Engie bygde deres «File Plan» inn i sin nye ECM løsning. Virker det tro? 28. oktober 2015
Engie Globalt energiselskap med ca 150000 ansatte Hovedkontor i Paris GDF SUEZ E&P Norge har ca 300 ansatte, etablert 2001 Produserer olje og gass fra Gjøa Partner i Snøhvit, Njord, Vega m.fl. Første flytende installasjon med strøm fra land 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 2
Nytt ECM i Engie Samhandlingsplattform basert på integrasjon mellom MS SharePoint og Content Server (Open Text) Mellomvare: AGA (Application Governance & Archiving) Integrert globalt søk: ViaWorks Live fra 16. februar 2015 File Plan er bygd inn i løsningen Navn på løsningen er: 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 3
File plan Hva brukes den til? File plan = Retention Schedule, Retention Plan Oversikt over hvilke type dokumenter man oppbevarer i organisasjonen Egenprodusert Produsert av andre Forteller om klassifisering av dokumenter Lagringstid (retention periode) Hvilke skal langtidslagres (arkiveres, deklareres som «Records») Hvilke skal kun lagres i en kort periode Lagres i PDF/A format Godkjenningsprosess ja/nei 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 4
Eksempel på en File Plan i Engie 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 5
Slik fungerer det i praksis for sluttbruker Alle dokumenter skal lagres i Connect i den sammenheng de hører hjemme (contextual approach) Man skal navigere seg frem til folderen hvor dokumentet skal bo Alle dokumenter må registreres med en «Document Type» Man starter med å lage et dokument fra en mal Eller laster opp et eksisterende dokument Sikkerhet, tilgangskontroll og metadata ligger på folder 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 6
Slik fungerer det i praksis for sluttbruker 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 7
Slik fungerer det i praksis for sluttbruker 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 8
Slik fungerer det i praksis for sluttbruker 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 9
Slik fungerer det i praksis for sluttbruker 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 10
Hvorfor har vi gjort dette? For å oppnå full kontroll med alle styrende dokumenter Skape et klart skille mellom «viktig» og «mindre viktig» informasjon Få styring og kontroll med hvor lenge viktig informasjon for selskapet skal tas vare på Få et bevisst forhold til eierskap av informasjon + + + 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 11
Brukergrensesnitt 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 12
Publish = Arkivér (Declare as Record) 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 13
Hvordan vi følger opp Ingenting skjer automatisk Vi kjører manuelle rapporter, dokumenteier kontaktes Sletting av filer skjer manuelt Alt logges (automatisk ) 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 14
Hva har vi erfart? «Document Type» nivået er for detaljert 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 15
Hva har vi erfart? «Document Type» nivået er for detaljert Går ett hakk opp og endrer til «Document Group» 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 16
Spørsmål? Tor Ove Holsen Leader Document & Information Management tor.ove.holsen@gdfsuezep.no Takk for oppmerksomheten! 00/00/2015 PRESENTATION TITLE ( FOOTER CAN BE PERSONALIZED AS FOLLOW: INSERT / HEADER AND FOOTER") 17