilling er alt fra små til store selskaper med få eller mange enheter. En høyere grad av automatisert beregning av kontantstrømoppstilling i konsolideringssystemet vil bidra til å effektivisere rapporteringsprosessen. Flere av våre kunder har valgt å ikke utvikle en automatisert beregning av kontantstrømoppstillingen ettersom det både kan være dyrt og ressurskrevende. Likevel er det viktig å ta høyde for at manuelle innslag også vil kunne være tidkrevende med feilsøking og retting. Det kan også være at man i rapporteringspakken ikke har tilstrekkelig informasjon til å kunne gjennomføre en automatisert beregning. Selskapet er avhengig av å ha en tilstrekkelig detaljert balanse, hvor også periodens ulike type bevegelser er spesifisert, eksempelvis kjøp, salg og avskrivninger av anleggsmidler. 12 Konsolideringsbenchmark
Konsolideringsbenchmark 13
Internhandel Valutahåndtering Kontantstrømoppstilling Ledelses involvering Rapportering Ledelsens involvering Figur 7. 72 % Involvering av ledelsen er viktig. Konsernregnskapsavdelingens mandat blir enklere å gjennomføre hvis man har tilstrekkelig forankring i ledelsen når det gjelder valg av systemer, ressursbruk, etablering av gode prosesser, roller og ansvar. Videre er det viktig å ha møteplasser med ledelsen (CFO) for å kommunisere periodens resultater, vurderingsposter og utfordringer. Høy grad av ledelses involvering i konsernrapporteringsprosessene. Undersøkelsen viser at det er relativt høy grad av involvering av ledelsen på flere plan i konsolideringsprosessen. Majoriteten av selskapene i undersøkelsen mener at ledelsen har tilstrekkelig fokus på konsolideringen. Ledelsen er også i stor grad involvert i kommunikasjonen rundt rapporteringskrav og tidsplan, men at overholdelse av tidsplanen følges opp scores det noe lavere på. Over 20 % av selskapene har brudd på rapporteringskvalitet eller tidsfrister som måleparameter for innrapporterende enheter. Å benytte måleparametre på kvalitet og overholdelse av tidsfirster kan være effektive tiltak hvis selskapet har hatt gjentatte problemer med innrapporteringen fra underliggende enheter, men vær da oppmerksom at det ligger også en fallgruve i dette. Innrapportende enheter kan unnlate å kommunisere feil eller bevisst skjule feil for å ikke få utslag i måleparametre. 14 Konsolideringsbenchmark
Konsolideringsbenchmark 15
Internhandel Valutahåndtering Kontantstrømoppstilling Ledelses involvering Rapportering Rapportering Rapporteringstid 70 % av selskapene i undersøkelsen bruker under tre arbeidsuker fra forberedelse til rapportering av konsoliderte tall. Av disse er 59 % børsnotert eller notert med obligasjoner. De fire beste selskapene i undersøkelsen bruker kun fem til seks dager på rapporteringsprosessen. Frem til og med 2016 har det vært krav om kvartalsrapporter og årsrapport. Fra og med 01.01.2017 har det blitt lempninger i reglene. Det er nå kun krav til halv- og helårsrapport. Halvårsrapporten skal offentliggjøres så snart som mulig og senest to måneder etter regnskapsperiodens utgang og da med utgangspunkt i kravene som stilles i IAS 34. Oslo Børs sin klare anbefaling er likevel at selskapene fortsetter med delårs rapportering for 1. kvartal og 3. kvartal og at den publiseres innen to måneder etter regnskapsperiodens utgang. Anbefalingen begrunnes i stor grad ut fra hensynet til investorer. I tillegg vil nok mange selskaper velge hyppigere rapportering enn pålagt gjennom loven for å få analytikerdekning. Kort rapporteringstid gir selskapet flere potensielle gevinster. De kan blant annet oppnå reduserte kostnader som følge av lavere ressursbruk. De vil kunne gi mer sanntidsrettet informasjon til både selskapets investorer og analytikere, men ikke minst vil det kunne gi selskapet muligheten til å ta gode beslutninger. Ved avleggelsen av regnskapet for 2017, forventer vi at flere selskaper vil velge å ikke avgi 4. kvartals regnskap, men i stedet offentliggjøre årsrapporten tidligere. Dette vil sette svært stort press på organisasjonen da et betydelig større produkt skal være ferdigprodusert, kvalitetssikret og revidert på et vesentlig tidligere tidspunkt. De selskapene som i størst grad har en automatisert prosess fra rapporteringsstart til endelig rapport, vil helt klart være de som vil takle en slik omstilling best. Figur 8. < 3 uker 3-5 uker > 5 uker 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % 60 % 70 % 80 % 90 % 100 % 16 Konsolideringsbenchmark
Kvartals- og årsrapporter, samt intern rapportering I undersøkelsen er det kun 18 % av selskapene som benytter et system for utarbeidelse av interne og eksterne rapporter, et såkalt Disclosure Management-system. Dette er en forholdsvis lav andel. Disclosure Management-systemer trekker ut informasjon fra ulike systemer, inkludert konsolideringssystemet, og sammenstiller informasjonen til eksterne rapporter, for eksempel kvartals- og årsrapporter. Erfaringer fra selskaper som har implementert et slikt system er at kostnaden tjenes inn relativt raskt som følge av redusert bruk av grafiske tjenester, og betydelig redusert innsats fra medarbeidere som jobber med utarbeidelsen og ferdigstillelsen av slike rapporter. Systemer i markedet i dag er blant annet IBM Cognos Disclosure Management, SAP Disclosure Management, Oracle Hyperion Disclosure Management og Total Årsoppgjør (Visma). I dag håndterer åtte av ti selskaper i undersøkelen kvartalsrapport/årsrapport med videre i systemer som Excel eller Word. Ved å investere i et Disclosure Management-system vil et selskap som leverer kvartals- og årsrapporter kunne korte ned på rapporteringstiden, redusere ressursbruken, samt redusere manuelt arbeid som igjen gir en høyere kvalitet i rapportene. En annen fordel er at Disclosure Management-system tilrettelegger for at forskjellige brukere kan arbeide i dokumentet samtidig. Figur 9. 18 % Utnyttelse av et Disclosure Management-system Konsolideringsbenchmark 17
Intern kontroll og interne prosesser God intern kontroll over rapporteringsprosessen gir økt sikkerhet for rapporterte tall, men det bidrar også til økt effektivitet i rapporteringsprosessen og i beste fall en reduksjon av revisjonshonoraret. Det er en vesentlig andel av selskapene som har tydelige roller og ansvarsfordeling, samt at det foreligger skriftlige rutiner for rapportering og konsolideringsprosessen. Selv om rutinene foreligger skriftlig er det allikevel ikke alle som har implementert dem. Videre er det en stor andel som ikke bruker kollegakontroller på manuelle prosesser for å sikre kvalitet i konsolideringen. Bakgrunnen for det er trolig et resultat av begrenset tid og ressurser. En slik kontroll vil kunne være med på å gi sikkerhet for de rapporterte tallene. Et annet punkt for forbedring for mange av selskapene i undersøkelsen gjelder detaljeringsgraden og nøyaktigheten av de skriftlige rutinene. Klarer selskapet å være konkrete og detaljerte nok i sine beskrivelser av rutinene vil det blant annet kunne redusere sårbarheten i forhold til avhengighet av enkeltpersoner. Figur 10. Nedenfor følger en modenhetsskala for hvor mange som er enige i ulike utsagn ifbm intern kontroll: Det er etablert kollegakontroller av manuelle prosesser for å sikre kvalitet i konsolideringen 56 % Det er tydelig ansvarsfordeling og roller i konsolideringsprosessen 83 % Rutinene er implementert og følges 72 % Det foreligger skriftlige rutiner for rapporterings- og konsolideringsprosessen? 83 % De skriftlige rutinene er tilstrekkelig detaljerte og konkrete 50 % 18 Konsolideringsbenchmark
Gode rutiner for løpende transaksjoner og hendelser En utfordring konsernregnskapsavdelingen kan møte når regnskapet skal avlegges, er at transaksjoner og hendelser som rapporteres fra datterselskapene ikke har vært kommunisert tidligere. Disse transaksjonene kan kreve nærmere analyse og kalkuleringer før man konkluderer regnskapsmessig håndtering. Dette forsinker prosesser og kan gi dårligere kvalitet. Det er derfor viktig å ha rutiner som sikrer god kommunikasjon med innrapporterte enheter slik at problemstillinger avklares løpende og ikke midt i en rapporteringsprosess som alllerede har knappe tidsfrister. Tilsvarende anbefales det også å ha løpende dialog med revisor, slik at man er enig om løsning på komplekse transaksjoner før regnskapet skal avlegges Figur 11. Arbeidsflyt Arbeidsflyt Et viktig element i god intern kontroll er bruk av arbeidsflyt i systemene. Dette sikrer gode prosesser, og en aktiv tilnærming til rapporteringsfrister og kvalitet. Eksempelvis kan det ligge inn begrensning på at balansen må være i balanse for å få lov til å levere til neste nivå. Selskapet har også god oversikt over når folk leverer, eventuelle senere endringer, samt mulighet for å stenge for tilganger. Undersøkelsen viser at en overraskende stor andel av selskapene ikke benytter systemets tilgjengelig arbeidsflyt. Hele 78 % svarer at de ikke benytter systemets arbeidsflyt, eller at systemet ikke har arbeidsflyt. Systemene i undersøkelsen som er mest benyttet (Cognos og HFM), tilbyr arbeidsflyt som funksjonalitet (vi har ikke sjekket øvrige systemer). Dette betyr at flere av selskapene i undersøkelsen ikke utnytter funksjonalitet som er tilgjengelig, enten fordi de ikke vet at de har den muligheten eller fordi de har valgt det bort. 78 % Av selskapene i undersøkelsen benytter seg ikke av systemets arbeidsflyt eller at systemet ikke har arbeidsflyt. Konsolideringsbenchmark 19
Systemer Figur 12. 17 % Excel 11 % Andre 83 % av selskapene i benchmarkundersøkelsen benytter seg av et konsolideringssystem. Resterende 17 % benytter Excel som verktøy. Av de som benytter seg av et konsolideringssystem bruker litt over 70 % HFM eller Cognos. Brukerne av disse systemene og de som benytter seg av SAP har svart at systemene er hensiktsmessig for deres bruk. De som mener at konsolideringsverktøyet ikke er hensiktsmessig for deres bruk benytter seg av Excel eller andre systemer enn de nevnt over. 39 % Cognos Når det gjelder størrelse på konsern, målt i omsetning, ser vi konsern med en omsetning over fem milliarder kroner utelukkende velger SAP, Cognos eller HFM. Det som kanskje er verdt å merke seg er at Excel kun benyttes av selskaper med omsetning under to og en halv milliarder kroner. I undersøkelsen har vi sett etter kjennetegn for konsern som har valgt de ulike systemene. Vi ser at HFM, Cognos og SAP er helt fraværende som leverandør for konsern med færre enn 20 selskaper. Vi observerer at for disse mindre konsernene er Excel det som benyttes i stor grad. Et annet interessant funn er at selskapene i undersøkelsen som benytter SAP utelukkende har flere enn 100 selskaper i sin portefølje. Cognos er valgt som system for selskapet i undersøkelsen som konsoliderer inn om lag 400 selskap. 22 % HFM 11 % SAP-systemer Undersøkelsen viser ingen klar sammenheng mellom antall valutaer som inngår i det konsoliderte regnskapet og valgt system. Likevel er det overraskende å se at selskaper med mellom seks og ti valutaer velger å bruke Excel ved konsolidering. Selv om vi ikke ser en tydelig korrelasjon mellom mengde selskaper og omfang av ulike valuta mot valgt system i denne undersøkelsen er det nærliggende å tro at slike faktorer spiller inn ved valg av konsolideringssystem. 20 Konsolideringsbenchmark
Figur 13. 90 HFM 40 Cognos SAP 10 0% Andre Excel Generelt har de fleste egenutviklet rapporteringspakke tilpasset det enkeltes selskap behov. Store selskaper har nok større behov for å definere rapporteringspakken selv, men vi tror at mindre og mellomstore konsern helt klart kan tjene på at systemleverandøren kan tilby en startpakke som dekker basis informasjon man trenger innenfor et regnskapsspråk. Det kan også hende at en slik startpakke kan være hensiktsmessig for enkelte store selskaper også ved at man benytter den som basis og utvikler startpakken i stedet for å begynne helt på start. Alle selskaper i undersøkelsen håndterer administrasjon av systemet selv, mens videreutvikling av rapporteringspakke etc håndteres enten i samarbeid med leverandør eller internt. Vår undersøkelse viser at selskaper med omsetning under to og en halv milliarder kroner og mindre enn 20 selskaper som konsolideres inn benytter ikke et konsolideringssystem, men benytter Excel. Konsolideringsbenchmark 21
Figur 14. Automatisering og grensesnitt 61 % Av respondentene mener at konsolideringsprosessen er tilstrekkelig automatisert. Automatisering og grensesnitt Selskapene som deltok i undersøkelsen ble spurt om konsolideringsprosessen var tilstrekkelig automatisert. Seks av ti selskaper mente at dette var tilfellet. Manuelle grensesnitt mot ERP-systemer, manuell input og manuell håndtering av elimineringer er noen av prosessene som selskapene i undersøkelsen har fremhevet som områder som i større grad kan automatiseres. Vi ser også at det er en lav andel som benytter seg av rapportsystemer over konsolideringssystemet for utarbeidelse av ekstern rapporter mv. Det er å anta at det særlig for børsnoterte selskaper vil ligge en betydelig gevinst i å få på plass et slikt system. I tillegg viser denne undersøkelsen at det er andre prosesser som har potensialet til å bli mer automatisert, herunder avstemming av internhandel, kjøp og salg av selskaper og kontantstrømoppstilling. Klarer selskapene å automatisere og digitalisere sine prosesser, og da også konsolideringsprosessen, vil det være to viktige drivere for å oppnå suksess. Med mer automatiserte og digitaliserte prosesser vil selskapet kunne oppnå gevinster som redusert tidsbruk som følge av færre manuelle føringer og kontrollaktiviteter, redusert person-avhengighet, optimalisert ressursbruk og forbedret kvalitet på rapporteringen. Konsernregnskapssjef eller økonomileder kan dermed bistå ledelsen mer effektivt i deres beslutningstaking. I prosessen med å digitalisere økonomifunksjonen vil det være viktig å utvikle digital kompetanse blant de ansatte. Økonomifunksjonen må samarbeide med IT for å evaluere systemer og datakvalitet, samt planlegge for oppgraderinger. Det vil også kreve at de ansatte må forstå hvordan systemer virker og hvordan disse kan utnyttes optimalt (se PwCs rapport «Tar du styringen»). 22 Konsolideringsbenchmark
Konsolideringsbenchmark 23
Hvordan kan du forbedre dine konsolideringsprosesser? Forbedring av konsolideringsprosessen vil gi gevinster på flere områder: Kan øke kvaliteten på eksterne og interne rapporter og redusere tidsbruk. Kan redusere tiden som brukes til å avstemme internhandel. Kan redusere antall manuelle posteringer. Kan øke kvaliteten på det som rapporteres inn fra selskapene. Kan redusere manuelle kontroller. Kan redusere personavhengigheten. 24 Konsolideringsbenchmark
Det er mange grep man kan gjøre for at konsolideringsprosessene skal gå enklere og bli mer effektiv. Forslag til grep man kan gjøre følger nedenfor. Automatisering og standardisering Systemer Automatisere prosesser i størst mulig grad. Standardisere analyser og lignende som gjøres i Excel, fortrinnsvis ved å utnytte direkte linker mellom system og Excel. Det samme gjelder standardisering av dokumentasjon og arbeidspapirer i forbindelse med utarbeidelse av underlag for manuelle elimineringer, noter og annet som inngår i regnskapet. I denne sammenheng er det også viktig at man beskriver arbeidet som gjøres i regnearket slik at det er mulig for andre å forstå hva som er gjort. Hvis mulig bør selskapet benytte seg av funksjonalitet som henter tall direkte fra konsolideringssystemet og inn i Excel. Da kan selskapet lage en del automatiserte kontroller i Excel. Intern kontroll Det er en klar sammenheng mellom gode internkontrollprosesser og effektiv rapportering. Hvordan kan ditt selskap forbedre sin intern kontroll? PwC har skrevet blogginnlegget Små virksomheter har vel ikke behov for intern kontroll eller?, som kan finnes på pwc.no. Dette innlegget inneholder noen nyttige innspill til hvor man kan starte hvis man ikke har internkontrollprosesser satt i system. Tids- og kvalitetsovervåkning: overholder innrapporterende enheter tidsfristene? Er det enheter som stadig ikke leverer på tid og kvalitet? Hvilke tiltak kan settes inn for å hjelpe aktuell enhet til å rapportere i henhold til krav. Tilsvarende hvor mye tid bruker konsernregnskapsfunksjonen på de ulike elementene i rapporteringen? Er det områder som er særlig tidkrevende? Hva kan gjøres for å redusere tidsbruk? Det anbefales også at man tar møter med de største enhetene før de avslutter perioden (det gjelder i særdeleshet for konsern som rapporterer eksternt og i perioden de skal ut med ekstern rapport). Møtene bør blant annet ha fokus på å avdekke regnskapsmessige problemstillinger, spesielle hendelser og nye inntektsprodukter. Det bør settes en agenda for møtet som krever at enhtene må forberede seg. Hensikten er å unngå at det dukker opp problemstillinger så sent i konsolideringen at man ikke rekker å vurdere eventuelle effekter. Utnytter ditt konsern mulighetene som er tilgjengelig i systemet? Ta en uforpliktende samtale med leverandør og hør om det er elementer som dere ikke har visst om men som kunne vært brukt, eksempelvis arbeidsflyt? Hva kan gjøres med grensesnitt mot underliggende systemer? Undersøkelsen viste at så mange som 50 % mente at grensesnittet ikke var tilstrekkelig. Skifte av system er et alternativ, men ofte et dyrt og tidkrevende prosjekt. Noen enkle tiltak for forbedring av prosessen: Diskuter med leverandør om det er mulig å gjøre enkle grep som gir en effektiviseringsgevinst? Tenk kreativit; er det for eksempel mulig med separat rapportering av internhandel i konsolideringssystemet før innrapportering til konsern (selv om det ikke finne en egen modul for dette), slik at enhetene selv kan avstemme og jobbe med internhandelsavvik og lande det før rapportering. Flere systemer har moduler som gjør at selskapene kan ta ut avviksrapporter på internhandel og se på avvik selv. Har man dette, så bør ansvaret for uttak av rapporter og avstemming legges på selskapene. Videre bør det stilles krav til at man har avstemt eller at avvik er forklart på tidspunkt for rapportering til konsern. Internhandelsavstemming kan også effektiviseres gjennom innføring av e-faktura. Et annet svært kortsiktig, manuelt tiltak er at selgende part lager en oversikt over fakturaer og avsetninger som kjøpende part må godkjenne, eventult avviksforklares. Denne prosessen gjøres før selskapene rapporterer inn til konsern. Det må i størst mulig grad tilstrebes at internhandel er avstemt på tidspunkt for rapportering til konsern. Implementere et Disclosure Management system for raskere og enklere utarbeidelse av eksterne og interne rapporter. Konsolideringsbenchmark 25
Kontakt Marianne Brusdal Partner Tlf: 95 26 07 02 marianne.brusdal@pwc.com Sidsel Roxrud Senior Manager Tlf: 91 59 78 82 sidsel.roxrud@pwc.com Nora Tretli Manager Tlf: 95 26 07 62 nora.tretli@pwc.com Line Landmark-Larsen Senior Associate Tlf: 91 66 22 47 line.landmark-larsen@pwc.com 26 Konsolideringsbenchmark
Konsolideringsbenchmark 27
28 Konsolideringsbenchmark 2017 PwC. Med enerett. I denne sammenheng refererer PwC seg til PricewaterhouseCoopers AS, Advokatfirmaet PricewaterhouseCoopers AS, PricewaterhouseCoopers Accounting AS og PricewaterhouseCoopers Skatterådgivere AS som alle er separate juridiske enheter og uavhengige medlemsfirmaer i PricewaterhouseCoopers International Limited. Foto: Anette Larsen og Ilja Hendel