Referat fra styremøte i Stavanger Turistforening Mandag 30. januar 2017 kl 1800 i Klostersalen, Kannik. Til stede fra styret: Forfall: Til stede fra adm: Referent; Per Hanasand, Edward Prestholm, Tove Sivertsen, Åshild Garvik Pedersen, Mari Wedum, Inger Karin Natlandsmyr, Lars Kristian Bjørheim, Christian Alden og Helge Bjørnestad (Rådet) Arne Storhaug, Ingebjørg Vik Laugaland, Jarand Aasvold (DNT Ung Stavanger) og Axel Wirowski (ansattes representant) Preben Falck Preben Falck SAKSLISTE 01/17-1 Referat fra forrige styremøte - Beslutningssak Referat fra styremøte 28. november 2016 vedlegges for styrets godkjenning. Referat fra styremøtet 28. november 2016 godkjennes. Behandling i møtet: En feil i dato ble korrigert. Referat fra styremøtet 28. november 2016 godkjennes. 01/17-2 Konstituering - beslutningssak Som styret ble orientert om i forrige møte er Åshild Garvik Pedersen ansatt som bestyrer på Stranddalen, med tiltredelse 1. januar 2017. Hun har i forbindelse med ansettelsen gjort det klart at hun vil trekke seg fra sitt styreverv med virkning fra førstkommende årsmøte. For ordens skyld bes det avklart med styret hvorvidt hun kan fungere som styremedlem i denne perioden mens hun også er ansatt i foreningen. Styret stiller seg positivt til at Åshild Garvik Pedersen fungerer som styremedlem frem til årsmøtet i 2017. Behandling i møtet: Åshild Garvik Pedersen fratrådte under behandling av saken. Saken ble drøftet. Det er ikke absolutte formelle hindringer for at et valgt styremedlem blir ansatt i foreningen og likevel fortsetter som styremedlem. Det var likevel enighet i styret om at det som utgangspunkt ikke er heldig med flere enn den ansatte representanten som er valgt blant de ansatte. Det ble understreket at det vil være grunn til å være spesielt oppmerksom på evt. habilitetsspørsmål. På grunnlag av at det er kort tid igjen til årsmøtet, og at hun selv har meldt fra at hun trer ut fra neste valg, fant styret enstemmig at det er ønskelig å beholde hennes engasjement og kompetanse i styret frem til neste valg. Styret stiller seg positivt til at Åshild Garvik Pedersen fungerer som styremedlem frem til årsmøtet i 2017. Stavanger Turistforening, Pb 239 Sentrum, 4001 Stavanger Telefon 51 84 02 00 Bankkonto 3201.05.11983 Org. nr. 946 846 856 www.stf.no E-post: Tursenter@stf.no
01/17-3 HMS-rapport - Orienteringssak Det ble avholdt en beredskapsøvelse i samarbeid med DNT sentralt 13. desember. Rapporten fra øvelsen vedlegges. Denne gjennomgangen var lærerik og interessant, og avdekket behov for videre oppfølging av STFs beredskapsverk. Administrasjonen planlegger å gjennomføre tilsvarende øvelse(r), spesielt med tanke på å avklare samspillet mellom ansatte på de betjente anleggene og administrasjonen i en krisesituasjon. I regi av Stiftelsen Preikestolen og Lysefjorden Utvikling AS gjennomføres det en risikovurdering av tilretteleggingen rundt Preikestolen, Flørlitrappene og Kjerag. Dette arbeidet er en nyttig retningsgiver for STFs videre arbeid i disse områdene, med overføringsverdi også til STFs øvrige stier og ruter. En rapport forventes å foreligge til neste styremøte. Behandling i møtet: Funnene fra beredskapsøvelsen ble drøftet. Styret understreket viktigheten av å følge dette opp med øvelser for å sikre at foreningen er forberedt i tilfelle det skulle oppstå en krisesituasjon. 01/17-4 Orientering om driften - Orienteringssak Per 23. januar har vi 19 623 betalende medlemmer, en oppgang på hele 11% i forhold til samme tid i fjor. Det er spesielt gledelig at andelen medlemmer som fornyer medlemskapet er større enn tidligere. Dette lover svært godt for videre medlemsvekst tross rekordveksten i fjor. Det må likevel forventes at tallene vil svinge en god del nå helt i starten av året. Det har vært krevende forhold i fjellet med lite snø. Det legger seg god is på vannene i høyden, og tross ekstremt mildvær og «vårflom» i forrige uke ser det ut til at den holder seg bortsett fra der elver og bekker har gått opp. Veien fra Ådneram til Svartevassdammen er nok en gang brøytet av Sira-Kvina. Dette skaper vanskeligheter og risikofylte situasjoner for skiløpere som vil inn i fjellet denne veien. Vi har protestert til Sira-Kvina og vil følge opp med klage til NVE, Sirdal kommune m.v. Store deler av administrasjonen deltok på DNTs Vinterforum 19-20 januar. Tema var planlegging av 150 års jubileet i 2018 og en rekke mindre fagsesjoner med ulike tema. Samlingen var lærerik og gav inspirasjon til videre godt samarbeid med DNT og andre medlemsforeninger. Turprogrammet er ferdigstilt, og et magasin med smakebiter fra tilbudet er distribuert til nær samtlige husstander i hele vårt virkeområde. Medlemsmøte med foredrag av Alexander Gamme samlet ca 350 fornøyde friluftsinteresserte. Det pågår forhandlinger med Faber bygg om sluttoppgjør for Skåpet. Det er uenighet om tilleggsarbeider på i størrelsesorden kr. 100.000. Hovedprosjektet ender omtrent på budsjett. Når det gjelder Slottshytta har imidlertid Faber presentert samlede kostnader på hele 1,9 mill, som langt overstiger prisestimatet som lå til grunn da prosjektet ble igangsatt. Daglig leder deltok 3. januar i et møte med DNT Sentralt, Bergen og Hordaland TL, DNT Oslo og Omegn og Molde TF knyttet til prosjektet «Nasjonale turstier» som nå har fått avsatt kr. 7,5 mill i statsbudsjettet for 2017. Et notat med DNTs posisjon i forhold til dette prosjektet ble 2
utarbeidet på bakgrunn av møtet, notatet vedlegges til orientering. Ordningen blir forvaltet av Miljødirektoratet, og vi vil treffe en sentral representant fra direktoratet i møter 24-25 januar. Vi har også for å posisjonere oss søkt Miljødirektoratet om økonomisk støtte som ligger tett opp mot denne nye ordningen: Oppfølging av Lysefjorden rundt prosjektet (kr. 150 000), opprusting av Kjerag sti (kr. 1 mill) og etablering frivillig tilsyn med stiene til Kjerag og Preikestolen (kr. 220 000 over 3 år). Daglig leder har engasjert organisasjonspsykolog Kristin Engh til å gjennomføre en kartlegging blant alle medarbeidere i administrasjonen. Formålet er å danne grunnlag for en nærmere analyse av behovet for å gjøre tiltak i administrasjonen for å sikre at bemanning, struktur og kompetanse er innrettet i forhold til de utfordringene som ligger foran oss. I utgangspunktet er fokus spesielt rettet mot behovet for å styrke økonomiske og administrative funksjoner (inkl. IT). Kartleggingen vil vise om det også er behov for tiltak på andre områder. For ordens skyld påpekes det at Kristin Engh er gift med Edward Prestholm, uten at han har vært involvert i beslutningen om å engasjere henne. Det er ikke kommet forslag om saker til årsmøtet i 2017. Mari Wedum har meldt at hun skal flytte til Vågå, og at hun derfra takker nei til gjenvalg i STFs styre. Oppdatert prosjektliste er vedlagt. Behandling i møtet: Flere av sakene ble diskutert, og daglig leder besvarte oppfølgingsspørsmål. Veien inn Flatstøldalen er brøytet av Sira-Kvina etter nytt snøfall 29. 30. januar. 01/17-5 Økonomisk situasjonsrapport - Orienteringssak Driftsrapporter og økonomisk rapport for desember vedlegges. Vedlagt følger også en økonomirapport i nytt oppsett, i samsvar med nye rapporteringsrutiner som blir iverksatt i administrasjonen fra 2017. I tillegg til resultatrapporten vil det bli utarbeidet en likviditetsprognose. Styret bes spesielt gjennomgå formatet i den nye rapporten, og vurdere om formatet er hensiktsmessig for fremtidige økonomirapporter. Rapportene er unntatt offentlighet. Styret tar saken til orientering, og ber administrasjonen gjennomføre fremtidig rapportering i det formatet som følger av det utsendte. Behandling i møtet: Oppsett på rapporformat og de foreløpige tallene for 2016 ble gjennomgått. Styret tar saken til orientering, og ber administrasjonen gjennomføre fremtidig rapportering i det formatet som følger av det utsendte. 3
01/17-6 Bookingsystem - beslutningssak Som styret tidligere er orientert om (særlig sak 03/16-6) er et nytt bookingsystem for alle DNTs hytter under utvikling i regi av DNT sentralt. Den første versjonen er nå klar til å bli tatt i bruk på de selvbetjente hyttene, senere versjoner vil utvikle funksjonalitet nødvendig for de betjente anleggene. Det skal være et styringsgruppemøte 1. februar der daglig leder vil møter for grundigere statusrapport. Hartvik Amdal følger opp prosjektet for STF og er i ferd med å bli en viktig ressurs for DNT sentralt i dette arbeidet. Det vil bli gitt en nærmere orientering om fremdriften i møtet. Det vil også bli gitt en orientering om STFs erfaringer med den bookingløsningen vi nå har brukt i tre år. Etter hvert som systemet er klart til bruk, planlegges det å ta det i bruk på STFs hytter, først de selv- og ubetjente hyttene og utleiehyttene, deretter Stranddalen og Lysefjorden TH. Fra administrasjonens side foreslås det å innføre booking på alle STFs hytter. Det er langt fra alle hytter der booking vil ha noen stor praktisk betydning. Bookingløsningen gjør det imidlertid mulig å ta forhåndsbetalt, og ved å innføre denne ordningen på alle hyttene forenkler vi kommunikasjonen. For å ta systemet i bruk skal det inngås en brukeravtale med DNT sentralt, og det er utarbeidet retningslinjer for bruk av det felles systemet, som er tilgjengelig sammen med annen info på DNT info hyttebooking. STF tar i bruk hyttebooking ved bruk av DNTs hyttebookingssystem, og styret godkjenner brukeravtalen som utarbeidet av DNT. På de ikke-betjente hyttene tas systemet i bruk straks det er klart, med en målsetting om å innføre det på alle STFs hytter i løpet av 2017. På de selv- og ubetjente hyttene skal i størrelsesorden 60 % av overnattingskapasiteten gjøres tilgjengelig for booking, mens det resterende skal stå åpent til fri benyttelse. Systemet tas i bruk på STFs betjente anlegg etter hvert som uttesting av systemet dokumenterer at det fungerer til slik bruk. Behandling i møtet: Daglig leder redegjorde for status i utviklingsprosjektet. Det kan synes som om leveransen av funksjonalitet for betjente anlegg (R3) ikke fullt ut dekker behovene for våre betjente anlegg. Dette vil bli vurdert videre. Styret drøftet saken. Usikkerheten i utviklingsprosjektet påvirker i liten grad STFs fremdriftsplan, da systemet først vil bli tatt i bruk når det er klart, og vi har en backup som fungerer i mellomtiden. STF har heller ikke direkte ansvar for noen kostnader før vi begynner å ta det i bruk. Styret ba om å få saken forelagt på nytt før systemet tas i bruk på betjente anlegg. Det var enighet om at erfaringene med booking på de selv- og ubetjente hyttene tilsier at dette innføres på alle STFs hytter. 4
STF tar i bruk hyttebooking ved bruk av DNTs hyttebookingssystem, og styret godkjenner brukeravtalen som utarbeidet av DNT. På de ikke-betjente hyttene tas systemet i bruk straks det er klart, med en målsetting om å innføre det på alle STFs hytter i løpet av 2017. På de selv- og ubetjente hyttene skal i størrelsesorden 60 % av overnattingskapasiteten gjøres tilgjengelig for booking, mens det resterende skal stå åpent til fri benyttelse. Saken forelegges for styret på nytt før systemet innføres på de betjente anleggene. 01/17-7 Fremdrift Kjerag hytteprosjekt Vedtakssak I sak 10/16-7 godkjente styret en første funksjonsbeskrivelse for en hytte på Kjerag. Administrasjonen har jobbet videre med saken, og har bl.a. hatt dialog med Arkitektfirma Vest om å starte videre prosjektering. Det er også dialog med Bergen og Hordaland turlag om å koordinare arbeidet med en «søsterhytte» ved Trolltunga. For å komme videre med prosjektet kan det være nødvendig å forplikte seg til noen kostnader til arkitekthonorar. Daglig leder vil orientere nærmere i møtet. Styret bes ta stilling til videre fremdrift, valg av strategi i forhold til arkitekttjenester og gi fullmakt til å pådra forpliktelser ift. arkitekthonorar. Målsettingen er å ta dette stegvis for å begrense kostnadene før prosjektet er finansiert, og søke å få til en avtale med arkitektfirma om å gjøre noe innledende arbeid delvis på egen risiko. Styret gir daglig leder fullmakt til å engasjere arkitektfirma til å starte prosjektering av en hytte på Kjerag, innenfor en maksimal samlet ramme på kr. 250 000. Behandling i møtet: Daglig leder redegjorde for status i arbeidet. Det er dialog med et arkitektfirma lokalt som er villig til å ta noe risiko i forhold til å nedlegge arbeid i et konseptstudie, mot en avtale om å bli kompensert i tilfelle prosjektet ikke blir realisert eller blir overtatt av en annen arkitekt. Det er også dialog med Bergen og Hordaland TL om et samarbeid med deres prosjekt på Trolltunga. Administrasjonen og DNT sentralt har også overfor Miljødirektoratet varslet at en av søknadene fra DNT under ordningen «nasjonale turstier» kan være søknad om støtte til prosjektering av hytter på Trolltunga og Kjerag, ref. notatet vedlagt under sak 01/17-4. Styret drøftet de overordnede planene for Kjeragprosjektet. Det ble understreket at vi bør avklare tydeligere hva foreningen ønsker å oppnå med en slik hytte, og definere hvordan vi ønsker å møte de ulike målgruppene. Prosjektet retter seg både mot internasjonale turister på dagstur eller med overnatting og mot våre medlemmer og andre fjellvandrere på ruten Lysefjorden rundt eller på andre turer i Frafjordheiene. Det er viktig å definere dette tydelig slik at anlegget bygges med en fleksibiltet til å betjene disse ulike gruppene. 5
Også valg av arkitekt ble diskutert. Det ligger fast at anlegget uansett skal bygges med god arkitektonisk kvalitet og tilpasning til terrenget. Likevel kan det tenkes et stort sprang mellom et solid og nøkternt bygg tegnet av trygge samarbeidspartnere, eller om man ønsker å gå for et banebrytende signalbygg, gjerne etter en internasjonal arkitektkonkurranse. Saken ble ikke konkludert. Hvilket ambisjonsnivå vi skal legge oss på avhenger også mye av finansiering, da de ulike konseptene vil kunne innebære vidt forskjellige kostnadsrammer. Det var enighet om at det uansett videre strategi kan være hensiktsmessig å engasjere et arkitektfirma til å starte arbeidet med å konkretisere konseptet basert på den funksjonsbeskrivelsen som er utarbeidet (ref sak 10-16/7). Et slikt arbeid vil uansett videre fremdrift kunne tjene som en konseptstudie som tydeligere klargjør de ulike valgene vi står overfor, samtidig som det utarbeides skisser som kan brukes i markedsføringssammenheng. I denne fasen var det enighet om å bruke en arkitekt som vi har godt kjennskap til og som har dokumentert evne til å planlegge solide bygg i krevende værforhold, enten lokalt i Rogaland eller i samarbeid med Bergen og Hordaland TL. Det ble foreslått å arrangere et grundigere arbeidsmøte eller seminar for å jobbe nærmere med disse planene. Styret gir daglig leder fullmakt til å engasjere arkitektfirma til å starte prosjektering av en hytte på Kjerag, innenfor en maksimal samlet ramme på kr. 250 000. Styret ønsker å holdes orientert om fremdriften på et konseptstudie. 01/17-8 Langtidsplan Stiftelsen Preikestolen Orienteringssak Stiftelsen Preikestolen har til behandling en langtidsplan for arbeidet i Preikestolområdet. Dette skal behandles i styremøte i stiftelsen 25. januar. Planen vil ha betydning for STF drift, bl.a. ved at det legges opp til vinterdrift som representerer både utfordringer og muligheter for driften av Preikestolen Fjellstue. Vedlagt er administrasjonens innstilling til styret. Det vil i møtet bli gitt en orientering om evt. endringer i planen som følge av behandling i stiftelsens styre. Behandling i møtet: Daglig leder redegjorde for saken, og behandlingen i styremtet i Stiftelsen Preikestolen. Planen ble der vedtatt som fremlagt, men det er også tatt initiativ til å starte arbeidet med å utrede et scenarie med sterkere besøksvekst enn det som er lagt til grunn i planen. 6
01/17-9 Orienteringer fra aktivitetsgruppene Orienteringer fra styremedlemmer som har vært i kontakt med "sine" turlag eller aktivitetsgrupper. Behandling i møtet: Per Hanasand har deltatt på årsmøte i Suldal turlag. Generelt er det en avvente holdning til arbeidet rutenettet rundt Blåsjø, og til forslaget om nedleggelse av Sandsa. Tove Sivertsen refererte fra kontakt med Jæren turlag. 01/17-10 Eventuelt På spørsmål redegjorde daglig leder for status på årets skiskole. Neste styremøte ble flyttet fra 20. til 27. februar. Preben Falck referent Neste styremøte er 27. februar. 7