HÅNDBOK RISIKOVURDERING AV ARBEIDSMILJØ

HÅNDBOK RISIKOVURDERING AV ARBEIDSMILJØ Kartlegging og dokumentasjon av arbeidsmiljøet som beslutningsgrunnlag for linjens kontinuerlige forbedringsprosess

Forord FORORD Rev.nr. 1 28. mar. 01 Mennesker påvirkes av alle faktorer i arbeidsmiljøet, enten det er støy, luftforurensning, klima, fysiske belastninger eller organisatoriske forhold. Dette betyr at ansatte daglig utsettes for kjemiske stoffer og fysiske belastninger i arbeidsmiljøet. På samme måte som ulykker kan disse påvirkningene føre til skader og sykdom som resulterer i sykefravær og redusert produktivitet og lønnsomhet. Styringsverktøy for arbeidsmiljø er viktig av flere årsaker: MORALSK: ØKONOMISK: MYNDIGHETSKRAV: Arbeid skal ikke påføre de ansatte sykdom eller helseskade på kort eller lang sikt Sykdom og helseskade koster penger (fravær, omplassering, vikarer, opplæring, overtid, produktivitetstap, kvalitetssvikt) EU og nasjonale myndighetskrav må følges som basis for Licence to operate Denne håndboken beskriver en praktisk og kostnadseffektiv metode for kartlegging av fysisk/kjemisk arbeidsmiljø i industrivirksomhet og prioritering av tiltak der risikoen er størst. Ved en pro-aktiv handling kan tiltak gjennomføres før helseskader realiseres. En konstruktiv samhandling mellom toppledelse, linjeledelse og HMS/BHT-personell er en forutsetning for en vellykket forbedringsprosess.

Innledning Kap. 0 - Side 1 0. INNLEDNING Rev.nr. 1 28. mar. 01 0.1. BAKGRUNN Rev.nr. 1 28. mar. 01 Aluminiumsbedriftene har som et helsepolitisk mål at arbeidet ikke skal ha negativ innvirkning på den ansattes helse. Verktøy for risikovurdering av helse vil være et viktig verktøy i denne målsettingen. Arbeidsmiljøregelverk i Norge og EU tar også utgangspunkt i risikovurdering som verktøy. Denne håndboken legger vekt på HMS-ledelse, kartlegging og dokumentasjon av arbeidsmiljøet som et beslutningsgrunnlag for bedriftens HMS-styring. 0.2. OPPBYGGING, BRUK OG AVGRENSNINGER Rev.nr. 2 15. aug. 05 Håndboken er organisert i fire hoveddeler, som retter seg mot personell med ulike funksjoner og ansvar i kartleggings- og forbedringsprosessen. Del I Overordnet målsetting og rammeverk retter seg spesielt mot divisjon/fabrikkledelse med ansvar på overordnet nivå, men bør leses av alle. Her finnes en kort beskrivelse av policy, interne retningslinjer og styringsverktøy samt myndighetskrav. Del I gir også en kort beskrivelse av hvordan kartleggingsresultater kan brukes som beslutningsgrunnlag i linjens kontinuerlige forbedringsprosess. Del II Planlegging, gjennomføring og oppfølging av kartlegginger retter seg spesielt mot lokale linjeledere med direkte ansvar for oppfølging av arbeidsmiljøet i egen organisasjon, samt støttepersonell (BHT/HMS-avd.). Denne delen beskriver praktisk HMS-ledelse og samhandlingen mellom linjen og støtteapparatet. Metoden for kartlegging og risikovurdering beskrives kort. Metodebeskrivelser retter seg spesielt mot helse- og vernepersonell inkludert konsulenter som skal gjennomføre kartlegginger i praksis. Hovedvekten er lagt på beskrivelse av retningslinjer og metoder for systematisk kartlegging, risikovurdering og dokumentasjon av kjemisk/fysisk arbeidsmiljø. Det er i liten grad gitt detaljerte beskrivelser av målemetoder og måleutstyr. Det forutsettes at målinger gjennomføres av personer som på forhånd har god kunnskap om dette, eventuelt med bistand av personer som har fått opplæring i forbindelse med konkrete målinger. Del IV Vedlegg inneholder relevante lenker, intervjuguide, intervjuskjemaer, sjekklister etc. Bruk Håndboken gir konkrete råd og veiledninger til linjeledere vedrørende HMSledelse rette mot fysisk/kjemisk arbeidsmiljø. Det er detaljert beskrevet retningslinjer og metoder for systematisk kartlegging, risikovurdering og dokumentasjon av fysisk/kjemisk arbeidsmiljø til støtte for kartleggingspersonell. Håndboken forutsetter et nært og aktivt samarbeid mellom linje og BHT/HMS-personell. For å gjøre boken mer lettlest er noen

Innledning Kap. 0 - Side 2 temaer gjentatt i hver hoveddel, delvis med varierende omfang og detaljeringsgrad. Avgrensninger Denne håndboken dekker kartlegging og risikovurdering av fysiske og kjemiske arbeidsmiljøfaktorer på industriarbeidsplasser. Forhold knyttet til arbeidsmiljøet på kontorarbeidsplasser (f. eks. inneklima, tilpassing av PCarbeidsplassen, belysning) samt psykososialt og organisatorisk arbeidsmiljø er ikke behandlet i denne boken. Metoden for systematisk kartlegging er generell og kan brukes for alle fysisk/kjemiske faktorer. Metoden for risikovurdering og presentasjon av resultater er foreløpig utviklet for: kjemiske stoffer (kjemikalier, gasser, støv) støy vibrasjoner varmestress stråling ergonomi Skal inkluderes senere: kuldestress inneklima 0.3. DEFINISJONER Rev.nr. 2 15. aug. 05 Nedenfor beskrives noen viktige ord og uttrykk som benyttes i håndboken. Definisjonene er harmonisert med håndboken i Safety Risk Assessment, men tilpasset behovene innen arbeidsmiljø. Akseptkriterier Et uttrykk for akseptabel risiko. Kan være grenseverdier eller normer fastsatt av myndighetene (f. eks. administrative normer for forurensninger i arbeidsatmosfære) eller interne standarder fastsatt på konsern/divisjonsnivå eller av den enkelte bedrift. Arbeidsmiljø Alle faktorer på arbeidsplassen som enkeltvis eller i samvirke, plutselig eller over lengre tid, har betydning for arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og trivsel. Arbeidsmiljøfaktorer De elementer som påvirker arbeidsmiljøet, så som støy, vibrasjoner, belysning, kjemikalier, termisk klima, ergonomi, organisatoriske forhold, samarbeidsforhold etc. Arbeidsmiljøkartlegging En systematisk innsamling og vurdering av data for å få en samlet oversikt over arbeidsmiljøet og avdekke behov for å iverksette tiltak.

Innledning Kap. 0 - Side 3 Eksponering Den mengde, konsentrasjon eller dose av kjemiske og biologiske stoffer eller fysiske faktorer som mennesker blir eller kan bli utsatt for. Eksponeringsvurdering Beregning av konsentrasjon eller dose av kjemiske og biologiske stoffer eller fysiske faktorer som mennesker blir eller kan bli utsatt for. Fareidentifikasjon Identifikasjon av skadelige effekter som kjemiske/biologiske stoffer og fysiske arbeidsmiljøparametre kan forårsake på mennesker (iboende egenskap). Helsefare Skadelige effekter som kjemiske og biologiske stoffer eller fysiske faktorer kan forårsake på mennesker (iboende egenskaper). Helsefaregradering Beskrivelse av et felles system for gradering av helsefarer basert på alvorlighetsgrad. Dette muliggjør sammenligning av flere forskjellige arbeidsmiljøfaktorer. Kartleggingsmodeller Forskjellige modeller (metoder) for gjennomføring av kartlegging ut fra behov for detaljeringsgrad og omfang. Kjemiske stoffer Grunnstoffer og deres kjemiske forbindelser med andre grunnstoffer slik de forekommer naturlig eller industrielt fremstilt. Kjemikalier Fellesbetegnelse for både kjemiske stoffer og/eller stoffblandinger (råstoffer, hjelpestoffer, vedlikeholdskjemikaler, salgsprodukter, luftforurensninger, avfall etc.). Risiko 1. En funksjon av sannsynlighet og uønskede konsekvenser (for risiko knyttet til akutt uhellseksponering). 2. En funksjon av eksponering og helsefare (for risiko knyttet til vanlig forekommende eksponering i arbeidsmiljøet). Risikoanalyse En systematisk metode for å beskrive risiko. Risikoanalysen består av identifikasjon av potensielt uønsket eksponering samt årsaker og mulige konsekvenser av eksponeringen. Stoffblanding/produkt: Blandinger som består av to eller flere kjemiske stoffer (oppløsning, fast,

Innledning Kap. 0 - Side 4 flytende eller gassformig). Stofflisten Forskrift om stoffliste (SFT, DAT, DBE, OD, PR) 1998, ISBN82-07-01890-8.

Del I Side 1 DEL I OVERORDNEDE MÅLSETTNINGER OG RAMMEVERK Som leder er du ansvarlig for på en systematisk måte å legge tilrette for samt føre tilsyn med at virksomhetene møter enhetens og myndighetenes krav innen arbeidsmiljø. Kapittel Innhold Rev. nr. Dato 1. Arbeidsmiljø og HMS-ledelse 2 5. aug. 05 1.1 Politisk og etisk grunnlag 2 5. aug. 05 1.2 Enhetens styringsdokumenter 2 5. aug. 05 1.3 Myndighetskrav 2 5. aug. 05 1.4 Topplederens ansvar og oppgaver 2 5. aug. 05 1.5 Metode for systematisk kartlegging og risikovurdering 2 5. aug. 05

Del I Kap. 1 - Side 1 1. ARBEIDSMILJØ OG HMS-LEDELSE Rev.nr. 2 5. aug. 05 Denne delen retter seg spesielt mot ledere med ansvar på overordnet nivå. Her beskrives kort enhetens policy, overordnede styringsdokumenter og verktøy samt myndighetskrav. En metode for systematisk kartlegging av arbeidsmiljø og risikovurdering som beslutningsgrunnlag i linjens kontinuerlige forbedringsprosess beskrives kort. 1.1. POLITISK OG ETISK GRUNNLAG Rev.nr. 2 5. aug. 05 De ansatte påvirkes av alle faktorer i arbeidsmiljøet, enten det er støy, luftforurensning, klima, fysiske belastninger eller organisatoriske forhold. De fleste ved verkene kan være eksponert for kjemiske stoffer og/eller fysiske belastninger på arbeidsplassen. På samme måte som ulykker kan eksponering for kjemikalier, fysiske faktorer som støy, ergonomi og varmestress etc. samt organisatoriske og psykososiale forhold føre til skader og sykdom som resulterer i sykefravær og redusert produktivitet og lønnsomhet. Med dette som utgangspunkt har enhetene en dokumentert policy for helse. Enheten skal vise ansvar for mennesker, natur og miljø Enheten skal bli blant de fremste innen helse, miljø og sikkerhet Arbeid med helse, sikring, sikkerhet og miljø og prinsippet med en kontinuerlig forbedringsprosess er fundamentalt på alle nivåer i organisasjonen. Et høyt HMS-nivå er i dag en forutsetning for produksjon, kvalitet og økonomi. En stor og vellykket satsing på skadeforebyggende arbeid har ført til at skadefraværet utgjør mindre enn 1 % av totalfraværet i de beste produksjonsbedriftene. Samtidig viser rapporter at 20 50 % av sykefraværet er arbeidsrelatert. For å nå målsettingen om et godt arbeidsmiljø, er det nå behov for å videreføre aktivitetene innenfor skadeforebyggende arbeid til også å omfatte kjemisk og fysisk arbeidsmiljø og forhold som kan føre til sykdom og skade på lengre sikt. Et godt arbeidsmiljø innebærer å ta vare på sine arbeidstakere i et livsløpsperspektiv. Godt arbeidsmiljø fremmer helse og trivsel og er gjennom dette en positiv faktor i virksomhetens utvikling. Arbeidsmiljøarbeidet er en integrert del av linjeansvaret i hele organisasjonen på samme måte som miljø- og sikkerhetsarbeidet. Hensynet til arbeidsmiljøet må inngå som en naturlig del av virksomhetens aktiviteter så som planlegging, bygging, produksjon, vedlikehold og innkjøp. Dette innebærer at kost/nytte-funksjonen av arbeidsmiljøtiltak også må innarbeides i budsjetter slik at den som har ansvar for å gjennomføre tiltakene, også har de nødvendige midlene. Det bør stilles de samme krav til kostnadseffektivitet i HMS-arbeidet som i

Del I Kap. 1 - Side 2 andre aktiviteter. Dette betyr ikke at tiltakene skal underkastes snevre krav til lønnsomhet, men at de tilgjengelige ressursene skal brukes på en mest mulig effektiv måte. Tiltak innen områder med høy risiko må prioriteres fremfor lavrisikoområder. Prioritering på grunnlag av risiko er dermed et nøkkelbegrep i et systematisk arbeidsmiljøarbeid. Et viktig verktøy i denne sammenhengen er en effektiv metode for risikovurdering som også ivaretar langtidseffekter. 1.2. ENHETENS STYRINGSDOKUMENTER Rev.nr. 2 5. aug. 05 Konsern og selskap har som regel utarbeidet overordnede styringsdokumenter for arbeidsmiljø og helse. Vi siterer fra Norsk Hydros konsernprosedyre NHC CD04-01: Generelt defineres arbeidsmiljø som alle faktorer knyttet til våre aktiviteter som plutselig eller over tid, kan ha betydning for menneskers fysiske og psykiske helse og trivsel. Det fremgår klart at ansvaret for arbeidsmiljøet ligger i linjen. Ledelsen i alle enheter skal blant annet: Vurdere bedriftens HMS-relaterte forhold, myndighetskrav og forventninger fra omverdenen som basis for å fastsette hovedmål, performance-/ytelsesindikatorer og delmål innen HMS-området. Utarbeide årlige handlingsplaner som viser hvordan bedriftens målsettinger skal oppnås. Iverksette regelmessige revisjoner av HMS-ledelsessystemer på eget og lavere nivå i organisasjonen ved bruk av anerkjente revisjonsverktøy. Sørge for kommunikasjon med ekspertisen for finansrapportering slik at relevante HMS-risiki blir vurdert med hensyn til finansielle rapporter og oversikter. Sørge for rapportering som viser organisasjonens fremdrift mot avtalte mål, med fokus på avvik mellom hva som er oppnådd og fastsatte mål, samt korrektive tiltak iverksatt. Krav til ledelsen for den enkelte virksomhet er gitt i kap. 3 i del II av håndboken. For å kontrollere og måle bedrifters presentasjoner innen HMS-arbeid er det utviklet diverse revisjonsverktøy.

Del I Kap. 1 - Side 3 Disse krever blant annet: Grunnleggende kartlegging av alle arbeidsoperasjoner for samtlige yrkeskategorier Systematisk gjennomgang av alle geografiske områder og alle kjemikalier på lager Kartlegging og vurdering av helsefare for 9 spesifiserte arbeidsmiljøfaktorer (kjemiske stoffer, støy, stråling, lysforhold, vibrasjoner, ekstreme temperaturer, biologiske og bakteriologiske forhold, ergonomiske forhold, stress-relaterte forhold) Formelt system og kriterier for prioritering av helsefarer Regelmessig oppfølging minimum hvert 5. år Individuelle målinger for spesielt utsatte operatører Formelle overvåkingsplaner og kvalifisert personell For å oppnå høy score på disse områdene kreves en systematisk og strukturert fremgangsmåte og dokumenterte resultater. Revisjonsverktøyet gjenspeiler myndighetenes krav til systematikk, grundighet og dokumentasjon, og kan være et hensiktsmessig verktøy for ledelsen i arbeidet med å kontrollere og korrigere arbeidsmiljøarbeidet. Forbedringsprosessen kan illustreres ved PUKK hjulet som beskrives nærmere i del II. Planlegge fremover Nå-situasjon Korrigere tiltak eller mål Ønsket situasjon Målformulering Oppsummeringsprosess Korriger (kap. 4.4) Planlegg (kap. 4.1) Handlingsplan Regelmessig oppfølgning Kontroller (kap. 4.3) Utfør (kap. 4.2) Detaljplanlegging Prosjektering Verifikasjonsmålinger Budsjettering Sjekke måloppnåelse Gjennomføre tiltak Fig. 1.1: Pukk-hjul 1.3. MYNDIGHETSKRAV Rev.nr. 2 5. aug. 05 I dette kapitlet gis det en kort innføring i myndighetskrav i EU og Norge samt noen eksempler på konkrete krav i de mest relevante direktiver og forskrifter. EU s direktiver på arbeidsmiljø stiller minimumskrav til medlemsstatene. Ved implementering i nasjonale lovverk kan myndighetene stille strengere eller mer omfattende krav enn det som er gitt i EU-direktivet. Det er derfor alltid nødvendig å konsultere den nasjonale lovgivningen innen arbeidsmiljø.

Del I Kap. 1 - Side 4 EU s rammedirektiv for arbeidsmiljø (89/391/EEC) gir overordnede prinsipper for å forebygge risiko og beskytte arbeidstakernes helse og sikkerhet. Under dette rammedirektivet utgis det individuelle direktiver på konkrete områder (f.eks. ergonomisk belastning, personlig verneutstyr, kjemikalier generelt, kreftfremkallende og mutagene kjemikalier, gravide og ammende arbeidstakere). I tillegg har EU utgitt flere separate direktiver innen arbeidsmiljøområdet (f.eks. vedrørende støy, asbest). Lenke: http://europa.eu.int/eur-lex/en/com/reg/en_register_05202010.html. Fra EU s rammedirektiv for arbeidsmiljø Arbeidsgiver er ansvarlig for arbeidstakernes helse og sikkerhet i alle deler av arbeidslivet. Arbeidsgiver skal utføre nødvendige tiltak for å verne arbeidstakernes helse og sikkerhet, inkludert å forebygge arbeidsrelaterte risiki, informere og lære opp arbeidstakerne samt gjøre nødvendige organisasjonsmessige og praktiske tiltak. Direktivets generelle prinsipper for å forebygge risiko omfatter blant annet: Unngå risiko og evaluere/beregne risiko som ikke kan unngås Bekjempe risiko ved kilden Tilpasse arbeidet til en enkelt arbeidstaker ved valg av utstyr, arbeidsog produksjonsmetoder spesielt med henhold til monotont arbeid og ikke selvbestemt arbeidstempo (samlebåndsarbeid) Tekniske og administrative tiltak skal prioriteres fremfor individuelle tiltak Den norske Arbeidsmiljøloven har som målsetting å sikre et arbeidsmiljø som gir arbeidstakerne full trygghet mot fysiske og psykiske skadevirkninger og med en verneteknisk, yrkeshygienisk og velferdsmessig standard som til en hver tid er i samsvar med den teknologiske og sosiale utvikling i samfunnet. Loven stiller overordnede krav og hjemler, mer enn 120 detaljerte forskrifter og veiledninger. Lenke: http://arbeidstilsynet.no/ De siste årene har det skjedd en dreining i myndighetenes kravformulering, bort fra detaljstyring og over på system- og funksjonskrav. Dette gjelder både i Norge og innen EU. Noe som klart illustrerer denne nye tendensen er Norsk Forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid i virksomheter (Internkontrollforskriften). Her presiseres bedriftens eget ansvar for å styre, kartlegge, vurdere og dokumentere arbeidsmiljøet. Risikobegrep omfatter i denne sammenheng ikke bare uhell og akutte hendelser, men også mulige helseskader som følge av lang tids påvirkning.

Del I Kap. 1 - Side 5 Fra Internkontrollforskriften Virksomheten skal: Fastsette mål for helse, miljø og sikkerhet Kartlegge farer og problemer og på denne bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene Prinsippet om kartlegging, risikovurdering og risikoreduserende tiltak gjenfinnes i flere av de norske forskriftene og EU-direktivene som er vedtatt siden 1990. Dette gjelder blant annet EU-direktivet Chemical agents at work (98/24/EC) og forskrift om: Arbeid med kreftfremkallende kjemikalier Forplantningsskader og arbeidsmiljø Varmt arbeid Vern av arbeidstakere ved arbeid med biologisk faktor Arbeid med bly og blyforbindelser Sprøytelakkering, sprøytemaling mv. Støy på arbeidsplassen I disse forskriftene er det brukt omtrent likelydende formuleringer vedrørende kartlegging, risikovurdering og risikoreduserende tiltak. Eksemplet nedenfor er hentet fra EU-direktivet om kjemikalier. Definisjonen av farlige kjemikalier omfatter vanligvis 30 70 % av alle kjemiske produkter som håndteres på en fabrikk. Fra Chemical agents at work direktivet Arbeidsgiver skal: Identifisere all bruk av farlige kjemikalier og vurdere risiko for arbeidstakerne Gjennomføre risikovurderinger/vernetiltak før nye kjemikalier tas i bruk Ha en dokumentert og regelmessig oppdatert risikovurdering for alle aktuelle kjemikalier og arbeidsoperasjoner Eliminere eller redusere risiko til et minimum ved et sett av definerte tiltak Bruk av personlig verneutstyr skal kun tillates der tekniske og administrative tiltak ikke gir god nok beskyttelse Ha fokus på vedlikeholdsaktiviteter og kombinasjonspåvirkninger Eksemplet innen ergonomi er tatt fra EU-direktiv 90/269/EEC On the

Del I Kap. 1 - Side 6 minimum health and safety requirements for the manual handling of loads where there is a risk particulary of back injury to workers. Fra ergonomidirektivet Arbeidsgiver skal: Kartlegge og vurdere arbeidsoppgaver som medfører manuell håndtering av tunge gjenstander Utføre organisasjonsmessige tiltak eller ta i bruk mekaniske hjelpemidler for å unngå manuell behandling av tunge gjenstander Tilrettelegge arbeidsplassen/-operasjonen for å redusere sannsynligheten for ryggskader der manuell behandling ikke kan unngås Norsk forskrift om støy på arbeidsplassen stiller krav om kartlegging for å kunne vurdere de ansattes støybelastning, og tiltaksplaner for å redusere belastningen dersom grenseverdiene overskrides. Fra støyforskriften, kapittel 5 Dersom det er grunn til å anta at...(anbefalte støygrenser)... overskrides, skal arbeidsgiver sørge for at det blir foretatt støymålinger i et omfang som gjør det mulig å vurdere de ansattes støybelastning. Dersom målinger viser at grensene... overskrides, skal det utarbeides tidfestede planer for reduksjon av støybelastningen dersom tiltak ikke kan iverksettes straks 1.4. TOPPLEDERENS ANSVAR OG OPPGAVER Rev.nr. 2 5. aug. 05 Lederens adferd og handlemåte er avgjørende for å oppnå resultater. Han eller hun må kjenne sin organisasjon og vite hvilke verktøy og teknikker som kan brukes. Fire elementer er sentrale: Formidle holdninger Formulere overordnede strategier og mål Kontrollere og korrigere resultater Stille nødvendige midler til rådighet Virksomhetens øverste ledelse har som oppgave å påse at interne og lovpålagte krav blir overholdt. Utfordringer og tiltak vil variere fra divisjon til divisjon og ofte mellom bedriftene innen samme sektor. For å nå konsernets målsettinger er det nødvendig med en aktiv toveis kommunikasjon i linjen. Sektorledelsen må stille krav til rapportering fra de operative enhetene om status og utfordringer

Del I Kap. 1 - Side 7 innen arbeidsmiljø. Ledelsen på fabrikk- og avdelingsnivå må kartlegge og dokumentere arbeidsmiljøet og identifisere de konkrete behovene for forbedringstiltak. For å gjennomføre større tiltak kan det være nødvendig å inkludere kostnadene i sektorens budsjettbehandling. Kartlegging er et nødvendig verktøy i den totale forbedringsprosessen, hvor den vil inngå i flere faser og med ulike funksjoner: I forbindelse med utarbeidelse av handlingsplan som grunnlag for forbedringstiltak I kontrollfasen for å verifisere måloppnåelse Som dokumentasjon i forhold til interne og eksterne kontrollinstanser/revisjoner Som grunnlag for revisjon av handlingsplaner Kartlegging er altså ikke et mål i seg selv, men har sin primære funksjon knyttet til forbedringsprosessen. Virksomhetens øverste ledelse må stille tydelige krav til linjeledelsen om at de skal: Ta en aktiv rolle i hele forbedringsprosessen Påse at kartlegging og risikovurdering blir gjennomført innenfor eget ansvarsområde Sørge for at kartlegging blir fulgt opp med gjennomføring av tiltak og kontroll av disse Regelmessig rapportere status og utfordringer vedrørende arbeidsmiljøforhold til sektorledelsen 1.5. METODE FOR SYSTEMATISK KARTLEGGING OG RISIKOVURDERING Rev.nr. 2 5. aug. 05 Erfaringsmessig har de enkelte arbeidsmiljøfaktorene blitt kartlagt av forskjellige spesialister som har brukt egne kartleggings- og evalueringsverktøy, og som har presentert resultatene på forskjellig vis. Et felles evaluerings- og presentasjonsverktøy vil i stor grad bidra til å gjøre resultater sammenlignbare på tvers av fagfelt og organisasjonsgrenser. Dette vil også gi linjeledelsen vesentlig bedre oversikt over arbeidsmiljøet og forenkle deres videre oppfølgingen. Håndbokens metode for kartlegging og risikovurdering har særlig to sterke sider: Den håndterer problemet med sammenligning av ulike kjemiske og fysiske arbeidsmiljøfaktorer slik at de risikomessig vektlegges på en likeverdig måte.

Del I Kap. 1 - Side 8 Resultatene presenteres på en enkel måte som tydeliggjør risikoforholdene i bedriften, og som gjør dem anvendbare som planleggings-, prioriterings- og kontrollverktøy. Metoden for systematisk kartlegging dekker behovet for en bred oversikt gjennom en intervjubasert screening samtidig som de viktigste områdene identifiseres og kartlegges mer inngående ved tekniske målinger. På denne måten utnyttes ressursene på en optimal måte med henhold til kartlegginger og risikoreduserende tiltak. Metoden er kort beskrevet i kap. 4, del II og mer utførlig i del III. Figuren nedenfor er et eksempel på resultatpresentasjon etter en kartlegging og risikovurdering. RISIKOKLASSE Høy (rød ) Medium (gul ) Lav (grønn ) HFK5 Meget alvorlig helsefare HELSEFAREKATEGORI HFK4 Alvorlig helsefare HFK3 Middels alvorlig helsefare HFK2 Lite alvorlig helsefare HFK1 Lav helsefare E1 Ubetydelig E2 Lav Operatør gruppe 1 (benzene) Operatør gruppe 3 (laser kl. 2) EKSPONERINGSKATEGORI E3 Moderat Fig. 1.2: Resultatpresentasjon ved bruk av risikomatrise E4 Høy Operatør gruppe 2 (støy) E5 Meget høy Operatør gruppe 2 (2-etoxy-ethyl acetate) Kontinuerlig forbedringsprosess Inndelingen i risikoklasser gir et mye bedre grunnlag for en kontinuerlig forbedringsprosess enn enkle sammenligninger med normverdi for hver arbeidsoperasjon. Dersom metoden innarbeides og brukes som en del av bedriftens HMS-styringssystem (internkontroll), vil den bidra til bedre systematikk i arbeidet med planlegging, oppfølging og forbedring av arbeidsmiljøet, og derigjennom til bedre resultater. Dette gjelder både kortsiktige lokale aktiviteter og mer langsiktige målsettinger for bedriften. Et langsiktig mål må være at flest mulig ansatte tilhører klassen lav risiko (grønn sone) og at ingen tilhører høy risiko (rød sone)

Del II Side 1 DEL II PLANLEGGING, GJENNOMFØRING OG OPPFØLGING AV KARTLEGGINGER Som linjeleder er du ansvarlig for å iverksette og lede aktiviteter innen egen enhet for å sikre arbeidstakernes helse og omsette interne og eksterne krav til praktisk handling og resultater. Kapittel Innhold Rev. nr. Dato 2. Innledning 1 28. mar. 01 3. Krav (Ledelsens ansvar og oppgaver) 1 28. mar. 01 4. Systematisk arbeidsmiljø i praksis 2 15. aug. 05 4.1 Planleggingsfasen 2 15. aug. 05 4.2 Utførelsesfasen 2 15. aug. 05 4.3 Kontrollfasen 2 15. aug. 05 4.4 Korreksjonsfasen 2 15. aug. 05

Del II Kap 2. - Side 1 2. INNLEDNING Rev.nr. 1 28. mar. 01 Denne delen av håndboken retter seg mot linjeledelse og støtteorganisasjoner som har ansvar for oppfølging av arbeidsmiljøet. Her beskrives det hvordan arbeidsmiljøarbeidet kan planlegges, organiseres, gjennomføres og dokumenteres for å nå bedriftens målsettinger på en kostnadseffektiv måte. En konstruktiv samhandling mellom linjen og støtteapparatet er helt nødvendig for å nå bedriftens mål. Kapittel 3 gir en kortfattet oversikt over linjens og støtteapparatets ansvar og oppgaver. Kapittel 4 beskriver sammenhandlingsprosessen mellom linjen og støtteapparatet. Kapittel 4.1 4.4 gir en mer detaljert veiledning og tips. ARBEIDSMILJØKARTLEGGING KONTRA HELSEKONTROLL Arbeidsmiljøkartlegging og helsekontroll utføres ofte samtidig. Men de 2 aktivitetene har ofte forskjellig målgruppe og hensikt. Ved en arbeidsmiljøkartlegging vurderes potensialet i dagens arbeidsmiljø mht. å skape sykdom og helseskade i fremtiden. Tiltak kan gjennomføres før sykdom/helseskade realiseres. Arbeidsmiljøkartleggingen er primært rettet mot bedriften og er en pro-aktiv eller forebyggende aktivitet. Ved helsekontrollen kan sykdom hos den enkelte arbeidstaker identifiseres. Oppfølging kan innebære behandling, tilrettelegging av arbeidsplassen, omplassering eller erstatningssøksmål og er dermed av stor betydning for den enkelte arbeidstaker. Forekomsten av sykdom/helseskade er ikke nødvendigvis beskrivende for dagens arbeidsmiljø. Ofte ligger årsakene i arbeidsforhold langt tilbake i tid, eller de er knyttet til en annen arbeidsplass. Den enkeltes arveanlegg og sykdomshistorie er også avgjørende. Helsekontroll er primært rettet mot den enkelte arbeidstaker. I epidemiologiske studier kan ukjente sammenhenger mellom arbeidsmiljø og helseeffekt noen ganger påvises.

Del II Kap 3. - Side 1 3. KRAV (LEDELSENS ANSVAR OG OPPGAVER) Rev.nr. 1 28. mar. 01 Eksempelet gir en kort oversikt over en bedrifts krav til forbedring av arbeidsmiljøet og hva dette innebærer for linje og støtteapparat. Krav Dokumentert arbeidsmiljøpolicy Skriftlige mål og planer for arbeidsmiljøet Organisering og tiltak for å tilfredsstille målsatte krav Ha kunnskap om status for arbeidsmiljøet innenfor eget arbeidsområde Registrere arbeidstakernes eksponering for forhold i arbeidsmiljøet som på kort eller lang sikt kan innebære en helsefare Sørge for en løpende kontroll av arbeidstakernes helse, der arbeidsmiljøet kan representere en helserisiko Være kjent med bedriften og myndighetenes krav Dette medfører Etablere rutiner for arbeidsmiljøkartlegging i samarbeid med støtteorganisasjonen/linjen Linjens oppgaver Kjenne bedriftens styrende dokumenter og hovedmål i egen divisjon og fabrikk Kjenne hovedtrekkene i myndighetskrav Kjenne status i eget ansvarsområde (fysiske og kjemiske arbeidsmiljøfaktorer, sykefravær, helseforhold etc.) Sørge for at kartleggingsbehov identifiseres Initiere og administrere kartlegginger Lede forbedringsprosessen Gjøre endelig prioritering av tiltak Utarbeide og gjennomføre handlingsplanen Legge grunnlag for neste runde Støttens oppgaver Ha detaljert kunnskap om interne mål, styrende dokumenter og myndighetskrav Ha kompetanse til å gjennomføre arbeidsmiljøkartlegginger og risikovurderinger Gjennomføre arbeidsmiljøkartlegginger i samarbeid med driften Dokumentere alle relevante påvirkninger på en lett forståelig måte Miljøfaglig prioritering og anbefaling av tiltak der risikoen er størst

Del II Kap 4. - Side 1 4. SYSTEMATISK ARBEIDSMILJØ I PRAKSIS Rev.nr. 2 15. aug. 05 Samhandlingen i forbedringsprosessen av arbeidsmiljøet er meget viktig i forhold til bedriftens mål. Samhandlingen kan illustreres ved det store og lille PUKK-hjul. (Organisasjonens ansvar) P = Planlegg U = Utfør K = Kontroller K = Korriger Bedriftens totale forbedringsmål (arbeid) (det store hjul) er helt avhengig av at de små hjulene fungerer hver for seg og i samspill. (Illustrert ved vår lille bil, fig. 4.1/4.2) Den øverste ledelse har ansvar for at veiforholdene er lagt til rette for organisasjonen. Planlegging fremover Nå-situasjon Korrigere tiltak MÅL Ønsket nå-situasjon MÅL Oppsummering Regelmessig oppfølging K K P U Linje SAMHANDLING Kartl. behov Resultater K K P U Støtte Handlingsplan Detaljplanlegging Budsjettering Gjennomføre tiltak Verifikasjonsmålinger Sjekke måloppnåelse Fig. 4.1/4.2: Samhandling Aktiv samhandling gir resultater

Del II Kap 4. - Side 2 Vanligvis vil en støttefunksjon (BHT/HMS-avdeling) utføre selve kartleggingsarbeidet. Men det er viktig at linjeleder kjenner hovedelementene i kartleggingsmetodikken slik at du kan ha en målrettet dialog med utførende enhet. Metodikken som benyttes i forbindelse med kartlegging og risikovurdering av arbeidsmiljøet er detaljert beskrevet i del III. Hovedelementene er beskrevet i flytskjemaet i figur 4.3. I Planlegging Systembeskrivelse Stoff/prosess endring II Intervjubasert grovkartlegging III Helsefarevurdering IV Grov eksponeringsvurdering V Grov risikovurdering VI Detaljert eksponeringsvurdering (m/tekniske målinger m.m.) Redusert eksponering VII Detaljert risikovurdering * AM-policy * Lokal målsetting * Myndighetskrav VIII Akseptabel risiko? Nei IX Risikoreduserende tiltak Handlingsplan Ja X Regelmessig oppfølging Fig. 4.3: Metode for systematisk arbeidsmiljøkartlegging

Del II Kap 4. - Side 3 Som leder kan det ofte være praktisk å dele arbeidet med kartlegging, vurdering av risiko, prioritering og gjennomføring av tiltak, samt oppfølging i tre faser. Da kan du gjennomføre arbeidet systematisk over tid, og kostnader kan prioriteres og fordeles i tråd med behov og budsjetter. FASE 1 FASE 2 FASE 3 som omfatter trinn I V er en intervjubasert grovanalyse for å gi en bred oversikt over arbeidsmiljøet og identifisere behov for tekniske målinger. som omfatter trinn VI VIII inkluderer tekniske målinger, eksponeringsvurderinger og risikovurderinger. som omfatter trinn IX X omfatter utarbeiding av handlingsplan, gjennomføring av tiltak, verifikasjonsmålinger samt regelmessig oppfølging. Resultater fra kartlegginger (intervjubasert og målebasert) presenteres i en risikomatrise basert på iboende helsefareegenskaper (helsefarekategori) og omfanget av eksponeringen (eksponeringskategori). Matrisen er bygget opp slik at forskjellig kjemikalier og fysiske arbeidsmiljøfaktorer kan sammenlignes direkte. Matrisen gir en enkel oversikt og er et godt grunnlag for prioriteringer. RISIKOKLASSE Høy (rød ) Medium (gul ) Lav (grønn ) HFK5 Meget alvorlig helsefare HELSEFAREKATEGORI HFK4 Alvorlig helsefare HFK3 Middels alvorlig helsefare HFK2 Lite alvorlig helsefare HFK1 Lav helsefare E1 Ubetydelig E2 Lav Operatør gruppe 1 (benzene) Operatør gruppe 3 (laser kl. 2) Fig. 4.4: Risikomatrise for arbeidsmiljø EKSPONERINGSKATEGORI E3 Moderat E4 Høy Operatør gruppe 2 (støy) E5 Meget høy Operatør gruppe 2 (2-etoxy-ethyl acetate) Oppfølgingen av risikovurderingen må innarbeides som en rutine i bedriftens internkontrollsystem med beskrivelse av hvilke typer tiltak som skal utløses for de ulike risikoklassene. Bedriftsledelsen må utvikle kriteriene som skal ligge til grunn for oppfølgingen som en del av lokal policy. Som et

Del II Kap 4. - Side 4 utgangspunkt anbefales følgende: HØY RISIKO MEDIUM RISIKO LAV RISIKO Risikoreduserende tiltak skal snart iverksettes. Det iverksettes overvåkning eller grundigere kartlegginger for å avklare behovet for tiltak. Disse områdene kan gis lavere prioritet, men de bør inngå i programmet for regelmessig oppfølging med lavere hyppighet. Hovedfordeler ved bruk av denne metoden: Sikrer en systematisk gjennomgang av hele arbeidsplassen Identifiserer de mest utsatte arbeidsoperasjoner og operatørgrupper Felles system for evaluering av flere forskjellige arbeidsmiljøfaktorer Felles system for rangering av risiko og prioritering av tiltak Enkel og pedagogisk resultatpresentasjon Sikrer riktig prioritering av ressurser til overvåking og tiltak i arbeidsmiljøet Basert på kravene i anerkjente revisjonsverktøy, f.eks. HMS-RS

Del II Kap 4. - Side 5 4.1. PLANLEGGINGSFASEN Rev.nr. 2 15. aug. 05 Planlegg Planleggingsfasen omfatter alle aktiviteter fra å få oversikt over dagens tilstand til en handlingsplan for forbedring og regelmessig oppfølging foreligger. Planleggingsfasen kan deles inn i tre elementer: 1. Beskrivelse av nåsituasjon status (kap. 4.1.1) 2. Beskrivelse av ønsket situasjon målformulering (kap. 4.1.2) 3. Utarbeidelse av prioritert og tidfestet handlingsplan (kap. 4.1.3) 4.1.1. BESKRIVELSE AV NÅSITUASJONEN STATUS Som grunnlag for målformulering og handlingsplan må dagens status være kjent og beskrevet. Denne prosessen kan beskrives i 5 punkter: a) Basiskunnskap om helsefarer knyttet til fysiske faktorer og kjemiske stoffer b) Basiskunnskap om interne krav og forventninger samt myndighetskrav c) Vurdere behov for nye kartlegginger (omfang, type) d) Kartleggingsoppgaven settes ut og administreres e) Bruk av resultatene miljøfaglig beslutningsgrunnlag a) Helsefarer knyttet til fysiske faktorer og kjemiske stoffer For å være bevisst potensielle problemstillinger og kunne vurdere behovet for ekstern assistanse må du som linjeleder ha noe kunnskap om fysiske og kjemiske helsefarer. Revisjonssystemet HMS-RS vektlegger kjemiske stoffer og 7 fysiske faktorer: Tabell 4.1 Helsefarer ved fysiske faktorer og kjemiske stoffer Arbeidsmiljøfaktor Helsefare (iboende egenskap) Støy Permanent nedsatt hørsel, kontinuerlig øresus (tinitus) Vibrasjoner Hånd-arm: ødeleggelse av blodårer og nerver i fingrene Hel-kropp: kvalme/hodepine, balanseproblemer, leddbetennelse, lumbago, isjias Varmestress Heteslag (dødelig) Stråling Kreft, hud- og øyeskader (avhengig av stråletype) Lysforhold Tretthet/hodepine, ulykkesårsak, feilbehandlinger Biologiske og bakteriologiske forhold Allergi, smittefare Ergonomiske forhold Muskel-/skjelettlidelser (viktig årsak til langtids sykefravær) Kjemiske stoffer Akutte effekter (f.eks. forgiftning, etseskade) (f.eks. råstoffer, hjelpestoffer, mellomog Kroniske effekter (f.eks. allergi, eksem, kreft) salgsprodukter) Informasjon om helsefaren til kjemikalier finnes blant annet på merketiketter og HMS-datablader. Et kvalitetssikret og ajourholdt stoffkartotek danner et

Del II Kap 4. - Side 6 godt grunnlag for vurdering av kjemisk helsefare i bedriften. I kartleggingsarbeidet vil ekspertise i HMS/BHT-avdeling gjøre ytterligere vurderinger av helsefarlige egenskaper hvis nødvendig. Helsefarer ved stoffer dannet i prosessen er ofte mangelfullt beskrevet. b) Interne krav og forventninger og myndighetskrav For å vite hvor du skal legge listen må du kjenne interne krav og forventninger samt hvilke krav myndighetene stiller til kartlegging av arbeidsmiljøet. Dette er kort beskrevet i kap. 1.3 (del I). En oppdatert oversikt over de til enhver tid gjeldende interne og eksterne krav er en nødvendig basis. Rutiner som sikrer at endringer i lovverk og forskrifter fanges opp, bør inngå i bedriftens HMS-styringssystem. c) Vurdere behov for nye kartlegginger Oppgaven videre er å identifisere det konkrete behovet for kartlegging basert på en oversikt over prosesser, arbeidsoppgaver, fysiske faktorer og kjemikaliebruk innen eget ansvarsområde samt eksisterende kartleggingsrapporter og behov for oppdateringer. Vi skiller ofte mellom 4 typer kartlegginger: Grunnleggende kartlegging omfatter alle operatørgrupper, arbeidsoperasjoner, geografiske områder og alle aktuelle arbeidsmiljøfaktorer (fig. 4.3). En slik omfattende kartlegging utføres kun en gang og danner grunnlag for risikoreduserende tiltak, verifikasjonskartlegginger og et program for regelmessig oppfølging. Grunnleggende kartlegging gjennomføres der hvor det ikke finnes tidligere dokumentasjon av arbeidsmiljøet, dersom eksisterende dokumentasjon er for gammel og mangelfull eller dersom det er gjort større endringer i prosess og arbeidsopplegg. Verifikasjonskartlegginger gjennomføres for å kontrollere at ønsket effekt av tiltak er oppnådd (trinn IX, fig. 4.3). Kartlegging er knyttet til en konkret arbeidsoperasjon/geografisk område og en gitt arbeidsmiljøfaktor og er klart begrenset i tid og omfang. Regelmessig oppfølging av arbeidsmiljøet (der det ikke er nødvendig med umiddelbare tiltak) (trinn X, fig. 4.3). Kartleggingen foregår primært ved intervju/befaring og sammenligning med resultatene fra den grunnleggende kartleggingen. Tekniske målinger utføres hvis ønskelig/nødvendig. Spesifikk kartlegging adresserer en spesifikk arbeidsoppgave, et gitt lokale eller en konkret operatørgruppe uten at dette inngår i en grunnleggende kartlegging eller programmet for regelmessig oppfølging. d) Kartleggingsoppgaven settes ut og administreres Etter at behovet for kartlegging er klarlagt må du vurdere behovet for assistanse fra lokale BHT/HMS-avdeling, konsernfunksjoner eller eksterne konsulenter. Ved å beskrive behovet ditt i et kartleggingsoppdrag, vil du sikre at oppgaven utføres i henhold til linjens behov og at rapporten blir et

Del II Kap 4. - Side 7 nyttig bidrag i forbedringsprosessen. Et kartleggingsoppdrag bør inneholde følgende punkter: Kartleggingstype og omfang Rapportform (risikomatrise) Samarbeidsform/arbeids- og ansvarsfordeling Tidsfrister Budsjett Løpende assistanse med hensyn til regelmessig oppfølging krever en mer detaljert beskrivelse. Bedriften må ha en lett tilgjengelig oversikt over interne og lovpålagte krav. Som linjeleder skal du sørge for at arbeidsmiljøet i ditt ansvarsområde er fullt ut i samsvar med disse kravene. Selv om bedriften ikke har kompetanse og tid til å gjennomføre hele kartleggingen selv, bør det likevel være en grad av egeninnsats i forbindelse med arbeidet. Dette vil øke eierskapsfølelsen til kartleggingen og risikovurderingen, noe som i neste omgang vil være en fordel ved gjennomføring av tiltak. Videre vil det også være ressursbesparende i forhold til innleid bistand som ikke behøver å bruke tid på oppgaver som kan utføres internt. Linjens egeninnsats bør omfatte følgende: Beskrive virksomheten og driften. Gi en grov oversikt over antatt risikofylte arbeidsmiljøoperasjoner og arbeidsmiljøfaktorer. Dele inn bedriften i analysenheter. Velge ut personer som skal intervjues (sammen med repr. for de ansatte). Sette opp intervjuplan og sørge for praktisk avvikling av driften mens intervjuene foregår. Gi nødvendig informasjon til alle berørte på forhånd. Bistå med kjentmann under kartleggingen (intervjuer, befaringer, kontakt med bedriftens ansatte ved behov, samt andre praktiske formål). Finne frem rapporter og resultater fra tidligere kartlegginger. Finne frem aktuelle produktdatablader. Det er viktig å se på kartlegging av arbeidsmiljøet som en innledende del av forbedringsprosessen. En kartlegging skal alltid følges opp med anbefalte tiltak! For å lykkes med kartleggingen slik at den blir et godt utgangspunkt for det videre arbeidet, er det noen faktorer som bør være til stede:

Del II Kap 4. - Side 8 Suksessfaktorer: Kartleggingen må være forankret og igangsatt fra ledelsen Det må foreligge en forpliktende plan om oppfølging i tillegg til selve kartleggingen (trinn IX og X) Godt samarbeid mellom linjen og stabspersonell God informasjon til ansatte e) Bruk av resultatene miljøfaglig beslutningsgrunnlag Innhold og omfang av kartleggingsrapporter er avhengig av typen kartlegging og bedriftens kompleksitet. Risikomatrisen er et pedagogisk og visuelt verktøy for resultatpresentasjon fra intervjuer/befaringer og tekniske målinger. Det detaljerte grunnlaget for matrisene må fremgå av rapporten. Forslag til rapportstruktur er gitt i kap. 7.4, del III og vedlegg 5. Grunnleggende kartlegging Når en grunnleggende kartlegging er ferdig rapportert, bør det avholdes et rapporteringsmøte mellom linjen og utførende enhet for å sikre felles forståelse av resultater, prioriteringer og anbefalinger. Rapporten gir en samlet oversikt og risikovurdering for hele bedriften. Alle fysiske faktorer og kjemiske stoffer presenteres i risikomatriser og vurderingen av forskjellige faktorer blir derfor lett å sammenligne. Matrisen gir ikke noe absolutt mål på risikoen, men den er velegnet som prioriteringsverktøy. Intervjubasert grovanalyse I mange tilfeller kan det være fornuftig å stoppe opp litt etter den intervjubaserte grovkartleggingen (fase 1). Tekniske målinger i arbeidsmiljøet er både tid- og kostnadskrevende og linjeleder bør være med på å avgjøre omfang og prioriteringer. Behov for egen rapport etter fase 1 må fremgå av kartleggingsoppdraget. Verifikasjonsrapport Rapporten skal primært beskrive effekten av de utførte tiltakene og vise om målsettingen er nådd. Forbedringseffekten kan lett vises i en matrise (se fig. 5, kap. 6). Regelmessig oppfølgning Rapportering skal fokusere på avvik fra den grunnleggende kartleggingen og utviklingstrender. Tidspunkt og hyppighet for rapportering må avklares mellom støtteavdeling og linjeleder.

Del II Kap 4. - Side 9 Resultatene danner grunnlag for: Enhetlig og samlet beskrivelse av arbeidsmiljøet Identifisering av behov for risikoreduserende tiltak Prioritering av satsingsområder Program for regelmessig oppfølging Måleteknisk program (basert på intervju/grovanalyse) 4.1.2. BESKRIVELSE AV ØNSKET SITUASJON MÅLFORMULERING Etter en grundig prosess med beskrivelse av nåsituasjon kombinert med god oversikt over interne og eksterne krav og forventninger er du nå klar til å beskrive ønsket situasjon. Hva som er akseptabel risiko, gis dels gjennom myndighetskrav, dels av overordnet policy i konsernet og dels av divisjonens og bedriftens lokale målsettinger. Det er ingenting i veien for at en virksomhet kan sette seg høyere mål enn det som lovverket foreskriver, og formulere disse i interne standarder. Som linjeleder er det ditt ansvar å gjennomføre prosessen med målformulering innen eget virksomhetsområde. Nedenfor gis noen råd og tips til denne prosessen: Hva er bra pr. i dag, og hvordan skal vi beholde denne tilstanden? Hvilke områder krever forbedringer på kort sikt? Hvor er det ønskelig med forbedringer på lengre sikt? Hvordan skal jeg følge opp arbeidsmiljøet fremover? Bruk inndelingen i analyseenheter og konkrete arbeidsmiljøfaktorer og eksponeringsomfang som grunnlag for fase 3. Vær spesifikk: Hvilke operatørgrupper/arbeidsoperasjoner/geografiske områder gjelder det? Hvilke kjemiske stoffer eller fysiske faktorer gjelder det? Hvilke prosesser, utstyr, prosessenheter er hovedårsak til eksponeringen? Sjekklisten i vedlegg 3 gir også nyttig hjelp. 4.1.3. UTARBEIDING AV PRIORITERT OG TIDFESTET HANDLINGSPLAN Handlingsplanen skal beskrive hvordan gapet mellom nåtilstand og ønsket tilstand skal lukkes. Her skal hovedmålene brytes ned i delmål og operasjonaliseres. Planen skal inneholde konkrete beskrivelser av de tiltak som må gjennomføres med tidsfrister, ansvarsplassering og kostnader. Som linjeleder har du ansvar for å utarbeide planen, med denne skal være et resultat av felles innsats i avdelingen.

Del II Kap 4. - Side 10 For å kunne få økonomiske rammer til gjennomføring av tiltak må handlingsplanen foreligge før budsjettarbeidet påbegynnes. Kostnadskrevende tiltak må tas opp med sektorledelsen og eventuelt innarbeides i forretningsenhetens budsjetter. (Se kap. 1.2 og kap. 1.4). I planen må det skilles mellom gjennomføring av risikoreduserende tiltak og behovet for regelmessig oppfølging av arbeidsmiljøet. Risikoreduserende tiltak Risikoreduserende tiltak må tilpasses den enkelte sak, men vil grovt falle i to kategorier: 1. Tiltak som reduserer helsefarekategorien, f. eks. fjerning av støykilder og stoffsubstitusjon (overgang til mindre helseskadelige stoffer) 2. Tiltak som reduserer eksponeringskategorien, f. eks. lukking av prosesser, bedret ventilasjon og støyreduserende tiltak. Risikoreduksjon skal primært skje ved substitusjon av farlige kjemikalier eller ved tekniske og administrative tiltak som: hensiktsmessig arbeidsutstyr og hjelpemidler automatisering innelukking effektiv ventilasjon, punktavsug etc. godt vedlikehold I lovverket er det en grunnleggende holdning til å prioritere tiltak som reduserer helsefarekategori (konsekvens) fremfor eksponeringsreduserende tiltak. Bruk av personlig verneutstyr tillates kun hvis andre typer tiltak ikke gir tilstrekkelig beskyttelse, eller som en midlertidig løsning før et mer langsiktig tiltak er iverksatt. Program for regelmessig oppfølging Forholdene på arbeidsplassen endrer seg over tid, og arbeidsmiljøet må derfor følges opp med jevne mellomrom for å sjekke utviklingen. Omfang og hyppighet for den regelmessige oppfølgingen må bestemmes for hver enkelt analyseenhet (operatørgruppe, arbeidsoperasjon, geografisk enhet). I anerkjente revisjonsverktøy anbefales et oppfølgingsintervall på 2, 3 eller 5 år. Omlegging av drifts- og arbeidsforhold skal alltid utløse nye vurderinger eller målinger, f.eks.: Nye kjemikalier som tas i bruk Ny/annerledes bruk av kjente stoffer, endrede arbeidsoperasjoner/prosessfohold Jevnlig oppfølging av spesielt utsatte arbeidstakergrupper Generelt tilsier lav risikoklasse bruk av enkle oppfølgingsmetoder (intervju, befaring) med lav hyppighet, mens medium risikoklasse tilsier mer hyppig oppfølging med mer bruk av tekniske målinger.

Del II Kap 4. - Side 11 4.2. UTFØRELSESFASEN Rev.nr. 2 15. aug. 05 Utfør I den utførende fasen settes tiltakene ut i livet. Avhengig av tiltakenes art kan dette innebære detaljplanlegging og prosjektering, budsjettering og tildeling av menneskelige ressurser, og den konkrete utførelsen av tiltaket. Detaljplanlegging og prosjektering av fysiske tiltak må utføres av personer med god kompetanse på området, ikke bare rent teknisk, men også i forhold til prosesser og arbeidsmiljøforhold. De som skal prosjektere tiltak, må kunne vise til dokumenterte referanser på tilsvarende område. Planlegging skal foretas i nært samarbeid med brukerne. De som til daglig arbeider i området/med prosessen har god praktisk kompetanse som vil være viktig ved utforming av tiltak slik at de blir hensiktsmessige. Ved aktiv medvirkning vil brukerne også ha større forståelse for nødvendige erindringer som kanskje vil medføre endring av arbeidsmåte og rutiner. Som leder har du ansvar for å påse at prosjektering og detaljplanlegging blir utført av profesjonelle parter, og sørge for at brukerne aktivt deltar i denne prosessen. Handlingsplanen er retningsgivende for de tiltakene som må iverksettes for å nå de oppsatte målene. Det kan være nødvendig å iverksette flere tiltak for å nå et mål. I denne prosessen kan flere personer være involvert på hvert sitt område. På samme måte som det ble utarbeidet en handlingsplan, må også tiltakene iverksettes planmessig. Det er ofte hensiktsmessig med en tiltaksplan for de elementene som er nødvendige. Alle tiltak vil kreve innsats i form av både menneskelige og økonomiske ressurser samt tid. For å få en effektiv og rasjonell utvikling mot målet, må kursen korrigeres hvis prosessen går i feil retning. Dette er også en læreprosess og erfaringene underveis kan tilsi at målformuleringen må revideres. Som leder har du ansvar for å koordinere tiltakene og å være pådriver i prosessen.

Del II Kap 4. - Side 12 4.3. KONTROLLFASEN Rev.nr. 2 15. aug. 05 Kontroller I kontrollfasen inngår verifikasjon av at målene i handlingsplanen er nådd samt gjennomføringen av programmet for regelmessig oppfølging av arbeidsmiljøet. Verifikasjon av mål Etter at større og mindre tiltak er gjennomført, vil det være nødvendig å kontrollere at de på forhånd spesifiserte krav er oppnådd. Leverandører og utførende bedrifter må fremlegge teknisk dokumentasjon med nødvendige måleresultater av teknisk ytelse (eksempelvis innreguleringsprotokoll for ventilasjonsanlegg). Avhengig av tiltakenes art vil det være nødvendig å gjennomføre ulike kontroller av arbeidsmiljøfaktorene. Dette kan være: Verifikasjonsmålinger for å kontrollere om ønsket effekt er oppnådd Interne revisjoner Dokumentgjennomgang etc. Når effekten av de risikoreduserende tiltakene er verifisert, vil potensialet for sykdom og helseskader i fremtiden være innenfor akseptable rammer (dvs. lav/medium risikoklasse). Regelmessig oppfølging BHT/HMS-personell eller annen utførende enhet gjennomfører det avtalte programmet for regelmessig oppfølging. Resultater rapporteres til linjen og gjennomgås i avtalte møter. Avvik fra den opprinnelige risikoklassen i den grunnleggende kartleggingen må fokuseres. Behov for mer inngående kartlegginger (eksponeringsmålinger) eller forbedringstiltak må avklares og følges opp i en ny handlingsplan. Etter at verifikasjonen er gjennomført, må resultatene fra risikovurderingen oppdateres. Som linjeleder har du ansvar for å påse at kontrollerende tiltak blir iverksatt og at risikovurdering blir oppdatert. Håndboken er basert på kravene i anerkjente revisjonsverktøy. Følger du retningslinjene i håndboken, har du et godt grunnlag ved revisjoner.

Del II Kap 4. - Side 13 4.4. KORREKSJONSFASEN Rev.nr. 2 15. aug. 05 Korriger I denne fasen oppsummeres hele prosessen for å sjekke at alle elementer i handlingsplanen er gjennomført og at målene er nådd. I korreksjonsfasen legges også grunnlaget for arbeidet fremover. Prosessen bør involvere alle parter som har deltatt i kartleggings- og forbedringsarbeidet. Dersom målene i handlingsplanen ikke er nådd, må det iverksettes korrigerende tiltak. Ved manglende måloppnåelse må enten tiltakene endres eller målene justeres. Prinsippene for å lukke denne type avvik, er de samme som for å utarbeide en handlingsplan med tilhørende tiltaksplan. Nye behov som er identifisert gjennom arbeidet beskrives og danner grunnlag for neste planleggingsfase. Dersom behovene fra den grunnleggende kartleggingen var for omfattende til å bli gjennomført i løpet av året, må disse behovene også innlemmes i den nye planen. I en kontinuerlig forbedringsprosess er det viktig å erkjenne at alt kan forbedres. Resultater fra revisjoner er gode indikatorer på i hvilken grad systemet fungerer etter hensikten. Erfaringer fra selve arbeidsprosessen bør også oppsummeres og gjennomgås. Hva fungerte bra? Hvordan sikre at de gode elementene følges opp i neste runde? Hvilke arbeidsprosesser kan forbedres? Er det etablert ny praksis som må beskrives og eventuelt inngå i bedriftens HMS-/kvalitetssystem? Som linjeleder har du ansvar for oppfølgingen av korrigerende tiltak innen eget ansvarsområde. Med dette er ringen sluttet og PUKK-hjulet kan rulle videre...