1 Kontrollutvalget REFERAT KONTROLLUTVALGETS MØTE 20. MARS 2013 Til stede: Medlemmer : Leder Arne Martinsen (AP), Patricia Emeci (SV), Tore E. Brath (H), Einar Skalstad (KrF), Ida Marie Brown (V) og Hilde Hovengen (FrP) Varamedlemmer : Forfall : Fra kontrollutvalgssekretariatet : Audun Helleland Fra Buskerud Kommunerevisjon IKS: Fra administrasjonen: Revisjonssjef Pål Ringnes Utdanningsdirektør Tore Isaksen deltok under behandlingen av sak 17/13. Fra andre : Møtested : Møterom Vardar AS, Øvre Eikervei 14, Gulskogen. Varighet : Kl. 17.00 20.00 Til behandling forelå sakene 17/13 26/13 Det fremkom ingen kommentarer til innkalling og saksliste. SAK 17/13 LÆRERVIKARER I DRAMMENSKOLEN REDEGJØRELSE V/RÅDMANNEN REPRESENTERT V/UTDANNINGSDIREKTØREN Kontrollutvalget har tidligere invitert rådmannen v/utdanningsdirektøren til å redegjøre om bruk av vikarer (lærere) i skolene i Drammen kommune. Rådmannen takket ja til invitasjonen og utdanningsdirektøren ga på møtet en fyldig
2 redegjørelse om vikarordningen i skolene samt andre områder innen oppvekstsektoren. Av redegjørelsen kan vi med stikkord gjengi bl.a.: Budsjettet vedtatt av bystyret fordeles ut på skolene og videre pr. elev (justering foregår 2 ganger pr. år). Prinsippet i Drammen er at rektorene skal ansette de beste, og derved de dyreste, lærerne. Vikarressursene er lagt inn i driften. Lærerne er organisert i team. Det er veldig dyktige lederteam i skolene. Det er generelt stort problem med at lærere forsvinner fra skolen. Det er lavt kortidssykefravær blant lærerne, mens langtidssykefraværet er høyt. Med hensyn til barnevernet, så gjør dette en imponerende innsats. Noe som også er bekreftet gjennom tilsyn fra fylkesmannen. Det er ingen økning i antall bekymringsmeldinger. Antall voldssaker er forholdsvis stort. 90 % av barna i kommunen har plass i barnehager, noe som synes å ha en forebyggende effekt i forhold til barnevernet. Enstemmige vedtak: Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra utdanningsdirektøren om vikarordningen i skolen og andre områder innen oppvekstsektoren til orientering. SAK 18/13 REFERAT FRA KONTROLLUTVALGETS MØTE DEN 21.02.13 Det fremkom ingen kommentarer til referatet fra møtet den 21.02.13. Vedtak: Referat fra kontrollutvalgets møte den 21. februar 2013 godkjennes. SAK 19/13 INNSPILL FRA MEDLEMMENE AV KONTROLLUTVALGET ( RUNDEN RUNDT BORDET ) Leder av kontrollutvalget viste til at det på forrige møte, i tilknytning til redegjørelse om beredskapssituasjonen i kommunen var reist spørsmål om oversikt over tilfluktsplasser. Leder hadde nå skaffet en slik oversikt og refererte tilfluktsrommene og antall plasser. Ida Marie Brown opplyste at beboere ved en av omsorgsboligene kjøpte dagligvarer gjennom Drammen kjøkken, og at det var reist spørsmål om faktureringsrutinene rundt disse kjøpene. Revisjonen avklarer disse rutinene gjennom sine kontroller. Revisjonssjef Ringnes opplyste med henvisning til tidligere informasjon fra HR-direktøren om behandling av mislighetssaker, at slike skal rapporteres til revisjonen som innberetter videre til kontrollutvalget. Kontrollutvalget ønsker gjennom referatet å presisere at mislighetssaker skal innberettes til kontrollutvalget via revisjonen.
3 Revisjonssjefen opplyste også at revisjonen hadde fått en forespørsel fra rådmannen om å foreta en gjennomgang av problemstillinger knyttet til helse og omsorg. Enstemmige vedtak: Kontrollutvalget presiserer at misligheter i kommunen skal rapporteres til revisjonen med videre innberetning til kontrollutvalget. SAK 20/13 FORVALTNINGSREVISJON RAPPORT FRA BUSKERUD KOMMUNEREVISJON IKS OM BYGGESAKSBEHANDLING I Revisjonssjef Pål Ringnes konstaterte innledningsvis at problemstillingen Foregår byggesaksbehandlingen i Drammen kommune i tråd med gjeldende lovverk er meget vid. Ved gjennomgangen var det fokusert på de 4 områdene: Saksbehandlingssystem Praksis i enkeltsaker Praksis i klagesaker Fylkesmannens statistikk Kontrollutvalget reiste en rekke spørsmål om aktuelle problemstillinger som ble kommentert og utdypet av Ringnes. Dette gjaldt bl.a. omfanget og typen av utvalgte saker, den interne organiseringen ved klagebehandling og ikke minst, brukernes tilfredshet med byggesaksbehandlingen, herunder responstid. Disse siste forholdene er ikke behandlet ved gjennomgangen. Iflg. Ringnes er det krevende å klarlegge den objektive tilfredsheten. Dette fordi en bruker gjerne blir misfornøyd dersom han får avslag på en søknad, selv om avslaget er basert på korrekt regelverk og etter korrekt saksbehandling. Kontrollutvalget tar rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS, datert 15.03.13, om byggesaksbehandling i Drammen kommune til etterretning og oversender denne til bystyret med følgende innstilling: Bystyret tar rapport fra Buskerud Kommunerevisjon IKS, datert 15.03.13, om byggesaksbehandling i Drammen kommune til etterretning og ber rådmannen innrette seg etter de anbefalinger som fremgår av denne. SAK 21/13 EGENERKLÆRINGER OM REVISJONENS UAVHENGIGHET TIL Det fremkom ingen bemerkninger til revisjonens erklæringer om uavhengighet til Drammen kommune.
4 Kontrollutvalget tar vurderinger fra Buskerud Kommunerevisjon IKS om oppdragsansvarlige revisorers uavhengighet til orientering. SAK 22/13 OPPFØLGING AV BREV NR. 13 FRA BUSKERUD KOMMUNEREVISJON IKS Det fremkom ingen kommentarer til revisjonens redegjørelse i brev til kontrollutvalget. Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om oppfølging av brev nr. 13 til orientering. SAK 23/13 DISPENSASJONER ETTER PLAN- OG BYGNINGSLOVEN OVERSIKTER FOR 2012 Leder av kontrollutvalget viste til at dispensasjonene formelt sett er gitt i samsvar med lovverket og etter det delegasjonsreglementet som er politisk vedtatt i kommunen. Kontrollutvalget konstaterte at grunnlaget for gitte dispensasjoner ikke fremgikk av fremlagte oversikter. Selv om kontrollutvalget har fått de opplysningene det har etterspurt, er det også ønskelig med en bredere informasjon om bruken av dispensasjoner. Rådmannen inviteres derfor til kontrollutvalget for å gi en slik redegjørelse. Rådmannen inviteres til kontrollutvalgets møte den 29. mai eller 19. juni for å redegjøre om kommunens praksis med å innvilge dispensasjoner etter plan- og bygningsloven. SAK 24/13 BRAGERNES STRAND DOKUMENTASJON FOR UTOMHUSPLAN Kontrollutvalget hadde ingen kommentarer til fremlagt dokumentasjon knyttet til utomhusplan for Bragernes Strand Kontrollutvalget tar informasjon om kommunens pålegg om dokumentasjon til utomhusplan Bragernes Strand til orientering. Det ønskes ny statusrapport for utomhusplan Bragernes Strand til kontrollutvalgets møte den 29. mai 2013. SAK 25/13 BREV TIL SKATTEETATEN OM SKATT- OG AVGIFTSHÅNDTERING I KOMMUNALT EIDE AKSJESELSKAP
5 Kontrollutvalget hadde ingen kommentarer til sekretariatets brev til Skatt Sør. Kontrollutvalget tar sekretariatets brev til Skatt Sør til orientering. SAK 26/13 ÅPNE MØTER I KONTROLLUTVALGENE Leder av kontrollutvalget opplyste at han hadde informert ordføreren om at kontrollutvalgets møter etter 1. juli 2013 ville være åpne for publikum lik andre politiske møter. Dette ville medføre visse praktiske endringer som f. eks. annonsering og møtelokaler. Kontrollutvalget må senest på det siste møtet før sommerferien avklare og ta stilling til de praktiske forhold som må legges tilrette for åpne møter. Kontrollutvalget tar informasjonen om åpne møter til orientering. Eventuelt Innkalling/sakslister til kontrollutvalgets møter distribueres elektronisk samme dag som innkalling/saksdokumenter postlegges.