Saksliste styremøte 6-06 Dato: Sted: Arkiv: Saksnr.: 36/06 Saksnr.: 37/06 Saksnr.:38 /06 Saksnr.:39 /06 Saksnr.:40 /06 Saksnr.: 41/06 Saksnr.: 42/06 Saksnr.: 43/06 Saksnr.: 44/06 Saksnr.: 45/06 Saksnr.: 46/06 Saksnr.: 47/06 Saksnr.: 48/06 Saksnr: 49/06 Praktisk informasjon 18.09.2006 Sverre Mollatt Fredag 22.sept. kl 9.00-12.00 Kjelle, Tønsberg Protokoll fra forrige møte. Orientering fra daglig leder (muntlig) Revisjonsforespørsel for VIV IKS Oppfølging av kontrollrapport (orientering på møtet) Garderobeanlegg Seierstad Regnskapsprinsipper Form på budsjettdokument Nøkkeltall og styringsinformasjon (orientering i møtet) investeringer i Eikeren prosjektet Kompetansevurdering Instruks for daglig leder (DL) Instruks for styret Retningslinjer for VIVs bilpark Forvaltning av låneporteføljen i VIV IKS Lunsj serveres Alle saker er åpne så sant ikke annet er oppgitt.
Protokoll fra styremøte 6/06 Dato: Sted: Arkiv: Tilstede: Forfall: Representantskapet Administrasjonen Andre: Fredag 22.09.06 09.00-12.00 Kjelle, Tønsberg Gisle Dahn, Heidi Ørnlo, Anne Mitsem Borgersen, Pål W. Olsen, Stein Hugo Nielsen Olav Bjørnli, Arne Lunde Bjørn Ole Gleditsch, Sverre Mollatt, Gunnar Hoff, Deloitte (deltok på hele møtet). Saksnr.: 36/06 Protokoll fra styremøte5/06 Vedtak: Saksnr.: 37/06 Saksnr.:38 /06 Behandling Vedtak: Protokoll fra møte 5-06 ble endelig godkjent og underskrevet. Orientering fra daglig leder Stevning fra PEAB ba om at det fremmes sak til styret når det er behov for fullmakter eller budsjettendringer. ønsket orientering fra adv. Bruusgaard på et hensiktsmessig tidspunkt i forhold til den videre sakshåndtering. Ombygging på Seierstad. Seierstad anlegget står og ledning mot nord er brutt Forbedring av renseprosessen på Seierstad er under vurdering Sanering Orevika-Hesthammar Premisser for og samarbeidsavtale med SVV og Hof kommune forelegges styret til behandling senere. Ansvarsfordeling mellom VIV og kommunene Det blir lagt frem en sak til styret etter møte i Referansegruppen 19. okt. Revisjonsforespørsel for VIV IKS til orientering. Det ble orientert om at Deloitte hadde meddelt at de ikke gir tilbud. tok saken til orientering
Saksnr.:39 /06 Behandling Vedtak: Saksnr.:40/06 Behandling: Oppfølging av kontrollrapport (orientering på møtet) Oppfølging av kontrollrapport, versjon 2, datert 4.09.2006, godkjennes. Kontrollrapport versjon 3 ble utdelt på møtet. drøftet ulike forslag til endringer i kolonner, aktiviteter og frister som blir vurdert nærmere av Deloitte/daglig leder. C.16, føring av regnskap og D8, Eikeren etterkalkyle ble tilføyd. Oppfølging av kontrollrapport, versjon 3, 19.09.2006. ble godkjent, med de endringer som fremkommer under behandling. Garderobeanlegg Seierstad VIV inngår kontrakt med TKS bygg AS, for bygging av garderobeanlegg og garasje på Seierstad. Det ble orientert om at tilbudet fra TKS har vedståelsesfrist pr 18.10.06, og at firmaet kan forespørres om at denne kan forlenges til 16.11.2006. s anledning til å vedta igangsetting av prosjekt med økte kostnader ble drøftet. Hvis ikke TKS forlenger vedståelsesdato må representantskapet innkalles på kort varsel dersom prosjektet ikke skal utsettes Vedtak: Saksnr.: 41/06 Innstillig : Behandling: Vedtak: 1. Forutsatt representantskapets godkjenning av prosjektrammene inngås kontrakt med TKS bygg AS, for bygging av garderobeanlegg og garasje på Seierstad 2. legger saken frem for representantskapet med følgende innstilling: Representantskapet godkjenner gjennomføring av prosjekt for bygging av garderobeanlegg og garasje på Seierstad innenfor en ramme på 3 mill kr. Regnskapsprinsipper Tønsberg kommune overlates føring av regnskapet for VIV IKS pr 1.1.2007. Regnskapene skal føres etter brutto prinsippet. drøftet krav til prosess iht. vedtektene dersom regnskapsprinsippet ikke lenger skulle gjelde for VIV. ønsket videre at eventuell forespørsel om regnskapsføring sendes alle medlemskommunene og utvalgte regnskapsbyråer. En forespørsel bør også inkludere alternativ der lønns- og personalhåndtering er inkludert. 1. Regnskapsføringen videreføres etter regnskapsprinsippet 2. Regnskapet skal føres etter bruttoprinsippet 3. Det fremmes en sak for styret om fremtidig regnskapsføring
Saksnr.: 42/06 Behandling: Vedtak: Saksnr.: 43/06 Behandling: Vedtak: Saksnr.: 44/06 Behandling: Vedtak: Saksnr.: 45/06 Behandling: Vedtak: Saksnr.: 46/06 Behandling: Form på budsjettdokument til vurdering Forslag til form på budsjettdokument ble presentert av Gunnar Hoff. Kontrollrapportskjema D3 slutter seg til prinsippet for utforming av budsjett oversikter vedlagt sak 42/06. Nøkkeltall og styringsinformasjon (orientering i møtet) til vurdering Forslag til form på nøkkeltall og styringsinformasjon ble presentert av Gunnar Hoff. Kontrollrapportskjema D1 og D2 1. sluttet seg til prinsippet i dokumentene som ble presentert. 2. Det ble foreslått månedlig rapport der den viktigste informasjonen og med størst mulig grad automatisk henting av data fra tilgjengelige kilder blir rapportert, kombinert med kvartalsvis rapportering av mer omfattende finansielle nøkkeltall, produksjonsdata, anlegg/infrastrukturdata, teknologidata og personelldata. 3. Saken må bearbeides videre og konkretiseres investeringer i Eikeren prosjektet til orientering presiserte at statusoversikt skal være sammenlignbar med den kalkylen som ble oversendt kommunene ved beslutning om igangsetting. Oversikten ble inkludert på oppfølgingsskjema, jfr. sak 39/06. tok saken til foreløpig orientering Kompetansevurdering Til foreløpig orientering Daglig leder orienterte om at kompetanseoversikten for VIVs administrasjon er ment som et første steg i en gapanalyse. tok saken til foreløpig orientering Instruks for daglig leder (DL) Forslag til stillingsinstruks (14.06.2006) vedlagt styresak 46/06 vedtas som instruks for DL i VIV IKS Gisle Dahn skisserte mulig alternativ formulert instruks.
Vedtak: Saksnr.: 47/06 Behandling: Vedtak: Saksnr.: 48/06 Behandling: Vedtak: Neste styremøte: Postliste: Saken utsettes Instruks for styret Forslag til instruks for styret datert 19.09.2006 godkjennes. Saken legges frem for representantskapet Saken ble ikke realitetsbehandlet. Saken utsettes Retningslinjer for VIVs bilpark til orientering. Saken ble ikke behandlet. Saken ble utsatt. Mandag 9. okt. kl 14.00-17.00 på Kjelle Sendes ut i henhold til distribusjonsliste. Seierstad 27.09.06 Sverre Mollatt
Saksdokumenter: Sak 36/06: Protokoll fra forrige møte pent 1. Protokoll (omforent på e-post) Protokoll ble utsendt på e-post og godtatt med kommentarer. Det foreslås av praktiske og tidsmessige årsaker at vi går tilbake til at protokoll gjøres ferdig etter møtet av daglig leder og at protokollen konfereres med styreleder. Deretter blir den sendt ut til alle til foreløpig godkjenning (En ukes frist) Hvis noen har viktige kommentarer må protokollen justeres.mindre viktige kommentarer tas inn i neste protokoll. Protokoll møte 5-06 til endelig godkjenning og underskrift. 18.09.2006
Saksdokumenter: Sak 38/06: Revisjonsforespørsel for VIV IKS pent 1. Forslag til tilbud på revisjonstjenester (sendt ut tidligere) Berammet møte 12.sept ble avlyst og revisjonsforespørsel ble omforent på e-post. Forespørselen ble sendt til: Tønsberg Revisjonsdistrikt, svang & Co AS, KPMG AS, PricewaterhouseCoopers DA, Ernst & Young AS, Møller & Co, Deloitte alle i Tønsberg. Frist for svar er satt til onsdag 27.sept. kl 12.00 Innhenting av priser på revisjonstjenester er gjort etter omforent tilbudsmateriale.(på e-post). Lov om offentlige anskaffelser er fulgt. 18.09.2006
Sak 39/06: Oppfølging av kontrollrapport pent Saksdokumenter: 1. Kontroll rapport, versjon 2, 4.9.2006 Kontroll rapport vil bli gjennomgått på torsdag sammen med Gunnar Hoff og revidert kontroll rapport vil bli lagt frem på møtet. Listen vil bli lagt frem på hvert møte frem til at alle forbedringsområder/avvik er gjennomført. Oppfølging av kontrollrapport, versjon 2 4.09.2006. godkjennes. 19.09.2006.2006
VIV Saksdok. : Sak 40/06: Garderobeanlegg - tilbud 1. Tilbyd fra TKS bygg AS, datert 18.08.06 (ikke vedlagt) 2. Protokoll fra tilbudsåpning18.08.06 (ikke vedlagt) Prosjektet omfatter ombygging av deler av eksisterende verkstedbygg på til garderober og kontor, samt bygging av ny garasje med fem biloppstillingsplasser. og representantskapet har tidligere antatt en budsjettramme på kr 2.0 mill. for byggearbeidene. Prosjektet ble kunngjort elektronisk i DOFFIN databasen. I tillegg ble aktuelle tilbydere kontaktet pr. e-post og pr. telefon. Ved tilbudsfristens utløp var det kun innkommet to tilbud. De to tilbyderne var TKS bygg AS (TKS) og Bobygg AS. Bakgrunnen for at det ikke ble mottatt flere tilbud er den høye aktiviteten i byggebransjen for tiden, med gode ordrereserver. Bobygg hadde tatt en rekke forbehold. Det mest vesentlige var at prisene for VVS og elektro kun var orienterende, og at disse arbeidene måtte utføres på regning, eller etter nærmere tilbud. I praksis innebærer dette at tilbudet var mangelfullt utfylt. Med bakgrunn i tilbudsbestemmelsene, samt gjeldende lov og forskrift, måtte tilbudet forkastes. Det er heller ikke tilrådelig å inngå en kontrakt, der slutt summen er ukjent. TKS har levert ett fullstendig tilbud. VIV har også god kjennskap til firmaet fra tidligere. Det er benyttet lokale underleverandører. Tilbudet er på kr. 2.794.063 eks.mva. I tillegg kommer grunnarbeider, som er forutsatt utført på regning av entreprenør Frode Abrahamsen. Alt rørmateriell er imidlertid inkludert i tilbudet. Kostnadene antas å ligge under kr. 100.000. I tillegg kommer kostnader for planlegging og oppfølging i byggetiden. Prosjektet er forutsatt utført som en totalentreprise, så det er grunn til å forvente at omfanget av tilleggskostnader blir begrenset. Kostnadene ligger en del høyere enn tidligere antatt. I denne beregningen var ikke etablering av ny tavle for verkstedet, separat tavle i garasjen, samt tilførsler til de to byggene medtatt. Videre har trolig de gode tidene i byggebransjen også bidratt. Prisene er vurdert til å ligge på ett akseptabelt nivå. Prosjektet er høyt prioritert og skal finansierers sammen med andre løpende prosjekter med et prosjekttilskudd på 13øre/m3. VIV inngår kontrakt med TKS bygg AS, for bygging av garderobeanlegg og garasje på Seierstad. 06.08.06 Sverre Mollatt/ Jan Morten Jansen
Saksdokumenter: Sak 41/06: Regnskapsprinsipper pent 1. Memo fra Deloitte er tatt med under Orientering. VIV har mottatt et memo fra Gunnar Hoff, Deloitte, om regnskapsprinsipper. Gunnar Hoff skriver i memo datert 18.sept. Bakgrunn og oppdrag I rapporten fra undersøkelsen av selskapets internkontroll og økonomistyring er det påpekt at selskapets regnskapspraksis vedrørende føring av investeringstilskudd, samt klassifisering av investerings- og driftstilskudd til eierkommunene ikke har vært i tråd med regnskapslovens bestemmelser. På styreseminar 15. og 16.mai 2006 ble det avtalt at styret skulle få fremlagt en sak om hvilke regnskapsprinsipper som bør legges til grunn for VIV fremover. Undertegnede har i den anledning fått i oppdrag å utarbeide et beslutningsgrunnlag for styret. Det presiseres innledningsvis at dette memoet ikke vil behandle regnskapsmessige forhold i internkontrollrapporten som krever at regnskapsføringen må legges om, men som ikke krever involvering / beslutning i styret. Nødvendige regnskapsmessige omlegginger / tilpasninger for å bringe praksis i samsvar med regnskapsloven, vil bli gjennomført administrativ og rapportert i etterkant til styret. Basert på en samlet vurdering av de utfordringer selskapet står overfor med hensyn til å få kontroll og styring på regnskaps- og økonomiområdet, synes det naturlig at styret foretar en fornyet vurdering og beslutning omkring valg av grunnleggende regnskapsprinsipp. bør således vurdere og ta beslutning vedrørende følgende forhold: 1. Valg av grunnleggende regnskapsprinsipp I årene før VIV ble organisert som interkommunalt selskap (IKS) ble regnskapet ført etter kommunale regnskapsprinsipper. Samtidig med endringen i organisasjonsform gikk man over til å føre regnskapet etter regnskapslovens bestemmelser. Deloitte er ikke kjent med de momenter som den gang var avgjørende for å gå over fra kommunale regnskapsforskrifter til regnskapsloven. Forskjellene mellom regnskapslovens bestemmelser og de kommunale regnskapsprinsippene er til dels betydelige. Forskjellene i regnskapsbestemmelsene og god regnskapsskikk krever derfor annen kompetanse i organisasjonen. Selskapets hadde hovedsakelig erfaring fra kommunale regnskapsprinsipper. Kommunerevisjonen og leverandøren av regnskapssystemet fikk dermed nøkkelroller i forbindelse med omleggingen av regnskapspraksis og rutiner. Med
dagens bemanning vil VIV fortsatt være avhengig av støtte fra revisor eller andre med spisskompetanse om regnskapslovens bestemmelser, spesielt i forbindelse med årsoppgjøret. VIV har inngått avtale med Tønsberg kommune om føring av lønnsregnskap. Denne tjenesten påvirkes ikke av om regnskapet føres etter regnskapsloven eller kommunale regnskapsprinsipper. Som interkommunalt selskap kan VIV velge mellom å bruke regnskapsloven eller kommunale regnskapsforskrifter. Selskapet er også pålagt å rapportere etter KOSTRA- standard og skal i tillegg utarbeide selvkostkalkyler som grunnlag for beregning av gebyrnivå. Selvkostkalkyler beregnes med utgangspunkt i kostnader slik det er definert i regnskapsloven. Dette betyr at selskapet, uansett valg av grunnleggende regnskapsprinsipp, må ha kjennskap til / beherske både kommunale regnskapsprinsipper og regnskapslovens bestemmelser. Kommunale regnskapsprinsipper er finansielt orientert og er primært innrettet for å gi brukerne oversikt og kontroll med anskaffelse og bruk av finansielle midler. De er ikke i like stor grad som regnskapsloven, egnet til å måle verdi av innsatsfaktorer og resultat av driften i forhold til fastsatte lønnsomhets- og effektivitetsmål. Det anbefales at styret, basert på blant annet ovennevnte forhold, vurderer fordeler og ulemper knyttet til valg av enten kommunale regnskapsprinsipper eller regnskapslovens prinsipper, og tar beslutning om hvilke prinsipp som skal legges til grunn fremover. 2. Føring av investeringstilskudd brutto eller nettoføring Ifølge norsk regnskapsstandard nr 4 Offentlige tilskudd, skal tilskudd resultatføres etter de grunnleggende prinsippene for inntekts- og kostnadsføring. Det betyr at tilskudd skal resultatføres samtidig med den inntekten det skal øke eller kostnaden det skal redusere. Et investeringstilskudd bør resultatføres i takt med avskrivningen av investeringen, mens driftstilskudd bør føres mot den kostnads- eller inntektspost tilskuddet relaterer seg til. Investeringstilskudd kan regnskapsføres på to måter: a) Eiendelen bokføres til brutto anskaffelseskost uavhengig av tilskuddet og avskrives over den økonomiske levetiden (bruttoføring). Tilskudd behandles som utsatt inntektsføring og resultatføres som en korreksjonspost til avskrivningene i takt med avskrivningsperioden. b) Tilskudd går til fratrekk i eiendelens anskaffelseskost, som føres opp med nettobeløpet i balansen (nettoføring). Tilskudd kommer direkte til fratrekk i avskrivningene gjennom redusert anskaffelseskost av eiendelen. Regnskapsstandardens punkt 3.4 angir følgende kriterier og behandling av investeringstilskudd: Investering og tilskudd føres brutto. En investering kan ikke balanseføres
til en høyere verdi enn virkelig verdi på investeringstidspunktet. I den utstrekning tilskuddet er ment som et tilskudd til selve investeringen, og en verdireduksjon er nødvendig for å bringe overensstemmelse mellom investeringen og virkelig verdi, legges nettoføring til grunn. Ved nettoføring går tilskudd til fratrekk i eiendelens anskaffelseskost og eiendelen føres opp med nettobeløpet i balansen. Dersom grunnlaget for bruttoføring i balansen er til stede, skal det resultatførte tilskuddet spesifiseres som driftsinntekt. Som det fremgår av avsnittet ovenfor er hovedregelen at investeringstilskudd skal føres brutto. For å kunne benytte nettoføring, må to kriterier være oppfylt: 1. Tilskuddet må være ment som et tilskudd til selve investeringen og 2. En verdireduksjon er nødvendig for å bringe investeringen i samsvar med virkelig verdi. Etter min vurdering er kun det første kriteriet oppfylt. Virkelig verdi vil normalt være lik kostpris for anleggsmiddelet. Antagelse om redusert fremtidig inntjening fra et anleggsmiddel kan gjøre det nødvendig å vurdere en mulig nedskrivning. Jeg kan ikke se at det er en aktuell problemstilling for VIV, og det betyr at bruttoføring skal legges til grunn ved føring av investeringstilskudd. Basert på min vurdering av regnskapsstandarden står styret ikke fritt til å velge mellom brutto- og nettoprinsippet. bes derfor om å slutte seg til Deloittes vurdering om at investeringstilskudd blir regnskapsført etter bruttoprinsippet. Vannverkssjefen anmerker at en tilbakeføring til kommunale regnskapsprinsipper muliggjør at Tønsberg kommune kan overta regnskapet for VIV (som for perioden 1968-2002). Dette har den fordel at man er sikret nødvendig spisskompetanse i regnskap, økonomi og lønns-og personal, samordning mellom lønns- og personal og regnskaper er sikret og god samordning mellom regnskap og låneportefølje (hvis Tønsberg kommune får den oppgaven). De kommunale selskapene VIV og TAU ville få samme regnskapsprinsipp og felles regnskapsfører. Tønsberg kommune overlates føring av regnskapet for VIV IKS pr 1.1.2007. Regnskapene skal føres etter brutto prinsippet. 18.09.2006
Saksdokumenter: Sak 42/06: Form på budsjettdokument pent 1. Notat fra Gunnar Hoff er tatt inn under Orientering 2. Eksempel på budsjettdokumenter Jeg har mottatt følgende notat fra Gunnar Hoff om innspill til budsjett dokumenter: Vedlagt følger forslag til fremtidig mal for budsjettoversikter for drift og investering. Dette er det nivået vi foreslår at styret godkjenner budsjettet på. Budsjettdokumentet foreslås videre å inneholde en innledning med premisser for budsjettet, en spesifikasjon over konti / delsummer som inngår i de respektive linjene i budsjettoversiktene, en oversikt over akkumulerte investeringer i anlegg under arbeid og en prognose over forventet resterende investeringsbehov, samt siste års balanse. Det bør også fremgå hvilke fullmakter administrasjonen er gitt med hensyn til å omdisponere beløp mellom budsjettposter. På møtet vil styret få fremlagt mer detaljert dokumentasjon knyttet til den foreslåtte dokumentasjon i budsjettdokumentet. til vurdering 19.09.2006
Saksdokumenter: Sak 43/06: Nøkkeltall og styringsinformasjon pent Ingen vil i møtet bli presentert forslag til nøkkeltall og annen økonomisk styringsinformasjon som styret har etterspurt. VIV og Gunnar Hoff vil drøfte og innarbeide forslag til styringsinformasjon på torsdag (21.09.06) for videre bearbeiding i styret. til vurdering 19.09.2006
Saksdokumenter: Sak 44/06: investeringer i Eikeren prosjektet pent Ingen Kostnadene ved Eikeren prosjektet har vært rapprotert ved hvert årsoppgjør. har etterspurt en total oppstilling av endelige anleggsutgifter sammenlignet med de kalkyler og estimater som tidligere er lagt til grunn for prosjektet. Denne saken har tatt tid da vannverket er blitt betydelig forsinket og at det foreligger søksmål fra entreprenør. i arbeidet er at informasjon er samlet og at VIV i samarbeid med Gunnar Hoff vil sette opp en status så langt. Det påløper fortsatt prosjekter som ikke er ferdig og som man ikke kjenner kostnadene til. Dette omfatter økt krav til vannbehandling på Eidsfoss med UV desinfeksjon. Krav fra Mattilsynet om aktiv deltakelse i saneringa av avløp fra Lille Orevika er i gang i samarbeid med Statens Vegvesen (oppgradering av vei og bygging av g/s) og Hof kommune. Kostnadene er ikke kjent. Foreløpig oversikt fremlegges så snart som mulig. til orientering. 19.09.2006
Sak 45/06: Kompetansevurdering Saksdokumenter: pent 1. Oversikt over kompetanse i administrasjonen i VIV IKS Vedlagt følger en liste over det som finnes av kompetanse i administrasjonen i VIV IKS. Det har foreløpig ikke blitt gjort noen gap analyse som skal vise hva som kreves av kompetanse og hva som allerede finnes. VIV har leid inn den kompetansen man ikke selv har hatt. Dette gjelder særlig i regnskap og årsoppgjør og VISMA regnskapsprogram. Det må avklares om dette fortsatt skal leies inn eller om man skal ansette personell med spisskompetanse i økonomi og regnskap i VIV. Etter vår vurdering vil det ikke være særlig utfordrende og attraktivt for en økonom med spisskompetanse å være ansatt i VIV. Hvis regnskapet settes bort vil dette dekke behovet for økonomisk spisskompetanse. Vi vil fullføre en gapanalyse så snart det er bestemt hvilke oppgaver som VIV skal utføre og hvilke oppgaver som skal settes bort. Til foreløpig orientering 19.09.2006
Sak 46/06: Stillingsinstruks for daglig leder (vannverkssjef) Lukket 19.09.2006
Sak 47/06: Instruks for styret pent Saksdokumenter: 1. Forslag til instruks for styret i VIV IKS (versjon 1) I henhold til kontrollrapportskjema fra Deloitte, A2 følger vedlagt forslag til instruks for styret. Denne er laget over en mal som tilsvarende bedrifter bruker og som skulle gi en riktig arbeids- og myndighets deling mellom styret og de øvrige organer i VIV IKS Forslag til instruks for styret datert 19.09.2006 godkjennes. Saken legges frem for representantskapet. 19.09.2006
Saksdokumenter: Sak 48/06: Retningslinjer for VIVs bilpark pent Ingen Forvaltning og drift av VIVs bilpark er administrasjonens ansvar. Denne saken fremmes for at styret kan komme med innspill til dagens praksis. har tidligere blitt muntlig orientert om VIVs bilpark og rutiner rundt denne. Det er en målsetting å ha en bilpark i god stand med relativt nye biler for å sikre en god regularitet og problemfri drift. Det benyttes biler med dieselmotor og flere har 4-hjulstrekk for å sikre god fremkomlighet. Dette er nødvendig da mange av VIVs anlegg ligger utenfor veinettet. VIV er mye på veien slik at dette er viktig i den daglige driften og særlig i uforutsette situasjoner. VIV har i dag 11 biler hvorav 2 er firmabiler Det er årlig blitt tatt inn en budsjettpost for fornyelse av bilparken ved kjøp av i gjennomsnitt to biler pr år basert på alder og kjørelengder. Dette sikrer at de fleste biler er under 5 år og har kjørt mindre en 100 000km. Deloitte har foreslått at det føres regnskap for hver enkelt bil. I dag føres kjørebok for hver enkelt bil. Dette vil bli vurdert. VIV har forsøkt flere biltyper, men har i de senere år standardisert på VW transporter med dieselmotor og firehjulsfremdrift. I tillegg finnes et par mindre biler for lett vare- og persontransport. VIV har i alle år praktisert at alle biler skal parkeres på Seierstad ved arbeidstidens slutt. Dette gjelder ikke for de som jobber med lekkasjeleting da de har forskjellig arbeidsplass hver dag. Driften av Eikeren anlegget har medført betydelig mer kjøring og tidvis mangel på kjørekapasitet. Det har medført at vi har innført følgende praksis for større fleksibilitet og økt kapasitet: Som en hovedregel skal VIVs biler parkeres på Seierstad ved arbeidstidens slutt. Ved sen retur fra arbeid ute (Eidsfoss VBA) kan bil tas med rett hjem Beredskapsvakt kan ta med bil hjem Drift og vedlikehold av Eikerenanlegget har kommet i tillegg til VIVs opprinnelige anlegg. Dette medfører selvfølgelig et betydelig merarbeid i forhold til tidligere og betydelig mer transport. VIV vil derfor kjøpe inn en ny lett varebil for å dekke dette behovet (VW Caddy kr 158.000) til orientering. 19.09.2006
Saksdokumenter: Sak49/06: Forvaltning av låneporteføljen i VIV IKS pent Ingen VIV har 5 lån i Kommunalbanken hvorav ett har løpende rente. Første fastrentelån løper ut 15.11.2007. Løpende rente i Kommunalbanken er p.t. 3,25 %. Kassakreditt i NORDEA løper med NIBOR 3mnd. med tillegg på 18 punkter. Lånene løper med lav rente, men det må til enhver tid vurderes når det er hensiktsmessig å gå fra flytende til faste renter. Hvis styret ønsker å sette bort forvaltningen av låneporteføljen gjentas tidligere forslag om dette. VIV har sendt en henvendelse på e-post til Sandefjord, Nøtterøy, Tønsberg og Horten sine respektive økonomisjefer med følgende ordlyd: Et alternativ for forvaltning av VIV IKS sine lån i forbindelse med Eikerenprosjektet vil selvfølgelig være å overlate dette til en eller flere av medlemskommunenes økonomiavdelinger. Endelige/prinsipielle beslutninger må tas av VIV IKS, etter råd fra låneforvalter. Forvaltningen kan overlates til en kommune eller deles på flere (?). VIV IKS sine lån når Eikerenprosjektet er ferdig vil bli ca 400 mill kr. som skal nedbetales på 30 år. Jeg vil gjerne ha svar på følgende spørsmål. Kan din kommune påta seg en slik oppgave? Hvis ja, på hvilke forutsetninger og kostnad? Kan det være en god ide å dele dette på flere kommuner? Hva var gjennomsnitts lånerente for din kommunes langsiktige lån i 2005? Jeg regner med å legge svar på denne henvendelse frem for styret i VIV IKS til videre behandling. Jeg ber om raskt svar og ønsker god pinse. Det kom negativt svar fra Nøtterøy og Horten. Fra Tønsberg kom følgende svar: Tønsberg kommune kan godt påta seg oppgaven å forvalte VIV IKS sine lån. For å oppnå gode betingelser på lån, teller volum og gode relasjoner med lånegiver. Vi anbefaler derfor at en kommune forvalter lånene til VIV. Tønsberg kommune betaler 2,75% for løpende lån i Kommunalbanken. I Kommunekreditt har vi bedre betingelser som følge av at vi oppfattes som en relasjonskunde. Vi benytter verken sertifikat markedet eller obligasjonsmarkedet. Fra Sandefjord kom følgende svar: Hvorvidt Sandefjord kommune kan påta seg oppgaven med å forvalte VIVs låneportefølje er jeg usikker på. Det må vurderes nærmere og er avhengig av antall lån, lånestrategi, kapasitetsutviklingen i kommunen m.v. Hvor viktig er det for VIV å ha forutsigbare finanskostnader? Over tid kan man forvente en lavere rente ved å ha kort rentebinding kontra lang rentebinding, men da må man være i stand til å håndtere svingninger i renten. Prognoser for renteutviklingen er kalkulert inn i både kort rente, lang rente og i rentesikringsproduktene. Sandefjord kommune er aktive både når det gjelder forvaltning av overskuddslikviditet og
låneporteføljen. Vi benytter markedet og hadde en gjennomsnittlig lånerente på 1,99 % for kommunens lån i 2005. Vi forvalter også lånegjelden til Sandefjord Bredbånd KF, og der var gjennomsnittsrenten 1,96 % i 2005. Kommunens lån i markedet utgjorde ca. 290 mill. kr, ved utløpet av 2005 mens Sandefjord Bredbånd KF hadde ca. 95 mill. kr. Markedet har fungert for Sandefjord kommune. Sandefjord kommune har i tillegg et lån knyttet til en swap-avtale, og der har vi gjennom flere transaksjoner oppnådd en meget gunstig rente 3 md nibor - 0,66 %-poeng de neste årene. Dette er oppnådd gjennom aktiv oppfølging av markedet, der vi har hatt gleden av å utnytte markedssituasjonen med flere "gratis lunsjer", normalt finnes nemlig ingen gratis lunsj. Jeg tror ikke det er fornuftig å fordele låneporteføljen på flere kommuner. Jeg tror det er viktig å ha en markedskontakt for VIV. Begge de store kommunene anbefaler at man evt. samler hele forvaltningen hos en kommune. Det fremgår at Nøtterøy og Sandefjord har forskjellig forvaltningsstrategi der Sandefjord har aktiv bruk av sertifikat og obligasjonsmarkedet mens Tønsberg ikke benyttes dette. Tønsberg kan påta seg oppgaven med forvaltning av VIV IKS sin låneportefølje uten forbehold. Det synes uansett fornuftig at forvaltningen av låneporteføljen i VIV overlates til fagekspertisen i en av våre store medlemskommuner. Det foreslås at VIV IKS tar kontakt med Tønsberg kommune med sikte på fremtidig forvaltning av VIV sine lån. 19.09.2006 VIV oppretter en avtale med Tønsberg kommune om forvaltning av VIVs låneportefølje.