Protokoll fra menighetsrådsmøte i Hånes kirke onsdag 19.2.kl.19.30-21.45.

Protokoll fra menighetsrådsmøte i Hånes kirke onsdag 19.2.kl.19.30-21.45. Til stede: Per Moseid (FR rep.), Ole Andreas Haanes (nestleder i MR), Stian Rønvåg, Åse A. Myklebust, Gunbjørg Bakke, Odd Byremo, Olav Trømborg (sogneprest) og undertegnede Tone Schalla (daglig leder). Saksliste: MR 14:04 Godkjenning av protokoll fra forrige møte s.2 MR 14:05 Orienteringssaker s.2 MR 14:06 Budsjett 2014, inklusiv sak om ny salmebok s.3 MR 14:07 Gtj.utvalg og mandat s.5 MR 14:08 Søknad til biskopen om Stian Hansen kan avholde gtj i Hånes menighet alene s.6 MR 14:09 Bønneutvalget s.7 Rune Mørland Rådsleder Sign. Hånes menighetsråd, februar 2014 Tone Schalla Daglig leder Sign. AU hadde møte 5.2. Da budsjett for 2014 ble behandlet deltok økonomiutvalget ved Vidar Iversen og Elin Saltrød. 1

MR 14:04 Godkjenning av protokoll fra forrige møte Saksopplysninger Protokoll fra forrige MRmøte skal godkjennes. Den har vært sendt ut pr mail/brevpost til alle medlemmer av MR. Vedtak: Protokoll fra forrige MRmøte godkjennes med de rettinger som nå er gjort. MR 14:05 Orienteringssaker V/Daglig leder Minner om årsmøte som avholdes 23.3. etter gtj. Dette vil også være menighetsmøte ift anskaffelse av ny salmebok. Stor interesse for den utlyste stillingen som barne- og ungdomsdiakon/trosopplærer. Det har vært mange henvendelser pr telefon. Undertegnede har ikke oversikt over hvor mange som har levert inn søknad. Kirkesjefstillingen vi vet ikke noe ennå ift hvem som blir tilbudt stillingen som ny kirkesjef. Saken kommer opp på neste FRmøte. Sopp/fukt-skade i dåpsrommet. Vi venter fortsatt på at arbeidet skal komme i gang. Det vurderes å lage et lite kontor i tilknytning til dåpsrommet ifm. Dette er foreløpig kun løse tanker men kirkesjefens kontor er positive og vil vurdere løsningen. Møte med unge gtj.medarbeidere ble gjennomført 19.2. 9 stk kom på møtet og vil bli med som gtj.medarbeidere. Ytterlige 5-6 vil være med på opplegget men hadde ikke anledning til å stille på møte den 19. Staben er strålende fornøyd med denne starten og håper dette er en tjeneste vi kan få enda flere unge med i. Dette arbeidet følges opp av staben. Se vedlegg for mer info. Søndagsklubb. Det jobbes med å få flere hovedledere med. Det er noen voksne som har sagt seg villig til å ta mer ansvar og sørge for at det blir søndagsklubb på flere gjt. Det er vi svært takknemlige for. Kommer tilbake med mer info om dette på neste MR. Band. Det jobbes med å få bandundervisningen for 2001-bandet opp igjen. Det er laget en avtale med Audun Ramo som innebærer øvelser og deltakelse på en gtj. Gave til menigheten på 5000 kr brukes på dåpsengler. Dette gjelder for barn døpt i Hånes kirke i løpet av 2014. Gaven ble gitt av Ø. Laundal. Han er informert om hva pengene brukes til. Englene lages av Hanne Timenes Gundersen. Kristuslysestake. På vent. Kommer tilbake til dette i neste MR. SuperSøndag-familiegtj ble gjennomført 16.2. Det var særdeles få barn til stede noe som gjorde at opplegget ble noe amputert. Gtj og opplegget etterpå var i sin helhet bra og vi fortsetter med konseptet. Til de neste MR: vi tar opp igjen tråder fra strategihelga, gtj.forordning og møte med Tveit, misjonsprosjektet, offerliste mm. V/Sogneprest G17. En ny form, tre slike G17 dette semester. Det jobbes med å få på plass et diakoniutvalg Gtj og forordning, dette jobbes det med for tiden og det blir en sak på neste MR. V/FRrepresentant Husk ny salmebok krever et menighetsmøte. Dette legger vi til årsmøte. Krever forordningssaken også et menighetsmøte? 2

Vedtak: Informasjon tas til orientering. MR 14:06 Budsjett 2014, inklusiv sak om ny salmebok Saksopplysninger Ny salmebok: Fra: Håkon R. Sødal Kantor, Hånes menighet Til Hånes menighetsråd v/daglig leder, Tone Schalla NOTAT VEDR NY SALMEBOK innspill til menighetsrådet Etter å ha gjort meg kjent med den nye salmeboken for Den norske kirke, undersøkt alternative innkjøpsmodeller, gjennomført en presentasjon av salmeboken i forlengelsen av en gudstjeneste høsten 2013; og samtidig tatt hensyn til den (minimale) bruk der er av salmebøker i Hånes kirke generelt; konkluderer jeg med følgende forslag når det gjelder den nye salmeboken: - Hånes menighet bør gå til anskaffelse av rettighetene til å vise salmene i den nye salmeboken på skjerm, men ikke gå til innkjøp av salmebøker til hele menigheten. - Begynnende bruk av ny salmebok på skjerm kan kombineres med at man over tid anskaffer et begrenset antall salmebøker av kirkeutgaven, for dem som gjerne vil ha salmeboken tilgjengelig under gudstjenestene. - Det bør anskaffes 2-3 bøker med storskrift (evt noe flere om behovet tilsier det), for synshemmede som ikke kan følge tekstene på skjerm. - I de (få) tilfellene hvor man «er henvist til» å benytte salmebok (pga manglende bemanning på teknikk-siden), kan man benytte de eksisterende to typer salmebøker vi allerede har i kirken; da ca 2/3 av innholdet i den nye salmeboken er tilgjengelig i disse bøkene fra før. Dette er ikke den optimale løsning, men det er ytterst sjelden dette synes å skulle bli noe problem. - Etter en prøveperiode kan man så vurdere om dette er en tilfredsstillende løsning for menigheten. - Rettighetene til den digitale bruken av salmeboken bør anskaffes snarest mulig. - Koralbok-settet (to bind) bør også anskaffes (total pris kr 1450). Formelt sett skal en sak som denne tas opp på et menighetsmøte før endelig vedtak fattes. Tid og sted for dette avgjøres av menighetsrådet; og mitt forslag er at et slikt menighetsmøte avholdes snarest mulig. Håkon R. Sødal Kantor, 16. januar 2014 Budsjett: Kommentarer til regnearket som følger som vedlegg. Driftsart 110010 Litteratur: her er det tatt inn 2 x salmebøker med storskrift + koralbøker til organist 110013 digital salmebok er med her 112001 årlig pc avgift, labora avgift mm. 114003 gave på 5000 kr som brukes til dåpsengler. Står mot inntektspost. 120000 oppgradering av teknisk utstyr til kirksalen i form av mikrofoner mm. Dette har MR vedtatt tidligere. Vi bruker fond til dette. 120001 møbler og inventar til prestekontor samt hyllesystem til fellesbruk, 7000 kr 122000 snøfres 22.000,- (eks moms) + Play Station 4 til Arena (5-6000) 124004 økning på pianostemming er foreslått til 4000 kr 3

134000 lønn til menighetsfinansierte stillinger kr 380.000,- inklusiv effektivitetskravet alle menigheter må ut med. Kr 132.000,- er lønn til trosopplærer. 154000 vi setter av overskuddet av givermidler til «diakoni-lønnsfond» 161000 det er uvisst hvor mye som kommer inn i betaling som egenandeler, konf.vil uansett bli en større utgiftspost pga leir. Dette har MR tidligere vedtatt at var akseptabelt. 162003 vi tar betaling fra en evt menighetstur selv om den er på en søndag i gtj.tiden 162004 vi budsjetterer julemessa netto 174000 tilskudd fra FR går ned. (Kr 44.300,- i 2014 mot 53.000,- i 2013) Det er ønskelig fra AU at medarbeiderfesten er gratis. Men MERK at dette er en stor utgiftspost. Det er viktig at SuperOnsdag går i balanse. Det er foreslått å ta opp offer til SuperOnsdag 122.700,- kr er brukt av fond for å få det i balanse. Vedtak: MR ønsker å gå til anskaffelse av digital salmebok, 2 storskrifts bøker samt koral bøker til organist. Dette er det tatt høyde for i budsjettet. Saken vil videre bli behandlet på årsmøte/menighetsmøtet. MR ser behovet for oppgradering av teknisk utstyr i kirkesalen og bevilger derfor inntil kr 40.000 (eks moms) til dette i 2014. Det brukes fond. Denne oppgraderingen og investeringen dreier seg ikke om lys til alterpartiet, kun lyd. Ole Andreas Haanes og undertegnede har ansvaret for at utstyret blir handlet inn. MR ser behovet for bedre sittegruppe på sogneprestens kontor. De ser også behovet for bedre oppbevaringssystem til fellesbruk. Det bevilges derfor inntil kr 7000 (eks moms) til dette. Kontorplass med nødvendig utstyr til den kommende nyansatte barne-og ungdomsdiakon/trosopplærer dekkes av FR. MR ser behovet for snøfreser og bevilger den summen som trengs for at dette skal anskaffes. En fres vil finansieres ved hjelp av FR s lokale vedlikeholdsmidler, tilskudd fra FR samt menighetens egen midler. Arena ungdomsklubb får penger i budsjettet til teknisk utstyr (PS 4). MR ser at utgifter til den nye konfirmantundervisningen som inkluderer leir sannsynligvis blir større enn inntektene fra egenandeler, kollekter og tilskudd. MR har tidligere vedtatt å sponse konfirmantundervisningen og står selvsagt fast ved det. Hvis det arrangeres menighetstur så vil det bli en egenandel for deltakere. Dette gjelder også om turen er på en søndag og gtj flyttes fra kirka til turplassen. Medarbeiderfesten avholdes hvert år. Den er i utgangspunktet gratis men, under forutsetning at det står på invitasjonene, vil det bli gitt anledning til å gi en kollekt til arrangementsutgifter etter festen. Til medarbeiderfesten fortsetter vi tradisjonene med å ha lav terskel for å invitere medarbeidere. Med det menes at også de som svært sjeldent/kun en gang har gjort en innsats, inviteres. Også unge medarbeidere inviteres. Man kan forsøke å finne rimeligere løsninger på serveringen. Det understrekes at SuperOnsdag må gå i balanse, minst Priser på mat justeres gradvis opp. Det tas ikke opp offer til SuperOnsdag. Når MR lager ny offerliste i løpet av våren settes det opp flere ofringer til barnearbeid og i denne sammenheng trekkes SuperOnsdag, med sine klubber, frem. Vi forsetter med å sette av overskuddet fra givermidler til et fond for fremtidig diakonistillig. 4

MR foreslår videre følgende ift bundet fond: Hånes Soul Children (47.483,-) (Koret er lagt ned) Søndagsklubben (38.027,-) Konfirmantarbeid (14.184,-) Ungdomsarbeid (8124,-) Det er ønskelig at disse fond brukes i budsjettet for 2014 eller oppheves og innlemmes i menighetens disposisjonsfond. Ansvarsperson for aktiviteter ift de tre første fond kontaktes først av undertegnede. For finansiering av nytt lydutstyr brukes fond lydanlegg, fond lydgruppe samt fond Hånes barnekor. Fond Hånes Barnekor foreslås å til slutt stå igjen med 10 000 på fond siden koret ikke er nedlagt men har en pause. Resterende beløp overføres menighetens disp.fond. Det brukes totalt 97.700,- av fond for å få budsjettet for 2014 i balanse. (Merk at vi samtidig setter av 96.000,- til sparing i fond til ny diakonstilling). MR 14:07 Gtj.utvalg og mandat Saksopplysninger: Gudstjenesteutvalgets mandat En sammenstilling av mandat av 2000 og gudstjenesteutvalgets forslag til endringer/oppdateringer, til behandling i menighetsrådet: Mandat av 7. juni 2000: Forslag til nye formuleringer, ved gudstjenesteutvalget 4. desember 2013: 5

1. IDEGRUNN/FORMÅL Gudstjenesteutvalget er oppnevnt av menighetsrådet. Utvalget har som oppgave å planlegge og tilrettelegge for gudstjenestelivet i Hånes menighet. Gudstjenesten er menighetens hovedsamling og har som mål å ha et bredt tilbud til alle som bor på Hånes. Gudstjenesten skal ha et forkynnende og sosialt aspekt. 2. ARBEIDSOMRÅDER/OPPGAVER menighetens aktiviteter skal bli delaktige og synlige i gudstjenestene. evaluering av gudstjenesten, basert på blant annet stabens evaluering av gudstjenestene på stabsmøtene. menighetsråd og stab, settes opp tiltaksplan for tidsbegrensede tiltak. gudstjenesteutvalget opp en gudstjenesteliste med fordeling av offer og kirkekaffe. Kirkekaffelisten settes opp i samråd med diakoniutvalget. Listen skal godkjennes av menighetsrådet. 3. SAMMENSETNING Gudstjenesteutvalget skal bestå av 5-7 medlemmer. Faste medlemmer skal være kantor og prest. Øvrige medlemmer velges for 2 år av gangen, henholdsvis en fra menighetsrådet og øvrige fra menigheten for øvrig. For å opprettholde kontinuiteten velges en ny fra menighetsrådet det året nytt menighetsråd konstitueres og representantene utenfor rådet året etter. Oppnevning av de øvrige medlemmene er menighetsrådets ansvar. Gudstjenesteutvalget konstituerer seg selv hvert år. Prestegjeldets øvrige prester oppfordres til å møte en gang i semesteret. Gudstjenesteutvalget kaller disse inn i god tid. 4. RAPPORTERING 1. FORMÅL menighetsrådet. menighets visjon og verdier kommer til uttrykk og virkeliggjøres i gudstjenestelivet. aspekt. 2. ARBEIDSOMRÅDER / OPPGAVER gudstjenestelivet i Hånes menighet, skal gudstjenesteutvalget legge til rette for bred involvering. evaluering av gudstjenestene og gudstjenesteordningen/liturgien. gudstjenestelisten før denne behandles i menighetsrådet. samarbeid med staben, bidra til utforming og gjennomføring av enkelte gudstjenester. 3. SAMMENSETNING -7 personer. lges for to år av gangen. av de øvrige medlemmene er menighetsrådets ansvar. år. 4. RAPPORTERING utvalget. Sekretær sender ut referat fra møte til alle i utvalget 6

Vedtak: MR vedtar ny formulering av gtj.utvalgets mandat med de endringer som MR har gjort under punkt 3. MR 14:08 Søknad til biskopen om Stian Hansen kan holde gtj i Hånes menighet Saksopplysninger: Det er ønskelig at ungdomsarbeider Stian Hansen, som også er i mesterlæte i Hånes menighet, kan holde gtj i Hånes menighet alene. Det vil sendes en forespørsel til biskopen om dette. Vedtak: Hånes MR stiller seg bak en forespørsel til biskopen om at Stian Hansen kan holde gtj alene. MR 14:09 Bønneutvalget Saksopplysninger: Bønneutvalget i Hånes kirke. 7

Bønneutvalget består av følgende personer: Hildegunn Bostrøm, Trine Loland og Karsten Bakke. Målsetting: Bønneutvalget skal inspirere til økt fokus på bønn og legge til rette for bønn i menigheten. Tiltak: 1) Å tilby mennesker samtale/bønn etter gudstjenester. 2) Å tilby mennesker et «stille rom» i kirka hvor de kan be. 3) Å invitere foredragsholdere til å snakke om ulike sider ved det å be. 4) Å oppmuntre mennesker til å bruke bønnekrukka i kirkerommet og bønnekassa i våpenhuset. 5) Å utfordre alle mennesker til å be for aktivitetene i Hånes kirke. Ansvar for gjennomføringen av tiltakene: 1) Bønneutvalget informerer om tiltaket under «kunngjøringer» og på mail til de som er med i bønnetjenesten. Hvor mange som kan tenke seg å gå inn i denne tjenesten, blir avgjørende for hvor ofte dette tilbudet kan gis. Et tett samarbeid med presten som har ansvaret for gudstjenesten, er også nødvendig. Det er ønskelig at et rom kan stilles til disposisjon, f.eks. et av kontorene som ikke er i bruk eller rommet mellom kjøkkenet og kirkerommet. Det lages en plan som viser hvem som har ansvaret for samtalene/bønnene den aktuelle søndagen. 2) Bønneutvalget gir informasjon om dette samtidig med tiltak 1. Kirkerommet er ønskelig å benytte. Vi foreslår at det blir en fast dag i måneden. Tidspunkt: Mellom kl. 20 21. Bønneutvalget lager en plan for hvem som har ansvar for «stille rom» og hva en eventuelt skal gjøre (f.eks. tenne lys og sette på rolig musikk, be velsignelsen til slutt.) Blir dette en realitet, må tilbudet publiseres i «Bladet vårt», i nyhetsbrev og på infotavlene. 3) Bønneutvalget står ansvarlig for gjennomføringen av kvelder med undervisning om bønn. Vi vil prøve oss fram. Det er ønskelig å ha en kveld til høsten. Tilbudet gjøres kjent i «Bladet Vårt», i nyhetsbrevet, eventuelt også i dagspressen. Et samarbeid med daglig leder i HK er nødvendig. 4) Det er ønskelig at bønnekrukka er et tilbud til menigheten hver søndag. Vi vil foreslå at det legges ut en tekst om bønnekrukka i forkanten av gudstjenesten, slik at de som kommer tidlig, kan gjøre seg nytte av dette tilbudet før gudstjenesten starter. En av kirkevertene sørger for at bønnekrukka bæres opp til alteret dersom det er bønnelapper i den. Dette gjøres samtidig med at kollekten samles inn. Er det en fordel at dette tas med i instruksen for kirkevertene? Kirketjeneren oppbevarer bønnelappene på et egnet sted som Lillian finner. Lederen av bønnetjenesten henter lappene og setter de blå inn i bønnepermen. Daglig leder sørger for at det alltid er bønnelapper tilgjengelig både i våpenhuset og i kirkerommet. 5) Det er ønskelig at presten fortsetter med å be for en aktivitet hver søndag så sant det er mulig. Presten kan kanskje også vurdere om menigheten skal få en utfordring til fortsatt bønn for denne aktiviteten i uka som kommer. Bønneutvalget har sammen med presten ansvaret for at hele menigheten får informasjon om bønneutvalgets arbeid under «kunngjøringer». Det bør også gis informasjon om noe av dette arbeidet i «Bladet vårt» og på menighetens infoside. 8

Vedtak: Hånes MR takker Bønneutvalget for godt initiativ og god jobb. Videre slutter MR seg til målsetting og tiltak. Ansvar for gjennomføring av tiltak overlates til bønneutvalget i samarbeid med stab. 9