K O N T R O L L U T V A L G E T I S K I K O M M U N E Til medlemmene og 1. varamedlemmene av kontrollutvalget M Ø T E I N N K A L L I N G Jnr. 158/11 Tid: Mandag 29. august 2011 kl. 19:00 Sted: Formannskapssalen i Ski Rådhus NB! Møtet er åpent for publikum i alle saker med mindre saken i følge lov er unntatt fra offentlighet. Dørene er åpne 15 minutter før møtet starter og 15 minutter etter at møtet har begynt. Til behandling: Sak 25/11 Protokoll fra møtet 6. juni 2011 Sak 26/11 Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 Sak 27/11 Rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om vann og avløp Sak 28/11 Kontrollutvalgets møtedatoer høsten 2011 Sak 29/11 Orienteringssaker Eventuelt Merk! Rådmann Audun Fiskvik møter til sak 27/11 klokken 1900. Eventuelle forfall eller inhabilitet meldes til sekretæren. Varamedlemmer møter bare etter særskilt innkalling. 22. august 2011 Roar Thun /s/ Leder May-Britt Ødegård Kopi: Ordfører og rådmann, Follo distriktsrevisjon
Sak 25/11 Protokoll fra møtet 6. juni 2011 Saksutredning: Et forslag til protokoll ble 7. juni 2011 sendt via e-post til utvalgets medlemmer for merknader. Det fremkom ingen merknader til utkastet. Særutskrift av vedtaket i sak 22/11 er oversendt kommunestyret i brev av 7. juni 2011, med kopi til formannskapet. Forslag til vedtak: Protokollen fra kontrollutvalgets møte den 6. juni 2011, godkjennes. 22. august 2011 May-Britt Ødegård /s/ Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgets møte den 6. juni 2011.
Sak 26/11 Budsjett for kontroll og tilsyn 2012 Saksutredning: Kontrollutvalget skal innstille om kommunens budsjett for kontroll og tilsyn, jf. forskrift om kontrollutvalg 18: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen eller fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge formannskapets/kommunerådets eller fylkesutvalgets/fylkesrådets innstilling til kommunestyret eller fylkestinget. Der kommunen eller fylkeskommunen har en egen revisjon avgir revisjonen innstilling til kontrollutvalget om budsjett for revisjonen. Forslaget skal inneholde budsjetterte utgifter til revisjonen, sekretærfunksjonen og direkte utgifter til kontrollutvalget. Kostnader til revisjon I budsjettforslaget for Follo distriktsrevisjon er det lagt opp til en økning av bemanningen med ett årsverk primært for å kunne ha bedre kapasitet innenfor forvaltningsrevisjon. Bemanningen i revisjonen vil etter dette fordele seg omtrent slik i 2012: Regnskapsrevisjon: 6,3 årsverk Forvaltningsrevisjon: 3,2 årsverk Sum: 9,5 årsverk I henhold til vedtektene er ett forvaltningsrevisjonsprosjekt pr. kommune inkludert i budsjettet. Ytterligere prosjekt må finansieres særskilt fra kommunen. Forslaget om et nytt årsverk innen forvaltningsrevisjon må ses i sammenheng med et ønske fra flere av kontrollutvalgene om å få gjennomført flere forvaltningsrevisjoner pr. år i hver kommune. Det er parallelt en prosess i gang med fornyelse av vedtektene/overgang til selskapsavtale, jf. utvalgssak 18/11. I forslaget til selskapsavtale ble det foreslått å gjøre omfanget av forvaltningsrevisjon noe mer avhengig av innbyggertallet i kommunen. Vi antar kontrollutvalget vil få et endelig forslag til selskapsavtale på høring senere i høst, før kommunestyrene behandler forslaget. Budsjetterte driftsutgifter for FDR beløper seg til kr. 7 665 000,-. Av inntektene er kr. 925 000,- budsjettert fra andre enn eierkommunene. Netto beløp til fordeling mellom deltakerkommunene blir etter dette kr. 6 740 000,-. Dette beløpet fordeles på deltakerkommunene i forhold til innbyggertall. Ski kommunes andel av kostnadene for 2012 blir etter dette kr. 1 705 000,-. Kostnader til sekretariatsfunksjonen Sekretariatsfunksjonen til kontrollutvalget skal også inngå i budsjettet for tilsyn og kontroll. FIKS har 7 kommuner som deltakere og sekretariatet er bemannet med 1 ½ årsverk. Sekretariatet forbereder og følger opp kontrollutvalgets møter, har sekretæransvaret og utreder saker. FIKS tar også hånd om selskapskontrollen for kommunene. Sekretariatets driftsutgifter fordeles med et likt basistilskudd på hver kommune som utgjør 50 % av driftskostnadene og
de resterende 50 % av driftskostnadene fordeles etter folketall. Det fremgår av det vedlagte budsjettet for FIKS for 2012 at de samlede driftsutgiftene er beregnet til kr. 1 313 000,-. Ski kommunes andel av kostnadene til sekretariatsfunksjonen for 2012 er beregnet til kr. 241.000,-. Kontrollutvalgets egne utgifter De direkte utgiftene til kontrollutvalget avhenger av antall møter og deltakelse på kurs o.a. I 2010 hadde kontrollutvalget seks møter. I 2011 er det planlagt åtte møter (inkludert et todagers oppstartsseminar for de nye kontrollutvalgene). Vi legger åtte møter til grunn for budsjettforslaget for 2012. Antallet møter inkluderer ett møte i faglig forum for kontrollutvalgene i Follo arrangert av FIKS. Utvalgsleder får en godtgjøring på kr. 2.076,- per møte. De øvrige utvalgsmedlemmene får kr. 1.038,- per møte. Utgifter til honorar budsjetteres etter dette med kr. 66.432,-. (Det har kommet signaler om at det kan bli aktuelt å redusere antallet medlemmer i utvalget. Dersom kommunestyret gjør vedtak om å redusere antall medlemmer fra 7 til 5 blir utgiftene til honorar kr. 49.824,-). I tillegg kommer utgifter til abonnement på Kommunerevisoren til utvalgets medlemmer på kr 2.450,- (kr. 1.750,- for ev. 5 medlemmer). Utvalget bør gis mulighet til å være representert med minst to medlemmer på den årlige landskonferansen for kontrollutvalg og vi foreslår kr. 12.000,- til dette formålet. Totalt foreslår vi at det budsjetteres med kr. 81.000,- (avrundet) til kontrollutvalget for 2012 (ev. kr. 64.000,- (avrundet) dersom antallet medlemmer blir redusert til 5). Oppsummering Tallene for 2010 (regnskapstall, unntatt kontrollutvalget), budsjett 2011 og budsjettforslag for 2012 vises i oppstillingen nedenfor: 2010 2011 2012 Revisjon 1 506 452 1 560 000 1 705 000 Sekretariat 244 000 200 00 241 000 Kontrollutvalget 88 000 102 000 81 000 Sum 1 838 452 1 862 000 2 027 000 (Ved 5 medlemmer: 1 705 000 241 000 64 000 2 010 000) Saksutredningen skal følge med til kommunestyret ved behandling av budsjettet for 2012. Forslag til vedtak: 1. Ski kommunes utgifter for tilsyn og kontroll 2012 foreslås budsjettert med kr. 2 027 000,- (eventuelt med kr. 2 010 000 dersom utvalget blir redusert fra 7 til 5 medlemmer). 2. Saken oversendes Ski kommune og skal inngå i kommunens budsjett for 2012.
Ås, den 22. august 2011 May-Britt Ødegård /s/ Vedlegg: Budsjett for FDR 2012 FIKS budsjett for 2012 og økonomiplan 2012-2015
Sak 27/11 Rådmannens oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om vann og avløp Saksutredning: Kommunestyret sluttet seg i møtet 16. juni 2010 til kontrollutvalgets innstilling om å ta ovennevnte forvaltningsrevisjonsrapport til etterretning og å be rådmannen følge opp revisjonens anbefalinger og melde tilbake til kontrollutvalget om resultatene innen 16. desember 2010. Rådmannens tilbakemelding forelå i brev av 1. juni 2011. Revisjonens anbefalinger i rapporten: 1. Innarbeide en tilføyelse til avtalen om levering av drikkevann fra Oslo kommune som dekker krav til kvalitet, samt hvilken dokumentasjon Oslo kommune som leverandør skal fremvise. 2. Sikre at dokumentasjon på gjennomførte kontroller etter drikkevannsforskriften, er tilgjengelig til enhver tid. 3. Sørge for at det gjennomføres interne revisjoner for å kontrollere at virksomheten drives som forutsatt, slik det også er lagt opp til i kommunens egne rutiner. 4. Utarbeide en rehabiliteringsplan for vannlednings- og avløpsnettet med en høyere rehabiliteringsgrad enn det som er gjennomført de senere år. 5. Gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse for vann og avløp. 6. Revidere beredskapsplanen for vann og avløp, på bakgrunn av bl.a. gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse. Revisjonens rapport kan leses på: www.follodr.no eller www.follofiks.no. Det følger av rådmannens brev av 1. juni 2011 at hans tilbakemelding også kobles til nytt regelverk (Vannforvaltningsforskriften EUs vanndirektiv) og overordnede myndigheters krav (bl.a. vilkår i ny utslippstillatelse datert 29.07.10 fra Fylkesmannen på avløpssektoren). 1. Innarbeide en tilføyelse til avtalen om levering av drikkevann fra Oslo kommune som dekker krav til kvalitet, samt hvilken dokumentasjon Oslo kommune som leverandør skal fremvise. Rådmannen mener at det ikke er behov for en tilføyelse til avtalen. Krav til kvalitet og dokumentasjon fremgår av drikkevannsforskriften 12 og 6. Rådmannen vil sørge for at Ski kommune tar dette punktet opp med Oslo kommune ved neste årlige årsmøte. 2. Sikre at dokumentasjon på gjennomførte kontroller etter drikkevannsforskriften, er tilgjengelig til enhver tid.
Alle analyseresultater av vannet er samlet i en perm på kontoret til seksjonsleder for Vann og Avløp og er tilgjengelig for alle ansatte. Rådmannen vil sørge for at disse resultatene gjøres tilgjengelige på kommunens nettsider. 3. Sørge for at det gjennomføres interne revisjoner for å kontrollere at virksomheten drives som forutsatt, slik det også er lagt opp til i kommunens egne rutiner. Rådmannen opplyser at Planavdelingen ved kommunalteknisk virksomhet er under omorganisering. I denne forbindelse skal også stillingsinstrukser revideres. Virksomheten må i den forbindelse få avklart hvordan arbeid med internkontroll, HMS, avviksrapportering og interne revisjoner skal ivaretas på best mulig måte. Dette arbeidet må forankres hos kommunens øverste ledelse. 4. Utarbeide en rehabiliteringsplan for vannlednings- og avløpsnettet med en høyere rehabiliteringsgrad enn det som er gjennomført de senere år. I tråd med EUs rammedirektiv for vann ble det 15. desember 2006 vedtatt en norsk vannforskrift, forskrift om rammer for vannforvaltningen, som beskriver hvordan arbeidet med helhetlig norsk vannforvaltning skal gjennomføres. For å oppfyllede de tidsfestede miljømålene, skal forskriften sikre at det utarbeides og vedtas regionale forvaltningsplaner med tiltaksprogram, og at det fremskaffes nødvendig kunnskapsgrunnlag for dette arbeidet. Tiltaksanalyser viser at det er store utfordringer i vannforekomstene i vannområdet PURA (Bunnefjorden m/årungen og Gjersjøvassdraget) og Morsa (Vansjø-/Hobølvassdraget). For kommunalteknikk gjelder dette spesielt PURA og vannforekomstene: Dalsbekken, Tussebekken/Tussetjern, Østensjøvannet. I Morsa gjelder sanering av Kråkstad renseanlegg og Skotbu renseanleg for overføring til Ski og Nordre Follo renseanlegg. På overføringsledningen vil det bli tilknyttet nærliggende spredt bebyggelse. Ski kommune har nylig synliggjort nødvendig gjennomføring av tiltak i ny hovedplan for vann og avløp 2011-2021, vedtatt i kommunestyret i møte 3. november 2010, sak KST- 93/10. I planen legges det opp til at fornyelsesgraden må stige fra 0,28 % i 2005-2008 til 2,6 % i de kommende år. Noe som er en stor utfordring ressursmessig. 5. Gjennomføre en risiko- og sårbarhetsanalyse for vann og avløp 6. Revidere beredskapsplanen for vann og avløp, på bakgrunn av bl.a. gjennomført risiko- og sårbarhetsanalyse. Det foreligger nå ny utslippstillatelse fra Fylkesmannen datert 29. juli 2010 på kommunalt avløpsvann fra større tettbebyggelse. Det er gitt flere frister i utslippstillatelsen fra Fylkesmannen, bl.a. krav til miljørisikovurdering og håndtering. Det skal foreligge en Risikovurdering innen 01.06.2011. Videre skal det innen 01.10.2011 foreligge Handlingsplan og beredskap. Innen 01.12.2011 skal det foreligge handlingsplan for
reduksjon av fremmedvann. Videre skal det innen 01.12.2011 være politisk behandlet et program for fornyelse av avløpsnettet. Med bakgrunn i bl.a. Fylkesmannens krav, gjennomføres det derfor nå en klimatilpasset ROS analyse vedr. transportsystem for avløpsvann frem til påslippspunktet til Nordre Follo Renseanlegg, transportsystem for offentlig vannforsyning samt overvannsystem ved bl.a. bruk av konsulent. Det skal også i dette arbeidet utarbeides en handlingsplan/tiltak basert på ROS analysen og oppdatering av beredskapsplanen. Sekretariatet bemerker at rådmannens tilbakemelding viser at kommunen har iverksatt tiltak for å følge opp revisjonens anbefalinger i forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avløp samt nytt regelverk på området og statlige krav. Innstilling: Kontrollutvalget tar rådmannens tilbakemelding om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avløp til orientering. Saken oversendes til kommunestyret med følgende forslag til vedtak: Kommunestyret tar rådmannens tilbakemelding om oppfølgingen av forvaltningsrevisjonsrapporten om vann og avløp til orientering. 22. august 2011 May-Britt Ødegård /s/ Vedlegg: Rådmannens brev av 1. juni 2011 vedr. oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport om vann og avløp.
Sak 28/11 Kontrollutvalgets møtedatoer høsten 2011 Saksutredning: Utvalget har fra våren 2011 hatt sine møter på mandager. Møtene har funnet sted i Ski Rådhus kl. 19.00, fortrinnsvis i formannskapssalen dersom denne har vært ledig. Det vil kunne dukke opp saker/situasjoner som vil kreve at det settes opp ekstra møter utover det som er foreslått nedenfor. Sekretariatet har fått opplyst fra kommunen at det nye kommunestyret skal konstitueres den 19. oktober. Under forutsetning av at kontrollutvalget velges på dette møtet, foreslår vi følgende møtedatoer 2. halvår 2011: Mandag 31. oktober Mandag 12. desember Alle møtene foreslås å starte klokken 18.30. 22. og 23. november avholder FIKS oppstartskonferanse for alle kontrollutvalgene ved Strømstad spa. Forslag til vedtak: Kontrollutvalgets møter holdes på følgende datoer høsten 2011, alle dager kl. 18.30 i Ski Rådhus: Mandag 31. oktober Mandag 12. desember 22. august 2011 May-Britt Ødegård/s/
Sak 29/11 Orienteringssaker Vedlegg: 1) E-post til FIKS av 7. juni 2011 fra Even Tveter i FDR vedr. status på forvaltningsrevisjonsprosjektet om Skole. 2) Brev av 15. juni 2011 fra FIKS til kommunestyret i Ski vedr. FIKS årsberetning og regnskap for 2010 melding 3) Aktivitetsplanen 4) Oversikt over tilsyn fra Fylkesmannen 5) Follo distriktsrevisjons rapport av 17. august 2011 til kontrollutvalget i Ski kommune per 30.04.2011. Forslag til vedtak: Orienteringssakene tas til orientering. Ås, den 22. august 2011 May-Britt Ødegård /s/