SAKSPAPIR FAUSKE KOMMUNE JournalpostID: 2003000203 Arkivkode.: 036 Arkiv sakid.: 2003000048 Saksbehandler: Ingrid K. Alterskjær Sluttbehandlede vedtaksinnstans: Formannskap Sak nr.: 028/03 FORMANNSKAP Dato: 11.02.2003 ADMINISTRATIV OMORGANISERING 2003 Vedlegg: Rapport vedr. service-torg Sammendrag: Rådmannen gir her en nærmere detaljering av hovedstrukturen for en ny administrativ organiseringen bygd på kommunestyrets vedtak i sak 61/02. Nedenstående er fremkommet i samråd mellom rådmannen og OU-gruppa bestående av strategisk ledergruppe, tre hovedtillitsvalgte, økonomisjef, verneleder og personalsjef. Rådmannen har organisert arbeidet med egne arbeidsgrupper som har rapportert til OU-gruppa. Enkelte arbeidsgrupper er ferdige med sitt arbeid, andre vil måtte fortsette fram til iverksetting av modellen 1.oktober 03. Noen vil måtte fortsette også etter denne dato, - alt etter oppgavenes art. Organisering av HMS-arbeidet vil være gjennomgående i hele prosessen. Saksbehandlers vurdering: KORT BESKRIVELSE AV DEN ADMINISTRATIVE ORGANISERINGEN Kommunestyret har bestemt at resultatsenhetsmodellen med flat struktur skal iverksettes fra 1.oktober 2003. Kommunens samlete virksomhet skal organiseres med to beslutningsnivå, - rådmann og resultatenhet. Rådmannen og to kommunalsjefer skal utgjøre kommunens administrative toppledelse. Rådmannsteamet skal ha felles ansvar for den administrative strategiske ledelsen. Drøfte saker av prinsipiell betydning som bla skal opp til politisk behandling, - eks: økonomisk oppfølging, budsjett, investeringer, økonomiplan, kommuneplan, omsorgsplan osv Sørge for overordnet utvikling av resultatenhetene/tjenestene Arbeidet i rådmannsteamet skal bygge på lagarbeid. Rådmannen forutsettes å fordele det utøvende rådmannsansvaret mellom seg og de to kommunalsjefene. Overfor lederne av resultatenhetene vil kommunalsjefene opptre med rådmannens fullmakter. Følge opp og veilede resultatenhetene Være tilgjengelige for resultatenhetslederne Rådmannen vil understreke at det er resultatenhetslederne som skal være driftsledere. Det er i resultatenhetene at den spesifikke fagkunnskapen skal ligge. Rådmannsteamets rolle vil i større utstrekning bli veiledende. Teamet skal være tilgjengelig for resultatenhetslederne når disse signaliserer behov for støtte og veiledning til sine beslutninger.
Kommunalsjef Rådmann Kommunalsjef Rådm`s stedfortreder Administrasjon Utøvelse av arbeidsgiverpolitikken Samordning Virksomhetsveiledning S e r v I c e t o r g Utvikling Nybygg Investering Virksomhetsveiledning resultatenhet Ut over rådmannsteamets felles ansvar for den administrative strategiske ledelsen vil rådmannen fordele oppgavene rettet mot drift og utvikling som følger: Kommunalsjef drift: Utøvelse av felles interne driftsfunksjoner Regnskap Årsmelding Skatt Personal Lønn HMS IT Skolefaglig rådgiver Kommunalsjef utvikling: Politisk sekretariat Økonomiplan Årsbudsjett Organisasjonutvikling, herunder også kompetanseutvikling Overordnet arbeidsgiver- og personalpolitikk Investeringsoppgaver
STAB/STØTTE-TJENESTE - DEN MERKANTILE TJENESTE Noen av dagens seksjoner vil bli resultatenheter. Deler av den merkantile tjenesten vil bli værende i resultatenheten, deler vil bli overført til andre funksjoner. Det vil bla bli opprettet et service-torg med 9,5 årsverk, - se s. 7. For øvrig vil rådmannen samle den merkantile tjenesten som i dag er direkte rundt sektorlederne og i sentraladministrasjonen i en felles stab-/støtte-tjeneste knyttet til rådmannsteamet og på tvers av drift og utvikling. En ser for seg en modell med følgende avdelinger: Regnskapsavdeling: Arbeidsgiveravd.: Utviklingsavd.: Regnskap Skatt Årsmelding Personal Lønn HMS Opplæring Org.utvikling Politisk sekretariat Økonomiplan Kostra Internservice Årsbudsjett Investeringsoppgaver IT Rådmannen skal følge opp resultatenhetene som yter tjenester overfor kommunens brukere. Enhetene vil ha behov for støttetjenester i forhold til bla utøvelse av arbeidsgiverpolitikk, administrasjon og økonomi. Det betyr støtte til lønn- og personaladministrasjon, budsjettstyring, regnskap og IT. Dette er felles interne driftsfunksjoner som skal bidra til at de eksternt rettede resultatenhetene kan yte sine tjenester på en best mulig måte. I opplæringslovens 13-1 fremkommer at kommunen skal ha skolefaglig kompetanse i kommuneadministrasjonen. Rådmannen skal i følge Kommunelovens 23 påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer er forsvarlig utredet og at vedtak blir iverksatt. Det kan være saker/oppgaver knyttet til utvikling av lokalsamfunnet, vurdering av befolkningsog næringsprognoser, kommuneplan, prinsipielle/større reguleringsplaner, forebyggende helsevern, kontakt med næringslivet osv. Signaler fra politikere, fagmiljøer og lokalsamfunn skal fanges opp og danne grunnlag for beslutninger både i rådmannens lederteam og for politiske beslutninger og bidra til å gjennomføre de overordnede politiske målsettingene. Disse oppgavene gjør at rådmannen vil ha behov for faglig spisskompetanse rundt seg. Det være seg på utvikling, prosjektering/prosjektledelse av nybygg og investering. Utviklingsoppgaver vil også være knyttet til utvikling av kommunen som organisasjon, overordnet arbeidsgiver- og personalpolitikk, kompetanseutvikling osv. En skal også være faglig støtte for de tjenesteytende resultatenhetenes utviklingsbehov. RESULTATENHETER I utgangspunktet ble det foreslått opprettet 22 resultatenheter. Rådmannen har i tråd med sin fullmakt utvidet til 23. Service-torget blir egen enhet. Næring blir lagt sammen med resultatenhet plan, og flyktningkontoret forblir direkte underlagt rådmann.
Resultatenheter (alfabetisk) Ansvarsområder Brann/Feiing/Parkering Brann. Feiing. Parkering, Bygg/Eiendom Renhold. Vaktmestertjeneste. Vedlikehold kommunale bygg og boliger. Drift Vei. Vann. Avløp. Finneid kai. Lager. Verksted Erikstad skole/sfo/barnehage Skole. Skolefritidsordning. Barnehage Fauske sentralskole Skole. Skolefritidsordning Fauskeeidet skole/sfo Skole. Skolefritidsordning Finneid nærmiljøsenter Skole. Skolefritidsordning Hauan skole/sfo/barnehage Skole. Skolefritidsordning. Barnehage Helse Jordmor. Helsestasjon. Kommunelege I. Miljørettet helsevern. Næringsmiddeltilsyn. Ergoterapi. Ambulerende vaktmester. Fotterapi. Fysioterapi. Familiesentral Kjøkken Hovedkjøkken helsetunet. Vaskeri Kosmo skole/sfo/barnehage Skole. Skolefritidsordning. Barnehage Kultur Kino. Kulturskole. Bibliotek. Frivillighetssentral. Fritidsklubber. Museum. Allmenn kultur Miljøtjeneste PU Miljøtjeneste for psykisk utviklingshemmede Park/Idrett Grøntanlegg. Idrettsanlegg. Spillemidler. Fysisk aktivitet. Naturopplevelser Plan/Næring Arealplaner. Næring. Landbruk. Skogbruk. Byggesaksbehandling. Oppmåling. Forsikringssaker Pleie/Omsorg Distrikt x 6. Rehabiliteringssenter. Miljø/aktivitetstjeneste Service-torg Informasjon. Kundebehandling. Arkiv. Bevillingssaker. Boligkontor Sosial Sosialtjeneste. Barneverntjeneste. Utekontakt. Psykiatri Sulitjelma Skole. Skolefritidsordning. Barnehage skole/sfo/barnehage Tiurveien/Vestmyra barnehage Barnehage Valnesfjord Skole. Skolefritidsordning. Barnehage skole/sfo/barnehage Vestmyra ungdomsskole Skole Voksenpedagogisk senter Opplæring fremmedspråklige. Kompetansereformen Den interne organiseringen i den enkelte resultatenhet En vil i løpet av mars/april ha tilsatt alle resultatenhetslederne og sammen med dem drøfte den videre interne organiseringen. DELEGERING AV OPPGAVER Forslag til nytt delegasjonsreglement legges fram som egen sak til kommunestyret. Hovedpunktene er: saker som skal behandles av politiske styrer saker som er delegert til interkommunale ordninger saker som er delegert til rådmannen delegasjon i økonomisaker generelle bestemmelser om utøvelse av delegert myndighet og klagebehandling Reglementet legger opp til klar ansvarsfordeling mellom politikk og administrasjon. Ved eventuelle klager er kommunestyret klageinstans med formannskapet som underinstans med unntak av eventuell særlovgiving.
FYSISKE PLASSERINGER AV TJENESTER Fysiske plasseringer av tjenester og evt. flyttinger blir en konsekvens av de beslutninger som blir gjort i tilretteleggingen for ny organisasjonstruktur. Arbeid som pågår eller som vil gi konsekvenser for det videre arbeid er: Lokalisering av Fauske Familiesenter i underetasjen på Fauske sykehjem. Samlokalisering av stab/støtte. Plassering av Servicetorg. Endret plassering av Revisjonen. Når ovenstående er på plass kan endelig fysisk plasseringer besluttes av rådmannen. DE ULIKE PERSONALPOLITISKE FORHOLD En rekke personalpolitiske forhold har vært drøftet i relasjon til ny struktur. Arbeidsgivers plikter i forhold til tillitsvalgte og hovedtillitsvalgt Organisering av tillitsvalgtarbeidet ut fra resultatenhetsmodellen. Plasstillitsvalgt. Hovedtillitsvalgt Tilsettinger og omplasseringer Lederavtaler Avlønning Omarbeiding av en rekke personalpolitiske retningslinjer og reglement Kontaktorganet vil i månedsskiftet februar/mars starte arbeidet med nye lønnspolitiske planer (for kommunalt og statlig avtaleverk) i hht til ny organisasjonsstruktur, nye HTA`er, nye HA`er og andre sentrale føringer. Videre vil det bygges på følgende prinsipp og kriterier: Prinsipp Lønn skal være et personalpolitisk virkemiddel for å oppnå gode resultater i henhold til vedtatte mål Kriterier Relatert til kompetanse Relatert til oppgaver og ansvar Overordnete personalpolitiske retningslinjer, reglement og lønnspolitiske planer vil bli forelagt administrasjonsstyret for endelig behandling. HMS En egen arbeidsgruppe har jobbet med HMS-spørsmål i relasjon til ny struktur. Inndeling av verneområder Sammensetning av HMS grupper (HMS mandat) Hovedverneombudsstrukturen Samarbeidsavtaler med bedriftshelsetjenesten Opplæring Sykefravær HMS internkontroll/kvalitetssikring Hovedmålet for arbeidet med HMS i Fauske kommune er å skape et arbeidsmiljø som gir innflytelse, tilhørighet og trygghet, slik at arbeidstakerne får bruke sine kvalifikasjoner og evner i en meningsfylt arbeidssituasjon.
Delmål: Oversiktelig organisering av HMS- arbeidet Levende og aktivt HMS- arbeid på alle resultatenhetene HMS-ansvaret skal være klart definert på alle nivå i Fauske kommune Arbeidsgruppen vil samle det som er gjennomgått i en egen HMS veileder. Denne vil bli forelagt AMU for endelig godkjenning. OPPLÆRINGSBEHOVET I RESULTATENHETENE I første omgang vil en gjennomføre et lederopplæringsprogram med oppstart i september 2003 med avslutning i juni 2004. Målgruppe vil være kommunens toppledelse og resultatenhetslederne. Planlegging av øvrige opplæringstiltak pågår og vil konsentrere seg om de nye oppgaver/endringer som følger av bl.a. nytt delegasjonsreglement. Opplæringstiltak vil i all hovedsak foregå lokalt med lokale krefter og innenfor de vedtatte budsjetter. En må imidlertid påregne at opplæringsbehovet vil være økende i kommende år. SERVICETORG I ny struktur er et mål å etablere et kommunalt servicetorg. Dette for å bedre forvaltningens brukerorientering, service og effektivitet. Det har vært jobbet ut fra følgende punkter: Kartlegging av aktuelle oppgaver Avklaring av ulik/spesielle forutsetninger Ressursbruk Investeringsbehov/økonomi Organisasjonsmessig plassering/tilhørighet Opprette kontakt med statlige etater med tanke på samlokalisering Iverksettingsplan Konklusjoner/implementering Rapporten fra arbeidsgruppa ligger vedlagt. Service-torget blir en resultatenhet og vil overta en del av oppgavene som i dag tilligger sektorene. Rådmannen ser for seg følgende bemanning: Funksjon Årsverk Servicetorg-/informasjonsleder 1 Sentralbord 2 Postbehandling/Arkiv 2 Generalist: Næring/Landbruk/skogbruk 0,4 Generalist: Teknisk 0,6 Generalist: Skole/Kultur 0,8 Generalist: Helse/Sosial (forutsetter samlokalisering med sosialkontor) 1 Kassafunksjon 0,2 Boligkontor 1,5 Totalt: 9,5
STØTTEFUNKSJONEN FOR ØKONOMI OG REGNSKAP Første ledd i tilrettelegging av økonomi- og regnskap til ny organisering er allerede under innføring. Det er inngått avtale om innføring av utstyr og program til optisk lesing, elektronisk anvisninger og regnskapsføring. Skanning av bilag gjør at bilagsregistrering faller bort, noe som vil gi en effektiviseringsgevinst og bedre kvalitetssikring av økonomisk informasjon. Organisasjonsendring sammen med Kostra-rapportering vil gi grunnlag for bedre økonomisk kontroll og oppfølging. Regnskapsavdelingen vil også i stor utstrekning bistå resultatenhetene i det daglige arbeid/rapportering. Fakturering av salg av varer og tjenester vil finne sted sentralt i økonomi/regnskap. En tenker seg også mellomløsninger hvor det kan være hensiktsmessig at fakturering skjer i resultatenhetene med videre oppfølging fra økonomi. Styrking av budsjett- og økonomiplanfunksjonen, med forbedret implementering av kommuneplaner, vedtak m.m. vil føre til bedre økonomistyring og bedre oversikt over hvordan kommunen prioriterer ressursinnsats i kommunal tjenesteyting. EN SAMLET VURDERING AV OPPFYLLELSEN AV K-VEDTAKENE 63/2001 OG 25/2002. Etter en samlet vurdering vil en med den nye administrative hovedtrukturen oppfylle intensjonen i kommunestyrevedtakene 63/2001 og 25/2002. Rådmannen jobbet først i prosessen mot en styringsgruppe som kom fram til hvilken hovedstruktur som skulle anbefales. Videre har det vært jobbet mot en referansegruppe, - kalt OU-gruppen -, bestående av strategisk ledergruppe, tre hovedtillitsvalgte, økonomisjef, verneleder og personalsjef. Alle ansatte er underveis blitt informert via skriftlig og muntlig orientering. Alle har vært invitert til å komme med innspill eller synspunkter. Flere har vært med i arbeids- eller ad-hoc-grupper. En har hele tiden hatt fokus på HMS-arbeidet. En er kommet fram til en hovedstruktur med færre ledernivå. De fleste beslutninger vil bli tatt i resultatenhetene der tjenestetilbudet til innbyggerne ytes fra. Rådmannen vil dog ha behov for en stab/støtte-tjeneste. Denne skal bistå rådmannen i å oppfylle kravene i Kommunelovens 23, - saksframlegg til folkevalgte organer skal være faglig forsvarlige. Videre skal stab/støtte yte resultatenhetene den nødvendige støttetjeneste i forhold til bla utøvelse av arbeidsgiverpolitikk, administrasjon og økonomi. Det betyr støtte til lønn- og personaladministrasjon, budsjettstyring, regnskap og IT. Dette er felles interne driftsfunksjoner som skal bidra til at de eksternt rettede resultatenhetene kan yte sine tjenester på en best mulig måte. Kommunestyret behandlet organisering av pleie/omsorgstjenesten særskilt og i forkant av beslutning om hovedstruktur. Dette fordi en ønsket å få etablert en ny organisasjonsmodell så raskt som mulig. Den er gradvis innført. Distriktslederne har tiltrått og en har fått en klarere ansvars- og oppgavefordeling. Innen 01.10.03 vil rådmannen ha gjennomført nødvendige prosedyrer med hensyn til enkelte ansattes fremtidige arbeidssted og engasjement i Fauske kommune. Noen vil måtte endre arbeidssted, andre også oppgaver. Rådmannen vil også vise til kommentarene til budsjett 2003 der det fremkom at økte kostnader til lønn gjennom lønnsoppgjøret i 2003 måtte kompenseres ved effektivisering/bemanningsreduksjon i henhold til omorganiseringen. Dimensjoneringen av
bemanningen vil måtte skjele til dette. En effektivisering/bemanningsreduksjon bør skje ved naturlig avgang eller omplasseringer. Videre vil rådmannen gjøre oppmerksom på at det kan bli aktuelt å se på den interne organiseringen av pleie/omsorg på nytt i lys av at ny sykehjemsfløy åpner høsten 2003. Dette vil påføre kommunen økte driftsutgifter i millionklassen. Likeledes vil åpning av ny Erikstad-skole med utvidet tilbud fra 1-4- til 1-7-skole fra 01.08.03 medføre økte driftsutgifter fra 2004. Utgiftene for høsten 2003 ligger i budsjettet. En omstillingsprosess som denne er ikke ferdig til den dato modellen iverksettes. Først etter oppstart vil en del praktiske forhold avdekkes, opplæringsbehovet mer tydeliggjøres osv., osv. Rådmannen mener imidlertid at en modell som gir kortere vei mellom tjenesteyter og beslutningstaker både vil gi et bedre tjenestetilbud og bidra til å skape et arbeidsmiljø som gir innflytelse, tilhørighet og trygghet, slik at arbeidstakerne får bruke sine kvalifikasjoner og evner i en meningsfylt arbeidssituasjon. INNSTILLING : Formannskapet tar saken til orientering. FOR-028/03 VEDTAK- 11.02.2003 Innstillingen ble enstemmig vedtatt. VEDTAK: Formannskapet tar saken til orientering.
Rett utskrift bekreftes Berit Vestvann Johnsen formannskapssekretær Utskrift sendes: Personalsjef