Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark DIGITALISERING OG IKT DRIFT I OFFENTLEG SEKTOR PROSJEKT IKT (IT/DRIFT)
Alle kommunane Fyresdal, Kviteseid, Nissedal, Seljord, Tokke og Vinje har meldt at dei vil væra med i tiltaket «IKT». Ein skal også vurdere samarbeid mellom færre enn seks-kommunar. Arbeidsgruppa: - Jan Myrekrok, Rådmann i Vinje (leiar) - Øystein Tveit, Rådmann i Kviteseid - Per Dehli, Rådmann i Seljord (for 3kom) - Grunde Seltveit, IKT-leiar i Tokke - Sten Andersen, Organisasjonssjef i Vinje - Bjørn Olav Haukelidsæter, IKT-ansvarleg i Kviteseid - Jan Arvid Setane, kommunalsjef i Nissedal (for 3kom) Det vidare arbeidet har todelt fokus: A. Modell for etablering av samarbeid i Vinje, Tokke og Kviteseid B. Mogleg inngangspunkt, konsekvensar, fordeler og ulemper for Seljord, Nissedal og Fyresdal ved å tiltre dette samarbeidet. Arbeidet er utført av Torbjørn Dybdahl i TDAK AS i samarbeid med dei nemnte kommunane og arbeidsgruppa. Denne rapporten presenterer arbeidet med vurderingar, avklaringar og anbefalingar. 26.04.2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - IKT 2
Ny digitaliseringsstrategi frå KS ØKommunal sektor skal ivareta informasjonssikkerheit og personvern på alle område ØKommunal sektor skal sikre at riktig informasjon er tilgjengeleg for rett person ØKommunal sektor skal sørgje for innebygd personvern i nye løysingar ØKommunal sektor skal ha styringssystem for informasjonssikkerheit ØKommunal sektor skal dele informasjon om tryggleikshendingar dei har vorte utsett for ØKommunal sektor skal ha heilskapleg dokumentasjons- og arkivforvalting 26.04.2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - IKT 3
Ny digitaliseringsstrategi frå KS Byggjer på Stortingsmelding 27 «Digital agenda for Norge IKT for ein enklare kvardag og auka produktivitet» 1. Effektiv digitalisering av kommunal sektor 2. Digitale tenester for alle (Brukaren i sentrum) 3. IKT som innsatsfaktor for innovasjon og produktivitet 4. Styrka digital kompetanse og deltaking (red.anm.: dette er den store utfordinga, og spesielt dette med kunnskap om kva for ein kunnskap som manglar) 5. Godt personvern og god informasjonstryggleik 26.04.2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - IKT 4
3 sektorielle satsingsområde ØHelse auka effektivitet og kvalitet i tenesta ØUtdanning samfunnsoppdraget er å førebu alle barn og unge på å forhalde seg til sosial/kulturell/teknologisk utv. ØPlan, bygg og geodata utvikling som sikrar optimalisert arealbruk og busetnad 26.04.2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - IKT 5
Avklaring og samanhengar - «IKT» handler om laget «TEKNOLOGI» - «Digitalisering» handlar om laga: «APPLIKASJON» «INFORMASJON» og «FORRETNING» - Her har leverandørar all makt, fordi kommunane legg til rette for det - På Lag2 og Lag3 manglar det kompetanse og kontroll, i alle ledd - Ein er prisgitt leverandørane - Store risikoar, store moglegheiter Lag4 Lag3 Lag2 Lag1 26.04.2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - IKT 6
Avklaringar og samanhengar - IKT, Digitalisering og Tenester er tre forskjellige ting - Arbeidet som er oppstarta i Vinje, Tokke og Kviteseid handlar om IKT - Outsourcing med Aspit handlar om IKT - IKT avdelingar og tilsette har ikkje føresetnader for å jobbe med Digitalisering (berre operativt) - Det foreslåast ei tydeleg organisering for IKT (drift, brukarstøtte, installasjon, vedlikehald..) *Organisasjonsform føreslått er 27 med ein Hovudkontorkommune *Det anbefalast å bruke ITIL rammeverket for operativt IKT arbeid, på basis tenestekatalog og SLA *Det føreslåast å organisere/styre IKT-eininga under strategisk Digitalisering *Det åtvarast imot at IKT har ei sentral roller i digitalisering - Digitalisering og tenestemodernisering foreslåast organisert i selskapet DigIvest *Organisert under Vest-Telemarkrådet *Det anbefalast å drive all digitalisering herifrå, inklusive t.d. Velferdsteknologi (VFT) *Det anbefalast å byrje med å etablere ein strategiplan, «kor er vi, kor skal vi og korleis kjem me dit» *Planen må handsama/føreslå konkrete og ambisiøse målskisser, og gjennomførast i små skritt over tid *Alle mandat og tiltak anbefalast underlagt DigIvest *Det er viktig med gjennomtenkt investerings og gevinstplan; som må gjelde all Digitalisering (inkl. VFT) 26.04.2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - IKT 7
Organisering - Det anbefalast å bruke ~to år på å samle IKT/Drift frå dagens situasjon til ei felles organisering - Det kostar i prinsippet det dobbelte å ha to driftseiningar; uavhengig om den eine er outsourca, meir administrasjon osb. - Dersom ein vil Digitalisere, og har to driftseiningar, så må ein bygge endringar inn i to ulike plattformer; altså dobbel jobb og større risiko - Ein kan få til betre tenester og miljø med seks kommunar som kundar, til dømes vaktordning - IKT Drift må settast opp profesjonelt, med fokus på god, kunderetta service - Ein kan i denne perioden identifisera «lågt hengande frukter», og ta ut operative gevinstar (kontraktsforhandlingar osb.) - Driftseininga må leiast/styrast profesjonelt for å bli best mogeleg til best mogeleg kostnad - DigIvest må styrast av toppleiarar + digital kompetanse - DigIvest må ha kompetent bemanning VT-Rådet 6 kommunar DIGIVEST (6 kommunar) Fag 27 Styret VT-IKT-Drift (3 kommunar) VT-IKT-Drift 27 Drift 3kom (3 kommunar) Driftspartner (Privat) 26.04.2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - IKT 8
Tydeleg rammeverk og mål for IKT 27 Leiar VT IKT-Drift Kontrakt & Måling Kvalitet & Admin Sikkerhet Server Klient Nett Service Operativ IKT Teneste Servicedesk // Mail - Telefon - Chat Brukarar Kommune x Brukarar Kommune 3 Brukarar Kommune 2 Brukarar Kommune 1 Kunde/ Bruker Dersom 3Kom kommunane ynskjer Drift/IKT frå outsourcing-partner, så vil dei bruke tilsvarande modell som denne, altså to parallelle men i prinsippet like einingar 26.04.2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - IKT 9
Sentralt Digitalisering vil fordra digital begeistring og kompetanse ute i distrikta, med meir teknologi, ikkje mindre. Det er vanskeleg å sjå at outsourcing og sentralisering ut av distriktet er vegen å gå, ein må spørje seg korleis ein vil bemanne andre/nye framtidige behov. Det er risikofylt å sjå på t.d. velferdsteknologi som eit separat felt, silobygging. Nokre av måla var å ivareta kommunanes og innbyggaranes interesser med tanke på tenestenivå, lokalstyring og sterke fagmiljø, og gjennom samhandling over kommunegrenser gjere regionen attraktiv for busetnad, arbeid og oppleving. Vi kan ikkje sjå at å ha to driftsmiljø, eit outsourca, støttar opp under desse måla, tvert i mot. Med innovativ og langsiktig digitalisering så vil vi bygge om til ei betre plattform, med eigen kontroll. Behov og innhald i Drift vil endrast radikalt. Behovet for digital kunnskap og interesse ute i distrikta der folk bur vil ikkje bli mindre. Med god og kompetent leiing er det mogeleg å etablera ei teneste som er profesjonell og kostnadsgunstig. Det krevst innsats, og ikkje minst at det stillast kompetente krav, forventningar og rammer frå ei kompetent leiing. Reknestykka der det heiter seg at «IKT er for dyrt» er utsegner utan belegg. Ein blandar saman digitalisering, tenester, IKT osb. I tillegg vert kostnader ulikt og vanskeleg ført i rekneskap. Ein må fokusera på oppgåva, og gje eininga som er ansvarleg for drift målbare krav og mogelegheiter. Fyrst då kan ein legge fram tal slik at styret kan ta gode avgjersler. Det er avgjerande at kommunane tek tilbake kontrollen og ikkje går enda lengre i å vere i avhengnad til leverandørane, og dette krev intern og variert kompetanse. Ved ekte, ambisiøs og målbevisst digitalisering så kan ein legge grunnlag for lokalt næringsliv, det skifte som vi er midt oppe i gjev mogelegheiter, og det vil være ein fordel at miljøet er større, ikkje at det blir mindre. 26.04.2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - IKT 10
Vurderingar Det låg i prosjektets mandat å identifisere områda der det er både økonomisk og fagleg grunnlag til å etablere samarbeid. Samarbeid om Drift og det som ligg under dette begrepet (ref. tenestekatalog) må kunne seiast å være ideelt både fagleg og ikkje minst økonomisk sett. Strategisk Digitalisering, som legg hovudprinsippa for Drift, er ikkje minst fagleg sett ideelt å samarbeide om, og utan tvil også økonomisk fordelaktig. Eit nytt samarbeid om Drift legg opp til eit nytt og moderne teknisk utgangspunkt, der det vil vere mogeleg å ta ut større gevinstar. Ein må ha med i dette at digitale tenester ikkje lengre er statiske men i høgaste grad dynamiske og i kontinuerleg endring, noko ein må ha med seg i framtidas kontraktar. 26.04.2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - IKT 11
6 stikkord Bruka og samarbeide med marknaden, sikre eigen kontroll, underbygge lokale mogelegheiter Samarbeid i størst mogeleg grad med sikring og oppfølging av fordelar for alle Bevisste styringsmodellar, med strategisk leiing og topp kompetanse Tenke og sette strategiske og ambisiøse mål, bygge i mindre skritt Innovasjon, nytenking og stille spørsmål ved etablera sanningar Bruke standardar, framtida er i endring 26.04.2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - IKT 12
Vurderingar opp mot mål Målområde 1 - Økonomi Resultat ved samarbeid: Drift og digitaliseringssamarbeid fører i til betre ressursutnytting på tvers i usedvanleg stor grad. Målområde 2 - Samfunnsutvikling Resultat ved samarbeid: Ein kan og bør bygge felles teknisk og organisatorisk infrastruktur mellom alle seks kommunane. Ein kan godt påbyrje dette med at ein har to IKT basis plattformer, der ein utviklar samarbeidet med ein godt gjennomarbeidd felles digitaliseringsstrategi og innfører etter ein modell der resultatet blir ei felles plattform ila. ca. to år. Målområde 3 - Myndighetsutøving Resultat ved samarbeid: Ikkje vurdera her i denne rapporten innanfor prosjekt «IKT» Målområde 4 - Tenester Resultat ved samarbeid: På prosjektet «IKT» finns usedvanleg mange område som gjev både økonomisk og fagleg grunnlag til å etablere meir samarbeid. IKT er eit område som krev spesialistkompetanse og der samarbeid i svært stor grad fører til betre ressursutnytting. Det store området for å sikre gevinstar på alle sider ved såkalla IKT, det er felles strategisk digitalisering. Men dette bygger på det ein driftar i dag. Målområde 5 - Demokrati Resultat ved samarbeid: Ein vil gjennom styringsmodellen ikkje berre kunne men absolutt fordre og ynskje overordna politisk styring, der dei fleste av tiltaka i ein digitaliseringsstrategi er politisk og administrativt ansvar og interesse som ikkje kan delegerast. Dette kan skje eller utøvast gjennom etablera organ slik som VestTelemarkTinget og Rådet. 26.04.2017 Interkommunalt samarbeid i Vest-Telemark - IKT 13