PROTOKOLL FRA STYREMØTE TIRSDAG 2.12.2014 Sted: Kapp næringshage Tid: 1000-1400 Til stede Fra styret: Kåre Haugli, Helge Tryggeseth, Elin Bjørnsmoen, Erik Aune og Erik Wang. Forfall: Tone Vold, Jan Morten Rønning og Kjersti Sandvik Fra administrasjonen: Solveig Rønningen og Trond Eklund Johansen Saksliste 19/14 MUSIKKTINGET - FORBEREDELSER... 2 20/14 VIKARUTLYSNING - FAGKONSULENT... 3 21/14 BYTTE AV REGNSKAPSKONTOR... 4 22/14 REFERAT- OG ORIENTERINGSSAKER... 5 Hamar 03.12.2014 Kåre Haugli (s.) styreleder Trond Eklund Johansen daglig leder Protokoll sendes til: Styremedlemmene Varamedlemmene Medlemsorganisasjonene Lokale musikkråd NMR sentralt og regionalt Musikkens studieforbund VOFO Hedmark VOFO Oppland NMF Hedmark og Oppland NKs distriktsledd i Hedmark og Oppland Lokalrevisjon AS Kultur, bibliotek og kompetanse - Hedm fylkeskommune Kulturenheten Oppland fylkeskommune Utskrift av enkeltsaker sendes til: Side 1 av 6
19/14 Musikktinget - forberedelser Saksdokumenter 1. Foreløpig program (vedlegg), 10.11. 2. Møte og konferanseavtale, 10.11. Bakgrunn Som lokal arrangør av Musikktinget 2015 har vi noen klart definerte oppgaver, og deler av de er allerede gjennomført. Det som gjenstår er å sørge for et godt og representativt kulturprogram som presenterer de beste fra vår region og aller helst noen som er i kontakt med oss enten som VO-/Frifond-mottakere, stipendvinnere, eller har utmerket seg i region/nasjonal sammenheng innen sin sjanger. I det foreløpige programmet går det fram hvilke punkter vi skal fylle. Til godtgjørelse/kostnader ved programmet disponerer vi 12.000 kr fra NMR/MSF I tillegg samles styrene til felles middag dagen før Musikktinget starter, torsdag 28. mai på kvelden. Der bør vi stille så fulltallig som mulig. I samarbeid med Erlend Rasmussen skal det også etableres et allsanghefte for samlingen, til bruk som avbrekk i forhandlingene, og til bruk under middagen (lørdag). 1. Kulturprogrammet legges opp slik, og avklaringer på korte innslag (8-10 min maks) meldes fortløpende: FREDAG Thomas Nilsen østderdalsklarinett! Trond sjekker alt Sissel Morken Gullord, Marit/Stein (Gjøvik spelmannslag) Ungdomskoret Defrost synger ved programslutt fredag bestilt. LØRDAG Spørre Jan Tobias Karsrud om å spille for oss som kvittering for stipend! Erik sjekker Mannskoret Fagen (28-30 mann) Kåre sjekker SØNDAG Gruppe fra Stange vgs. Kent Frydelund - Trond sjekker alt Chinook Lamers, Ringebu singer/songwriter Erik W sjekker om aktuelt Honorartilbud: <2.000 kr for korte innslag/<3.000 kr for lengre (korene) 2. Markedsføring/synlinggjøring av musikktinget Koordinere med Sangens og musikkens dag (lokalt musikkråd) Trond sjekker C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2014\Møteprotokoll 1202.docx Side 2 av 6
20/14 Vikarutlysning - fagkonsulent Saksdokumenter 1. Annonsekladd 2. Referat, styremøte VOFO Hedmark, 25.11. Bakgrunn Det vil være behov for å få på plass vikar så snart som mulig. Rammene for stillingsstørrelse er uendret i 2015-2016, men VOFO Hedmark har fått varsel om kutt i sitt fylkeskommunale driftstilskudd fra 2017. Møter med fylkeskommunen gir grunn til noe optimisme, men en endelig avklaring kan nok ikke være på plass før 2016. Vurdering Et mulig overlapp, f eks i 2-3 uker vil være gunstig for å få til en smidig overgang er avhengig av om Solveig er tilbake på jobb i desember/januar. Siden vi ikke har satt inn vikar før nyttår, vil det være midler til overlapp. 1. Annonsen godkjennes, og sendes ut med søknadsfrist 20.12.2015 2. AU ansetter C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2014\Møteprotokoll 1202.docx Side 3 av 6
21/14 Bytte av regnskapskontor Saksdokumenter 1. Brev om prisendring fra Ditt regnskapskontor Hamar AS, 13.10.2014 2. Tilbud på økonomitjenester fra Accountor Hamar AS, 11.11.2014 Bakgrunn Musikkrådet engasjerte regnskapskontor i 2011, og fikk et overslag ift kostnader på 25.000 utfra den aktiviteten vi da hadde. I praksis har prisutviklingen har vært slik: 2011: 25.000 kr, 2012: 57.969 kr 2013: 58 641 kr (regnskapstall). Vi har hatt dialog med byrået for å få til en bedre flyt og arbeidsdeling, og ser at det ikke får utslag på kostnadene. I tillegg har de varslet en prisøkning f.o.m. 2015 fra 550 til 600 kr/time + mva. Oppsigelsestid for gjeldende avtale er 3 mnd. Vurdering Administrasjonen har vurdert ulike løsninger for regnskap, og har vært i møte med Accountor Hamar (tidl ØkoNor), som tilbyr en online-løsning der graden av selvbetjening kan justeres. Utfra det bilagsvolumet og tjenestene vi ønsker, har de stipulert en pris på 40.000 kr/år + lisens til 450 kr/mnd. Dette vil gi en årskostnad (regnskapstall) på 55.000 kr/år. I tillegg har de estimert oppstartskostnader/overføring av historiske data til 8.000 kr. Til gjengjeld omfatter denne løsningen også fakturering (både papir og efaktura), som gjør at vi kan avvikle eget regnskapsprogram (sparer 2.500 kr/år). Det ligger også inne en selvbetjeningsløsning for regnskapsrapporter, slik at det er mulig å ta ut rapporter fortløpende til styreorientering, pr prosjekt osv. Dagens løsning er mer tungvindt, og bestillingstiden er uforholdsmessig lang. Accountor Hamar AS velges som nytt regnskapsbyrå C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2014\Møteprotokoll 1202.docx Side 4 av 6
22/14 Referat- og orienteringssaker Innkomne saker fra: 1. Østre Toten musikkråd Styremøtereferat, 7.10. Fokus på konsertvikua 25.10.-2.11. 2. Hammartun skolekorps Akustiske forhold i gymsal, Hammartun skole, 18.9. Vedlagt uttalelse fra Miljørettet Helsevern, Sør-Gudbrandsdal 3. Øyer kommune Kommunale VO-midler, 2013/14, 22.10. 7.752,- 4. Engerdal kommune Kommunale VO-midler, 2013/14, 28.10. 6.200,- 5. Ringsaker kommune Kommunale VO-midler, 2013/14, 30.10. 11.490,- 6. Vågå kommune Kommunale VO-midler, 2013/14, 03.11. 3.945,- 7. Trysil kommune Kommunale VO-midler, vår 14, 13.11. 6.250,- 8. SMK Svar på brev om kulturbyggmidler, 17.11. 9. Lillehammer musikkråd Tilbake til korpset-kurs, 17.11. hør lyttelenke: http://radio.nrk.no/serie/distriktsprogram-hedmark-og-oppland/dkop02023314/21-11-2014#t=1h6m52s 10. VOFO Hedmark Styremøtereferat 25.11. Har fått melding om kutt i fylkeskomm tilskudd fra 2017, vil fortsette kontrakten med musikkrådet. Må komme tilbake til endelig status. 11. NMR/MSF Brev fra valgkomiteen, 25.11. frist 15.1. Saker sendt til: 12. Hedmark fylkeskommune Forslag kulturpris 2014, 11.9. 13. Div kommuner Søknad kommunale VO-midler 2013/14, 6.10. 14. Gran kirkelige fellesråd Om akustikkmåling, Tingelstad kirke, 27.10 15. Stange kommune Flerbrukshall på Ottestad, bruksområder, 27.10. 16. Stortingspolitikere Om kutt som svir (VOFO), 28.10. 17. Stats-/finansminister Om å erte på seg folkesjela, 30.10. 18. Harpefoss skulemusikk Forslag til tiltak gymsalen, 11.11. 19. Hundorp musikklag Forslag til tiltak salen, Lidarende, 12.11. 20. Hammartun skolekorps Følgebrev akustikkrapport, 14.11. 21. Bruvoll fengsel (m fl) Varsel om opphør MIFF-tilbud i 2015, 14.11. Hei! Det er jo triste nyheter og vi får håpe at det finnes en løsning for videreføring. Det har gått noen mailer mellom Solveig og oss involverte her på Bruvoll i fm evalueringsmøte og siste foreslåtte dato er 4. desember. Jeg kan ikke den dagen (jeg kunne da første forespørsel kom, men da det ikke ble spikret så har min plan endret seg), men her kan noen stille i mitt sted i tilfelle. Innstillingen vår er uansett at vi ønsker å videreføre, slik at vi kan skrive avtale fra nyttår til sommeren. Mvh Levi Tyriberget, Bruvoll fengsel 22. Hamar kulturhus Purring om reduksjon av husleie 1. halvår 2014, 26.11. Oppfølging av henvendelse pr 18.3. 23. Ringebu kommune Følgebrev akustikkmåling, Tromsvang, 27.11. Fra administrasjonen: 24. NAV Gjøvik Vedtak om unntak fra arbeidsgiveransvar, 2.10. 25. Kapitol forsikring Info om ansatte, grunnlag for forsikringer, 23.10. 26. NAV forvaltning Oppland Korrigering, skjema 08-30.01., 5.11. 27. NAV Gjøvik Korrigering, skjema 08-20.12, 6.11. 28. Trond Berg/Musicus Om faktura, MIFF/Sagatun, 14.11. 29. Borlänge kommun, Dalarna Besøk, kulturhusplaner, 17.11. 30. Hedmark fylkeskommune Årsbudsjett 2015, 17.11. Driftstilskudd (forslag) 373.000,- 31. Oppland fylkeskommune Årsbudsjett 2015, 27.11. Ingen endring foreslått i adm forslag, dvs 300.000,- C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2014\Møteprotokoll 1202.docx Side 5 av 6
32. Østnorsk jazzsenter Prosjektregnskap, storbandkurs, 1.12. - 22.285,- Pga lavere tilskudd enn beregnet (40.000), og noe dyrere leie (10.000) på folkehøgskolen enn budsjettert gikk årets storbandkurs i minus. Vi kunne tatt noe av dette inn via økt deltakeravgift, men søknadssvarene kom senere enn da vi satte prisen. Neste år må prisen opp med ca 750,-/deltaker for å ha en større buffer. Invitasjoner/innkallinger Hvem? 33. Oppland fylkeskommune Fylkeskulturkonferanse, 28.-29.10, Lillehammer Trond 34. Ringsaker kulturråd Kulturdialog, 29.10., Hagatun, Lismarka Trond 35. Disen kulturveksttun Tunfest, 19.11., Disen Trond 36. Hamar kommune Møte om kravspec kultursjefutlysning, 20.11. Trond 37. NMR/utvalg for musikklokaler Møte, 24.11., Oslo Trond 38. Norsk kulturskoleråd Konferanse om rammeplan, 15.-16.1., Hell Trond 39. NK Sør-Øst Inspirasjonskonferanse, 24.1., Elverum Trond 40. NMR/utvalg for musikklokaler Akustikk-pilot (kurs), 24.-25.2. Kjeller Trond 41. VOFO Hedmark Årsmøte, 23.3., Hamar Kåre 42. NMR/MSF Musikkting, 28.-31.5., Hamar Alle Sakene tas til orientering. 11. Helge Tryggeseth fremmes som kandidat til styret i Norsk musikkråd 40. Interesserte melder seg på direkte til Erlend Rasmussen 42. Så mange som mulig møter fra styret NESTE MØTE: 10. februar da kommer også spesialrådgiver Christin Sund fra Norsk musikkråd C:\WSync\Datafiler HMR\Styret\2014\Møteprotokoll 1202.docx Side 6 av 6