Forretningsrutiner og spesielle krav for K205

PROSJEKT: KONTRAKT: 12370 CAMPUS ÅS SLP K205 RIVING ARKIV: DL201402746 DATO: 1.11.2014 Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 Side 1 av 11

Innhold 0 Om «Forretningsrutiner og spesielle krav i K205»... 3 1 Kommunikasjon... 4 1.1 Korrespondanse mellom partene... 4 1.2 Prosjektets webhotell... 4 1.3 Dokumenter unntatt offentlighet... 4 1.4 Kommunikasjon med omgivelsene... 5 1.4.1 Kommunikasjon med media og omverden... 5 1.4.2 Kommunikasjon med brukerne, naboer og andre interessenter... 5 2 Tegningshåndtering... 5 3 Fakturering... 5 3.1 Avdragsfaktura... 6 3.2 Tilleggsarbeider... 6 3.4 Pris- og lønnsendringer... 6 4 ENDRINGSHÅNDTERING... 6 5 Møter... 6 5.1 Byggherremøter... 6 5.2 Byggemøter... 7 5.3 Prosjekteringsmøter... 7 5.4 Særmøter... 7 6 BESLUTNINGSPLAN... 7 7 FREMDRIFTSPLANLEGGING... 7 7.1 Midlertidig fremdriftsplan... 7 7.2 Totalentreprenørens fremdriftsplan... 7 8 KVALITETSSIKRING OG -KONTROLL... 8 8.1 Kvalitetssystem... 8 8.2 Kontrollprosedyrer... 9 8.3 Kvalitetsrevisjoner... 9 9 SHA og ytre miljø... 9 9.1 Planlegging av eget kontraktarbeid:... 9 9.2 Administrasjon av eget kontraktarbeid:... 10 9.3 Ytre miljø... 10 10 Rapportering... 10 10.1 Månedsrapportering... 11 10.2 SHA-rapportering... 11 10.3 Avfallsrapportering... 11 Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 Side 2 av 11

0 OM «FORRETNINGSRUTINER OG SPESIELLE KRAV I K205» Dokumentet angir orientering om, og spesielle krav til gjennomføring av totalentreprisen. For å bedre lesbarheten i dokumentet er punkter som angir KRAV som totalentreprenøren skal følge markert som inntrukket «kulepunkt». Tekst som inneholder orienterende informasjon framstår som vanlig brødtekst. Sammenheng mellom Forretningsrutiner og spesielle krav i K205 og (PA-bok) I dokumentet «Invitasjon til anbudskonkurranse» fremgår det under punkt 1.1 hvordan det komplette tilbudsunderlaget er bygget opp og hvilke dokumenter som samlet utgjør hele konkurransegrunnlaget. Her framgår det at «Forretningsrutiner og spesielle krav for K205» har en selvstendig plass inneholdende kontraktskrav mens «PA-bok» inngår i «Bok 3» sammen med andre «supplerende dokumenter». Dette betyr at krav som framkommer i Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 skal ivaretas innenfor kontrakten og være hensyntatt ved prising av tilbudskjemaets post 01 «Rigging, drift og administrasjon av byggeplass». Hensikten med PA-boken er å danne grunnlag for prosjektadministrative rutiner og overordnet kvalitetsstyring av prosjektdeltakernes arbeid og ytelser. PA-boka er et levende dokument som gjelder for alle kontrakter på prosjektet og vil bli revidert ved behov. Der PA-boka behandler forhold som stiller krav til totalentreprenørens ressursbruk eller på annen måte påvirker totalentreprenørens prising av kontraktsarbeider er disse forhold gjentatt i Forretningsrutiner og spesielle krav for K205. Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 Side 3 av 11

1 KOMMUNIKASJON 1.1 Korrespondanse mellom partene E-post og brev SKAL påføres følgende overskrifter: 12370 Campus Ås SLP K205 Riving <Sak/emne> Av hensyn til saksbehandling og arkivering SKAL brev/e-post kun omhandle en sak og være entydig beskrevet. Referater, endringsmeldinger, og avviksmeldinger etc. SKAL registreres i et løpenummersystem. Som eksempel nevnes referat byggemøter: BM-01, BM-02, osv. For nummerering av endringer, se pkt. 3.4 All e-post fra totalentreprenøren til Statsbygg SKAL sendes med bare 1 person i «til-feltet» og med kopi til kontraktsansvarlig hos Statsbygg, kopi til prosjektleder produksjon og kopi til byggeleder. Unntaksvis kan flere personer stå i «til-feltet» hvis innholdet er orienterende og ikke krever saksbehandling eller svar fra Statsbygg. Brev til prosjektet SKAL stiles til: Statsbygg hovedkontor 12370 Campus Ås, SLP K205 Postboks 8106 Dep 0032 OSLO. Brev stiles til firma og ikke til saksbehandler. Brev til Statsbygg SKAL sendes som vedlegg til mail til Statsbyggs postmottak, postmottak@statsbygg.no, med kopi til kontraktsansvarlig i Statsbygg i stedet for via postgang. 1.2 Prosjektets webhotell Prosjektet vil bruke et webhotell for utveksling av dokumenter, modeller og tegninger. Det vil bli utarbeidet prosedyre for bruk av prosjektets webhotell. 1.3 Dokumenter unntatt offentlighet I henhold til bestemmelser i Offentlighetsloven vil Statsbyggs arkivsystem generere sakslister som gjøres tilgjengelig for allmennheten. Intensjonen er at mest mulig SKAL være tilgjengelig for innsyn. Dersom det av ulike årsaker er behov for å holde noe unntatt offentlighet, SKAL det henvises til Offentlighetslovens paragrafer. Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 Side 4 av 11

1.4 Kommunikasjon med omgivelsene 1.4.1 Kommunikasjon med media og omverden Kommunikasjon til media SKAL alltid gå via prosjektets kommunikasjonsansvarlig. Saker av politisk karakter uttaler administrerende direktør i Statsbygg seg om, eller den han har gitt myndighet. Det vises til kommunikasjonsplan for prosjektet som vil være tilgjengelig på webhotellet. 1.4.2 Kommunikasjon med brukerne, naboer og andre interessenter All kommunikasjon med brukerne, naboer eller andre interessenter SKAL gå via Statsbygg. 2 TEGNINGSHÅNDTERING Totalentreprenøren SKAL benytte sin egen prosedyre for intern distribusjon tegninger og andre relevante prosjektdokumenter. For distribusjon til Statsbygg SKAL totalentreprenøren tilgjengeliggjøre tegninger og relevante prosjektdokumenter for Statsbygg på prosjektet web-hotell. 3 FAKTURERING Statsbygg bruker standarden elektronisk handelsformat (EHF) for faktura og kreditnota 1, jf vedlegg til kontrakt. Faktura SKAL være merket med: o Prosjektnummer 12370 Campus Ås, SLP o Kontraktsnummer og -navn o Avdragsfakturanummer (A001, A002 osv.) gjelder avdrag på kontrakt o Tilleggsbestillingsnummer (T0001, T0002 osv.) o Rekvisisjonsnummer o LPS-nummer (LPS-1, LPS-2 osv.) for lønns- og prisstigningsfaktura) o Bestillingsnummer (PO-nr) (sekssifret nummer som står øverst på bestillingsbrev) Fakturering fra totalentreprenør SKAL skje hver måned, med mindre annen avtale er inngått. o Fakturering SKAL skje særskilt for: o avdragsfakturaer o tilleggsbestillinger o Lønns- og prisregulering (LPS) o Evt. Utlegg 1 Alle statlige virksomheter SKAL kreve at deres leverandører sender faktura og kreditnota elektronisk i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). For mer informasjon om elektronisk faktura og EHF, se anskaffelser.no Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 Side 5 av 11

Den første avdragsfaktura blir ikke betalt før bankgaranti og kopi av forsikringsbevis i hht kontraktens krav er mottatt og godkjent hos byggherren. 3.1 Avdragsfaktura På avdragsfaktura iht avtalt faktureringsplan merket A1, A2 osv, SKAL følgende fremgå: o avtalt kontraktssum o opparbeidet beløp o tidligere fakturert beløp o innestående beløp o merverdiavgift o til utbetaling 3.2 Tilleggsarbeider Kopi av tilleggsbestillingen SKAL følge fakturaen. Det SKAL ikke trekkes for innestående beløp på fakturaer som angår tilleggsbestillinger. Det kan unntaksvis være avtalt delbetaling av større tilleggsarbeider. Disse faktureres spesielt med referanse til tilleggsbestillingsnummer og den avtalte delbetalingsordningen. F.eks T0001-A1, T0001-A2, osv. 3.4 Pris- og lønnsendringer Avregning av pris- og lønnsendringer SKAL faktureres så snart grunnlag for beregningen foreligger. Grunnlag for prisstigningsberegningen er opparbeidet beløp på den enkelte faktura uten fradrag for innestående beløp. Vilkårene for eventuell lønns- og prisregulering fremkommer i den enkelte entreprisekontrakt. 4 ENDRINGSHÅNDTERING På endringsforespørsel fra Statsbygg SKAL totalentreprenøren utarbeide tegningsgrunnlag og prissette endringen samt konsekvens for framdrift. Tilbudet oversendes Statsbygg for godkjenning og bestilling. Totalentreprenøren SKAL vedlikeholde oversikt over endrings avviksmeldinger og holde oversikt over tilleggsbestillinger og avgi status for utført arbeid hver måned. 5 MØTER Referater SKAL være sendt ut senest 3 arbeidsdager etter møtet, og oversendes i henhold til distribusjonsliste. Totalentreprenøren SKAL fremlegge møteplan for Statsbygg. 5.1 Byggherremøter Byggherren innkaller til byggherremøter. Totalentreprenøren har møteplikt. Referat fra byggherremøtene skrives av byggherre. Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 Side 6 av 11

5.2 Byggemøter Totalentreprenør innkaller til byggemøte. Statsbygg har møterett men ikke møteplikt. Referat fra byggemøter SKAL skrives av totalentreprenør. 5.3 Prosjekteringsmøter Totalentreprenøren innkaller til prosjekteringsmøte. Statsbygg har møterett men ikke møteplikt. Referat fra prosjekteringsmøtene SKAL skrives av totalentreprenør. 5.4 Særmøter Byggherren og totalentreprenøren kan anmode om særmøter. Referat fra særmøtene skrives av den som innkaller. 6 BESLUTNINGSPLAN Totalentreprenøren SKAL etablere beslutningsplan med oversikt over forhold som krever beslutning fra byggherren. Planen SKAL minimum inneholde entydig ID-nr for beslutning, kort beskrivelse av punktet, dato for når totalentreprenøren fremlegger beslutningsunderlag og byggherrens frist for beslutning. Byggherren SKAL minimum ha14 kalenderdager for beslutning fra komplett beslutningsunderlag er fremlagt. 7 FREMDRIFTSPLANLEGGING 7.1 Midlertidig fremdriftsplan Totalentreprenøren SKAL innen 1 uke etter kontraktsinngåelse lage en forenklet plan over arbeidet som SKAL utføres de første 8 uker i prosjektet, som også SKAL inkludere alle leveransene til Statsbygg i perioden. Denne planen erstattes deretter av totalentreprenørens plan (se under). 7.2 Totalentreprenørens fremdriftsplan Totalentreprenøren SKAL utarbeide detaljerte fremdriftsplaner for eget arbeide innenfor rammen av prosjektets struktur og milepæler slik de er angitt i kontrakten. (Se vedlagte kontraktsplan). Denne planen (baseline) SKAL ikke forandres under kontraktens løpetid, hvis ikke annet blir avtalt med Statsbygg. Totalentreprenøren SKAL bruke MS prosjekt eller tilsvarende plansystem. En elektronisk versjon av planen SKAL sendes til Statsbygg med rapporteringen. Totalentreprenøren SKAL følge strukturen under «forslag til nivå 2 plan» i kontraktsplanen, men er fri til å forandre datoene uten å endre prosjektets milepæler. Hvis totalentreprenøren vil forandre detaljene i nivå 2-planen, må dette godkjennes av Statsbygg. Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 Side 7 av 11

Planene SKAL ha minimum 4 nivåer: 1. Nivå 1: Kontrakt med start- og sluttdato. 2. Nivå 2: Per delområde (i dette tilfellet pr bygg, og supplert med oppstarts- og avslutningsaktiviteter for hele kontraktsarbeidet). 3. Nivå 3: Per fagkategori. Her SKAL de forskjellige arbeidsoppgavene vises. Eksempelvis: Prosjektering, tilrigging, miljøsanering, SHA-aktiviteter, riving, avsluttende arbeider. 4. Nivå 4: Totalentreprenørens arbeidsplan, videre nedbryting av nivå 3. 8 KVALITETSSIKRING OG -KONTROLL 8.1 Kvalitetssystem Alle leverandører som utfører arbeid for Statsbygg, enten direkte eller via underordnede kontrakter SKAL ha et implementert og dokumentert system for å sikre at arbeidene utføres i henhold til gjeldende lover og forskrifter, og kontraktens krav. Alle leverandører til prosjektet SKAL utarbeide en kvalitetsplan for kontrakten. Statsbyggs kontraktspartnere er ansvarlig for å vurdere, verifisere og akseptere kvalitetssystemene til sine underentreprenører/underleverandører. Underentreprenører/underleverandører SKAL utarbeide egne kvalitetsplaner. Kvalitetsplanen SKAL baseres på totalentreprenørens kvalitetssystem og SKAL omfatte det samlede kontraktsarbeidet. Kvalitetsplanen SKAL omfatte bl.a.: o Organisasjonsplan for entreprisen med fordeling av ansvar og myndighet o Fremdriftsplan for entreprisen med avhengigheter og kritisk linje o Bemanningsplan for entreprisen o Oversikt over stillingsbeskrivelser og prosedyrer for utførelse o Plan for kompetanseutvikling og opplæring o Plan for egenkontroll (verifikasjon) o Plan for innarbeiding av kvalitetssystemet i organisasjonen o Plan for interne kvalitetsrevisjoner (ISO 8.2.2) Det SKAL utarbeides arbeidsprosedyrer / sjekklister for: o Rutine for dokumentstyring (ISO 4.2.3)( ISO 4.2.4) o Innkjøp o Mottak, merking og lagring av varer for innbygging o Produksjons- og installasjonsprosesser o Kontroll, innregulering og prøving o Rutine for avvikshåndtering (ISO 8.3) o Rutine for korrigerende tiltak (ISO 8.5.2) o Rutine for forebyggende tiltak (ISO 5.3) o Sluttdokumentasjon og FDVU dokumentasjon o Avslutning av kontrakt med oversikt over evaluering og forbedringer o Erfaringsoverføring o Sjekkliste for målinger, analyse og iverksatte forbedringstiltak Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 Side 8 av 11

8.2 Kontrollprosedyrer Leverandørene SKAL kontrollere og dokumentere at Statsbyggs krav ivaretas, for eksempel med sjekklister som er lagt inn i deres kvalitetsplaner. 8.3 Kvalitetsrevisjoner Statsbyggs innsynsrett er beskrevet i totalentrepriseboka. Statsbygg vil igangsette KS gjennomganger og revisjoner underveis i prosjektgjennomføringen for å verifisere at planer og krav etterleves samt at kvalitetsarbeidet fungerer tilfredsstillende i forhold til mål og krav som er stilt i prosjektet. 9 SHA OG YTRE MILJØ Krav til rapportering er tatt inn under pkt 10. Statsbygg er opptatt av at utførelsen SKAL skje uten skader og alvorlige ulykker. Nedenfor oppsummeres hvilke oppgaver den enkelte entreprenør SKAL ivareta for å bidra til en trygg arbeidsplass iht. lover og forskrifter. Koordinator for utførelse (KP) skal ha tilgang til prosjekteringsmøter og andre relevante møter som er nødvendig for å kunne utføre sine plikter som KP. 9.1 Planlegging av eget kontraktarbeid: Totalentreprenør SKAL utføre en risikovurdering av sine valg på prosjektering. Statsbyggs skjema for risikovurdering SKAL benyttes. Totalentreprenør skal ta hensyn til alle relevante forhold i Statsbyggs sjekkliste prosjektering. Se bok 3 supplerende dokumenter. Innarbeide relevante deler av SHA-planen i virksomhetens system for internkontroll, jf. internkontrollforskriften. Innarbeidingen SKAL skje slik at planens bestemmelser kan identifiseres. Informere verneombud og hovedverneombud der dette finnes på byggeplassen om SHAplanen før oppstart av byggearbeidene. Planlegge og gjennomføre arbeidet med tilstrekkelige ressurser slik at tidskritiske arbeidsoperasjoner unngås. Gjennomføre og dokumentere risikoanalyse for egne arbeider før oppstart. Etablere egen vernetjeneste. Etablere og vedlikeholde beredskapsrutiner/ instrukser for å være forberedt på fare- og ulykkessituasjoner forbundet med egne arbeider. Informere egne arbeidstakere om gjeldende beredskapsrutiner og sikkerhetsbestemmelser og sørge for at personell har kompetanse til å håndtere beredskapssituasjoner. Verneombud SKAL bære grønn hjelm. Øvrige SKAL ha annen farge på hjelmen. Alle arbeidstakere SKAL bære synlighetstøy. Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 Side 9 av 11

9.2 Administrasjon av eget kontraktarbeid: Alle oppgaver som beskrives i SHA-planen SKAL tas med ved prising av tilbudsskjemaets post 01 «Rigging, drift og administrasjon av byggeplass». Følge SHA-planen, sikkerhetsbestemmelser og byggherrens anvisninger. Rapportere avvik fra SHA-planen til SHA-koordinator for utførelse. Sørge for at alle ansatte (også hos underentreprenører) registrerer seg inn i daglige oversiktslister iht byggherreforskriften. Ta hensyn til anvisninger fra koordinator i utførelsesfasen. Innrette egen virksomhet og tilpasse eget arbeid slik at også andre virksomheters arbeidstakere er vernet. Medvirke til et samarbeid for å sikre et fullt forsvarlig arbeidsmiljø for alle arbeidstakere på arbeidsplassen. Gjennomføre og dokumentere "Sikker Jobb Analyse" i forkant av risikofylte aktiviteter og/eller nye og ukjente arbeidsoperasjoner, nytt utstyr etc. Legge resultater fra risikoanalyse/ SJA-er til grunn for planlegging og gjennomføring av arbeidet. Vedlikehold, kontroll før igangsettelse, og kontroll av anlegg og utstyr, for å kunne rette opp feil som kan påvirke arbeidstakernes sikkerhet, helse og arbeidsmiljø. Melde inn nødvendige informasjon om helse- og miljøfarlige stoffer som benyttes for egne arbeider til hovedbedrift. Hovedbedrift SKAL opprette og vedlikeholde et elektronisk stoffkartoteksystem for prosjektet med oversikt over alle helse- og miljøfarlige stoffer som benyttes på byggeplassen. Statsbygg SKAL stå som prosjekteier av prosjektet og SKAL ha fullt innsyn i prosjektet. I tillegg SKAL prosjektets elektroniske stoffkartoteksystem overføres til Statsbygg ved prosjektslutt. Det elektroniske stoffkartoteksystemet må være kompatibelt med Statsbyggs IT-systemer. Delta på organiserte vernerunder og samordningsmøter i regi av hovedbedrift. Gjennomføre vernerunder for egne arbeider ved behov Statsbyggs retningslinjer for arbeider i høyden som blant annet begrenser bruk av stiger og gardintrapper, må følges. Se egne Sikkerhetsbestemmelser for Statsbyggs byggeplasser (16-01-M4) 9.3 Ytre miljø Statsbygg benytter NS 3466 Miljøprogram og miljøoppfølgingsplan for ytre miljø for bygg-, anleggsog eiendomsnæringen. Miljømål og miljøkrav er beskrevet i miljøoppfølgingsplanen som ligger vedlagt. Totalentreprenøren SKAL sørge for at kravene som er stilt i kontraktens miljøoppfølgingsplan (se supplerende dokumenter) blir oppfylt og rapportert mot. 10 RAPPORTERING Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 Side 10 av 11

10.1 Månedsrapportering «Cut-off» for rapportering er normalt siste søndag i måneden, og frist for månedsrapportering er påfølgende onsdag. Rapporten SKAL minimum inneholde følgende: 1. Generell omtale av status i perioden 2. Økonomi Status budsjetter, endringer og tillegg i perioden. Kort beskrivelse av årsak til evt. avvik fra budsjett 3. Framdrift og produksjon Faktisk fremdrift opp mot planlagt fremdrift Neste måneds hovedoppgaver med fokus på kritiske aktiviteter, herunder hvilke planer som er lagt for å sikre deres gjennomføring Som vedlegg til rapporten SKAL følge fremdriftsplan som viser planlagt og oppnådd fremdrift på nivå 2. 4. Bemanning Status bemanningsplaner Status mannskapsstyrke og maskininnsats i perioden. 5. SHA Det SKAL rapporteres slik det fremgår av kapitel 0.2.3 i SHA-planen. 6. Ytre Miljø Generell omtale av status og utfordringer i forhold til Statsbyggs miljømål og forskriftskrav Avfall; rapport opp mot avfallsplanen, som viser mengder i perioden 2 og akkumulert 7. Kvalitet Utført egenkontroll i forhold til godkjent kontrollplan for kontraktsarbeidene kontroll og oppfølging av underleverandører avvik fra kontraktskrav eller myndighetskrav 8. Grensesnitt og tverrfaglig koordinering Kort omtale av håndtering av evt. grensesnitt med andre entreprenører, status grensesnitt med brukere, myndigheter osv. 10.2 SHA-rapportering Skjema 16-01-M9 Månedsrapport for SHA fra Hovedleverandør til SHA-KU SKAL sendes med kopi til PL samtidig med månedsrapportering. Skjemaet SKAL også følge som vedlegg til månedsrapport definert i 10.1. 10.3 Avfallsrapportering Skjema 16-04-M8 Avfallsrapport SKAL sendes kvartalsvis i egen oversendelse. Rapporten oversendes til Statsbygg senest 5. i første måned etter avsluttet kvartal (5.1., 5.4., 5.7., 5.10.) 2 «Perioden» trenger ikke følge «cut-off»-dato, men følger tidspunkt for når rapporteringsgrunnlag foreligger fra avfallsmottak. Dvs det rapporteres for sist avsluttet periode pr «cut-off-dato. Forretningsrutiner og spesielle krav for K205 Side 11 av 11