Oslo Kommune, Utdanningsetaten v/avdeling for skoleanlegg KONKURRANSE- GRUNNLAG Konkurranse om kjøp av bistand til saksbehandling og utredning ved avdeling for skoleanlegg 18-UDE-2016
INNHOLDSFORTEGNELSE 1 ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN... 3 1.1 INNLEDNING... 3 1.2 OPPDRAGSGIVERS KONTAKTPERSON... 3 1.3 NÆRMERE OM BEHOVET/BISTANDEN... 3 1.4 GJENNOMFØRINGS- OG LEVERINGSTIDSPUNKT... 3 1.5 TENTATIV FREMDRIFTSPLAN FOR ANSKAFFELSESPROSESSEN... 4 2 REGLER SOM GJELDER FOR KONKURRANSEN... 4 2.1 ANSKAFFELSESPROSEDYRE... 4 2.2 KONTRAKT... 4 2.3 KUNNGJØRING... 4 2.4 TILLEGGSOPPLYSNINGER... 4 2.5 RETTELSER, SUPPLERINGER ELLER ENDRING AV KONKURRANSEGRUNNLAGET... 4 2.6 OFFENTLIGHET... 5 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE... 5 4 KRAV TIL TILBUDET... 5 4.1 INNLEVERING AV TILBUD PÅ MINNEPINNE... 5 4.2 HVORDAN TILBUDET SKAL PRESENTERES... 6 4.3 VEDSTÅELSESFRIST... 6 4.4 FORBEHOLD... 6 4.5 OPPDRAGSGIVERS BEHANDLING AV TILBUDENE... 6 5 TILDELINGSKRITERIER... 6 5.1 TILDELINGSKRITERIER... 6 6 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER... 7 7 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN... 7 Konkurransegrunnlag Konkurranse om bistand til saksbehandling/utredning 2
1 ORIENTERING OM ANSKAFFELSEN 1.1 Innledning Oslo kommune, Utdanningsetaten v/avdeling for skoleanlegg, heretter ASA eller oppdragsgiver, innbyr til konkurranse med forhandling for anskaffelse av bistand til saksbehandling og prosjektledelse/ledelse i forbindelse med utredning av investeringer i nye skoleanlegg. ASA har ansvaret for skolebehovsplanlegging, bestilling og oppfølging av byggeprosjekter. Leverandøren skal gi bistand til ASA innen utredning og planlegging av nye skoleanlegg. 1.2 Oppdragsgivers kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn : Hilde-Kristin Borgly, innkjøper Navn : Anders Grotterød, innkjøper stedfortreder E-postadresse : postmottak@ude.oslo.kommune.no Eventuelle spørsmål til konkurransen skal rettes på e-post til kontaktpersonen. Det skal underveis i konkurransen ikke være kontakt/kommunikasjon med andre personer hos oppdragsgiver enn nevnte kontaktperson. 1.3 Nærmere om behovet/bistanden ASA har midlertidig behov for saksbehandlerkapasitet/-kompetanse til Utredningsseksjonen fordi en sentral medarbeider har sluttet i stillingen og det vil ta tid før nyansatt fullt ut vil kunne dekke arbeidsoppgavene. Sentrale arbeidsoppgaver er administrering og prosjektledelse av saksbehandleroppgaver i konseptvalgutredninger, faglig bistand- og gjennomføring av anskaffelser, eiendomsutredninger og øvrige aktuelle/forefallende oppgaver. Behovet for bistand er oppad begrenset til 1450 timer. Bistanden honoreres med på forhånd fastsatt timepris på kr 1200,- eks.mva. Det gjøres oppmerksom på at omfanget ikke er bindende for oppdragsgiver. Tiden kan fordeles på to til tre personer dersom disse arbeider tett sammen og utfyller hverandre kompetansemessig. Følgende kompetanse er viktig for gjennomføring av bistanden og vil bli vektlagt i evalueringen: kunnskap om/erfaring med Oslo kommunes politisk-administrative system solid erfaring med kommunal saksbehandling spesialistkompetanse på lov og forskrift om offentlige anskaffelser på strategisk-operativt nivå erfaring med og evne til strategisk tenkning og strategisk bruk av eiendom/anskaffelser for å nå Utdanningsetatens mål evne til raskt å sette seg inn i aktuelle arbeidsoppgaver erfaring med public 360 saksbehandlingssystem 1.4 Gjennomførings- og leveringstidspunkt Det forutsettes at bistanden kan startes umiddelbart etter at kontrakt er skrevet. Konkurransegrunnlag Konkurranse om bistand til saksbehandling/utredning 3
Bistanden skal utføres i perioden frem til 31.12.2016. 1.5 Tentativ fremdriftsplan for anskaffelsesprosessen Planlagt uke/dato Aktivitet 26.04.2016 Kunngjøring av konkurranse 19.05.2016, kl. 12:00 Tilbudsfrist Mai Tilbudsevaluering og forhandlinger 10 dager Karensperiode Juni Kontraktsinngåelse Juni Oppstart av kontrakt Tilbudet skal være oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av tilbudsfristen. Oppdragsgiver plikter å avvise et tilbud som blir levert senere enn tilbudsfristen. 2 REGLER SOM GJELDER FOR KONKURRANSEN 2.1 Anskaffelsesprosedyre Konkurransen gjennomføres i henhold til lov av 16. juli 1999 nr. 69 om offentlige anskaffelser og forskrift om offentlige anskaffelser av 7. april 2006 nr. 402, samt de bestemmelser som framgår av dette konkurransegrunnlaget. Konkurransen gjennomføres som konkurranse med forhandling etter forskriftens del I og II Ved denne prosedyreformen kan alle interesserte leverandører inngi tilbud. Forhandlinger er tillatt. 2.2 Kontrakt Kontraktsforholdet vil bli regulert av Statens standardavtale om konsulentbistand (SSA-B). Kontrakten gjelder fra signering til 31.12.2016. 2.3 Kunngjøring Konkurransen er kunngjort i DOFFIN, se www.doffin.no. Leverandørene må melde interesse i Doffin for å motta eventuelle endringer i løpet av konkurransen, f.eks. svar på innkommende spørsmål. All kommunikasjon vedrørende konkurransen skal foregå via DOFFIN. 2.4 Tilleggsopplysninger Hvis leverandøren har spørsmål til konkurransegrunnlaget, kan disse sendes til oppdragsgivers kontaktperson. 2.5 Rettelser, suppleringer eller endring av konkurransegrunnlaget Innen tilbudsfristens utløp, har oppdragsgiver rett til å foreta rettelser, suppleringer og endringer av konkurransegrunnlaget som ikke er vesentlige. Rettelser, suppleringer eller endringer kunngjøres via DOFFIN slik at opplysninger som oppdragsgiver gir på forespørsel fra en av leverandørene meddeles alle. Konkurransegrunnlag Konkurranse om bistand til saksbehandling/utredning 4
2.6 Offentlighet Leverandørene skal levere en utgave av tilbudet hvor det leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. 3 KRAV TIL LEVERANDØRENE Oppdragsgiver stiller i denne konkurransen følgende krav til leverandørens kvalifikasjoner. Kvalifikasjonene vil bli vurdert ut fra innlevert dokumentasjon. Det er kun leverandører som er funnet kvalifisert som vil få sine tilbud evaluert. Kvalifikasjonskrav Leverandøren skal ha ordnede forhold med hensyn til skatte- og merverdiavgiftsinnbetaling. Leverandøren skal være kredittverdig. Dokumentasjonskrav Skatteattest for skatt og merverdiavgift. Attesten kan ikke være eldre enn 6 måneder. Kredittvurdering, ikke eldre enn 1 år, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å innhente kredittvurdering på eget initiativ. Dersom en eller flere leverandører ikke har levert skatteattest, kan oppdragsgiver fastsette en kort tilleggsfrist for ettersending av disse dokumentene. Leverandøren har ikke krav på at oppdragsgiver benytter denne retten. 4 KRAV TIL TILBUDET 4.1 Innlevering av tilbud på minnepinne Tilbudet skal leveres elektronisk på minnepinne som en sammenhengende PDF-fil. Det skannede tilbudsbrevet skal være signert av person(er) som har fullmakt til å forplikte leverandøren. Minnepinnen skal også inneholde en utgave av tilbudet hvor det som leverandøren mener er forretningshemmeligheter er sladdet. Minnepinnen skal leveres i lukket konvolutt, merket: "TILBUD 18-UDE-2016 - Saksbehandler" Det er ikke tillatt å levere tilbudet på e-post. Tilbudet skal leveres personlig eller ved postsending. Tilbudet skal leveres til: Utdanningsetaten i Oslo v/ Arkiv i 9. etasje Strømsveien 102 0663 Oslo Konkurransegrunnlag Konkurranse om bistand til saksbehandling/utredning 5
4.2 Hvordan tilbudet skal presenteres Tilbudet skal leveres elektronisk på minnepinne. Tilbudet bes levert som én sammenhengende pdf-fil bestående av følgende dokumenter: Dokumenter Signert tilbudsbrev. Eventuelle forbehold og avvik skal klart fremgå. Skatte- /merverdiavgiftsattest Kredittvurdering CV på tilbudte konsulenter Sladdet utgave av tilbudet Manglende innlevering av dokumentasjon kan medføre avvisning. 4.3 Vedståelsesfrist Leverandøren er bundet av tilbudet til 1. juli 2016. 4.4 Forbehold Det er ikke anledning til å ta vesentlige forbehold mot konkurransegrunnlaget. Tilbud som etter forhandlingene og innlevering av siste reviderte versjon inneholder slike vesentlige forbehold vil bli avvist. Andre forbehold skal være presise og entydige, slik at oppdragsgiver kan vurdere og prise disse uten kontakt med leverandøren. Forbehold skal klart fremgå av tilbudsbrevet med henvisning til hvor i tilbudet forbeholdet framkommer. Tilbud som inneholder forbehold som medfører at tilbudet ikke lar seg sammenligne med øvrige tilbud, vil bli avvist. Leverandørens henvisning til standardiserte leveringsvilkår eller lignende vil bli betraktet som forbehold dersom de avviker fra bestemmelsene i dette konkurransegrunnlaget. 4.5 Oppdragsgivers behandling av tilbudene Oppdragsgiver vil påføre tilbudene innleveringstidspunktet etter hvert som de blir levert. Leverandøren har krav på å motta en skriftlig bekreftelse på at tilbudet er innlevert. 5 TILDELINGSKRITERIER 5.1 Tildelingskriterier Tildelingen vil skje på basis av hvilket tilbud som er det økonomisk mest fordelaktige. Følgende tildelingskriterier ligger til grunn for vurderingen av det økonomisk mest fordelaktige tilbudet, med tilhørende vekting og krav til dokumentasjon: Tildelingskriterium Vekt Dokumentasjonskrav Kompetanse og erfaring til tilbudte konsulenter, jf. punkt 1.3. 100 % CV som blant annet skal inneholde informasjon om relevant kompetanse og erfaring relatert til alle type oppgaver som er nevnt i punkt 1.3. Konkurransegrunnlag Konkurranse om bistand til saksbehandling/utredning 6
6 GJENNOMFØRING AV FORHANDLINGER Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å forhandle ved behov. Eventuelle forhandlinger vil forløpe i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om. En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Når oppdragsgiver har besluttet at inneværende forhandlingsfase skal være den siste før tildeling, vil vedkommende ved forhandlingsfasens avslutning orientere de gjenværende tilbyderne om at deres påfølgende tilbud vil være deres endelige og siste tilbud i konkurransen. 7 AVSLUTNING AV KONKURRANSEN Alle deltakerne i konkurransen vil få en skriftlig tilbakemelding om hvem oppdragsgiver har til hensikt å inngå kontrakt med, samt en begrunnelse for valget. I meddelelsen vil opplyse om karensperioden. Etter utløpet av karensperioden, vil oppdragsgiver inngå kontrakt med vinneren av konkurransen. Konkurransegrunnlag Konkurranse om bistand til saksbehandling/utredning 7