Universitetet i Oslo Senter for teknologi, innovasjon og kultur Notat Til: Styret Fra: Senterleder Sakstype: Diskusjonssak Saksnr: D-sak 1 Møtedato: 19. juni 2014 Notatdato: 12. juni 2014 Strategidiskusjon om TIKs virksomhet og langsiktige utvikling oppfølging av styreseminaret mars 2014 TIKs styre har ved flere anledninger de siste årene diskutert forutsettinger og utfordringer knyttet til senterets økonomiske situasjon, kapasitet og ressurser på lang sikt. I forbindelse med styreseminaret den 5. mars 2014 hadde styret en fordypet strategidiskusjon med utgangspunkt i et lengre notat om TIKs institusjonelle vilkår, utfordringene i dag og veier framover. Denne diskusjonen fortsetter i styrets møte den 19. juni. Meningen er at styret skal konkretisere, følge opp og komplettere de perspektiver som kom fram i mars-møtet (se også «TIK-styrets strategidiskusjon den 5. mars 2014 oppsummering», vedlegg 1) og gi innspill til den videre prosessen med senterets strategiske planlegging. Tanken er at styret ved sitt junimøte skal diskutere både utviklingsveier for TIK framover og forslag til konkrete tiltak og strategier som TIK burde vurdere å implementere for å kunne nå sine langsiktige mål. I forbindelse med denne diskusjonen er det også ønskelig at styret diskuterer sin egen rolle som støttespiller til de endringsprosesser som skisseres. Med utgangspunkt i denne diskusjonen legges dermed en grunn for vedtak og beslutninger som bør tas ved styrets neste møte den 27. august. Disse vedtak kan for eksempel være generelle anbefalinger eller rammer som kan bli et godt grunnlag for TIKs nye leder og den nye ledergruppa i det strategiske arbeidet framover. Diskusjonspunktene er således: 1) Utviklingsveier for TIK - hvilken vei/veier skal TIK velge framover? 2) Hvordan når vi fram? Konkrete forslag, initiativer, idéer som burde følges opp som «neste skritt» 3) Hva er styrets rolle som støttespiller til TIKs langsiktige strategier? Konkrete forslag og idéer
2 Dette notatet vil være et grunnlag for den videre strategidiskusjonen i TIKs styre 19. juni. I notatet gis først en beskrivelse av de utviklingsveiene for TIK som ble diskutert tidligere (1), fulgt av en kort rapport fra diskusjonene om disse veiene i TIKs ledergruppe i mars-april. Deretter gis forslag til diskusjonsspørsmål om veier videre og hvordan vi når fram (2) og styrets rolle (3). Disse to siste punkter holdes «åpne» i notatet for å gi maksimalt rom for perspektiver, innspill og forslag fra styret. 1) Utviklingsveier for TIK framover I forbindelse med TIKs strategidiskusjon 5. mars ble fire veier for senterets videre utvikling identifisert. 1 Disse utviklingsveiene kan ses som idealtyper med ulike innrettinger og implikasjoner for TIKs framtidige organisasjon, økonomi og personalsituasjon. Det er følgelig mulig å kombinere perspektiver og tiltak fra flere av disse veiene. De fire veiene er: Vei 1: Fortsatt omfordeling, tilpassing, nedskalering Vei 2: Fusjon med annet senter eller institutt Vei 3: Offensiv og kontrollert vekst Vei 4: Ekspansjon gjennom vesentlig økning av senterets langsiktige økonomiske ressurser; nye og langsiktige finansieringskilder I det følgende gis en beskrivelse av disse utviklingsveier (se også notat av 26.februar 2014): Vei 1: Fortsatt omfordeling, tilpassing, nedskalering Fortsatt effektivisering, omfordeling, tilpassing Denne utviklingsveien betyr at TIK fortsetter å se over senterets interne ressursbruk for å kunne få til en ytterligere effektivisering og bedre tilpassing mellom ressurser og kapasitet. Eksempel på tiltak som kan være relevante er: 1 Se Notat «TIKs virksomhet og langsiktige utvikling diskusjonsunderlag om ressurser, kapasitet og veier videre», 26.februar 2014.
3 Å se over ressursbruken innen undervisning og administrasjon for å få til økt effektivisering og tilpasning til dagens økonomiske rammer, og dermed mer tid til forskning og publisering; å for eks. sørge for oppfølgning av dagens tiltak om 25 % reduksjon av undervisningstimene innen masterprogrammene; Å se over timeregnskapets satser for alle oppgaver for å få til økt tilpasning mellom satser og faktisk tidsbruk; Å gjøre interne omfordelinger av oppgaver og kun restriktivt bruk av vikarer i forbindelse med frikjøp; Vei 2: Fusjon med annet senter eller institutt Fusjon med annet senter eller institutt Denne utviklingsveien betyr at TIK vurderer mulighetene av å inngå en fusjon med et annet senter eller institutt innenfor (eller evt. utenfor) UiO. I forbindelse med en slik fusjon blir TIK en integrert del av en større organisasjon/enhet som har en liknende eller komplementær virksomhet innenfor forskning og/eller utdanning. Viktige oppgaver blir å vurdere fordeler og ulemper med å inngå i en større vitenskapelig og administrativ sammenheng, hvilke enheter som i så fall kan bli relevante og hvilke implikasjoner som en slik fusjon kan ha for senterets utvikling og virksomhetsinnretting på lang sikt. En variant kan være at det kun er administrasjonen som fusjoneres med et annet institutt med tanke på effektivisering og stordriftsfordeler. Dette kan også være en del av løsningen i Vei 1. Eksempel på tiltak som kan være relevante er: TIK nedsetter en arbeidsgruppe for å vurdere muligheter, implikasjoner og evt. enheter som kan være relevante; tidsplan etc. for rapportering spesifiseres TIK-styret tar en beslutning om evt. neste skritt med utgangspunkt i rapporten fra arbeidsgruppen
4 Vei 3: Offensiv og kontrollert vekst Offensiv og kontrollert tilvekst («forsiktig økning») Denne utviklingsveien betyr at TIK i større omfang går inn for å øke senterets kapasitet gjennom å ta økt økonomisk risiko i langtidsbudsjettet. Konkret kan strategier være for eksempel økt bruk av vikarer eller andre midlertidige ressurspersoner (internt, eksternt) og ved noen nye faste ansettelser på seniornivå. TIK tar ansvar for at denne veien leder til økt økonomisk risiko men mener at slik risiko er riktig ut fra de gevinster som kan oppstå på lang sikt. Eksempel på tiltak som kan være relevante er: Å øke senterets bruk av eksternfinansierte postdoktorer, forskere og stipendiater i undervisning og annet pliktarbeid; Å øke bruket av vikar i forbindelse med større frikjøp i henhold til TIKs nye frikjøpspolicy; Å gjøre spesifikke forskningssatsninger med finansiering fra UiO («engangsbevilgninger», strategiske midler) som gir rom for nye stillinger; Å satse på at få til flere nærings- eller offentlige ph.d. stillinger med ekstern finansiering (forutsetter økt veiledningskapasitet)
5 Vei 4: Ekspansjon gjennom vesentlig økning av senterets langsiktige økonomiske ressurser; nye og langsiktige finansieringskilder Ekspansiv satsning på nye ressurser og langsiktige stillinger (storoffensiv) Denne veien er den mest offensive strategien. TIK lager en langsiktig plan ut fra målet om å få til en økning av senterets langsiktige midler som grunnlag for en sterk ekspansjon først og fremst innen forskning. Disse langsiktige midlene kan være interne (for eks. gjennom økt basisfinansiering fra UiO) eller eksterne (for eks. gjennom langsiktige EU- eller ERC-midler; samarbeidsavtaler med bedrifter eller organisasjoner). Denne veien betyr større økonomiske risiko ettersom senteret satser interne midler på å «jobbe fram» nye strategier og alternativer samtidig som man ikke på forhånd kan vite om disse satsningene kommer til å gi konkret uttelling. Eksempel på tiltak som kan være relevante er: Å få til dialoger med interessenter innen UiO om mulighetene for forbedring av senterets økonomiske rammer på stabil, langsiktig basis; Å få til en økt satsning på søknader om langsiktig eksternfinansiering; sterkere insentivmidler for ERC-søknader og større EU-søknader Utviklingsveiene foreløpige konklusjoner fra TIKs styre og TIKs ledergruppe I strategidiskusjonen den 5. mars la styret vekt på utviklingsveiene 3 og 4 som et mulig grunnlag for TIKs utvikling framover. TIKs ledergruppe har ved sine møter i mars og april diskutert senterets langsiktige strategier og de synspunkter som framkom i styreseminaret den 5. mars. I relasjon til de fire utviklingsveiene som skisseres i strateginotatet 26.02.2014 mener ledergruppa at TIK skal vurdere å gå inn for vei 3 og 4. Ledergruppa mener at uten en bevisst satsning på å blant annet bygge opp nye forskningsområder og sikre økt finansiering, vil den positive utviklingen som har vært på senteret de siste årene kunne snu.
6 2) Veier videre og hvordan når vi fram spørsmål til diskusjon Mener styret at TIKs ledelse burde vurdere å kartlegge forutsettinger for utviklingsvei 3 og/eller 4 som en framtids strategi for senteret? Hvilke konkrete initiativer og satsninger kan være aktuelle for TIK i forbindelse med de utviklingsveier som styret vil anbefale? Hvilke er de konkrete «neste» skritt i form av initiativer, kartlegginger, idéer som TIKs nye ledelse burde vurdere å ta videre fra høsten? Andre innspill, forslag eller perspektiver? 3) Hva er styrets rolle? spørsmål til diskusjon Hvordan kan styret brukes aktivt som en støtte til TIK-stabens interne arbeid? Hvilke initiativer kan styret ta i relasjon til de tiltak, strategier og visjoner for TIK som diskutertes? Andre innspill, forslag eller perspektiver?
7 Vedlegg 1 TIK-styrets strategidiskusjon den 5. mars 2014 - oppsummering Styrets diskusjon ved seminaret den 5. mars 2014 var engasjert og idérik, der mange gode innspill gav en god og inspirerende grunn for en fellesforståelse av TIKs virksomhet, utfordringer og alternative veier for framtiden. I det følgende gis en strukturering av de temaer som ble diskutert ved styreseminaret med vekt på de spørsmål som kom fram i forbindelse med disse. TIKs «hybridmodell». TIKs hybridmodell (d v s forventninger og krav når det gjelder oppgaver og finansiering) er vanskelig å håndtere. Noen spørsmål: er denne modellen bærekraftig på lang sikt? Hva tenker SV-fakultetets ledelse om TIKs utfordringer og strategiske rolle? Hvordan ser basisbevilgningen ut på andre institutt/senter ved UiO? Er det noen «gode eksempler» på hvordan en slik hybridmodell kan fungere relativ godt, d v s hvordan er erfaringene og strategiene hos miljøer som for eks. Norsk senter for menneskerettigheter, Senter for utvikling og miljø eller andre sentre ved UiO? TIK burde se på disse erfaringene og hvilke implikasjoner de har. TIKs kapasitetsutfordringer, inkl. utfordringer knyttet til timeregnskapet. TIK trenger flere faste seniorer i miljøet for å kunne drive både den daglige og den langsiktige virksomheten på en god måte. Senteret har ikke noen «kritisk masse» av fast personale, det er en tydelig strukturproblematikk, og det er vanskelig å bygge opp stabil langsiktig kapasitet. Burde TIK satse mer offensiv og langsiktig når det gjelder bruk av vikarer og nye forskerstillinger? Skal senteret ta mer risiko med slike langsiktige stillinger ut fra de gevinster som på lang sikt kan oppstå i en «positiv spiral»? Om timeregnskapet: skal TIK vurdere å endre senterets satser for forskning/undervisning? Hvordan skal senteret forholde seg til det store timeoverskuddet, og hvordan skal vi får ned dette overskuddet på en god måte? Hvordan skal TIK implementere senterets beslutning om å få overskuddet 2014 i balansen ut fra SV-fakultets regelverk om grensen for overføring av timer? TIKs ressurssituasjon. TIK trenger mer finansiering og da spesielt mer langsiktig finansiering. Noen spørsmål: hvordan skal TIK jobbe for å øke de stabile inntektene på lang sikt? Skal TIK vurdere å diskutere med SV-fakultetets ledelse om forutsettingene og behovet av mer ressurser (for eks i form av en kortsiktig engangsbevilging, større basisressurser eller en fellesstrategi for å få til flere ressurser sentralt fra UiO)? Skal TIK satse på flere EU-prosjekter i stede for flere prosjekter fra Forskningsrådet? Er det noen bedrifter som er villig at gi TIK oppdrag, næringsph.d-er, finansiere professorater eller andre stillinger?
8 Faglige strategier, nye satsninger. TIK burde se på mulighetene til å øke kapasiteten gjennom faglige satsninger innenfor nye områder. Et slikt område er «life sciences», livsvitenskapene, der TIK har tatt flere nye initiativ. Hvordan kan TIK jobbe mer systematisk med å identifisere nye fagområder og ta fram en faglig strategi om «Hva vi vil på TIK på lang sikt»? Hvis man tror på slik gode idéer og strategier, burde TIK satse ordentlig og ta større risiko for å kunne nå fram? TIKs undervisningstilbud. TIK har utfordringer i relasjon til undervisningsvolum («for lite for god inntekt, for stort for TIK»?). Har TIK for mange/for få studenter? Er TIKs undervisning dyr i relasjon til den undervisning som tilbys ved andre institutt? Skal TIK vurderer å utvikle et bachelorprogram/40-gruppa på lang sikt? Skal TIK utvikle emner på bredere basis som kan tilbys hele UiO? Utviklingsveier framover. TIK har skissert fire utviklingsveier for virksomheten framover: 1) fortsatt omfordeling, tilpassing, nedskalering; 2) fusjon med annet senter eller institutt; 3) offensiv og kontrollert vekst og 4) Ekspansjon gjennom vesentlig økning av senterets langsiktige økonomiske ressurser. Hvilken vei/veier skal TIK satse på? Hvis TIK vil satse på vei 3 eller 4, hva skal til for at senteret skal få økt handlingsrom? Skal senteret ansette flere faste seniorer i forbindelse med at man får inn flerårig eksternfinansiering gjennom prosjekt? Hvis man går inn for vei 3 eller 4, hva skal TIK være best på og hvordan kan man fokusere på mangesidig finansiering av slike områder?