Praktisk prosjekteringsledelse kontrakt Oslo, 23. oktober 2013 Advokat Knut Anders Sannes
Pål Grønstad Arne Scott Morten Gran Knut A Sannes Live W Lindholm Steffen Kvisler - 6 advokater - Har rendyrket fokus på inngåelse og gjennomføring av kontrakter i bygge- og anleggsbransjen - Kontrakter, offentlige anskaffelser, plan- og bygningsrett
Hvem som samhandler med PRL: Oppdragsgiver Utførende/BL PRL Rådgiver/advokat PRO PRO PRO
Organisering/kontraktstruktur Eksempler: PL BH PL BH PRL BH PL RIB (OL) RIE (OL) RIV (OL) RIB (OL) RIE (OL) RIV (OL) Prosjekteringsgruppe RIB RIE RIV PGL (OL) (OL) (OL) (OL)
Overordnet For å være en god PRL, må du vite hva som forventes av deg fra oppdragsgiver og de øvrige aktørene som du samhandler med. Deretter må du sørge for å ha tid, kvalifikasjoner, kapasitet og verktøy som gjør deg i stand til å imøtekomme forventningene.
Forventningsavklaring I kontrakt: - Kontrakten fastsetter forventinger om PRLs plikter og rettigheter. - Gjør deg flid med utforming av PRL-avtalen. Vær presis. - Les PRL-kontrakten! I oppdragsgjennomføringen: - Kontrakten suppleres og presiseres gjennom samhandling, eposter, instrukser, møter osv. - Vær tydelig på hva du/prl vil gjøre og hva du/prl ikke vil gjøre, mot hvilket vederlag og med hvilken fremdrift osv.
Hva er en god kontrakt? Avtalen inneholder rettigheter og plikter for begge parter (ytelse mot ytelse) og skal fordele og balansere disse. Fornøyde parter (og prosjektaktører) fordrer færrest mulig overraskelser felles forståelse av avtalens rettigheter og plikter rimelig fordelingen av ansvar, risiko og fortjeneste FORUTBEREGNELIGHETSVERKTØY
Kontraktens fire hjørnesteiner Hva skal gjøres og hvordan? (Oppdragsbeskrivelsen) Til hvilken pris? (Vederlag og betaling) Kontrakten Når skal det gjøres og hvordan? (Fremdrift og frister) Kontraktsbestemmelsene (feks NS 8401 eller NS 8402) (Bl.a: Sanksjoner v/kontraktsbrudd, reglene om tilleggsvederlag og fristforlengelse) Rammebetingelser/forutsetninger (Hvordan: antall PRO, antall E/TUE, prosjektering før utførelse, frystidspkt, tidspkt for kontrahering av UE/UL er, webhotell, brukermedv. osv osv
Hjørnestein nr 1 (Kontraktbestemmelsene)
Hjørnesten nr 1 av 4 (Kontraktsbestemmelsene) NS 8401:2010 Alminnelige kontraktsbestemmelser for prosjekteringsoppdrag eller NS 8402:2010 Alminnelige kontraktsbestemmelser for rådgivningsoppdrag honorert etter medgått tid Ikke NS 8403 (Alminnelige kontraktsbestemmelser for byggelederoppdrag)?
Hjørnestein nr 2 (Hva og Hvordan)
Hva og Hvordan 1/6 NS ene har generelle regler om hva og hvordan NS 8401 pkt 3.1/NS 8402 pkt 2.1 (Samarbeidsplikt): «De skal i tide underrette hverandre om forhold som de bør forstå vil få betydning for oppdraget» NS 8401 pkt 4.2.1 (Generelt): «Skal prosjekteringsoppdraget ikke omfatte ytelser som i bransjen sedvanlig knytter seg til den aktuelle typen oppdrag, skal dette fremgå av kontrakten.» NS 8401 pkt 14.3/NS 8402 pkt 11.3 (Grunnlagsmateriale og beslutninger): «Oppdragsgiver skal oversende grunnlagsmateriale og fatte de beslutninger som er nødvendige for å gjennomføre oppdraget.» Se også NS 8401 pkt 7.4, 7.5, 7.6, 14.2 og 14.4 / NS 8402 pkt 6.4, 6.5, 6.6, 7 og 11. PRLs oppgaver må avtales konkret!
Hva og Hvordan 2/6 To hovedoppgaver: - Lede de prosjekterende - Påse at de prosjekterende oppfyller sine oppdragsavtaler (a) avklare innhold i de prosjekterende oppdragsavtaler (b) påse at innholdet er forstått; og (c) påse at pliktene faktisk etterleves Både innhold og omfang av PRLs ytelser bør spesifiseres i avtalen. (I hvilke faser, med hvilken hyppighet, med hvilken intensitet mv)
Hva og Hvordan 3/6 Øvrige (mulige/vanlige) oppgaver: - Formidle informasjon - Rapportering vedr. prosjekteringen (feks økonomi, fremdrift, kvalitet mv) - Legge til rette for tverrfaglig kontroll - Legge til rette for avklaring og kvalitetssikring av grensesnitt - Legge til rette for forsvarlig fremdrift, rettidige avklaringer etc. - Legge til rette for samspill mellom PRO og UTF (byggbarhet, detaljeringsgrad, grensesnitt etc feks detaljprosjektering vs. leverandørprosjektering) - Utarbeide og følge opp planer (feks hovedplan, dokumentplan, beslutningsplan) som synliggjør avhengigheter etc - Sørge for gjennomføring av slike kontroller som følger av OGs kontrakter mv - Vurdere de prosjekterendes krav på tilleggsbetaling og ekstra tid - Økonomistyring for prosjekteringen - Kalle inn til, lede og referere prosjekteringsmøter «Legge til rette» / «påse-plikt»: Tid, prosjekteringsforutsetninger, prosesser, verktøy/planer, (ressurser) mv - Skille mellom faglig og administrativ PRL?
Hva og Hvordan 4/6 Mulige tilleggsoppgaver/-avklaringer: - SØK? - SHA-koordinator? - Fullmakter F.eks. at PRL er OGs representant i de prosjekterendes oppdragsavtaler, eller at PRLs fullmakt er begrenset til å kunne forplikte BH overfor prosjekterende (og evt myndigheter) i saker som angår administrasjon og koordinering etc av prosjekteringen. - Annet?
Nærmere om oppdragsbeskrivelsen PRL Produktet Prosessen - Møter (prosjektering, brukere mv) - Kommunikasjonsverktøy, eroom mv - Tilstedeværelse, befaringer, møtested - Purringer, revisjoner - osv Rammebetingelsene/forutsetninger - Hvilke faser - OGs organisasjon og komp. - Organisering av og komp. hos prosj. - Orgnisering av og komp. hos utfør. - Input fra andre aktører, brukere Form: - planer - møtereferater - rapporter Innhold: - fremdrift - kostnad - kvalitet - utfordringer - alternativer - Prosjektets størrelse og kompleksitet - Frystidspunkter - Gjennomføringstid - Innhold i evt PA-bok - osv
Hva og Hvordan 6/6 (Avvik fra ytelsesforpliktelsen) Mulige/sannsynlige konsekvenser av mangelfull PRL Tid = penger I: Redusert fremdrift, forsinkelser tilleggskrav fra prosj./utf., tapt inntekt BH etc Tid = penger II: Redusert rasjonalitet i prosjekteringen tilleggskrav fra de prosjekterende Feil = penger: Økt risiko for feil og behov for revisjoner, endringer etc mer kostnad og tid Merkostnader = erstatningskrav: PRLs ansvar for konsekvensene sammenholdt med de andre aktørenes ansvar for de samme konsekvensene
Hjørnestein nr 3 (Pris)
Pris (1/3) Hva er avtalt? Forventning om vederlag Beløp = Vederlag Beløp = Målsetting (Sannsynlig vederlag) Fastpris Budsjett/estimat/overslag/honorarbudsjett PRL-leverandøren bærer risikoen for overskridelse av kalkulert ressursinnsats Oppdragsgiveren bærer risikoen for overskridelse av kalkulert ressursinnsats Naturlig rimelig for PRLoppdrag?
Pris (2/3) Endringer i det avtalte Beløp = Vederlag Beløp = Målsetting (Sannsynlig vederlag) Tillegg: 1. Endringer og svikt i byggherreforhold Økt budsjett 1. Endringer og byggherreforhold 2. Feil i opprinnelig kalkyle (Rådgiveren hadde undervurdert omfang, uteglemt arbeidsoperasjoner mv.)
Pris (3/3) Beløp = Vederlag «Tak» «Ramme» «Honorarramme»? Beløp = Målsetting (Sannsynlig vederlag) Fastpris Budsjett Estimat Overslag Uklarhet om forventning og uklarhet ved endringer = dårlig kontrakt Viktig for PRLs evt styring av prosjekteringens økonomi, at PRL også avklarer økonomien i de prosjekterendes oppdragsavtaler!
Hjørnestein nr 4 (Når)
Når (1/2) Forventning om fremdrift Dato = Frist Dato = Målsetting (Sannsynlig ferdigstillelse) PRL-leverandøren har oppfyllelsesrisikoen (ansvar dersom fristen oversittes dagmulkt eller erstatning) Oppdragsgiveren har oppfyllelsesrisikoen
Når (2/2) Frist Fremdriftsplan Leveranseplan? Dato = Målsetting (Sannsynlig ferdigstillelse) Tydelighet = forutberegnelighet Viktig for PRLs styring av prosjekteringens fremdrift at PRL også avklarer fremdriftsforpliktelsene i de prosjekterendes oppdragsavtaler!
Kort om: Forholdet til plbl. regler om ansvarsrett Prosjekteringsledelse er ikke et eget fagområde i SAK10 13-5 (Godkjenningsområder for sentral godkjenning av foretak). DIBKs veileder til SAK10 13-5(2)a: «Godkjenningsområdet overordnet ansvar for prosjektering omfatter komplett prosjektering av alle relevante fagområder. For de oppgaver som utføres av andre, har foretaket ansvar for prosjekteringsledelse med koordinering, og ansvar for grensesnittene. Oppgaven omfatter ansvar for koordinering av de forskjellige prosjekteringsoppgavene, uavhengig av om det utføres med egne ansatte eller med andre innleide foretak.»