Elektroniske arkiver i arkivplan Presentasjon 27. nov. 2008 Pål l Mjørlund
Innhold Innledning NOARK-system Fagsystem Filformater Rutiner Informasjonssikkerhet
Innledning Arkivplanen skal gi oversikt over regler, instrukser og planer for arkivarbeidet i en organisasjon. Dekker hele arkivets livsløp
Arkivforskriften om elektroniske arkiv: 2-5.. For databaser og anna elektronisk materiale skal det utarbeidast dokumentasjon som gjør r det mogeleg å nytte materialet også etter at den ordinære re bruken er avslutta 2-66 Arkivplanen skal innehalde eit fullstendig og ajourført rt oversyn over systema som blir nytta til journalføring ring og eventuelle andre former for registrering av saksdokument.. Elektroniske system skal vere fullgodt dokumenterte 2-13. Saksdokument i offentlege arkiv kan lagrast elektronisk. Ein føresetnad for slik lagring er at det blir nytta fullgode system, rutinar,, dokumentlagringsformat og lagringsmedium som er godkjende av Riksarkivaren gjennom generelle føresegner f eller enkeltvedtak. Riksarkivaren kan fastsetje at visse typar arkivmateriale også skal arkiverast på papir. Både den elektroniske og ein eventuell papirbasert versjon av dokumenta kjem inn under reglane i kap.. V om behandling av eldre og avslutta arkiv. Riksarkivaren kan fastsetje at anten begge versjonane eller berre den eine skal avleverast til arkivdepot. 2-14 For elektroniske register og databasar skal dokumentasjonen inngi nngå i arkivplanen
Tre typer datasystemer 1. Journalsystem uten helelektroniske dokument 2. Journalsystem med helelektronisk lagring av dokumenter 3. Andre databaser og dokumenthåndteringssystemer ndteringssystemer med og uten elektronisk lagring av saksdokumenter
NOARK 3 Godkjenningsrutine hos Riksarkivet omfattet ikke test av avlevering, men av hovedfunksjonene i systemet Riksarkivet / Statsarkivene tar helst imot uttrekk etter NOARK- 3 retningslinjene, selv om det er utfordringer der det er flere avsendere/mottakere av brev Flere IKA håndterer h dette som fagsystemer, og gjør r uttrekk etter generell metode. -> > Avklar derfor med depot om hvordan systemet skal dokumenteres og avleveres!
NOARK 4 og 5 Systemer godkjennes av Riksarkivet Testes påp ferdig avlevering Ingen krav til pris og hva som skal være v med ved levering av systemet. Klart definert avleveringsformat til depot Krever rapporten Arkivoversikt som skal inn i arkivplanen (kapittel 11.3.1 / 4.3.6.1)
Fagsystemer Alt som ikke er NOARK-systemer systemer,, men som benyttes i saksbehandlingen: Barnevern Skole Teknisk etat Informasjon Lønn osv
Elektroniske systemer Systemnavn: Bruksperiode: fra og til dato Administrative data Arkivdeler: Innhold: Hvilke typer dokumentasjon inneholder systemet? Journalfunksjon, elektroniske saksdokumenter, elektronisk arkiv? Lisensinnehaver: Navn (som regel kommunens navn) Brukergruppe: Hvem er brukere av systemet Systemansvarlig: Navn, tittel Driftansvarlig: Navn, tittel Relasjon til andre system: : Har systemet noen relasjon til andre systemer? Er det for eksempel koblinger mot det sentrale sak-/arkivsystemet /arkivsystemet? Tekniske data Databaseplattform: Navn, versjon osv. Produksjonsformat: Navn påp produksjonsformat - filformat Arkivformat: Dersom systemet konverterer til arkivformat - f.eks.pdf Lokalisering/Plassering: Brukerdokumentasjon Systemdokumentasjon ADDML databeskrivelse Avlevering Kassasjon: Nei Hjemmel: Fylles inn bare dersom systemet er kassabelt Tabelluttrekk: Hvilke tabeller er bevaringsverdige? Overføring: ring: Til arkivdepot ved periodisering eller ved systemavslutting.
Godkjent av Riksarkivet? systemer for elektronisk arkivering av saksdokumenter skal innmeldes til Riksarkivaren før f r de tas i bruk i henhold til kap.. IX i Forskrift til arkivloven av 01.12.1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver: 4-1. Meldeplikt for systemer Dersom et offentlig organ planlegger å arkivere elektroniske saksdokumenter i et system som ikke kommer inn under godkjenningsordningen etter 2-1, skal det sendes melding til Riksarkivaren før r systemet tas i bruk. Meldingen skal inneholde a)systemets offisielle betegnelse (navn) b)leverandørens rens navn og adresse c)en kort oversikt over de funksjoner systemet har for registrering og arkivering av elektroniske saksdokumenter d)opplysninger om hvilket organ, eventuelt hvilke organer, som skal benytte systemet stemet e)opplysninger om formålet med systemet og hvilke saksområder og typer av saksdokumenter det elektroniske arkivet skal omfatte f)navn og funksjonsområde for det system som det nye systemet erstatter. Riksarkivaren kan i hvert tilfelle kreve å få seg forelagt systemet til godkjenning, jf. 4-4. 4.
Filformater
Produksjonsformat Kan være v sås mangt.. Det viktigste er at det kan brukes effektivt i organisasjonen Registreres for å si hvilke formater som er godkjent i systemet Enkelte systemer har begrensninger påp hva som kan konverteres til godkjent arkivformat
Arkivformater Tekstdokumenter kan avleveres i følgende f filformater: Ren tekst, med et av følgende f tegnsett: UTF/8 Latin 1 (ISO 8859-1) Latin 4 (ISO 8859-4) XML versjon 1 Tiff 6.0 PDF/A (fra 1.1.2009)
Arkivformater 2 Fotografier: JPEG (ISO 10918-1:1994) 1:1994) TIFF versjon 6 Kart: TIFF versjon 6 SOSI versjon 2.2 (1995) eller nyere Video Lyd MPEG-2 2 (ISO 13818-2.) MP3 PCM-basert Wave http://www.farkiv.ol.no/index.php?id=78
Overgangsregler Formatene TIFF/IT (ISO 12639), SGML og HTML kan ikke brukes ved arkivering etter 1. januar 2008. Dokumenter som er arkivert i disse formatene før f r 1. januar 2008, aksepteres likevel ved senere deponering og avlevering. Saksdokumentasjon som etter 1. januar 2008 er hentet fra World Wide W Web i HTML-format, måm ved deponering eller avlevering være v konvertert til et annet godkjent dokumentformat. Formatet Adobe PDF kan ikke brukes ved arkivering etter 1. januar r 2009. Dokumenter som er arkivert i Adobe PDF før f r 1. januar 2009, aksepteres likevel ved senere deponering og avlevering. Inntil 1. januar 2009 skal Adobe PDF-dokumenter lagres tilnærmet PDF/A, jf. 8-17 første f ledd bokstav d. Alle fonter skal sås langt mulig, være v innbygd. Dokumentene skal ikke ha innbygde filer som lyd og video eller funksjoner for fileksekvering. Java Script t skal ikke være v benyttet, heller ikke Adobe PDF-funksjonen for innbygd skjemahåndtering. Dokumenter med innbygde PDF skjemadata måm lagres i TIFF, og eventuelt deretter konverteres til PDF påp ny.
De vanskeligere formater Telefon SMS MMS Chat Oppmøte
Forslag til rutine Saksopplysninger som saksbehandler mottar påp medier som sak-/arkivsystemet i utgangspunktet ikke kan behandle (dvs. alle medier med unntak av papirbaserte brev, e-post e og elektronisk tilgjengelige dokumenter), skal registreres og dokumenteres. Eksempler påp slike medier er: Telefon sms / mms chat over internett Personlig fremmøte andre henvendelser Følgende regler gjelder for registrering/dokumentasjon av saksopplysninger mottatt påp disse mediene: Dersom opplysningene ikke tilhører en eksisterende sak, men er å tolke som første f dokument i en ny sak skal saksbehandler be om å få en skriftlig henvendelse pr brev eller e-post. e Dersom opplysningene tilhører en eksisterende sak og er å anse som tilleggsopplysninger til et allerede registrert dokument, skal saksbehandler søke s fram det aktuelle dokumentet og notere tilleggsopplysningene som en merknad til dokumentet. Det skal komme fram i merknaden hvordan tilleggsopplysningene er gjort kjent for saksbehandler. Dersom opplysningene tilhører en eksisterende sak og er å anse som et nytt dokument i saken er det viktig at registreringen gjøres påp en måte m som gjør r at opplysningene får f r sin egen journalpost i saksystemet.. Saksbehandler skal da opprette et internt notat. Dersom henvendelsen krever oppfølging velges dokumenttype N. Saksbehandler skal før r ferdigstilling fåf bekreftet at opplysningene er korrekte.
Utfordrende siden: Fotografier Fotografier skal bevares! (kanskje i motsetning til resten av saken) Håndteres ikke av NOARK Gjentatt lagring reduserer kvaliteten påp jpeg-bilder (ekstra utfordrende for mobilbilder) Hvor mye er et bilde uten kontekstinformasjon verdt? Krever det egen lagrings- og registreringsløsning? sning?
Journal påp Internett (fra 1.1.2009): Offentlegforskrifta 7. Tilgjengeleggjering av dokument påp Internett Organ som er omfatta av offentleglova,, kan gjere dokument tilgjengelege for ålmenta på Internett. Følgjande skal ikkje gjerast tilgjengeleg på Internett: a)opplysningar som er underlagde teieplikt i lov eller i medhald av lov b)opplysningar som det kan gjerast unntak frå innsyn for etter 9 i forskrifta her c)opplysningar som nemnde i personopplysningslova 2 nr. 8 d)fødselsnummer dselsnummer,, personnummer og nummer med tilsvarande funksjon e)opplysningar om lønn l og godtgjering til fysiske personar,, med unntak for opplysningar om lønn og godtgjering til personar i leiande stillingar i det offentlege og i leiande stillingar eller i styret i sjølvstendige rettssubjekt f)materiale som ein tredjepart har immaterielle rettar til, med unntak for slikt materiale som er nemnd i 5 fyrste ledd andre punktum og for materiale der rettshavaren samtykkjer til at materialet blir gjort tilgjengeleg. Organ som gjer dokument tilgjengeleg for ålmenta på Internett, skal opplyse kva for kriterium som ligg til grunn for utvalet av dokument.
Det kan gjerast unntak frå innsyn for journalinnføringar ringar i følgjande sakstypar: a)enkeltsaker om adopsjon, ekteskap, partnarskap, separasjon, skilsmål, l, farskap, nedstamming, barnefordeling og bidrag b)enkeltsaker som gjeld konsulær r bistand frå utanrikstenesta c)enkeltsaker etter barnevernlova, sosialtenestelova, psykisk helsevernlova og verjemålslova lslova.
Periodisering
Periodisering av elektroniske journaler og arkiver: Arkivforskriften 3-15. Periodeinndeling i elektronisk journal og arkiv Når ein periode blir avslutta i elektronisk journal og eventuelt tilhøyrande elektronisk sakarkiv, skal databasen reorganiserast slik at alle saker som høyrer til den avslutta perioden, blir skilde ut (jf. Noark-standarden standarden). Dette kan anten gjerast ved å ta sakene frå den avslutta perioden ut av basen, eller ved å la dei utgjere ei eiga logisk eining i eller i tilknyting til den aktive basen,, jf. 3-16 om historisk database. 3-16. Framfinning i elektronisk journal og arkiv frå avslutta periodar Organet skal syte for nødvendige n hjelpemiddel til å finne fram i elektroniske journalar og arkiv frå avslutta periodar,, sås lenge arkivmaterialet er i organets varetekt, jf. 5-22 om avlevering til arkivdepot. Dette kan gjerast ved å opprette ein eller fleire historiske databasar, dvs søkbare databasar for dei avslutta periodane.. Dersom berre journalen er elektronisk, kan ein i staden for historisk database basere framfinninga påp papirutskrifter, slik det er gjort greie for i Noark-standarden standarden.
3-17. Klargjering av elektronisk journal og arkiv for deponering i arkivdepot Ein elektronisk kopi av basen for ein avslutta periode skal klargjerast for deponering i arkivdepot. For statlege organ skal data organiserast slik som det er spesifisert i Noark- standarden.. Deponering skal skje straks, jf. elles føresegnene f for avlevering frå statlege organ til Arkivverket, kap.. V. Kommunar og fylkeskommunar skal følgje f den same prosedyren eller eit anna opplegg som påp fullgod måte m ivaretek omsynet til langtidslagring og framtidig dokumentasjon. 5-2..For elektronisk arkivmateriale og materiale påp andre optiske og magnetiske medium (film, lydband, video m.v.) kan Riksarkivaren fastsetje at det skal deponerast kopiar i arkivdepot påp eit tidlegare tidspunkt.
Normalinstruks for kommuner: 4.1.2 Når N kopiar av elektronisk arkivmateriale blir deponert i arkivdepotet, jf. Arkivforskrifta 3-17 og 5-2, 5 skjer det ingen endringar i ansvarstilhøva. va. Det arkivskapande organet (eller annan ansvarleg instans, jf. pkt. 2.1.1) har framleis ansvaret for materialet og skal halde det ved like og leggje det til rette for bruk inntil avlevering kan finne stad. Deponerte kopiar skal takast vare påp i arkivdepotet, men vere utilgjengelege med mindre anna er avtalt med den instansen som har ansvaret for materialet. 4.1.3 Når N r elektronisk materiale skal deponerast i arkivdepot etter føresegner i eller i medhald av arkivforskrifta 3-17 og 5-2, 5 kan administrasjonssjefen avgjere at materialet i staden skal avleverast.
4.4.2 Det skal leggjast ved følgjande overordna opplysningar om avleveringa: namn på arkivskapar namn på systemet som det avleverte uttrekket stammar frå tidsromet som uttrekket dekkjer tall påp lagringseiningar som er med i avleveringa namn på person som står ansvarleg for avleveringa. 4.4.3 Det skal leggjast ved fullstendig struktur- og innhaldsomtale av det uttrekket som blir avlevert. Følgjande opplysningar skal vere med: Postomtale for alle tabellar eller posttypar,, som skal omfatte ein kort omtale av innhaldet,, og spesifisering av relasjonar, primærn rnøklar, framandnøklar og kardinalitetar. Feltomtale for samtlege felt i samtlege tabellar eller posttypar.. Feltomtalen skal omfatte feltnamn (eventuelt spesifikasjon av innhaldet dersom det ikkje går r fram av feltnamnet), felttype (jf. pkt. 4.3.2), samt startposisjon og lengde når n r det vert nytta fast feltlengde. Kodelister med fullstendig utgreiing av samtlege kodar som vert nytta. Dersom systemet lagrar kodane i eigne hjelpetabellar,, skal desse avleverast som eigne filer. Struktur- og innhaldsomtalen bør r avleverast i elektronisk form som rein tekst (ISO 8859-1). Arkivdepotet gir nærare føresegner om utforminga.
4.4.4 Det skal leggjast ved systemdokumentasjon for det opphavelege systemet.dokumentasjonen skal som eit minimum omfatte: oversyn over det overordna systemet i strukturen, herunder relasjonar mellom tabellane (dei som blir avleverte) og kva for felt som er primærn rnøklar ein summarisk omtale av hovudfunksjonane i systemet, herunder av systemet sine inn- og utdata ein kort omtale av formål l og bruk, den administrative samanhengen systemet inngår r i og eventuelt heimel for å opprette systemet. I tillegg bør b r det følgje f med system- og driftshandbøker eventuelle brukarhandbøker ker med omtale av mellom anna skjermbilete og rapportar. 4.4.5 Dersom delar av materialet er gradert, underlagt teieplikt eller av andre grunnar er unntatt frå offentleg innsyn, skal dette gåg fram av dokumentasjonen.
Informasjonssikkerhet Personopplysningsloven Meldeplikt Konsesjonsplikt Personopplysningsforskriften Unntaksbestemmelser Personverneombud
Utgitt av datatilsynet og omfatter: Personellsikkerhet Fysisk sikkerhet Systemteknisk sikkerhet Dokumentsikkerhet
Rutiner for bruk av informasjonssystemet og annen informasjon med betydning for informasjonssikkerheten, skal dokumenteres. Dokumentasjon skal lagres i minst 5 år r fra det tidspunkt dokumentet ble erstattet med ny gjeldende utgave
Personopplysningsforskriften 2-11. Sikring av konfidensialitet Personopplysninger som overføres res elektronisk ved hjelp av overføringsmedium ringsmedium utenfor den behandlingsansvarliges fysiske kontroll, skal krypteres eller sikres påp annen måte m når n r konfidensialitet er nødvendig. 2-12. Sikring av tilgjengelighet Alternativ behandling skal forberedes for de tilfeller informasjonssystemet er utilgjengelig for normal bruk. 2-13. Sikring av integritet Det skal treffes tiltak mot uautorisert endring av personopplysninger der integritet er nødvendig. n Det skal treffes tiltak mot ødeleggende programvare.
Meldeplikt 1 Den behandlingsansvarlige skal gi melding til Datatilsynet før f behandling av personopplysninger med elektroniske hjelpemidler Meldingen skal gis senest 30 dager før f r behandlingen tar til. Datatilsynet skal gi den behandlingsansvarlige kvittering for at melding er mottatt. Ny melding måm gis før f r behandling som går g r ut over den rammen for behandling som er angitt i medhold av 32. Selv om det ikke har skjedd endringer, skal det gis ny melding tre år r etter at forrige melding ble gitt.
Meldeplikt 2 Meldingen skal opplyse om a)navn og adresse påp den behandlingsansvarlige og påp dennes eventuelle representant og databehandler, b)når behandlingen starter, c)hvem som har det daglige ansvaret for å oppfylle den behandlingsansvarliges plikter, d)formålet med behandlingen, e)oversikt over hvilke typer personopplysninger som skal behandles, f)hvor personopplysningene hentes fra, g)det rettslige grunnlaget for innsamlingen av opplysningene, h)hvem personopplysningene vil bli utlevert til, herunder eventuelle mottakere m i andre stater, og i)hvilke sikkerhetstiltak som er knyttet til behandlingen.
Unntak: Kunde- og leverandørregister rregister ( 7-7)( 7) Personverneombud ( 7-12)( Protokollføring ring av mekling ( 7-10) Aktivitetslogg i edb-system eller datanett ( 7-11) DERSOM formålet er å administrere systemet eller avdekke/oppklare sikkerhetsbrudd Ansattregister uten sensitive oppl.. ( 7-16)( Elev- og studentopplysninger ved skoler og universiteter mv
Konsesjonsplikt Det kreves konsesjon fra Datatilsynet for å behandle sensitive personopplysninger. Dette gjelder likevel ikke for behandling av sensitive personopplysninger som er avgitt uoppfordret Konsesjonsplikt gjelder ikke for behandling av personopplysninger i organ for stat eller kommune når n r behandlingen har hjemmel i egen lov.
Personvernombud Gir bl.a. unntak for meldeplikten Benyttet av Gjøvik, Vestre Toten og Søndre S Land kommune (som eneste kommuner i Hedmark og Oppland)